Nieuwe werken in gemeenten Hype of blijvertje Tekst: Karlien Haak / Fotografie: Kees Winkelman
Het Nieuwe Werken blijft in 2013 populair in gemeenten. Het is voor veel van hen een antwoord op de vraag hoe zij het werk slimmer kunnen organiseren, en hoe zij aantrekkelijker kunnen zijn voor zowel medewerkers als burgers. Maar in hoeverre levert invoering van Het Nieuwe Werken nu blijvende verbeteringen op voor de organisatie? En hoeveel draagvlak is er onder gemeenteambtenaren voor deze vernieuwing? Nu in de maatschappelijke discussie de tegengeluiden luider klinken, is het de moeite waard een voorlopige balans op te maken. Het Nieuwe Werken kent vele vrienden. In het najaar van 2012 trokken werkgevers, vakbonden, milieuorganisaties, overheid, managementadviseurs, kantoorinrichters en ICT-bedrijven samen op in de derde week van Het Nieuwe Werken om organisaties te bewegen tot invoering. Ook gemeenten kwamen naar buiten met hun goede voorbeelden. Van s Hertogenbosch tot Ede en Heemstede. Maar de tegengeluiden die er altijd al waren, klinken de laatste maanden luider. Toen de topvrouw van Yahoo Marissa Mayer haar medewerkers verzocht weer naar kantoor te komen, voorspelde journalisten het einde van het nieuwe werken. In maart 2013 pakte Volkskrant magazine uit met het artikel Heimwee naar het oude werken. Het artikel stond vol quotes van teleurgestelde nieuwe werkers. Ook werd het onderzoek aangehaald van het voormaligvakbondskenniscentrum Werk & Vervoer (zie kader) waaruit bleek dat mensen niet zo dol zijn op flexplekken en vooral vrouwen zich thuis moeilijk op hun werk kunnen concentreren. De investering waard? Moet je je van deze tegengeluiden iets aantrekken als enthousiaste gemeentelijke secretaris, P&O er of ondernemingsraadslid in de gemeente? Zijn al die investeringen in nieuwe gebouwen, tablets, leiderschapscursussen en thuiswerkplekken het wel waard als we straks weer massaal op kantoor gaan werken en terugkeren naar het veilige 9 tot 5 bestaan? Om die vraag te beantwoorden is het goed na te gaan wat nieuw werken nou precies is, hoe het bij gemeenten wordt ingezet en hoeveel draagvlak er is bij ambtenaren.
De term het nieuwe werken is ontleend uit de whitepaper van Bill Gates, grondlegger van Microsoft, waarin hij beschrijft hoe ICT de wereld waarin wij werken verandert. Die analyse zal menige gemeente herkennen. Denk maar aan twitterende burgemeesters en gemeentesecretarissen en aan de digitale gemeenteloketten. In Nederland hebben pioniers als Interpolis, Microsoft en Veldhoen eraan bijgedragen dat er een blauwdruk kwam waar organisaties massaal mee aan de slag konden. De integrale aanpak van zowel kantoorinrichting, ICT en cultuur -of de drie b s: bricks, bytes and behaviour- zorgt ervoor dat we ons niet te eenzijdig op de buitenkant concentreren. Bij de gemeenten lijkt de aanpak tot nu toe behoorlijk evenwichtig, waar het gaat om de drie b s. In mijn tijd als projectleider van het genoemde Kenniscentrum Werk & Vervoer kwam ik in veel gemeenten die aan de slag gingen met nieuw werken. Daarbij was de directe aanleiding wellicht die herindeling of dat nieuwe kantoor, maar altijd bleken ook het belang van slim samenwerken, de burgers goed bedienen en kwaliteit leveren grote drijfveren. En dat is verstandig. Zo wijst onderzoek van TNO uit dat 60% van het succes van nieuw werken valt of staat met aandacht voor cultuur. Draagvlak voor cultuurverandering Je zou de veranderingen in cultuur bij nieuw werken kunnen onderverdelen in vijf belangrijke aspecten: flexibele werkplekken, flexibele werktijden, resultaatgericht werken en leidinggeven, anders samenwerken en een nieuwe werk-
