DC 31 De activiteitenmap 1 Inleiding In je werk verdiep je je in de dagbesteding en interesses van de cliëntgroep en in wat mogelijk geschikte activiteiten zijn. Dat kunnen activiteiten voor groepen zijn en voor individuele cliënten. Iedere keer opnieuw een activiteit bedenken vraagt veel tijd en energie. In het verleden zijn er veel geslaagde activiteiten geweest die je graag wilt herhalen. Bovendien hebben andere collega s waarschijnlijk ook al ervaringen met geschikte activiteiten waar jij uit kunt putten. Om tijd en energie te sparen kun je (samen met collega s) een map samenstellen met daarin alle mogelijke activiteiten, zowel voor groepen als voor individuele cliënten. Per cliënt kun je dan in die map zoeken naar geschikte activiteiten. In dit thema laten we zien hoe je zo n map samen kunt stellen. De inhoud van dit thema: 2 Aandachtspunten bij het samenstellen van de activiteitenmap 3 De indeling van een activiteitenmap 1 SAW DC 31 De activiteitenmap 1
2 Aandachtspunten bij het samenstellen van een activiteitenmap Als je een activiteitenmap gaat samenstellen, is het belangrijk dat je eerst goed nadenkt over het doel van de map en welke soort activiteiten je daar precies in wilt doen. Gaat het om activiteiten voor individuele cliënten of voor groepen? Gaat het om activiteiten in de vrije tijd, om educatieve activiteiten, arbeidsmatige activiteiten, zelfzorgactiviteiten of sport en spel? Kijk waar de grootste behoefte aan is en start daarmee. Het opzetten van een activiteitenmap vraagt veel tijd en je kunt altijd nog uitbreiden. Er kunnen eventueel ook kleine projecten en grootschalige activiteiten in opgenomen worden. Daarbij moet je echter oppassen dat er niet teveel tekst in de map opgenomen wordt. Voor hele draaiboeken, uitgebreide projectplannen of programma s is in de map geen plaats. Die worden afzonderlijk in mappen opgeborgen. Je kunt wel een tabblad en een korte uitleg van een uitgebreid project of een festiviteit opnemen met een verwijzing naar waar meer informatie te vinden is. Dan heb je in de activiteitenmap een compleet overzicht van de activiteiten. Het heeft geen zin activiteiten op te nemen die niet uitvoerbaar zijn. Vóór je een activiteitenmap samenstelt, zet je daarom ook eerst op een rijtje wat de mogelijkheden en beperkingen zijn. Om geschikte activiteiten op te nemen moet je met het volgende rekening houden de mogelijkheden en beperkingen van de cliëntgroep; de financiële mogelijkheden en beperkingen van de organisatie: het activiteitenbudget; de materiële mogelijkheden en beperkingen: materialen voor handenarbeid, sport en spel bijvoorbeeld; de mogelijkheden en beperkingen qua ruimte: grootte, indeling, functies, meubilair; de mogelijkheden en beperkingen qua tijdsinvestering; de beschikbaarheid van vrijwilligers en professionals en hun mogelijkheden en beperkingen; vereiste specifieke (externe) deskundigheid en de mogelijkheden die in te zetten, bijvoorbeeld een computerdeskundige. Deze punten kun je gebruiken als toetsingscriteria voor de activiteiten die in de map opgenomen worden. Er zijn al talloze activiteiten uitgewerkt. Op internet zijn er veel te vinden. Je hoeft het wiel dus niet opnieuw uit te vinden maar je kunt putten uit activiteiten waar elders goede ervaringen mee opgedaan zijn. 2 SAW Digitale Content
Het is belangrijk dat je vooraf in het team overlegt over de samenstelling van de map. Het vraagt veel tijd, dus er moet wel tijd voor vrijgemaakt worden. Later verdien je die tijdsinvestering overigens weer ruimschoots terug doordat je niet meer elke keer opnieuw een activiteit hoeft te bedenken. Iedereen moet het belang van het samenstellen van een map inzien. Je leidinggevende heeft hier dus ook een rol in. Zij moet ermee instemmen dat er tijd en energie gestoken wordt in het samenstellen van de map. Als je er allemaal achterstaat, is er meer kans van slagen dat de map er ook daadwerkelijk komt en gebruikt wordt. Daarmee komen we op een volgend aandachtspunt. Je kunt een map samenstellen, maar hij moet dan ook wel gebruikt worden. Het liefst