Inkoopdocument voor de levering van wondverbandmiddelen en bijbehorende dienstverlening ten behoeve van CZ groep nummer: 2018.01.76.117 CZ groep 1
Inhoudsopgave 1. INLEIDING... 3 Algemeen... 3 Beschrijving van CZ groep... 3 Beschrijving van het inkooptraject en de overeenkomst... 3 Doel van de inkoopprocedure... 3 Huidige situatie... 4 Gewenste situatie... 4 Doelstelling... 4 Procedurekeuze... 5 Overgangsperiode... 6 2. INKOOPVOORWAARDEN... 6 Voorwaarden aan de inschrijving... 6 Algemene voorwaarden... 7 Onderaanneming... 7 Contact en stellen van vragen... 8 3. INSCHRIJVINGSPROCEDURE... 9 Inlichtingen... 9 Wijze van aanbieden inschrijving... 9 4. PRESTATIE-ONDERBOUWING... 10 5. KEUZE-INFORMATIE... 11 BIJLAGE 1 CONCEPT OVEREENKOMST... 12 2
1. INLEIDING Algemeen Ten behoeve van haar verzekerden kopen CZ, Delta Lloyd en OHRA wondverbandmiddelen (als aangegeven in artikel 2.18 van hoofstuk 2, paragraaf 1.4 van de Regeling zorgverzekering) en bijbehorende dienstverlening in. Beschrijving van CZ groep De rechtspersonen waarvan deze inkoopprocedure uitgaat zijn o.w.m. Centrale Zorgverzekeraars groep, Zorgverzekeraar u.a., Delta Lloyd Zorgverzekering N.V., OHRA Zorgverzekeringen N.V. en OHRA Ziektekostenverzekeringen N.V. Als zorgverzekeraars hebben CZ, Delta Lloyd en OHRA (verder gezamenlijk te noemen: CZ groep) de opdracht om voor hun 3.583.337 verzekerden (verzekerdenstand per 1 januari 2017 verzekerde zorg in te kopen. Zorg wordt zowel voor naturapolishouders als voor restitutiepolishouders ingekocht. Het aandeel restitutiepolishouders binnen het totale verzekerdenbestand van CZ groep in 2017 is 27,5%. CZ groep herinnert er aan dat restitutiepolishouders niet verplicht zijn een beroep op gecontracteerde leveranciers te doen en dat ook naturapolishouders de vrijheid hebben om met inachtneming van de voor hun naturapolis geldende restitutiekorting een andere leverancier te kiezen. CZ groep wil zorg inkopen die zo veel mogelijk waarde oplevert voor de verzekerde. We willen dat de zorg afgestemd is op de zorgbehoefte van onze verzekerden en van hoge kwaliteit is tegen acceptabele kosten. Dit houdt in dat we zorg steeds meer inkopen op basis van de kwaliteit én de kosten. De visie en uitgangspunten van CZ groep bij de zorginkoop van hulpmiddelen staat omschreven in het Zorginkoopbeleid 2018 Hulpmiddelen op de website van CZ (www.cz.nl/zorgaanbieder). Beschrijving van het inkooptraject en de overeenkomst In dit document worden de voorwaarden, eisen en criteria die gelden voor de overeenkomst wondverbandmiddelen 2018 nader beschreven. Het contractaanbod geldt vooralsnog voor twee jaar. In de overeenkomst is een mogelijkheid van stilzwijgende verlenging van twee keer een jaar opgenomen. CZ groep behoudt zich het recht voor om gedurende de contractperiode bij wijze van experiment een pilot wondzorg te starten met gecontracteerde en/of niet gecontracteerde leveranciers. Doel van de inkoopprocedure 3
Huidige situatie De looptijd van de huidige overeenkomst eindigt per 1 januari 2018. CZ groep wil met deze inkoopprocedure partijen een aanbod doen voor een nieuwe overeenkomst. Gewenste situatie CZ groep wil met deze inkoopprocedure tot nieuwe overeenkomsten komen voor de komende contractperiode. Landelijk kunnen distribueren, borging van hoge kwaliteit, tijdigheid van levering en kostenbeheersing zijn daarbij belangrijke doelstellingen voor CZ groep. Doelstelling Onder complexe wondzorg verstaat CZ groep een wond met een verstoorde genezingstendens ten gevolge van pathofysiologische factoren. Deze wonden vereisen naar verwachting langer dan 14-21 dagen wondzorg. CZ groep streeft bij complexe wondzorg