WERELDWIJD ANTICORRUPTIEBELEID
WERELDWIJD ANTICORRUPTIEBELEID In overeenstemming met de gedragscodee van de DPx Group moeten alle directieleden, werknemers, externee tussenpersonen en adviseurs van alle leden van de DPx Group (in het vervolg "medewerker(s) van DPx") tijdens het uitvoeren van werkzaamheden namens DPx voldoen aan het hoogste niveau van de beroepsmatige en ethische normen. DPx hecht veel waarde aan eerlijkheid, integriteit en hoge ethische normen bij alle zakelijke activiteiten en wil dit ook stimuleren. Daarom heeft de raad van bestuur van DPx dit internationale anticorruptiebeleid (in het vervolg "Beleid") aangenomen. In dit document houdt "DPx Group" het volgende in: JLL/Delta Patheon GP, Ltd., de dochteronderneming van DPx Holdings B.V. ("DPx") en alle dochterondernemingen van DPx. De medewerkers van DPx moeten zich houden aan alle toepasselijke wet- en regelgevingen in alle rechtsgebieden waarin DPx werkzaam is inclusief, maar niet beperkt tott de Amerikaanse FCPA (Foreign Corrupt Practice Act), de UK Bribery Act en de toepasselijke wetgevingenn van Canada, Frankrijk, Italië, Duitsland, Australië, Oostenrijk en Nederland. Dit beleid verbiedt medewerkers van DPx onder andere om steekpenningen en andere onwettige betalingen aan te nemen of aan te bieden. Verder reguleert dit beleid het aanbieden en ontvangen van geschenken en gastvrijheid. A. BENOEMING VAN ANTI-BRIBERY COMPLIANCE MANAGERS DP PX GROUP Voor de uitvoering van dit beleid stelt de raad van bestuur een Global Anti-Bribery Compliance Officer aan, die verantwoordelijk is voor het naleven van het anticorruptiebeleid binnenn het gehele bedrijf. De Global Anti-Bribery Compliance Officer wijst lokale Anti-Bribery Compliance Managers aan in elk rechtsgebied waarin DPx een vestiging heeft en zal verantwoordelijkheidd aan deze personen delegeren in overeenkomst met dit Beleid. De Global Anti-Bribery Compliance Officer rapporteert aan de Audit Committee over het anti- in omkopingsprogramma en of dit programma nog doeltreffend is met het oog op veranderingen omkooprisico's waar het bedrijf mee te maken krijgt. Dit gebeurt ten minste eenmaal per jaar of anders op verzoek van de Audit Committee. De Audit Committee geeft in haar periodieke rapportage aan de raad van bestuur updates over het anti-omkopingsprogramma. Daarbij rapporteert de verantwoordelijke lokale Anti-Bribery Compliance Officer aan de raad van bestuur van de dochterondernemingen over plaatselijke problemen met de naleving van de anticorruptiewetgeving.
B. LEIDRAAD Omdat de organisatie in veel verschillende rechtsgebieden werkzaam is, waaronder de VS, het Verenigd Koninkrijk, Canada, Frankrijk, Italië, Duitsland, Australië, Oostenrijk en Nederland, moeten alle leden van de DPx Group zich bewust zijn van en voldoen aan alle toepasbare anticorruptie- en anti-omkopingswetgevingen. De Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act ("FCPA") verbiedt over het algemeen dat medewerkers van DPx ongepaste of corrupte betalingen doen of aanbieden te doen aan buitenlandsee overheidsfunctionarissen. Ook de UK Bribery Act verbiedt betalingen van steekpenningen aan buitenlandse overheidsfunctionarissen, en gaat een stap verder door ook omkoping door middel van privétransacties te verbieden. Daarnaast verbieden toepasbare Canadese, Franse, Italiaanse, Duitse, Australische, Oostenrijkse en Nederlandse wetgevingen ook verschillende vormen van omkoping. Medewerkers van DPx moeten zich houden aan alle toepasbare wetgevingen die het betalen en ontvangenn van steekpenningen verbieden. Het doel van dit wereldwijde anticorruptiebeleid is om medewerkers van DPx een leidraad te bieden als onderdeel van de naleving van DPx met deze anticorruptiewetgevingen en -regelgevingen. 1. Verboden betalingen Het is medewerkers van DPx niet toegestaan om steekpenningen aan te bieden, te beloven of te geven, of om direct, indirect of via een tussenpersoon iets waardevols te geven aan of in het voordeel van een persoon die betrokken is of lijkt te zijn bij het verkrijgen, behouden of toewijzen van handel aan de DPx Group of elk ander ongepast zakelijk voordeel. Dit verbod verhindert uitdrukkelijk, zonder beperking, de verschaffing van steekpenningen of smeergeld bedoeld om de besluitvorming van een persoon in zijn of haar officiële functie te beïnvloeden. Het is medewerkers van DPx ook niet toegestaan om dergelijkee betalingen of voordelen te verzoeken of te ontvangen. 