OPMERKINGEN OVER HET ALGEMENE AANVRAAGFORMULIER. Op 1 oktober 2013 is de tender pilots lokale hernieuwbare energie Gelderse maat van kracht geworden.

Transcriptie

1 LET OP! OPMERKINGEN OVER HET ALGEMENE AANVRAAGFORMULIER Op 1 oktober 2013 is de tender pilots lokale hernieuwbare energie Gelderse maat van kracht geworden. Tot 26 november 2013 hebben initiatiefnemers de gelegenheid gehad om aanvragen in te dienen die, voorafgaand aan de sluiting van de tender op 9 december 2013, worden getoetst op volledigheid. Zo kunnen deze initiatiefnemers eventueel de aanvragen aanvullen als hiertoe aanleiding is. Bij de beoordeling van de ontvangen subsidieaanvragen valt het ons op dat onderdeel D van het algemene aanvraagformulier veelal niet juist en niet compleet is opgesteld. Dit is voor ons aanleiding om de doelgroep breed te informeren over het onderwerp Kosten en financiering. In onderstaande toelichting kunt u lezen hoe u dit onderdeel juist dient in te vullen. Bovendien willen wij u erop wijzen dat aanvragen voor de Tender Gelderse Maat, die op 9 december 2013 sluit, gericht dienen te zijn op fase 1 van de regeling, namelijk het opstellen van een Business plan. Begroting en financiering dienen derhalve uitsluitend hierop te zijn gericht. In het onderdeel programmaspecifieke vragen is de mogelijkheid gegeven om de uitvoering van uw project inhoudelijk te beschrijven, hier kunt u ook een raming geven van de verwachte kosten van deze pilot. NB, hoe goed het voorstel inhoudelijk ook is, zonder een goede en volledige begrotings- en financieringsoverzicht moeten wij de aanvraag buiten behandeling laten. Toelichting Kosten en financiering De begroting van de kosten van uw investeringsproject vloeit voort uit uw projectplan. Stel uw begroting helder en doorzichtig op. Specificeer per activiteit de kosten naar de kostenposten die onder de subsidie vallen. 1. begrotingsoverzicht Splits alle kosten die u opgeeft uit naar een prijs per eenheid en naar aantal eenheden, bijvoorbeeld uurloon maal het aantal uren. Beargumenteer ook de hoogte en de noodzaak van de kosten. Zorg ervoor dat alle kosten inzichtelijk en controleerbaar zijn. Onderbouw de kosten zoveel mogelijk met nog niet ondertekende offertes en maak aannemelijk dat de geplande kosten toereikend zijn voor de uitvoering van het project. Wanneer het niet mogelijk is te onderbouwen met offertes, onderbouwt u de kosten in ieder geval met andere bewijsstukken die aantonen hoe u aan het genoemde bedrag komt. Loonkosten voor het personeel Loonkosten is van toepassing op al het personeel dat op de loonlijst staat. Dit geldt voor de mede- en hoofdaanvragers. Als u aanvraagt als samenwerkingsverband, moet iedereen die in dit samenwerkingsverband zit zich houden aan de regels voor interne loonkosten (zie hieronder). Artikel 1.5 Subsidieverordening vitaal Gelderland 2011: Uurloon en uurtarief bij eigen inzet personeel Loonkosten (intern): Kosten van inzet van interne uren van de aanvrager/aanvragende organisatie, die rechtstreeks aan het project zijn toe te rekenen (urenadministratie vereist).

