EVALUATIEVERSLAG BESTUURLIJKE VERANDERAGENDA december 2014
INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding/ Rapport BMC 3 2. Voortgang bestuurlijke veranderagenda 4 2.1. Stand van zaken van de acties 5 2.2. Wat moet nog uitgevoerd worden 8 3. Doorkijkje naar de toekomst 11 3.1. Ten aanzien van het bestuur 11 4. Conclusies 12 Bijlagen 1) nieuw format bestuursvoorstellen 2) opzet agenda voor het algemeen bestuur 3) vuistregels 4) typering van de stukken 2
Evaluatieverslag bestuurlijke veranderagenda Hoofdstuk 1 Inleiding/ rapport BMC Begin januari 2013 heeft het Adviesbureau BMC een rapport aan het DB uitgebracht, genaamd Bouwen aan vertrouwen. De aanleiding voor dit onderzoek was gelegen in een drietal casussen van respectievelijk kredietoverschrijding, -uitbreiding en bijstelling. Daarnaast heeft uw algemeen bestuur regelmatig kritiek geuit op de communicatie door het dagelijks bestuur met het algemeen bestuur en met externe relaties. De hoofdvragen die in dat advies beantwoord zijn, zijn de volgende: 1. Zijn D&H en de ambtelijke organisatie in control? 2. Is de sturing en communicatie binnen het waterschap wel op orde? 3. Doet het waterschap de goede dingen naar de externe relaties? Het adviesbureau heeft, aan de hand van haar analyse en de daarvoor gebruikte bronnen, de volgende conclusies getrokken: 1. Er is sprake van ernstige spanningen tussen het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de directie. 2. Deze spanningen uiten zich in de vorm van verschillende symptomen. Het bureau heeft daarbij de nadruk gelegd op het vinden van de structurele factoren die onder de symptomen liggen en daarmee de aangrijpingspunten voor het bouwen aan vertrouwen. 3. De belangrijkste factor die ten grondslag ligt aan de spanning tussen AB en DB is dat DB-leden onvoldoende worden gevoed vanuit de ambtelijke organisatie met kwalitatief goede documenten en met andere vormen van ondersteuning. AB-leden voelen het gebrek aan inzicht en overzicht en vragen daarom door. 4. De antwoorden op de drie hoofdvragen luiden: a. Het DB en de ambtelijke organisatie zijn niet in control. b. De sturing en communicatie binnen het waterschap zijn niet op orde. c. De besluitvorming over de juiste activiteiten in de richting van externe relaties komt niet voldoende van de grond. 5. Er bestaat onvoldoende overeenstemming tussen het AB, het DB en de directie over de hoofdlijnen van de onderlinge verdeling van rollen en verantwoordelijkheden. 6. Het sturen en het maken van keuzes op het niveau van AB, DB en de ambtelijke leiding wordt gehinderd door: a. de afwezigheid van een helder beeld op hoofdlijnen van doelen, activiteiten, inzet van middelen, binnen het relevante tijdsperspectief en met hun onderlinge verbinding en ratio; b. de feitelijke aanwezigheid van een extra besluitvormende geleding tussen de afdelingshoofden die formeel een integrale verantwoordelijkheid hebben en het DB, in de vorm van het directieteam; c. Het ontbreken bij grote projecten van eenduidige en stevige project/programma -manager en van helderheid tussen lijnsturing en projectsturing. 7. Die onderliggende factoren laten onverlet dat heel veel binnen het waterschap gewoon goed verloopt. Daartoe behoren in elk geval de administratieve organisatie en de activiteiten die routinematig van karakter zijn. Daarbij past de kanttekening dat we die zaken, conform de opdracht, niet diepgravend hebben onderzocht. 3
