Gebruikershandleiding Invoermodule BOOR Benchmarkmodule BOOR MediQuest Vragen/opmerkingen Indien u na het lezen van deze handleiding nog vragen of opmerkingen heeft kunt u contact opnemen met MediQuest, BOOR@mediquest.nl of tel: 088 126 63 900. 1
Inhoud Algemeen... 3 Inloggen... 3 De juiste URL en uw inlogcodes... 3 Invoer of zorggroep- of locatie niveau... 4 Hoofdmenu... 4 Wijzigingen van gegevens... 5 Uitloggen... 7 Foutmelding... 7 De hoofdstukken... 7 Algemene en Contactpersoon gegevens... 7 Gebieden... 8 Indicator termijn... 8 Indicator norm... 9 Vragenlijst... 10 Invoer accorderen... 11 2
Algemeen De Invoertool maakt onderdeel uit van de benchmarktool BOOR van MediQuest. Met behulp van deze invoertool kunt u op jaar-, halfjaar-, kwartaal- en/of maandbasis rapporteren op de landelijke prestatie-indicatoren sets van de Inspectie voor de Gezondheidszorg en Zichtbare Zorg. De resultaten worden voor uw ziekenhuis teruggekoppeld aan de hand van onze terugkoppelingstool https://www.mediquest.nl/boor Inloggen De juiste URL en uw inlogcodes Indien u gegevens wilt gaan rapporteren is het essentieel om de juiste URL te gebruiken. De beschikbare URLs naar de invoertools zijn te vinden onderaan de homepage (https://www.mediquest.nl/boor). Indien u gegevens wilt invullen voor een van de verslagjaren klikt u op de bijbehorende URL en vult u uw inloggegevens in. Figuur 1: Het inlogscherm Met behulp van uw ziekenhuis specifieke login naam en wachtwoord kunt u inloggen in zowel de invoertool als de terugkoppelingstool. De login gegevens worden verstrekt bij aanschaf van de benchmarktool BOOR. Als uw instelling meerdere locaties heeft, ontvangt u per locatie een aparte code. Tevens ontvangt u een supervisor inlogcode waarmee u toegang heeft tot alle locaties. Mocht u uw inlog gegevens niet meer hebben, of mocht u problemen ervaren met het inloggen, dan kunt u contact met ons opnemen (zie voor de contactgegevens de laatste pagina van de handleiding). De login gegevens zijn persoonsgebonden, maar kunnen door u binnen de organisatie verspreid 3
worden 1. Heeft u het vermoeden dat uw persoonlijke wachtwoord bij een onbevoegde derde bekend is (of kan zijn), dan verzoeken wij u contact op te nemen met MediQuest. MediQuest zal uw wachtwoord dan aanpassen. Invoer of zorggroep- of locatie niveau De gegevens kunnen op locatie- of op zorggroep niveau worden ingevuld. Indien u de gegevens op locatie niveau invoert, zullen de gegevens in de terugkoppelingstool ook op locatieniveau worden teruggekoppeld. Indien u de gegevens invoert op zorggroep niveau, zullen de gegevens in de terugkoppelingstool ook op het niveau van de locatie, en binnenkort ook op zorggroepniveau, worden teruggekoppeld. Het is van belang dat er een keuze wordt gemaakt om de gegevens op locatie- of op zorggroep niveau in te voeren. Deze keuze is essentieel omdat er mogelijk gegevens verloren gaan als deze keuze tussentijds gewijzigd moet gaan worden. Daarnaast geldt dat u geen gegevens op zorggroep niveau kunt invoeren, als u in het verleden data op locatie niveau in de invoertool en/of aan ziekenhuistransparant heeft geleverd. Uw oude locatie data zullen dan namelijk om technische redenen uit de database verwijderd moeten worden, waardoor het genereren van (trend)informatie wordt beperkt. Wij adviseren u de gegevens op het niveau van de locatie in te voeren en indien u ervoor kiest om gegevens op het niveau van de zorggroep in te voeren, contact met ons op te nemen. Hoofdmenu Na het invoeren van de inlogcodes in het inlogscherm (zie figuur 1) komt u in het hoofdmenu. In de linker balk van het hoofdmenu zijn de verschillende hoofdstukken van de invoertool weergegeven. U dient uw gegevens per hoofdstuk in te voeren. U kunt op ieder afzonderlijk hoofdstuk doorklikken om de gegevens in te voeren. Door rechtsonder op de buttons Verder en Terug te klikken komt u door de vragenlijst heen bladeren. 1 Bij het verspreiden van de inlogcodes is het essentieel dat de personen aan wie u de inlogcodes verstrekt vertrouwelijk met de inloggegevens omgaan. 4
