Handleiding jaarabonnementen Informatie voor de contactpersonen
2 Inhoudsopgave Inleiding 3 Abonnementsoorten 4 Bestellen, leveren en factureren 5 Jaarabonnementen beëindigen of van abonnement veranderen 6 Vergeten, zoekgeraakte of beschadigde abonnementen 7 Alle prijzen en voorwaarden in deze folder gelden onder voorbehoud van wijzigingen en eventuele zet- en drukfouten.
3 Inleiding Uw organisatie heeft een overeenkomst met NS Zakelijk. Dat betekent dat medewerkers de mogelijkheid hebben om jaarabonnementen via uw werkgever te bestellen. U bent als contactpersoon voor NS Zakelijk de schakel tussen de abonnementhouder en NS. In deze handleiding kunt u lezen wat er van u als contactpersoon wordt verwacht en welke abonnementsoorten onder de overeenkomst tussen uw werkgever en NS Zakelijk aangevraagd kunnen worden. Wat is uw rol als contact persoon? U bent het aanspreekpunt voor de mensen die via uw organisatie een jaarabonnement hebben of een jaarabonnement willen aanvragen. Dat betekent dat u hen adviseert over de verschillende abonnement soorten, de administratie rondom de jaarabonnementen afhandelt en de gegevens verzamelt die nodig zijn om de abonnementen te kunnen aanvragen. De communicatie tussen medewerkers en NS Zakelijk loopt zoveel mogelijk via u. Informatie en adviezen U kunt medewerkers informeren met behulp van de folder Een jaarabonnement via uw werk. Deze folder, toegespitst op de woon-werkreiziger, kunt u downloaden op NS Zakelijk Online (www.ns.nl/zakelijkonline) onder het kopje Brochures en formulieren Heeft u vragen bij het adviseren van jaarabonnementen of over de overeenkomst tussen uw organisatie en NS Zakelijk? mt u dan contact met ons op via 030-300 11 11 of NSZakelijk@ns.nl.
4 Abonnementsoorten Iedere medewerker binnen uw organisatie kan een jaarabonnement bestellen onder de overeenkomst met NS Zakelijk. Hij of zij kan kiezen voor een jaarabonnement voor een bepaald traject of voor heel Nederland, 1e of 2e klas en alleen voor de trein of ook voor bus, tram en metro. Het Jaartrajectabonnement Met een Jaartrajectabonnement reist een medewerker onbeperkt met de trein op een vast traject. Het abonnement is verkrijgbaar voor alle binnenlandse trajecten die vermeld staan in de NS Reisplanner. Op dit traject kunnen medewerkers gebruikmaken van alle treinen, voor zover vermeld in het overzicht Acceptatie NS-vervoerbewijzen op www.ns.nl/voorwaarden, en waarbij is aangegeven dat Jaartrajectabonnementen daar geldig zijn. Dit is inclusief ICE International indien deze rijdt op dit traject. Wanneer de aartrajectabonnementhouder buiten het vaste traject reist, krijgt hij of zij tijdens de voordeeluren 40% korting. De voordeeluren: Van maandag tot en met vrijdag vanaf 09.00 uur; Tijdens het weekend de hele dag; In de maanden juli en augustus de hele dag; Op feestdagen de hele dag; Van 25 december t/m 1 januari de hele dag. Het Jaartrajectabonnement met aanvullend stads- en streekvervoer Een Jaartrajectabonnement kan voordelig worden aangevuld met één, twee of drie zones stads- en streekvervoer. Het aantal zones waarin gereisd mag worden, is in de plaats van vertrek hetzelfde als in de plaats van aankomst. Wanneer er meer dan drie zones nodig zijn, kunt u de medewerker adviseren om vooraf informatie in te winnen bij OV Reisinformatie: 0900-9292 ( 0,70 p.m.). OV Reisinformatie helpt bij de keuze van de juiste combinatie, bijvoorbeeld met een Sterabonnement. Ook voor andere vragen over zones kunt u bij OV Reisinformatie terecht. Het NS-Jaarabonnement en het OV-Jaarabonnement Een NS- en een OV-Jaarabonnement geeft de medewerker recht op onbeperkt reizen met alle binnenlandse treinen, voor zover vermeld in het overzicht