Aan de bestuurder in het kader van de WOR, mevrouw drs. L.A.M. Bakker dienst/afdeling OR contactpersoon Chris van Velde / Martin Kramer Onderwerp Advies OR overgang BWT ODMH telefoon 0182-588612 uw kenmerk gouda 23 oktober 2012 ons kenmerk OR 2012.013 Verzonden 23 oktober 2012 Geachte mevrouw Bakker, beste Loes, Onder verwijzing naar uw brief van de datum 14 september 2012, waarin u ons advies vraagt over de uitplaatsing van de afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT) en onze instemming over een vertegenwoordiging in de OOR-ODMH (Overgangsondernemingsraad Omgevingsdienst Midden-Holland), het volgende. De OR neemt de volgende overwegingen in zijn advies mee: de ingestelde klankbordgroep bestaande uit vertegenwoordigers van BWT, waarmee inspraak in het inhoudelijke deel van het proces is gerealiseerd; de inloopspreekuren, de voorlichtingsbijeenkomst georganiseerd door de afdeling HRM, waarmee informatie is gegeven aan de medewerkers BWT, over de rechtspositionele gevolgen van de uitplaatsing; de besprekingen tijdens de werkoverleggen BWT over het te lopen traject; de informatieoverdracht van de projectleider Norbert de Blaay tijdens een OR-vergadering; de schriftelijke beantwoording van OR-vragen van de projectleider, alsmede de toelichting daarop, in dezelfde OR-vergadering; de door u verzonden reactie aan de OR inzake de openstaande vragen van de OR, behandeld in de OV- vergadering van gisteren, alsmede de door u gegeven toelichting; de informele overleggen met de projectleider uitplaatsing-bwt over de wensen van de OR met betrekking tot een werkgarantie en de systematiek mens volgt werk geldend voor alle over te plaatsen medewerkers BWT; de individuele rechten van medewerkers die u garandeert bij overgang naar de ODMH. De OR komt tot de volgende conclusie: De rechtspositionele gevolgen voor het personeel bij overplaatsing zijn vergelijkbaar met de huidige rechtspositie. De medewerkers BWT zijn zorgvuldig geïnformeerd, alsmede hebt u de OR volledig geïnformeerd over zowel het uit te plaatsen deel van BWT, als de achterblijvende taken. Er staat nog één vraag open over de verkeersbesluiten, die nog beantwoord wordt door de directeur Michel Leenders. U hebt positief gereageerd in de OV van gisteren om 4 uur per week te honoreren voor deelname in de OOR-ODMH door een BWT-medewerker. De OR ziet de uitkomsten van het GO inzake het sociaal plan en de werkgarantie tot 1 juli 2016 in vertrouwen tegemoet, maar maakt een voorbehoud van zijn advisering afhankelijk van het akkoord met de vakbonden, morgen op 24 oktober. De OR vraagt aandacht voor het volgende: Voor de wettelijke WW-uitkering blijven de opgebouwde jaren meetellen, maar voor het bovenwettelijke deel van deze uitkering is dit niet het geval. Wij verzoeken u om afspraken te maken in het GO van morgen en deze rechten in het sociaal plan te compenseren.