Daarnaast heeft BMC nog een aantal inhoudelijke aanbevelingen aan het DB meegegeven alsmede ook procedurele aanbevelingen. De meest fundamentele oplossingen/verbeteringen die zullen moeten worden gerealiseerd zijn: 1. verhelderen op hoofdlijnen van de rollen en verantwoordelijkheden van AB, DB en ambtelijke organisatie 2. versterken van de organisatie van grote projecten/programma s van projecten 3. versterken van de werkwijze bij grote projecten en ook de begroting om doelen, activiteiten en inzet van middelen veel duidelijker en krachtiger aan elkaar te koppelen 4. benadrukken van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie 5. de systeemverantwoordelijkheid van de secretaris-algemeen directeur verduidelijken 6. krachtig voortzetten van de impuls aan de versterking van de ambtelijke organisatie waaraan reeds jaren wordt gewerkt; daarbij m.n. ook investeren in de taakvolwassenheid van integrale managers 7. benadrukken van de wettelijk bepaalde collegialiteit van besturen door het DB, door de voorzitter van het DB expliciet te belasten met bijzondere zorg voor de eenheid van het DB in zijn bestuur en zijn communicatie, waaronder helderheid over rol en verantwoordelijkheid van portefeuillehouders binnen het DB 8. de voorzitter van het DB expliciet belasten met de bestuurlijke leiding van de realisatie van de voorstellen van dit rapport. Dit rapport is besproken in de vergadering van uw bestuur van 16 januari 2013. Tijdens deze vergadering zijn er twee moties ingediend en aangenomen, de een van de fractie Water Natuurlijk waarin zij de dijkgraaf opdragen om -in lijn met een aanbeveling aan het AB in het rapport Bouwen aan Vertrouwen - de bestuurlijke leiding op zich te nemen voor het opstellen en uitvoeren van het door het college toegezegde Plan van Aanpak en hier het AB bij te betrekken. En de ander van de fractie Bos- en natuureigenaren, waarin het college wordt opgedragen vóór 1 maart 2013 een duidelijke agenda op te stellen die inzicht geeft in welke acties en resultaten op welke momenten in 2013 en 2014 worden opgepakt, geconcretiseerd en gerealiseerd. Deze motie geeft tevens een tijdpad aan met verslagmomenten, waarbij is aangegeven dat in de septembervergadering 2014 van uw bestuur de eindevaluatie gepresenteerd moet worden van de werking van de doorgevoerde bestuurlijke en organisatorische veranderingen alsmede het bestuur te informeren over de inmiddels bereikte cultuurverandering. Om ervoor te zorgen dat de leden van uw algemeen bestuur zelf ook direct betrokken zijn bij de opzet, uitwerking en implementatie van deze veranderingen, is gekozen voor de begeleiding van dit traject door een werkgroep die bestaat uit zowel algemeen bestuursleden als een dagelijks bestuurslid, onder voorzitterschap van de dijkgraaf. De werkgroep heeft hierover in september 2013 een tussenrapport uitgebracht, genaamd Werken aan goede verhoudingen. Hoofdstuk 2 Voortgang bestuurlijke veranderagenda De uitvoering van de motie om vóór 1 maart 2013 met een duidelijke agenda te komen, heeft geleid tot een document waarin de aanbevelingen zo goed mogelijk zijn gegroepeerd per domein. Dit document heeft uw bestuur op 27 maart 2013 vastgesteld. 4
Die domeinen zijn als volgt aangeduid: het bestuurlijk domein (AB en DB) het raakvlak tussen het bestuurlijke en het ambtelijke domein (AB/DB- ambtelijke organisatie) het ambtelijk domein (ambtelijke organisatie) Belangrijk is dat het bestuur en de organisatie moeten leren om elkaar op gedrag aan te spreken. Daarbij zijn de volgende uitgangspunten gebruikt: 1. afspraak=afspraak 2. zeggen wat je doet en doen wat je zegt 3. hard op inhoud, zacht op relaties. Dat is de rode draad, die ook uit het rapport Bouwen aan vertrouwen valt te destilleren. Voor al deze domeinen zijn actiepunten geformuleerd, waarop uw bestuur het DB en de organisatie mag aanspreken. De actuele stand van zaken van deze actiepunten worden hierna per domein benoemd. Hoofdstuk 2.1 Stand van zaken van de acties A. Acties m.b.t. het bestuurlijk domein: 1. Hoorronde langs de fracties uit het AB eindverantwoordelijke: de dijkgraaf termijn: half maart 2013. Toelichting: Dit punt heeft onder meer geleid tot een frequentere vergadercyclus. Vanwege die hogere frequentie is in het Reglement van Orde bepaald dat de stukken uiterlijk op de maandag in de week voorafgaand aan de week waarin de vergadering wordt gehouden, aan de bestuursleden worden toegezonden. Daarnaast is in het Reglement opgenomen dat de voorzitter aan de sprekers in het opiniërende deel van de vergadering een spreektijd kan stellen. 