De toekomst van Breekpunt De afgelopen jaren zijn belangrijke jaren geweest voor de vereniging. Er is veel veranderd en vernieuwd. Zo zijn we overgestapt op een systeem van vrijwilligers, die in allerlei commissies taken vervullen en het clubgebouw bemannen. We hebben minder mensen in dienst, doordat we afscheid hebben genomen van Roelant de werknemer en hem een warm welkom hebben gegeven als Roelant de ondernemer. Onze kantine en de tennisbanen hebben een grondige opfrisbeurt gehad en het park zelf heeft er zelden mooier bij gelegen. Op papier ziet dit er allemaal mooi uit, maar we zijn er nog niet. De bardiensten lopen nog niet zoals ze zouden moeten, de hekken om de banen zijn aan vervanging toe en het zou ook mooi zijn als baan 2 in de toekomst ook in het donker bespeeld kan worden door het plaatsen van nieuwe lampen. Daarnaast zijn we recentelijk ook nog eens met 2 dependances van Breekpunt gestart in de Schilderswijk en Duindorp, waar we de nodige groei verwachten. En dan hebben we het nog niet gehad over het goed draaiende Sportief gezond-project. Er ligt dus nog een taak schone taak voor ons, en dit document moet een voorschot geven op hoe het huidige bestuur denkt deze uitdagingen aan te gaan. En ondertussen moet er natuurlijk ook nog gewoon getennist worden! Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, doet het bestuur met dit document enkele voorstellen over de bestuurlijke toekomst van Breekpunt. Als eerste zal de huidige structuur inzichtelijk gemaakt worden, daarna wordt beschreven hoe het huidige bestuur denkt dat de structuur eruit moet komen te zien en als laatste stellen we misschien wel de belangrijkste vraag: Wie gaat dit doen? Het huidige bestuur kan namelijk mooie plannen hebben, maar zit natuurlijk niet voor altijd op het pluche. De kans is namelijk groot dat anderen deze plannen ten uitvoer zullen gaan brengen. 1. De vereniging en het bestuur: HEDEN Het dagelijks bestuur van de vereniging wordt normaal gesproken uitgevoerd door minimaal 3 bestuursleden (een voorzitter, secretaris en een penningmeester). In een ideale situatie wordt dit bestuur aangevuld met enkele bestuursleden die wat taken op zich nemen. Nu zijn dat bijvoorbeeld de competitieleider en de ledenadministrateur, maar het is ook denkbaar dat een bestuurslid of een commissielid bijvoorbeeld een apart project op zich neemt, zoals bijvoorbeeld Mickel nu veel werk verzet om de bardiensten te verbeteren. Om het bestuur heen zitten een aantal commissies, die belangrijk werk voor de vereniging doen: - De activiteitencommissie: organiseert activiteiten voor de leden - De barcommissie: organiseert de bardiensten in de avonden - De sponsorcommissie: is altijd op zoek naar nieuwe sponsormogelijkheden - De kluscommissie: zorgt ervoor dat het park en de kantine er mooi bij liggen - De communicatiecommissie: beheert straks de nieuwe website en de communicatie naar de leden toe. - De jeugdcommissie: organiseert activiteiten voor de jeugd. De bestuursleden nemen deel aan deze commissies en spelen daarin een actieve rol. Daarnaast zijn er een groot aantal taken die het bestuur uitvoert, naast de dagelijkse gang van zaken. Deze noemen wij de projecten. Dit zijn bijvoorbeeld:
- Contacten (en contracten) onderhouden met de Tennisschool; - Besprekingen met de BOM (huurbaas) - Aansturen van personeel (Harry) - Trekken van projecten als de dependances en het Sportief Gezond (senioren+) project. Schematisch ziet dit er als volgt uit: Alles bij elkaar een hoop ballen die het bestuur in de lucht houdt, zeker gezien deze taken op vrijwillige basis worden uitgevoerd, naast gewoon fulltime banen. Daarnaast is het huidige bestuur niet al te groot: naast de competitieleider (Erik) en de ledenadministrateur (Sjef), wordt het voorzitterschap, penningmeesterschap en het secretariaat momenteel beheerd door twee bestuursleden (Jur en Vincent) en (wellicht door de omvang van de taken) weinig animo vanuit de club om hier structureel in te stappen. 