Inleiding urenregistratie Voor het registreren van uren via de urenportal volgt hieronder een instructie. Door middel van je internetbrowser kun je gebruik maken van de urenportal via: toponline.nocore.nl In de portal maak je wekelijks urenbriefjes aan, vult ze in en bevestigd ze ten slotte. Na goedkeuring door de werknemer volgt de goedkeuring van de leidinggevende en Topselect. Browser Om optimaal gebruik te kunnen maken van de urenportal wordt aangeraden gebruik te maken van de volgende browsers: - Google Chrome - Mozilla Firefox - Internet Explorer versies 9 en 10. Let op: De urenportal werkt niet optimaal via verouderde versies van Internet Explorer. Account instellen Via een email ontvangt iedere gebruiker een gebruikersnaam en een link om zijn of haar wachtwoord te wijzigen zodat dit alleen voor de werknemer bekend is. Na het invoeren van je gebruikersnaam en persoonlijk ingestelde wachtwoord kun je gebruik maken van de urenregistratie. Startpagina Na het inloggen kom je op de startpagina van de urenportal. Hier zie je in een oogopslag de meest recente berichten en documenten. In het Postvak in onder Berichten staan alle aangemaakte urenbriefjes die je zelf nog moet goedkeuren. In het Postvak in onder Documenten staat een overzicht van maandelijkse loonspecificaties. Via Urenbriefje(s) aanmaken onder Jobs/urenbriefje(s) kun je nieuwe urenbriefjes aanmaken. Via Urenbriefje(s) status onder Jobs/urenbriefje(s) kun je de status van je aangemaakte urenbriefjes bekijken. 1
Aanmaken en invullen urenbriefje Urenbriefjes dienen per week aangemaakt en ingevuld te worden. 1. Klik op Urenbriefje(s) aanmaken onder het kopje Jobs/urenbriefjes. 2. Selecteer de juiste job. Let op: Het is belangrijk dat je de juiste job i.c.m. het juiste kostenplaatsnummer selecteert, het kan namelijk voorkomen dat je meerdere jobs tegelijkertijd hebt lopen. De urenportal maakt onderscheid tussen active en archive. Bij archive staan alle afgeronde klussen vermeld. Voor afgeronde klussen kunnen geen urenbriefjes meer worden aangemaakt. 3. Kies onderin het weeknummer waarvoor je uren wilt declareren. Let op: Klik onder het gewenste weeknummer in de grijze balk. Klik je eenmaal dan wordt het hokje blauw en is de betreffende week geselecteerd. 4. Klik op Maak urenbriefje(s) aan. 2
Je urenbriefje is terug te vinden onder het kopje Berichten in Postvak in. 5. Klik op Openen in de kolom Actie om een urenbriefje te openen. Onderstaand zie je een voorbeeld urenbriefje. 6. Vul het aantal gewerkte uren in voor iedere dag waarop je hebt gewerkt. Let op: je dient je uren af te ronden op decimalen van 25, 50, 75 en hele uren. Als je niet hebt gewerkt, hoef je uiteraard ook geen urenbriefje aan te maken. 3
Na het registreren van de uren kies je Opslaan. Zo kun je dagelijks uren registreren. Je urenbriefje blijft opgeslagen staan onder je Postvak in totdat je deze goedkeurt. 7. Aan het einde van iedere week, als je urenbriefje compleet is, keur je het goed. Na het goedkeuren wijzigt de status van het werkbriefje, en wordt het verstuurd naar de opdrachtgever. Je kunt zien dat je het urenbriefje hebt goedgekeurd en dat het nu de taak is van de opdrachtgever om de uren te controleren. Nadat je het urenbriefje hebt goedgekeurd wordt het verplaatst naar de box Gesloten onder Berichten. 4
Verwerking urenbriefje Je kunt de status van urenbriefjes volgen. Via Urenbriefje(s) status onder Jobs/urenbriefje(s) zie je de status van je aangemaakte urenbriefjes. Onder Werknemer zie je het aantal urenbriefjes dat je hebt aangemaakt, maar nog niet zelf hebt goedgekeurd. Onder Leidinggevende zie je hoeveel urenbriefjes je zelf hebt goedgekeurd, maar nog goedgekeurd moeten worden door je leidinggevende. Onder Topselect zie je hoeveel urenbriefjes er voor Topselect klaar staan om verwerkt te worden. Urenbriefjes die dinsdagochtend voor 10.00 uur klaar staan voor Topselect, zullen op dinsdag verwerkt en verloond worden. Na het verwerken van de uren door Topselect, wordt elke 4 weken een loonspecificatie gemaakt. Zodra deze loonspecificatie is verstuurd, verschijnt deze onder Documenten in de linker kolom. Je kunt de loonspecificatie inzien door deze te selecteren en daarna te downloaden. Hulp nodig? Heb je na het lezen van deze handleiding nog vragen over het gebruik van de urenportal? Krijg je een foutmelding of loop je tegen andere problemen aan in de urenportal? Je kunt voor alle vragen terecht bij Topselect. Stuur een e-mail met je vraag (met eventuele screenshots als bijlage) naar service@topselectgroep.nl. Je kunt ook bellen naar 088-756 77 29 (ma-vrij 9:00-17:00 uur). 5