R e f e r e n t i e k a d e r i m p l e m e n t a t i e N e t c e n t r i s c h w e r k e n w a t e r s c h a p p e n

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 1 R e f e r e n t i e k a d e r i m p l e m e n t a t i e N e t c e n t r i s c h w e r k e n w a t e r s c h a p p e n

R e f e r e n t i e k a d e r i m p l e m e n t a t i e N e t c e n t r i s c h w e r k e n w a t e r s c h a p p e n

V o o r w o o r d In de visie Samenwerking in crisisbeheersing hebben de waterschappen de ambitie uitgesproken om de kwaliteit van hun crisisorganisaties te verhogen. Hiertoe wordt de samenwerking tussen de waterschappen geïntensiveerd en ook de samenwerking tussen waterschappen en veiligheidsregio s. Een van de thema s in de visie is informatiemanagement. Informatievoorziening blijkt keer op keer de achilleshiel van de crisisbeheersing. Met een betere en snellere uitwisseling van informatie tussen de verschillende crisisteams hadden veel incidenten effectiever bestreden kunnen worden en had daar sneller en eenduidiger over gecommuniceerd kunnen worden. De waterschappen gaan, in navolging op de veiligheidsregio s, een netcentrische werkwijze implementeren. Die stelt hen in staat om een aantal interne knelpunten in de informatievoorziening tijdens incidenten op te lossen en om snel een actueel en betrouwbaar beeld van het incident te delen met burgers, veiligheidsregio s en media. Dit referentiekader biedt de waterschappen een handreiking om de netcentrische werkwijze zo uniform mogelijk te implementeren. Die uniformiteit is belangrijk om als waterschappen elkaar te kunnen helpen bij incidenten: we weten dan wat we van elkaar kunnen verwachten. En die uniformiteit is belangrijk om als waterschappen op eenduidige wijze te communiceren met de veiligheidsregio s. Daarom is de werkwijze geënt op die van de veiligheidsregio s. 4

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 5 Toch biedt het referentiekader ook ruimte voor maatwerk: zowel in de tijd als in het ambitieniveau waarop de waterschappen de netcentrische werkwijze kunnen implementeren. Het referentiekader draagt bij aan het verwezenlijken van de ambitie van de visie: de waterschappen organiseren zich zodanig en proactief, dat zij een (h)erkende, volwaardige en gelijkwaardige partner in de crisisbeheersing worden. Ik nodig de waterschappen van harte uit om op basis van dit referentiekader, dat tot stand gekomen is door samenwerking tussen professionals uit het werkveld van de waterschappen en crisispartners, aan de slag te gaan en samen met die partners noodzakelijke stappen te zetten. Gerard Doornbos Dijkgraaf Hoogheemraadschap van Rijnland Voorzitter Stuurgroep Netcentrisch werken waterschappen

S a m e n v a t t i n g Netcentrisch werken omdat het nodig is! Voor u ligt het eerste concrete product als vervolg op de landelijke visie Samenwerking in crisisbeheersing van de waterschappen 1 : het Referentiekader implementatie Netcentrisch Werken waterschappen. Gevraagde besluiten, Sitrap Strategisch Tactisch Operationeel Genomen besluiten, Sitrap MK Gedeeld Water Beeld Strategisch MK Tactisch Operationeel 6 1 Unie van waterschappen: de landelijke visie heeft tot doel de waterschappen, door kwaliteitsverbetering en samenwerking op diverse thema s van de crisisorganisaties, beter in staat te stellen om volwaardig partner te zijn in het (fysieke) veiligheidsdomein. De visie is vastgesteld op 9 november 2012 in de commissie Bestuurszaken, Communicatie en Financiën van de Unie van Waterschappen. Figuur 1 Links: informatiemanagementproces oude stijl, Rechts: informatiemanagement proces volgens netcentrische werkwijze.

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 7 Waar komen de waterschappen vandaan? De waterschappen zijn veelal gewend om door middel van situatierapportages tijdens calamiteiten te communiceren. Zowel in de eigen organisatie als daarbuiten. Besluitvorming vindt op hiërarchische wijze plaats: een lager crisisteam bereidt het beeld voor het hogere crisisteam voor. De situatierapportage is daarbij de schriftelijke vorm. Zodra die beschikbaar is, kan het hogere crisisteam overgaan tot besluitvorming. Vervolgens communiceert het hogere crisisteam met het lagere crisisteam eveneens door middel van een situatierapportage over de besluitvorming. Dit leidt per definitie tot besluitvorming op basis van een verouderde situatie. Daarnaast is deze werkwijze tijdrovend en dus risicovol! Waar staan de waterschappen? De waterschappen zijn het er over eens dat dit moet veranderen (landelijke visie crisisbeheersing, thema informatievoorziening). Een aantal water schappen is al actief begonnen met het uitwerken en implementeren van een netcentrische werkwijze. Andere wachten af waar de veiligheidsregio s en/of de Unie van Waterschappen mee komen, en weer anderen zijn er nog niet uit. Geconstateerd wordt dat er veel beelden zijn bij het netcentrisch werken: de vorm waarin, eventuele keuzes voor ondersteunende systemen, ambitieniveaus, roep om uniformiteit versus ruimte voor maatwerk. Duidelijk is dat we midden in een transitie staan: van het oude denken naar het nieuwe denken vanuit informatiemanagementprocessen. Dit vraagt om ondersteuning en kaders bij het bepalen van de gewenste richting en de werkelijke invoering om te kunnen voldoen aan de landelijke visie van de waterschappen. Waar gaan de waterschappen naar toe? Een op ieder willekeurig moment, voor alle betrokkenen (multidisciplinair), beschik baar waterbeeld, centraal ontsloten. Op basis van dat beeld geven alle betrokkenen de eigen beeld-, oordeel- en besluitvorming verder vorm. Dat is de kern van het netcentrisch werken. Op deze manier kan besluit vorming beter en sneller plaatsvinden, en uiteindelijk tot maatschappe lijk beter verantwoorde acties leiden. Met netcentrisch werken kan ook beter worden ingesprongen op de enorme druk van (social) media in de huidige maatschappelijke context. Het draagt bij aan het zijn van een volwaardige en betrouwbare crisisorganisatie en partner. Netcentrisch werken is niet zomaar gekozen als eerste thema van de landelijke visie dat is uitgewerkt. Netcentrisch werken verbetert de informatieoverdracht bij crisisbeheersing. Het is een werkwijze die erg actueel is en onder een vergrootglas ligt. De uitwerking is ingegeven door de eigen behoefte van de crisisorganisaties van de waterschappen en door de snelle ontwikkelingen bij onze veiligheidspartners, niet in de laatste plaats de veiligheidsregio s. Juist daar is de aansluiting van ketenpartners op de netcentrische werkwijze de komende jaren een grote uitdaging. Dat de waterschappen netcentrisch willen werken staat als een paal boven water. Hoe zij dat doen, in welk tempo, in welke richting en met welke ambities, dat varieert. Ook de beelden van wat netcentrisch werken eigenlijk is en wat het oplevert verschillen per waterschap. Calamiteiten houden zich niet aan organisatiegrenzen. Niet van water schappen, niet van veiligheidsregio s en niet van Rijkswater staatsdiensten. Op deze organisaties rust bij incidenten en crises wel de druk om snel en gecoördineerd antwoord te geven op de vele vragen van inwoners en pers, die via verschillende mediakanalen worden gesteld.

