HANDLEIDING WERKPLEKDUAAL.BE VOOR ONDERNEMINGEN

HANDLEIDING WERKPLEKDUAAL.BE VOOR ONDERNEMINGEN VERSIE: 13 OKTOBER 2017 INHOUDSOPGAVE INLEIDING... 1 TOEGANG TOT WERKPLEKDUAAL.BE... 1 RECHTEN GEVEN AAN EEN ANDERE GEBRUIKER... 2 AANMELDEN IN WERKPLEKDUAAL.BE... 5 IN DIGITAAL LOKET WERKPLEKDUAAL.BE... 7 Dashboard...7 Mijn profiel...7 Nieuwe erkenningsaanvraag... 8 Mentoren beheren... 14 Overzicht erkenningsaanvragen... 16 Nieuwe overeenkomst... 18 Registreren van de overeenkomst.26 Overzicht overeenkomsten...28 Wijzigingen aanbrengen in de overeenkomst na registratie... 29 Wijziging zonder handtekening.29 Wijziging met handtekening..31 Historiek..3 2 INLEIDING Wil je als onderneming, overheidsdienst of organisatie een jongere uit de leertijd, het deeltijds beroepssecundair onderwijs of duaal leren (proefproject 'Schoolbank op de werkplek') opleiden op de werkvloer, dan dien je via werkplekduaal.be een aanvraag in om hiervoor erkend te worden. Je hebt een erkenning nodig voor elke alternerende opleiding waarvoor je een overeenkomst wil sluiten en voor elke vestiging waar je leerlingen wil opleiden. TOEGANG TOT WERKPLEKDUAAL.BE Werkplekduaal.be is een onlinedienst van de Vlaamse Overheid. De toegang tot de onlinediensten van de Vlaamse Overheid is beveiligd. De wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming of organisatie (meestal de zaakvoerder) kan rechtstreeks inloggen via e-id en kan dus onmiddellijk aan de slag in het digitale loket. Je kan als wettelijk vertegenwoordiger ook aan andere personen rechten geven. Dit wordt hieronder beschreven bij 'rechten geven aan een andere gebruiker'. Wil je weten wie de wettelijk vertegenwoordiger is van je organisatie, kijk dan op KBO public search. 1

RECHTEN GEVEN AAN EEN ANDERE GEBRUIKER Om als wettelijk vertegenwoordiger van je onderneming of organisatie ook aan andere gebruikers toegang te geven tot het digitale loket, doorloop je de volgende stappen: Wat heb je nodig? Je identiteitskaart en pincode Een kaartlezer Het rijksregisternummer van de gebruikers aan wie je rechten wil geven Ben je je pincode vergeten, dan kan je deze terugvinden op het document dat je ontvangen hebt voor het afhalen van je identiteitskaart. Werd deze gewijzigd en heb je de nieuwe code vergeten, dan kun je bij de dienst bevolking van je hoofdverblijfplaats terecht. Neem het originele document met je puk code mee, waarmee je bij de dienst Bevolking je pincode kunt deblokkeren of wijzigen. De eerste stap is dat je een hoofdverantwoordelijke (de hoofdtoegangsbeheerder) aanduidt voor het toegangsbeheer van je onderneming of organisatie bij de onlinediensten van de overheid. Dit doe je eenmalig om toegang te krijgen tot de meeste onlinediensten van de overheid. De kans is dan ook groot dat er al een hoofdtoegangsbeheerder is aangeduid voor je onderneming of organisatie. Indien je niet weet wie dit is, neem dan contact op met 1700, het gratis informatienummer van de Vlaamse Overheid. De hoofdtoegangsbeheerder kan toegangsbeheerders in de onderneming aanstellen. Deze toegangsbeheerders kunnen op hun beurt de gebruikers beheren en hen toegang tot verschillende onlinediensten verlenen. Het aanduiden van de hoofdtoegangsbeheerder en de toegangsbeheerders doe je hier. Voor meer informatie over het beheer der toegangsbeheerders klik je hier. De tweede stap is dat je als toegangsbeheerder in het gebruikersbeheer gebruikers toevoegt en hen rechten toekent. Je meldt je aan bij het gebruikersbeheer: https://vo-gebruikersbeheer.vlaanderen.be Er zijn verschillende mogelijkheden om je aan te melden bij het gebruikersbeheer (zie hieronder bij aanmelden in werkplekduaal.be ). Je wordt doorverwezen naar de CSAM-pagina, waar je je aanmeldt, de pincode van je identiteitskaart ingeeft en op de volgende pagina terecht komt, waarbij je eerst de gebruikersvoorwaarden aanvaardt. 2

