Opfrisdocument elektronische aangifte Inleiding: Omdat wij regelmatig vragen krijgen over de elektronische aangifte, hebben wij e.e.a. maar eens voor u op een rijtje gezet. Uitgangspunt van dit document is dat DBS T&S reeds is ingericht. De (technische) inrichting wordt niet behandeld in dit document. Hiervoor verwijzen wij u naar het document: Loonaangifte 2006 Stappen inrichting. Deze is van de supportsite te downloaden onder Handleidingen. Dit document is bedoeld als een Opfriscursus en zal daarom niet iedere mogelijke situatie en ieder detail behandelen. Zie voor uitgebreide informatie de helptekst in DBS T&S, eventueel aangevuld met releasenotes. Algemeen: Sinds 2006 is iedere werkgever verplicht via een door de Belastingdienst gedefinieerde manier aangiftes (elektronisch) aan te leveren. Deze methode is in lekentaal het beste te vergelijken met een e-mail programma. Aangifte berichten worden verstuurd en ontvangstbevestigingen en eventuele opmerkingen worden ontvangen. In DBS T&S is deze procesgang vrij letterlijk ook zo terug te zien. Er is maar één bijzonderheid, voor de belastingdienst is een werkgever gelijk aan een LB-nummer. In DBS T&S kan echter hetzelfde LB-nummer in meerdere bedrijven en meerdere werknemersgroepen tegelijk bestaan. DBS T&S is zo gebouwd dat deze zelf alle relevante gegevens per LB-nummer groepeert, dus ook overkoepelend (zolang de verschillende bedrijven c.q. werknemersgroepen wel allemaal verloond zijn en de periode goed is afgesloten). Procesgang, algemene beschrijving: A. Afsluiten periode Aangezien zolang een periode nog open is, alles in DBS T&S berekend en herberekend kan worden, is besloten uit de gegevens van de periode geen aangifteberichten op te bouwen. In DBS T&S kunnen dus enkel afgesloten perioden aangegeven worden. Eerste stap in het proces aangifte is daarom het afsluiten van een periode. B. Voorbereiding loonaangifte Voordat er daadwerkelijk communicatie met de Belastingdienst opgezet kan worden zullen een aantal zaken vooraf geregeld en gecontroleerd dienen te worden. Pagina 1 van 8
B1. Berekenen loonaangifte DBS T&S kent de optie om eigen componenten te definiëren en gereserveerde componenten kunnen qua inrichting bij onze verschillende klanten afwijken. Dit programma zorgt ervoor dat uw aangifte altijd de juiste waarden bevat. Het programma berekenen loonaangifte zal diverse controles uit te voeren. Er wordt onder andere gecontroleerd of alle verplichte gegevens per bedrijf en/of werknemer in het aangifte bestand staan. Berekenen loonaangifte zal aan de hand van de inrichting van alle salariscomponenten bij elkaar horende componenten groeperen. Aan de hand van de inrichting, van met name het eerste tabblad van ieder looncomponent, groepeert het programma zaken als kolom loonstaat en eventuele eindheffingen e.d.. Per groepering worden nu de bedragen van de afgesloten periode opgehaald en bij elkaar opgeteld - Per persoon: de nominatieve aangifte - Per LB-nummer: de collectieve aangifte Dit gebeurt allemaal op de achtergrond en er wordt geen output gegenereerd. Alleen in de database vinden er wijzigingen plaats. Als het programma klaar is toont het een overzicht van het verloop van het programma. Als alle controles succesvol zijn geweest én alle componenten zijn gegroepeerd én de bedragen zijn bij elkaar opgeteld, dan zal er een pop-up schermpje verschijnen met de melding dat er geen fouten zijn geconstateerd. Dit onderdeel van het proces is dan succesvol afgerond. Er kan echter ook een scherm verschijnen dat sterk lijkt op een Windows kladblok. Hierin toont DBS T&S de uitkomsten van de controleslagen die mislukt zijn. De getoonde waarden zijn foutmeldingen. Het proces is NIET tot een einde gekomen en er is in de database geen opbouw geweest van bedragen en dergelijke. Eerst zullen de melding uit het kladblok opgelost moeten worden. Daarna zal opnieuw het programma berekenen loonaangifte gedraaid moeten worden. B2. opbouw aangifte Als het berekenen in de vorige stap correct is verlopen, staat in de database een periode klaar om te gaan aangeven. Van deze periode moet er dus een fysiek aangiftebericht gemaakt worden. Dit doet u middels het programma opbouw aangifte. Via opbouw aangifte kan er een document aangemaakt worden en/of het daadwerkelijke aangiftebestand(xml-bestand). Het document heeft als extensie.rtf. Via oa Microsoft Word kunt u dit bestand openen en printen. Vervolgens dient u aan te geven voor welk LB-nummer c.q. welke periode u de aangifte wilt versturen. Pagina 2 van 8
