Bijlage 8 Functieprofielen Functieprofielen Klant Contact Centrum (KCC) Medewerker Dienstverlening (HR 21: medewerker publiek III) De medewerker is verantwoordelijk voor het in contact brengen van de bezoeker of beller met de gemeente, luistert wat er aan de hand is, maakt het hen niet onnodig moeilijk en levert standaard producten. Ook worden er gespecialiseerde diensten geleverd door de medewerker Dienstverlening. Op het gebied van de fysieke leefomgeving (vergunningen, bestemmingsplannen, meldingen openbare ruimte), de sociale leefomgeving (sociale voorzieningen) en burgerzaken. Luistervaardigheid Is in staat de vraag van de burger te bezien vanuit zijn/haar context, door actief te luisteren en door te vragen. Analyseert samen met de bezoeker of beller wat er aan de hand is. Onderzoekt wensen of behoeften van klanten of gebruikers en handelt hiernaar. Speelt in op doelstellingen van doelgroepen/opdrachtgevers voor langere termijn. Informatiebeveiligingsbewustzijn Kent de regels en procedures t.a.v. het gebruik van de informatiesystemen, het verstrekken en ontvangen van informatie en de daarbij behorende privacy richtlijnen. De buitenwereld naar binnen halen. Weten en begrijpen wat er in de samenleving leeft. De verbinding aangaan en zaken in beweging brengen. Verantwoordelijkheden delen of zelfs uit handen geven wanneer een andere partij het beter kan. Heldere afspraken maken en elkaar successen gunnen, zowel intern als extern. Elkaar intern opzoeken en beleid en uitvoering soepel op elkaar laten aansluiten. Lef De moed hebben om dingen anders te doen. Af te wijken van gebaande paden. Onbekende wegen durven te bewandelen en je nek uitsteken als de situatie daar om vraagt. Maar ook tot inkeer komen als blijkt dat de route die je bewandelt niet de juiste is en hier voor uitkomen. Elkaar de ruimte en het vertrouwen geven om lef te tonen. Creativiteit Op een andere manier naar zaken kijken. Denken in kansen en mogelijkheden. Nieuwe technieken of werkmethoden inzetten. Omdenken zodat zaken die vast zitten weer in beweging komen. Kleine stapjes zijn vaak al voldoende om een verandering tot stand te brengen. minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau kennis van gemeentelijke processen kennis op het gebied van wet- en regelgeving die op het eigen vakgebied of beleidsterrein van toepassing zijn met het oog op de juiste dienstverlening administratie: de medewerker kan gegevens verwerken in diverse administratieve systemen aanvraagbehandeling: de medewerker kan de verschillende fasen in de aanvraagbehandeling onderkennen en hiernaar handelen. Specialisatie:
Burgerzaken: kennis van identiteitsmanagement en persoonsinformatie. Aan de medewerker burgerzaken de taak om te zorgen dat de wetten nauwgezet worden uitgevoerd en de burgers vriendelijk, snel en klantgericht geholpen worden. Als ambtenaar van de burgerlijke stand draagt de medewerker volledig zelfstandige verantwoordelijkheid. Sociale zaken: kennis sociale wetgeving (participatie, wmo, jeugdwet etc.). De medewerker is een expert in sociale wetgeving en kent als geen ander de sociale kaart van de Noordoostpolder. De primaire taak is het inventariseren van de hulpvraag van de burger door het stellen van de juiste vragen. Pas dan kan de juiste informatie of advies geleverd worden of een product geleverd worden. Woonloket: kennis van de wet en regelgeving over de publieke ruimte (ruimtelijke ordening, vergunningen, APV enz.) Aan de medewerker woonloket de taak om te zorgen dat de burgers en bedrijven vriendelijk, snel en klantgericht worden geïnformeerd over de (on)mogelijkheden in de publieke ruimte bij bouw en/of verbouwplannen, overlast, evenementen enz.