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen ga je naar gebruiker en klik je op voeg gebruiker toe. Je vult het rijksregisternummer in van de gebruiker die je wil toevoegen en klikt op verder. Naam, voornaam en geboortedatum worden automatisch ingevuld. Je klikt op verder en bevestig. 3

Vervolgens koppel je de gebruiker aan de organisatie. Je kiest de organisatie en categorie en klikt op verder. Je vult de gevraagde gegevens in en klikt op verder. Je bevestigt en hebt nu de gebruiker gekoppeld aan je organisatie. De volgende stap is om aan deze gebruiker rechten toe te kennen, zodat hij aan de slag kan in het digitale loket. Je klikt op ken gebruikersrecht toe. 4

Bij gebruikersrecht kies je SYNTRA Vlaanderen Werkplek Duaal Gebruiker, daarna klik je op verder. Je selecteert de rol beheerder door op het eerste pijltje te klikken en vervolgens op verder. Nadat je hebt bevestigd, is het gebruikersrecht toegekend. AANMELDEN IN WERKPLEKDUAAL.BE Wat heb je nodig? Je identiteitskaart en pincode Een kaartlezer 5

Ben je je pincode vergeten, dan kan je deze terugvinden op het document dat je ontvangen hebt voor het afhalen van je identiteitskaart. Werd deze gewijzigd en heb je de nieuwe code vergeten, dan kun je bij de dienst bevolking van je hoofdverblijfplaats terecht. Neem het originele document met je puk code mee, waarmee je bij de dienst Bevolking je pincode kunt deblokkeren of wijzigen. Je surft naar app.werkplekduaal.be. Er zijn verschillende mogelijkheden om aan te melden als beheerder van een onderneming (via e-id, beveiligingscode via mobiele app, beveiligingscode via SMS, VO-token en federaal token). Op de eerste pagina vind je hier meer info over. De eerste keer dat je je aanmeldt, moet dit altijd met e-id of token van de Federale of Vlaamse overheid gebeuren. Je wordt geleid naar de CSAM-pagina en klikt op doorgaan. Je steekt je identiteitskaart in de aangesloten kaartlezer en klikt op aanmelden. Vul de pincode van je identiteitskaart in. 6

IN HET DIGITALE LOKET WERKPLEKDUAAL.BE DASHBOARD Rechts bovenaan zie je vanuit welke rol je bent aangemeld. Je bent beheerder van een onderneming (economische actor) met bijgevoegd ondernemingsnummer. Heb je ook rechten als gebruiker voor een andere organisatie? Dan kan je via wissel van organisatie onmiddellijk switchen naar die andere organisatie. Je profiel kan je beheren via mijn profiel. MIJN PROFIEL Hier kan je de gegevens van je onderneming en haar vestigingen bekijken en wijzigen, en mentoren inactief zetten of toevoegen (zie verder bij mentoren beheren). De gegevens in het grijze kader komen (op het e- mailadres en de mentoren na) rechtstreeks uit de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen). Indien deze informatie niet correct is, neem je contact op met de KBO. Worden deze gegevens in de KBO later aangepast, dan zal die wijziging ook automatisch (via maandelijkse updates) in werkplekduaal.be gebeuren. 7

Controleer of de gegevens van je onderneming en haar vestigingen die buiten het grijze kader staan, (correct) zijn ingevuld. Deze worden immers op andere plaatsen in het digitale loket gebruikt, en zo staan ze meteen juist en hoef je ze niet telkens opnieuw in te vullen. Het overzicht van erkenningen en overeenkomsten kan je hier raadplegen. NIEUWE ERKENNINGSAANVRAAG Om een nieuwe erkenningsaanvraag in te dienen klik je bij erkenningen op nieuwe erkenning. Je doorloopt verschillende stappen om je erkenningsaanvraag te kunnen indienen. De eerste stap is het toevoegen van de onderneming. De algemene gegevens van je onderneming verschijnen. Deze informatie wordt rechtstreeks uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) gehaald. Indien deze informatie niet correct is, neem je contact op met de KBO. Worden deze gegevens in de KBO later aangepast, dan zal die aanpassing ook automatisch in werkplekduaal.be gebeuren. De volgende keer dat je een erkenningsaanvraag indient, worden het ondernemingsnummer en alle ondernemingsgegevens automatisch getoond. Het is mogelijk dat de gegevens van de onderneming al ingevuld zijn, bijvoorbeeld omdat je deze al aanvulde in Mijn profiel (zie hoger). 8