naar goede wondzorg voor onze verzekerden voor een betaalbare prijs. Ons uitgangspunt is dat de juiste zorg, met de juiste wondverbandhulpmiddelen, door de juiste zorgaanbieder en op het juiste moment wordt verleend. Verzekerden blijven zo niet onnodig lang met een wond zitten, wat een positief effect heeft op de kwaliteit van leven van onze verzekerden en op de kosten van de zorg. In de komende jaren proberen we samen met het veld te komen tot een integrale wondzorgketen. De pilots die het afgelopen jaar zijn begonnen hebben zich vooral gericht op de eerste lijn. De eerste ervaringen vanuit deze pilots zijn veelbelovend. Er zijn eerste stappen gezet tot invoering van het stepped care model, er zijn afspraken gemaakt over de samenwerking en over terug- en doorverwijzing tussen de verschillende zorgaanbieders in de keten. De wondgenezing wordt gemonitord en de klanttevredenheid gemeten. We blijven de zorg en patiëntervaringen meten, de behaalde kwaliteit borgen en continu verbeteren in samenwerking met het veld. Er zijn meerdere sectoren betrokken bij de complexe wondzorg. In dit document gaan we in op het beleid inzake de wondverbandmiddelen. In het document Waardegedreven zorginkoop bij complexe wonden vindt u onze uitgebreide visie op complexe wondzorg, waarbij we alle betrokken sectoren toelichten. Doelstellingen wondverbandmiddelen De inkoop van wondverbandmiddelen vormt een onderdeel van het programma complexe wondzorg bij CZ groep. Voor het leveren van wondverbandmiddelen contracteert CZ groep leveranciers, waarmee CZ groep een aanpak ontwikkelt die kwaliteit en doelmatigheid maximaal stimuleert. Voor het inkopen van wondverbandmiddelen contracteert CZ groep leveranciers die aantoonbaar landelijk kunnen distribueren, ook bij spoed. Hierdoor kan er op grotere schaal worden gewerkt. Onder landelijk verstaat CZ groep heel Nederland en de grensstreek van 4
Duitsland en België. Onder grensstreek verstaat CZ groep het gebied tot 50 km buiten de landsgrenzen van Nederland. De dienstverlening bestaat uit: centrale uitvoering van de intake van cliënten. Hiermee wordt bedoeld dat de leverancier de intake centraal beheert, coördineert en op een uniforme wijze uitvoert binnen één systeem volgens een eenduidig proces. Voor de intake en vervolgbestellingen benaderen cliënten de leverancier via één centraal telefoonnummer, e-mailadres en/of internetadres; aflevering van wondverbandmiddelen voor maximaal drie weken; afstemming met de behandelaar en advisering en begeleiding van cliënten; product technische advisering aan zorgprofessionals en cliënten (productdeskundigheid); administratieve vastlegging (dossiervorming); bereikbaarheid (gedurende 24 uur per dag, 7 dagen per week); voorraadbeheersing; logistiek. Ook bij het regelmatig evalueren van de wond heeft de leverancier een rol. Als blijkt dat er na maximaal zes weken nog dezelfde middelen worden ingezet, zoekt de leverancier afstemming met de behandelaar om na te gaan wat de reden is. CZ groep verwacht dat leveranciers: optimaal samenwerken en afstemmen met andere zorgprofessionals in wondbehandeling; een inhoudelijk gesprekspartner met behandelaar zijn; op basis van een functioneel voorschrift functioneel afleveren; het goedkoopste adequate middel inzetten; aantoonbaar doelmatig en efficiënt werken (doelmatigheid heeft betrekking op de in te zetten middelen in combinatie met de behandelfrequentie en de te verlenen zorg): kleine hoeveelheden afleveren; verspilling voorkomen; juiste middel op juiste moment inzetten; maximale klanttevredenheid behalen en behouden. De nadere voorwaarden en tarieven zijn opgenomen in de onderdelen van de