De OR adviseert positief over de uitplaatsing van BWT -met het bovengenoemde voorbehoud- en de achterblijvende taken en stemt in met een vertegenwoordiger namens de OR in de OOR-ODMH door een medewerker van BWT, voor 4 uur per week. De OR vraagt u te willen bezien of de regiefunctionaris van 0,5 fte voldoende is, omdat zeker in de beginfase deze taak moeilijk gedaan kan worden in een halve weektaak; zich in te zetten om de vestigingsplaats Gouda te behouden voor de ODMH als de twee RUD's in onze veiligheidsregio worden samengevoegd in 2015; de medewerkers BWT als interne kandidaten bij sollicitaties aan te merken bij de participerende gemeentes ODMH, inclusief Gouda; een oplossing te vinden voor de groeiende overheadkosten bij de gemeente Gouda, die zich bij een krimpende organisatie zoals de onze manifesteren;. informatie te verschaffen of de personeelsdossiers BWT-personeel overgaan naar de ODMH én of u van deze medewerkers toestemming hebt gekregen cq nog toestemming gaat vragen; het ODMH te bewegen om een ongevallenverzekering af te sluiten voor de medewerkers ODMH; duidelijkheid te verschaffen over de vragen en opmerkingen over het bedrijfsplan, zie bijlage, richting de Goudse vertegenwoordiger BWT in de OOR. Tenslotte verzoeken wij u ons advies aan zowel het college als aan de gemeenteraad mee te delen. Wij danken u en alle functionarissen bij de afdelingen HRM en BWT die ons van informatie hebben voorzien. Met vriendelijke groet, namens de ondernemingsraad gemeente Gouda, Martin Kramer waarnemend voorzitter
Pag. 4/ Samenvatting: Van de bestaande taken van de afdeling BWT bij de gemeente Gouda wordt het grootste gedeelte van de taken ondergebracht bij de ODMH. Van de juridische taken gaan de Wabo gerelateerde taken van het voeren van verweer in bezwaar- en beroepsprocedures over naar de ODMH. De niet-wabo gerelateerde zaken in bezwaar en beroepsprocedures alsmede juridische advies blijven bij de gemeente Gouda. Juridisch advies over Wabo gerelateerde taken gaat ook over. Pag. 5/ Samenvatting Als de gemeente Gouda na 2013 minder structurele producten wil afnemen, dan is dat mogelijk. Jaarlijks is op basis van de door het algemeen bestuur van de ODMH vastgestelde Nota Planning & Control een daling van de productie met 2,5 % mogelijk. Hierover worden afspraken gemaakt bij het opstellen van het jaarprogramma. Mocht de gemeente incidenteel meer uren willen afnemen, dan is dat mogelijk. Het betreft uren die eenmalig (of voor enkele jaren) nodig zijn voor bijvoorbeeld een groot project of producten die bijzondere extra inzet vereisen. Voor deze producten wordt een afzonderlijke inschatting van de uren gemaakt, welke jaarlijks wordt afgerekend. Voor deze uren wordt 125 % van het standaardtarief in rekening gebracht. Deze extra incidentele uren worden gedekt door aanvullende legesinkomsten. Niet alle kosten worden gedekt door legesinkomsten. Dat geldt m.n. voor handhaving. Als er extra uren worden afgenomen voor handhaving, hoe kan dat dan worden gedekt door aanvullende legesinkomsten? De ODMH doet in het tweede jaar nadat de taken van de gemeente Gouda zijn overgedragen voorstellen om te komen tot efficiëntere en innovatieve uitvoering. Afgesproken is dat deze voorstellen leiden tot een daling van de prijs van 10 %. Op basis van de consequenties wordt besproken of deze andere werkwijze ook door de gemeente gewenst wordt. Het is dus nog onzeker of na twee jaar een besparing van 10% wordt bereikt. Hoe verhoudt dat zich tot de tekst op pag. 33/6.3 Afspraak is dat de ODMH deze taakstellend na 2 jaar realiseert. Ten behoeve van de overgang van BWT medewerkers van de gemeente Gouda naar de ODMH is