De uitwisseling van actuele en betrouwbare informatie over het incident binnen en tussen de betrokken organisaties is daarvoor een vereiste. Veiligheidsregio s verwachten steeds meer dat ketenpartners die informatie netcentrisch aanleveren. Een bepaalde mate van uniformiteit is daarbij noodzakelijk: het gaat dan met name om de rol van informatiecoördinatie en de compatibiliteit van ondersteunende systemen. Op basis van de handreiking, kunnen waterschappen weloverwogen keuzes maken binnen de eigen (bestuurlijke) ambities en mogelijkheden, met als borging dat de waterschappen zich in de basis allen in dezelfde richting begeven. Dat is nodig voor het vertrouwen bij onze partners, maar het is bovenal één van de randvoorwaarden om werkelijk een volwaardig partner te zijn. Als waterschap en als waterkolom in zijn totaliteit, voor die extreme situatie wanneer het er werkelijk toe doet en de omgeving vertrouwt op de informatie van de waterschappen. Netcentrisch werken vanuit bestuurlijke en wettelijke kaders De eigen wil op basis van een zelf ervaren noodzaak om netcentrisch werken daadwerkelijk te implementeren, is het meest krachtige instrument voor succes. Juist vanuit die gedachte is dit referentiekader tot stand gekomen en zijn de waterschappen daarin alle in meer of mindere mate actief betrokken. De waterschappen realiseren zich dat het op netcentrische wijze infor matie uitwisselen een complex proces is, in een complexe maatschappelijke en economische context. Aan die complexiteit moet nadrukkelijk aandacht worden besteed. Niet alle waterschappen hebben evenveel middelen beschikbaar om de implementatie voortvarend op te pakken. Waterschappen stellen op basis van het eigen risicoprofiel andere ambities en/of prioriteiten. Zij hebben er echter vanuit eigen perspectief en dat van hun crisispartners belang bij om aan te sluiten bij de netcentrische werkwijze. Een aantal bestuurlijke en wettelijke kaders bepalen mede de richting, zodat er naast de vrijwilligheid ook een zekere sturing kan plaatsvinden. Binnen die kaders hebben waterschappen ruimte om recht te doen aan hun specifieke omstandigheden en afwegingen. Het Nationaal Waterplan Het Nationaal Waterplan 2 stelt dat het op orde brengen van de crisisen rampenbestrijding (derde laag van het meerlaagse veiligheidsbeleid) een taak is van waterbeheerders. Deltaprogramma In het Deltaprogramma (2011) zijn de eerste en tweede laag (respectievelijk Waterveiligheid en Nieuwbouw en Herstructurering) benoemd. De derde laag (Crisis- en rampenbestrijding) is op landelijk niveau bij de Stuurgroep Management Watercrises en Overstromingen (SMWO) belegd. De waterschappen participeren daarin vanuit een landelijke visie op crisisbeheersing. 8 2 Nationaal waterplan, Rijksplan waterbeleid, 2009-2015, d.d.2009.

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 9 Nationaal Bestuursakkoord water In het Nationaal Bestuursakkoord Water (2011) is bepaald dat waterbeheerders bij de organisatie van crisisbeheersing zo veel mogelijk efficiëntie moeten realiseren. Visie Samenwerking in crisisbeheersing In de landelijke visie (2012) van de Unie van waterschappen is gesteld dat de individuele waterschappen zelf crisisbeheersing prepareren en realiseren. Dit doen zij in min of meer vrijblijvende (boven)regionale samenwerkingsverbanden met andere waterschappen, veiligheidsregio s en Rijkswaterstaat. De maatschappelijke en professionele omgeving vraagt om meer efficiëntie en samenhang. In de visie is onder meer het volgende verwoord: Informatiemanagement vormt de ruggengraat van een goede crisisbeheersing en de essentiële verbinding naar de veiligheidsregio tijdens crises. Alle waterschappen werken uniform volgens de gedachte van het netcentrisch werken. Zij: Ontwikkelen één uniforme basismethode (werkwijze) voor de water schappen. Ontsluiten en delen één gezamenlijk waterbeeld met de crisispartners, die dit beeld als onmisbaar beschouwen binnen de eigen besluitvorming. Sluiten aan bij de ontwikkelingen en behoeften van de veiligheidsregio s. veiligheidsregio s leidend is voor de netcentrische werkwijze van de waterschappen. De waterschappen sluiten op regionaal niveau zo veel mogelijk aan op de werkwijze en systemen van de veiligheidsregio s. Wet veiligheidsregio s In de Wet veiligheidsregio s (2010) is de waterschappen als ketenpartner in het fysieke veiligheidsdomein een actieve rol toebedeeld. In het op deze wet gebaseerde Referentiekader Regionaal Crisisplan is het proces Water- en Scheepvaartzorg opgenomen. In dat proces staan de water beheerders aan de lat voor onder meer de informatievoorziening en de aansluiting daarvan bij de veiligheidsregio s 4. In de navolgende figuur, is het proces Water- en Scheepvaartzorg als vijfde, officiële hoofdproces binnen bovengenoemd referentiekader weergegeven. Ruimte voor maatwerk Het referentiekader is tot stand gekomen vanuit de gedachte dat niet alle waterschappen hetzelfde zijn, dezelfde behoeftes hebben of over dezelfde middelen (uren en geld) beschikken. Dit betekent dat er ruimte geboden wordt voor maatwerk in de implementatie. Dit maatwerk heeft betrekking op het niveau waarop netcentrisch werken wordt geïmplemen teerd, het tijdspad er naar toe en een mogelijke keuze voor een ondersteunende ICT-oplossing. Het maatwerk mag echter geen afbreuk doen aan het gezamenlijke einddoel. Projectplan netcentrisch werken waterschappen In het projectplan Netcentrisch werken waterschappen 3 is gesteld dat het Referentiekader Netcentrische Crisisbeheersing (2012) van de 3 Het projectplan is op 31 mei 2013 vastgesteld door de Commissie Bestuurszaken, Communicatie en Financiën van de Unie van Waterschappen. 4 Binnen het IFV (Instituut Fysieke Veiligheid) wordt gewerkt aan het ketenpartnerbeleid. Een beleid, naar verwachting medio 2014 gereed, dat inzicht geeft in hoe de veiligheidsregio s op uniforme wijze de diverse ketenpartners laten aansluiten.