2. Verhelderen op hoofdlijnen van rollen en verantwoordelijkheden van AB en DB eindverantwoordelijke: de dijkgraaf termijn: in AB van 5 juni 2013 rapporteren. Dit actiepunt is afgerond bij de bespreking van de voorstellen door het AB op 2 oktober 2013. 5
3. Zorgdragen voor eenheid van DB in zijn bestuur en in zijn communicatie eindverantwoordelijke: de dijkgraaf termijn: voor het zomerreces, dus feitelijk in AB van 5 juni 2013. Dit actiepunt is en blijft een aandachtspunt van het DB. 4. Evalueren ervaringen werkgroep Van Leeuwen eindverantwoordelijke: de dijkgraaf en de fractievoorzitters termijn: voor het zomerreces, dus feitelijk in AB van 5 juni 2013. Toelichting: Het advies van de ad hoc werkgroep Van Leeuwen van december 2011 is nog steeds actueel. De daarin benoemde fases en doelen om te komen tot beter en efficiënter vergaderen, vindt u terug in bijlage 4, typering van de stukken. In aanvulling daarop vraagt de werkgroep expliciet van uw bestuur om daar ook zelf invulling aan te geven door: a) ernaar te streven om in de commissies vooral de technische / informerende vragen te stellen, waardoor er in het AB meer ruimte is om het onderlinge debat te voeren. Het motto zou daarbij moeten zijn: details in de commissie en sturing op hoofdlijnen in het AB; b) mededelingen in het AB bij voorkeur schriftelijk in te brengen en deze kort, kernachtig en puntig te houden; c) herhalingen tussen commissie- en AB vergaderingen te voorkomen en d) het politieke debat en het doen van interrupties in het AB te houden. B. Acties op het raakvlak van bestuurlijk / ambtelijk domein: 5. Meer duidelijkheid scheppen in de verantwoordelijkheden, rollen en taken van het DB in relatie tot de ambtelijke organisatie eindverantwoordelijke: de dijkgraaf en de secr. -alg. directeur termijn: eind april 2013 wordt de ambtelijke notitie door het DB vastgesteld. 6. Proceduretijd bij grote projecten in zijn algemeenheid tussen startnotitie/plan van aanpak en vaststelling van het bestuurlijk eindproduct door het AB kritisch bezien eindverantwoordelijke: de dijkgraaf en de secr. -alg. directeur termijn: rapportage eind mei 2013. 6
Toelichting: Er wordt inmiddels gewerkt conform het Handboek Projecten. Er wordt kritisch gestuurd op doorlooptijd, financiën, omgevingsgevoeligheid en inhoudelijke complexiteit. 7. Communicatie met de omgeving eindverantwoordelijke: de dijkgraaf en de secr. -alg. directeur termijn: voor het zomerreces, dus feitelijk in AB van 5 juni 2013. Toelichting: Er wordt inmiddels gewerkt met een nieuwe methodiek (genaamd Factor C) om de communicatie met de omgeving vorm te geven. Er zijn inmiddels trainingen verzorgd zodat betrokkenen hiermee in de praktijk kunnen oefenen. C. Acties gericht op de ambtelijke organisatie: 8. Hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie, waar nodig, verbeteren eindverantwoordelijke: de secr. -alg. directeur termijn: na het zomerreces komen de voorstellen ter besluitvorming in het DB. Toelichting: Er is sprake van een voortdurend proces dat - waar nodig- de aandacht blijft behouden. 9. Versterking van de organisatie van grote programma s/ projecten eindverantwoordelijke: de secr. -alg. directeur termijn: zo spoedig mogelijk. Toelichting: De organisatie werkt inmiddels naar volle tevredenheid t.a.v. een tweetal grote projecten met een projectmanager. Zoals u bekend is geldt dat voor het project renovatie rwzi Utrecht en voor het project ontwikkeling gekanaliseerde Hollandse IJssel. Op de voortgang van een groot project zult u kunnen sturen aan de hand van de halfjaarlijkse rapportage via de BURAP. 10. Versterken van de werkwijze bij grote projecten eindverantwoordelijke: de secr. -alg. directeur termijn: zo spoedig mogelijk, in afstemming met punt 9. Nieuw op te starten 7
