SAMENWERKINGSDOCUMENT HBO KENNISINFRASTRUCTUUR Beschrijving & organisatie Abstract Dit document beschrijft het voorstel van de organisatie van de HBO Kennisinfrastructuur (HKI) aan de bestuurders van de deelnemers aan de HKI. Het voorstel is geschreven op basis van de eerdere SOLID adviezen en de ervaringen met de HKI in 2013. Het is geschreven door de medewerkers van de uitvoeringsorganisatie en de adviescommissie van de HKI. Het bevat de beschrijving van de diensten die onder HKI vallen inclusief de voorgestelde Governance en de werkwijze. Datum: 25-11-2013
Inhoud Inleiding HBO Kennisinfrastructuur... 2 Onderdelen... 3 HBO Kennisbank... 3 Roadmap 2014-2016... 3 Sharekit... 5 Roadmap 2014-2016... 5 Governance... 5 Schematisch overzicht Governance... 6 Instellingen... 6 Adviescommissie... 7 Uitvoeringsorganisatie HKI... 8 Functioneel Gebruikersoverleg en werkgroepen... 8 Werkwijze... 9 Overeenkomst HBO Kennisbank... 10 Overeenkomst Sharekit... 10 Bijlage I Ontwikkelingen 2013 HBO kennisbank... 11 Bijlage II Ontwikkelingen 2013 Sharekit... 12 1
Inleiding HBO Kennisinfrastructuur Kennisdelen is een belangrijke doelstelling van hogescholen. Kennisdelen is noodzakelijk om te zorgen dat het onderwijs en de onderzoekers gebruik kunnen maken van de nieuwste inzichten en onderzoeksresultaten. Daarnaast hebben hogescholen de opdracht om kennis te delen met het beroeps- en bedrijfsleven en met de maatschappij. Een goede infrastructuur voor kennisdelen is daarom voor hogescholen van levensbelang. Afgelopen jaren hebben de hogescholen samen met SURF gewerkt aan het inrichten van een dergelijke kennisinfrastructuur. Binnen het SURFshare-programma (2008-2011) van SURF zijn onder andere de HBO Kennisbank en de repositoryservice Sharekit tot stand gekomen die nu de basis vormen van de HBO kennisinfrastructuur. Deze infrastructuur maakt gebruik van (internationale) standaarden om samenwerking en uitwisseling te bevorderen. Het gezamenlijk onderbrengen van de producten Sharekit en de HBO Kennisbank onder de koepel HBO Kennisinfrastructuur heeft als voordeel dat de producten efficiënt bestuurd en beheerd kunnen worden, en dat de samenhang tussen de producten goed bewaakt kan worden. De mogelijkheid bestaat om op termijn de HBO Kennisinfrastructuur met nieuwe producten uit te breiden. Ook is het mogelijk dat er op termijn producten uitgefaseerd worden. Het beheer de doorontwikkeling en de gebruikersondersteuning kunnen worden als afgenomen als een dienst door de instellingen. Daarbij kan men kiezen voor alleen de dienst HBO Kennisbank of zowel de HBO kennisbank als Sharekit. Door de flexibiliteit van deze inrichting kan de organisatie goed inspelen op nieuwe ontwikkelingen rondom onderzoek en kennisdeling binnen hogescholen. Binnen dit model blijft differentiatie mogelijk: hogescholen bepalen zelf welke diensten ze afnemen en betalen ook alleen voor deze diensten, via overeenkomsten die afgegeven worden voor drie jaar. In september 2012 heeft de projectgroep SOLID voorgesteld de HBO kennisinfrastructuur op te richten en uitvoering te beleggen bij SURF (ten tijde van het SOLID project bij de SURFshare b.v.). Dit voorstel is goedgekeurd door de deelnemende hogescholen. Onderdeel van dat voorstel was dat in 2013 organisatie en werkwijze zou worden vastgesteld en ter goedkeuring zou worden voorgelegd aan de bestuurders. Het afgelopen half jaar heeft een aangewezen coördinatiegroep (nu: adviescommissie) met SURFshare en later ook SURFmarket gewerkt aan het inrichten van de uitvoeringsorganisatie het begeleiden van de uitvoering van beheer en ontwikkeling van de HBO Kennisinfrastructuur en het opstellen van de voorgestelde organisatie en werkwijze. Het nu voorliggende document is het resultaat daarvan en bevat een beschrijving van de producten, voortgang van beheer en ontwikkeling, begrotingen en de opzet van de organisatie. 2
