Aanbestedingsbeleid Brabantse Waard 1. Inleiding Sinds 1 april 2013 geldt de Aanbestedingswet 2012 voor alle aanbestedingen door (semi-) publieke instellingen in Nederland. Er bestond lang discussie over de vraag of de woningcorporaties aan de Europese aanbestedingsplicht moeten voldoen. Nu gaat men er vanuit dat dit in de meeste gevallen niet zo is. Woningcorporaties kunnen echter wel met deze regels te maken krijgen, bijvoorbeeld via publiekprivate-samenwerking, als ze zelf willen tenderen op een aanbesteding van een gemeente of als ze vastgoed anders dan sociale woningbouw willen ontwikkelen. In dit aanbestedingsbeleid leggen we de kaders vast voor het verstrekken van opdrachten aan bedrijven, voor het geval we Europees gaan aanbesteden gelden er andere regels, die in dit aanbestedingsbeleid niet zijn opgenomen. Sinds de invoering van de Aanbestedingswet in 2012 wordt voor aanbestedende diensten het principe EMVI, tenzij gehanteerd. Brabantse Waard is geen (semi-) publieke instelling, maar is wel van mening dat zij naast inschrijfprijs, meerdere kwaliteitsaspecten willen wegen. Bij EMVI (Economische Meest Voordelige Inschrijving) beoordeelt de opdrachtgever de inschrijvingen niet alleen op prijs, maar ook op aangeboden kwaliteit. Iedere substantiële te vergeven opdracht (zie stroomschema weergegeven op de bijlage) wordt in principe op basis van EMVI aanbesteed, tenzij er gemotiveerd kan worden waarom op een andere wijze tot opdrachtverstrekking overgegaan wordt. 2. Opdrachtverstrekking bij Brabantse Waard Om tot opdrachtverstrekking te komen willen we de juiste partij aan ons verbinden. Brabantse Waard wil kwalitatief de beste en de financieel meest scherpe partij contracteren en wil marktpartijen daarbij gelijke kansen bieden. Om transparantie te betrachten en om ook verantwoording af te kunnen leggen is de wijze hoe tot opdrachtverstrekking opgesteld. We stellen ons de volgende vragen wanneer we werken en/of diensten in opdracht willen geven. 2.1. Wat is de typering van het werk: Het kan opdrachten betreffen voor klachten-, mutatie-, contract-, planmatig onderhoud of renovatie, voor nieuwbouw of dienstverlening (adviseurs e.d.). 2.2. Wat is het gewenst eindresultaat: Brabantse Waard wil een duurzaam product, zo laag mogelijke onderhouds- en beheerlasten, we willen marktconforme prijzen, tevreden huurders, danwel kopers, optimale snelheid, een realistische planning, beheersbare risico s en afdoende garanties. 2.3. Met wie: In principe kan een bedrijf op de relatiebeheerlijst genoteerd worden. Het is dan noodzakelijk dat de bedrijfsdocumenten digitaal worden opgeslagen, de antwoorden worden verzameld voor op de Vragenlijst relatiebeheer Brabantse Waard en de Checklist beoordeling kredietwaardigheid per bedrijf worden ingevuld 1. 1 Brabantse Waard taak 1: Zorg er voor dat de relatiebeheerlijst bijgehouden wordt. Pagina 1 van 7
Door de verantwoordelijke medewerker voor de uitbesteding wordt een voorstel gedaan welke bedrijven er op de longlist geplaatst kunnen worden. Dit gebeurt op basis van de bedrijven die op de relatiebeheerlijst staan. Indien een onbekend bedrijf mee wil dingen, zullen de gegevens van het bedrijf conform de relatiebeheerlijst verzameld moeten worden. De selectiecriteria en de uitslag van de waardering van bedrijven om vanuit de relatiebeheerlijst op de longlist te komen moeten worden vermeld 2. De geselecteerde bedrijven worden gecheckt (onder andere mate van ervaring en capaciteit). Afhankelijk van de grootte van een te verlenen opdracht blijven 3 tot 5 bedrijven over op de shortlist. Deze bedrijven worden getoetst op kredietwaardigheid (Graydononderzoek). Deze stap (van longlist naar shortlist) wordt met redenen omkleed hoe gekomen is tot de shortlist voorgelegd aan het managementteam voor akkoord. 