STADSBESTUUR SINT-NIKLAAS Stedelijk subsidiereglement voor internationale samenwerking vanaf 1 januari 2009, ten behoeve van de Werkgroep Internationale Contacten Actie- en adviesgroep Jumelages voor Europese Samenhorigheid Actie- en adviesgroep Solidariteit INHOUDSTAFEL Hoofdstuk I / Definities en algemene bepalingen (art. 1-3) Hoofdstuk II / Bevoorrechte partners (art. 4-8) Hoofdstuk III / Andere partners (art. 9) Hoofdstuk IV / Financiële steun (art. 10-32) IV.A Jumelages (art. 11-16) IV.A.1 Jumelages in Sint-Niklaas (art. 12-13) IV.A.2 Jumelages in een zusterstad (art. 14-15) IV.A.3 Andere jumelageacties (art. 16) IV.B Solidariteit (art. 17-24) IV.B.1 Basis- en werkingssubsidies (art. 17) IV.B.2 Projectsubsidies (art. 18-19) IV.B.3 Educatieve projecten in DAC-landen (art. 20-24) IV.C Schooluitwisselingen (art. 25-26) IV.D Procedure (art. 27-31) IV.E Humanitaire acties of noodhulp (art. 32) IV.F Onbenutte kredieten (art. 33) Hoofdstuk V / Niet-financiële steun (art. 34-35) Hoofdstuk VI / Controle (art. 36-37) Hoofdstuk VII / Overgangsbepalingen (art. 38-40) Hoofdstuk VIII / Slotbepalingen (art. 41)
2 Hoofdstuk I / Definities en algemene bepalingen Art. 1 Art. 2 Art. 3 De volgende afkortingen en definities worden in dit reglement gehanteerd: -AAS: Actie- en Adviesgroep Solidariteit; -JES: Actie- en Adviesgroep Jumelages voor Europese Samenhorigheid; -11.11.11: de koepel van niet-gouvernementele organisaties; -ngo: niet-gouvernementele organisatie die door de overheid erkend is en die medefinanciering ontvangt voor haar werking; -SNJV: Sint-Niklase Jeugdverzustering; -WIC: Werkgroep Internationale Contacten, bestaande uit de AAS en de JES; -DAC-landen: het geheel van ontwikkelingslanden en -gebieden die vermeld staan op de DAC (Development Assistance Committee)-lijst van de OESO (Organisatie voor Europese Samenwerking en Ontwikkeling), aangevuld met Magura Ilvei (Roemenië); -zusterstad: stad waarmee Sint-Niklaas bevoorrechte contacten onderhoudt, met name Abingdon (Verenigd Koninkrijk), Colmar (Frankrijk), Gorinchem (Nederland), Lucca (Italië), Schongau (Duitsland) en Tábor (Tsjechië). Dit subsidiereglement heeft tot doel de volgende acties te ondersteunen: -jumelages (cf. hoofdstuk IV.A); -solidariteitsprojecten (cf. hoofdstuk IV.B.1 en 2); -educatieve projecten in DAC-landen (cf. hoofdstuk IV.B.3); -schooluitwisselingen (cf. hoofdstuk IV.C); -humanitaire acties of noodhulp (cf. hoofdstuk IV.E). Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om - binnen de perken van het budget en rekening houdend met dit reglement en het advies van de AAS of de JES - de beschikbare kredieten te verdelen over de verschillende acties. De lijst van de bedragen wordt als bijlage aan dit reglement gehecht. Hoofdstuk II / Bevoorrechte partners Art. 4 1. De AAS en de JES krijgen een forfaitaire jaarlijkse werkingstoelage die overeenkomstig artikel 3 wordt vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen. Dat geld moet worden aangewend voor sensibilisering en educatie. 2. De SNJV krijgt een forfaitaire jaarlijkse werkingstoelage die overeenkomstig artikel 3 wordt vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen. Dat geld moet jaarlijks worden aangewend voor sensibilisering en educatie. 3. De aanwending van deze werkingstoelage moet jaarlijks vóór 1 april van het volgend kalenderjaar in detail aan het stadsbestuur worden bezorgd. Art. 5 1. Organisaties die werken rond internationale solidariteit, komen in aanmerking voor basis- of werkingssubsidies mits zij: 1 sedert minstens 1 jaar lid zijn van de AAS en de vergaderingen regelmatig bijwonen; 2 een Nederlandstalige werking hebben op het grondgebied van Sint-Niklaas; 3 geen winstgevend of commercieel doel nastreven; 4 geen onderafdeling zijn van een andere plaatselijke vereniging of organisatie; 5 ten minste voor 4/5 uit vrijwilligers bestaan; 6 voor dezelfde actie geen subsidies krijgen langs een ander stedelijk kanaal. 2. De regels voor het in 1, 1 bedoeld lidmaatschap van de AAS worden door de AAS zelf bepaald in een huishoudelijk reglement. Art. 6 Het stadsbestuur ondersteunt de nationale 11.11.11-campagne met een bedrag dat overeenkomstig artikel 3 wordt vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen.