Onderdelen HBO Kennisbank De HBO Kennisbank is de toegangspoort naar kennisproducten van hogescholen. De hogescholen bieden via de HBO Kennisbank open toegang tot hun kennisproducten en maken deze beschikbaar voor hergebruik. Dit doen zij vanuit de gedachte dat open toegang tot kennis de basis is voor kennisoverdracht (onderwijs), kennisontwikkeling (onderzoek) en kennisvalorisatie (samenleving). De HBO Kennisbank bestaat uit een web portal die toegang biedt tot de kennisproducten van hogescholen en een harvester die dagelijks de repositories langsgaat om de metadata van kennisproducten op te halen en te indexeren. Daarnaast is de HBO Kennisbank ook harvestable voor ander partijen en heeft het ook een SRU interface om publicaties te tonen op externe websites (zoals www.lectoren.nl). Bij de HBO Kennisbank infrastructuur horen afspraken, bijvoorbeeld over de kennisproducten die gepresenteerd worden, het gebruik van metadata, over licenties en auteursrechten. Voor een meer uitgebreide beschrijving van het product HBO Kennisbank wordt verwezen naar de in SOLID opgeleverde stukken eind 2012. Hogescholen hebben door het functioneel gebruikersoverleg HBO Kennisbank inbreng in de doorontwikkeling van de HBO Kennisbank en deze doorontwikkeling vindt plaats onder informatie architectuur van de HBO Kennisinfrastructuur. Momenteel nemen 22 hogescholen deel aan de HBO Kennisbank. Een actueel overzicht van de deelnemende hogescholen en de contactpersonen van de hogescholen is te vinden op www.hbokennisbank.nl, tabblad De Kennisbank, Deelnemende Hogescholen. Roadmap 2014-2016 Jaarlijks wordt in samenspraak met de gebruikers van de HBO kennisbank een roadmap opgesteld voor de HBO Kennisbank met ontwikkelpunten. Het gebruikersoverleg geeft aan dat er een aantal verbeterpunten is ten aanzien van de gebruikersvriendelijkheid van de website. Om deze te verbeteren wordt voorgesteld te onderzoeken wat de eisen en wensen van de eindgebruikers (studenten, bedrijfsleven, lectoren) zijn. Dit gebruikersonderzoek zal begin 2014 starten en zal als leidraad dienen voor verbetering van de gebruikersvriendelijkheid in het vervolg van 2014 en 2015. Op de langere termijn staan de volgende speerpunten op de agenda. Deze zijn gebaseerd op eerdere beschreven adviezen uit het project SOLID en zullen verder worden uitgewerkt in een strategisch plan voor 2014-2016. In de periode 2014-2016 zal veel aandacht worden geschonken aan het uitbreiden van de collectie kennisproducten waar de HBO Kennisbank toegang toe geeft. Er wordt gestreefd naar een toename van het aantal deelnemende hogescholen en naar uitbreiding van de collecties van de deelnemers. De HBO Kennisbank zou zich meer als een sociaal platform kunnen manifesteren waarbij geïnteresseerden niet alleen kennisproducten maar ook elkaar beter kunnen vinden. Dit kan bijvoorbeeld door de mogelijkheden voor interactie te vergroten en door verdere aansluiting op programma s als Facebook, LinkedIn en Twitter. Daarnaast zal gekeken worden hoe het gebruik van de bestaande mogelijkheden (zoals waarderingen en recensies toevoegen en het gebruik van de widget) bevorderd kunnen worden. 3