programma s en projecten gaan volgens het nieuw op te stellen Handboek werken. Toelichting: Zoals onder actiepunt 6 reeds is gemeld is er inmiddels een Handboek projecten, waarin de te volgen werkwijze is neergezet. Ook hiervoor geldt dat er kritischer gestuurd wordt op doorlooptijd, financiën, omgevingsgevoeligheid en inhoudelijke complexiteit. 11. Budgetten m.b.t. salarissen, inhuur personeel, vorming en opleiding enz. alsmede kredieten voor investeringsprojecten beter beheersen en bewaken eindverantwoordelijke: de secr. -alg. directeur termijn: per januari 2014 i.v.m. de relatie met de begroting Hoofdstuk 2.2. Wat moet nog uitgevoerd worden Er zijn nog een paar punten die een nadere uitwerking behoeven. Dat zijn: * Het invoeren van een nieuw format voor de bestuursvoorstellen. De werkgroep heeft in haar vergadering van 29 september 2014 een eerste concept besproken. Een aantal modellen die andere waterschappen hanteren, heeft de revue gepasseerd. De voorkeur van de werkgroep gaat uit naar het model dat gebruikt wordt door het waterschap Zuiderzeeland. Dit format kent in grote lijnen de volgende opmaak: voorstel, samenvatting en relevante kaders op de eerste pagina en de toelichting op de vervolgpagina( s). In dit format mist de werkgroep overigens wel de in ons Ab-voorstel opgenomen onderdelen advies commissie en reactie college op advies commissie. Omdat zij die onderdelen zeer waardevol vindt voor de behandeling van een voorstel in het AB, stelt zij voor het format van Zuiderzeeland met die onderwerpen aan te vullen. Daarnaast in het nieuwe format ook aangeven of een stuk ter consultering of om advies aan een commissie wordt voorgelegd. Voorstel werkgroep: er wordt een op ons waterschap gebaseerde case uitgewerkt conform het model van het waterschap Zuiderzeeland. Deze case is bij dit voorstel gevoegd ter bespreking in de vergadering van het algemeen bestuur (zie bijlage 1). Uiteraard geldt als randvoorwaarde dat dit model afgestemd is met de technische/digitale omgeving (BABS) waarop de bestuursvoorstellen binnenkort gaan werken. * Denk na over een andere agenda indeling van de AB-vergaderingen. De werkgroep heeft dit besproken in haar vergadering van 29 september 2014. Aan de hand van een aantal agenda s van andere waterschappen en van de Unie van Waterschappen is geconstateerd dat het model dat wij thans hanteren prima voldoet en gehandhaafd kan worden. Voorstel werkgroep: het huidige stramien handhaven (zie bijlage 2). 8
* Evaluatie vergaderwijze/ -structuur commissies en AB en kwaliteit debat. De evaluatie van de vergaderwijze/-structuur en de rollen van de voorzitters en de kwaliteit van het debat is op 20 oktober 2014 besproken met alle voorzitters / plv. voorzitters en secretarissen. In dit overleg is geconstateerd dat het advies van de ad hoc werkgroep Van Leeuwen nog steeds actueel is. Het gaat grosso modo best wel goed in de commissies, alhoewel de vergaderingen wel zakelijker mogen. De hoofdlijn is dat de discussie in de commissies vooral technisch van aard moet zijn en in het AB vooral politiek. Wel moet voorkomen worden dat bestuursleden de gelegenheid geboden wordt om teveel de details in te duiken. Dat betekent dat de organisatie goed moet afwegen welke informatie wel/niet wordt meegezonden bij de voorstellen. Essentie van de behandeling in een commissie moet liggen in het waarborgen dat het dagelijks bestuur voldoende informatie ophaalt voor de besluitvormende fase in het algemeen bestuur. Voorts is geconstateerd