Handleiding. voor Nederlandse deelnemers in Eurostars-projecten. In opdracht van het ministerie van Economische Zaken

Transcriptie

1 Handleiding voor Nederlandse deelnemers in Eurostars-projecten In opdracht van het ministerie van Economische Zaken >> Duurzaam, Agrarisch, Innovatief en Internationaal Ondernemen

2 2

3 Inhoud 1 Eurostars 7 2 Een projectvoorstel indienen bij Eureka in Brussel Aan welke voorwaarden moet ik voldoen? Waar en wanneer kan ik indienen? Welke documenten moet ik indienen? Kan ik hulp krijgen bij de aanvraag? De beoordeling in Brussel Wat gebeurt er na de beoordeling in Brussel? 10 3 Subsidie aanvragen in Nederland Welke documenten moet ik indienen? Wat is de procedure voor toekenning van subsidie? Hoeveel subsidie kan ik krijgen? Wanneer ontvang ik de subsidie? Verplichtingen na subsidietoekenning 12 4 Contact 13 Het Eurostars proces in beeld 14

4 Factsheet Stap 1: projectvoorstel indienen in Brussel voor de inhoudelijke beoordeling 4 Penvoerder Beoogd eindresultaat van een project Beoordelingspunten Maximale looptijd Consortium Randvoorwaarden Documenten voor aanvraag Mechanisme High-tech mkb uit een Eurostars-land Technologische kennis om binnen 2 jaar na afloop van het project te komen tot een nieuw product, proces of dienst Algemene opbouw van het project Technologie en innovatie Markt en concurrentievermogen 3 jaar Minimaal 2 partijen uit 2 Eurostars-landen High-tech mkb s dragen minimaal 50 procent van de projectkosten (exclusief subcontractingkosten) Maximale projectbijdrage van één land is 75 procent Eurostars application form Jaarverslagen deelnemers Call. Ingediende projecten worden door het Independent Evaluation Panel (IEP) beoordeeld en gerangschikt. De ranking wordt door alle deelnemende landen aangehouden bij het toekennen van subsidie, tot het nationale budget is uitgeput. Alleen projecten die boven de drempelwaarde zijn geëindigd, kunnen voor subsidie in aanmerking komen.

5 Stap 2: subsidie aanvragen bij RVO.nl Aanvrager Documenten voor aanvraag Bedrijf of kennisinstelling dat aan een Eurostars-project deelneemt. Indien meerdere Nederlandse aanvragers betrokken zijn bij het project, zal één van de partijen als penvoerder moeten optreden. Aanvraagformulier Kopie bericht ranking uit Brussel Begroting voor de Nederlandse deelnemers 5 Definitief, ondertekend consortium agreement (kan ook op een later moment worden aangeleverd) Openbare samenvatting Mechanisme Maximaal subsidiebedrag Subsidiepercentage bedrijven Subsidie wordt toegekend op basis van ranking list van het IEP, tot het Nederlandse budget is uitgeput euro 35 procent voor onderzoek 25 procent voor ontwikkeling Subsidiepercentage kennisinstellingen Toeslag 50 procent voor onderzoek 25 procent voor ontwikkeling 10 procent voor mkb

6 6

7 1 Eurostars 7 Deze handleiding is bedoeld voor Nederlandse bedrijven en kennisinstellingen die van plan zijn deel te nemen aan een Eurostars-project. De handleiding geeft antwoord op de vraag welke stappen u binnen dit programma moet door lopen om subsidie te ontvangen voor een internationaal R&D-project.