Acceptatie NS vervoerbewijzen op ns.nl/voorwaarden en waarbij is aangegeven dat jaarabonnementen daar geldig zijn. Dit is inclusief ICE International. Het OV-Jaar abonnement is ook geldig in alle bussen, trams en metro s. Voor de gezinsleden Indien uw organisatie het toestaat, kunnen NS- en OV-Jaarabonnementhouders voor een kleine meerprijs abonnementen voor hun gezinsleden kopen. Met zo n Bijkaart reizen gezinsleden onbeperkt tijdens de voordeeluren. Bijkaarten kunnen ook later in het abonnementsjaar worden gekocht, maar moeten altijd voor de gehele geldigheidsduur van het hoofdabonnement worden betaald. Het opzeggen van abonnementen voor gezinsleden kan uitsluitend plaatsvinden voor ingangsdatum of tegelijk met het hoofdabonnement. Wanneer een gezinslid met een Bijkaart op een NS- of OV-Jaarabonnement tijdens het abonnementsjaar een Studenten OV-chipkaart krijgt, geeft NS geen restitutie. Het is belangrijk dat de medewerker hier bij aanschaf van extra kaarten rekening mee houdt. De OV-chipkaart Alle jaarabonnementen worden geleverd op een OV-chipkaart met het formaat van een bankpas en zijn voorzien van een pasfoto. Deze pasfoto wordt vastgelegd in onze systemen en heeft een geldigheid van 6,5 jaar. Zolang een pasfoto geldig is, wordt hij gebruikt bij verlenging van het abonnement of bij levering van een duplicaat. Op de OV-chipkaart kan saldo worden geladen om te reizen in het stads- en streekvervoer Meer hierover vindt u op www.ov-chipkaart.nl. Extra voordelen voor jaarabonnementhouders Medewerkers die met een jaarabonnement reizen, profiteren van een aantal leuke extra s, zoals: Samenreiskorting: 40% korting op het normale tarief voor maximaal drie medereizigers in de voordeeluren. Met korting door Europa met RailPlus, zie www.hispeed.nl/railplus voor meer informatie. Tijdens de voordeeluren 40% korting op een overgangsbewijs naar de 1e klas, als de
5 abonnementhouder een jaarabonnement heeft voor de 2e klas. Extra lage tarieven bij alle Q-Park P+R terreinen (op vertoon van een geldig vervoerbewijs). Vier keer per jaar spoor: magazine met informatie en exclusieve aanbiedingen. Korting op een Greenwheels-abonnement, zie www.greenwheels.nl voor meer informatie. Korting op autohuur bij Hertz, zie www.hertz.nl voor meer informatie. Belastingvoordeel: als het abonnement wordt gebruikt voor woon-werkverkeer, heeft de abonnementhouder mogelijk recht op een hogere reiskostenaftrek. Voor meer informatie belt u gratis met de BelastingTelefoon: 0800-0543. Wat verstaan wij onder een gezin? Tot een gezin behoren volgens NS één of maximaal twee personen van ten minste 19 jaar of ouder, gehuwd dan wel geregistreerd partner en samenwonend op één adres dan wel volgens notarieel contract samenlevend op één adres. Daarnaast behoren tot het gezin alle eigen kinderen, stief- en/of pleegkinderen, met wie bovengenoemde personen ten minste één jaar samenwonen en die jonger dan 19 jaar zijn. Bestellen, leveren en factureren Op deze pagina leest u hoe u nieuwe jaarabonnementen bestelt en bestaande abonnementen verlengt. Jaarabonnementen bestellen Aanvragen worden vanuit uw organisatie ingediend via NS Zakelijk Online (www.ns.nl/zakelijkonline). Een gebruikersnaam en wachtwoord hiervoor ontvangt u voor aanvang van de overeenkomst van ons. U kunt ervoor kiezen de abonnementen voor medewerkers aan te vragen, of de medewerkers zelf hun abonnement online aan te laten vragen. In het laatste geval kunt u er nog voor kiezen om een aanvraag goed te keuren voordat hij door ons wordt verwerkt. Afspraken hierover worden vooraf vastgelegd in de overeenkomst tussen uw werkgever en NS Zakelijk. In de handleiding NS Zakelijk Online, die u na het inloggen via