Offerteaanvraag Europees Openbaar Levering Veegmachines Voor de gemeente Hoorn Zaaknummer 1004955 Datum publicatie Afdeling STB
Voorwoord In deze offerte aanvraag staan de voorwaarden en instructies voor ondernemers die willen deelnemen aan de aanbesteding. Alle andere relevante informatie zoals termijnen, eisen en documenten met betrekking tot deze aanbesteding, staan in de daarvoor bestemde mappen op TenderNed www.tenderned.nl. Wie Hoorn bezoekt ziet het meteen. Hoorn koestert het verleden, maar heeft de blik ook op de 21e eeuw gericht. Niet ver van Amsterdam en Schiphol, goed bereikbaar en prachtig gelegen aan het Markermeer, heeft Hoorn alle kwaliteiten die de stad een aantrekkelijke plaats maken om te wonen, te werken, te recreëren, van kunst te genieten, te winkelen en naar school te gaan. Op de website www.hoorn.nl vindt u meer informatie over de gemeente Hoorn. 1
Inhoudsopgave 1 Beschrijving project... 3 1.1 Algemeen... 3 1.2 Definities... 3 2 Aanbestedingsprocedure... 4 2.1 Communicatie... 4 2.2 Offerte- en aanbestedingsprocedure... 4 2.3 Opening van de kluis met inschrijvingen... 4 2.4 Beoordelingsprocedure... 5 2.5 Gunningsbeslissing, standstill- en vervaltermijn... 5 2.6 Prijsonderhandeling... 5 2.7 Varianten... 5 2.8 Onaanvaardbare inschrijvingen... 5 3 Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen... 6 3.1 Uitsluitingsgronden... 6 3.2 Geschiktheidseisen... 6 4 Gunning... 9 4.1 Gunningcriteria... 9 4.2 G1.1 - Levensduurkosten... 9 4.3 G1.2 kwaliteit voertuig... 9 4.4 G1.3 - Garantie... 10 4.5 G1.4 - Duurzaamheid... 10 4.6 G2.1 Prijs... 10 4.7 G2.2 Reactietijd... 10 Bijlagen Bijlage 1: Controlelijst in te leveren stukken Bijlage 2: Programma van Eisen Bijlage 3: VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden Bijlage 4: Aanvullende voorwaarden Bijlage 5: Conceptovereenkomst Bijlage 6: Past Performance Bijlage 7: SROI Flyer Bijlage 8: In zes stappen digitaal aanbesteden via TenderNed Invulformulieren Formulier A: Akkoord verklaringen Formulier B: Uniforme Eigen Verklaring Formulier C: Sociale voorwaarden Formulier D: Social return Formulier E: Prijzenformulier (TCO) Perceel I Formulier F: Prijzenformulier Perceel II 2
1 Beschrijving project 1.1 Algemeen De gemeente Hoorn is voornemens middels een Europese aanbesteding een overeenkomst af te sluiten voor de aanschaf en het onderhoud van 3 veegmachines. Deze veegmachines worden ingezet voor het reinigen van doorgaande wegen en woonwijken binnen de gemeente Hoorn. Wij zijn van plan om per perceel aan maximaal één inschrijver de opdracht te gunnen en wel aan de inschrijver(s) met de economisch meest voordelige inschrijving. De offerte aanvraag omschrijft 2 percelen, te weten: Perceel I: het leveren van 3 veegmachines. 2 veegmachines worden meteen geleverd en de derde machine is optioneel en evt. te leveren in het voorjaar van 2015. perceel II: het onderhoud en reparatie van de veegmachines gedurende de levensduur (9 jaar). Onderhoud en reparatie gebeurt nu in eigen beheer. Als de aangeboden kosten voor onderhoud en reparatie deze kosten overschrijden, zal de opdrachtgever dit perceel niet gunnen en onderhoud en reparatie in eigen beheer blijven doen. Gezien het aan te besteden bedrag is er voor een Europees Openbare procedure gekozen. Gekozen is voor een percelenregeling omdat het onderhoud niet altijd bij de leverancier hoeft te liggen. Als apart perceel geeft dit mogelijkheden aan het MKB om in te schrijven. 