1. Golden Best Practice 2015

1. Golden Best Practice 2015 Bedrijf Titel : A-HAK Leidingbouw : De Kracht van V8 Common practice: Medewerkers voorlichten in startwerkintroducties, toolboxmeetings, met safetyalerts etc. Best practice: De kracht van V8 is een praktisch instructiepakket voor uitvoerders. Het pakket helpt hen bij het organiseren van effectievere toolboxmeetings. Uitvoerders hebben de taak om hun medewerkers te informeren én te motiveren met betrekking tot veiligheidsverdrag en cultuur. Daarbij is het (toezien op) werken volgens voorschriften en vastgestelde protocollen alleen niet genoeg. Vanuit het idee dat een toolbox mits goed gegeven een sterk middel is om invloed uit te oefenen op het veiligheidsgedrag, traint A.Hak zijn uitvoerders met De kracht van V8. Het pakket bevat een instructiefilm en een boekje met tips en uitleg. Met De kracht van V8 kiest A.Hak ervoor om veiligheidsgedrag te beïnvloeden door te investeren in verbetering van de vaardigheden van degenen die daar op de werkvloer het meeste invloed op kunnen uitoefenen. Hoe draagt deze best practice bij aan risicobeheersing: De kracht van V8 draagt bij aan risicobeheersing doordat het uitvoerders beter in staat stelt toolboxmeetings te geven die indruk maken. Zowel de film als het boekje geven een groot aantal tips die bijdragen aan toolboxmeetings van hogere kwaliteit. Inhoudelijk, maar vooral ook op het gebied van kennisoverdracht en communicatie met de medewerkers. Daarnaast dient De kracht van V8 een aantal secundaire doelen. Uitvoerders bekijken de instructiefilm groepsgewijs en raken daardoor ook met elkaar in gesprek. Ze geven elkaar daardoor tips over het geven van toolboxmeetings, maar wisselen ook ervaringen uit op het gebied van veiligheidsgedrag, incidenten en bijna-incidenten. BIJLAGEN - Video de kracht van v8 - De kracht van V8 naslagwerk - De kracht van V8 flyer 2

de kracht van V8 ACHT TIPS VOOR EEN EFFECTIEVE TOOLBOX Veiligheid is geen product dat je kunt aanschaffen. Veilig werken is een proces, waaraan je met elkaar bouwt en schaaft. Veiligheid is nooit af. Het moet in alle lagen van de organisatie en op alle fronten duidelijk zijn dat veilig werken altijd nog veiliger kan en moet. De kracht van V8 helpt je daarbij. De acht logische stappen zijn een handig en praktisch hulpmiddel voor het voorbereiden, geven en levend houden van een toolbox. Dit document kan worden gebruikt als naslagwerk bij de instructiefilm 'De ktacht van V8'. Het concept is ontwikkeld door A.Hak in samenwerking met BATS. BATS schrijft, regisseert, filmt, speelt en traint. WWW.AHAK.NL

Inleiding Veiligheid begint bij een goede organisatie van het werk en de werkplek. Maar hoe kan het dan dat ongelukken en bijna-ongelukken blijven gebeuren, zelfs nadat alle technische en procedurele maatregelen zijn getroffen? Het antwoord moeten we zoeken in de veiligheidscultuur van de organisatie: de manier waarop iedereen bij zijn dagelijkse werk omgaat met veiligheid. Het veranderen van een cultuur is een proces dat altijd aandacht blijft vragen. Dat geldt dus ook voor een veiligheidscultuur. Eigenlijk valt er altijd wel iets te verbeteren en ben je nooit klaar met sleutelen en schaven. HOOFDSTUK INLEIDING 04 05