dat er teveel voorstellen worden voorgelegd aan commissies en AB. Dit geldt met name voor de voorstellen ter consultering: de consulteringsvraag wordt te vaak gesteld. Er is vertrouwen in het DB en dat orgaan kan dit soort zaken best alleen af. Ten aanzien van het voorzitterschap van de commissies wordt aangegeven dat het een goede zaak is om met technische voorzitters te werken. Aan het nieuwe bestuur wil men graag meegeven dit vooral te continueren. Om ervoor te zorgen dat de voorzitters (en hun plaatsvervangers) min of meer dezelfde gedragslijn hanteren in de commissies, wordt als suggestie meegegeven hen aan het begin van de nieuwe bestuursperiode een training aan te bieden, zodat iedere voorzitter beschikt over dezelfde uitgangspunten. Daarbij wordt ook aanbevolen één dagdeel te besteden aan een gezamenlijke bijeenkomst van alle algemeen bestuursleden (met inbegrip van de voorzitter van het AB). Ten aanzien van de behandeling van de stukkenstroom in de commissies, komt uit dit overleg de volgende (hoofd) lijn: * de informerende fase opknippen in twee termijnen: de 1 e termijn starten met het bieden van de mogelijkheid om verhelderende vragen te stellen over een voorstel * vervolgens in de 2 e termijn de mogelijkheid bieden om een (kort) statement over dat voorstel te geven (niet verplicht), hetgeen een duiding van hetgeen het bestuurslid vindt van een voorstel duidt. * als afsluiting formuleert de voorzitter de conclusie waarbij gevraagd wordt of het DB-lid voldoende heeft aan de verstrekte informatie en tevens de eventuele pijnpunten kunnen worden benoemd. In lijn met het advies van de ad hoc werkgroep Van Leeuwen, zoals benoemd onder A-4 onder b, is aangegeven dat mededelingen (ook door de DB-leden) vooral schriftelijk moeten worden gedaan en kort, krachtig en kernachtig geformuleerd moeten zijn. Wellicht is het middel van de bestuursinformatiebrief hiervoor goed te gebruiken. Het DB heeft hiermee inmiddels wat ervaring opgedaan. Doel hiervan is informatie te delen met alle leden van het algemeen bestuur op hetzelfde moment en daarin voorts de benodigde achtergrondinformatie op te nemen. Een dergelijke brief wordt niet op de agenda geplaatst en maakt daardoor ook geen deel uit van de vergadering. Mocht dit aanleiding zijn om hierover een vraag te willen stellen dan kan dat altijd op de agenda van de volgende vergadering worden geplaatst. 9
Voorstel werkgroep: * handhaaf de technische voorzitters in de nieuwe bestuursperiode. * organiseer aan het begin van de nieuwe bestuursperiode een training voor de nieuw te benoemen commissievoorzitters, waarbij ook één dagdeel wordt ingeruimd voor een training met het voltallige algemeen bestuur. * gebruik het middel van de bestuursinformatiebrief om alle leden van het algemeen bestuur op hetzelfde moment van (achtergrond) informatie te voorzien. * knip de informerende fase in de commissies op in twee termijnen. in de 1 e termijn kunnen verhelderende vragen gesteld worden hetgeen in de 2 e termijn kan worden gevolgd door het uitspreken van een kort statement en tot slot formuleert de voorzitter de conclusie. Voorstel werkgroep: goed om in de nieuwe bestuursperiode mee te starten. * Het al dan niet afschaffen van de commissies. In het begin van deze bestuursperiode ( januari 2009) is de vraag gesteld wat te doen met de commissies/ commissiestructuur. Veel gemeenten waren rond die tijd overgestapt van het adviseren door commissies aan de Raad naar een model van (ronde tafel) gesprekken met bewoners over onderwerpen die in de Raad aan de orde zouden komen. De Raad zou dan uit eerste hand vernemen wat er zoal onder de bevolking speelt en kan daar ook informatieve zin zijn voordeel mee doen. Deze gesprekken verliepen dan meestal volgens het volgende stramien: informatiefase, debatfase en besluitvormende