1.2 Definities Inschrijvers Gemeente Past Performance Social Return TenderNed De in deze offerteaanvraag genoemde geïnteresseerde partijen. De gemeente Hoorn, op de Nieuwe Steen 1 te Hoorn. Het beoordelen van de gecontracteerde inschrijver op de uitvoering van de geleverde opdracht. Het opnemen van een voorwaarde in de aanbesteding die Ondernemers aanzet tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstaand tot de arbeidsmarkt en/of jongeren. TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid. Alle overheden publiceren via het aankondigingenplatform van TenderNed hun nationale en Europese aanbestedingen. Hier vinden ondernemingen dus alle aanbestedingen van de overheid. www.tenderned.nl 3
2 Aanbestedingsprocedure De gegevens van de gemeente Hoorn, relevante wet- en regelgeving, de procedure en de termijnen staan op TenderNed www.tenderned.nl. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid als de termijnen niet worden gehaald. 2.1 Communicatie Vanuit uw organisatie verloopt het contact via één contactpersoon en/of een plaatsvervanger. Beide moeten gemachtigd zijn om namens de inschrijver op te treden. Vermeld in de offerte naam, adres en telefoonnummer van de contactpersoon en zijn plaatsvervanger. De communicatie tijdens het aanbestedingstraject vindt alleen digitaal via TenderNed plaats. 2.2 Offerte- en aanbestedingsprocedure 2.2.1 Nota van inlichtingen Alleen vragen die voor uiterlijke datum tijd zoals genoemd op TenderNed in ons bezit zijn, worden beantwoord. (Per post, email etc. worden niet in behandeling genomen). De antwoorden op de vragen worden gepubliceerd via TenderNed. De vragen en antwoorden maken onderdeel uit van de aanbestedingsstukken. Wij behouden ons het recht voor om de regels, eisen, criteria en overige verplichtingen tijdens de nota van inlichtingen te wijzigen. Die wijzigingen worden tijdig gepubliceerd op TenderNed. 2.2.2 Het melden van tegenstrijdigheden en/ of verbeteringen tijdens de nota van inlichtingen Door in te schrijven, verklaart u zich akkoord met opzet en inhoud van de procedure zoals in deze offerte aanvraag en op TenderNed is omschreven. Bent u het daar niet mee eens, of vindt u dat de offerte aanvraag niet overeenstemt met de geldende wet- en regelgeving, wijst u ons daar dan in ieder geval tijdens de nota van inlichtingen op. Daarna kunt u dat niet meer doen. U moet in uw offerte onvoorwaardelijk aan elke eis voldoen. Zo niet, dan wordt de offerte niet verder meegenomen in de beoordeling. Kunt of wilt u niet aan één of meerdere eisen voldoen? Dan moet u ons daarvan tijdens de nota van inlichtingen op de hoogte stellen, zodat wij er een oordeel over kunnen geven. Wij bieden u tijdens de aanbestedingsprocedure de kans om suggesties te doen voor aanpassingen aan de conceptovereenkomst of af te wijken van de inkoopvoorwaarden. Deze suggesties moeten in de nota van inlichtingen worden meegenomen. 2.2.3 Voorbereiding offerte Het advies is uw offerte in te leveren nadat de nota van inlichtingen is afgerond, omdat het mogelijk is dat de regels of overige verplichtingen nog worden gewijzigd. 2.2.4 Uiterlijke ontvangst van inschrijvingen U dient uw offerte voor de aangegeven sluitingstermijn digitaal in te leveren via TenderNed. De verantwoordelijkheid voor het op tijd en juist aanleveren van de offerte ligt bij u. Op de website van TenderNed staan documenten die u helpen bij het inschrijven via TenderNed zoals: in zes stappen digitaal inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed. 2.3 Opening van de kluis met inschrijvingen Na de sluitingsdatum worden op het stadhuis de offertes digitaal geopend. Van deze opening wordt een proces-verbaal van opening van de inschrijvingen gemaakt. Het proces-verbaal wordt 4