concept overeenkomst 2018 (bijlage 1) en vormen een integraal onderdeel van dit Inkoopdocument. Procedurekeuze Om voor een overeenkomst in aanmerking te kunnen komen, dient de geïnteresseerde leverancier een inschrijving in te dienen. Iedere leverancier die bereid is de voorwaarden uit dit inkoopdocument en uit de concept overeenkomst aan te nemen, kan in aanmerking komen voor een overeenkomst. De onderdelen waaruit een inschrijving bestaat, staan vermeld in paragraaf 3.2. Als de inschrijving door CZ groep akkoord is bevonden, wordt een overeenkomst 5
aangeboden. De leverancier dient uiterlijk op de ingangsdatum van de overeenkomst te voldoen aan alle in dit document met bijbehorende bijlagen genoemde voorwaarden, tenzij in de overeenkomst hiervoor een latere datum genoemd wordt. De leverancier moet gedurende de looptijd van de overeenkomst aan de gestelde voorwaarden voldoen en blijven voldoen. CZ groep behoudt zich het recht voor om hiervan bewijs op te vragen bij de leverancier. Overgangsperiode Nieuwe gebruikers voor wondverbandmiddelen (dit zijn verzekerden die vanaf 1 januari 2018 als nieuwe gebruiker instromen) kunnen kiezen uit één van de gecontracteerde leveranciers. CZ groep stuurt daar niet in. CZ groep publiceert tijdig welke leveranciers vanaf 1 januari 2018 gecontracteerd zijn. Leveranciers die niet gecontracteerd worden voor het leveren van wondverbandmiddelen aan nieuwe gebruikers vanaf 1 januari 2018, wordt een uitloopovereenkomst voor 2018 aangeboden. Deze uitloopovereenkomst eindigt op 31 december 2018. De tarieven van de uitloopovereenkomst zijn gelijk aan de tarieven van de overeenkomst verbandmiddelen zoals die in 2017 van kracht is. Zonder uitloopovereenkomst kan een leverancier niet rechtstreeks declareren bij CZ groep. De groep huidige gebruikers wondverbandmiddelen (dit zijn verzekerden die op 31 december 2017 wondverbandmiddelen gebruiken) kan desgewenst in 2018 bij dezelfde leverancier blijven die ook in 2017 de wondverbandmiddelen geleverd heeft, mits deze leverancier de uitloopovereenkomst voor 2018 met CZ groep afgesloten heeft. Onder deze uitloopovereenkomst is de levering aan nieuwe gebruikers vanaf 1 januari 2018 uitgesloten. De voor 2018 gecontracteerde leveranciers kunnen voor huidige gebruikers geen gebruik maken van de uitloopovereenkomst, alle verzekerden aan wie deze leveranciers zorg leveren, vallen onmiddellijk onder de nieuwe overeenkomst 2018. Vanaf 1 januari 2019 gaan alle verzekerden over naar één van de gecontracteerde leveranciers. 2. INKOOPVOORWAARDEN Voorwaarden aan de inschrijving Door een inschrijving in te dienen stemt de leverancier in met alle bepalingen uit dit Inkoopdocument inclusief bijlagen. De inschrijving wordt geheel in overeenstemming met dit Inkoopdocument en bijbehorende documenten ingediend. De inschrijving dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. Correspondentie, contacten en contractering zullen eveneens in de Nederlandse taal geschieden. 6
Algemene voorwaarden Een leverancier kan niet met verschillende rechtspersonen die tot hetzelfde concern behoren separaat inschrijven. Algemene verkoopvoorwaarden van de leverancier, branchevoorwaarden of andere voorwaarden worden uitdrukkelijk uitgesloten. Alle informatie die voor deze inkoopprocedure van belang is, wordt schriftelijk verstrekt. Aan mondelinge mededelingen kunnen geen rechten worden ontleend. CZ groep behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de overeenkomst de gehele of een gedeelte van deze procedure tijdelijk of definitief te stoppen. Indien zich wijzigingen in de bedrijfsvoering van de leverancier voordoen of dreigen voor te