2. Geschenken en gastvrijheid Het leveren van geschenken of gastvrijheid is mogelijk verboden door de FCPA, UK Bribery Act of anderee wetten. Daarom mogen geschenken en gastvrijheid uitsluitend geven of aanbieden te geven aan personenn buiten de DPx Group met uitdrukkelijke, voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Global Anti-Bribery Compliance Officer of de verantwoordelijke lokale Anti-Bribery Compliance Manager, met uitzondering van de bepalingen hieronder. Het besluit om een dergelijke schriftelijke toestemming wel of niet te verlenen wordt gebaseerd op de geschreven wetten van het land waarin de schenking of gastvrijheid geboden zal worden. Daarbij worden de waarde, het doel, de gelegenheid en de frequentie in overwegingg genomen. Een schenking of gastvrijheid mag nooit worden gegeven als dit mogelijk op ongepaste wijze de besluitvorming beïnvloedt of lijkt te beïnvloeden van een persoon of groep personen om zaken te doen met de DPx Group of onder welke voorwaarden dergelijke zaken gedaan zullen worden.
Medewerkers van DPx mogen een geschenk geven zonder goedkeuring te vragen indienn het geschenk: een lage waarde heeft; van promotionele aard is of is voorzien van het bedrijfslogo; op overige wijzen in overeenstem mming is met de lokale wetgeving; en op juiste wijze wordt vastgelegd in de bedrijfsadministratie. Een geschenk mag niet in contanten of vergelijkbare vorm geleverd worden, en mag niet meer waard zijn dan $ 50,00, of het plaatselijk toegestane minimumm als dat bedrag lager is. Het is medewerkers van DPx toegestaan gastvrijheid (waaronderr maaltijden) aan te bieden zonder toestemming te vragen indien de gastvrijheid: een lage waarde heeft; geschikt is voor de gelegenheid; direct gerelateerd is aan de promotie, demonstratie of uitleg van producten en diensten van de DPx Group; op andere wijze in overeenstemming is met de plaatselijke wetgeving; en op juiste wijze wordt vastgelegd in de bedrijfsadministratie. Gastvrijheid mag niet worden geleverd met als doel het verkrijgen van een ongepast bedrijfsvoordeel. Het betalen van reis- of verblijfskosten aan personen buiten de DPx Group moet in overeenstemming zijn met alle beleidsregels en procedures van het bedrijf of op andere wijze schriftelijk worden goedgekeurd door de Global Anti-Bribery Compliance Officer of de verantwoordelijke lokale Anti-Bribery Compliance Manager. Indien reis- of verblijfskosten moeten worden betaald, mogen dergelijke kosten alleen worden betaald voor een bonafide bedrijfsdoel of binnen de uitvoering van een bepaald contract. In geen geval mogen medewerkers van DPx de reis- of verblijfskosten van familie of vrienden van een overheidsfunctionaris of particuliere functionaris betalen of vergoeden. Daarnaast mogen reis- en verblijfskosten, inclusief dagvergoedingen, niet direct of indirect in contanten worden betaald of vergoed aan een persoon. Elke betaling of vergoeding van reis- of verblijfskosten moet op juiste wijze worden vastgelegd in de bedrijfsadministratie. 3. Donaties aan en sponsoring van liefdadigheidsinstanties Medewerkers van DPx mogen zakelijke donaties of sponsorgeld betalen aan liefdadigheidsinstanties in overeenstemming met de huidige beleidsregels van DPx, mits de lokale Anti-Bribery Compliance Manager ook schriftelijk toestemt dat de betaling voor een bonafide doel is. 4. Politieke bijdragen Het is medewerkers van DPx niet toegestaan om een politieke kandidaat of potentiële kandidaat voor een overheidsfunctie, een politieke partij, een politiek initiatief, referendum of andere vorm van een politieke campagne, namens de DPx Group te voorzien van fondsen, aanvullende voorzieningen of diensten van enige soort zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de lokale Anti-Bribery Compliance Officer. Deze zal een dergelijkee toestemming baseren op de wetgeving van het rechtsgebied waarin de politieke ondersteuning geleverd dient te worden. Daarbij neemt hij de hoogte, de tijd en de wijze van de politieke bijdrage in overweging. Verdere dergelijke politieke bijdragen zijn onderworpen aan de gedragscode van DPx.