Figuur 2: Het hoofdmenu in de linker balk van de vragenlijst Wijzigingen van gegevens Indien u gegevens wilt wijzigen, kunt u rechtsboven op de button Wijzig klikken. Nadat u uw gegevens heeft gewijzigd klikt u op de button Sla op onderin het hoofdstuk. U klikt op annuleer wanneer u niet wilt dat de aangepaste gegevens worden opgeslagen. Sla regelmatig uw ingevoerde gegevens tussentijds op, zodat er geen gegevens verloren kunnen gaan. In principe bent u vrij om op elk moment gegevens in de invoertool in te vullen of te wijzigingen. Wel willen we erop attenderen dat het van belang is om: Gegevens met regelmaat in te voeren. Indien u bijvoorbeeld de gegevens per kwartaal beschikbaar heeft, probeer dan ook de gegevens per kwartaal in te voeren. Op deze manier geven bijvoorbeeld de trendgrafieken op indicatorniveau netjes uw waarde in de tijd per kwartaal weer. Indien u twee kwartalen tegelijk zou invoeren, wordt alleen de laatste 5
meest recente waarde geplot waarmee de trendgrafiek minder gestructureerd wordt opgebouwd. Gegevens volledig in te voeren. Indien u bijvoorbeeld de gegevens voor het hoofdstuk cardiologie in gaat voeren en ervoor kiest om vandaag een gedeelte in te voeren en morgen de invoer af te maken, is het mogelijk dat trendwaardes gaan veranderen. Het systeem berekent namelijk een score op basis van uw 1 ste invoer en een score op basis van uw 2 de invoer. Indien de score van de 2 de invoer hoger of lager is dan de score van de 1 ste invoer, zal een trend worden gegenereerd. Daarom adviseren wij u om de invoer, indien mogelijk, in zijn geheel te doen. Indien dit niet mogelijk is, kunt u het beste de gegevens per hoofdstuk rapporteren. Zie ook de toelichting onder het kopje Invoer accorderen in deze handleiding. Gegevens vóór de 1 ste van de maand invoeren. Iedere 1 ste van de maand wordt de score/waarde per specialisme, aandoening en indicator uitgelezen om trendgrafieken te genereren. Indien u wilt dat de door u ingevoerde gegevens nog worden verwerkt in de grafieken, dient u deze gegevens voor de 1 ste van de maand in te voeren. Indien u de gegevens invoert op of na de 1 ste van de maand, zullen de gegevens pas de volgende 1 ste van de maand worden bijgewerkt. Figuur 3: Wijzig knop om gegevens in te voeren/ te wijzigen Figuur 4: Annuleer en sla op knop om ingevoerde gegevens te annuleren of op te slaan 6
Uitloggen Wanneer u klaar bent met het invoeren of wijzigen van uw gegevens dan kunt u via uitloggen weer uit de vragenlijst. De button bevindt zich rechtsboven. Figuur 5: Link waarmee u kunt uitloggen Foutmelding Het is mogelijk dat u tijdens het invoeren van uw gegevens een foutmelding krijgt. Vaak komt die foutmelding omdat er bijvoorbeeld teveel cijfers staan bij het telefoonnummer of dat u tekst invoert indien er een getal wordt gevraagd. Wanneer er een foutmelding verschijnt en u, naar uw mening, gegevens correct heeft ingevoerd, wilt u ons hiervan dan op de hoogte stellen? De hoofdstukken Algemene en Contactpersoon gegevens In het hoofdstuk algemene gegevens worden enkele algemene gegevens over uw ziekenhuis gevraagd. U dient hier aan te geven wat de naam is van uw ziekenhuis, en indien u de gegevens voor een specifieke locatie rapporteert, ook wat de naam van de locatie is. Daarnaast dient u aan te geven wat voor type ziekenhuis uw ziekenhuis betreft (academisch, algemeen etc) en tot slot kunt u enkele contactgegevens van het ziekenhuis invoeren. Deze gegevens hoeven eenmalig door u te worden ingevoerd. Daarna zullen deze gegevens elk jaar opnieuw opgenomen worden in de nieuwe vragenlijsten. In het hoofdstuk contactpersoon kunt u de gegevens van de contactpersoon opnemen. Ook voor deze gegevens geldt dat er jaarlijks een kopie van de gegevens naar de nieuwe vragenlijsten wordt gemaakt zodat u alleen in geval van wijzigingen de gegevens dient aan te passen. 7
Figuur 6: Pagina waar de algemene- en contactpersoon gegevens ingevoerd kunnen worden Gebieden In dit hoofdstuk kunt u aangeven voor welke aandoeningen, specialismen en instellingsbrede gebieden u gegevens wilt rapporteren. De gebieden sluiten aan bij de indeling zoals deze door de Inspectie voor de Gezondheidszorg of Zichtbare Zorg wordt gehanteerd. Hiervoor geldt ook dat u deze gegevens eenmalig dient in te voeren en dat elk jaar een kopie van deze gegevens wordt gemaakt voor het nieuwe jaar. Indien er wijzigingen optreden, kunt u deze wijzigingen handmatig doorvoeren in de gebieden pagina. Indicator termijn In de invoertool kunnen indicatoren per jaar, half jaar, kwartaal of maand geregistreerd worden. De reden dat deze functie in de tool is ingebouwd, is vanwege het feit dat sommige indicatoren op frequentere basis aangeleverd zullen gaan worden dan andere indicatoren (als bijvoorbeeld de 8