10 Grip 3 & 4 Grip 2, 3 & 4 Grip 1, 2, 3 & 4 AC AC AC L AC IM ROT AC Lp Resources H H H H D Afkortingen (Regionaal) Beleidsteam Operationeel Team H H H H H Informatie H Communicatie T H Publieke zorg T Omgevingszorg H Bron- en Emissiebestrijding Redding Ontsmetting AC Algemeen Commandant B Burgemeesters betrokken gemeenten BO I&R Backoffice Informatie en Resources D OVR Defensie H Hoofd H Publieke Gezondheidszorg H Psychosociale Hulpverlening H Spoedeisende Medische Hulpverlening Handhaving Mobiliteit VZ Howj B R/O OL Bewaking en Beveiliging T T T T T T T T T T T T T T T H Ordehandhaving Handhaving Netwerken Capaciteit H Opsporing Capaciteit Defensie Hovj Hoofd Officier van Justitie IMROT Informatiemanager Regionaal Operationeel Team L Liaison Defensie OT Lp Liaison Publiek Privaat Opsporingsexpertise Interventie OL R/O T VZ BO I&R BO I&R BO I&R BO I&R Defensie Search and Rescue H Nautisch Verkeersmanagement T Beheer Waterkwaliteit T Beheer Waterkwaliteit en Waterkeringen Operationeel Leider Rijksheren / Overige adviseurs Teamleider Voorzitter (Regionaal) Beleidsteam Figuur 2: De vier blauwe balken rechts geven het proces Water- en Scheepvaartzorg weer in het fysieke veiligheidsdomein. Drie niveaus voor de implementatie Om binnen de gestelde kaders maatwerk te bieden zijn drie niveaus voor de implementatie van netcentrisch werken uitgewerkt. Waterschappen kunnen kiezen voor het niveau dat het best past binnen de ambities en/ T Overig Publiek / Privaat of de behoefte van het waterschap en zijn directe samenwerkingspartners. Elementen van de verschillende niveaus (zie ook paragraaf 7.4) kunnen overigens prima gecombineerd worden. Het gaat om: 1. Opstartniveau (tot 2018) 2. Basisniveau (vanaf 2020) 3. Optioneel niveau. Netcentrisch werken is een werkwijze, ondersteund door een systeem In de vele discussies over netcentrisch werken volgt veelal snel de systeemdiscussie : moet netcentrisch werken met een ICT-oplossing worden ondersteund? En zo ja, welke oplossing dan? Moeten alle waterschappen dezelfde oplossing kiezen? Een ICT-oplossing is echter slechts één van de onderdelen van de netcentrische werkwijze. Netcentrisch werken is veel meer dan alleen ICT. Het is een manier van werken en denken, een cultuuromslag. Het betekent een verandering in de rollen in de crisisorganisatie. De informatiebehoefte van partijen en de duiding van die informatie worden nog meer belicht. Het is geven en nemen, in informatietermen: halen en brengen. Dit wordt mede mogelijk gemaakt door een ICToplossing. Netcentrisch werken zonder ondersteunend ICT-systeem kan niet. De waterschappen zijn vrij in hun afwegingen en keuzes voor een ondersteunend systeem. In dit referentiekader worden wel technische uitgangspunten benoemd, waaraan systemen moeten voldoen. Dit heeft als doel voorkomen dat het wiel opnieuw wordt uitgevonden en zorgt er bovendien voor dat de gekozen oplossingen ook in de techniek kunnen communiceren met het LCMS 5 (het systeem dat alle veiligheidsregio s gebruiken voor het netcentrisch delen van informatie). 5 LCMS: Landelijk Crisis Management Systeem.

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 11 Het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) is sinds 17 februari 2014 eigenaar van LCMS, dat daarmee in handen van de overheid is gekomen. Het IFV mag het systeem aanbieden aan andere overheden. Het LCMS is een inmiddels beproefde en doorontwikkelde oplossing. Het WCMS is afgeleid van het LCMS en is een waterschapsspecifieke LCMS, waardoor de communicatie tussen die systemen makkelijk verloopt. Het WCMS ondersteunt netcentrisch werken op alle drie de implementatieniveaus. De waterschappen wordt geadviseerd om in de keuze voor de ICToplossing ook het WCMS 7 te betrekken. Geadviseerd wordt zo mogelijk de samenwerking te zoeken met buurwaterschappen en de veiligheidsregio s bij de implementatie van het netcentrische werkwijze en de ICToplossing. Dit kan leiden tot schaalvoordelen. Netcentrisch werken waterschappen als voorwaarde bovenregionale samenwerking met partners Met de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen op basis van dit referentiekader, is een belangrijke voorwaarde ingevuld om ook op bovenregionaal niveau netcentrisch informatie te kunnen delen en uiteindelijk als sector gesteld te staan voor het bestrijden van grote crises. Opbouw referentiekader Het referentiekader is, naast diverse bijlagen, opgebouwd uit vier delen. Deel A Dit deel betreft de meer algemene beschrijving van het netcentrisch werken: wat is het en wat is het vooral ook niet. Het betreft de 6 WCMS: Water Crisis Management Systeem: het systeem dat bij het Hoogheemraadschap van Rijnland wordt ingezet en is doorontwikkeld. Het systeem is volledig gebaseerd op het LCMS van de veiligheidsregio s en is daarmee een beproefde ICT-oplossing. onderbouwing van de noodzaak om de netcentrische werkwijze te omarmen en in te voeren. Het geeft tevens de verschillende niveaus voor de mogelijke ambities van netcentrisch werken weer. De waterschappen gebruiken een variëteit aan functienamen en begrippen in de crisisorganisatie. Er worden verschillende namen gebruikt om teams met dezelfde rol aan te duiden en er worden dezelfde termen gebruikt om verschillende rollen te benoemen. Om de leesbaarheid van dit referentiekader te vergroten is een keuze gemaakt voor één terminologie. In deel A wordt uitgelegd welke termen worden gebruikt om bepaalde rollen te benoemen. Dit betekent dat ieder waterschap de rollen herkent, maar daar vervolgens de eigen terminologie aan kan hangen. Deel B In dit deel wordt het daadwerkelijke referentiekader beschreven voor de vormgeving en implementatie van het netcentrisch werken. Het geeft een beschrijving van alle te doorlopen stappen voor een succesvolle implementatie en toepassing van de netcentrische werkwijze. In andere woorden kan gesproken worden over een generiek implementatieplan of handreiking. Deel C Deel C beschrijft de wijze waarop waterschappen hulp en ondersteuning kunnen krijgen bij de implementatie van netcentrisch werken in de crisisorganisatie. In dit deel wordt ook het beheer van de netcentrische werkwijze bij de waterschappen beschreven. Landelijk beheer is nodig, om te borgen dat de uniforme werkwijze ook daadwerkelijk één werkwijze blijft. Deel D In dit deel zijn de diverse bijlagen opgenomen waarnaar in dit referentie kader wordt verwezen.

