Handleiding Projectadministratie

Transcriptie

1 Handleiding Projectadministratie Subsidieregeling kinderopvang (thema b) Aanvraagtijdvak

2 Handleiding Projectadministratie Subsidieregeling kinderopvang (thema b) Aanvraagtijdvak 2009 Inhoudsopgave 1. Inleiding Achtergrond en doelstelling subsidieregeling Relevante wet- en regelgeving Fasen van het proces van subsidieverstrekking Subsidiabele kosten Niet-subsidiabele kosten Inkomsten Financiering

3 1. Inleiding Deze Handleiding Projectadministratie is bedoeld om (potentiële) aanvragers, subsidieontvangers en uitvoerders van de Subsidieregeling kinderopvang te ondersteunen bij de verschillende fasen van het proces van subsidieverstrekking. Deze handleiding heeft specifiek betrekking op thema b: stimulering van samenwerking tussen kinderopvangcentra en peuterspeelzalen, anders dan het aanbieden van voorschoolse educatie of vroegschoolse educatie. Deze handleiding biedt informatie over de achtergrond en doelstelling van de Subsidieregeling kinderopvang (hoofdstuk 2), de relevante regelgeving (hoofdstuk 3), de voorwaarden waarmee u rekening dient te houden in de verschillende fasen van het proces van subsidieverstrekking (hoofdstuk 4) en tot slot de verantwoording (hoofdstuk 5). Voor actuele informatie wordt u aangeraden om regelmatig te kijken op de website van het Agentschap SZW: Vragen met betrekking tot de Subsidieregeling kinderopvang kunt u sturen aan [email protected]. 2. Achtergrond en doelstelling subsidieregeling De Subsidieregeling kinderopvang is bij besluit van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid op 18 april 2005 in werking getreden en is in verband met de overgang van de verantwoordelijkheid van het beleidsterrein kinderopvang naar de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap - sinds 2007 een subsidieregeling van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Het doel van de Subsidieregeling kinderopvang is innovatieve projecten subsidiëren die bijdragen aan een toegankelijke en verantwoorde kinderopvang. Het beleidsterrein kinderopvang kenmerkt zich door een frequente wisseling van aandachtsgebieden en prioriteiten. De subsidieregelgeving moet een op die dynamiek toegesneden toepassing van het subsidie-instrument faciliteren. In verband daarmee kent de regeling, naast regels met een duurzaam karakter, ruimte om in te kunnen spelen op actuele behoeften. Dat is gedaan door de subsidieregeling zodanig op te stellen dat per aanvraagtijdvak binnen de beleidsdoelstelling van de minister op het terrein van kinderopvang verschillende prioritaire thema s worden onderscheiden. Door de verantwoordelijke bewindspersoon worden deze thema s nader geconcretiseerd en bekend gemaakt in de Staatscourant. Per tranche wordt middels een wijziging op de Subsidieregeling kinderopvang bekend gemaakt onder welk thema subsidieaanvragen kunnen worden ingediend, hoeveel budget er per thema beschikbaar is en binnen welke periode aanvragen kunnen worden ingediend. In 2009 bestaat de Subsidieregeling kinderopvang uit 2 aanvraagtijdvakken. De mogelijkheid tot het indienen van aanvragen voor projectsubsidies bestaat uitsluitend gedurende het door de minister vastgestelde tijdvak. Het eerste aanvraagtijdvak was geopend van 1 september 2009 tot 1 oktober 2009 en betrof het aanvragen van subsidie voor het thema a: bevordering van de kwaliteit van de kinderopvang. 3