De uitvoerder Als uitvoerder speel je een belangrijke rol wanneer het gaat om verbetering van de veiligheidscultuur. Je bent de verbindende schakel tussen de regels en procedures die het bedrijf heeft ingesteld en de manier waarop je mensen daarmee omgaan. Een uitvoerder moet erop toezien dat regels en procedures worden nageleefd. Maar dat is maar één kant van het verhaal. Misschien is het nog wel belangrijker dat je je medewerkers bewust maakt van het feit dat veilig werken vooral tussen de oren zit. Veiligheid is niet alleen een kwestie van het correct volgen van de voorschriften, het gaat om de manier van denken over de gevaren. Je mensen moeten uit overtuiging veilig werken. Vanuit de gedachte dat iedereen vandaag en morgen weer heelhuids thuis moet kunnen komen. HOOFDSTUK DE UITVOERDER 06 07

Toolbox Een belangrijk instrument om te werken aan het veiligheidsbewustzijn van je mensen is het verzorgen van een toolboxmeeting of kortweg toolbox. Een toolboxmeeting met je medewerkers is een gesprek met een duidelijke boodschap over wat je moet weten en doen om veilig en gezond aan het werk te blijven. Daarbij is het belangrijk dat het thema zo concreet mogelijk is en dat er echt een gesprek ontstaat. Juist door samen te praten over de werkplek, veiligheid, gezondheid en milieu wordt iedereen zich (weer) bewust van het werken in onveilige situaties. Een inspirerende meeting daagt je mensen uit na te denken over het thema en hun manier van werken. HOOFDSTUK TOOLBOX 08 09

De kracht van V8 Voor het voorbereiden, geven en levend houden van een toolbox moet je acht stappen zetten. We noemen dat de kracht van V8. De V8-aanpak bestaat uit drie onderdelen. Elk onderdeel is weer verdeeld in een aantal logische stappen. A VOORBEREIDEN V1 voorbereiding V2 vereenvoudigen V3 verpersoonlijken B VERZORGEN V4 vertellen V5 vat samen V6 vastlopen C FOLLOW UP V7 vastleggen V8 vertel het elkaar HOOFDSTUK DE KRACHT VAN V8 10 11

A voorbereiden V1 VOORBEREIDING Een toolbox staat of valt met een goede voorbereiding. Kies 1 duidelijk afgebakend onderwerp. Bij voorkeur een onderwerp dat raakvlakken heeft met de werkzaamheden. Trek 15 tot 20 minuten uit per meeting om het thema te behandelen. Kort en intensief voorkomt weglekken van de aandacht. Je kunt een toolbox natuurlijk combineren met een werkoverleg, de mannen zitten er immers toch. Maar pas op! Zet niet te veel zaken op de agenda: houd de meeting kort en zakelijk. Nodig je mensen op tijd uit en wees duidelijk over plaats, datum en tijdstip. Reserveer een fijne ruimte en eventuele apparatuur. Koffie en thee zijn natuurlijk vanzelfsprekend. wees proactief: neem tijdig contact op met kantoor en vraag om een relevante toolbox plan tijdig: ruimte, koffie, thee en eventueel andere zaken kondig de toolbox vooraf aan en nodig je mensen op tijd uit weet waar de toolbox over gaat en zorg dat je voldoende kennis hebt van het onderwerp doe je huiswerk: wat leeft er over dit onderwerp onder je mensen? illustreer je verhaal: maak bijvoorbeeld goed/fout foto s op het werk werkt alle apparatuur? wil je informatie uitdelen: zorg dat het klaar ligt A VOORBEREIDEN A VOORBEREIDEN 12 13