Op het scherm staat verschillende keuzeopties: Bij Alle benodigde aangiftes van huidig bedrijf kiest DBS T&S de aangiftes door te kijken met welke gegevens, binnen het huidige bedrijf, nog niets is gedaan. Via Alle geselecteerde aangiftes kunt u zelf kiezen welke aangifte (opnieuw) gedaan moet worden. In het tussenscherm selecteer te genereren aangiftes kan via de button toon alle gekozen worden. Nu worden alle aangiftes uit het verleden verwerkt. Ook kunt u deze optie kiezen voor nog te maken aangiftes waarvan de status ongelijk is aan verwerkt (zie voor status het hoofdstuk overzicht ). Bij Alle benodigde aangiftes van alle bedrijven kiest DBS T&S de aangiftes door te kijken met welke gegevens, binnen alle bedrijven, nog niets is gedaan. Na bovenstaande te hebben uitgevoerd, kan gekozen worden om of een document of het fysieke aangifte bestand aan te maken. Let wel; als u kiest om een document aan te maken, dan dient u daarna opnieuw de selectie uit te voeren om vervolgens het werkelijke aangifte bestand aan te maken. Het pakket onthoudt dus niet welk LB-nummer c.q. periode u de vorige keer gekozen hebt. Nadat u ervoor gekozen hebt het werkelijke aangifte bestand aan te maken, zal dit geplaatst worden in de hiervoor eerder aangegeven map. Ook zal door DBS gecontroleerd worden of het aangifte bestand de maximale grootte van 5 Mb niet heeft overschreden, zodat het gemaild kan worden. Mocht er een aangifte gegenereerd worden die groter is zal dit programma het aangifte bestand splitsen in meerdere aangifte bestanden. Pagina 3 van 8
C. Communicatie met de Belastingdienst Na het voltooien van berekenen loonaangifte en opbouw aangifte zult u overgaan tot de daadwerkelijke overdracht van het aangifte bericht(xml-bestand) aan de belastingdienst. Dit gebeurt met behulp van een programma dat sterk op een e-mail programma lijkt. C1. Versturen Voor iedereen die al eens een aangifte verstuurd heeft een bekend scherm. U heeft er al eerder voor gekozen of u de aangifte met een PIN-code of met certificaat wilt doen. In dit scherm dient u de PIN-code in te voeren en op de knop Vul lijst te klikken. Hierna wordt in het vlak onderin het scherm alle nog niet verzonden aangiftes getoond. Door een aangifte te selecteren en op de knop Verzenden te drukken zal DBS T&S de aangifte verzenden. Letterlijk wordt het aangifte bestand(xml-bestand) aan een email gekoppeld en als bijlage verzonden aan de belastingdienst. Afzender van de mail aan de belastingdienst is de mailbox, zoals deze is ingevoerd bij de instellingengroep. De gebruiker is rechtboven in die scherm zichtbaar in het venster Gebruiker. Pagina 4 van 8
C2. Ontvangen Vrij kort na het verzenden (meestal zelfs binnen een minuut) van een aangifte bericht geeft de Belastingdienst een ontvangstbevestiging terug. Dit is het bewijs dat de aangifte ook daadwerkelijk is ontvangen en niet ergens onderweg is kwijtgeraakt. In DBS T&S is een speciaal programma ( Ontvangen van de Belastingdienst ) voor die ontvangstbevestigingen gemaakt. Ook andere berichten van de Belastingdienst vindt u in dit programma terug.. Ophalen van berichten is een aparte stap. Via de knop ophalen worden berichten opgehaald, die nog niet eerder opgehaald zijn. De button Inhoud mailbox opent een scherm met daarin de reeds opgehaalde mailtjes. Pagina 5 van 8
Onder de kop mislukte verzendingen komen berichten te staan waarbij er een probleem met het verzenden is geweest en die dus niet bij de belastingdienst terecht zijn gekomen. De overige berichten kunnen bijvoorbeeld reacties van de Belastingdienst zijn op reeds verzonden berichten. Dit zijn signalen van de Belastingdienst waar men dus vaak wat mee MOET(!) doen. In de praktijk merken wij dat gebruikers deze berichten niet lezen en ook dus geen acties ondernemen. Na een paar waarschuwingen zal de Belastingdienst echter eventuele boetes uitschrijven. C3. Overzicht Tot slot van het aangifte proces heeft DBS een scherm ontwikkeld om het proces meer inzichtelijk te maken. Bij type bericht kunt u kiezen voor alles of alleen de loonaangiftes of de