Er komt meer aandacht voor de zichtbaarheid van de impact en kwaliteit van de kennisproducten. Dit kan door te bekijken welke impact metrics geschikt zouden zijn voor de HBO Kennisbank. Essentieel voor de kwaliteitsperceptie is dat de HBO Kennisbank duidelijke informatie biedt over de wijze waarop kwaliteitsborging is geregeld en verder wordt ontwikkeld. De HBO Kennisbank zoekt samen met lectoren naar een nauwere aansluiting bij beroeps- en bedrijfsleven waaronder MKB. Er zal gestreefd worden om diensten te koppelen aan de HBO Kennisbank die valorisatie van onderzoeksresultaten kunnen bevorderen en inzichtelijk kunnen maken. Er zal onderzocht worden of het wenselijk is om de internationale zichtbaarheid van de HBO Kennisbank te vergroten. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door gerichte marketingactiviteiten, door samenwerking met internationale hogescholen en door deelname aan Europese projecten. Momenteel is er een Nederlandstalige en een Engelstalige versie van de HBO Kennisbank beschikbaar, en is het mogelijk om te zoeken naar kennisproducten in een bepaalde taal. Er zal worden onderzocht of het wenselijk is om persoonsgebonden gegevens te ontsluiten. Daarnaast zullen diensten ontwikkeld worden die het voor auteurs aantrekkelijk maken om hun publicaties te presenteren op de HBO Kennisbank. Onderzocht zal worden of de HBO Kennisbank voor meerdere producten van praktijkgericht onderzoek kan worden gebuikt als etalage. Denk daarbij aan verschillende multimedia objecten of, waar mogelijk, ook aan onderzoeksdata. Ook de mogelijkheid om verrijkte publicaties te publiceren zal worden bekeken. Dit betekent dat een artikel in samenhang met ander materiaal gepresenteerd kan worden. 4
Sharekit De repositoryservice Sharekit stelt repositories (=bewaar- en beheerfunctionaliteit) beschikbaar die voldoen aan internationaal geldende standaarden voor het duurzaam opslaan en vrij uitwisselen van kennisproducten. Hogescholen kunnen via de repositoryservice Sharekit een eigen repository afnemen en zijn daarmee in staat om hun kennisproducten te beheren, toegankelijk te maken en hiermee de kenniscirculatie tussen onderwijs, onderzoek en praktijk te stimuleren. Voor een meer uitgebreide beschrijving van het product Sharekit wordt verwezen naar de in SOLID opgeleverde stukken eind 2012. Hogescholen hebben door deel te nemen aan het functioneel gebruikersoverleg Sharekit inbreng in de doorontwikkeling van Sharekit en deze doorontwikkeling vindt plaats in de context van de HBO Kennisinfrastructuur. Per 1 januari 2014 zullen 16 hogescholen gebruik maken van de repository service Sharekit. Een actueel overzicht zal worden gepubliceerd op: http://www.surf.nl/nl/themas/onderzoek/kennisdelinghogescholen/pages/sharekit.aspx Roadmap 2014-2016 Met de ontwikkeling van het eerste deel van de roadmap zal in 2013 begonnen worden. Het tweede deel van de roadmap, met name de aansluiting op SURFconext en de uploadfunctionaliteit, is opgenomen op de begroting 2014-2016. Tegelijk zullen nieuwe ontwikkelingen op het gebied van het beheer en gebruik van onderzoeksdata en ontwikkelingen in het multimediaal publicerende komende jaren vragen om een nieuwe versie van de repository. Er zal onderzocht worden wat deze ontwikkelingen betekenen, zowel aan de vraag kant bij de instellingen als de aanbod kant bij de repository leveranciers (zoals de Fedora georiënteerde repository systemen als Hydra en Islandora). Een en ander moet leiden tot een advies in 2015 tot het ofwel door ontwikkelen van de software van Sharekit, ofwel het kiezen voor alternatieve software voor een nieuw repository systeem. Governance Sinds 2013 vallen de producten van de HBO Kennisinfrastructuur niet langer onder beheer van het platform ICT en Onderzoek van SURF. In navolging van het advies van de projectgroep SOLID nemen de hogescholen de uitvoering van HKI als dienst af bij SURF (aanvankelijk bij SURFshare b.v. later bij SURFmarket b.v.). De producten te kunnen blijven gebruiken en door te ontwikkelen. De uitvoeringsorganisatie heeft zich in dit overgangsjaar laten adviseren en sturen door de coördinatiegroep. Gedurende het afgelopen half jaar is gewerkt aan de inrichting van de HKI. Enkele aannames, zoals het vormen van een Gemeenschappelijke Regeling en het beleggen van een stuurgroep