V2 VEREENVOUDIGEN V3 VERPERSOONLIJKEN Houd bij je voorbereiding steeds je mensen voor ogen en vraag je af wat zij aankunnen. Maak je verhaal zo eenvoudig mogelijk: haal alle overbodige informatie en te moeilijke woorden eruit. Of leg ze zorgvuldig uit. Werk volgens onderstaande vuistregels: L.I.M.: less is more K.I.S.S.: Keep it short and simple Vereenvoudigen is ook: zo min mogelijk tekst in een sheet schrijven als je een power-point-presentatie gebruikt. Werk liever met een paar kernbegrippen en vertel daar je eigen verhaal omheen. houd het overzichtelijk: beperk je tot 1 onderwerp niet langer dan 15-20 minuten stem de inhoud af op het niveau van de groep zeg het in je eigen woorden werk KISS: Keep it short and simple De meeste mensen komen pas in beweging als iets hen persoonlijk raakt. Als ze het herkennen en het dichtbij komt. Spreek daarom bij voorkeur in de ik- of wij-vorm. Zoals: het is mijn ervaring dat en toen ik toen we daar begonnen volgens mij hebben jullie toch ook Werk met realistische en herkenbare praktijkvoorbeelden uit de eigen organisatie. Voorbeelden die gaan over mensen die de deelnemers kennen. Kijk of je foto s of illustraties kunt vinden die je verhaal verduidelijken. Informatie die je visueel maakt komt beter over en blijft langer hangen. maak het onderwerp herkenbaar voor je mensen zoek voorbeelden uit je eigen praktijk laat foto s van het werk zien gebruik de verhalen en ervaringen van je mensen A VOORBEREIDEN A VOORBEREIDEN 14 15

B verzorgen V4 VERTELLEN Het grote moment is daar en je gaat aan de slag. Kan iedereen je scherm zien? GSM en tablet gaan uit en van tafel. Manage de verwachtingen: geef aan of je mensen vragen tussendoor of pas achteraf kunnen stellen. Vertel hoe lang het gaat duren en of je nog informatie gaat uitdelen. Spreek rustig met je gezicht naar de groep en dus niet naar het scherm. Onthoud dat de plaatjes en sheets er zijn om jouw verhaal te ondersteunen. Betrek je mensen bij het onderwerp. Dat doe je door: vragen te stellen, naar meningen te vragen, iemand zijn ervaring te laten vertellen. Soms roept een onderwerp veel vragen op en dreig je uit de tijd te lopen. Vraag aan de groep of je ze mag parkeren en kom er de volgende keer op terug. Dat geldt uiteraard ook voor vragen waar je het antwoord niet op weet. Maak gebruik van een foto van een situatie die is opgevallen of vraag dit aan de aanwezigen ter voorbereiding. Wees creatief! Een toolbox hoeft niet altijd een presentatie te zijn. Het kan ook een filmpje zijn, een discussie over een recent nieuwsbericht, een gesprek naar aanleiding van een fotoserie of een quiz. B VERZORGEN maak er vooral jouw verhaal van betrek je mensen bij je presentatie: stel een vraag en/of geef ze een groepsopdracht geef je mensen een actieve rol maak contact: kijk ze aan speel in op wat er leeft kortom: maak van je toolbox geen spreekbeurt 16 17 B VERZORGEN

V5 VAT SAMEN V6 VASTLOPEN Het is niet waarschijnlijk dat iedereen jouw presentatie voor 100% zal onthouden. Werk volgens het 80/20 principe: 80% van het verhaal mogen ze vergeten (nice to know), als ze de 20% maar onthouden waar het echt om draait, dat is de kern van je verhaal (need to know). Het werkt goed om af en toe even een pas op de plaats te maken en je verhaal kort samen te vatten. Check gelijk even of ze je nog volgen. herhaal de belangrijskte punten tussentijds en aan het eind benoem de kern van je verhaal maak concrete afspraken en leg die vast We gunnen het je niet maar het overkomt iedereen een keer: je krijgt je verhaal niet goed verteld, het is onrustig en rumoerig, je mensen luisteren niet en zijn afgeleid. De natuurlijke reflex is dan: harder werken door het tempo op te voeren en soms luider te gaan praten en proberen het rumoer te overstemmen. Niet doen want dat gaat niet werken. Het oplossen van dit soort situaties begint met het begrijpen waar de weerstand vandaan komt. Drie oorzaken voor weerstand Oorzaken die samenhangen met de samenstelling van de groep. Oorzaken die samenhangen met de persoon van de leidinggevende (jij dus!). Oorzaken die samenhangen met de inhoud van de toolbox zelf. Samenstelling van de Groep Werken met een heterogene groep levert vrijwel altijd problemen op. Heterogeen wil zeggen dat de groepsleden sterk van elkaar verschillen, bijvoorbeeld qua voorkennis, interesse of leerstijl (de een is visueel ingesteld, de ander meer op luisteren). B VERZORGEN B VERZORGEN 18 19