www.ns.nl/zakelijkonline kunt vinden onder de kop Brochures en formulieren, staat het aanvraagproces stapsgewijs beschreven. Tussentijds nieuwe jaarabonnementen aanvragen Een overeenkomst met NS Zakelijk heeft een geldigheidsduur van één of twee jaar. Gedurende de looptijd van deze overeenkomst kunnen jaarabonnementen voor nieuwe medewerkers worden aangevraagd. Daarbij gelden de volgende regels: De ingangsdatum voor deze jaarabonnementen bepaalt u zelf. De aanvraagtermijn is 14 dagen en kan opschuiven wanneer een geldige pasfoto op zich laat wachten. De einddatum van een abonnement is gelijk aan de einddatum van de overeenkomst. De prijs van een tussentijds aangevraagd jaarabonnement wordt bepaald op basis van dag- of maandberekening. Hierover zijn afspraken vastgelegd in de overeenkomst Tussentijds aangevraagde abonnementen worden uiterlijk twee dagen voor de ingangsdatum geleverd. Een jaarabonnement via de werkgever dient ten minste drie maanden geldig te zijn of (bij het aflopen van de contractperiode) minimaal een maand met aansluitende verlenging voor een nieuw abonnementsjaar. Bestelde vervoerbewijzen worden aan u als contactpersoon, of direct aan de abonnementhouder geleverd. Verlengen van jaarabonnementen Om ervoor te zorgen dat medewerkers na het aflopen van hun abonnement over een nieuw abonnement kunnen beschikken, sturen wij een verlengmail naar degene die de aanvragen indient. Dat bent u, of dat zijn de abonnementhouders zelf. Aan de hand van de verlengmail kunnen de abonnementen voor de nieuwe overeenkomstperiode eenvoudig online worden aangevraagd. Wanneer deze verlengmail
6 wordt verstuurd, tot wanneer de aanvragen ingediend kunnen worden en wanneer de nieuwe abonnementen worden afgeleverd, is afgesproken met uw accountmanager. kosten die niet vergoed worden als aftrekpost voor de inkomstenbelasting opgeven. Op www.ns.nl/zakelijk vindt u meer over fiscale aspecten met betrekking tot personenvervoer. Facturering Nadat een aanvraag online is ingediend, kunt u zien wat de prijs van het abonnement bedraagt. Deze gegevens kunt u gebruiken voor uw eigen administratie of doorgeven aan de salaris- en/of crediteurenadministratie. Wij sturen een factuur met een specificatie van de geleverde jaarabonnementen naar het afgesproken adres binnen uw bedrijf of instelling. Fiscale aspecten Bedrijven kunnen de meeste reiskosten voor de trein belastingvrij vergoeden. Medewerkers kunnen de Wanneer moet uw bestelling bij ons binnen zijn? Als jaarabonnementen worden besteld voor een nieuwe overeenkomst of een verlenging, dienen de aanvragen vijf weken voor de afgesproken datum van levering bij NS Zakelijk te zijn. U bespreekt de datum van aanvraag en de leverings datum met uw accountmanager. Voor een tijdige levering is het belangrijk dat een geldige pasfoto ruim voor de gewenste ingangsdatum van het abonnement bij ons is ingediend. Jaarabonnementen beëindigen of van abonnement veranderen Omdat er veel kan gebeuren in een jaar, is het onder bepaalde omstandigheden mogelijk om een jaarabonnement voortijdig te beëindigen. Om de volgende redenen kan een jaarabonnement beëindigd worden: Verhuizing van de medewerker naar een andere gemeente; Verhuizing van de organisatie naar een andere gemeente; Wijziging van de werkkring; Wijziging van het werkpatroon bijvoorbeeld van dagdienst naar ploegendienst; Ziekte (minstens twee aaneengesloten maanden); Zwangerschapsverlof; Overlijden. Het bovenstaande geldt uitsluitend voor abonnementen die minimaal drie maanden zijn gebruikt, behalve in geval van ziekte of overlijden. Voor gezinsleden met een Bijkaart is beëindiging alleen mogelijk in geval van overlijden en bij beëindiging van het hoofdabonnement. Zie