rol bij de Vereniging Hogescholen, bleken niet de gewenste resultaten op te leveren. Er is overleg gevoerd met diverse betrokkenen (VH, enkele bestuurders, de gebruikersgroepen, SURF) en overeenstemming bereikt over onderstaand voorstel. Hierin wordt uitgegaan van het beleggen van de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij de deelnemende hogescholen, dagelijkse uitvoering als dienst belegd, een adviescommissie als vertegenwoordiging van de hogescholen voor de begeleiding en voorbereiding van de stukken en een rol voor de Vereniging Hogescholen waar het gaat om de strategische toekomstvisie en de samenhang tussen de verschillende onderdelen van de HKI. In de volgende paragraaf word eerst schematisch de governance weergegeven en vervolgens de rollen en taken van de in het schema voorkomende actoren beschreven. 5
Schematisch overzicht Governance HKI Hoger onderwijs instellingen - Kennisbank Hoger onderwijs instellingen - Sharekit Adviescommissie Uitvoeringsorganisatie Functioneel gebruikersoverleg HBO Kennisbank Werkgroep(en) HBO kennisinfrastructuur Functioneel gebruikersoverleg Sharekit Instellingen De bestuurders van de deelnemende hogescholen hebben de rol van toezichthouder op de verschillende producten in de HBO Kennisinfrastructuur. Hierbij houden alleen de bestuurders die deelnemen aan de HBO Kennisbank toezicht op de HBO Kennisbank en alleen bestuurders die deelnemen aan Sharekit op de repository service Sharekit. Beide (software)producten (en in de toekomst wellicht meerdere) zijn onderdeel van de koepel HBO Kennisinfrastructuur. De producten worden beheerd, ontwikkeld en de gebruikers ondersteund. Instellingen nemen de producten inclusief beheer ontwikkeling en ondersteuning als diensten af. Hoewel de governance zo per dienst geregeld is, wordt de samenhang geborgd door de strategische ontwikkeling op de agenda van de Vereniging Hogescholen te plaatsen en een adviescommissie in te richten die adviezen opstelt aan zowel de deelnemers aan de HBO kennisbank als de deelnemers aan Sharekit en daarmee de relatie tussen de verschillende producten bewaakt. De bestuurders van alle hogescholen die één of meerdere diensten afnemen, hoeven niet noodzakelijkerwijs in persoon bijeen te komen. Twee maal per jaar worden stukken voorgelegd. In het najaar voor het activiteitenplan en de begroting van het volgende jaar en in het voorjaar de realisatie en verslag van het voorafgaande jaar. Deze stukken worden voorbereid door de adviescommissie en voorbesproken in de gebruikersoverleggen. Met de planning van deze stukken wordt rekening gehouden met de vergaderingen van de Vereniging Hogescholen 6
zodat eventuele bespreekpunten daar aan de orde kunnen komen. Uiteindelijke goedkeuring kan echter alleen door de bestuurders van deelnemende hogescholen verleend worden. Taken (bevoegdheden/verantwoordelijkheden): - Goedkeuren van Strategisch plan (elke vier jaar) - Goedkeuren van jaarlijkse activiteitenplannen - Goedkeuren van jaarlijkse begrotingen en budgetten - Goedkeuren van jaarverslagen - Benoemen van adviescommissie - Besluiten nemen voor toetreden en afstoten nieuwe producten HKI Adviescommissie De adviescommissie 1 van de HBO Kennisinfrastructuur heeft als taak de samenhang te borgen tussen de onderdelen van de HBO Kennisinfrastructuur en ervoor te zorgen dat de doelen van de HKI gehaald worden. De adviescommissie ziet bovendien toe op een correcte uitvoering van de bestuurlijke processen en op de taakuitvoering door de uitvoeringsorganisatie van de HBO Kennisinfrastructuur. Strategische besluiten worden genomen door de bestuurders van de instellingen, maar voorbereid door de adviescommissie. De adviescommissie bestaat uit een vertegenwoordiging van de hogescholen die deelnemen aan de HBO Kennisbank