structuurindicatoren). Door de termijn per indicator in te stellen, is de flexibiliteit van het systeem hoog en blijft de registratielast zoveel mogelijk beperkt. In de indicator termijn pagina kan per indicator worden aangegeven of de indicator op jaar-, halfjaarlijkse-, kwartaal- of maandbasis gerapporteerd zal gaan worden. Afhankelijk van de keuze van de termijn wordt de vragenlijst opgebouwd. Indien u bijvoorbeeld kiest om de indicator verhoogde bloeddruk bij diabetes op kwartaalbasis te gaan rapporteren geeft u in de invoertool in de indicator termijn pagina voor deze indicator aan dat het om een kwartaal indicator gaat. In de vragenlijst worden er vervolgens vier antwoordmogelijkheden getoond om uw gegevens ook daadwerkelijk per kwartaal aan te leveren. Het is van belang dat u de keuze voor jaar, halfjaar, kwartaal of maand aan het begin van het jaar maakt en deze keuze gedurende het jaar niet meer wijzigt. Indien u wel een wijziging wilt maken, dient u met MediQuest contact op te nemen. Figuur 7: De termijn kan per indicator in de indicator termijn pagina ingesteld worden Indicator norm Op deze pagina kunt u per indicator een ziekenhuisnorm definiëren. Een ziekenhuisnorm is een streefwaarde voor een bepaalde indicator voor uw ziekenhuis die u aan het einde van het jaar wilt behalen. Deze norm zal ook in de cockpit teruggekoppeld worden. Indien u in de vragenlijst geen ziekenhuiseigen normen rapporteert, worden de landelijke normen (indien beschikbaar) of het landelijk gemiddelde in de cockpit getoond. 9
Figuur 8: de ziekenhuisnormen per indicator kunnen in de indicator norm pagina ingesteld worden Vragenlijst Bij het rapporteren van uw gegevens verzoeken wij u om de basisset Prestatie indicatoren Ziekenhuizen en de registratiegidsen van (voormalig) zichtbare zorg te hanteren voor het lezen van specifieke toelichtingen, definities en in/exclusiecriteria. De basisset prestatie indicatoren ziekenhuizen is te vinden via de website van de Inspectie voor de Gezondheidszorg, http://www.igz.nl. Vervolgens klikt u onder het kopje direct naar op de link basissets indicatoren. Onder het kopje ziekenhuizen ziet u de basissets van het huidige en voorgaande verslagjaren. De indicatorengidsen van (voormalig) zichtbare zorg vind u op de website zorginzicht, https://www.zorginzicht.nl. U klikt op deze pagina op het kopje kwaliteitsbibliotheek en register. Als u dan op bekijk de kwaliteitsbibliotheek klikt krijgt u alle actuele kwaliteitsproducten e zien. De kwaliteitsproducten die in de kolom type kwaliteitsproduct meetinstrument hebben staan komen terug in BOOR. Als u op de naam van de aandoening klikt komt u op de pagina met alle informatie over het meetinstrument. Bij het invullen van de gegevens is het van belang dat u: tellers en noemers rapporteert, aangezien de tellers en noemers worden gebruikt bij de berekeningen van de percentages en de scores op aandoening en specialisme niveau die in de terugkoppelingstool worden getoond. dat u volgens de aangegeven termijn rapporteert: het is van belang dat u halfjaarlijkse-, kwartaal- en maanddata rapporteert op respectievelijk halfjaarlijkse-, kwartaal en maandbasis indien u in de indicator termijn pagina heeft aangegeven de gegevens volgens deze termijn in te voeren. Dit in verband met de berekeningen die op uw data worden 10
gedaan, om alle data op jaarbasis in de cockpit terug te koppelen. Het is dus niet mogelijk om halfjaarlijkse data in te voeren als u voor een kwartaaltermijn heeft gekozen! Invoer accorderen Per hoofdstuk kunt u de gegevens accorderen. Hiervoor dient u onderaan het hoofdstuk een vinkje te plaatsen in het vakje klaar met invoer. In de linkerbalk verschijnt dan een vinkje voor het hoofdstuk dat u heeft ingevuld en tevens verandert de kleur van het hoofdstuk. Hierdoor kunt u makkelijk zien welke hoofdstukken al zijn ingevoerd en welke hoofdstukken nog moeten worden ingevoerd. Onder aan de linkerbalk bevindt zich het hoofdstuk invoer accorderen. Indien u aangeeft dat u gegevens zijn geaccordeerd, geeft u aan dat uw gegevens in de database opgenomen kunnen worden. Figuur 10: invoer accorderen 11