3 Er zijn meerdere type uit te besteden werken/diensten. Op basis daarvan zijn groepen opgesteld: Groep 1: klachten- en mutatieonderhoud. Bij deze categorie is geen controle nodig omdat betaling plaatsvindt na levering van de prestatie. Groep 2: contractonderhoud. Vanwege het langdurige karakter van de overeenkomst wordt vóór het aangaan van een contract boven de 50.000,- per jaar, een toets uitgevoerd. Groep 3 en 4: planmatig onderhoud, renovatie en nieuwbouw. Vóór het aangaan van financiële verplichtingen boven de 50.000,-. Een toets mag niet ouder zijn dan 3 maanden. Bij groep 5: dienstverlening (architecten, adviesbureaus, e.d.) vindt alleen een toets plaats wanneer het bedrag van opdracht groter is dan 50.000,- incl. btw. Ook hier geldt dat de toets niet ouder mag zijn dan 3 maanden. 2.4. In welke vorm wordt het project of bouwproces ontwikkeld of gerealiseerd: Er zijn verschillende vormen om tot gunning van werken/diensten te komen - Traditioneel; Brabantse Waard vertaalt de vraag, al dan niet met ondersteuning van architect/adviseurs, naar een bestek en tekeningen. Vervolgens volgt er een aanbesteding en wordt het werk opgedragen. Dit is een vorm die gericht is op prijsconcurrentie. Brabantse Waard wil bij uitzondering (b.v. geringe grootte werken/diensten, duidelijk gemotiveerd op deze wijze nog werken/diensten in de markt plaatsen. - Teamvarianten; Brabantse Waard vertaalt de vraag, al dan niet met ondersteuning van architect/adviseurs, naar een PVE en/of ruimtelijk ontwerp. Bij de vertaling van een PVE en/of ruimtelijk ontwerp naar een technische uitwerking daarvan wordt het team bijgestaan door een ondernemer die specifieke uitvoeringskennis in het proces inbrengt. Brabantse Waard wil bij uitzondering, duidelijk gemotiveerd op deze wijze nog werken/diensten in de markt plaatsen. - Strategische samenwerking; Brabantse Waard ontwikkelt samen met bouwpartners, vastgoed ontwikkelaars, ontwikkelende aannemers, zorginstellingen, een project op basis van gezamenlijke of wederzijds goed gedefinieerde belangen. Brabantse Waard wil indien duidelijk gemotiveerd op deze wijze nog werken/diensten in de markt plaatsen. - Reciprociteit; project-ontwikkelende aannemers verlenen Brabantse Waard een gunst, die financieel vertaald wordt in productie, zodat zij voor Brabantse Waard werken/diensten kunnen uitvoeren op basis van een één op één relatie. Brabantse Waard wil op deze wijze geen werken/diensten (meer) in de markt plaatsen. - Turn key; Brabantse Waard laat alle taken voor de bouw over aan de opdrachtnemer. Deze neemt de voorbereiding, het ontwerp en alle bijkomende werkzaamheden tot de oplevering op zich. Brabantse Waard komt met de opdrachtnemer overeen aan welke criteria de af te nemen woningen moeten 2 Brabantse Waard taak 2: Zorg er voor dat duidelijk is hoe tot de longlist gekomen is 3 Brabantse Waard taak 3: Zorg voor een MT-notitie ter besluitvorming keuze uit te nodigen partijen Pagina 2 van 7
voldoen (indien zij tijdig in het proces partij zijn) en krijgt na realisatie een voor bewoning gereed product. Brabantse Waard heeft geringe voorkeur om duidelijk gemotiveerd op deze wijze werken/diensten van de markt te kopen. - Design en Construct, ontwerp- en uitvoeringsrisico s komen voor rekening van de aannemer. Brabantse Waard geeft alleen (globale) kaders aan waarbinnen gebouwd moet worden. Dit kan gaan om bepaalde prestatie-eisen op ruimtelijk, visueel, functioneel en technische gebied. Er wordt een vaste prijs aangeboden om het geheel te realiseren. De aannemer heeft grote vrijheid en een vergaande verantwoordelijkheid, binnen de kaders van een overeen te komen programma van eisen van Brabantse Waard. Brabantse Waard wil bij voorkeur op deze wijze werken/diensten in de markt plaatsen. - Design, Construct, Finance & Maintain overeenkomsten Brabantse Waard geeft alleen (globale) kaders aan waarbinnen gebouwd en beheerd moet worden. Dit kan gaan om bepaalde prestatie-eisen op ruimtelijk, visueel, functioneel en technische gebied. Er wordt een vaste prijs aangeboden om het geheel te realiseren en te onderhouden. De aannemer heeft grote vrijheid en een vergaande verantwoordelijkheid, binnen de kaders van een overeen te komen programma van eisen van Brabantse Waard. Brabantse Waard wil bij uitzondering, duidelijk gemotiveerd op deze wijze werken/diensten in de markt plaatsen. 2.5. Aanbestedingsvormen: In de aanbesteding worden twee vormen onderscheiden: A. De landelijk erkende aanbesteding. B. De niet landelijk erkende aanbesteding A. De landelijk erkende aanbesteding: Hierbij is het aanbestedingsreglement ARW 2005 van toepassing. Het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) is een set praktische beleidsregels. Een hulpmiddel om aanbestedingen van werken te stroomlijnen. Bij meer dan 90% van alle Europese aanbestedingen van werken passen aanbestedende diensten het ARW 2005 toe. Ook bij nationale aanbestedingen onder de Europese drempel. Brabantse Waard is geen aanbestedende dienst en zal de onder punt B. genoemde aanbestedingsvorm hanteren B. Niet landelijk erkende aanbesteding: Brabantse Waard bepaalt zelf of in overleg met geselecteerde partijen, met inachtneming van het Burgerlijk Wetboek, de regels. De daarbij gebruikte vormen zijn: 1. Onderhands meervoudig Bij meervoudig onderhands aanbesteden nodigt Brabantse Waard op basis van objectieve criteria een aantal (minimaal 3 en maximaal 5) gegadigden uit om een offerte in te dienen op basis van een door hem vervaardigd beschrijvend document 2. Onderhands enkelvoudig Bij enkelvoudig onderhands aanbesteden wordt de opdracht gegund aan één partij die op basis van objectieve criteria geselecteerd is om een offerte in te dienen. 3. Bouwteamconstructie (onderhandeling met één partij) Een bouwteam is een projectgebonden samenwerkingsverband tussen een opdrachtgever en één deskundige of meerdere deskundigen die, in gecoördineerd verband, samenwerken aan het ontwerp, de engineering van het ontwerp en de bouw. Het doel van het bouwteam is om gezamenlijk tot een uitvoeringsgericht ontwerp te komen dat dan gerealiseerd kan worden. 4. Prijsvraag / tender Pagina 3 van 7
Een prijsvraag/tender is een procedure waarbij door middel van inschrijving getracht wordt een bepaalde dienst of product te verkrijgen, die op basis van factorenafweging wordt verleend of verstrekt. Factoren zijn vaak prijs en/of kwaliteit. 2.6. Contractvormen: Afhankelijk van de gekozen vorm van aanbesteding inzake het te realiseren werk/project, inkoop facilitaire zaken onderscheiden wij onderstaande contractvormen: - opdrachtbon klachten- en mutatieonderhoud tot 5.000 incl. BTW met een schriftelijke opdracht tot levering van goederen of het verrichten van werkzaamheden - opdrachtbrief klachten- en mutatieonderhoud van 5.000 tot 15.000 incl. BTW waar onder meer de inhoud van de opdracht en de voorwaarden in staan - onderhoudscontract contractonderhoud dat vaak meerdere jaren duurt worden afspraken gemaakt over prestaties van de werkzaamheden en de prijsniveaus - intentieovereenkomst Een intentieovereenkomst is een overeenkomst waarin twee of meer partijen de intentie uitspreken om samen een bepaald doel te bereiken. Let op: Niet de titel van een overeenkomst, maar de inhoud is bepalend voor de juridische status. Een intentieovereenkomst kan dus net zo verstrekkende gevolgen hebben als een gewone overeenkomst - raamovereenkomst is een hoofdovereenkomst, waarbij in hoofdlijnen de rechten en verplichtingen van een opdracht en de hieruit voortvloeiende of voortbouwende opdrachten contractueel zijn vastgelegd - aannemingsovereenkomst of realisatieovereenkomst planmatig onderhoud, renovatie en nieuwbouw waarbij de aannemer zich verbindt tegenover de aanbesteder om een werk uit te voeren tegen de aanneemsom volgens een plan en de voorwaarden die in documenten zijn vastgelegd - turn-key overeenkomsten aannemingsovereenkomst tussen een aannemer en opdrachtgever tot de bouw van een geheel gebruiksklaar gebouw - design, construct (of design & build) overeenkomsten planmatig onderhoud, renovatie en nieuwbouw, waarbij het ontwerpen en het realiseren door de opdrachtnemer wordt uitgevoerd. - design, construct, finance & maintain overeenkomsten renovatie en nieuwbouw, waarbij de opdrachtnemer een totaal pakket aanbiedt en de opdrachtgever geen details specificeert, maar diverse taken aan de opdrachtnemer overlaat; het gaat niet meer om het uitvoeren van de door de opdrachtgever gedetailleerde taken door een of diverse opdrachtnemers, maar om het ontwerpen enz. inclusief risico s en langlopend onderhoud van de gehele ontwikkeling. Het gaat dus vooral om de totale kosten tijdens de gehele levensduur van het gebouw. 3. Werkwijze toepassing aanbesteding Brabantse Waard Voordat antwoord gegeven kan worden op de vraag voor welke wijze van aanbesteding wordt gekozen dienen eerst de volgende vragen beantwoord te worden. 1. Wat is de typering van het werk? 2. Wat is het gewenste eindresultaat? 3. Met welke ondernemer kan dit eindresultaat het beste worden gerealiseerd? Pagina 4 van 7
4. Welke invloed (bouworganisatievorm) wenst Brabantse Waard te hebben (pré contractuele fase/contractuele fase/ uitvoeringsfase) om tot dit eindresultaat te komen? 5. Welke aanbestedingsvorm dient gekozen te worden om de gewenste ondernemers te selecteren? 6. Welke contractvorm past hier het best bij? Welke groepen van werksoorten / inkoop onderscheiden we? Groep 1: Beheer, werkzaamheden in het kader van klachten- en mutatieonderhoud als ook werkzaamheden verricht binnen het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO); Groep 2: Contractonderhoud: liften, drukverhoginginstallaties, rioolverstoppingen, tuinonderhoud, schoonmaakactiviteiten, glasbewassing, glasbreuk, centrale verwarming installaties, ketelhuizen, bliksemafleiders en warmteterugwinunits, koelinstallaties, automatisering, kantoormachines, dakbedekking, automatische deuropeners, keukenapparatuur, brandmeldinstallaties, brandbestrijdingsmiddelen, installaties voor WKO; Groep 3: Bestaande bouw; planmatig onderhoud en renovatie; Groep 4: Nieuwbouw, herontwikkeling, totale sloop en infrastructuur; Groep 5: Dienstverlening (architecten, adviesbureaus, e.d.) Groep 1: Beheer etc. Beheer (klachten- en mutatieonderhoud) wordt gekenmerkt door voornamelijk technisch eenvoudige ingrepen van een beperkte omvang met een hoge opdrachtfrequentie (gemiddeld 16.000 opdrachten per jaar). Bij het dagelijks onderhoud werken we met vaste vooraf geselecteerde regionale en plaatselijke bedrijven. Groep 2: Contractonderhoud (contractvorm onderhoudscontract en SLA) Contractonderhoud wordt gekenmerkt door een overeenkomst met afspraken waarbij prestatie- en/of werkzaamheden en materiaalleveranties en prijsniveau voor een termijn gelden. Groep 3: Bestaande bouw; planmatig onderhoud en renovatie Planmatig onderhoud of renovatie vindt plaats in overleg met onze bewoners in veelal bewoonde woningen. Om deze reden wordt er bij de aannemersselectie extra aandacht besteed aan planning en de sociale (klantvriendelijkheid) kwaliteiten van de uitvoerende bedrijven. Groep 4: Nieuwbouw, herontwikkeling, totale sloop en infrastructuur Nieuwbouw is het compleet nieuw oprichten van woningen, woongebouwen en bijzondere gebouwen. In geval van herontwikkeling wordt hieraan nog een aantal andere componenten toegevoegd