en/of Sharekit. De adviescommissie bestaat uit 5 personen en binnen de adviescommissie zijn de diverse aandachtsgebieden gedekt: techniek/infrastructuur, praktijkgericht onderzoek en bedrijfsvoering. Leden van de adviescommissie worden aangezocht en benoemd door de bestuurders van alle deelnemende hogescholen voor een periode van drie jaar. De adviescommissie komt tweemaandelijks bijeen. Taken (bevoegdheden/verantwoordelijkheden): - Vaststellen van Strategisch plan (elke vier jaar) - Vaststellen van jaarlijkse activiteitenplannen - Vaststellen van begrotingen en budgetten - Vaststellen van jaarverslagen - Bewaken van besluitvormingsprocedure en budgetten - Accepteren van niet strategische wijzigingsvoorstellen - Toezicht op handhaving van wettelijke regelingen - Het selecteren van een uitvoeringsorganisatie - Maken van afspraken met de uitvoeringsorganisatie - Toezicht op uitvoeringsorganisatie - Disseminatie van de HKI en haar producten - Bewaken van samenhang tussen producten en gerelateerde infrastructuur - Aanspreekpunt voor toetreden en afstoten nieuwe producten HKI 1 De adviescommissie heeft de functie van degenen die tot op heden Coördinatiegroep zijn genoemd, om de adviserende rol in de Governance optimaal te dekken is nu gekozen voor de term adviescommissie. 7
Uitvoeringsorganisatie HKI De uitvoering van de activiteiten ligt bij de uitvoeringsorganisatie. De uitvoeringorganisatie heeft samen met de adviescommissie een initiërende, regisserende en uitvoerende rol bij de activiteiten van en voor de HBO Kennisinfrastructuur. Zij wordt daarbij ondersteund door gebruikersgroepen per dienst en werkgroepen waarin de hogescholen participeren. Taken (bevoegdheden/verantwoordelijkheden): - Opstellen van Strategisch plan (elke vier jaar) - Voorbereiden van (schriftelijke) bestuursvergaderingen in overleg met voorzitter adviescommissie - Opstellen van jaarlijkse activiteitenplannen per product - Opstellen van begroting en budgetten per product - Opstellen van jaarverslagen - Organiseren (gedeeltelijk uitvoeren) van Functioneel Beheer waaronder: o Tweedelijns helpdesk/informatiepunt (mogelijk ook eerstelijns waar van waarde) o Coördineren en ondersteunen van functioneel gebruikersoverleg en werkgroepen o Onderhouden contacten met deelnemende hogescholen o Onderhouden van contacten met betrokken nationale organisaties (KB, KNAW/DANS, Vereniging Hogescholen, lectorenoverleg) en wanneer relevant internationale organisaties (Eurocris, OpenAIRE plus, Open repositories, DuraSpace, Sparc). o Ondersteunen en voorlichten van nieuwe deelnemers o Beheren overeenkomsten en innen van deelnemersbijdragen o Voorbereiden van wijzigingen o Voorbereiden van innovaties - Organiseren (waarschijnlijk: beleggen) van Technisch en Applicatiebeheer o Beheren van contracten (SLA s) met leveranciers - Coördineren van aanleveringen aan afnemers van functionaliteiten - Coördineren en uitvoeren van communicatie en marketing - Zorgen voor uitvoering van het activiteitenplan - Gebruikersonderzoek uitvoeren en kwaliteitsborging verzorgen Functioneel Gebruikersoverleg en werkgroepen De producten die in de HBO Kennisinfrastructuur zijn opgenomen en als dienst door de instellingen worden afgenomen, hebben een eigen functioneel gebruikersoverleg. Hierin zijn alle hogescholen vertegenwoordigd die een overeenkomst hebben voor de betreffende dienst. Het functioneel gebruikersoverleg informeert en adviseert de adviescommissie en uitvoeringsorganisatie over de gang van zaken en over wijzigingen en innovaties. Daarnaast vindt in het functioneel gebruikersoverleg uitwisseling en kennisdeling plaats tussen de deelnemende hogescholen. Elk functioneel gebruikersoverleg komt vijf maal per jaar bijeen. Contact met de leveranciers loopt via de HKI uitvoeringsorganisatie. Taken (bevoegdheden/verantwoordelijkheden): - Informeren van uitvoeringsorganisatie over gang van zaken en voorstellen voor wijzigingen en innovaties - Adviseren van uitvoeringsorganisatie ten aanzien van nut, noodzaak en prioriteit van wijzigingen en innovaties (roadmap) 8