2. Overwegingen om anders te kijken naar hoe het nu gaat. Er zijn verschillende redenen om opnieuw naar het huidige plaatje te kijken. Noem het de risico s, de taakbelasting en de noodzaak tot professionalisering. Moet je de vereniging opzadelen met risico s? Een belangrijke reden is gelegen in het bezit van de nieuwe banen. Dat bezit is ons met flink veel subsidie in de schoot geworpen, maar het verplicht ons wel te reserveren voor onderhoud en vervanging. En dat zijn eigenlijk geen taken waar je een vereniging mee wil belasten, het is immers best een risico. Idealiter houdt de vereniging zich slechts bezig met bevordering van tennis in al zijn facetten, en zou je willen dat alle exploitatiekwesties niet drukken op de vereniging. Niemand is zo gek om over te pakken. Hierboven is al aangegeven dat Jur en Vincent nogal wat ballen in de lucht moeten houden. Zijn ze aan gewend, maar dat is nog geen reden om het zo te houden en al helemaal niet nu blijkt dat animo om het stokje over te pakken behoorlijk beperkt is. Een oplossing zou kunnen zijn om de vereniging te ontdoen van wat taken, maar dan moet je die natuurlijk wel elders beleggen. Criterium kan bijvoorbeeld zijn om alles wat met voorwaarden te maken heeft elders te organiseren, denk dan aan
de werkgeverstaken en het onderhouden en exploiteren van park en kantine. Dan houdt je een vereniging over die zich echt kan focussen op tennis. Kaas eten van exploitatievraagstukken: professionalisering Nu zijn we om allerlei redenen nog amper toegekomen aan reserveren voor de vervanging, maar dat moet wel, wat ook flinke eisen stelt aan invulling van het penningmeesterschap. En dat is een volgende reden om anders te kijken naar hoe het nu is georganiseerd, in elk geval de penningmeester moet flink kunnen toveren met spreadsheets, lees: enige professionalisering is nodig om ervoor te zorgen dat onze banen de beste banen van Den Haag blijven. Om meerdere redenen hebben wij het vermoeden dat menig lid liever komt om te tennissen, dan om een min of meer professionele taak te vervullen. 3. Het voorstel van het bestuur: TOEKOMST Het bestuur stelt voor om een beheerstichting in het leven te roepen die zich gaat bezighouden met het beheer van de tennisbanen, het park en de kantine. Deze stichting zal zich dan bijvoorbeeld inspannen om verhuur van de banen te innen (van bijvoorbeeld de tennisschool en bedrijven die banen huren, maar ook van Breekpunt zelf) en ook te voldoen (aan de gemeente (banen), BOM (kantine) en Gordeaux (park)). Ook Harry zal aangestuurd worden vanuit de stichting. Uiteraard zullen de stichting en de vereniging nauw met elkaar verbonden blijven, gezien de belangen grotendeels hetzelfde zijn. Het voordeel van deze stichting is, dat het bestuur van de vereniging zich puur kan richten op de taken die bij de vereniging passen, zoals het bijhouden van het ledenbestand, betalingen van contributies, organiseren van activiteiten en bemanning van de bar. De stichting kan zich focussen op het maken van reserveringen voor onderhoud en vervanging van de banen en de exploitatie ervan. De taken en verantwoordelijkheden worden op deze manier evenwichtig verspreid over de besturen van de vereniging en de stichting. Bijkomend voordeel is, dat de stichting het zogenaamde Sportbesluit kan toepassen, een voor sportverenigingen voordelige belastingregeling. Een mogelijk nadeel van deze structuur is dat de stichting ook een eigen bestuur nodig heeft van twee of drie man. We zitten natuurlijk niet ruim in leden die geïnteresseerd zijn in een bestuursfunctie, maar het bestuur verwacht dat het vullen van het stichtingsbestuur moet lukken. Deze bestuursleden kunnen bijvoorbeeld ook van buitenaf komen en het is zelfs denkbaar dat het beheer kan worden uitbesteed. Dat laatste is bijvoorbeeld het geval wanneer we aansluiting zoeken bij andere verenigingen die ons zijn voorgegaan in dit soort oplossingen. Wat ook de keuze is, in alle gevallen is het nodig goed de relaties tussen vereniging en stichting te beschrijven. Ook dat werken we nu niet verder uit, er zijn veel voorbeelden waar we uit kunnen putten. In de kern komt het erop neer dat flink wat contributie van vereniging naar stichting gaat voor het gebruik van banen en kantine, waarbij de stichting zorgt voor het onderhoud.