gebruiken alle collega s de map. Alle collega s (ook nieuwe) moeten daarom over het bestaan en de inhoud van de map geïnformeerd worden en over het gebruik ervan geïnstrueerd worden. Een laatste aandachtspunt is dat de activiteitenmap onderhouden moet worden. Activiteiten verouderen en er komen steeds weer nieuwe activiteiten en ideeën. Het is goed om de oude activiteiten er regelmatig uit te halen en nieuwe toe te voegen. Dat houdt de map levendig en het komt de kwaliteit van de activiteiten ten goede. Over deze wijzigingen moet je dus ook communiceren met je collega s. Zij zullen daar graag hun inbreng in hebben en willen op de hoogte gehouden worden. Bovendien zullen zij zelf soms nieuwe activiteiten uitvoeren die in de map opgenomen kunnen worden. Je kunt vooraan in de map een overzicht geven van de wijzigingen. Het is handig om één persoon uit het team de eindverantwoordelijkheid over de map te geven. Hij houdt het gebruik en de wijzigingen bij en zorgt dat de index compleet blijft. We hebben het steeds over een map maar het is natuurlijk handiger om de map digitaal te maken. Het actualiseren is dan veel simpeler. Alleen een digitale map maken is niet altijd mogelijk omdat er ook voorbeelden van werkstukken of tekeningen van situaties (bijvoorbeeld een spelsituatie) in opgenomen worden. Die zijn vaak gemakkelijker handmatig uit te werken dan digitaal. Een combinatie is dus het beste. De teksten zijn digitaal opgeslagen en worden uitgedraaid. De uitdraaien komen in de map met de toelichtende voorbeelden. Neem een map die groot genoeg is of maak verschillende mappen voor de verschillende soorten activiteiten. Als je meer mappen gebruikt is het handig verschillende kleuren te nemen zodat je de map die je nodig hebt snel herkent. SAW DC 31 De activiteitenmap 3
3 De indeling van een activiteitenmap De indeling van de map geef je duidelijk aan door het gebruik van tabbladen met verschillende kleuren. Op de uitstekende flapjes kun je opschrijven wat er achter het tabblad zit. Je kunt de map op de volgende manier indelen. Gebruik voor elk onderdeel een tabblad. De rubriek voor de activiteiten verdeel je ook weer in met behulp van tabbladen. Indeling van een activiteitenmap: voorkant wijzigingen inhoudsopgave gebruiksaanwijzing evaluatieformulier activiteiten in rubrieken 2 Voorkant Op de voorkant zet je kort en duidelijk wat er in de map zit, bijvoorbeeld sport en spel. Omdat de map in een kast komt te staan, zet je dezelfde tekst ook op de zijkant. Wijzigingen Het lijkt vreemd om direct voorin een waarschuwing voor wijzigingen in de map op te nemen, maar het is wel handig. Als er een nieuwe activiteit wordt toegevoegd, kun je daar een mededeling van maken op het teamoverleg. Je kunt ook vóór in de map een waarschuwing doen. Daar hoef je niet veel voor te doen, een handgeschreven briefje met daarop nieuwe activiteit.., zie. en een datum is voldoende. Zo is iedereen steeds op de hoogte van wijzigingen. Je kunt ze dateren en met elkaar afspreken na hoeveel tijd deze wijzigingen uit de map verwijderd worden. De eindverantwoordelijke voegt bij voorkeur nieuwe activiteiten toe, tenzij iedereen zodanig geïnstrueerd kan worden dat dit goed verloopt. Over activiteiten die uit de map gehaald worden, overleg je eerst in het team. Daar moet je het met elkaar over eens zijn. De eindverantwoordelijke kan daar een voorstel voor doen, maar ook elk teamlid. 4 SAW Digitale Content
Inhoudsopgave Na de wijzigingen komt de inhoudsopgave. Deze geeft een kort en duidelijk overzicht over de inhoud en waar een bepaalde activiteit te vinden is. Hieronder zie je een voorbeeld. Inhoudsopgave 1 gebruiksaanwijzing 2 evaluatieformulier 3 activiteiten in rubrieken Gebruiksaanwijzing Als er zoveel activiteiten bij elkaar staan, is de leesbaarheid een aandachtspunt. Je wilt graag snel door teksten heen kunnen lezen. Om die reden is het goed als iedereen de activiteiten op eenzelfde manier beschrijft. Je kunt bijvoorbeeld de volgende indeling aanhouden. Indeling beschrijving activiteiten doelgroep soort activiteit doel