- Uitwisseling en kennisdeling rondom interne werkwijze hogescholen - Verspreiden van informatie uit de overleggen binnen de eigen instelling als spin in het HKI web - Aandragen van onderwerpen voor Werkgroepen, (SURFacademy) bijeenkomsten. Werkgroepen Ten behoeve van uitvoering van de activiteitenplannen kunnen verschillende werkgroepen worden ingericht. Daarbij kan gedacht worden aan de volgende onderwerpen: techniek/infrastructuur, standaarden (metadata), auteursrechten en communicatie. Bij vaststelling van de plannen kan in overleg met de gebruikers worden bepaald of en welke werkgroepen nodig zijn. Deze werkgroepen kunnen product specifiek zijn, maar ook product overstijgend (bijvoorbeeld met betrekking tot afspraken over metadata). Werkwijze De uitvoeringsorganisatie bereidt plannen die in overleg met de gebruikersgroepen zijn geformuleerd en zij besluit voor per product en in overleg met de adviescommissie van de HBO Kennisinfrastructuur. De adviescommissie stelt de stukken vast en vervolgens worden ze ter goedkeuring voorgelegd aan de bestuurders van de deelnemers per product. Mocht de situatie zich voor doen dat de partij (in dit voorstel SURFmarket b.v.) die de (dienst) uitvoeringsorganisatie levert zich niet in dat advies kan vinden, dan behoudt deze partij zich het recht voor een eigen advies bij te voegen en dit gezamenlijk met het advies van de adviescommissie aan de bestuurders van de deelnemende hogescholen voor te leggen. Strategische planvorming: Elke vier jaar wordt er een strategisch plan voor de HBO Kennisinfrastructuur en haar onderliggende producten geschreven. Het eerste plan wordt geschreven zodra de organisatie van de HBO Kennisinfrastructuur ingericht is, en zal zich richten op de periode 2014-2017. Jaarlijks wordt op basis van dit strategisch plan per product een activiteitenplan geschreven waarbij een begroting is opgenomen. Veranderingsmanagement: Wijzigingsvoorstellen kunnen door alle deelnemende hogescholen worden ingebracht in het functionele gebruikersoverleg per product, de adviescommissie of rechtstreeks bij de uitvoeringorganisatie. De uitvoeringsorganisatie adviseert de adviescommissie ten aanzien van nut, noodzaak, prioriteit en planning van de voorgestelde wijzigingen. Indien er sprake is van omvangrijke wijzigingen, dan zullen de voorstellen worden opgenomen in jaarplannen en strategische plannen of als aparte projecten worden voorgesteld, met apart projectbudget en worden voorgelegd aan de bestuurders van de deelnemende hogescholen. 9
Overeenkomst HBO Kennisbank Dit samenwerkingsdocument is een bijlage bij de dienstverleningsovereenkomst tussen de dienstenleverancier van de dienst HBO Kennisbank en de Instelling. Door middel van het aangaan van die dienstverleningsovereenkomst gaat de Instelling akkoord met de afspraken in dit samenwerkingsdocument. Voor de specificaties en voorwaarden van deze dienst wordt verwezen naar de dienstverleningsovereenkomst van de HBO Kennisbank zelf. Overeenkomst Sharekit Dit samenwerkingsdocument is een bijlage bij de dienstverleningsovereenkomst tussen de dienstenleverancier van de dienst Sharekit en de Instelling. Door middel van het aangaan van die dienstverleningsovereenkomst gaat de Instelling akkoord met de afspraken in dit samenwerkingsdocument. Voor de specificaties en voorwaarden van deze dienst wordt verwezen naar de dienstverleningsovereenkomst van Sharekit zelf. 10