5. Faciliterende betalingen Volgens de FCPA zijn kleine betalingen aan een buitenlandse overheidsfunctionaris om de uitvoering van een routinematige overheidshandeling te garanderen (ook wel bekend als "faciliterende betalingen") toegestaan, maar het beleid van de DPx Group is om de wetten van elk rechtsgebied waarin we werkzaam zijn, na te leven. Volgens de UK Bribery Act zijn faciliterende betalingen niet toegestaan. Om die reden heeft DPx een beleid aangenomen dat faciliterende betalingen in alle vormen verbiedt. Betalingen, ongeacht de hoogte van het bedrag, mogen nooit worden ingezet om zaken te doen of te behouden, om een overheidsfunctionaris te beïnvloeden in zijn of haar beslissing over een bepaalde transactie, of voor elk ander ongepast doel. 6. Aanstellen van derden voor verkoop-/marketingdoeleinden Leden van de DPx Group mogen derdee vertegenwoordigers aanstellen om verkoop- of marketingservices te leveren aan DPx Group tijdens hun activiteiten. Dergelijke vertegenwoordigers kunnen worden aangesteld op basis van een consultanttarief of op commissiebasis. Daarnaast kunnen dergelijke vertegenwoordigers hun service leveren op basis van een uurtarief of andere tariefbasis. Voordat een medewerker van DPx verkoop- of marketingvertegenwoordigers aanstelt, moet hij stappen ondernemen om de wetgeving van de jurisdictie waarin de vertegenwoordiger werkzaam zal zijn te begrijpen. Verder moet de medewerker van DPx voldoendee due diligence-onderzoek naar de vertegenwoordiger uitvoeren. Bij dit due diligence-onderzoek moet ten minste de mogelijkheid en de geschiktheid van de vertegenwoordiger worden onderzocht om de diensten waarvoor hij wordt aangenomen uit te voeren. De te gebruiken Due Diligence-vragenlijst is als Bijlage A toegevoegd. Er kunnen wijzigingen in de Due Diligence-vragenlijst worden doorgevoerd als deze worden goedgekeurd door de Global Anti-Bribery Compliance Officer en de verantwoordelijke lokale Anti-Bribery Compliance Manager. Verder moet de medewerker van DPx de redelijkheid van de vergoeding van de vertegenwoordiger bepalen. Het betreffende lid van de DPx Group en de vertegenwoordiger sluiten een schriftelijke overeenkomst waarin anti-omkopingswaarborgen voor de DPx Group zijn opgenomen. Tenzij de juridische afdeling schriftelijk heeft toegestemd met een uitzondering, moet de medewerker van DPx de volgende bepaling opnemen in alle contracten met derde verkoop- en/of marketingvertegenwoordigers:
COMPLIANCE MET ANTICORRUPTIEWETGEVING A. De subcontractor garandeert en verklaart dat hij de bepalingen van de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (de "FCPA") en de UK Bribery Act ("UKBA") kent en begrijpt. De subcontractor gaat ermee akkoord dat hij de FCPA, de UKBA en overige lokale anticorruptiewetgeving zal naleven die van toepassing zijn op zijn prestaties volgens deze overeenkomst. In het algemeen gaat de subcontractor ermeee akkoord dat geen enkele medewerker, lageree subcontractor, vertegenwoordiger, tussenpersoon of entiteit van de subcontractor een betaling van waarde zal betalen of aanbieden te betalen aan een overheidsfunctionaris met als doel om hem te beïnvloeden in zijn of haar beslissing of handeling of om een ongepast voordeel te behalen. DPx heeft het recht om deze overeenkomst onmiddellijk te beëindigen als de subcontractor deze bepaling niet naleeft. B. De subcontractor mag in sommige gevallen, met schriftelijke toestemming van DPx vooraf, derde vertegenwoordigers ("TPR") aannemen ter bevordering van de prestaties van de subcontractor onder deze overeenkomst. Voordat een TPR wordt goedgekeurd, moet de subcontractor voldoende due diligence-onderzoek naar anti-omkoping doen met betrekking tot het bedrijf of de persoon. Verder moeten de subcontractor en de TPR een schriftelijke overeenkomst sluiten waarin anti-omkopingswaarborgen zijn opgenomen voor de subcontractor en DPx, met ten minste: (i) een verklaring van de TPR dat hij de FCPA en UKBA begrijpt en zal naleven; (ii) een verklaring van de TPR dat hij alle lokale wetten zal naleven van het land waar de werkzaamheden van deze overeenkomst worden uitgevoerd; en (iii) de mogelijkheid voor de subcontractor om de overeenkomst onmiddellijk te beëindigen als de TPR de anticorruptiewetgeving niet nakomt. 