OWG 6/3/12 - Verslag 6 maart 2012, 13:00 15:00 Huis van het Boek, Te Boelaerlei 37, 2140 Borgerhout Aanwezigen: Sam Vermeersch (Plantyn), Sven Elshoecht (Pelckmans), Marc Van Couwenberghe (Van In), Roland Leijten (Three Ships), Jean- Pierre Juillard (Three Ships), Frank Salliau (Boek.be) Verontschuldigd: Arne Depoorter (Die Keure), Marina Stoop (mjpublishing), Koen Van Assche (Averbode) Opmerking: de volgorde van de agendapunten is in dit verslag gewijzigd t.o.v. van de agenda, omdat de presentaties van Frank en van Three Ships elkaar voor een stuk overlappen. 1 Statuspagina storingen en onderhoud Er wordt gesuggereerd om een statuspagina op Knooppunt te zetten, naar het voorbeeld van de statuspagina bij Smartschool: http://status.smartbit.be Deze pagina moet een historiek bevatten van storingen en onderhoud. Bij een nakend onderhoud zal op de homepagina, in de rechterbovenhoek, een duidelijk zichtbare boodschap komen Onderhoud op <datum>. Deze zal een link bevatten naar bovenvermelde statuspagina. Tijdens het onderhoud moet een tijdelijk niet bereikbaar - pagina getoond worden. Dit moet afgesproken worden met de hosting provider. Opmerking: afspraken hieromtrent met de hosting provider zullen gemaakt worden binnen het kader van de migratie naar de nieuwe servers, zie verder. 2 Informatiepagina over federatie Om de gebruikers te informeren over de federatie met de ELO s is het wenselijk om een informatieve pagina te zetten op Knooppunt. De werkgroep suggereert om die te plaatsen onder de veelgestelde vragen. De werkgroep is van evenwel van mening dat de stuurgroep hier beter input kan geven over de boodschap die op die pagina moet verschijnen. Frank zal dit op de agenda van de stuurgroep plaatsen en een voorstel formuleren. 3 Maatwerk voor Averbode Averbode vraagt een aanpassing voor de koppeling tussen Knooppunt en hun eigen platform, om te vermijden dat gebruikers zich 2 x moeten registreren. Een oplossing is voorgesteld door Three Ships.
4 Licentietransfer De helpdesk krijgt regelmatig vragen om actieve licenties over te zetten van een account naar een andere account. Dit wordt gevraagd om volgende redenen: Bij leerkrachten in geval van zwangerschapsverlof, pensioen of andere vervangingen Bij leerlingen, wanneer ze per ongeluk een licentie activeren op een verkeerd e- mailadres. Deze overzettingen zijn bijna altijd ter goeder trouw en gebeuren als volgt: Als het niet over dezelfde persoon gaat: o Helpdesk stuurt een mail aan de bron- account om te vragen of de licentie overgezet mag worden naar de doel- account o Indien ja, dan wordt de aanvraag doorgestuurd naar Three Ships o Na verwerking wordt een bevestigings e- mail gestuurd naar zowel bron- account als doel- account Als het wel over dezelfde persoon gaat: o Er wordt een subjectieve check gedaan op beide e- mailadressen om te verifiëren of het over dezelfde persoon gaat (overeenkomstige namen in de adressen) o Indien ja, dan wordt dezelfde procedure als hierboven gevolgd Graag wensen we hiervoor goedkeuring te krijgen bij de uitgever. Is het nodig om de uitgever over wiens licenties het gaat om permissie te vragen? Dit wordt ook nog voorgelegd aan de stuurgroep. 5 Hosting Momenteel wordt Knooppunt gehost bij Hostbasket/Telenet. De jaarlijkse kost, inclusief dataverkeer, bedraagt om en bij de 48.000, wat zeer hoog is. Zowel aan Hostbasket als aan de firma Riffle is een nieuwe offerte gevraagd. Deze komen beide aanmerkelijk goedkoper uit: Riffle: ongeveer 12.000 per jaar Hostbasket: ongeveer 17.000 per jaar (door nieuw hardwarevoorstel) Ongeacht voor welke partij we kiezen, een migratietraject zal nodig zijn. We stellen voor om dit in de paasvakantie (1/4-15/4) te doen (exacte datum wordt nog vastgelegd). Three Ships zal nog een traject plus kostprijs op papier zetten. Noot Frank: ondertussen is dit concreter geworden, zie mijn nota hierover van 13 maart op http://www.boekenvak.be/document/knooppunt- voorstel- hosting 6 Schoollicentie Pelckmans, Plantyn en Van In zijn kandidaat om een piloot te organiseren voor het type Schoollicentie ism Smartschool.