Bij type duid je aan tot welk type je onderneming of organisatie behoort: - Openbaar bestuur: openbaar bestuur dat geen lokaal bestuur is. - Onderneming of organisatie met bezoldigd personeel. - Zelfstandige onderneming zonder bezoldigd personeel. De contactpersoon van de onderneming is de persoon die instaat voor de (administratieve) opvolging van het dossier in de maatschappelijke zetel. Deze persoon ontvangt, samen met de contactpersoon van de vestiging, alle automatische e-mails die door het team werkplekduaal worden verstuurd. Er kan vrijblijvend bijkomende informatie ingevuld worden. Bij de volgende stap voeg je de vestiging toe. Je kiest een vestiging uit de keuzelijst, die de in de KBO geregistreerde vestigingen bevat. Indien deze informatie niet correct is, neem je contact op met de KBO. Worden deze gegevens later in de KBO aangepast, dan zal deze aanpassing ook automatisch (via maandelijkse updates) in werkplekduaal.be gebeuren. 9

Je kan scrollen of naam, adres of vestigingsnummer typen. De contactpersoon is de persoon die instaat voor de (administratieve) opvolging van het dossier in de vestiging. Deze persoon ontvangt, samen met de contactpersoon van de onderneming, alle automatische e- mails die door het team werkplekduaal worden verstuurd. Je kan vrijblijvend bijkomende gegevens invullen. Je klikt op volgende en vult in de volgende stap de gegevens in over de opleiding en de sector. Je kiest een opleiding door te scrollen of te typen. Als je de juiste benaming van de opleiding niet kent, richt je dan tot het sectorfonds of de opleidingsinstelling. Je kiest een opleidingsverstrekker (school of opleidingscentrum) als je reeds weet met welke opleidingsverstrekker(s) je voor deze opleiding zal samenwerken. Deze opleidingsverstrekker(s) zal/zullen geïnformeerd worden over de stand van zaken van de erkenningsaanvraag. Het betekent niet dat enkel deze aangeduide opleidingsverstrekker(s) een overeenkomst zal/zullen kunnen opstellen op basis van de erkenning. Ook andere opleidingsverstrekkers kunnen dit. 10

Koos je als type Onderneming of organisatie met bezoldigd personeel, dan selecteer je een paritair comité uit de keuzelijst. Deze bevat de paritaire comités waartoe de onderneming volgens de KBO behoort. Indien de informatie niet correct is, neem je contact op met de KBO. Worden deze gegevens later in de KBO aangepast, dan zal deze aanpassing ook automatisch in werkplekduaal.be gebeuren. Je kiest het paritair comité dat van toepassing is op de werknemers die het beroep uitoefenen dat overeenstemt met de geselecteerde opleiding. Op de loonbrief van die werknemer(s) staat het juiste paritair comité-nummer vermeld. Je kan met je vragen hierover ook terecht bij je sociaal secretariaat. Op basis van het gekozen paritair comité-nummer wordt de erkenningsaanvraag automatisch toegewezen aan de juiste behandelaar (een sectoraal partnerschap of SYNTRA Vlaanderen). Koos je als type Zelfstandige onderneming zonder bezoldigd personeel, dan selecteer je uit de lijst de sector waartoe je onderneming behoort. Op basis van die keuze wordt je erkenningsaanvraag toegewezen aan de juiste behandelaar (een sectoraal partnerschap of SYNTRA Vlaanderen). Twijfel je tot welke sector je onderneming behoort? Neem dan contact op met de helpdesk: helpdesk@werkplekduaal.be. Koos je als type Openbaar bestuur, dan hoef je verder niets meer te selecteren en wordt je erkenningsaanvraag direct aan de juiste behandelaar toegewezen. Vervolgens staan er drie erkenningscriteria opgelijst. Je vinkt deze aan indien eraan voldaan wordt. Je kan dit per criterium staven door een bijlage toe te voegen. Een sectoraal partnerschap kan het voorleggen van een bepaald document verplichten. Zo wordt het erkenningscriterium de onderneming heeft voldoende financiële draagkracht om de continuïteit van de onderneming te waarborgen door het sectorale partnerschap Horeca beoordeeld aan de hand van een C450-attest van de RSZ. Voor ondernemingen uit de horecasector (paritair comité 302) is het dan ook verplicht om dit attest op te laden. 11