7. Boekhouding Alle boekhouding van DPx Group moet voldoende gedetailleerd worden bijgehouden. De boekhouding moet alle zakelijkee activiteiten en transacties accuraat en eerlijk weergeven. Uit dergelijke boekhouding moet blijken dat alle transacties zijn uitgevoerd in overeenstemming met de richtlijn van DPx Group. Alle transactiess moeten zijn bijgehouden om de voorbereiding van financiële verklaringen gemakkelijker te maken, rekening houden met alle middelen en moet voldoende gedetailleerd zijn. 8. Verboden betaalwijzen Geen enkele medewerker van DPx mag een betaling doen aan een persoon, vertegenwoordiger of andere partij, tenzij er een goedgekeurd contract is opgesteld. Er worden geen contante betalingen, betalingen naar rekeningen op nummer of naar rekeningen in derde landen gedaan, en ook niet met cheques die zijn uitgeschreven op "contant" of "houder". Alle betalingen moeten worden ondersteund door een naar behoren gedocumenteerde factuur.
C. RED FLAGS Bij het uitvoeren van zakelijke activiteiten voor DPx Group houdt de medewerker van DPx rekening met bepaalde factoren die red flags kunnen zijn en op een mogelijk anticorruptieprobleem duiden, met name in verband met het aanstellen van buitenlandse verkoopvertegenwoordigers. Voor iedere nieuwe zakelijke relatie met een derde partij is de juridische afdeling verantwoordelijk om de red flag-beoordeling medewerkers nemenn verder contact op met de in bijlage B na te lopen. Contractmedewerkers of anderee toepasselijke verantwoordelijke lokale Anti-Bribery Compliance Manager of de Global Anti-Bribery Compliance Officer als er red flags rijzen tijdens de normale gang van zaken met een derde partij. Het bestaan van een red flag betekent niet per se dat de DPx Group geen zaken kan doen met de derde partij. Het geeft echter wel aan dat er verder due diligence-onderzoek nodig is om te garanderen dat de relatie geen problemen oplevert voor de naleving van anticorruptiewetgeving. De verantwoordelijke lokale Anti-Bribery Compliance Manager zorgt ervoor dat er een gedocumenteerd proces wordt ingesteld om "red flags" te controleren. D. INBREUKEN RAPPORTEREN Medewerkers van DPx die kennis of een vermoeden hebben van een inbreuk op dit Beleid of wetgeving die het geven of ontvangen van steekpenningen verbiedt, moeten deze daadwerkelijke of mogelijke inbreuk rapporteren op één van de volgende manieren: (1) melden aan zijn/haar leidinggevende; (2) melden aan de juridische afdeling; (3) melden aan de Global Anti-Bribery Compliance Officer of de verantwoordelijke lokale Anti-Bribery Compliance Manager; (4) melden via de EthicsPoint-h hotline op 0800-0226174; of (5) via de websitee op www.ethicspoint.com. E. VERPLICHTINGEN VAN MEDEWERKERS Dit werelwijde anticorruptiebeleid vereist dat medewerkers van DPx: (1) de hierin beschreven bepalingen hebben gelezen en begrepen; (2) deze bepalingen naleven; en (3) bekende of vermoede inbreuken rapporteren zoals aangegeven in artikel D hierboven. Als de bepalingen van dit Beleid, waaronderr de verplichting om bekende of vermoede inbreuken te melden, niet worden nageleefd, kan dit leiden tot disciplinaire sancties. Deze sancties omvatten, maar zijn niet beperkt tot beëindiging, schorsing, degradatie, verlaging van betaling en/of een berisping. Deelname van de medewerker aan en naleving van dit beleid is onderdeel van de jaarlijkse evaluatiee van DPx-medewerkers en wordt geëvalueerd met betrekking tot loon, promotie en behoud. Medewerkers van DPx moeten al hun vragen over dit Beleid en over de anticorruptiewetgeving in het algemeen stellen aan de Global Anti-Bribery Compliance Manager of de verantwoordelijke lokale Anti-Bribery Compliance Manager.