via TenderNed naar u opgestuurd. Het bijwonen van de opening van de offertes is niet toegestaan. 2.4 Beoordelingsprocedure Na de opening van de ingediende offertes start de beoordelingsprocedure. Eerst bepalen wij of de offerte compleet is. Is dat niet het geval, dan verklaren wij de inschrijving ongeldig en nemen wij deze niet verder mee in de beoordeling. In uitzonderlijke gevallen waarin de gelijke behandeling van inschrijvers niet in het geding is, kunnen wij u in de gelegenheid stellen om eenvoudig te herstellen fouten te herstellen. Ten tweede beoordelen we of u aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen voldoet. Als dit niet zo is, dan nemen wij de offerte niet verder mee in de beoordeling. De derde stap is dat de offerte wordt beoordeeld op basis van de gunningcriteria. Als uw inschrijving in verhouding tot de uit te voeren werkzaamheden abnormaal laag lijkt, kunnen wij besluiten om uw inschrijving af te wijzen. Voordat wij dat doen, zullen wij u eerst schriftelijk om de nodige verduidelijkingen vragen over de samenstelling van uw inschrijving. Wij behouden ons het recht voor de opdracht niet te gunnen. Als wij besluiten de opdracht niet te gunnen, bestaat geen recht op vergoeding van de kosten van uw inschrijving. 2.5 Gunningsbeslissing, standstill- en vervaltermijn Voordat wij tot een definitieve gunning overgaan, delen wij de voorgenomen gunningsbeslissing zo snel mogelijk mee aan alle inschrijvers via TenderNed. Bent u het niet eens met het besluit? Dan kunt u een kort geding aanspannen bij de Rechtbank Noord-Holland. Dit kan tot en met 20 kalenderdagen nadat de voorgenomen gunningbeslissing aan alle inschrijvers is verzonden. Het aanspannen van een kort geding zorgt voor uitstel van de definitieve gunning, tot twee weken na de uitspraak in het kort geding. In het geval dat wij niet tot overeenstemming kunnen komen met de gegunde inschrijver zijn wij bevoegd om de opdracht aan de daarna best scorende inschrijver te gunnen. 2.6 Prijsonderhandeling Wij voeren bij gunning geen prijsonderhandelingen: de prijs wordt volledig bepaald door de ingeleverde offerte. Na de sluitingsdatum, kunnen wij u vragen uw inschrijving te verduidelijken en/ of aan te vullen. Voorwaarde hierbij is dat dit niet leidt tot ongelijke behandeling en/ of concurrentievervalsing. 2.7 Varianten Het staat een inschrijver niet vrij om, naast een inschrijving in overeenstemming met het programma van eisen, bij de inschrijving varianten in te leveren. 2.8 Onaanvaardbare inschrijvingen In het geval de prijs van de meest gerede inschrijving hoger is dan de zorgvuldige raming van de gemeente, kunnen wij deze inschrijving als onaanvaardbaar aanmerken, waarna wij de procedure kunnen vervolgen door onderhandelingen met alle inschrijvers. 5
3 Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Met de volgende formulieren kunt u aantonen dat de uitsluitingsgronden niet op u van toepassing zijn en dat u voldoet aan de geschiktheidseisen: - Formulier: Uniforme eigen verklaring aanbestedingen - Formulier: Akkoordverklaringen - Formulier: Sociale Voorwaarden - Formulier: Social Return Als u niet akkoord gaat of niet volledig bent, wordt u uitgesloten van de aanbesteding. Hieronder vindt u een toelichting op de genoemde formulieren. 