doen, die van invloed zijn op de voortgang en afhandeling van de inschrijving, dan wel de bij inschrijving ingediende prestaties of de wijze waarop aan de uitvoering van de overeenkomst gevolg wordt gegeven, dient dit zo spoedig mogelijk kenbaar gemaakt te worden aan de genoemde contactpersoon van CZ groep. CZ groep zal alle documenten, gegevens en andere informatie, die in het kader van de inkoopprocedure ingediend worden, vertrouwelijk behandelen. De door de leverancier verstrekte informatie wordt na afloop niet geretourneerd. CZ groep heeft geen voorkeur voor een bepaalde leverancier of dienstverlener, noch voor bepaalde merken, types, fabricaten, herkomst e.d. Mocht in dit Inkoopdocument een eis of een wens betrekking (lijken te) hebben op een bepaald fabricaat, een bepaalde herkomst of een bijzondere werkwijze, een merk, een octrooi of een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie, waardoor bepaalde ondernemingen of bepaalde producten worden bevoordeeld of geëlimineerd, dan dient hierbij gelezen te worden of gelijkwaardig. Onderaanneming In het geval gebruikt wordt gemaakt van onderaannemers, geldt het volgende. De hoofdaannemer is volledig aansprakelijk voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de inschrijving alsmede de uitvoering van de overeenkomst. De hoofdaannemer is ook aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen van de door hem ingeschakelde onderaannemer(s). Bij inschrijving verstrekt de leverancier een lijst van onderaannemers en/of afhaalpunten (AGB code, naam, plaats en taakgebied). Inschakeling van andere onderaannemers dan genoemd op deze lijst gedurende de looptijd van de overeenkomst, moet vooraf aan CZ groep worden gemeld. De leverancier dient bij inschrijving duidelijk aan te geven op welke wijze de centrale beheer en intake van cliënten vormgegeven wordt. Het afhalen van wondverbandmiddelen bij een afhaalpunt van de leverancier is enkel toegestaan als de verzekerde daar aantoonbaar zelf het initiatief toe neemt en er expliciet zelf om vraagt. Bij een afhaalpunt kunnen geen intake- of evaluatiegesprekken plaatsvinden en 7
kunnen geen bestellingen worden geplaatst. Een onderaannemer kan geen uitloopovereenkomst met CZ groep aangaan en wordt niet op de website van CZ groep getoond. Contact en stellen van vragen CZ groep wenst het contact met de leverancier te laten verlopen via één contactpersoon en één plaatsvervanger van deze contactpersoon van zijn organisatie. De naam van deze contactpersoon dient duidelijk in de inschrijving te zijn aangegeven. De contactpersoon voor CZ groep is Nelly Pijnenburg, zorginkoper (fpa.inkoophulpmiddelen@cz.nl). Bij afwijzing van een inschrijving vermeldt CZ groep de relevante reden(en) voor de afwijzing. 8
3. INSCHRIJVINGSPROCEDURE In dit hoofdstuk is de inschrijvingsprocedure beschreven. Inschrijvingen dienen conform de aanwijzingen in dit hoofdstuk gedaan te worden. Inlichtingen Inlichtingen kunnen verkregen worden via het emailadres: fpa.inkoophulpmiddelen@cz.nl. Wijze van aanbieden inschrijving Inschrijvingen dienen met inachtneming van onderstaande voorschriften te zijn opgemaakt. De inschrijving dient per e-mail verstuurd te worden via het emailadres: fpa.inkoophulpmiddelen@cz.nl. De inschrijvingstermijn sluit op 1 juni 2017 om 10.00 uur. Inschrijvingen die worden ingediend nadat de inschrijvingstermijn is gesloten, worden niet in behandeling genomen. De volgende bijlagen dienen deel uit te maken van de inschrijving. Document Document 1 Omschrijving Prestatie-onderbouwing: een beschrijving op welke wijze u de doelstellingen zoals vermeld in paragraaf 1.4.3 realiseert (zie hoofdstuk 4) Document 2 Beantwoording vijf vragen keuze-informatie (zie hoofdstuk 5) Document 3 Opgave eventuele onderaannemers en/of afhaalpunten (inclusief AGB code, naam, plaats en taakgebied) 9