De laatste stap bij het indienen van een erkenningsaanvraag is het toevoegen van de mentoren. Je kan een nieuwe mentor aanmaken. Je klikt op nieuwe mentor aanmaken en vult het rijksregisternummer, de naam en de voornaam in en bevestigt door op aanmaken te klikken. Je kan echter ook een bestaande mentor kiezen. In de keuzelijst verschijnen alle erkende mentoren van de onderneming, ongeacht de opleiding of vestiging. worden de mentoren weergegeven die ooit door de onderneming zijn toegevoegd en erkend zijn voor een bepaalde vestiging en opleiding. Je controleert of de gekozen mentor aan de erkenningscriteria voldoet voor de geselecteerde vestiging en opleiding. 12

Toelichting bij de erkenningscriteria Onberispelijk gedrag De mentor is van onberispelijk gedrag als de mentor geen veroordelingen heeft opgelopen die van die aard zijn dat geen kwalitatieve en veilige leeromgeving kan worden gewaarborgd. Voor ondernemingen uit de horecasector (paritair comité 302) is het verplicht om hier een model 2 van het uittreksel uit het strafregister (bewijs van goed gedrag en zeden) op te laden. Leeftijd Het partnerschap dat de erkenning verleent, kan de leeftijd terugbrengen tot 23 jaar indien een bewijs van vooropleiding voorgelegd wordt. Als bewijs van vooropleiding komt elk studiebewijs in aanmerking dat uitgereikt is door een reguliere onderwijsinstelling en dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren, alsook elk bewijs van elders verworven competenties of kwalificaties dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren. Praktijkervaring Het partnerschap dat de erkenning verleent, kan een afwijking op de vereiste praktijkervaring toestaan indien een bewijs van vooropleiding voorgelegd wordt. Als bewijs van vooropleiding komt elk studiebewijs in aanmerking dat uitgereikt is door een reguliere onderwijsinstelling en dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren, alsook elk bewijs van elders verworven competenties of kwalificaties dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren. Ten slotte krijg je een overzicht van je erkenningsaanvraag. Je ziet de samenvatting van je erkenningsaanvraag in een dichtgevouwen versie. Door telkens op de titels te klikken verschijnt de inhoud. 13

Je klikt op indienen. Je erkenningsvraag is nu ingediend en wordt binnen 14 dagen behandeld door het bevoegde sectorale partnerschap of door SYNTRA Vlaanderen in opdracht van het Vlaams Partnerschap Duaal Leren. Je krijgt een ontvangstbevestiging via e-mail. De status van je erkenningsaanvraag kan je raadplegen bij overzicht erkenningen. MENTOREN BEHEREN Je kan, zonder een nieuwe erkenningsaanvraag in te dienen, een mentor aan een bestaande erkenning toevoegen of eruit verwijderen. Dit doe je door bij behandeld of alle erkenningen een goedgekeurde erkenningsaanvraag te bekijken en onderaan de pagina te klikken op mentoren beheren. 14

Je ziet nu een overzicht van de mentoren in deze erkenning. Bij voldaan wordt aangegeven of de mentor aan de erkenningscriteria (voor deze vestiging en opleiding) voldoet. De details over het voldoen aan de criteria kan je bekijken door te klikken op het linkse icoontje; De mentor kan verwijderd worden door te klikken op het rechtse icoontje: Je kan een mentor toevoegen door te klikken op de gelijknamige knop: Je duidt aan of je een bestaande mentor aan deze erkenning wil toevoegen dan wel een nieuwe aanmaken. Bij nieuwe mentor vul je het rijksregisternummer en de voor- en achternaam van de mentor in. Je geeft ook aan of deze mentor aan de erkenningscriteria voldoet voor de gekozen opleiding en vestiging. Je bevestigt door te klikken op toevoegen. 15