Het is in de praktijk onmogelijk om aan ieders wensen te voldoen. Wanneer je met jouw verhaal aansluit bij de mensen met weinig voorkennis, vervelen de anderen zich. En andersom: als je wilt aansluiten bij het hogere niveau, haken de anderen weer af. Kies voor een soort gemiddelde: vraag vooraf wat ze er al over weten en stem daar het niveau van je verhaal op af. Je kunt er ook voor kiezen om de groep op te splitsen en je verhaal dus meerdere keren te houden. De persoon van de uitvoerder Het simpele feit dat je als uitvoerder uit dezelfde organisatie komt als de deelnemers heeft al invloed op het leerproces. Sommige mensen durven bepaalde vragen niet te stellen uit angst een stomme indruk te maken en een slechte beoordeling te krijgen. De inhoud van de toolbox Wat betreft de inhoud van een presentatie, kan er weerstand ontstaan doordat de deelnemers het idee hebben niets nieuws te leren. Er ontstaat dan een gevoel van tijd- of geldverspilling. Het is belangrijk voor hun motivatie dat zij iets nieuws en wezenlijks leren. Mensen kunnen maar een zeer beperkte hoeveelheid informatie opnemen, als zij niet de gelegenheid krijgen deze informatie te verwerken. Wanneer jij zonder ophouden aan het woord bent en geen afwisseling aanbrengt, haken je mensen af. veel vragen: durf te parkeren en kom er later op terug weerstand: maak het bespreekbaar en onderzoek met de groep hoe je het kunt oplossen basishouding: wees er niet bang voor, het hoort er gewoon bij Als jij je deskundiger voordoet dan je in feite bent, val je in no time door de mand. Maar bedenk dat ook een te bescheiden opstelling ten aanzien van de eigen deskundigheid niet goed kan vallen. Door je ervaring heb je soms een kennisvoorsprong op je mensen. Dat maakt dat jij je niet meer kunt voorstellen hoe het is om weinig van het onderwerp af te weten. Daardoor steek je te hoog in en praat je over de hoofden van de groep heen. Werk aan een basis van vertrouwen: wees open en transparant. Onderhoud je eigen deskundigheid. Nodig uit tot vragen stellen, geef aan dat geen enkele vraag dom is. Realiseer je dat je een kennisvoorsprong hebt. Blijf je verhaal afstemmen op het niveau dat de groep aankan. B VERZORGEN B VERZORGEN 20 21

C follow up V7 VASTLEGGEN V.C.A.-gecertificeerde bedrijven zijn verplicht minimaal 10 toolboxmeetings per jaar te houden. Bovendien eist de organisatie verslaglegging en een presentielijst per gehouden toolbox. Het kan handig zijn een soort toolbox-logboek bij te houden al was het maar om niet iedere keer het wiel opnieuw uit te moeten vinden. Leg in ieder geval de volgende zaken vast: thema van de toolbox, presentielijst, nog te beantwoorden vragen, gebruikte hulpmiddelen, extra materiaal, bijzondere voorvallen, commentaar op de toolbox, nuttige tips, gemaakte afspraken. Extra werk? De eerste keer natuurlijk wel. Maar bedenk dat een goed logboek je veel werk bespaart in de toekomst. Bovendien helpt het vastleggen van alle afspraken bij het toezien op de naleving er van! zorg dat je administratie op orde is kies een vorm die bij je past: denk out of the box C FOLLOW UP C FOLLOW UP 22 23