4. PRESTATIE-ONDERBOUWING De prestatie-onderbouwing is erop gericht dat de inschrijver aantoont dat hij is staat is om de opdracht op een adequate wijze uit te voeren en de doelstelling, zoals genoemd in paragraaf 1.4.3, vanuit zijn eigen expertise te realiseren. De prestatie-onderbouwing mag maximaal 2 pagina s A4 beslaan. In dit document geeft de inschrijver: a) een onderbouwing waaruit blijkt dat de inschrijver in staat is de opdracht goed uit te voeren in het perspectief van de doelstelling; b) een motivatie van de wijze waarop de inschrijver de opdracht gaat realiseren; c) relevante KPI s (Kritische Prestatie Indicatoren) met onderbouwing. De KPI s hebben als doel de prestaties van de leverancier ten aanzien van de doelstelling van CZ groep, zoals genoemd in paragraaf 1.4.3, zichtbaar en meetbaar te maken. Indien de inschrijver niet aannemelijk kan maken dat hij in staat is de opdracht op een adequate wijze uit te voeren en/of de doelstelling van CZ groep te realiseren, is dat voor CZ groep een reden de inschrijving van deze leverancier terzijde te leggen en de leverancier niet voor een overeenkomst in aanmerking te laten komen. 10
5. KEUZE-INFORMATIE CZ groep wil zorg inkopen die zo veel mogelijk waarde oplevert voor de verzekerde. We willen dat de zorg afgestemd is op de zorgbehoefte van onze verzekerden en van hoge kwaliteit is tegen acceptabele kosten. Dit houdt in dat we zorg steeds meer inkopen op basis van de kwaliteit én de kosten. CZ groep is benieuwd naar de invulling en de extra dienstverlening van (de organisatie van) de leverancier. CZ groep vraagt de leverancier daarom antwoord te geven op onderstaande vijf vragen. CZ groep vormt zich geen oordeel over de antwoorden, maar zal deze informatie gebruiken voor het inzichtelijk krijgen van extra dienstverlening voor de verzekerde. De door de leverancier gegeven antwoorden vormen, indien CZ groep meent dat er sprake is van extra dienstverlening, integraal onderdeel van de te sluiten overeenkomst. Zodoende is er de verplichting om, in overleg met CZ groep, opvolging te geven aan de gegeven antwoorden. CZ groep kan verzekerden voorzien van keuze-informatie door de extra dienstverlening kenbaar te maken via de website van CZ groep. De extra dienstverlening kan de leverancier kenbaar maken door antwoord te geven op de volgende vragen (maximaal 30 woorden per antwoord): a) Op welke manier en op welke tijden kan de verzekerde de leverancier benaderen voor een intake en bestellingen? b) Hoe wordt de verzekerde geïnformeerd over het afleveren van zijn bestelling? c) Zijn er ook lokale afhaalpunten beschikbaar? (Voor nadere informatie over mogelijke afhaalpunten verwijst CZ groep naar de leverancier.) d) Op welke manier vindt de levering van wondverbandmiddelen plaats in een spoedsituatie? e) Op welke manier zorgt de leverancier voor afstemming met de behandelaar? 11
BIJLAGE 1 CONCEPT OVEREENKOMST De volgende onderdelen van de concept overeenkomst 2018 vormen een bijlage van dit Inkoopdocument: bijlage 1 Tarieven Wondverbandmiddelen 2018; bijlage 2 Module Wondverbandmiddelen 2018; bijlage 3 Het Zorgplan Wondverbandmiddelen 2018; deel III Specifiek Deel Wondverbandmiddelen 2018. Deze onderdelen van de concept overeenkomst 2018 zijn terug te vinden op de Zorgaanbiedersite van CZ, www.cz.nl/zorgaanbieder/zorgaanbieders/hulpmiddelen/contractering. De pincode om dit document te openen kunt u opvragen via het emailadres: fpa.inkoophulpmiddelen@cz.nl. 12