een arbeidsvoorwaardelijke pakketvergelijking opgesteld. Deze vergelijking wijst uit dat het overgrote deel van de rechtspositie gelijk aan elkaar of gelijkwaardig is. Op de pakketvergelijking is nog wel wat af te dingen. Pag. 8/1.2 In de veiligheidsregio Hollands-Midden zijn twee regionale uitvoeringsdiensten operationeel, namelijk de Omgevingsdienst Midden-Holland en de Omgevingsdienst West-Holland. Hier is, op verzoek van de regio s en de provincie, door het Rijk toestemming voor gegeven. Afgesproken is om met de landelijke evaluatie van de uitvoeringsdiensten (2014/2015) deze situatie met twee regionale uitvoeringsdiensten opnieuw te bezien. Het is dus mogelijk dat op termijn de twee omgevingsdiensten in de veiligheidsregio Hollands-Midden worden samengevoegd. Pag. 11/2.2
Door synergievoordelen ontstaat namelijk een intergemeentelijke uitvoeringsorganisatie die: ng in de regio; kwetsbaarheid is in de dienstverlening. Dit laatste zorgt ook voor meer continuïteit in de bedrijfsvoering; op toekomstige hogere kwaliteitseisen die via wetgeving naar verwachting aan de uitvoering en dienstverlening op dit terrein zullen worden gesteld. Meer eenduidige vergunningverlening en handhaving impliceert dat de gemeente vast zit aan regionale afspraken op dit punt en dus minder invloed heeft. Realiseert het gemeentebestuur zich dat? Pag.12 /2.4 De ontwikkeling van het beleid is een verantwoordelijkheid voor de gemeenten en de provincie, maar zal onlosmakelijk verbonden zijn met de praktijk van de uitvoering. Goed beleid kan niet ontwikkeld worden zonder goede afstemming met de uitvoering en goede betaalbare uitvoering kan niet plaatsvinden zonder goed beleid. De ODMH zal dus in overleg met gemeenten en provincie mede participeren in het opstellen van beleid. Gouda wil om dat te borgen een uitvoeringstoets op beleid opnemen. Wat houdt een uitvoeringstoets in? De knip tussen gemeenten/provincie en Omgevingsdienst zal niet exact in het midden liggen. De Omgevingsdienst zal zelf ook gedeeltelijk beleid ontwikkelen en beleidsvoorstellen doen, dit vanuit de eigen expertise. Over welk soort onderwerpen doet de Omgevingsdienst zelf beleidsvoorstellen? Ondanks dat er beleidsverschillen kunnen, en mogen blijven bestaan, is het uiteindelijk voor de ODMH niet efficiënt als elke deelnemende gemeente andere beleids- en uitvoeringskaders vaststelt. Als de ene gemeente bijvoorbeeld bij alle aanvragen Omgevingsvergunning de constructie toetst en de andere gemeente alleen bij vergunningen boven de 100.000, dan ontstaan intern bij de ODMH verschillen in processen. Dit leidt tot inefficiënties en mogelijk zelfs tot fouten in de uitvoering. Door de ODMH wordt er daarom gestreefd naar harmonisatie van beleid. Uiteindelijk zijn de gemeenten en provincie altijd degene die het beleid vaststellen. Gemeente en ODMH hebben dus in dit opzicht tegengestelde belangen. Is dat in de praktijk werkbaar? Pag. 13/2.4: Van de juridische taken gaan de Wabo gerelateerde taken rondom bezwaar- en beroep over naar de ODMH. Dit is inclusief planschade. In principe betreft het geen mandatering maar uitvoering van de back office taken. In het vervolg wordt dit nog nader uitgezocht. De niet Wabo gerelateerde zaken en juridische adviestaken (beiden met name ten aanzien van ruimtelijke ordening) blijven bij de gemeente Gouda. Gaat het behandelen van bezwaar en beroep mbt planschade over of (ook?) het behandelen van aanvragen om planschadevergoeding? Waarom is hiervoor gekozen? Wat wordt bedoeld met in principe is het geen mandetering, maar uitvoering van backofficetaken? Juridische advisering over Wabo gerelateerde taken gaat ook over naar de ODMH.