3.1 Uitsluitingsgronden Op verzoek van de gemeente Hoorn, moet alleen de inschrijver die de opdracht gegund krijgt de hieronder genoemde bewijsstukken hiervoor aanleveren. De inschrijver levert de documenten binnen zeven dagen (werkdagen) na ons verzoek in. Anders wordt de inschrijver alsnog uitgesloten. Eigen Verklaring Uittreksel Kamer van Koophandel niet ouder dan zes maanden 3.2 Geschiktheidseisen N.v.t. 3.2.1 Evaluatie Na afloop van de opdracht zal een projectevaluatie worden gehouden. Deze projectevaluatie kan in de toekomst door de Gemeente Hoorn mogelijk worden toegepast in het kader van Past Performance. Bij Past Performance worden uitgevoerde opdrachten geëvalueerd met behulp van een vragenlijst die de prestatie van de opdrachtnemer aan het eind van het werk objectief en transparant beoordeelt. Deze vragenlijst is bijgevoegd. De beoordeling wordt met een score gewaardeerd en in een database opgenomen en zal mogelijk in de toekomst worden gebruikt bij het uitnodigen voor (onderhandse) aanbestedingen en/of het beoordelen van inschrijvingen. Door in te schrijven op deze opdracht, gaat de opdrachtnemer akkoord met het opnemen van geëvalueerde projectgegevens in genoemde database en het toepassen van de geëvalueerde projectgegevens bij de selectie van opdrachtnemers bij toekomstige projecten. 3.2.2 Eisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht U heeft voldoende financiële en economische draagkracht om deze opdracht uit te voeren. Dit bevestigt u door het ondertekenen van de Uniforme eigen verklaring aanbestedingen. Indien u niet zelfstandig kunt voldoen aan de in deze paragraaf gestelde financiële geschiktheidseisen, kunt u een beroep doen op een derde. U dient dit aan te geven op de Uniforme Eigen Verklaring. Onder een derde valt ook een moedermaatschappij. Op verzoek van de gemeente Hoorn, moet alleen de inschrijver die de opdracht gegund krijgt een verklaring van deze derde aanleveren, dat u daadwerkelijk over de middelen kan beschikken. De inschrijver levert deze verklaring binnen zeven dagen (werkdagen) na ons verzoek in. Anders wordt de inschrijver alsnog uitgesloten. Op verzoek van de gemeente Hoorn, moet alleen de inschrijver die de opdracht gegund krijgt de hieronder genoemde bewijsstukken hiervoor aanleveren. De inschrijver levert de documenten 6
binnen zeven dagen (werkdagen) na ons verzoek in. Anders wordt de inschrijver alsnog uitgesloten: Bewijsstukken Indien van toepassing: een verklaring van uw moedermaatschappij waarin deze zich garant stelt voor het nakomen van de verplichtingen die voortkomen uit de overeenkomst. 3.2.3 Eisen met betrekking tot technische- en beroepsbekwaamheid U bent voldoende technisch- en beroep bekwaam om deze opdracht uit te voeren. Dit bevestigt u door het ondertekenen van de Uniforme eigen verklaring aanbestedingen. Indien u niet zelfstandig kunt voldoen aan de in deze paragraaf gestelde technische en beroepsbekwaamheid, kunt u een beroep doen op een derde. U dient dit aan te geven op de Uniforme Eigen Verklaring. Onder een derde valt ook een moedermaatschappij. Op verzoek van de gemeente Hoorn, moet alleen de inschrijver die de opdracht gegund krijgt een verklaring van deze derde aanleveren, dat u daadwerkelijk over de middelen kan beschikken. De inschrijver levert deze verklaring binnen zeven dagen (werkdagen) na ons verzoek in. Anders wordt de inschrijver alsnog uitgesloten. Op verzoek van de gemeente Hoorn, moet alleen de inschrijver die de opdracht gegund krijgt de hieronder genoemde bewijsstukken hiervoor aanleveren. De inschrijver levert de documenten binnen zeven dagen (werkdagen) na ons verzoek in. Anders wordt de inschrijver alsnog uitgesloten. Bewijsstukken betrefende Perceel II Een beschrijving van de relevante technische uitrusting Een verklaring omtrent de outillage, het materieel en de technische uitrusting waarover de inschrijver voor de uitvoering van de opdracht over beschikt. 