8 8 Wat is Eurostars? Eurostars is een Europees financieringsprogramma, opgezet door een groot aantal Eureka-lidstaten en de Europese Commissie. Het doel van Eurostars is financiering van Eureka-projecten die geleid worden door een mkb dat ten minste 10 procent van zijn omzet of FTE s besteedt aan R&D-activiteiten. Deze mkb s worden internationaal gezien als bedrijven met grote groeipotentie. Waarom het nieuwe instrument Eurostars? In de afgelopen jaren is het Eurostars programma zeer succesvol gebleken. Het is het enige internationale programma dat zich met name richt op het R&D intensieve MKB. Dit programma heeft een vervolg gekregen met een bijna driemaal zo hoog budget (ongeveer 1 miljard EUR) voor een periode van 7 jaar: Eurostars 2. Wat zijn de voordelen van Eurostars? Bottom-up benadering: bedrijven en kennis-instellingen kunnen met voorstellen komen op elk denkbaar technologisch gebied. Er wordt één projectvoorstel ingediend namens alle deelnemende partijen (het consortium). Er vindt één internationale beoordeling plaats voor het hele project in plaats van afzonderlijke nationale beoordelingen. De deelnemende partijen vragen in eigen land subsidie aan. Hoe kom ik voor subsidie in aanmerking? Om voor subsidie in aanmerking te komen zijn twee stappen noodzakelijk: 1 Een projectvoorstel indienen bij het Eureka-secretariaat in Brussel. 2 Subsidie aanvragen in eigen land, na de beoordeling in Brussel. Wat is Eureka? Eureka is een Europees netwerk dat internationale technologische samenwerking stimuleert met als doel de verbetering van de concurrentiepositie van Europa als geheel. Eureka kent een bottum-up benadering en faciliteert hoogwaardige, internationale, marktgerichte R&D-projecten. Bij Eureka zijn naast de landen van de Europese Unie een groot aantal andere Europese landen en Israël aangesloten. Meer informatie over Eureka en een overzicht van de aangesloten landen kunt u vinden op internet:

9 2 Een projectvoorstel indienen bij Eureka in Brussel Aan welke voorwaarden moet ik voldoen? Om deel te nemen aan een Eurostars-project geldt een aantal voorwaarden: Het project kan in elk denkbaar technologie gebied vallen en richt zich op de ontwikkeling van een nieuw product, proces of dienst met civiele toepassingen. U werkt met minimaal één partij uit een ander Eurostars-land samen in een consortium aan een marktgericht R&D project. Op de website vindt u de meest recente lijst van Eurostars-landen. Het consortium is in evenwicht: het maximale aandeel van één land is 75 procent. De penvoerder is een hightech mkb, dat ten minste 10 procent van zijn tijd of fte s besteedt aan R&D activiteiten, en gevestigd in een Eurostars-land. Minimaal vijftig procent van de totale projectkosten (exclusief subcontracting) wordt gedragen door de deelnemende hightech mkb s. Het project duurt niet langer dan 3 jaar. Binnen twee jaar na afronding van het project wordt marktintroductie voorzien. In het geval van biomedische en medische projecten beginnen de certificering of klinische tests binnen twee jaar na afronding van het project. Wat moet er ingevuld worden op het application form Projectbeschrijving; Uitvoering van het project; Voorziene technologische ontwikkeling; Markttoepassingen en exploitatie; Deelnemers aan het project; Bijdrage van de deelnemers; Geschatte projectkosten en tijdsduur. 2.2 Waar en wanneer kan ik indienen? U kunt alleen indienen via de Eurostarswebsite U registreert zich hier als potentiële deelnemer, waarna u toegang krijgt tot het aanvraagformulier. De penvoerder dient namens het consortium als geheel een Engelstalige aanvraag in (online Eurostars application form) via deze website. U kunt gedurende het gehele jaar projectvoorstellen insturen. Maximaal twee keer per jaar worden de binnengekomen voorstellen beoordeeld. Deze sluitingsdata staan op de Eurostars-website.