I n h o u d s o p g a v e Deel A: Introductie netcentrisch werken 16 1 Inleiding 18 1.1 Aanleiding en doel referentiekader 18 1.2 Proces tot stand komen referentiekader 18 1.3 Leeswijzer 19 2 Netcentrisch werken, wat levert het op 20 2.1 Wat is netcentrisch werken en wat is het vooral ook niet 20 2.2 Meerwaarde netcentrisch werken 22 3 Uitgangspunten referentiekader 25 3.1 Visie crisisbeheersing Unie van waterschappen 25 3.2 Opdracht platform netcentrisch werken waterschappen 26 3.3 Wet veiligheidsregio s en netcentrisch werken veiligheidsregio s 26 3.4 Diversiteit en structuur calamiteitenorganisaties, terminologie en rollen 26 3.5 Integrale benadering vanuit vier assen 27 3.6 Worstcase-benadering (crisis) 27 3.7 Uitwisselbaarheid mens, proces en techniek (interoperabiliteit) 28 12

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 13 Deel B: Referentiekader implementatie netcentrisch werken (stappenplan) 29 4 Overzicht van een implementatietraject 30 5 Stap 1: Inrichting projectorganisatie (2 3 mnd) 32 6 Stap 2: O-meting (2 mnd) 35 6.1 Doel van de 0-meting 35 6.2 Systematiek van de 0-meting 36 6.3 Resultaat van de 0-meting: basis voor de eigen ambitie en visie 36 6.4 Argumentatie voor en tegen verandering 36 7 Stap 3: Visievorming (3 mnd) 39 7.1 Doel van de visie, noodzaak om te veranderen 39 7.2 Opbouw afbakening van en randvoorwaarden voor de visie 40 7.3 Basisprincipes voor het informatiemanagement 41 7.4 De eigenlijke visie: implementatieniveau voor netcentrisch werken 43 7.5 Vervolg van het implementatieproject 46

8 Stap 4: Organisatie en processen (4 mnd) 47 8.1 Doel 47 8.2 Samenstelling en planning van de werkgroep O&P 49 8.3 Het proces van informatiemanagement 50 8.3.1 Het gedeeld waterbeeld (GWB) 50 8.3.2 Tabbladen in het gedeeld waterbeeld 51 8.3.3 Fase normale bedrijfsvoering 54 8.3.4 Coördinatiefase 1 54 8.3.5 Coördinatiefase 2 55 8.3.6 Coördinatiefase 3 of 4 55 8.4 De organisatie van informatiemanagement 55 8.4.1 Dubbelrol versus zelfstandige rol 55 8.4.2 Bereikbaarheid, beschikbaarheid en opkomsttijden 56 8.4.3 Competenties 56 8.5 Voorbeeld van de netcentrische werkwijze bij opschaling 56 9 Stap 5: Opleiden, trainen en oefenen (4 mnd) 59 9.1 Doel 59 9.2 Learning by doing 59 9.3 Opbouw OTO-programma 60 9.4 Bijsturing op basis van leerervaringen 62 9.5 Aansluiting op het reguliere OTO-programma 62 10 Stap 6: Techniek 63 10.1 Doel 63 10.2 Randvoorwaarden ICT-oplossing 63 10.3 Voordelen gezamenlijkheid 64 14

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 15 11 Stap 7: Vaststellen go live criteria (2 mnd) 65 11.1 Doel 65 11.2 Criteria 66 12 Stap 8: Evaluatie / doorontwikkeling tijdens operationele fase (12 mnd) 67 13 Stap 9: Organisatie overschrijdende informatiemanagementprocessen 68 13.1 Netcentrisch werken voorwaarde voor bovenregionale besluitvorming 68 13.2 Organisatie bovenregionale informatiemanagementprocessen 69 13.3 Ketenpartnerbeleid IFV (veiligheidsregio s) 69 14 Communicatie 71 Deel C: Ondersteuning bij implementatie en landelijk beheer van de werkwijze 73 15 Ondersteuning bij implementatie 74 16 Landelijk beheer werkwijze 76 Deel D: Bijlagen 79

16 D e e l A : i n t r o d u c t i e n e t c e n t r i s c h w e r k e n

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 17

1 i n l e i d i n g 1.1 Aanleiding en doel referentiekader Dit referentiekader beschrijft op welke manier een gezamenlijke en uniforme werkwijze voor netcentrisch werken bij de waterschappen eruit ziet en hoe die geïmplementeerd kan worden. De behoefte om de netcentrische werkwijze verder uit te werken en te implementeren is ingegeven door: De constatering dat bij oefeningen en incidenten de informatievoorziening steeds problematisch is en het inzicht dat netcentrisch werken daarin verandering kan brengen; De noodzaak om de uitwisseling van informatie met de veiligheidsregio s te borgen, wanneer het gaat om de bestrijding van multidisciplinaire crises, in een tijd waarin de informatiebehoefte van crisispartners en het publiek direct gevoeld wordt. Om dit proces op een zo uniform en zo efficiënt mogelijke wijze tot stand te laten komen, is een richtinggevend kader opgesteld: het referentiekader. Dit kader helpt de waterschappen de netcentrische werkwijze stap voor stap te implementeren in de eigen organisaties, voorafgegaan door het bepalen van het eigen ambitieniveau daarbij. 1.2 Proces tot stand komen referentiekader In het Bestuursakkoord water (april 2011) staat dat waterschappen en Rijkswaterstaat afspraken maken over hoe samen te werken op het gebied van crisisbeheersing. Hierbij wordt verwezen naar het tussen het Veiligheidsberaad, Rijkswaterstaat en de waterschappen vastgestelde modelconvenant. In dit modelconvenant is met betrekking tot het onderwerp Netcentrisch Werken het volgende vermeld: 18