3.2.4 Social Return Het is voor een gezonde samenleving van belang om iedereen zoveel mogelijk te betrekken bij het arbeidsproces. Om dit te stimuleren hebben werkgevers, werknemers, gemeenten, UWV en onderwijsorganisaties in Noord-Holland Noord hun krachten gebundeld en voeren gezamenlijk het programma Inclusieve Arbeidsmarkt uit. Eén van de onderdelen van dit programma is het ontwikkelen van een regionaal model voor Social Return on Investment (SROI). SROI is het maken van afspraken door een opdrachtgever met een opdrachtnemer over het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij inkoop/aanbesteding van werken, diensten of leveringen. Om te komen tot een eenduidige toepassing van SROI door opdrachtgevers in de regio Noord-Holland Noord zijn in 2012 projecten gestart in de gemeente Hoorn en Alkmaar. In deze projecten is de eis voor de werkgever dat 5% van de aanneemsom wordt ingezet voor Social Return. Op basis van de ervaringen in deze projecten wordt een regionaal model ontwikkeld. Kenmerkend voor de gekozen aanpak is een structuur van maatwerk en bouwblokken. Hierbij wordt de inzet op SROI gewaardeerd op basis van de afstand tot de arbeidsmarkt die de kandidaat heeft in 7
combinatie met de inspanning die de werkgever moet leveren om de kandidaat naar werk te begeleiden (zie tabel). Soort en evt. duur van de uitkering Waarde Social Return inspanning (op basis van een jaarcontract fulltime) < 2 jaar in WWB (Bijstand) 30.000,= > 2 jaar in WWB (Bijstand) 35.000,= < 1 jaar in WW (Werkloosheidsuitkering) 10.000,= > 1 jaar in WW (Werkloosheidsuitkering) 15.000,= WIA/WAO (Arbeidsongeschiktheidsuitkering) 30.000,= Wajong (Voorziening Jong-gehandicapte) 35.000,= Leerling BBL (Beroepsbegeleidende Leerweg) 10.000,= Leerling BOL (Beroepsopleidende Leerweg) 5.000,= WSW (Wet Sociale Werkvoorziening detachering, diensten) Betaalde rekeningen aan SW-bedrijf Overige Social Return trajecten 1.500,= per dagdeel van 4 uur De opdrachtnemer / ondernemer kan zelf de verschillende Social Return-inspanningen combineren in een optimale mix, passend bij de bedrijfsvoering. Een voorbeeld: de gefactureerde omzet binnen de opdracht is bijvoorbeeld 300.000,=. 5 % hiervan is 15.000,=. De opdrachtnemer kan voor dit bedrag een < 2 jaar WWB-er voor een half jaar aan het werk zetten of een > 1 jaar WW-er één jaar aan het werk zetten om te voldoen aan de Social Return-verplichting binnen de overeenkomst. Meer informatie? Voor vragen over de pilotprojecten en advies over de toepassing van de SROI-eisen kunt u mailen naar: SROI@rpa-nhn.nl. Door in te schrijven op deze aanbesteding, verplicht de Inschrijver zich om bij gunning, 5% van de gefactureerde aanneemsom aan te wenden om de sociale infrastructuur te versterken. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een concrete invulling (hoeveel mensen, welk soort mensen, waar inzetten). Opdrachtnemer legt hiertoe verantwoording af richting het Team Social Return. Gebruik voor het opgeven van de Social Return Waardebepaling het Social Return formulier. Het gaat dan specifiek om de nieuwe invulling van de te gunnen opdracht. Het is niet toegestaan wijzigingen aan te brengen in het formulier. 8