benodigde materialen benodigde ruimte benodigd aantal begeleiders kwaliteiten van de begeleiders benodigde financiële middelen beschrijving van de activiteit aandachtspunten contactpersoon Je kunt hier een digitale format van maken die ingevuld kan worden. Je hebt dan uniformiteit en dwingt mensen concreet en kort te zijn. Bij doel vul je het doel van de activiteit in maar ook bij welk algemeen beleid deze activiteit past. Dus bijvoorbeeld: ontmoetingsmiddag ten bate van het beleidsdoel terugdringen van eenzaamheid. De contactpersoon is degene die de activiteit in de map heeft laten opnemen. Deze heeft de activiteit al eens uitgevoerd en kan eventueel aanvullende informatie geven. SAW DC 31 De activiteitenmap 5
Evaluatieformulier Na de gebruiksaanwijzing doe je een evaluatieformulier. Het is beter dat niet helemaal aan het eind van de map te doen, omdat de map waarschijnlijk dik wordt en je dan steeds helemaal naar het eind moet gaan. Van het formulier kan een kopie gemaakt worden of de digitale versie wordt gebruikt. Ook het evaluatieformulier is uniform en zo kort en concreet mogelijk. Je neemt alleen de belangrijkste evaluatiecriteria op. Zo kunnen de evaluatieformulieren snel doorgenomen en vergeleken worden. Je kunt ze zo ook snel samenvatten voor je evaluatieverslag. De evaluatiecriteria stel je samen met het team op. Probeer zoveel mogelijk één soort formulier aan te houden dat je voor alle soorten activiteiten kunt gebruiken. Dat maakt het evalueren van het totale aanbod aan activiteiten gemakkelijker. Je kunt daar dezelfde onderwerpen voor aanhouden als bij de beschrijving van de activiteit. Je voegt er alleen een paar evaluatievragen aan toe. Hieronder zie je een voorbeeld. Evaluatieformulier Doelgroep: is de doelgroep bereikt; is het verwachtte aantal deelnemers gehaald; zo nee, wat was daarvan de oorzaak: Soort activiteit: beantwoordde de soort activiteit aan de wensen en behoeften van de deelnemers: zo nee, is bekend welke activiteit beter zou aanslaan: Doel: is het doel van de activiteit bereikt: zo nee, wat was daarvan de oorzaak: Benodigde materialen: zijn de goede materialen gebruikt: 6 SAW Digitale Content
Benodigde ruimte: was de ruimte geschikt: Benodigd aantal begeleiders: waren er voldoende begeleiders: Kwaliteit van de begeleiding: was de kwaliteit van de begeleiding voldoende: Benodigde financiële middelen: was het budget toereikend: Uitvoering van de activiteit: was de uitvoering zoals gepland: hoe was de kwaliteit van de uitvoering: Algemene aandachtspunten of verbeterpunten: zijn er algemene aandachtspunten of verbeterpunten voor de organisatie en uitvoering: Je gebruikt in de praktijk ook evaluatieformulieren voor de deelnemers aan activiteiten. Aan het eind van bijvoorbeeld een cursus vullen zij die in. De conclusies die je uit de evaluatie van de deelnemers trekt, betrek je bij jouw evaluatie van de totale activiteit. De evaluatieformulieren van de deelnemers berg je niet in deze map op. Die bewaar je eventueel apart in je eigen administratie. Activiteiten in rubrieken Het laatste gedeelte van de map bevat de beschrijving van activiteiten en projecten. Omdat dat er veel zijn en er verschillende soorten activiteiten zijn, verdeel je dit deel met behulp van tabbladen onder in verschillende rubrieken, zoals hieronder. Het hangt natuurlijk van de aard van je werk af welke indeling je maakt. SAW DC 31 De activiteitenmap 7
Activiteiten in rubrieken educatieve activiteiten - taalactiviteiten - computercursussen - kookcursussen - enzovoort recreatieve activiteiten - binnen: spelactiviteiten festiviteiten enzovoort - buiten: buitenspelen grootschalige festiviteiten enzovoort arbeidsmatige activiteiten - producten - winkel - trajecten arbeidstoeleiding - vrijwilligerswerk - enzovoort zelfzorgactiviteiten - lichaamsverzorging - huishouden - administratie - enzovoort Elke rubriek kun je een eigen kleur tabblad geven. Het gebruik van de map wordt gemakkelijker en prettiger als je op deze manier ook aandacht geeft aan het uiterlijk van de map. 8 SAW Digitale Content