Klantmanager Burgerzaken (HR21: medewerker publiek III) De klantmanager burgerzaken is een ervaren vakspecialist die alle werkzaamheden van de burgerlijke stand kan uitvoeren, brondocumenten kan beoordelen, verklaringen onder ede kan afnemen, complexe mutaties kan doorvoeren en vooral internationaal privaatrecht kan toepassen. De klantmanager is belast met alle dienstverleningsvragen van burgers die de nodige complexiteit kennen. De gemeente Noordoostpolder kent veel verschillende nationaliteiten en kent veel eerste inschrijvingen door de aanwezigheid van een groot AZC. De klantmanager heeft rechtstreeks contact met onze inwoners en fungeert als vraagbaak voor de medewerkers burgerzaken en rondt van kop tot staart de dossiers af. Luistervaardigheid Is in staat de vraag van de burger te bezien vanuit zijn/haar context, door actief te luisteren en door te vragen. Analyseert samen met de bezoeker of beller wat er aan de hand is. Onderzoekt wensen of behoeften van klanten of gebruikers en handelt hiernaar. Speelt in op doelstellingen van doelgroepen/opdrachtgevers voor langere termijn. Informatiebeveiligingsbewustzijn Kent de regels en procedures t.a.v. het gebruik van de informatiesystemen, het verstrekken en ontvangen van informatie en de daarbij behorende privacy richtlijnen. De buitenwereld naar binnen halen. Weten en begrijpen wat er in de samenleving leeft. De verbinding aangaan en zaken in beweging brengen. Verantwoordelijkheden delen of zelfs uit handen geven wanneer een andere partij het beter kan. Heldere afspraken maken en elkaar successen gunnen, zowel intern als extern. Elkaar intern opzoeken en beleid en uitvoering soepel op elkaar laten aansluiten. Lef De moed hebben om dingen anders te doen. Af te wijken van gebaande paden. Onbekende wegen durven te bewandelen en je nek uitsteken als de situatie daar om vraagt. Maar ook tot inkeer komen als blijkt dat de route die je bewandelt niet de juiste is en hier voor uitkomen. Elkaar de ruimte en het vertrouwen geven om lef te tonen. Creativiteit Op een andere manier naar zaken kijken. Denken in kansen en mogelijkheden. Nieuwe technieken of werkmethoden inzetten. Omdenken zodat zaken die vast zitten weer in beweging komen. Kleine stapjes zijn vaak al voldoende om een verandering tot stand te brengen. afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur in het taakveld burgerzaken minimaal 5 jaar ervaring op afdeling burgerzaken specifieke kennis van internationaal privaatrecht kennis op het gebied van wet- en regelgeving die op het eigen vakgebied of beleidsterrein van toepassing zijn met het oog op de juiste dienstverlening uitvoeringsprocessen en procedures: de medewerker kent de noodzakelijke en vastgestelde procedures administratie: de medewerker kan gegevens verwerken in diverse administratieve systemen aanvraagbehandeling: de medewerker kan de verschillende fasen in de aanvraagbehandeling onderkennen en hiernaar handelen
administratie: de medewerker kan gegevens verwerken in diverse administratieve systemen aanvraagbehandeling: de medewerker kan de verschillende fasen in de aanvraagbehandeling onderkennen en hiernaar handelen.