2 Voorzover uurloon subsidiabel is wordt dit berekend door het brutoloon volgens de loonstaat van de betrokken medewerker(s), exclusief volledige winstafhankelijke uitkeringen, verhoogd met de wettelijke dan wel op grond van een collectieve arbeidsovereenkomst verschuldigde opslagen voor sociale lasten, gedeeld door uren op basis van een volledig dienstverband en bedraagt maximaal 91,--. 2 Voorzover integrale uurtarieven subsidiabel zijn worden deze berekend door één van de volgende methoden: a. een vast uurtarief van maximaal 35,--. b. het per medewerker berekend uurloon vermeerderd met een opslag voor indirecte kosten van maximaal 20% van het uurloon, of c. het per medewerker berekend uurloon vermeerderd met een opslag voor indirecte kosten dat groter is dan 20% van het uurloon, waarbij de opslag wordt berekend op basis van een gebruikelijke en controleerbare methodiek, die is gebaseerd op bedrijfseconomisch en maatschappelijk aanvaardbare grondslagen en bevat geen winstopslag. 3 Voorzover het uurloon voor zelfstandigen en Directeur Groot Aandeelhouders of andere personen waarbij het loon niet eenduidig bepaald kan worden subsidiabel is, bedraagt dit maximaal 35,-- Onderbouw het opgegeven aantal uren per week of per jaar en het brutojaarsalaris. Kosten van eigen arbeid van de betrokken initiatiefnemer Dit zijn de kosten van eigen gewerkte uren van de aanvrager(s). Dit zijn bijvoorbeeld zelfstandig ondernemers of particulieren. Bij een BV is dit meestal niet het geval, omdat u dan zelf ook op de loonlijst staat. Dit zijn dan loonkosten. Geef in een raming aan hoeveel uren u voor welke activiteiten nodig hebt. Houd vervolgens met een tijdregistratie uw eigen gewerkte uren voor het project bij. U krijgt maximaal 35 per uur vergoed. Kosten voor het inhuren van derden Doze kosten dienen altijd te zijn onderbouwd met (nog niet ondertekende) offertes of andere bewijsstukken waaruit blijkt hoe het bedrag is ontstaan. 2. financieringsoverzicht De begroting moet sluitend zijn. Geef naast de begroting ook aan hoe u de activiteiten financiert en hoe de financiering is verdeeld tussen de projectpartners. Noem ook eventuele financiële bijdragen van derden die u verwacht of al ontvangen heeft en onderbouw ze.

3 MAIL 14 NOVEMBER 2013 VOOR VERSPREIDING INFORMATIE Geachte heer/mevrouw, Naar aanleiding van de vragen die werden gesteld tijdens de informatiebijeenkomst tender Decentrale energie Gelderse maat ' afgelopen woensdagavond, 6 november 2013, kunnen wij u het volgende melden: A. De juiste link naar het digitale aanvraagformulier is: subsidie.html Vervolgens gaat u naar het tabblad Aanvragen waar u klikt op de link naar het SubsidiePortaal. Op het tabblad Aanvragen vindt u ook een link naar de handleiding voor het indienen van subsidieaanvragen via het Subsidieportaal. Zoals op de website staat vermeld (ook onder het tabblad Aanvragen is de bijlage projectplan niet van toepassing. Het is de bedoeling dat u uw projectplan verwerkt in het aanvraagformulier. (Degenen die al een concept-aanvraagformulier hebben gedownload worden verzocht gebruik te maken van het nieuwe formulier.) Zoals ook vermeld op de provinciale website, kunnen zich als gevolg van installatie nieuwe software technische problemen voordoen. Mocht u problemen ondervinden bij het aanvragen, neemt u dan zo spoedig mogelijk contact met ons op. B. Betreft interne loonkosten, hebben we te maken met de volgende regels uit de SvG 2011 (artikel 1.5): Artikel 1.5 Subsidieverordening vitaal Gelderland 2011: Uurloon en uurtarief bij eigen inzet personeel Loonkosten (intern): Kosten van inzet van interne uren van de aanvrager/aanvragende organisatie, die rechtstreeks aan het project zijn toe te rekenen (urenadministratie vereist). Voorzover uurloon subsidiabel is wordt dit berekend door het brutoloon volgens de loonstaat van de betrokken medewerker(s), exclusief volledige winstafhankelijke uitkeringen, verhoogd met de wettelijke dan wel op grond van een collectieve arbeidsovereenkomst verschuldigde opslagen voor sociale lasten, gedeeld door uren op basis van een volledig dienstverband en bedraagt maximaal 91,--. 2 Voorzover integrale uurtarieven subsidiabel zijn worden deze berekend door één van de volgende methoden: a. een vast uurtarief van maximaal 35,--. b. het per medewerker berekend uurloon vermeerderd met een opslag voor indirecte kosten van maximaal 20% van het uurloon, of c. het per medewerker berekend uurloon vermeerderd met een opslag voor indirecte kosten dat groter is dan 20% van het uurloon, waarbij de opslag wordt berekend op basis van een gebruikelijke en controleerbare methodiek, die is gebaseerd op bedrijfseconomisch en maatschappelijk aanvaardbare grondslagen en bevat geen winstopslag. 3 Voorzover het uurloon voor zelfstandigen en Directeur Groot Aandeelhouders of andere personen waarbij het loon niet eenduidig bepaald kan worden subsidiabel is, bedraagt dit maximaal 35,-- Aanvulling hierop naar aanleiding van de informatiebijeenkomst: De uren die de particuliere initiatiefnemer (of een andere medewerker die niet op de loonstaat van de aanvrager staat) maakt ten behoeve van het project, worden gewaardeerd tegen maximaal 35,-- per

