Functiebeschrijving Dossierbehandelaar stedenbouwkundige dossiers Algemene informatie Functietitel Cluster Dienst Team Plaats in de organisatie Niveau Weddeschaal Statuut Dossierbehandelaar (bestuurssecretaris) ROWEM Ruimtelijke ordening Vergunningen De dossierbehandelaar rapporteert aan de teamverantwoordelijke Vergunningen. A A1a-A1b A2a Als dossierbehandelaar sta je in voor de tijdige en kwalitatieve afhandeling van de stedenbouwkundige dossiers bij de dienst Ruimtelijke ordening. Hier hoort zowel het nazicht op volledig- en ontvankelijkheid als het adviseren van het dossier bij. Dit alles dient te gebeuren binnen de voorziene wettelijke termijnen. Informatie over de dienst Binnen de cluster ROWEM, waartoe de dienst Ruimtelijke ordening behoort, zitten ook de dienst Planning, stadsvernieuwing en wonen, de dienst Leefmilieu en de dienst Economie en Landbouw vervat. De dienst Ruimtelijke ordening bestaat uit 2 teams met twee teamverantwoordelijken die rapporteren aan een diensthoofd team vergunningen team administratie en informatie Team Vergunningen (8.6 VTE) staat in voor het behandelen van de aanvragen tot omgevingsvergunning met stedenbouwkundige component. De strategische doelstelling van de stad Aalst is de volgende Aalst is een modeldienstverlener voor zijn burgers: efficiënt, performant en bereikbaar. Onze operationele doelstelling is het voeren van een efficiënt, performant en bereikbaar handhavings- en vergunningenbeleid.
Functie-inhoud Resultaatsgebieden, doelstellingen en kerntaken ( 1 ) NAZICHT EN ADVIES Doelstelling Inhoudelijk nazicht van dossiers en adviesverlening vanuit stedenbouwkundig oogpunt om te komen tot een correcte verslaggeving aan het bestuur en de andere stadsdiensten. Kerntaken Nazicht van dossiers wat betreft volledig- en ontvankelijkheid Adviesverlening en inhoudelijke behandeling van o Stedenbouwkundige aanvragen o Verkavelingsaanvragen o Stedenbouwkundige attesten o Andere procedures inzake ruimtelijke ordening Adviesverlening aan andere stadsdiensten (Leefmilieu, patrimonium, openbare werken, mobiliteit, ) vanuit stedenbouwkundige oogpunt Bijhouden en opvolgen wetgeving OVERLEG EN COMMUNICATIE Doelstelling Voorafgaand en tussentijds overleg om het begeleidingstraject van een stedenbouwkundige proces te optimaliseren. Kerntaken Overleg met bouwheren, architecten, landmeters, Overleg met andere stadsdiensten Overleg met de hogere overheid Vergaderingen bijwonen rond grote bouwprojecten Overleg met de teamverantwoordelijke, het diensthoofd en de andere dossierbehandelaars RAPPORTERING Doelstelling Rapporteren van de inhoudelijke behandeling van de dossiers om de besluitvorming te onderbouwen. Kerntaken Rapporteren aan de teamverantwoordelijke en aan het diensthoofd Verslaggeving van vergaderingen Interne contacten Externe contacten Onderhandelen en overleggen met teamverantwoordelijke, diensthoofd, andere dossierbehandelaars, andere stadsdiensten, baliemedewerkers Onderhandelen en overleggen met hogere overheid, bouwheren, architecten, landmeters, gecoro 1 De functiebeschrijving heeft geenszins de intentie volledig te zijn. De functie kan ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd.
Competentieprofiel VAKKENNIS Doelstelling Beheersen van de nodige vakkennis en basiskennis voor deze functie. Basiskennis Microsoft Office Plannen kunnen lezen Ruimtelijk inzicht hebben Te verwerven vakkennis Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening Omgevingsvergunningsdecreet Uitvoeringsbesluiten met betrekking tot VCRO en omgevingsvergunning Noties VLAREM Competentiecluster: omgaan met informatie INFORMATIE INTEGREREN Leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies. Gedragsindicatoren Legt relevante en juiste linken tussen diverse gegevens met het oog op de integratie tot een samenhangend geheel. Analyseert problematieken Bedenkt meerdere alternatieven en somt deze op. Vormt een sluitende conclusie op basis van de gemaakte synthese en gegenereerde alternatieven. Competentiecluster: omgaan met taken BESLISSEN Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en doelgericht acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren. Gedragsindicatoren Neemt de juiste beslissing op basis van (on)volledige informatie, rekening houdend met de voor- en nadelen ervan en met de diverse opties die er zijn. Onderneemt acties, vertrekkende van een beslissing en gericht op het realiseren van doelstellingen. Competentiecluster: omgaan met medewerkers ONDERSTEUNEN Anderen begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren. Gedragsindicatoren Fungeren als aanspreekpunt en anderen begeleiden in de uitoefening van hun functie. Functioneren als voorbeeld binnen de eigen functie, zodat anderen kunnen leren op welke wijze het best taken en opdrachten worden aangepakt. Anderen helpen indien nodig.
Competentiecluster: omgaan met relaties SERVICEGERICHT HANDELEN Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. Gedragsindicatoren Stelt de klanten/burgers op de eerste plaats en komt aan hun noden tegemoet door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten ernstig te nemen. Begeleiden van klanten/burgers naar de meest opportune oplossing in functie v. hun noden, door op een transparante, integere en objectieve manier advies te geven. Onderhouden van constructieve contacten met de klanten/burgers waardoor een uitwisseling van informatie en/of diensten kan worden gegarandeerd. SAMENWERKEN Onderhoudt en bevordert de samenwerking binnen het eigen team evenals binnen de dienst en dienstoverschrijdend Gedragsindicatoren Moedigt de teamleden aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen en te overleggen over zaken die het eigen teamwerk overstijgen. Bevordert en draagt bij tot een goede verstandhouding, teamgeest en respect voor verscheidenheid in mensen Werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer, zowel binnen het eigen team als naar andere diensten toe Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren BETROUWBAARHEID EN DISCRETIE TONEN Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, de nodige vertrouwelijkheid aan de dag leggen, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden. Gedragsindicatoren met een grote discretie omgaan met de informatie met anderen op een eerlijke en discrete manier omgaan consequent handelen discipline aan de dag leggen loyaliteit t.o.v. de werkgever handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie door de genomen beslissingen te ondersteunen en loyaal uit te voeren ZELFONTWIKKELING Eigen groei actief beheren in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken
Gedragsindicatoren de wil om voortdurend bij te leren en zichzelf te verbeteren m.b.t. eigen functie en vakgebied gedreven om vak grondig te kennen actief feedback vragen over geleverde prestaties zelf vragen naar bijscholing, opleiding, deelname aan studiedagen indien daartoe nood bestaat OBJECTIEVEN BEHALEN Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich te nemen voor de correctheid van ondernomen acties. Gedragsindicatoren Herkent kansen en onderneemt op het juiste moment de juiste acties die tot resultaat leiden. Genereert resultaten door doelgericht en binnen de beschikbare tijd acties te ondernemen. Neemt aansprakelijkheid op voor de kwaliteit van ondernomen acties, binnen het eigen vakgebied, tegenover de collega s, de organisatie en de klanten.