4 Het tweede aanvraagtijdvak was geopend van 1 oktober 2009 tot 1 november 2009 en betrof het aanvragen van subsidie voor het thema b: stimulering van samenwerking tussen kinderopvangcentra en peuterspeelzalen, anders dan het aanbieden van voorschoolse educatie of vroegschoolse educatie. Deze Handleiding Projectadministratie heeft betrekking op het tweede aanvraagtijdvak (thema b) van de Subsidieregeling. In totaal is er in 2009 voor de Subsidieregeling kinderopvang 9 miljoen beschikbaar. Dit bedrag wordt als volgt verdeeld: Thema a: bevordering van de kwaliteit van de kinderopvang Thema b: stimulering van samenwerking tussen kinderopvangcentra en peuterspeelzalen Aanvragen die buiten het tijdvak worden ingediend komen niet voor subsidie in aanmerking. Mocht in het zicht van het einde van een aanvraagtijdvak, dan wel na afloop van een dergelijk tijdvak, rekening houdend met het subsidieplafond, nog de mogelijkheid bestaan een derde aanvraagtijdvak in een kalenderjaar vast te stellen, dan zal van die mogelijkheid gebruik worden gemaakt. 3. Relevante wet- en regelgeving Aangezien de voor de Subsidieregeling kinderopvang relevante regelgeving versnipperd is, is het voor (potentiële) aanvragers en subsidieontvangers lastig een compleet beeld te krijgen van alle op de Subsidieregeling betrekking hebbende regelgeving. Het is voor het op een juiste manier aanvragen, uitvoeren en verantwoorden van een subsidieaanvraag van belang op de hoogte te zijn van alle op de Subsidieregeling van toepassing zijnde regelgeving. Om deze reden bevat hoofdstuk 3 een overzicht van alle relevante wet- en regelgeving. In maart 2007 is het beleidsterrein kinderopvang overgeheveld van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid naar het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Het beleidsterrein kinderopvang valt sindsdien onder de beleidsverantwoordelijkheid van de Staatssecretaris van Primair Onderwijs en Kinderopvang. In verband met deze overgang is met ingang van 27 februari 2008 de Wet overige OCW-subsidies de basis voor het verstrekken van subsidie op het beleidsterrein kinderopvang. Omdat op grond van de Wet overige OCW-subsidies geen, met de Algemene Regeling SZW-Subsidies vergelijkbare, algemene regeling geldt, is een aantal algemene subsidievoorwaarden in de Subsidieregeling kinderopvang 2009 overgenomen. De basis voor de subsidieverlening wordt gevormd door de Subsidieregeling kinderopvang zelf. Deze regeling is leidend bij het interpreteren van de van toepassing zijnde regelgeving. Naast de specifieke regelgeving en de Wet overige OCW-subsidies die de basis vormt voor de specifieke regelgeving, is de Algemene wet bestuursrecht (Awb) relevant voor de in het kader van de Subsidieregeling kinderopvang gesubsidieerde projecten. De Awb regelt de verhoudingen tussen de overheid en burgers. Hoofdstuk 4 van de Awb bevat 4

5 algemene regels met betrekking tot besluiten, waaronder beslissingen tot subsidieverlening en subsidievaststelling, voor de individuele burger. De Awb geeft inzicht in de rechten en plichten zowel van de bestuursorganen die bevoegd zijn besluiten te nemen als van de burgers op wie de besluiten betrekking hebben. Tot slot is ook de Wet Kinderopvang van toepassing op de in het kader van de Subsidieregeling kinderopvang gesubsidieerde projecten. Overzicht relevante wet- en regelgeving: Algemene wet bestuursrecht: Staatsblad 1992, 315, laatste wijziging Staatsblad 2010, 24 Wet overige OCW-subsidies: Staatsblad 1998, 275, laatste wijziging Staatsblad 2009, 580 Subsidieregeling kinderopvang: Staatscourant 2005, 81, laatste wijziging Staatscourant 2009, Wet kinderopvang: Staatsblad 2004, 455, laatste wijziging Staatsblad 2009, 580 Voor de actuele versie van deze wet- en regelgeving kunt u de website raadplegen. 4. Fasen van het proces van subsidieverstrekking Bij het indienen van een subsidieaanvraag, de voorbereiding, uitvoering en verantwoording van een project in het kader van de Subsidieregeling kinderopvang dient aan een aantal voorwaarden te worden voldaan. Voor de verschillende fasen van het proces van subsidieverstrekking betekent dit in ieder geval het volgende: Aanvraagfase De aanvrager dient voor een subsidieaanvraag gebruik te maken van het model aanvraagformulier dat bij het Agentschap SZW verkrijgbaar is. Het projectplan maakt onderdeel uit van het aanvraagformulier en bestaat onder meer uit een uitgewerkte beschrijving van projectactiviteiten en een daarop aansluitende projectbegroting. De projectbegroting geeft inzicht in de kosten per activiteit. Per activiteit worden de verschillende kostenposten gespecificeerd in kostensoort en in prijs maal hoeveelheid. De aanvrager dient een door de houder van een kindercentrum en de houder van een peuterspeelzaal getekende verklaring te overleggen, waaruit blijkt dat de houder namens wie projectsubsidie mede wordt aangevraagd, instemt met de aanvraagt. Als subsidiabele projectkosten worden uitsluitend kosten in aanmerking genomen die noodzakelijk zijn voor en rechtstreeks toe te rekenen zijn aan het gesubsidieerde project. De kosten dienen binnen de formele projectperiode (op zijn vroegst na indiening van de aanvraag) door de aanvrager te zijn gemaakt (te zijne laste dan wel ten laste van het samenwerkingsverband). De kosten dienen verband te houden met de ontwikkeling of uitvoering van het project en kunnen betrekking hebben op personeel, exploitatie of overhead. Zie voor nadere informatie over welke kosten wel en niet-subsidiabel zijn artikel 7 van de Subsidieregeling kinderopvang. Voor zover van toepassing bevat de begroting een overzicht van partijen die voornemens zijn aan de financiering van het project bij te dragen. Tevens dient 5