10 10 Indienen in Brussel in 7 stappen 1 U wilt met een R&D project deelnemen aan een Eurostars-call. 2 U neemt contact op met de afdeling Eureka bij RVO.nl. 3 Een adviseur helpt u bij het invullen van de aanvraag. 4 U registreert zich op de website en dient de aanvraag online in via deze website. 5 Uw aanvraag wordt door een internationaal evaluatie panel beoordeeld aan de hand van drie criteria: Algemene opbouw van het project; Technologische en innovatieve waarde; Marktpotentieel en concurrentievermogen. 6 U wordt binnen vier maanden na het sluiten van de call geïnformeerd over de resultaten van de beoordeling. 7 Als de aanvraag positief is beoordeeld, kunt u bij RVO.nl subsidie aanvragen. 2.3 Welke documenten moet ik indienen? Bij het indienen van een projectvoorstel in Brussel moeten de volgende documenten worden ingestuurd door de penvoerder: Volledig ingevuld Eurostars application form. Voor de berekening van de Nederlandse projectkosten is het gebruik van het Nederlandse projectbegrotingsformulier aan te raden, aangezien dit formulier een verplichte bijlage is voor uw uiteindelijke subsidieaanvraag in Nederland; De jaarverslagen van de afgelopen twee jaar van alle deelnemende partijen. 2.4 Kan ik hulp krijgen bij de aanvraag? Ja, dat kan. Het is verstandig voor het indienen van een Eurostars-aanvraag uw projectidee voor te leggen aan een Eureka-adviseur van RVO.nl. Deze kan met u bespreken of u aan de voorwaarden voldoet. Ook een conceptaanvraag kunt u met een adviseur bespreken. Onze adviezen zijn gratis en vrijblijvend. Alle informatie die u ons verstrekt, wordt vanzelfsprekend vertrouwelijk behandeld. 2.5 De beoordeling in Brussel De ingediende projecten worden beoordeeld door een Independent Evaluation Panel (IEP). Het panel beoordeelt het project op basis van drie criteria: 1 De algemene opbouw van het project heeft betrekking op de samenwerking, de individuele deelnemers en de projectstructuur. Aspecten die van invloed zijn op de beoordeling: Samenstelling van het consortium; Toegevoegde waarde van samenwerking; Capaciteiten deelnemers; Methodologie en plan van aanpak; Milestones en verwachte resultaten; Opzet samenwerking 2 Technologie en innovatie heeft betrekking op de eis van technologische vooruitgang die behaald moet worden in het project. Aspecten die van invloed zijn op de beoordeling zijn onder meer: Hoogte technische risico s; Technologische doelstellingen; Technologische vooruitgang van de mkb s; Impact op regio of in de sector. 3 Markt en concurrentievermogen heeft betrekking op de beoogde markt, de winstgevendheid van het project en de concurrentievoordelen voor de deelnemers. Aspecten die van invloed zijn op de beoordeling zijn onder meer: Marktomvang; Toegang tot de markt; Time to market; Break even point van investering; Strategisch belang van het project. De criteria wegen allen even zwaar en worden door het IEP beoordeeld op een schaal van 0 tot 200. De totale score is de som van de drie criteria. De drempelwaarde voor een positieve beoordeling is 402 punten én een minimale score van 120 punten voor elk van de criteria. Op basis van de behaalde scores worden de positief beoordeelde projecten gerangschikt. De projecten die bovenaan de lijst staan komen het eerst in aanmerking voor subsidie. De deelnemende landen moeten de volgorde van de rangschikking aanhouden bij het toekenen van subsidie, tot het nationale budget is uitgeput. 2.6 Wat gebeurt er na de beoordeling in Brussel? Binnen vier maanden na het sluiten van de oproep voor het indienen van projectvoorstellen (call) wordt u geïnformeerd over de beoordelingsresultaten. Bij een positief oordeel over uw aanvraag komt uw project in aanmerking voor subsidie.

11 3 Subsidie aanvragen in Nederland 11 Alle deelnemers in Eurostars-projecten vragen in hun eigen land subsidie aan. De hoeveelheid geld die beschikbaar is en de procedures die gevolgd moeten worden in dit tweede deel van het proces, verschillen per land. Hier leest u hoe het in Nederland werkt. Wanneer de internationale jury uw voorstel positief heeft beoordeeld, komt u in aanmerking voor de Nederlandse Eurostars-subsidieregeling. U vraagt deze aan bij RVO.nl