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 19 Partijen streven naar werken volgens de netcentrische wijze van informatievoorziening. Dit houdt in dat alle partijen op dezelfde wijze en tijd over relevante informatie (kunnen) beschikken. Partijen maken afspraken over toegang tot de netcentrische applicatie van de veiligheidsregio voor Rijkswaterstaat en het waterschap. De Stuurgroep Management Watercrises en Overstromingen (SMWO) heeft in december 2011 besloten dat een eenduidige en uniforme netcentrische werkwijze voor de waterkolom wenselijk is. Hiertoe is een marsroute opgesteld, waarin (wederom op basis van de ervaringen van de veiligheidsregio s) in gezamenlijkheid naar dit doel toe gewerkt wordt. De Commissie Bestuur, Communicatie en Financiën (CBCF) van de Unie van Waterschappen nam in navolging van de SMWO op 1 juni 2012 het volgende besluit: 1. Alle waterschappen spreken, ook bestuurlijk, de veiligheidsregio s aan op de afspraken die in het modelconvenant worden voorgesteld. 2. Alle waterschappen maken ruimte in de jaarplanning en de begroting om in het jaar 2013 in ieder geval een start te maken met de implementatie van netcentrisch werken. Er kunnen daarbij verschillen zijn in tempo. 3. Een platform in te richten, waarin de waterschappen samen vorm geven aan de implementatie van netcentrisch werken. Dit wordt een inhoudelijk platform, aangestuurd door een stuurgroep van bestuurders. De ambities uit het Bestuursakkoord Water zijn door de waterschappen vertaald in een gezamenlijke visie op crisisbeheersing. Daarin is het belang van goed informatiemanagement en de netcentrische werkwijze nadrukkelijk beschreven. Voor de vertaling daarvan in dit referentiekader heeft de Unie van Waterschappen een Platform Netcentrisch Werken (NCW) ingesteld, onder leiding van een (bestuurlijke) stuurgroep. Een werkgroep heeft vervolgens het referentiekader opgeleverd. In genoemde gremia zijn belangrijke netwerkpartners als de veiligheidsregio s en Rijkswaterstaat vertegenwoordigd. In de projectperiode van de werkgroep zijn diverse regionale sessies gehouden bij de waterschappen, om bredere bekendheid te geven aan NCW en de werkzaamheden van de werkgroep in het bijzonder. Ook andere momenten zijn aangegrepen om te communiceren over de voortgang en de eigen achterban en netwerkpartners te betrekken. Op die manier is getracht tot optimaal draagvlak te komen voor een succesvolle implementatie. Het referentiekader is, na een intensieve voorbereiding van bijna een jaar door de CBCF vastgesteld. 1.3 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt ingezoomd op het gedachtegoed netcentrisch werken en wat het oplevert. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 beschreven wat de uitgangspunten voor dit referentiekader zijn. Beide hoofdstukken maken onderdeel uit van deel A van het referentiekader. Deel B beschrijft meer in detail de werkwijze. In hoofdstuk 4 wordt op hoofdlijnen een overzicht van een implementatietraject geschetst. In de hoofdstukken 5 tot en met 13 worden achtereenvolgens de diverse implementatiestappen verder beschreven voor de individuele waterschappen. Vervolgens wordt in het laatste hoofdstuk (14) van dit deel aandacht besteed aan het belang van communicatie tijdens en over de implementatie van netcentrisch werken. In deel C van het referentiekader wordt inzage gegeven en de hulp die tijdens de implementatie vanuit landelijk oogpunt geboden wordt (hoofdstuk 15) en wordt in hoofdstuk 16 beschreven hoe het landelijk beheer van de werkwijze (dit referentiekader) eruit ziet. In deel D zijn tot slot alle relevante bijlagen opgenomen

2 n e t c e n t r i s c h w e r k e n, w a t l e v e r t h e t o p 2.1 Wat is netcentrisch werken en wat is het vooral ook niet Er bestaan vele beelden over wat netcentrisch werken is, doet, hoe het werkt, wat er voor nodig is en wat het oplevert. Diverse rapporten zijn hierover geschreven. In onderstaand kader is eerst in het kort verwoord, wat de huidige werkwijze in het informatiemanagementproces is. De netcentrische werkwijze voor de waterkolom (waterschappen, Rijkswaterstaat en provincies) wordt juist gekenmerkt door een continu geactualiseerd gedeeld waterbeeld door alle betrokkenen, onafhankelijk van hiërarchie en een bepaald tijdstip, maar gebaseerd op expertise en ingegeven door relevante ontwikkelingen. Kort samengevat geeft onderstaand kader dit weer. Informatiemanagement nu: De bestaande werkwijze bij informatiemanagement, wordt veelal gekenmerkt door situatierapportages die langs de hiërarchische lijn op vaste tijdstippen worden verstuurd. Zij geven de situatie van het moment van opstellen van de betreffende rapportage weer en daarmee feitelijk een vertekend beeld (verouderde informatie) voor een hoger besluitvormend team. 20

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 21 Informatiemanagement na implementatie netcentrisch werken: Een op ieder willekeurig moment, voor alle betrokkenen (multidisciplinair), beschikbaar waterbeeld, centraal ontsloten. Op basis van dat beeld geven alle betrokkenen de eigen beeld-, oordeel- en besluitvorming verder vorm. Netcentrisch werken is een werkwijze waarbij over het beschikbaar stellen van informatie heldere afspraken zijn gemaakt, zodat de besluitvorming onder crisisomstandigheden altijd gebaseerd is op een actueel en consistent situatiebeeld. Netcentrisch werken is een cultuuromslag. Veel calamiteiten houden zich niet aan gebied- en/of organisatorische grenzen. Dit betekent dat het, in geval van watergerelateerde calamiteiten, goed denkbaar is dat meerdere waterbeheerders een eigen waterbeeld opstellen. In onderstaande figuur is schematisch weergegeven, hoe het delen van meerdere waterbeelden uiteindelijk tot één gezamenlijk gedeeld waterbeeld leidt en beschikbaar is voor de veiligheidsregio( s). GBT IM IM Meldkamer IM Strategisch MK Strategisch IM Totaalbeeld (LCMS) IM RBT CoPI ROT Gevraagde besluiten, Sitrap Tactisch Operationeel Genomen besluiten, Sitrap Gedeeld Water Beeld ICO MK Strategisch ICO Gedeeld Water Beeld 1 Sit. Beeld VR Gedeeld Water Beeld Sit. Beeld VR ICO Gedeeld Water Beeld 2 MK Strategisch ICO ICO ICO MK Tactisch Operationeel ICO Tactisch ICO Operationeel RWS ICO Tactisch ICO Operationeel RWS Figuur 3 Oude (links) en nieuwe (netcentrische) informatievoorziening (rechts). Figuur 4 De netcentische informatievoorziening tussen organisaties.