6 inzichtelijk te worden gemaakt welke voorwaarden aan de verkrijging van deze financiële bijdragen zijn verbonden. De aanvragen worden volgens het principe wie het eerst komt, die het eerst maalt behandeld. Dat wil zeggen dat de aanvragen, mits deze volledig zijn, op volgorde van binnenkomst in behandeling worden genomen. Vanwege dit principe is het raadzaam te proberen uw volledige aanvraag op de eerste dag van het tijdvak in te dienen. Let op: De volgorde van alle aanvragen die op dezelfde dag zijn ontvangen, wordt door een loting bepaald! Na ontvangst toetst het Agentschap SZW of de aanvraag volledig is c.q. aan de vormvereisten voldoet. De aanvrager ontvangt na deze vormtoets een ontvangstbevestiging. Indien de aanvraag niet volledig is wordt de aanvrager éénmalig in de gelegenheid gesteld om de aanvraag binnen twee weken te completeren. De datum van ontvangst van de ontbrekende stukken (en niet de datum van ontvangst van de oorspronkelijke aanvraag) is dan bepalend voor de volgorde waarin de aanvraag in behandeling wordt genomen. Gezien het principe van wie het eerst komt, die het eerst maalt is het van belang te zorgen dat uw aanvraag reeds bij het indienen compleet is. Wanneer geconstateerd is dat een aanvraag volledig is, zal het Agentschap SZW een toets uitvoeren om te beoordelen of de inhoudelijke en financiële gegevens van het projectplan c.q. aanvraag aan de inhoudelijke criteria van de Subsidieregeling voldoen. Voor nader inzicht in de uitgangspunten van de Subsidieregeling en de voorwaarden waaraan uw aanvraag dient te voldoen, wordt u verwezen naar de geïntegreerde tekst van de Subsidieregeling. Indien er in deze fase aanleiding voor is, wordt u als aanvrager gedurende deze inhoudelijke toets éénmalig in de gelegenheid gesteld onderdelen van uw aanvraag toe te lichten en aanvullende informatie met betrekking tot het projectplan te versturen. Uiterlijk dertien weken na het sluiten van het tijdvak, i.e. 1 februari 2010, wordt op een aanvraag beslist. Indien uw aanvraag aan de vereisten van de Subsidieregeling voldoet èn het subsidieplafond nog niet bereikt is, ontvangt u een beschikking subsidieverlening waarin vermeld staat welk bedrag aan projectsubsidie ten behoeve van welk project wordt verleend. In geval de projectsubsidie wordt verleend, wordt automatisch een voorschot op de projectsubsidie verstrekt. Een voorschot bedraagt maximaal 80% van het verleende subsidiebedrag. De wijze van voorschotverstrekking staat in de beschikking vermeld. Het is echter ook mogelijk dat uw aanvraag voor projectsubsidie niet wordt gehonoreerd. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat een aanvraag niet aan de vormvereisten voldoet of niet of onvoldoende aan de inhoudelijke criteria van de Subsidieregeling is voldaan. Andere mogelijke reden is dat het subsidieplafond voor het thema reeds is bereikt. Wanneer u het niet eens bent met de beslissing in de beschikking, kunt u op grond van de Algemene wet bestuursrecht daartegen bezwaar maken. De wijze waarop bezwaar mogelijk is, staat ook in de beschikking vermeld. 6