V8 VERTEL HET ELKAAR Tips Wat heb je aan een toolbox waar na afloop niets mee gebeurt? Niks natuurlijk. Zonde van de energie! Streef daarom naar een cultuur waarin het normaal is dat je elkaar aanspreekt. Elkaar aanspreken heeft te maken met het creëren van een veiligheidscultuur. Het kan namelijk niet zo zijn dat alleen de uitvoerder verantwoordelijk is voor het naleven van de regels. Er moet een cultuur zijn van elkaar kunnen en durven aanspreken. Verantwoordelijke medewerkers spreken elkaar aan. Altijd! Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Ga daarom eens bij elkaar zitten en zet elkaar aanspreken als thema op de agenda. Maak bijvoorbeeld afspraken over: wie spreekt wie aan, wanneer spreken we elkaar aan, hoe spreken wij elkaar aan? iedereen is verantwoordelijk: spreek elkaar aan maak met elkaar aanspreek-spelregels houd het onderwerp VEILIG WERKEN op de agenda: blijf er over praten Het doel van een toolbox is altijd hetzelfde: veiliger leren werken! Enerzijds door het bespreken van de procedures, anderzijds door bewustwording van de eigen manier van werken (nadelen of gevaren) en het laten zien van alternatieven. Zorg dat de toolbox relevant is: laat hem zo veel mogelijk aansluiten bij de lopende werkzaamheden. Mensen steken weinig op van toolbox-meetings waarbij alleen maar eenzijdig instructies worden gegeven. Het karakter van de toolbox kan beter dat van een werkoverleg zijn, waarin de deelnemers een gelijkwaardige inbreng hebben. Bespreek de manier van werken en geef elkaar nuttige tips. Leer vooral van gemaakte fouten en de analyse van (bijna-) ongevallen. Nodig eens een deskundige spreker uit (eigen organisatie, leverancier of arbo-deskundige). Soms kun je in een meeting niet alles kwijt over een bepaald onderwerp. Organiseer dan een zogenaamde follow-up. In die follow-up heb je ruimte voor uitdieping en herhaling van het thema. Denk ook eens aan ondersteunend voorlichtingsmateriaal. Zorg er voor dat je verhaal en je materiaal afgestemd zijn op de specifieke doelgroepen (ouderen, jongeren, inleen-krachten en buitenlandse werknemers). Formuleer actiepunten en zorg dat er wat mee gedaan wordt. Koppel successen terug en vier ze! Vraag je mensen naar hun mening over het verloop van de toolboxen. Betrek ze eventueel bij de voorbereiding van de volgende meeting. C FOLLOW UP TIPS 24 25

Hoe effectief is jouw toolbox? TRAINING Een toolboxmeeting kan een mooie manier zijn om met je mensen te praten over de veiligheidsrisico s op een project. Maar lang niet elke toolbox heeft ook het gewenste effect. Veel hangt af van de manier waarop jij de toolbox geeft. Waarschijnlijk heb je daar in je opleiding niet voor doorgeleerd. Daarom heeft A.Hak een training ontwikkeld: De kracht van V8. In deze training krijg je veel tips over het geven van een toolbox die wél blijft hangen. Jouw manager/directeur heeft jou en je collega s voor deze training opgegeven.

De kracht van v8 WAT? De kracht van V8 bestaat uit een trainingsfilm die je samen met je collega s bekijkt én bespreekt. De film laat in acht stappen (de 8 V s) zien hoe je een goede toolbox voorbereidt, geeft en opvolgt. De tips zijn praktisch en zoveel mogelijk toegesneden op jouw werksituatie. Je zult merken dat deze stappen ook toe te passen zijn op andere gesprekken en presentaties. Bijvoorbeeld met klanten, collega s en leidinggevenden. WIE? De training is speciaal ontwikkeld voor uitvoerders en andere operationeel leidinggevenden. Voor jou en je collega s dus, de mensen van wie we verwachten dat ze hun projectteam zoveel mogelijk bewust maken van de veiligheidsrisico s die ons werk met zich meebrengt. HOE EN WANNEER? De training duurt ongeveer drie kwartier. De film duurt 15 minuten en de rest van de tijd wordt gebruikt voor het belangrijkste onderdeel: de nabespreking met je collega s. Na afloop krijg je een document mee waarin de belangrijkste onderdelen van de training worden samengevat en uitgewerkt. Neem je actief deel aan de discussie dan ontvang je een intern A.Hak trainingscertificaat en wordt je PSL aangevuld. De afdeling P&O plant met jou een datum in voor de training. WWW.A-HAK.NL