fase. Bijkomend voordeel hiervan is dat al deze fases op één dag worden afgerond (eind van de middag en avond). Bij ons waterschap bestond voor deze constructie niet echt animo. Uw bestuur voelde het meest voor het in stand houden van de commissiestructuur. Het idee om eerst een informerende vergadering te houden, die vervolgens afgesloten wordt met een besluitvormend gedeelte spreekt niet aan. Wel is destijds nadrukkelijk afgesproken dat de bestuursleden aanwezig dienen te zijn in de commissies. Ook is afgesproken dat voorkomen moet worden dat de standpunten herhaald worden in het algemeen bestuur (wordt ook gezien als een taak van de voorzitter). Er is gepleit voor het behoud van 2 commissies, waarbij in beginsel alle collegeleden aanwezig zijn en ook alle fracties vertegenwoordigd zijn. Inmiddels zijn de meeste gemeenten al weer teruggekomen op het fenomeen Rondetafelgesprek, omdat het de burgerparticipatie niet daadwerkelijk heeft bevorderd. In de praktijk werd geconstateerd dat het vaak dezelfde mensen waren die gebruik maakten van de geboden mogelijkheden om informatie te delen met de Raadsleden. Bovendien komt de aansturing van het college daardoor onvoldoende uit de verf. Voorstel werkgroep: de werkgroep is van oordeel dat deze argumenten nog steeds gelden. Zij stelt dan ook voor NIET over te gaan tot het afschaffen van de commissies in de nieuwe bestuursperiode. Uiteraard is dit een zaak die ook door het nieuwe bestuur opgepakt dient te worden. * Wat moet verstaan worden onder informerend, consulterend en de tkn stukken en wat zijn de rollen van leden en voorzitter in de commissies. De werkgroep heeft de reeds bestaande regels hieromtrent nog eens onder elkaar gezet. Wat betreft de behandeling van de tkn-stukken / de bestuursinformatiebrief adviseert de werkgroep deze niet meer onder aan de agenda te vermelden, maar uitsluitend op de 10
website/extranet te plaatsen. Voorts is de werkgroep van mening dat de voorzitters moeten blijven werken aan het bieden van (enige) ruimte voor een gedachtewisseling in de vorm van (korte) statements en elkaar daarop kunnen bevragen in de commissies ( zie bijlage 3). Voorstel werkgroep: a) de huidige vergaderstructuur voor de commissies handhaven waarbij de voorzitters enige ruimte bieden voor een gedachtewisseling in de vorm van (korte) statements en elkaar daarop bevragen. b) de tkn-stukken en de bestuursinformatiebrief niet op de agenda te vermelden, maar uitsluitend op website en extranet. * Voorstel om op korte termijn bij de provincie Utrecht (als trekker van de beide provincies) een verzoek in te dienen tot reglementswijziging zodanig dat het mogelijk wordt om bij de start van de volgende bestuursperiode een 5 e DB lid te kunnen aanstellen. Dit verzoek is bij de provincie Utrecht in behandeling. Momenteel ligt een gewijzigd reglement ter inzage. Daarin is deze bepaling opgenomen. Voorstel werkgroep: de werkgroep steunt dit initiatief tot reglementswijziging. * Bezien of het gewenst is de aanstellingsduur van de DB-leden te verruimen. In het Besluit Harmonisatie en modernisering rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers van 1 juli 2014 is hierover het volgende opgenomen. Het maximum van het totale door een waterschap aan zijn leden van het dagelijks bestuur te betalen bezoldigingsbedrag is gesteld op een plafond van 300% van een voltijds bezoldigingsbedrag. Dit maximum is derhalve sinds 1 juli 2014 verhoogd van 250% naar 300%. Deze aanpassing is opgesteld in nauw overleg met de koepels alsmede met de beroepsgroep. Verwacht wordt dat deze verhoging de waterschappen voldoende ruimte biedt om menskracht te koppelen aan vereiste werktijd. Vanwege de opschaling van waterschappen is de verwachting dat de tijdbesteding van leden van het dagelijks bestuur zal toenemen. Voorstel