Vaak wordt de werkwijze en het LCMS van de veiligheidsregio s in één adem genoemd. Netcentrisch werken is echter meer dan een ICToplossing. Dat laatste is vooral een ondersteuning om de informatieuitwisseling mogelijk te maken. Netcentrisch werken is niet simpel het invoeren van informatie uit crisisoverleggen op basis van situatierapportages, besluitenlijsten en andere beschikbare informatie in een systeem. Netcentrisch werken is ook niet het kunnen vullen van een tabblad water in het LCMS. Netcentrisch werken is een cultuuromslag. Het vraagt om anders kijken naar huidige mandaten. Het vraagt om andere competenties van mede werkers in de crisisorganisatie en vertrouwen in elkaar. Het maakt blinde vlekken in het informatiemanagementproces inzichtelijk. Het vraagt kennis van de eigen organisatie, van de netwerkpartners en de wederzijdse informatiebehoefte. Het vraagt de bereidheid om beschikbare informatie direct te delen. Het duiden van de informatie die gedeeld wordt is daarbij van groot belang. Het vraagt rolvastheid. Huidige situatie Nieuwe situatie In een schematische weergave laat netcentrisch werken, als nieuwe manier van het delen van informatie in de crisisorganisatie, zich het best vormgeven volgens figuur 5. De overgang van de huidige werkwijze naar de netcentrische werkwijze verloopt volgens de assen: organisatie, processen, mensen en techniek. 2.2 Meerwaarde netcentrisch werken Door netcentrisch informatie te delen binnen de eigen crisisorganisatie en met de crisispartners wordt de bestrijding van de crisis effectiever. Onderstaand schema laat zien via welke stappen dat resultaat wordt bereikt. Beter netwerk Beter effect Betere informatie uitwisseling (Beeldvorming) Betere actie Beter begrip (Oordeelsvorming) Betere beslissingen (Besluitvorming) WBT MK WAT WOT AC Hiërarchische informatie-overdracht 1 2 3 4 Organisatie Processen Mensen Techniek WBT MK Gedeeld Water Beeld WAT Netcentrisch Werken WOT Figuur 5 De vertaling van de huidige (hiërarchische en tijdrovende) informatie gestuurde besluitvormingsprocessen, naar de nieuwe gelijkwaardige en snelle, eveneens informatie gestuurde besluitvormingsprocessen. AC Figuur 6 De nagestreefde effecten van het netcentrisch werken. Bron: Netcentrisch werken in ontwikkeling, TNO en TU Amsterdam, mei 2012, www.infopuntveiligheid.nl Het implementeren van netcentrisch werken vergt, zeker in de aanloop fase, een investering (uren en geld). Het investeringsniveau is sterk afhankelijk van de keuze voor het niveau waarop het waterschap netcentrisch werken gaat implementeren, de bestaande inrichting van de calamiteitenorganisatie en de mate van gezamenlijkheid waarin de implementatie wordt opgepakt. Tegenover die investeringen staat een aantal voordelen, zoals in onderstaand kader verwoord. Deze zullen, gelet op de diversiteit van de betrokken waterschappen, niet voor alle waterschappen in gelijke mate van toepassing zijn. 22

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 23 Er is altijd een actueel totaalbeeld beschikbaar; De tijd voor beeldvorming wordt drastisch verkort, waardoor meer tijd voor oordeelsvorming (onder meer scenario-denken: anticiperend vermogen) en besluitvorming overblijft; Daardoor kan in de crisiscommunicatie sneller gereageerd worden op de steeds grotere en snellere behoefte aan informatie van belanghebbenden en de burgers in het bijzonder; De voorzitter van het waterschap kan voor de camera of in het Gemeentelijk of Regionaal Beleidsteam actuele informatie over het incident en de inzet van het waterschap geven; De waterschappen hebben een sterkere (informatie)positie en dus een effectiever adviserend vermogen bij de veiligheidsregio s; Blinde vlekken in de beschikbare informatie worden voorkomen of opgemerkt; Het zelfcorrigerend vermogen van de juistheid, actualiteit en volledigheid van informatie binnen en buiten de organisatie wordt vergroot; Er kan sneller worden geanticipeerd op veranderende omstandigheden; Maatregelen kunnen efficiënter worden ingezet; Er is minder tijd nodig voor overleg. Die kostbare tijd kan worden besteed aan belangrijkere activiteiten, zoals de aansturing van maatregelen, mensen en middelen. Dit leidt tot minder frustraties tijdens de bestrijding; Overdracht aan volgende shift tijdens langdurige calamiteiten kan efficiënter verlopen, omdat iedereen zich met het gedeeld beeld op de hoogte kan stellen van de laatste stand van zaken; Een uniforme werkwijze stimuleert uitwisselbaarheid van personeel tussen waterschappen en vermindert daarmee de kwetsbaarheid; Netcentrisch werken draagt bij aan een efficiënter en betrouwbaarder landelijk gedeeld waterbeeld; Imago- en juridische risico s worden geminimaliseerd. De voordelen van een netcentrische werkwijze in de crisisorganisatie zijn legio. Op voorhand is echter nog niet iedereen overtuigd van de meerwaarde van netcentrisch werken. Sceptici gebruiken verschillende argumenten tegen de introductie van netcentrisch werken bij de water schappen. Dit heeft voor een deel te maken met de beelden die over netcentrisch werken bestaan. Het zou te veel beslag leggen op de schaarse capaciteit en financiële middelen. Daarnaast hebben veel waterschappen het idee dat ze de bestrijding van crises al goed ter hand nemen. Er zijn waterschappen die maar weinig incidenten hebben waarvoor ze opschalen. Minder vaak wordt uitgesproken dat er ook vrees bestaat voor de transparantie die ontstaat door netcentrisch werken. Netcentrisch werken is een werkwijze die past bij de huidige informatiemaatschappij. Het is een voorwaarde om te kunnen aanhaken bij veilig heidsregio s. Niet meedoen is dan ook geen optie. Vandaar dat de CBCF in 2012 heeft besloten dat alle waterschappen netcentrisch werken gaan implementeren. Waar mogelijk wordt in dit referentiekader rekening gehouden met bovenstaande argumenten. Zo biedt het referentiekader drie niveaus van netcentrisch werken. Waterschappen kunnen daaruit het niveau kiezen dat het best bij hun organisatie, risicoprofiel en ambities past. Tot slot: de ervaringen met netcentrisch werken zijn positief. De veilig heidsregio s hebben grote vooruitgang geboekt in hun informatievoorziening en zijn over het algemeen tevreden met het LCMS als gezamenlijk systeem voor het uitwisselen van informatie. Ook bij de waterschappen die ervaring hebben opgedaan met netcentrisch werken, in oefeningen en/of bij echte incidenten, groeit het enthousiasme als de medewerkers, leidinggevenden en bestuurders hebben kennis gemaakt met de mogelijkheden.