12 Welke documenten moet ik indienen? RVO.nl gaat niet meer in op de inhoud van het project. Er wordt alleen om informatie gevraagd die nodig is voor het toekennen van subsidie. De formulieren kunt u downloaden vanaf de website Als penvoerder van het Nederlandse samenwerkingsverband dient u de volgende documenten in te dienen bij RVO.nl: Aanvraagformulier; Kopie van bericht dat projectvoorstel is goedgekeurd (brief met ranking); Gedetailleerde begroting voor de Nederlandse projectkosten; Openbare samenvatting. Een voorwaarde voor de uiteindelijke subsidieverlening is een definitief consortium agreement Ongeveer drie maanden na de sluiting van de call, krijgt u van het Eureka kantoor in Brussel bericht of uw internationale projectvoorstel is goedgekeurd door de internationale jury. Daarna dient u een aanvraag in Nederland in. De exacte data voor indiening worden vermeld in de Staatscourant en op de internet pagina van RVO.nl. 3.2 Wat is de procedure voor toekenning van subsidie? Om voor subsidie in aanmerking te komen zal uw projectvoorstel eerst door de internationale jury van voldoende hoge kwaliteit moeten zijn beoordeeld. Subsidie wordt toegekend op basis van de ranglijst die het Independent Evaluation Panel heeft opgesteld, totdat het Nederlandse budget is uitgeput. 3.3 Hoeveel subsidie kan ik krijgen? De subsidiepercentages voor bedrijven zijn 35 procent voor onderzoeksactiviteiten en 25 procent voor ontwikkelingsactiviteiten. Mkb s krijgen hier bovenop een toeslag van 10 procent. De subsidiepercentages voor kennisinstellingen zijn 50 procent voor onderzoeksactiviteiten en 25 procent voor ontwikkelingsactiviteiten. Het maximale subsdidiebedrag per project (voor alle Nederlandse deelnemers gezamenlijk) is euro. De jaarlijkse budgetten worden gepubliceerd in de Staatscourant en kunt u vinden op de website Wanneer ontvang ik de subsidie? De gemaakte kosten zijn subsidiabel vanaf de datum dat u uw Nederlandse aanvraag heeft ingediend. De subsidie wordt uitgekeerd op basis van periodieke voorschotten tot een maximum van 90 procent van het subsidiebedrag. De laatste 10 procent van het bedrag wordt uitgekeerd bij afsluiting van het project. 3.5 Verplichtingen na subsidietoekenning Als uw project subsidie krijgt, geldt een aantal bepalingen en verplichtingen waaraan u dient te voldoen. De belangrijkste zijn: U dient een adequate projectadministratie bij te houden. U dient het project in principe uit te voeren volgens het projectplan en conform de bepalingen in de beschikking. Voor eventuele wijzigingen in de uitvoering van het project of in het samenwerkingsverband, dient u vooraf schriftelijk toestemming te vragen aan RVO.nl. U bent verantwoordelijk voor adequate tenaamstelling en bescherming van uit het project voortvloeiende intellectuele eigendomsrechten. Vervreemding vanuit het project voortvloeiende intellectuele eigendomsrecht en andere rechten is aan beperkingen onderhevig. De belangrijkste daarvan is dat kennis die met publieke middelen is opgebouwd slechts tegen markt conforme voorwaarden mag worden overgedragen. Ontbinding van de rechtspersoon of verplaatsing van de statutaire zetel naar het buitenland is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van RVO.nl. Aan de hand van de milestones die u heeft gesteld in het projectplan, dient u schriftelijk te rapporteren over de voortgang van het project. Aan het einde van het project dient u binnen een half jaar een eindverslag en een eindafrekening te verstrekken. Daarnaast dient u een accountantsverklaring te overleggen. U werkt mee met evaluaties tot 5 jaar na vaststelling van de subsidie.

13 4 Contact 13 Documenten Indienen in Brussel Guidelines for completing an application Eurostars application form, beschikbaar na registratie Checklist consortium agreement Aanvraag in Nederland Aanvraagformulier Nederlandse Eurostars-regeling Modelbegroting Handleiding electronisch indienen Openbare samenvatting van het projectvoorstel Na toekenning subsidie Eurostars subsidievoorschot Eurostars subsidievaststelling

14 Het Eurostars proces in beeld Consortium Voorbereiding Projectidee formulier Rijksdienst voor Ondernemend Nederland Advies Secretariaat Eurostars Online indiening Registratie 14 NL projectpartners Jaarverslag Aanvraag formulier Beoordeling NL projectpartners Eligibility check Cover note Evaluatie door Experts en Independent Evaluation Samenvatting Project begroting Aanvraag formulier Consortium agreement Ranking Start Project Subsidie beschikking Beoordeling NL aanvraag Subsidiebeschikking

15 15

16 Dit is een publicatie van: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland Prinses Beatrixlaan AL Den Haag Postbus AC Den Haag T +31 (0) F +31 (0) E klantcontact@rvo.nl Deze publicatie is tot stand gekomen in opdracht van het ministerie van Economische Zaken Rijksdienst voor Ondernemend Nederland februari 2016 Publicatienummer: RVO /BR-INNO De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) stimuleert duurzaam, agrarisch, innovatief en internationaal ondernemen. Met subsidies, het vinden van zakenpartners, kennis en het voldoen aan wet- en regelgeving. RVO.nl werkt in opdracht van ministeries en de Europese Unie. RVO.nl is een onderdeel van het ministerie van Economische Zaken.