Je kan ook een bestaande mentor kiezen die binnen de onderneming reeds erkend is voor een bepaalde opleiding en vestiging. Selecteer de mentor uit de keuzelijst. Je dient nog aan te duiden of de mentor ook voor deze opleiding en vestiging voldoet aan de erkenningscriteria. Je bevestigt door te klikken op toevoegen. 16

OVERZICHT ERKENNINGSAANVRAGEN Je klikt op erkenningen voor het overzicht van de erkenningsaanvragen. Het overzicht is opgedeeld volgens de status van de erkenningsaanvragen (werkversie, dossier onvolledig, in behandeling, behandeld). Bij iedere status zie je het aantal erkenningsaanvragen. Het volledige overzicht van de erkenningsaanvragen vind je bij alle erkenningen. Je kan de aanvragen af- en oplopend sorteren door op de kolomtitels te klikken. Werkversie Bij een niet ingediende erkenningsaanvraag worden de ingevulde gegevens bewaard telkens je op volgende klikt. De erkenningsaanvragen in werkversie vind je hier terug. Je ziet tot wanneer de werkversie in het systeem bewaard wordt en kan de erkenningsaanvraag bewerken of verwijderen. 17

Dossier onvolledig Hier vind je de erkenningsaanvragen die door het bevoegde sectorale partnerschap of SYNTRA Vlaanderen als onvolledig werden aangeduid. Indien je erkenningsaanvraag onvolledig is, krijg je hierover een e-mail die ook de reden omschrijft. Bij resterend zie je een teller die het aantal dagen aangeeft die nog resten om de erkenningsaanvraag te behandelen. Opgelet! De teller is gepauzeerd (erkenningsaanvraag staat in wacht) zolang de erkenningsaanvraag als onvolledig wordt beschouwd. Je kan het overzicht van je erkenningsaanvraag bekijken en je erkenningsaanvraag vervolledigen door op het potloodje te klikken. De reden waarom de behandelaar je erkenningsaanvraag als onvolledig beschouwt, staat bovenaan. Na het vervolledigen en terug indienen van je erkenningsaanvraag krijg je opnieuw een ontvangstbevestiging via e-mail. In behandeling Wanneer je een erkenningsaanvraag hebt ingediend, en de behandelaar heeft nog niet gecontroleerd of die volledig is, dan heeft de aanvraag hier de status ingediend. Heeft de behandelaar de erkenningsaanvraag als volledig aangeduid maar nog geen beslissing genomen, dan krijgt de aanvraag hier de status in behandeling. De behandelaar kan in uitzonderlijke omstandigheden de erkenningsaanvraag in wacht zetten. De teller wordt dan gepauzeerd en de status van de erkenningsaanvraag wordt in wacht. De reden hiervoor vind je onderaan, wanneer je de erkenningsaanvraag bekijkt, bij statussen. Behandeld Hier vind je de reeds behandelde erkenningsaanvragen. Ze hebben de status goedgekeurd of afgekeurd. De reden van afkeuring vind je onderaan de pagina, wanneer je de erkenningsaanvraag bekijkt, bij beslissing. 18

Je ontvangt via e-mail een officiële beslissingsbrief. Bij goedkeuring vind je een tweede bijlage met de contactgegevens en eventuele afspraken van de sector. Alle erkenningen Hier vind je het overzicht van alle erkenningsaanvragen. Je kan via de invulvelden zoeken op referentienummer, onderneming, vestiging en status of een combinatie hiervan. Het zoeken start pas wanneer je op zoeken klikt. NIEUWE OVEREENKOMST AANMAKEN Je kan in het digitale loket overeenkomsten aanmaken. Zorg dat je volgende gegevens bij de hand hebt: Gegevens van de leerling en zijn wettelijke vertegenwoordiger Het opleidingsjaar van de leerling Gegevens van de opleidingsinstelling (school of opleidingscentrum) Naam trajectbegeleider Het uurrooster Het opleidingsplan Klik op overeenkomsten 19