24 Kort samengevat: De besluitvorming vindt voortaan (op alle niveaus) plaats op basis van volledige, actuele en betrouwbare informatie: Imago- en overige afbreukrisico s worden geminimaliseerd; Betere aansluiting op (social) media is mogelijk. In ultieme vorm kan die juist worden gebruikt als betrouwbare input voor de eigen crisiscommunicatie; De activiteiten kunnen weer gericht worden op de eigenlijke kerntaken; De waterschappen zijn in control daar waar zij voor de bestrijding aan de lat staan of de adviserende positie bij partners vervullen; De waterschappen nemen de verantwoordelijkheid die hoort bij het zijn van veerkrachtige en professionele partners in crisisbeheersing.

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 25 3 u i t g a n g s p u n t e n r e f e r e n t i e k a d e r Aan dit referentiekader ligt een aantal uitgangspunten ten grondslag. Die uitgangspunten zijn ontleend aan besluitvorming door de Unie van Waterschappen en aan het gedachtegoed van het netcentrisch werken. 3.1 Visie crisisbeheersing Unie van waterschappen In de landelijke visie is, met betrekking tot het thema informatie voorziening waartoe het netcentrisch werken behoort, het volgende gesteld: Informatiemanagement vormt de ruggengraat van een goede crisis beheersing en de essentiële verbinding naar de veiligheidsregio tijdens crises. Alle waterschappen werken uniform volgens de gedachte van het netcentrisch werken: Zij ontwikkelen één uniforme basismethode (werkwijze) voor de water schappen. - Zij ontsluiten en delen één gezamenlijk waterbeeld met de crisis partners, die dit beeld als onmisbaar beschouwen binnen de eigen besluitvorming. Zij sluiten aan bij de ontwikkelingen en behoeften van de veiligheidsregio s.

26 Tevens is daarin gesteld dat, om de ontwikkeling van de landelijke werkwijze en lokale implementatie mogelijk te maken, het nodig is om: Nieuwe spelregels voor informatiemanagement op te stellen, zoals een landelijke werkwijze. Een implementatiepakket voor het netcentrisch werken met de waterschappen te ontwikkelen en aan te bieden, bijvoorbeeld met behulp van OTO-modules. Daar waar een ondersteunende ICT-tool nodig is, deze zoveel mogelijk in gezamenlijkheid te ontwikkelen, slim gebruikmakend van reeds bestaande systemen. 3.2 Opdracht platform netcentrisch werken waterschappen Het projectplan voor het netcentrisch werken van de waterschappen is door de commissie Bestuurszaken, Communicatie en Financiën van de Unie van Waterschappen, waarin alle waterschappen vertegenwoordigd zijn, vastgesteld en diende als opdracht voor het platform en de werkgroep. Nadrukkelijk is in het projectplan gesteld dat als basis voor de netcentrische werkwijze van de waterschappen het Referentiekader Netcentrische Crisisbeheersing (2012) van de veiligheidsregio s van toepassing is. 3.3 Wet veiligheidsregio s en netcentrisch werken veiligheidsregio s In de Wet veiligheidsregio s (2010) is de waterschappen als ketenpartner een actieve rol in het fysieke veiligheidsdomein toebedeeld. In het Referentiekader Regionaal Crisisplan (één van de wettelijke producten die op regionaal niveau naar Regionale Crisisplannen per veiligheidsregio vertaald moeten worden) is concreet het proces Water- en Scheep vaartzorg opgenomen. In dat proces staan de waterbeheerders aan de lat voor onder meer de informatievoorziening en de aansluiting daarvan bij de veiligheidsregio s 7. Dit impliceert dat zij in staat zijn aan te sluiten bij de regionale werkwijzen van veiligheidsregio s en dat zij daarop ook de eigen organisaties inrichten. Sinds 2008 wordt netcentrisch werken bij de veiligheidsregio s ingevoerd. De ervaringen die daarbij zijn opgedaan komen de water schappen ten goede. Daarnaast zijn de veiligheidsregio s de belang rijkste partners bij crisisbeheersing door de waterschappen. Ook dit maakt het noodzakelijk dat de werkwijze van de waterschappen naad loos aansluit bij die van de veiligheidsregio s om wederzijdse informatie-uitwisseling, begrip en snelle coördinatie mogelijk te maken. 3.4 Diversiteit en structuur calamiteitenorganisaties, terminologie en rollen Netcentrisch werken heeft invloed op alle niveaus en teams in de crisis organisatie. Elk waterschap hanteert een eigen terminologie en structuur voor de crisisorganisatie. Het is een onmogelijke opgave gebleken om één, voor ieder waterschap volledig herkenbaar, referentiekader op te leveren. Daarom is het referentiekader uitgewerkt voor een doorsnee waterschap en zijn een bepaalde structuur van de calamiteitenorganisatie en bijbehorende terminologie als uitgangspunt genomen. Deze zijn in onderstaande tabel in de linkerkolom verwoord. Daarachter is een toelichting opgenomen, op basis waarvan de waterschappen kunnen bepalen of zij een soortgelijk team hebben en zo ja, of daarvoor een andere term of structuur wordt gehanteerd. De waterschappen wordt dan ook geadviseerd om de handreiking op die onderdelen tijdens de implementatie te vertalen naar de eigen, huidige situatie. Onderstaande tabel kan de basis zijn voor een eigen transitie van structuur, termen en rollen. 7 Binnen het IFV wordt gewerkt aan het ketenpartnerbeleid. Een beleid, naar verwachting medio 2014 gereed, dat inzicht geeft in hoe de veiligheidsregio s op uniforme wijze de diverse ketenpartners laten aansluiten.

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 27 Crisisteams Meldkamer WAT (operationeel) WOT (tactisch) WBT (strategisch) Toelichting De plaats in de organisatie waar (centraal) de incidentmeldingen binnenkomen en worden doorgezet. Vaak ook aangeduid als berichtencentrum, coördinatiewacht, of iets dergelijks. Het Waterschap Actie Team dat in het veld met de uitvoering van bestrijdingsmaatregelen bezig is. Het houdt zich vooral met de bronbestrijding / de aansturing in het veld bezig. Bij andere waterschappen heet dit team soms CPI (Coördinatie Plaats Incident) of is dit een kantoorteam (dat het operationele team ondersteunt met bijvoorbeeld specifieke informatie). Die waterschappen hebben dan vaak nog één of meerder CPI( s) in het veld naast het WAT op kantoor. Het niveau dat zich op tactisch niveau met de effecten van de crisis bezig houdt (zoals crisiscommunicatie, juridische aspecten, scenariodenken en voorbereiding van de strategische / bestuurlijke besluitvorming). Dit team wordt vrij algemeen aangeduid als WOT (Waterschap Operationeel Team). Het niveau dat zich hoofdzakelijk met de beleidsmatige en bestuurlijke aspecten bezig houdt. Dit team wordt vrij algemeen aangeduid als WBT (Waterschap Beleids Team). 3.5 Integrale benadering vanuit vier assen De invoering van netcentrisch werken is een ingrijpend veranderproces. Een integrale benadering van de volgende aspecten is daarbij van belang: Organisatie Processen Mens (competenties, cultuur) Techniek 3.6 Worstcase-benadering (crisis) De insteek van het implementatietraject voor netcentrisch werken is, dat de werkwijze juist bij een grootschalige crisis (coördinatiefase 4/ Grip 4 of hoger) stand houdt en zijn meerwaarde heeft. Per definitie betekent dit dat ook bij kleinere calamiteiten de werkwijze toepasbaar is en in ultieme vorm zelfs op onderdelen in het dagelijks functioneren van de organisatie. In deel B wordt langs deze aspecten, ook wel de vier assen genoemd, stap voor stap beschreven wat de aandachtspunten zijn en welke implementatiestappen geadviseerd worden.