EDM s (Eerstedagsmeldingen). Status: Iedere fase van het aangifteproces wordt gekenmerkt door een status. Na het genereren van het aangifte bestand krijgt deze aangifte de status Aangemaakt niet verstuurd, na versturen verandert deze naar Verstuurd nog geen antwoordbericht ontvangen, enz. In het overzichtscherm is eenvoudig in de gaten te houden wat de status van het aangifte bestand is. Procesgang, uitzonderlijke situaties: D1 Zeer grote aangifte bestanden (XML-bestanden) Zoals al eerder aangegeven mag het aangifte bestand niet groter zijn dan 5 Mb. Mocht het bestand groter zijn dan 5 Mb, dan zal het bestand automatisch gesplitst worden, zodat het alsnog verstuurd kan worden. Als aangiftes structureel groter zijn dan 20 MB, dan wordt er door de Belastingdienst een geheel andere manier van communiceren afgedwongen. Deze aangiftes zullen niet via het mailprogramma van T&S verstuurd kunnen worden. Deze aangiftes zullen op een FTP-site van de belastingdienst geplaatst moeten worden. Het kan ook gebeuren dat de Belastingdienst in een uitzonderlijke situatie vraagt om een aangifte via FTP aan te leveren (bijvoorbeeld bij een CAO wijziging over geheel afgesloten salarisjaar, waar een zeer groot bericht uit komt). Ook dan zal het XML-bericht handmatig op de FTP-site geplaatst moeten worden. Is er structureel sprake van grote aangiftes, dan zullen de aangiftes op een ftp-site van de Belastingdienst geplaatst moeten worden. Hier bericht de belastingdienst u dan specifiek over. In T&S kan ingericht worden waar de bestanden bij u bewaard worden en waar evt. Pagina 6 van 8
reacties van de belastingdienst geplaatst worden. Dit zijn beide echter handmatige acties. U dient zelf het bestand op de FTP-site te plaatsen en antwoordberichten van diezelfde site te downloaden. D2 Periode (zonder financiële wijziging) opnieuw aangeven Aan het scherm overzicht is de mogelijkheid toegevoegd een aangifte (of meerdere tegelijk) van status te wijzigen. Zo is het bijvoorbeeld heel makkelijk dezelfde aangifte nog een keer te sturen door alleen de status terug te zetten op Aangemaakt niet verstuurd. In het versturen programma komt de aangifte dan weer naar voren en kan direct nog een keer verstuurd worden. Let wel: dit is exact hetzelfde bericht als daarvoor. Er is op geen enkel wijze iets gemuteerd. Aanverwante zaken E1 Werknemers naar andere werknemersgroep Vrij regelmatig krijgt het Support Center vragen over het veranderen van de werknemersgroep bij een individuele medewerker. Let op: dit is niet zomaar mogelijk. Als er verschillen zijn in de hoedanigheid van de werknemersgroepen (aansluitnummers pensioen, LB-nummers en dergelijke) kan dit NIET, behalve als de persoon geheel uit dienst is gegaan en begint met een tweede dienstverband. Mocht het dan nog niet lukken dan is waarschijnlijk de oorzaak dat er periode variabelen aangemaakt zijn. De medewerker zit dan in een salarisrun of er zijn periodevariabelen ingevoerd/geïmporteerd van een nog niet verwerkte periode (en dus onder de oude werknemersgroep zijn aangemaakt). T&S laat het in die situatie dan ook niet toe dat de werknemer kan wisselen van werknemersgroep. Eerst zal of de salarisrun afgesloten moeten worden of de periode variabelen c.q. run zullen handmatig verwijderd moeten worden (om na het wisselen naar de nieuwe groep opnieuw opgevoerd te worden). E2 Correctieaangifte afgesloten loonjaren Dat correctieruns altijd individueel zijn en dat alle medewerkers dan los ingevoerd moeten worden is niet waar. Hierbij een korte uiteenzetting van een correctierun vorig ja(a)r(en). a. Extra regel in de kalender b. Genereren TWK vanaf eerste periode die herberekend moet worden c. Doorvoeren evt. aanpassingen (welke oorzaak zijn waarom er TWK run moet komen) d. Aanmaken runbesturing, waar bij opslaan gezegd wordt dat het een individuele run met zijn. Op het scherm individuele run zit de knop Automatisch vullen. Druk hier op en iedereen die een TWK over het afgesloten jaar heeft zal automatisch in de run worden geplaatst. Pagina 7 van 8
Hierna is het een reguliere run en kan het conform geldende afspraken verder vervolgt worden., inclusief journalisering en aanmaken en verzenden van de correctieaangiftes. e. Denk eraan om eventueel een nieuwe jaaropgave te maken en te versturen. Pagina 8 van 8