Klik rechts bovenaan op + nieuwe overeenkomst. Je doorloopt verschillende stappen om de overeenkomst op te maken. In de eerste stap vul je de algemene gegevens in over de overeenkomst. Alle vakjes met een * zijn verplicht in te vullen. De grijze vakken opleiding en mentor kan je pas aanklikken wanneer je een vestiging hebt gekozen. Klik in het vak type en kies uit de lijst het type van overeenkomst dat je wil afsluiten. Klik op het vak vestiging en kies uit de lijst erkende vestigingen van je onderneming de vestiging waar de jongere zal opgeleid worden. Wanneer een vestiging niet in de lijst staat, betekent dit dat deze vestiging nog niet erkend is en zal je eerst een erkenningsaanvraag moeten indienen voor de opleiding op deze vestiging. Wanneer de vestiging erkend is, wordt deze toegevoegd aan de lijst. 20

Vervolgens klik je op het vakje opleiding om de opleiding te kiezen die de jongere gaat volgen uit de lijst van erkende opleidingen voor deze vestiging van je bedrijf. Wanneer de opleiding niet in de lijst staat betekent dit dat de opleiding in deze vestiging nog niet erkend is en zal je eerst een erkenningsaanvraag moeten indienen voor de opleiding op deze vestiging. Wanneer de opleiding erkend is, wordt deze toegevoegd aan de lijst. Daarna kies je de mentor die instaat voor de opleiding van de jongere uit de lijst van erkende mentoren voor deze opleiding op deze vestiging. Indien de mentor die je wil aanduiden niet in de lijst voorkomt voeg je een mentor toe aan de bestaande erkenning. Wanneer de mentor volgens de behandelaar voldoet aan de erkenningscriteria zal hij/zij aan de lijst worden toegevoegd. Als laatste in dit scherm vul je de voor-en achternaam in van de persoon die de onderneming vertegenwoordigt. Dit is meestal het hoofd van de onderneming of een afgevaardigde. Je klikt op volgende en vult in de volgende stap de gegevens in van de leerling. Alle vakjes met een * zijn verplicht in te vullen. Vul het rijksregisternummer van de leerling in. Jongeren die niet ingeschreven zijn in het Belgisch bevolkingsregister of vreemdelingenregister hebben een BIS-nummer of kunnen dat aanvragen bij Sigedis (https://www.sigedis.be/nl/inss-form). Vul de voornaam en achternaam van de leerling in. Je kiest de nationaliteit door te scrollen of door in het lege veld te typen. 21

Vul het adres van de leerling in. Indien de jongere minderjarig is geef je de wettelijk vertegenwoordiger (ouder of voogd) van de minderjarige op. Je klikt op volgende en vult in de volgende stap de gegevens in van de opleidingsverstrekker. De opleidingsverstrekker is de school of het opleidingscentrum waar de leerling de lessen zal volgen. Ken je niet alle gegevens, vraag deze dan na bij de school of het opleidingscentrum. Je kiest de opleidingsvertrekker door te scrollen of te typen. Alle vakjes met een * zijn verplicht in te vullen. Zodra je de opleidingsvertrekker gekozen hebt, worden de adresgegevens automatisch ingevuld. Is het adres waar de lessen doorgaan verschillend van het adres van de opleidingsverstrekker, vink dan het vakje de lesplaats is verschillend van het hierboven vermeld adres van de opleidingsverstrekker aan. Hier vul je het adres van de effectieve lesplaats in. 22

Klik op volgende en vul in de volgende stap de inhoud van de overeenkomst in. Vul de begin-en einddatum van de overeenkomst in. De begindatum is de eerste dag van het opleidingstraject van de jongere; dit kan een lesdag zijn of een dag op de werkplek. De einddatum kan je zelf bepalen in overleg met de trajectbegeleider, maar kan nooit later zijn dan het einde van het opleidingstraject van de jongere. In de meeste gevallen is dit 30/06. Je kan de datum zelf invullen of gebruik maken van de kalender door op het symbool te klikken. Je vult het aantal les-en werkuren in. Het totaal van de lesuren en werkuren per week zie je onderaan bij arbeidsuren per week. De wekelijkse arbeidsduur moet overeenstemmen met de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur van toepassing op de onderneming. De lesuren en de met lessen gelijkgestelde activiteiten zijn daarin inbegrepen en worden gelijkgesteld met een arbeidsuur van 60 minuten. In het uurrooster vul je per dag de werk-of lesuren in. Bij type maak je een keuze uit de lijst waarbij je aanduidt of de jongere de ingevulde periode doorbrengt op de lesplaats, werkplaats, of beide. 23