3.7 Uitwisselbaarheid mens, proces en techniek (interoperabiliteit) Netcentrisch werken staat en valt met het vertrouwen in mensen, infor matie, processen en in werkende techniek. Tezamen vormen zij de basis voor uitwisselbaarheid (interoperabiliteit). Interoperabiliteit is de mogelijkheid van verschillende autonome, heterogene systemen, apparaten of andere eenheden (bijvoorbeeld organisaties) om met elkaar te communiceren en interacteren. Om dit te bewerkstelligen zijn standaarden, protocollen en procedures nodig. In het kader van netcentrisch werken gaat het hierbij dus om het direct begrijpen van elkaar op basis van de uniforme beeldvorming in het Gedeelde Waterbeeld (GWB). 28

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 29 D e e l B : r e f e r e n t i e k a d e r i m p l e m e n t a t i e n e t c e n t r i s c h w e r k e n ( s t a p p e n p l a n ) In dit deel van het referentiekader wordt inzichtelijk gemaakt via welke te doorlopen stappen het invoeren van een netcentrische werkwijze kan verlopen. Daar waar vanuit de landelijke visie hiervoor concrete eisen volgen, zijn die in de onderscheiden stappen benoemd. Feitelijk zijn dat de werkelijke referentiekaders, terwijl het hele deel B op zichzelf meer als een handreiking, een hulpmiddel dient.

4 o v e r z i c h t v a n e e n i m p l e m e n t a t i e t r a j e c t Dit hoofdstuk beschrijft in het kort de globale opbouw van een mogelijk implementatietraject. De stappen worden in de volgende hoofdstukken concreet uiteengezet. Op basis daarvan kunnen de waterschappen in de eigen organisaties aan de slag met het invoeren van de netcentrische werkwijze. Op basis van landelijke ervaringen kan gesteld worden dat het implementatietraject volgens de vier assen (organisatie, processen, mens en techniek) zo n anderhalf jaar in beslag neemt. Daarna volgt een jaar van evalueren en doorontwikkelen. Immers, de waterschaporganisatie en de omgeving zijn continu in beweging. Dit betekent dat waar nodig de netcentrische werkwijze wordt aangepast aan de veranderende omstandigheden. Inrichting 0-meting Visievorming Organisatie, processen en techniek OTO Go Live 2-3 mnd. 2 mnd. 3 mnd. 4 mnd. 4 mnd. 2 mnd. Evaluatieperiode 12 mnd. Figuur 7 Globale tijdsplanning bij een implementatietraject. 30

referentiekader voor de implementatie van netcentrisch werken bij de waterschappen 31 Grofweg kan het implementatietraject in 8 stappen worden ingedeeld: 1. De inrichting van de projectorganisatie; 2. De 0-meting, waaruit moet blijken waar de organisatie afscheid van wil nemen als het gaat om knelpunten in de bestaande informatievoorziening bij calamiteiten en die de verdere basis vormt voor de invoering van netcentrisch werken; 3. De visievorming op basis van het referentiekader en de waterschapseigen ambities voor het niveau van invoering van de netcentrische werkwijze, afgestemd op de resultaten van de 0-meting en de afspraken met eventuele samenwerkingspartners; 4. De vormgeving van de organisatie en processen van het informatiemanagement binnen de calamiteitenorganisatie; 5. De uitvoering van diverse OTO-activiteiten om de mensen klaar te stomen voor het netcentrisch werken; 6. Het netcentrisch werken heeft een technische component. Naast hardware (bijvoorbeeld computers) gaat het ook om software (systemen). In het laatste geval kan het gaan om het koppelen aan bestaande systemen, het ontwikkelen of inkopen van nieuwe systemen of het aansluiten op systemen bij crisispartners. Het waterschap bekijkt in deze stap welke technische invulling het best past bij de eigen ambities, visie en reguliere ICT. In de tijdsplanning valt deze stap onder Organisatie en processen; 7. Go-live: de laatste check en aanpassingen op basis van resultaten van een slotoefening, alvorens het netcentrisch werken operationeel wordt; 8. Evaluatie en bijstelling gedurende een vooraf gedefinieerde periode (bijv. een jaar). De landelijke beheersorganisatie (zie deel C van dit referentiekader) besluit over gewenste aanpassingen die invloed hebben op de basis van dit referentiekader. In de navolgende hoofdstukken zijn deze stappen concreet uitgewerkt en bieden zij handreikingen aan de waterschappen om stap voor stap netcentrisch werken te kunnen invoeren, op een voor het waterschap toepasbare manier. Zonder dat daarbij afbreuk gedaan wordt aan de landelijke afspraken en gezamenlijke stip op de horizon (visie Samenwerking in crisisbeheersing van de Unie van Waterschappen).

5 S t a p 1 : I n r i c h t i n g p r o j e c t o r g a n i s a t i e ( 2-3 m n d ) De waterschappen wordt geadviseerd om de implementatie van netcentrisch werken in de eigen organisatie projectmatig op te zetten. Het gaat hierbij om een projectorganisatie die sturing / coördinatie geeft aan de implementatie, die tijdig beslissingen kan nemen of vragen kan beantwoorden en die in verbinding staat met alle lagen van de organisatie. Deze projectorganisatie kan een snelle ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming organiseren, organiseert en borgt de randvoorwaarden binnen het waterschap en maakt deze inzichtelijk. In onderstaande figuur is een schematische weergave opgenomen van een mogelijke projectorganisatie, waarna per onderdeel een korte toelichting daarop wordt gegeven. Het verdient aanbeveling om eerst de projectorganisatie te benoemen en aan te stellen, alvorens concreet een start te maken met de implementatie. Pas wanneer alle taken, rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de projectorganisatie zijn belegd, kan een voortvarende start en een vloeiend projectverloop plaatsvinden. Stuurgroep Project team Wg O&P Wg OTO Wg Communicatie Figuur 8 Schematische weergave van een mogelijke projectorganisatie. Wg Techniek 32