zoals, sloopactiviteiten, vernieuwen en/of veranderen van de infrastructuur alsook componenten met een sociale achtergrond. Groep 5: Dienstverlening In de meeste gevallen worden opdrachten aan architecten en andere adviseurs rechtstreeks aan een bureau verleend. Er kan gebruik gemaakt worden van een selectieprocedure zoals de meervoudige onderzoeksopdracht of de prijsvraag. Bij andere adviseurs (haalbaarheidsonderzoeken, constructeur, installatieadviseur, e.d.) is rechtstreekse opdrachtverlening gebruikelijk. Om het competitie-element in te brengen worden vaak meerdere offertes onderhands gevraagd. Een en ander is afhankelijk van de aard en de omvang van het project van advisering. Voor de inhuur van tijdelijke krachten wordt binnen het management eerst bepaald het minimale kennisniveau en de duur van de overeenkomst. Pagina 5 van 7
De keuze van organisatie wordt bepaald n.a.v. eerdere ervaringen en de prijzen in de markt. Het personeelsbeleid, inhuur tijdelijke krachten (ZZP-ers) is indien van toepassing van kracht. 4. Gunningcriteria Een aanbieding wordt getoetst op twee gunningscriteria, namelijk: a. de laagste prijs b. de economisch meest voordelige aanbieding In veel gevallen kan gekozen worden voor het criterium van de laagste prijs. Brabantse Waard heeft voorkeur om tot haar keuze te komen voor het gunnen van werk middels de economisch meest voordelige inschrijving. Er kan dan een uitgebreide (inhoudelijke) vergelijking plaatsvinden tussen de aanbiedingen en een optimale afweging van de prijs- kwaliteitsverhouding. Naast de prijs kan de beoordeling zich ook richten op onder meer de leveringstermijn, gebruikskosten, rentabiliteit, kwaliteit, esthetische en functionele kenmerken, architectonische waarde, technische waarde, klantenservice, garantie, technische bijstand en bijvoorbeeld milieuaspecten. De wijze van gunning dient vooraf kenbaar te worden gemaakt bij de aanvraag. Tegelijkertijd dienen de van toepassing zijnde gunningscriteria te worden meegezonden evenals de van toepassing zijnde wegingsfactoren. De projectleider of inkoper maakt een proces verbaal van aanbesteding volgens het model opgenomen in de ARW 2005 (bouwprojecten), zie bijlage. Dit proces verbaal met alle inschrijvingen wordt gearchiveerd en aan alle inschrijvers toegezonden. Bijlage stroomschema Aanbestedingsbeleid Brabantse Waard d.d. 12 januari 2015 Pagina 6 van 7
Bijlage I Redenen om de ARW 2005 toe te passen bij aanbestedingen van werken in plaats van de UAR 2001: a. Uniformiteit met de landelijke overheid. De landelijke overheid hanteert namelijk altijd de ARW 2005. b. Uniformiteit met gemeentelijk aanbestedingsbeleid. Veelal hanteert de lagere overheid (provincie en gemeente) ook de ARW 2005. c. De ARW is aangepast naar aanleiding van de bouwfraude (Koop Tjuchem; Ad Bos). d. Met de UAR 2001 is het niet mogelijk om elektronisch aan te kondigen en aan te besteden. e. Te terminologie en de definities lopen met de UAR 2001 niet parallel met het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO). f. Het ARW bevat een helder standpunt ten aanzien van de rekenvergoeding (komt niet meer voor). g. Het UAR 2001 is tot stand gekomen in gezamenlijkheid met de bouwsector. Het is een resultaat van polderen waarbij niet altijd de positie van de opdrachtgever als inkoper voorop stond. h. In het UAR 2001 mogen enveloppen niet geopend worden. i. Bij het ARW 2005 wordt een verklaring van een bestuurder van de inschrijver gevraagd. j. Je mag bij het ARW 2005 met eigen verklaringen werken. k. Je hoeft geen bus te hanteren bij het ARW 2005. l. De onderhandelingsprocedures en raamovereenkomsten ontbreken in het UAR 2001 m. Nadere inlichtingen geven aan individuele inschrijvers in geval van gerechtvaardigd commercieel belang mag volgens het ARW 2005. Pagina 7 van 7