Heeft het uurrooster een ander formaat, dan kan je dit opladen door op de knop bestand kiezen te klikken. Bij een variabel uurrooster laad je het gedeelte van het arbeidsreglement van het bedrijf op waar de arbeidstijdregelingen op vermeld staan. De onderneming betaalt de leerling een maandelijkse leervergoeding. De leervergoeding selecteer je uit de bij decreet vastgestelde vergoedingen (met indexeringen van het GMMI) per opleidingsjaar. De leervergoeding is afhankelijk van de vooropleiding en het opleidingsjaar van de jongere. Je kan dit navragen bij de trajectbegeleider. Opgelet! Ander bedrag kan je enkel gebruiken in volgende situaties: Indien er in de CAO van de sector uitdrukkelijk bepaald wordt dat leerlingen niet onderworpen zijn aan de leervergoeding maar recht hebben op de vergoeding zoals vermeld in de CAO (bvb grafische sector). Indien het een registratie van een overeenkomst betreft met startdatum vóór een indexaanpassing van de leervergoeding Beschik je al over het opleidingsplan dan kan je dit hier opladen door op bestand kiezen te klikken. Je kan het opleidingsplan ook nog toevoegen wanneer je de overeenkomst na ondertekening registreert. De laatste stap brengt je naar het overzicht. 24

Je krijgt een samenvatting van de overeenkomst in een dichtgevouwen versie. Door telkens op de titels te klikken verschijnt de inhoud. Zijn alle gegevens volledig en correct, dan kan je de overeenkomst afdrukken om te ondertekenen en te registreren. Je doorloopt voor een Overeenkomst Alternerende opleiding de stappen 1 tot 4. De stappen in het grijs worden pas actief wanneer de vorige stappen uitgevoerd werden. Wanneer het een deeltijdse arbeidsovereenkomst of deeltijdse arbeidsovereenkomst Maribel betreft is de eerste stap niet van toepassing. 25

Klik op stap 1 overeenkomst ter ondertekening downloaden. Je krijgt dan de overeenkomst te zien in Pdfformaat. Je kan het document nu afdrukken om door alle partijen te laten ondertekenen. Je kiest voor afdrukken en/of opslaan. Om terug te keren naar het overzicht van de overeenkomst sluit je het tabblad. Klik op stap 2 opleidingsplan opladen. Indien dit nog niet gebeurd was kan je nu ook het opleidingsplan opladen. Na ondertekening van de documenten kan je de ondertekende overeenkomst onmiddellijk registreren. Je kan er ook voor kiezen om de overeenkomst op een later tijdstip te registreren (zie verder bij registreren van de overeenkomst ). Indien je de overeenkomst nog niet registreert klik je bovenaan op Overeenkomsten om terug te gaan naar overzicht van de overeenkomsten. Je vindt de overeenkomst die je hebt opgemaakt terug in de lijst werkversie. Deze overeenkomsten werden ingevoerd maar nog niet geregistreerd. Hier kan je nog wijzigingen aanbrengen vóór de overeenkomst door alle partijen ondertekend wordt door op het linkse symbool naast de overeenkomst te klikken. Verwijderen kan door op het rechtse symbool te klikken. Let op: overeenkomsten in werkversie blijven na aanmaakdatum 60 dagen in het digitale loket staan, daarna worden ze automatisch verwijderd. 26

Wanneer je op het linkse symbool naast de overeenkomst klikt kan je de opmaak van de overeenkomst opnieuw doorlopen om wijzigingen aan te brengen en bijlagen toe te voegen. Om de overeenkomst snel te doorlopen kan je stappen overslaan door bovenaan op de grijze stippen van de stappenlijn te klikken. Registreren van de overeenkomst. Nadat de overeenkomst door alle partijen werd ondertekend moet het document nog opgeladen worden in het digitaal loket om te registreren. Scan de ondertekende overeenkomst en bewaar ze in een Pdf-formaat. Klik in de werkversie bij de overeenkomst die je wil registreren op het linkse symbool Je komt automatisch op het scherm overeenkomst registreren : 27