4 uur. Deze uren dienen dusdanig gespecificeerd te worden, dat voor de provincie duidelijk is welke activiteiten precies in welk aantal uren zijn uitgevoerd. Het opvoeren van een x aantal uren voor het opstellen van de Business case is niet voldoende. Deze kosten kunnen vervolgens in natura op de kosten- en financieringsbegroting van het project worden opgevoerd (bij financieringsbegroting onder Financiering door aanvrager (eigen bijdrage) of onder financiering door derden. C. Een accountantsverklaring is niet vereist voor aanvragen voor deze tender (ronde 1). Voor meer informatie hieromtrent verwijzen wij u naar de verantwoordingsarrangementen waarmee de provincie sinds 1 januari 2012 werkt. Deze vindt u onder het kopje Documenten op: D. Voorlopige planning: Zie bijgaande pdf bestand voor de conceptplanning tot en met februari Mocht u naar aanleiding van de informatie in deze nog vragen hebben, kunt u tot het moment dat de tender sluit (9 december 2013 om uur) tijdens kantooruren contact opnemen met: Johan Willemsen Projectleider tender Pilot Decentrale Energie Gelderse Maat j.willemsen1@gelderland.nl Of Louise van Karnenbeek Adviseur/coördinator Subsidies l.van.karnenbeek@gelderland.nl Met vriendelijke groet, Johan Willemsen J.A. Willemsen projectleider energie Prioritair Programma Energietransitie Provincie Gelderland mob

5 CONCEPT PLANNING Concept planning Tender Pilots LHE - 1e ronde Task Name Duration Start Finish Oktober 2013 November 2013 December 2013 Januari 2014 Februari 2014 Maart 2014 WK40 WK41 WK42 WK43 WK44 WK45 WK46 WK47 WK48 WK49 WK50 WK51 WK52 WK1 WK2 WK3 WK4 WK5 WK6 WK7 WK8 WK9 wk10 1 Openstelling Tender Beoordeling aanvraag Beoordeling zonder uitsluiting Reactie op beoordeling Mogelijke aanvulling op aanvraag Definitieve beoordeling en beleidsadvies Advies commissie Toezending voor beoordeling aan Adviescommissie Ontvangst beoordeling Adviescommissie Bijeenkomst en besluitvorming Adviescommissie Concept rapport Adviescommissie Vaststelling rapport Adviescommissie Besluitvorming GS Portefuielle beraad gedeputeerde Aanleveren aan agenda CIE GS Besluitvorming GS Follop up Belronde voor informatie aan aanvrager besluit GS Invitatie en start voorbereiding info-avond Concretisatie beoordelingcriteria ronde Verzending beschikking aan aanvrager (bij benadering) Informatie-avond initiatiefnemers tweede rond (bij benadering) Opdrachtgever: Provincie Gelderland Titel: Concept planning Tender Pilots LHE - 1e ronde Versie: 13 november 2013

6 VERANTWOORDING Dit bestand bevat informatie dat is verzameld in de afgelopen periode. Informatie, dat van belang kan zijn bij het opstellen van een aanvraag om een business plan, in het kader van de tender lokale hernieuwbare energie gelderse maat. Met oogmerk om iedere potentiele deelnemer zo volledigmogelijk te informeren is deze informatie op de website gezet van de provincie Gelderland.