Om het geheugen even op te frissen licht ik nog even kort de werking toe: Schoollicenties zijn licenties waar activatie door de eindgebruiker niet meer van tel is. Als uitgever voorzie je een licentie voor bepaald lesmateriaal ten behoeve van een specifieke school, voor een welbepaald aantal activaties. Een leerling die via de ELO naar dat lesmateriaal surft, zal niet zelf moeten activeren, dat doet het systeem voor hem. Het systeem herkent immers de school adhv het instellingsnummer. Het aantal activaties wordt door het systeem ook rigoureus bijgehouden, als uitgever ben je veilig inzake fraude. Concrete stappen voor de piloot: 1. De deelnemende uitgeverijen: a. kiezen een of meer licenties die ze willen aanbieden aan een of meer scholen b. kiezen een of meer scholen die ze hierin willen betrekken, en nemen contact op met de betrokkenen binnen die scholen c. De deelnemende uitgeverijen informeren Knooppunt over bovenstaande keuzes 2. Knooppunt zal contact opnemen met Smartschool en Three Ships om ze op de hoogte te brengen van deze piloot We stellen volgende timing voor: graag tegen halverwege april uitsluitsel over bovenstaande puntjes. Mocht dit alsnog niet lukken, gelieve ons daarvan op de hoogte te brengen. 7 Functionaliteit Voor screenshots e.d. verwijs ik naar de presentatie van Three Ships, samen met dit document opgeladen op www.boekenvak.be. Een formeel document voor de roadmap wordt nog opgemaakt door Frank tegen uiterlijk einde maart. 7.1 Beheersomgeving redesign Een eerste voorstel is uitgewerkt op basis van de huidige site, met aandacht voor: Beheersschermen over de hele breedte van het scherm Aanpassingen in de menubalk Zie screenshots in presentatie Three Ships Voor een grondiger aanpak stellen we voor om het volgende te doen: 1. Usability onderzoek o Bezoek aan uitgevers om mee te kijken naar beheer activiteiten in het licentiekantoor o Interview en inventarisatie van wensen 2. Ontwerp uitwerken o Mockups als voorstel o Bespreken in Knooppunt OWG o Acceptatie van het ontwerp door Knooppunt OWG 3. Ontwikkeling o Beta release beschikbaar stellen aan Knooppunt OWG
o Test versie beschikbaar stellen aan Knooppunt De werkgroep stelt zich de vraag of het zinvol is om de beheersomgeving in dezelfde site te houden als de omgeving voor de eindgebruiker. Misschien is het zinvol om bijvoorbeeld een site met de URL beheer.knooppunt.net aan te maken. Dit onderdeel wordt een groot project, en wordt liefst deze maand nog opgestart teneinde dit tegen de zomer rond te krijgen. Frank zal de stuurgroep hierover consulteren. Three Ships wacht met voorstellen tot groen licht gegeven wordt. Noot Frank: op het moment van het maken van dit verslag hebben we hiervoor reeds een inschatting ontvangen van Three Ships. De investering is evenwel van die grootteorde (> 20.000) dat deze door de Raad van Bestuur goedgekeurd moet worden. 7.2 Verbergen lesmateriaal Er is een voorstel beschikbaar. Three Ships stuurt een screenshot door. De beslissing wordt genomen op de volgende werkgroep. 7.3 Notificatie content update Three Ships heeft een voorstel uitgewerkt, zie presentatie. Wanneer content nieuw is of geüpdatet, wordt een icoontje geplaatst voor de link naar die content. Over de icoontjes zelf is nog geen overeenstemming, het rode icoontje uit het voorstel van Three Ships wordt niet goed bevonden. Frank zal een voorstel doen. 7.4 Hierarchische structuur content links Three Ships heeft een voorstel uitgewerkt voor zowel beheerskant als gebruikerskant, zie presentatie. De werkgroep geeft groen licht bij dit voorstel. Timing, zie verder. 7.5 Rol anders geen schoolkeuze Three Ships heeft een voorstel uitgewerkt waarbij de registratiewizard behouden blijft, maar de schoolkeuze voor de rol Anders niet verplicht wordt. Zie presentatie Three Ships. De werkgroep geeft groen licht bij dit voorstel. Timing, zie verder. 7.6 CSV Export + Metadata optioneel maken Er is een voorstel beschikbaar om bij de export van activatiecodes via de beheersinterface het scheidingsteken te kiezen (komma of puntkomma). Gekoppeld hieraan wordt de mogelijkheid geboden om enkel codes te exporteren, zonder metadata. Zie hiervoor ook de presentatie van Three Ships. De werkgroep keurt dit voorstel goed. Dit wordt zsm uitgevoerd, release nog vast te leggen 7.7 Zoekfunctionaliteit Er werd gevraagd om specifieker te kunnen zoeken naar CPI/LAC/Activaties. Three Ships vraagt meer uitleg over het exact gewenste gedrag. Volgens de stuurgroep moet op de meest gangbare velden kunnen gezocht worden, met een doorklik naar details over CPI s, LACs en activaties. Op een volgende werkgroep zal dit voorstel verder uitgediept worden.
7.8 Blokkeren LACs en activaties Het blokkeren van LACs zelf is reeds beschikbaar. Voor het blokkeren of ongedaan maken van activaties zal een voorstel uitgewerkt worden. Hier moet grondig bekeken worden wat de implicaties zijn op het systeem. 7.9 Aanpassen bestaande activaties Uit het vorig overleg kwam de vraag om parameters aan te passen op licentie, batch- en LAC- niveau, ook als die reeds geactiveerd zijn. Three Ships stelt het volgende voor ivm de parameters die aanpasbaar moeten/kunnen zijn voor bestaande activaties: Loopduur (om jaarlijkse verlengingen mogelijk te maken) o Alleen verlengen mogelijk maken o Alternatief: Nieuwe LAC aanmaken, en deze (automatisch) activeren voor de gebruiker (voorkeur Three Ships) Maximum aantal activaties (om LAC s over te hevelen naar andere gebruiker) o Unieke licenties kunnen niet gewijzigd worden naar niet- uniek o Alternatief: Nieuwe LAC aanmaken, en deze (automatisch) activeren voor de gebruiker (voorkeur Three Ships). Oude activatie kan geblokkeerd worden via bestaande webservice. De werkgroep zal dit verder bekijken. 7.10 Blokkeren codes mbv web services Een code blokkeren mbv een web service is reeds beschikbaar op Knooppunt. 7.11 Opvragen GUID users Deze functionaliteit zal opgenomen worden met het puntje van de CSV Export. 8 Volgende werkgroep De volgende werkgroep is gepland voor 10 april 2012.