privé balans. Met de monitor van Het Nieuwe Werken van het Kenniscentrum Werk & Vervoer hebben we in 2012 werknemers op al deze thema s bevraagd om erachter te komen hoeveel draagvlak er was voor veranderingen op deze aspecten. Van de ruim 18.000 respondenten waren er 3.000 werkzaam bij een gemeente. De gemeenteambtenaren bleken het meest enthousiast over resultaatgericht werken: 81% vindt het prettig als het draait om de resultaten. Slechts 9% ziet daarin een risico vanwege de mogelijke verzakelijking. Als het gaat om de randvoorwaarden is er nog wel wat werk aan de winkel: 63% van de gemeenteambtenaren werkt al met duidelijke resultaatafspraken tegenover 69% van alle werknemers-, slechts 58% spreekt met zijn leidinggevende over persoonlijke ontwikkeling. Op flexibele werktijden en werkplek is het enthousiasme iets minder overtuigend: 61% bepaalt graag de eigen werktijden dat ligt onder het totaalgemiddelde van 65%- en slechts 48% vindt het prettig om een flexibele werkplek te hebben. 62% van de gemeenteambtenaren verwacht een betere werkprivébalans. Zorgen zijn er over de samenwerking en afstemming met collega s, 43% denkt dat lastiger zal worden. In een kennistafel met OR-leden en P&O ers van gemeenten in mei 2012 onderschreven aanwezigen dat de veranderingen in werkplekken nog niet echt door mensen omarmd worden. Zij noemden randvoorwaarden die nog niet altijd op orde zijn: de digitalisering van documenten, afspraken over samenwerking en de invulling van de zorgplicht. Ook op gebied van coachend leidinggeven en sturen op resultaten was volgens de deelnemers nog veel te leren bij gemeenten. Lessen uit de praktijk Op al deze vlakken zijn gelukkig ook al veel lessen geleerd door gemeenten, lessen waar anderen van kunnen leren. Zo deelt de gemeente Heemstede in een mooi filmpje de gouden regels voor flexwerken. Bij gemeente Ede is gekozen voor een groeimodel waarin afdelingen bij elkaar konden afkijken wat werkt en wat niet werkt. Ook kregen leidinggevenden veel ruimte om van elkaar te leren, en werd niet meer
gedacht in een span of control maar in een span of support: hoeveel mensen kun jij ondersteunen in hun werk. Bij gemeenten die al enige tijd aan de slag zijn met nieuw werken lijkt het enthousiasme te groeien. De medewerkers wennen aan de nieuwe werkwijze, de randvoorwaarden worden beter geregeld en men vindt langzaam maar zeker een model dat goed aansluit bij de eigen organisatie. De ervaring kan soms leren dat medewerkers uiteindelijk juist vaker op kantoor komen dan voorheen, als dat de optimale vorm van samenwerken is, dan is daar niets mis mee. Geen oplossing voor alles De uitkomsten van het onderzoek en de projecten van het Kenniscentrum laten zien dat onderdelen van nieuw werken volgens de betrokkenen veel goeds kunnen brengen voor zowel gemeenten en haar medewerkers. Vooral het resultaatgericht werken biedt kansen. Maar dat het tegelijkertijd de moeite waard is om goed de vinger aan de pols te houden. Nieuw werken kan in elke organisatie weer anders uitpakken en het is nog lang niet eenvoudig Tips Formuleer een visie die zowel organisatie als medewerkers inspireert om mee te doen Onderzoek of de randvoorwaarden in de gemeente op orde zijn en wat werknemers als kansen en risico s zien. Begin klein en leer van de ervaringen van 1 of enkele afdelingen Er zijn verschillende handreikingen Het Nieuwe Werken beschikbaar: Het Nieuwe Werken: Plaatsonafhankelijk Werken en Arbo Handreiking het nieuwe werken, veilig en gezond (ontwikkeld door werkgevers, vakbonden en ministeries)
om je evenwicht te houden tussen te knellend en te vrij, teveel en te weinig verantwoordelijkheid. Zowel P&O ers als ondernemingsraden en vakbonden kunnen hier een rol spelen. Nieuw werken is dus duidelijk geen oplossing voor al onze problemen. Maar het kan net dat bevrijdende instrument zijn waardoor er ruimte ontstaat voor de ambtenaar om zijn werk meer naar eigen inzicht in te vullen en te organiseren. En waardoor afdelingen minder als eilandjes opereren. Of we het over vijf jaar nog nieuw werken zullen noemen, doet er dan eigenlijk niet meer zo toe. < Kenniscentrum Het vakbondskenniscentrum bestond van 2009 tot januari 2013 en was een project van FNV, CNV en MHP om bij werknemers slim werken en slim reizen op de kaart te zetten. Dat is gerealiseerd door ontwikkeling van informatie en instrumenten en door 150 projecten op sector- en bedrijfsniveau. De projecten bestonden uit onderzoek onder werknemers naar hun beleving en wensen, door toerusting van de ondernemingsraad, door pilots en afspraken in de cao.