Pag. 15/2.7: Voor de kwaliteitseisen van vergunningverlening en toezicht wordt hier verwezen naar de bestuurlijk vastgestelde kwaliteitsniveaus. Hoe wordt voor handhaving het kwaliteitsniveau bepaald? Pag.16 /2.9 Alle bezwaarschriften komen nu centraal bij de afdeling CJA binnen. CJA bepaalt na overleg met bezwaarmaker en (straks) de ODMH op welke wijze het proces van bezwaar wordt ingestoken: informeel of formeel. De voorkeur van de gemeente Gouda gaat uit naar de informele aanpak. Dit betekent dat het bezwaarschrift met het inzetten van mediationvaardigheden telefonisch of via informeel overleg wordt afgehandeld. Als bezwaarmaker of gemeente kiest voor de formele aanpak dan wordt het bezwaarschrift na een hoorzitting en advies door de Bezwaarschriftencommissie Gouda via een formele beslissing op bezwaar afgehandeld. Zakelijker gaan werken, kan betekenen dat de ODMH eerder kiest voor een formele behandeling. Het komt nu nogal eens voor dat na een informele behandeling toch een formele aanpak volgt. Hoe verhoudt dit zich tot de voorkeur van de gemeente voor een informele aanpak? Pag. 19/3.3 Het idee is dat er straks één inhoudelijke ambtelijke commissie komt. Hierin worden inhoudelijke zaken voor de besluitvorming in het AB en DB voorbereid. De bedoeling is dat hierin een ambtelijke vertegenwoordiger van elk van de gemeenten participeert, die waar mogelijk BWT, Milieu en RO in zijn/haar portefeuille heeft. De ambtelijke voorbereiding van deze commissie vindt plaats in inhoudelijke werkgroepen, waaronder een afzonderlijke werkgroep voor BWT. In de werkgroep BWT participeert de regieambtenaar. Hoe moet ik me dat concreet voorstellen? Pag. 21/4.2: De huidige milieudienst Midden-Holland is sinds medio 2011 ISO 9001 gecertificeerd. Ook de per 1 juli 2012 operationele Omgevingsdienst Midden-Holland zal zodanig aan de kwaliteitseisen voldoen dat deze dienst ISO gecertificeerd zal zijn. Wat betekent de ISO-certificering concreet voor ons werk? Landelijk is afgesproken dat de regionale uitvoeringsdiensten/omgevingsdiensten moeten voldoen aan deze KPMG criteria. De Omgevingsdienst Midden-Holland voldoet aan deze criteria. De KPMG-criteria schijnen hoge eisen te stellen aan het opleidingsniveau van de medewerkers. Voldoet BWT Gouda daar aan? Pag. 22/4.3: Voor de inrichting van de Omgevingsdienst Midden-Holland is een aantal uitgangspunten gehanteerd: opererend als managementteam; Wordt het aantal medewerkers van de afdeling BWT niet te groot om als één afdeling te kunnen functioneren?
Waarom wordt BWT een aparte afdeling en worden niet alle toezichthouders en vergunningverleners op gebied van milieu en bouwen bij elkaar op een afdeling gezet? Dat bevordert het integraal werken? Gaan de bouwjuristen ook onderdeel uitmaken van de afdeling BWT of worden deze toegevoegd aan het Juridisch Cluster van de afdeling Expertise? Pag. 25/5.2: Hoe is de 0,83 fte bepaald voor beleidsmedewerker RO/planschade/diverse vergunningen? De formatie voor juridisch adviseur is bepaald op 1,56 fte. Hoe is die tot stand gekomen? (lijkt 0.12 fte reductie ivm 60-jarigenregeling Frans; is dat realistisch?; het gaat toch over formatie, niet over bezetting) Pag. 25/5.3: Voor de aansturing is er nog een 0,5 fte voor de regieambtenaar beschikbaar. Dit is, zeker in de eerste jaren, niet realistisch. Pag. 28/5.4: Tot het moment dat het nieuwe workflow systeem voor de BWT-taken bij de ODMH geïmplementeerd is, zullen in een overgangssituatie (tot uiterlijk eind 2013) de medewerkers van Gouda via remote login werken op de bestaande systemen van Gouda en onder het bestaande mandaat bij Gouda. Waarom wordt vastgelegd dat tot uiterlijk eind 2013 gebruik mag makn van de bestaande Goudse ICT-systemen? Pag. 34/6.3: De verwachting is dat de gemeente Gouda het budgettaire nadeel op termijn minimaal met 44.400,- kan afbouwen. Daarvoor liggen ook al twee voorstellen, namelijk om een besparing bij de DIV taken en frontoffice te realiseren voor in totaal 0,9 fte. Hoe verhoudt dat zich tot de tekst op een pagina eerder: Het afbouwen van overhead is geen gemakkelijke opgave voor een organisatie. Zeker niet voor een organisatie, zoals de gemeente Gouda, die de afgelopen 10 jaren zo snel is ingekrompen.? Pag. 40/8.4: Uitgangspunt is dat er sprake is van mens-volgt-werk. Dat betekent dat het in principe niet nodig is om een plaatsingscommissie bij ODMH in te stellen. Hoe is het proces bij mensen waarop het mens-volgt-werkprincipe niet van toepassing is?