Sporthalbeheerder (HR 21: Medewerker locatie V) De functie richt zich hoofdzakelijk op het dagelijks gebruik en beheer van de sporthallen. Daarnaast zullen er ook onderhoud en beheertaken op de overige sportaccommodaties worden uitgevoerd. Daarnaast ben je aantoonbaar betrokken bij het binnensporten. Je bent het gezicht en het eerste aanspreekpunt voor de gebruikers. Je zorgt voor een verantwoord gebruik van alle accommodaties en controleert op een juist gebruik en veiligheid. Je bent bereid om in de avonduren, weekenden en op feestdagen te werken. Uitvoeren van beheersmatige werkzaamheden met betrekking tot locatie(s), systemen, gegevens en bedrijfsvoering. Het uitvoeren van beheersmatige werkzaamheden met betrekking tot een of meerdere locaties, zoals een accommodatie of een deel van de openbare ruimte. Binnen de functiegroep ligt het accent op het zorg dragen voor beheer en onderhoud van de locatie(s), waaronder het adviseren over beheer en onderhoud, toezien op gebruik, orde en veiligheid van de locatie(s) en het uitvoeren van service en onderhoud. Door de aard van de werkzaamheden en de hierbij behorende contacten, is er in deze functiegroep een verhoogd risico op (verbale) agressie. Voert (delen van) beheerplan uit. Beheert mede een locatie en/of accommodatie. Voert eenvoudige onderhouds- en/of reparatiewerkzaamheden uit. Treedt op als aanspreekpunt en verwijst door. Controleert de voorraden van hulpmiddelen en vult deze aan. Verricht inspectiewerkzaamheden. Behandelt meldingen en lost storingen op. Bedient technische installaties. Voert administratieve werkzaamheden uit en verstrekt informatie. Verantwoordelijkheid Komt gemaakte afspraken na en accepteert de gevolgen die voortvloeien uit het eigen handelen. Zelfstandigheid Verricht zonder hulp van anderen taken, probeert op eigen kracht probleemsituaties de baas te worden. Handelt volgens eigen overtuiging, onafhankelijk van anderen. Oordeelsvorming Weegt gegevens en mogelijke handelwijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar af om tot realistische beoordelingen te komen. Conflicthantering Reageert correct en tegemoetkomend op de reacties van anderen op het eigen gedrag, beleid of functie-uitoefening. Weet adequaat te reageren op problemen, zonder hierdoor in het gedrang te komen of te emotioneel onder te worden. Vindt oplossingen bij belangentegenstellingen. Resultaatgerichtheid Formuleert heldere doelstellingen en resultaten en is actief op gericht om deze te behalen. MBO werk- en denkniveau (bijvoorbeeld: bouwkunde, civiele techniek) flexibel inzetbaar (werkt in een onregelmatig rooster) budgetbeheer: de medewerker weet hoe budgetten beheerd worden ervaring op het gebied van beheer van sportaccommodaties in het bezit van diploma: SVH, BHV, AED en reanimatie in het bezit van rijbewijs B.
Secretaresse (HR 21: Medewerker administratief & secretarieel III) Vanuit het team secretariaat verricht je samen met een aantal collega's ondersteunende secretariële werkzaamheden voor het management. Je zorgt samen met je collega's voor een dagelijkse bezetting en waar nodig vervang je elkaar. Verzorgt de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten. Organiseert bijeenkomsten en activiteiten. Beheert de agenda s van de managers. Verricht correspondentiewerkzaamheden. Zorgt voor het beheer en de bewerkingen van (digitale) bestanden en systemen. Bewaakt de voortgang van processen en afspraken. Verzamelt en verstrekt gegevens en overzichten uit administratieve systemen. Weet de verschillende fasen in het proces van administratieve organisatie te onderkennen en daarop te handelen. Kan omgaan met geautomatiseerde administratie- en beheerssystemen. Voert in een team een opdracht uit. Draagt bij aan de harmonie van de groep en aan de optimale inzet van de leden ten behoeve van het groepsdoel, desnoods ten koste van eigen korte termijn belangen. Flexibiliteit Verandert het eigen gedrag indien zich problemen of kansen voordoen om een gesteld doel te bereiken. Speelt in op veranderende prioriteiten. Zet zich proactief in voor de klant en denkt met de klant mee; biedt een alternatief aan als zij de klant niet kan helpen. Zorgt voor een correcte en vriendelijke ondersteuning van de interne en externe klanten. Schriftelijke communicatie Schrijft in heldere en correcte taal. Brengt opvattingen duidelijk onder woorden en weet aan te sluiten bij de lezer. Formuleert ingewikkelde zaken kernachtig en weet woorden trefzeker te kiezen. Nauwkeurigheid Verricht werkzaamheden met grote mate van accuratesse. Plannen en organiseren Stemt activiteiten van zichzelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodat doeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden. secretariële opleiding op MBO+ niveau minimaal 3 jaar recente ervaring in een soortgelijke functie bij een overheidsorganisatie uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en MS officepakket bij voorkeur ervaring met zaakgericht werken.