Stap 2 Indien het opleidingsplan nog niet opgeladen werd moet je dit nu doen. Let op: het opleidingsplan is noodzakelijk om de overeenkomst te registreren! Je klikt bij stap 3 op bestand kiezen. Je kiest bij de bestanden op je PC de gescande overeenkomst zodat deze opgeladen wordt in het digitaal loket. Klik op stap 4 overeenkomst registreren. Je komt automatisch terug op het scherm Overzicht Overeenkomsten. Wanneer je nu in de menubalk links klikt op alle overeenkomsten zie je de geregistreerde overeenkomst in de lijst staan. Aan een geregistreerde overeenkomst wordt een nummer toegekend. Klik op het oog symbool om de overeenkomst te openen. Bovenaan zie je het nummer van de overeenkomst. 28

Overzicht overeenkomsten Om het overzicht van de overeenkomsten te raadplegen klik je op overeenkomsten Bij werkversie staan alle overeenkomsten die nog niet afgewerkt of ondertekend zijn. Bij alle overeenkomsten zie je alle ondertekende overeenkomsten van je onderneming. Je kan zoeken in de overeenkomsten door het referentienummer van de overeenkomst, naam van de vestiging, vestigingsnummer of gemeente of naam van de opleiding in de zoekvelden in te vullen. Vink het vakje lopende overeenkomst aan om enkel de lopende overeenkomsten te tonen. 29

Klik op het icoon met het oog om de details van de overeenkomst te bekijken. Wijzigingen aanbrengen in de overeenkomst na registratie Een geregistreerde overeenkomst kan op twee manieren worden gewijzigd: met of zonder handtekeningen. Wijziging zonder handtekening Wijziging van mentor, trajectbegeleider en bijlagen. Vb. mentor aanpassen Klik op overeenkomsten Klik in het linkse menu op alle overeenkomsten Klik bij de overeenkomst die je wil wijzigen op het oog symbool om de details van de overeenkomst te openen. Klik op mentor aanpassen. Wanneer je dit niet kan aanklikken (grijs gekleurd) dan betekent dit dat er geen andere erkende mentor beschikbaar is. In dat geval moet je eerst een erkenningsaanvraag voor een nieuwe mentor indienen. Je kan je dit via mijn profiel (zie hoger). 30

Je kiest de mentor die de leerling zal opleiden in de keuzelijst. Daarna klik je op opslaan. Je moet geen document opladen in het digitaal loket. Je krijgt een melding dat de overeenkomst succesvol werd aangepast. 31

Wijziging met handtekening Wijzigen van de vestiging, de lesplaats, de einddatum of de les- en werkuren met een addendum. Vb. wijziging einddatum Klik op overeenkomsten Klik in het linkse menu op alle overeenkomsten Klik bij de overeenkomst die je wil wijzigen op het oog symbool om de details van de overeenkomst te openen. Scrol naar beneden en klik bij addenda op addendum opmaken Klik bij einddatum op de datum. Wijzig de einddatum door de kalender te gebruiken of tik een nieuwe einddatum in het veld in, Klik op opslaan Je krijgt de melding dat het addendum succesvol werd aangemaakt. Nu kan je het document downloaden om af te drukken zodat alle partijen kunnen ondertekenen. Scrol naar beneden naar Addenda Indien je het addendum nog wil wijzigen kan dit door op het potloodsymbool te klikken. Je kan het addendum ook verwijderen door op het vuilnisbakje te klikken. 32

klik registreren bij de addenda die je wil afdrukken en registreren. Je doorloopt de stappen 1 tot 3. Stap 1 klik op downloaden Je krijgt het addendum te zien in Pdf-formaat. Je kiest voor afdrukken en/of opslaan. Om terug te keren naar het overzicht van het addendum sluit je het tabblad. Addendum registreren Na ondertekening registreer je het addendum. Je scant het ondertekende document en slaat dit op in Pdf-formaat op je PC. stap 2 klik op bestand kiezen Je kiest het opgeslagen document in je bestanden Stap 3 Klik op Addendum registreren Je komt terug in het overzicht van de overeenkomst. Onderaan zie je een overzicht van de addenda. Elke addendum kan je openen door op het oog symbool te klikken. Historiek Je kan de historiek van een geregistreerde overeenkomst raadplegen voor een overzicht van alle wijzigingen in de overeenkomst. Klik op overeenkomsten Klik in het linkse menu op alle overeenkomsten Klik bij de overeenkomst die je wil raadplegen op het oog symbool om de details van de overeenkomst te openen. 33

klik op historiek raadplegen Je krijgt een overzicht van alle wijzigingen en addenda die je hebt ingebracht. 34