F. BEGELEIDING EN TRAINING De Global Anti-Bribery Compliance Officer stelt richtlijnen op voor de medewerkers van DPx en is verantwoordelijk voor het voorbereiden van een toepasselijk trainingsprogramma. De Global Anti-Bribery Compliance Officer en de lokale Anti-Bribery Compliance Managers moeten minimaal één keer per jaar opfris-/updatetraining volgen over de naleving van anticorruptiewetgeving (persoonlijk, online, via Live Meeting, etc.). In samenwerking met de verantwoordelijke lokale Anti-Bribery Compliance Managers stelt de Global Anti-Bribery Compliance Officer vast welke medewerkers van DPx gezien hun functie een hoger risico lopen om de anticorruptiewetgevingg te overtreden. Hiertoee behoren onder andere medewerkers die contactt hebben met overheidsfunctionarissen en verkoopmedewerkers van DPx Group. De medewerkers van DPx die in deze categorie met hoger risico vallen, ontvangen periodiek trainingen over de naleving van de anticorruptiewetgeving van de Global Anti-Bribery Compliance Officer, de lokale Anti-Bribery Compliance Manager, of een afgevaardigde die gekwalificeerd is om de trainingen te geven. G. EXTRA LOKALE NALEVINGSMAATREGELEN Dit Beleid biedt een basis voor de naleving van anticorruptiewetgeving binnenn de DPx Group. In de jurisdicties waarin de DPx Group werkzaam is, kunnen extra nalevingsmaatregelen worden getroffen die (a) vereist zijn, of (b) raadzaam zijn om beschermd te zijn onder de lokale wetgeving (bijv. vrijstelling van aansprakelijkheid onder het Italiaanse decreet 231/2001). De lokale Anti-Bribery Compliance Managers zijn verantwoordelijk ervoor te zorgen dat alle leden van de DPx Group alle vereiste en raadzame extra nalevingsmaatregelen op lokaal niveau uitvoeren. De lokale Anti-Bribery Compliance Managers houden de Global Anti-Bribery Compliance Officer op de hoogte van de uitvoering van dergelijke extra maatregelen.