Projectsecretaresse (HR21: Medewerker administratief & secretarieel II) Vanuit het team secretariaat verricht je samen met een aantal collega's ondersteunende secretariële werkzaamheden voor projectleiders. Je zorgt samen met je collega's voor de continuïteit van de werkzaamheden en waar nodig vervang je elkaar. Draagt zorg voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten. Verzorgt (in overleg met de projectleider) het opstellen/uitzetten van agenda s en bijbehorende stukken. Organiseert bijeenkomsten en activiteiten. Verzorgt het agendabeheer van de projectleiders. Verzorgt correspondentie Zorgt voor een correcte en volledige archivering van de (digitale) bestanden van de projecten. Voert in een team een opdracht uit. Draagt bij aan de harmonie van de groep en aan de optimale inzet van de leden ten behoeve van het groepsdoel, desnoods ten koste van eigen korte termijn belangen. Flexibiliteit Verandert het eigen gedrag indien zich problemen of kansen voordoen om een gesteld doel te bereiken. Speelt in op veranderende prioriteiten. Zet zich proactief in voor de klant en denkt met de klant mee; biedt een alternatief aan als zij de klant niet kan helpen. Zorgt voor een correcte en vriendelijke ondersteuning van de interne en externe klanten. Schriftelijke communicatie Schrijft in heldere en correcte taal. Brengt opvattingen duidelijk onder woorden en weet aan te sluiten bij de lezer. Formuleert ingewikkelde zaken kernachtig en weet woorden trefzeker te kiezen. Nauwkeurigheid Verricht werkzaamheden met grote mate van accuratesse. Plannen en organiseren Stemt activiteiten van zichzelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodat doeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden. secretariële opleiding op MBO+/HBO- niveau minimaal 3 jaar recente ervaring in een soortgelijke functie bij een overheidsorganisatie uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en MS officepakket bij voorkeur ervaring met zaakgericht werken
Bestuurssecretaresse (HR21: Medewerker administratief & secretarieel II) Vanuit het team secretariaat verricht je samen met een aantal collega's ondersteunende secretariële werkzaamheden voor het bestuur en de directie. Je zorgt samen met je collega's voor een dagelijkse bezetting en waar nodig vervang je elkaar. Verzorgt het agendabeheer van het bestuur en de directie. Heeft een filterfunctie voor het bestuur en de directie. Verricht correspondentiewerkzaamheden. Zorgt voor het beheer en de bewerkingen van (digitale) bestanden en systemen t.b.v. het bestuurlijk besluitvormingsproces. Bewaakt de voortgang van processen en afspraken. Verricht representatieve taken. Bewaakt en verzorgt de voortgang van meldingen, klachten en afspraken. Zorgt voor het beheer en de bewerkingen van (digitale) bestanden en systemen. Onderkent de verschillende fasen in relevante processen en signaleert afwijkingen hierop. Past de communicatie aan de situatie. Kan omgaan met geautomatiseerde administratie- en beheerssystemen. Voert in een team een opdracht uit. Draagt bij aan de harmonie van de groep en aan de optimale inzet van de leden ten behoeve van het groepsdoel, desnoods ten koste van eigen korte termijn belangen. Flexibiliteit Verandert het eigen gedrag indien zich problemen of kansen voordoen om een gesteld doel te bereiken. Speelt in op veranderende prioriteiten. Zet zich proactief in voor de klant en denkt met de klant mee; biedt een alternatief aan als zij de klant niet kan helpen. Zorgt voor een correcte en vriendelijke ondersteuning van de interne en externe klanten. Schriftelijke communicatie Schrijft in heldere en correcte taal. Brengt opvattingen duidelijk onder woorden en weet aan te sluiten bij de lezer. Formuleert ingewikkelde zaken kernachtig en weet woorden trefzeker te kiezen. Nauwkeurigheid Verricht werkzaamheden met grote mate van accuratesse. Plannen en organiseren Stemt activiteiten van zichzelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodat doeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden. secretariële opleiding op MBO+/HBO- niveau minimaal 3 jaar recente ervaring in een soortgelijke functie bij een overheidsorganisatie uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en MS officepakket bij voorkeur ervaring met zaakgericht werken ervaring met (digitale) besluitvormingsprocessen van het college van B&W is een pré