4 Gunning 4.1 Gunningcriteria De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving komt voor gunning in aanmerking. De gemeente Hoorn hanteert de volgende gunningcriteria bij de economisch meest voordelige inschrijving: Criterium Perceel I G1.1 Levensduurkosten (TCO) 40 G1.2 Kwaliteit voertuig 30 G1.3 Garantie 10 G1.4 Duurzaamheid 20 Weegfactor Criterium Perceel II G2.1 Prijs 70 G2.2 Reactietijd 30 Weegfactor Als twee of meer inschrijvers voor de opdracht in aanmerking komen, beslist het lot aan wie van hen het werk zal worden opgedragen. De inschrijvers worden op tijd in kennis gesteld, dat een loting zal plaatsvinden en waar, wanneer en door wie de loting zal worden gehouden. Zij zijn bevoegd daarbij in persoon of bij gemachtigde tegenwoordig te zijn. 4.2 G1.1 - Levensduurkosten Gebruik voor het opgeven van Total Cost of Ownership het prijzenformulier. Het is niet toegestaan wijzigingen aan te brengen in het formulier. De inschrijver met de laagste TCO scoort 40 punten. De inschrijvers met een hogere TCO scoren naar rato lager. De inschrijver waarvan de TCO bijvoorbeeld 10% duurder is dan de goedkoopste inschrijver krijgt een score die 10 % lager is, dus 36 punten. De punten worden afgerond op 1 decimaal. De tarieven/ opgegeven prijzen/ uurtarieven zijn exclusief BTW, maar inclusief alle overige kosten. Waaronder salariskosten, kantoorkosten, kosten voor hard- en software, telefoonkosten, coördinatiekosten, kosten woon-werkverkeer, parkeerkosten, reis- en verblijfkosten, verzekeringskosten en sociale premies en belastingen, algemene kosten, winst en risico. Naast aangeboden prijzen mogen geen aanvullende kosten in rekening worden gebracht. 4.3 G1.2 kwaliteit voertuig Criterium 9 Waardering G1.2 Kwaliteit 30 punten De beoordeling vindt plaats op basis van een vergelijk met de overige inschrijvers. Voor deze criteria wordt door een projectteam een beoordelingscijfer toegekend waarbij:
2 = slecht 8 = goed 4 = onvoldoende 10= uitmuntend 6 = voldoende De totaalscore per leverancier wordt berekend aan de hand van de scores per criterium en het wegingpercentage (afgerond op 1 decimaal). 4.4 G1.3 - Garantie Criterium Waardering G1.3 Garantie 10 punten De opdrachtgever heeft de intentie om gebruik te maken van een langere garantietermijn, dan de gebruikelijke 24 maanden.(10 punten) Voor ieder jaar dat de inschrijver de volledige garantie extra aanbiedt worden 5 punten toegekend. 4.5 G1.4 - Duurzaamheid Criterium Waardering G1.4 Duurzaamheid 20 punten De beoordeling vindt plaats op basis van een vergelijk met de overige inschrijvers. Voor deze criteria wordt door een projectteam een beoordelingscijfer toegekend waarbij: 2 = slecht 8 = goed 4 = onvoldoende 10= uitmuntend 6 = voldoende De totaalscore per leverancier wordt berekend aan de hand van de scores per criterium en het wegingpercentage (afgerond op 1 decimaal). Perceel II 4.6 G2.1 Prijs Criterium Waardering G2.1 Prijs 70 punten De beoordeling van het criterium prijs vindt als volgt plaats: De inschrijver met de laagste totaalprijs scoort 70 punten. De inschrijvers met een hogere prijs scoren naar rato lager. 4.7 G2.2 Reactietijd Criterium 10 Waardering G1.1 Reactietijd 30 punten De beoordeling vindt plaats op basis van een vergelijk met de overige inschrijvers. Voor deze criteria wordt door een projectteam een beoordelingscijfer toegekend waarbij
2 = slecht 8 = goed 4 = onvoldoende 10= uitmuntend 6 = voldoende De totaalscore per leverancier wordt berekend aan de hand van de scores per criterium en het wegingpercentage (afgerond op 1 decimaal). 11