Schematisch ziet dit er als volgt uit: Financieel: Financieel gezien streven we ernaar om deze switch budgetneutraal uit te voeren. Dat wil zeggen dat we streven naar een aanpak die de vereniging niets kost. Het oprichten van een stichting kost maximaal 600 euro, wat op lange termijn door de stichting wordt terugverdiend door het toepassen van het Sportbesluit. De vereniging zelf zal er in deze structuur niet op achteruit gaan. Hoewel er een huur betaald zal moeten worden aan de stichting voor het gebruik van de banen, kunnen we deze huur in overleg met de stichting vaststellen. Het ligt voor de hand om hierbij te kijken naar de bedragen die Breekpunt in de huidige situatie kwijt is aan beheer, onderhoud, salarissen en reserveringen aan de banen. 4. Hoe ziet het bestuur van de vereniging eruit? Met een stichting die de exploitatie doet ziet de vereniging er heel anders uit. Het draait nu alleen nog om tennis, tennis en tennis. Plat gezegd: het bestuur moet er wel voor zorgen dat er leden zijn, leden betalen en de leden tevreden zijn over wat zoal ondernomen wordt aan activiteiten. Dat is anders besturen, maar wijs geworden door flink wat pogingen om mensen te werven willen we het wel anders aanpakken. Het huidige bestuur kan niet eeuwig aanblijven en zal er ook nagedacht moeten worden over opvolging. Ervaring leert dat de animo voor een bestuursfunctie de laatste tijd niet heel hoog is. Veel leden geven aan wel iets te willen doen, maar een langere commitment om voor meerdere jaren plaats te nemen in het bestuur is voor velen een brug te ver. Ook is voor velen niet duidelijk wat een bestuursfunctie nu precies inhoudt. Het is natuurlijk altijd mogelijk om een poosje mee te lopen met het bestuur, voordat een definitieve beslissing over een bestuursfunctie wordt gemaakt. Daarnaast stellen wij het volgende voor: Handhaaf termijnen en maak deze kort: Momenteel is Jur al bijna 10 jaar voorzitter van de vereniging, Erik minstens zo lang tijd competitieleider en Vincent zit ook alweer 4 jaar op zijn plek. Er zijn in de statuten wel termijnen
opgeschreven, maar zolang deze niet gehandhaafd worden en er geen vervangers klaarstaan, worden deze met gemak overschreden. Daarom stelt het bestuur voor om vast te leggen in de statuten dat een bestuurstermijn maar 1, maximaal 2 jaar duurt. Een bestuursfunctie rouleert dan dus veel vaker en iedereen komt een keer aan de beurt. En, heel belangrijk, je weet ook dat je niet aan een functie vastzit. Volgens het huishoudelijk regelement is het overigens al mogelijk om op ieder moment op te stappen, al is dat natuurlijk niet direct de bedoeling, als de bestuurstermijnen korter zijn. Groter bestuur Het plaatje wordt ook anders wanneer het bestuur meer leden kent dan de verplichte functies van voorzitter, penningmeester en secretaris. Wij zijn van mening dat ook qualitate qua een van de leden van de commissies deel uitmaken van het bestuur. Daarmee spreid je de verantwoordelijkheden en maken vele handen inderdaad ook licht werk. Zo kunnen de commissies hun plannen delen met het bestuur en kenbaar maken wat zij nodig hebben om hun plannen uit te voeren (geld, inzet, tennisbanen, wat dan ook). Het bestuur is daarmee ook gelijk goed op de hoogte van wat de verschillende commissies doen en kan wellicht wat taken aan de commissies meegeven. Duidelijke taakomschrijvingen en vacatures: Het moet duidelijker gemaakt worden dat er überhaupt vacatures zijn en het moet duidelijker zijn welke taken er liggen. Daarom gaat het bestuur serieuze vacatures maken, zoals dit in het bedrijfsleven ook gebruikelijk is, en deze vacatures ook prominent onder de aandacht van de leden brengen. Het mededelingenbord, de website en e-mail zijn hiervoor de aangewezen instrumenten. Zeker met de veranderingen in het bestuur die in het vorige hoofdstuk zijn omschreven, waardoor de taken wat evenwichtiger verdeeld worden onder de verschillende besturen (vereniging-stichting) en bestuursleden, denken wij dat leden sneller enthousiast te maken zijn voor een bestuursfunctie. Een voorzet hebben we hiervoor al gemaakt en wordt in de komende periode onder de leden verspreid Welke beslispunten komen tijdens de ALV aan de orde? Voordat we tijdens de ALV in januari tot het beslissen overgaan, horen we graag van jullie wat jullie vinden van onze plannen. Als er twijfels bestaan kunnen we deze op dat moment proberen weg te poetsen. Immers, als we jullie (de leden) niet achter deze plannen krijgen, kunnen wij ze niet ten uitvoer brengen. In dat geval blijft alles bij het oude en zullen we, met vers bloed in de gelederen, toch verder moeten met het besturen van de vereniging. Daarna de beslispunten: I. Stemmen jullie in met het oprichten van een beheerstichting, die taken van de vereniging zal overnemen? Zo ja, dan zal het bestuur, eventueel met hulp van een commissie (vrijwilligers?), hiertoe de nodige stappen zetten en dit op zeer korte termijn realiseren. We mikken daarbij op december. II. Stemmen jullie in met het voornemen om bestuursfuncties toegankelijker te maken door: Korte termijnen in te stellen en te handhaven; Duidelijke taakomschrijvingen op te stellen;
Commissies een vast onderdeel van het bestuur te maken. Indien de ALV voor deze voorstellen stemt, is hier geen statutenwijziging voor nodig. Wel voelt het huidige bestuur zich daarmee gesterkt om actief op zoek te gaan naar opvolgers en een nieuw bestuur te vormen met duidelijke taken en verantwoordelijkheden.