voor meer informatie de voorwaarden jaarabonnementen in op NS Zakelijk Online (www.ns.nl/zakelijkonline) of op www.ns.nl/zakelijk. Wanneer een jaar abonne ment voortijdig wordt beëindigd, wordt een deel van het aankoopbedrag gerestitueerd. Deze verrekening vindt plaats vanaf de gewenste einddatum, op voorwaarde dat het jaarabonnement samen met een volledig ingevuld opzeggingsformulier binnen vijf werkdagen na deze datum binnen is bij op NS Zakelijk. Overstappen naar een andere abonnementsoort Het veranderen van een abonnement binnen de contractperiode (zonder geldige restitutiereden) is alleen mogelijk als er naar een duurdere abonnementsoort wordt over gestapt. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker een NS-Jaarabonnement voor een OV-Jaarabonnement verruilt of een 2e klas jaarabonnement omwisselt voor een abonnement voor de 1e klas. In zo n geval vraagt u of de betreffende medewerker een nieuw jaarabonnement aan. Dit abonnement wordt uiterlijk twee dagen voor ingangsdatum geleverd. Het oorspronkelijke abonnement dient met een opzeggingsformulier binnen vijf werkdagen na het ingaan van het nieuwe abonnement aan NS Zakelijk retour gestuurd te worden. Voor het nieuwe jaarabonnement ontvangt u een factuur, voor het opgezegde abonnement ontvangt u een credit factuur. Opzeggingsformulieren kunt u downloaden op NS Zakelijk Online (www.ns.nl/zakelijk) bij Brochures en formulieren.
7 Reden restitutie Bewijsstuk meesturen Inlevertermijn jaarabonnement Verhuizing Binnen 5 werkdagen na Beëindiging Binnen 5 werkdagen na arbeids overeenkomst Verplaatsing werkkring Binnen 5 werkdagen na naar andere gemeente Overlijden In overleg met Abonnementhouder contactpersoon en NS Overlijden houder In overleg met Bijkaart contactpersoon en NS Aanschaf duurdere kaart Binnen 5 werkdagen na Langdurige ziekte Ja Binnen 10 weken na (min. 2 mnd.) aanvang ziekte Zwangerschapsverlof Ja Binnen 5 werkdagen na Trajectaanpassing Binnen 5 werkdagen na 3 mnd. termijn van toepassing* Ja Ja Ja Ja * Bij Ja verlenen wij geen restitutie over de eerste 3 maanden. Vergeten, zoekgeraakte of beschadigde abonnementen Het kan iedere abonnementhouder overkomen: het jaarabonnement een keer vergeten, kwijt zijn of verliezen. Hieronder leest u wat in dergelijke gevallen de gang van zaken is. Jaarabonnement vergeten? Abonnementhouders die ontdekken dat ze het jaarabonnement niet bij zich hebben, kopen gewoon een kaartje. Vervolgens kunnen zij met het formulier 'Geld terug bij vergeten abonnement' maximaal drie keer per abonnementsjaar de kosten van het voor die dag geldige vervangende NS-vervoerbewijs terug vragen. Zo n formulier is verkrijgbaar bij de NS-servicebalie, via NS Klantenservice, tel. 0900 202 11 63 ( 0,10 p.m.) en op www.ns.nl onder het kopje Service bij Folders en formulieren. Een duplicaat nodig? Wanneer een jaarabonnementhouder de kaart kwijt is door verlies of diefstal of wanneer de kaart beschadigd is geraakt, dient u een volledig ingevuld duplicaatformulier op te sturen naar NS Zakelijk. U stuurt dit formulier (samen met een schriftelijke verklaring omtrent verlies of diefstal, of samen met de beschadigde kaart) naar: NS Zakelijk Postbus 2572 3500 GN Utrecht Ontdekt een abonnementhouder pas tijdens de reis dat hij zijn jaarabonnement niet bij zich heeft, dan betaalt hij bij controle de wettelijke boete van 35,- plus de ritprijs. In veel gevallen kan de boete achteraf worden kwijtgescholden via NS Klantenservice, tel. 0900 202 11 63 ( 0,10 p.m.). Heeft u nog vragen? U kunt bellen met Klantenservice NS Zakelijk via 030-300 1111 (op werkdagen tussen 8:30 en 17:00 uur). U kunt ook mailen via NSZakelijk@ns.nl.
Geldig vanaf 1 April 2011 DXE18-306/04.11