7 Uitvoeringsfase Op basis van de subsidieverlening bestaat het recht op een voorschot van maximaal 80% van het totaal toegekende subsidiebedrag. Het voorschot wordt automatisch na subsidieverlening verstrekt. Bij de subsidieverlening is het maximale subsidiebedrag dat beschikbaar wordt gesteld gekoppeld aan de periode en de activiteiten en de daarvoor begrote kosten waarvoor subsidie is aangevraagd. De subsidieontvanger zorgt ervoor dat de subsidie op doelmatige wijze wordt gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze wordt verstrekt, en dat - naast de uit de subsidieregeling voortvloeiende verplichtingen alle overige verplichtingen die aan de subsidieverstrekking zijn verbonden, worden nageleefd. De subsidieontvanger dient de in de beschikking subsidieverlening opgenomen voorschriften en aandachtspunten in acht te nemen. De subsidieontvanger zorgt ervoor dat het project binnen twee maanden na ontvangst van de beschikking tot subsidieverlening wordt gestart. Indien zich tussentijds omstandigheden voordoen, waardoor de voortgang en inhoud van een project substantieel wijzigen of die anderszins belangrijke gevolgen kunnen hebben voor het recht op subsidie, doet de begunstigde hiervan zo spoedig mogelijk (schriftelijk) melding aan het Agentschap SZW. Indien dit zinvol c.q. nodig wordt geacht kan het Agentschap SZW tijdens de looptijd van het project een monitorbezoek bij de aanvrager en/of uitvoerder laten plaatsvinden waarbij de voortgang (zowel inhoudelijk als financieel) als ook de wijze van vastlegging van gegevens wordt bekeken. Gezien de hoogte van het maximale subsidiebedrag is er voor de thema b projecten sprake van zogenaamde output-subsidiëring. Dit betekent voor deze projecten dat er gedurende en na de uitvoering van het project geen administratie hoeft te worden gevoerd. Verantwoordings- en vaststellingsfase Binnen 13 weken na beëindiging van het project waarvoor subsidie is verleend, moet een verzoek ingediend worden tot vaststelling van het subsidiebedrag waarop aanspraak bestaat. Dit verzoek wordt ingediend onder gebruikmaking van een model verantwoordingsformulier dat bij het Agentschap SZW verkrijgbaar is. Deze verantwoording bevat een activiteitenverslag welke aan dient te sluiten op het goedgekeurde projectplan. De afdeling Controle en Monitoring van het Agentschap SZW kan een tweedelijnscontrole uitvoeren over uw verantwoording. De subsidieontvanger wordt hierover tijdig geïnformeerd. Bij de beoordeling van de verantwoording zullen aspecten als de rechtmatigheid en doelmatigheid van de verantwoorde kosten de nodige aandacht krijgen. Indien niet of onvoldoende aan de bij en krachtens de regelgeving verbonden verplichtingen of aan de in de subsidieverlening opgenomen nadere voorschriften is voldaan, kan de subsidie op een lager bedrag, of op nihil worden vastgesteld. Na de subsidievaststelling op een lager bedrag of op nihil is de subsidieontvanger verplicht een te veel ontvangen voorschot direct terug te betalen. Bij een volledige subsidievaststelling zal het resterende bedrag, dat gelijk is aan 20% van het toegekende bedrag, worden nabetaald door het Agentschap SZW. 7