BIJLAGE A VERKOOP-/ MARKETINGVERTEGENWOORDIGER DUE DILIGENCE-VRAGENLIJST Als voorwaarde om zaken te doen met een lid van de DPx Group moet uw bedrijf deze vragenlijst invullen. Geef antwoord op de onderstaande vragen en voeg bijlagen toe wanneer hierom wordt verzocht en wanneer dit nodig is om uw antwoord aan te vullen. 1. Volledige naam en volledig contactadres van uw bedrijf, inclusief alle adressen die in verband met de contractuele relatie met de DPx Group kunnenn worden gebruikt; 2. De juridische structuur van uw bedrijf en een lijst van alle moeder-, dochter- en zusterbedrijven; 3. De volledige naam van alle eigenaren (voor meer dan 5%) en leden van de Raad van bestuur van uw bedrijf; 4. Kopieën van oprichtingsaktes, inschrijvingen in het handelsregister, nationale of lokale bedrijfslicenties, relevante leverancierslijsten en alle andere bedrijfsdocumentenn die aantonenn dat uw bedrijf gekwalificeerd is om zaken te doen met de DPx Group in de betreffende jurisdicties en op de wijze die wordt beoogd door de voorgestelde contractuele relatie; 5. Kopieën van uw twee meest recente gecontroleerde financiële verklaringen of accountants-/auditorsverklaringen bedrijfspraktijken; die vereist zijn door lokale bedrijfswetgevingg of 6. Een lijst van eigenaren, directeuren of medewerkers die op dit moment of in de afgelopen 5 jaar overheidsfunctionaris of in militaire dienst waren. Bied voor dergelijke eigenaren, directeuren of medewerkers relevante informatie waarin de details van deze functie worden vastgesteld. 7. Naam en adres opnemen; van twee zakelijke referenties waarmee we contact kunnen 8. Naam en adres opnemen; van twee financiële referenties waarmee we contact kunnen 9. Geef aan of uw bedrijf, de eigenaren, directieleden, directeuren of medewerkers verdacht of veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf (waaronder maar niet beperkt tot fraude, omkoping, corruptie) in enige jurisdictie in de afgelopen 15 jaar.
10. Geef aan of het bedrijf, de eigenaren, directieleden, directeuren of medewerkers familiale of andere nauwe banden hebben met huidige overheidsfunctionarissen in het land/de landen waarin de werkzaamheden zullen worden uitgevoerd. 11. Geef aan of er in de afgelopen 10 jaar ongunstige vermeldingen in de pers (kranten, televisie, etc.) zijn verschenen over uw bedrijf, de eigenaren, directeuren of medewerkers, waarin aantijgingen werden gedaan in verband met omkoping of corruptie. Verklaring van vertegenwoordiging voor de ingevulde vragenlijst: Als bevoegd vertegenwoordiger van verklaar ik hierbij dat de informatie die hier wordt gegeven op de hieronder genoemde datum actueel, accuraat en volledig is. Ondertekend door Print naam en functie Datum
VRAAG BIJLAGE B RED FLAG-CHECKLIST RED FLAG (J/N) OPMERKINGEN 1. Heeft het land/hebben de landen waarin de derde partij gevestigd is en/ /of werk zal uitvoeren een lagere beoordeling dan "5" in de recentste Transparency International Index (http://www.transparency.org)? 2. Heeft deze derde partij geweigerd om de due diligence-vragenlijst in te vullen en/of een clausule op te nemen over de naleving van anticorruptiewetgevingg in de overeenkomst met het betreffende lid van de DPx Group? 3. Heeft deze derde partij een lage kredietwaardering? 4. Heeft deze derde partij onvoldoende expertise of aantoonbare prestaties om zich te kwalificeren voor de vereiste werkzaamheden? 5. Heeft deze derde partij om ongebruikelijk hoge tarieven, commissies, voorschotten of onkostenvergoedingen gevraagd? 6. Zijn er betalingen gedaan aan een bankrekening op nummer en/of in een ander land dan het land waar de diensten moeten worden uitgevoerd en/of in een andere valuta dan de gebruikte valuta in dat land? 7. Moeten er contante betalingen worden verricht?
8. Hebben controles naar de achtergrond of referenties van het bedrijf schandalen, gerechtelijke vervolging of ethische problemen aan het licht gebracht in verband met deze derde partij of directieleden? 9. Wordt deze derde partij voornamelijk in overweging genomen vanwege relaties of connecties met overheidsorganen? 10. Heeft één van de leidinggevenden van de derde partij officiële verplichtingen of een officiële functie binnen de overheid? 11. Was de derde partij geheel of gedeeltelijk geselecteerd op basis van de aanbeveling van een overheidsfunctionaris uit het buitenland? 12. Heeft de derde partij extra en/of ongebruikelijkee verzoeken om vergoedingen gedaan na de uitvoering van de werkzaamheden? 13. Is de derde partij of één van de leidinggevendenn ooit in de pers genoemd in verband met een omkopingsschandaal? 14. Is er een ander aspect van ( 1) de relatie of (2) de prestatiess van de derde partij bij het uitvoeren van de werkzaamheden die bezorgdheid oproepen over verdachte betalingen aan of relaties met buitenlandse overheidsfunctionarissen?