werkgroep: de werkgroep is verheugd dat dit punt nu landelijk is vastgelegd en geregeld en geeft het nieuwe bestuur in overweging daarmee in de coalitieonderhandelingen aan de slag te gaan. * Maak het mogelijk dat bestuursleden elkaar op informele wijze, maar met een educatief element, kunnen ontmoeten. Voorstel werkgroep: het is voor de onderlinge verhoudingen goed dat bestuursleden ook op informele wijze met elkaar spreken. Hoofdstuk 3.1. Doorkijkje naar de toekomst ten aanzien van het bestuur De werkgroep is van oordeel dat er aan het begin van de nieuwe bestuursperiode een themabijeenkomst belegd zou moeten worden om informatie te geven over de procedures en de werkwijze van commissies en algemeen bestuur. Dus duidelijk aangeven wat de mores zijn binnen De Stichtse Rijnlanden. Dit moet een onderdeel zijn van het inwerkprogramma van het nieuwe bestuur. 11
Daarnaast geeft de werkgroep mee dat bouwen aan vertrouwen en werken aan goede verhoudingen een permanente actie hoort te zijn van maar ook binnen het algemeen bestuur. Het gaat ook over wederzijds gedrag en elkaar daarop durven aanspreken. Dit is niet gemakkelijk in procedures /regels te vertalen, maar de werkgroep vindt dat dit wel geborgd moet worden in de nieuwe bestuursperiode. Hoofdstuk 4. Conclusies 1. Het format voor de bestuursvoorstellen wordt aangepast conform het bijgevoegde voorstel in bijlage 1. De organisatie moet daarbij goed afwegen welke informatie wel/niet wordt meegezonden. 2. Het huidige stramien voor de agenda van het algemeen bestuur wordt gehandhaafd conform het bijgevoegde voorstel in bijlage 2. 3. Het werken met commissies wordt zeer aanbevolen, waarbij de hoofdlijn moet zijn dat de discussie in de commissies vooral technisch van aard is en in het algemeen bestuur vooral politiek. Behandeling in de commissie moet uitmonden in het waarborgen dat het dagelijks bestuur voldoende informatie ophaalt voor de besluitvormende fase in het algemeen bestuur. 4. Handhaaf het technisch voorzitterschap van de commissies. 5. Organiseer aan het begin van de nieuwe bestuursperiode een training voor de nieuw te benoemend voorzitters van de commissies en diens plaatsvervangers zodat iedere voorzitter beschikt over dezelfde uitgangspunten. In diezelfde training ook één dagdeel besteden aan een gezamenlijke bijeenkomst van alle bestuursleden (inclusief de voorzitter van het AB). 6. Knip de informerende fase in de commissies op in twee termijnen: in de 1 e termijn stellen de bestuursleden verhelderende vragen over een voorstel en in de 2 e termijn wordt dit gevolgd door de mogelijkheid (dus geen verplichting) om hierover een kort statement uit te spreken en tot slot formuleert de voorzitter de conclusie. 7. Gebruik het middel van de bestuursinformatiebrief om alle leden van het algemeen bestuur op hetzelfde moment van (achtergrond) informatie te voorzien. 8. De geldende regels voor wat verstaan moet worden onder informerende, consulterende en tkn stukken heeft de werkgroep in bijlage 3 opgenomen. 9. De tkn-stukken en de bestuursinformatiebrief komen niet meer op de agenda maar zijn raadpleegbaar op de website/extranet. 10. Er is een reglementswijziging aanhangig bij de provincie Utrecht om de mogelijkheid te bieden een 5 e DB lid aan te stellen. 11. In het Harmonisatiebesluit van 1 juli 2014 is de mogelijkheid opgenomen om het maximum te betalen bezoldigingsbedrag voor DB-leden een plafond te geven van 300%. 12
12. Aanbevolen wordt om ook de informele contacten tussen de bestuursleden te koesteren. 13. Zorg dat er bij voortduring aandacht is voor het bouwen aan vertrouwen in de bestuursvergaderingen. De werkgroep bestuurlijke veranderagenda, Jikke Balkema Tine van der Stroom Lydia Tutein Nolthenius Huub van der Maat Patrick Poelmann (voorzitter) Joke Goedhart (secretaris) Ingrid de Vries 13