8 5. Subsidiabele kosten In het kader van de Subsidieregeling kinderopvang komen projecten voor subsidie in aanmerking die zowel bijdragen aan de algemene beleidsdoelstelling (nl. het bevorderen van toegankelijke en verantwoorde kinderopvang) als passend zijn binnen thema b. In het algemeen moeten de kosten die in het kader van de Subsidieregeling kinderopvang voor subsidiering in aanmerking komen, in ieder geval voldoen aan de volgende vereisten: Artikel 7 van de Subsidieregeling kinderopvang geeft aan dat uitsluitend die kosten voor subsidie in aanmerking komen die na indiening van de aanvraag rechtstreeks aan het project zijn toe te rekenen. De gesubsidieerde kosten moeten kunnen worden gelinkt aan de in het goedgekeurde projectplan opgenomen projectactiviteiten, en noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van die activiteiten. De kosten dienen ten laste van de subsidieontvanger, dan wel ten laste van de organisatie namens wie de subsidie mede is aangevraagd, gedurende de formele projectperiode te zijn gemaakt. De subsidiabele projectkosten dienen betrekking te hebben op een van de drie in artikel 7 van de Subsidieregeling opgenomen kostensoorten: Personele kosten: dit zijn de kosten voor interne of externe medewerkers die gedurende het project geheel of gedeeltelijk worden ingezet voor de uitvoering van (een van) de projectactiviteiten. Voor de berekening van een intern uurtarief dient te worden uitgegaan van de werkelijke loonkosten voor de werkgever (dit bestaat uit het brutoloon, vakantietoeslag en sociale lasten) en het normaal aantal werkbare uren per jaar voor de betreffende medewerker. Voor externe kosten afgerekend op basis van facturen geldt dat de marktconformiteit van de kosten (bij opdrachten vanaf de 1000) moet worden aangetoond door middel van een vooraf uitgevoerde transparante offerteprocedure. Hierbij dienen ten minste drie offertes te worden vergeleken. Exploitatiekosten: overige kosten, anders dan personele kosten, die direct aan de projectactiviteiten kunnen worden toegerekend. Hierbij kan worden gedacht aan de huur van een zaal, gebruik van kantoorruimte, het inkopen van (les)materiaal, reiskosten, et cetera. Van deze kosten dient duidelijk te zijn dat zij noodzakelijkerwijs ten behoeve van het project zijn gemaakt. Indien exploitatiekosten slechts voor een deel betrekking hebben op het gesubsidieerde project, dienen de kosten volgens een gemotiveerde redelijke en eerlijke methode aan het project te zijn toegerekend. Overheadkosten: alle kosten die indirect aan het project zijn toe te rekenen, zoals kosten voor beheer van de projectadministratie of coördinatie van het project. Van deze kosten dient duidelijk te zijn dat zij noodzakelijkerwijs ten behoeve van het project zijn gemaakt. Overheadkosten dienen volgens gemotiveerde redelijke en eerlijke methode aan het project te zijn toegerekend. 8

9 6. Niet-subsidiabele kosten De Subsidieregeling bevat een aantal bepalingen waaruit af te leiden is welke projectkosten niet voor subsidie in aanmerking komen. Vooral artikel 7 van de Subsidieregeling gaat hier expliciet op in. De volgende kosten zijn niet subsidiabel: kosten die vóór de datum van indiening van de aanvraag bij het Agentschap SZW ten behoeve van het project zijn gemaakt; kosten die buiten de formele projectperiode (zoals vermeld in de beschikking subsidieverlening) ten behoeve van het project zijn gemaakt; kosten die niet door de subsidieontvanger zijn gemaakt, of betaald, of niet op verzoek van de subsidieontvanger zijn gemaakt; kosten die geen betrekking hebben op het in het kader van de Subsidieregeling kinderopvang gesubsidieerde project, maar toe te rekenen zijn aan andere projecten; kosten die toe te rekenen zijn aan niet-subsidiabel (verklaarde) activiteiten; indirecte kosten als deze niet gebaseerd zijn op werkelijke kosten die verband houden met de uitvoering van de activiteiten in het kader van de Subsidieregeling of als zij niet evenredig of niet reëel zijn toegerekend aan het project; onvoorziene, algemene of pro memorie kosten; kosten van door de aanvrager ten behoeve van de aanvraag ingeschakelde subsidieadviseurs; BTW, voor zover deze kan worden teruggevorderd; Ziekteverzuim van personeel. 7. Inkomsten Eventuele inkomsten die gegenereerd worden met projectactiviteiten, dienen bij de verantwoording in mindering te worden gebracht op de subsidiabele projectkosten. Te denken valt aan opbrengsten van diensten voortvloeiend uit projectactiviteiten. 8. Financiering De subsidie die op grond van de Subsidieregeling kinderopvang wordt verstrekt is een tekortfinanciering. Dit betekent dat de gevraagde subsidie slechts noodzakelijk is als resterende financiering en dat de gemaakte kosten niet uit hoofde van andere regelingen kunnen worden gefinancierd. In geval de subsidieontvanger voor de projectactiviteiten over financiering van de eigen organisatie, van de organisatie namens wie de subsidie mede is aangevraagd of derden beschikt, dan gaat deze financiering vóór de projectsubsidie. Indien de subsidieontvanger voor dezelfde activiteiten tevens subsidie van een ander bestuursorgaan heeft aangevraagd of ontvangt, dient de subsidieontvanger het Agentschap SZW daarvan op de hoogte te stellen. De hoogte van de subsidie omvat bij de vaststelling ten hoogste het maximale subsidiebedrag dat in de beschikking subsidieverlening staat vermeld. 9