Bijlage I Ontwikkelingen 2013 HBO kennisbank Voor het tussenjaar 2013 zijn gewenste ontwikkelingen besproken met de gebruikersgroep HBO kennisbank. De punten die als essentieel werden gezien door zowel de gebruikers als de adviescommissie worden opgepakt. Het betreft hier geen strategische aspecten en geen overschrijding van de budgetten die voor 2013 zijn vastgesteld. Het gaat om een reguliere kwaliteitscheck van de bereikbaarheid van de door de repositories aangeleverde content en een het creëren van de mogelijkheid voor derden (zoals discovery tools als EBSCOHOST en Summon) de metadata van de objecten in de HBO kennisbank in andere databases op te nemen zodat de content beter gevonden kan worden en meer bereik krijgt. Daarnaast is in het gebruikersoverleg in 2013 aangegeven aan dat er een aantal verbeterpunten is ten aanzien van de gebruikersvriendelijkheid van de website. Om deze te verbeteren wordt voorgesteld te onderzoeken wat de eisen en wensen van de eindgebruikers (studenten, bedrijfsleven, lectoren) zijn. Dit gebruikersonderzoek zal begin 2014 starten en zal als leidraad dienen voor verbetering van de gebruikersvriendelijkheid in het vervolg van 2014 en 2015. Begroting HBO Kennisbank 2013 Kosten Hosting en beheer HBO Kennisbank 2013 hosting/beheer 22.000,00 diensten 15.000,00 materiele kosten 7.500,00 Totaal Hosting en beheer 44.500,00 Ontwikkelkosten 10.000,00 Totaal incl. ontwikkeling 54.500,00 Uitvoeringsorganisatie personele kosten 74.250,00 inhuur derden tbv expertise 7.500,00 materiele kosten 28.500,00 Totaal uitvoeringsorganisatie 110.250,00 Onvoorzien 5% over totaal 8.237,50 TOTAAL 172.987,50 Inkomsten 173.143,10 Prognose 155,60 11
Bijlage II Ontwikkelingen 2013 Sharekit In het tussenjaar 2013 was voor Sharekit een omvangrijke update nodig. De behoefte hieraan is gebaseerd op een viertal ontwikkelingen. In samenspraak met het gebruikersoverleg is een aantal reguliere ontwikkelpunten geformuleerd. Voorop staat hier de aansluiting met SURFconext. Andere zaken zijn bijvoorbeeld het aanbieden van een API en het verbeteren van de gebruikersvriendelijkheid voor invoerders (studenten en medewerkers). Daarnaast wil de HKI zich zoals eerder vermeld aan richtlijnen en standaarden houden die (inter)nationaal worden gevolgd. Vanuit Edustandaard is een aantal van die richtlijnen geüpdate. Dit houdt in dat er een aantal wijzigingen binnen Sharekit zullen moeten worden doorgevoerd om ook aan deze update te voldoen. Door een toename van het aantal Sharekit gebruikers door de migratie van een aantal instellingen van Arno (een ander repository systeem) naar Sharekit, wordt een aantal functionaliteiten die wel in Arno maar niet in Sharekit aanwezig waren wenselijk geacht. Een aantal van deze functionaliteiten zal nog in 2013 worden toegevoegd aan Sharekit. De digitale brievenbus was voorgesteld als aparte dienst binnen de HKI, maar er is besloten die ontwikkeling niet zo door te zetten. Als alternatief wordt een upload functionaliteit gelijkend aan de digitale brievenbus aangeboden die specifiek voor Sharekit bedoeld is. Dat leidt ertoe dat het overgrote deel van repository gebruikers in het HBO deze functionaliteit nu (voor minder geld) krijgt aangeboden. Het doorvoeren van bovenstaande ontwikkelingen zal ervoor zorgen dat de repository Sharekit de komende drie jaren aan de behoeften van de hogescholen moet kunnen voldoen. Begroting Sharekit 2013 Sharekit 2013 Kosten Hosting en Beheer hosting en beheer 43.000,00 materiele kosten 2.500,00 Totaal kosten Hosting en beheer 45.500,00 Ontwikkelkosten 20.000,00 Totaal incl. ontwikkeling 65.500,00 Uitvoeringsorganisatie personele kosten 24.750,00 inhuur derden tbv expertise 2.500,00 materiele kosten 9.500,00 Totaal uitvoeringsorganisatie 36.750,00 Onvoorzien 5% over totaal 5.112,50 TOTAAL 107.362,50 Inkomsten 108.506,80 Prognose 1.144,30 12