3 Art. 7 1. In het kader van bijzondere opdrachten rond internationale solidariteit (bv. een stedenband) kan de stad, na advies van de AAS of de JES, een convenant afsluiten met andere overheden of met derden. Leden van de AAS die een convenant afsluiten met de stad of die op basis van een ander stedelijk reglement worden gesubsidieerd, komen voor het desbetreffend kalenderjaar niet in aanmerking voor basis- of werkingssubsidies. 2. Subsidies die de stad via een andere overheid of partner verkrijgt, mogen uitsluitend worden aangewend voor het beoogde doel. Art. 8 Mandatarissen, ambtenaren en burgers die in opdracht van het stadsbestuur deelnemen aan internationale acties of missies, krijgen hun effectieve kosten integraal terugbetaald aan de hand van door het college van burgemeester en schepenen objectief vastgestelde tarieven. Hoofdstuk III / Andere partners Art. 9 Alle door het college erkende verenigingen die hun zetel op het grondgebied van Sint-Niklaas hebben, kunnen een subsidiedossier indienen voor jumelageprojecten, mits zij geen winstgevend, commercieel of particulier doel nastreven. Hoofdstuk IV / Financiële steun Art. 10 1 De in artikels 4 en 5 bedoelde bevoorrechte partners en de in artikel 9 bedoelde andere partners komen in aanmerking voor projectsubsidies op basis van de hierna geformuleerde criteria, ook al hebben ze reeds een forfaitaire werkingstoelage, een basissubsidie of een werkingssubsidie ontvangen. De criteria worden uitgewerkt in de artikelen 11 tot en met 16, 18 tot en met 24. 2. De totale tussenkomst van het stadsbestuur bedraagt maximum 80 % van de effectieve uitgaven, tenzij anders vermeld. Bovendien is subsidiëring enkel mogelijk binnen de perken van de voorziene kredieten. IV.A / Jumelages Art. 11 Een vereniging of organisatie kan op basis van dit reglement maximum één projectsubsidie per jaar aanvragen. IV.A.1 Jumelages in Sint-Niklaas Art. 12 1. Een jumelageactie die zich afspeelt in Sint-Niklaas, komt in aanmerking voor subsidie op voorwaarde dat het bezoek vanuit de zusterstad of -steden de voornaamste doelstelling is van de reis. Dat blijkt formeel uit het programma én uit het feit dat minstens twee keer in Sint-Niklaas of de onmiddellijke omgeving wordt overnacht. Voor Gorinchem geldt de overnachtingvoorwaarde niet. 2. Een louter toeristisch bezoek of een commercieel initiatief wordt niet gesubsidieerd. Art. 13 1. Het stadsbestuur verleent een waarderingstoelage aan de Sint-Niklase aanvrager, op voorwaarde dat er intensief contact plaats heeft met de bezoekers uit de zusterstad. Wanneer de bezoekers in gastgezinnen worden gelogeerd, zal een supplementaire waarderingstoelage van 50 % worden toegekend. 2. Deze waarderingstoelage wordt bepaald per persoon per dag. 3. Voor jongeren beneden de 25 jaar wordt de waarderingstoelage met 50 % verhoogd.
4 IV.A.2 Jumelages in een zusterstad Art. 14 1. Een jumelageactie die zich afspeelt in een zusterstad, komt in aanmerking voor subsidie op voorwaarde dat het bezoek aan de zusterstad de voornaamste doelstelling is van de reis. Zulks blijkt formeel uit het programma, uit het feit dat minstens twee keer in de zusterstad of de onmiddellijke omgeving wordt overnacht én dat er intensief contact plaatsheeft met een vereniging in die zusterstad. Voor Gorinchem geldt de overnachtingvoorwaarde niet. 2. Voorbereidende reizen, een louter toeristisch bezoek of een commercieel initiatief worden niet gesubsidieerd. Art. 15 1. De tussenkomst van het stadsbestuur bedraagt 1/4 van de effectieve verplaatsingskosten, met als maximum 1/4 van een treinticket 2 de klasse, heen en terug. 2. Bovenop de verplaatsingkosten verleent het stadsbestuur een waarderingstoelage, op voorwaarde dat er in gastgezinnen wordt gelogeerd. Deze waarderingstoelage wordt bepaald per persoon per dag. 3. Voor jongeren beneden de 25 jaar wordt de waarderingstoelage met 50 % verhoogd. IV.A.3 Andere jumelageacties Art. 16 Een jumelageactie in Sint-Niklaas of in een zusterstad die niet onder de bepalingen van de artikelen 12 tot 15 valt, kan door het college van burgemeester en schepenen toch worden gesubsidieerd op advies van de JES. Het bedrag van de tussenkomst is afhankelijk van de belangrijkheid van de actie. IV.B / Solidariteit IV.B.1 / Basis- en werkingssubsidies Art. 17 1. De solidariteitsorganisaties komen onder de voorwaarden van artikel 5 in aanmerking voor een basissubsidie en een werkingssubsidie. De maximumbedragen worden overeenkomstig artikel 3 vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen. 2. Solidariteitsorganisaties kunnen voor hun basiswerking ondersteund worden door middel van een basissubsidie die forfaitair wordt vastgesteld. 3. Solidariteitsorganisaties kunnen in hun educatieve en sensibiliseringsacties in Sint-Niklaas bovendien ondersteund worden met een werkingssubsidie. De verdeling gebeurt op basis van een puntensysteem. 4. De solidariteitsorganisaties die een beroep doen op basis- of werkingssubsidies, dienen jaarlijks vóór 1 april van het volgend kalenderjaar een dossier in, vergezeld van hun statuten (indien gewijzigd ten opzichte van het vorige werkjaar). Het dossier wordt samengesteld volgens de onderrichtingen van het stadsbestuur. IV.B.2 Projectsubsidies Art. 18 1. Binnen dit hoofdstuk kunnen projecten worden ondersteund, die cumulatief aan de volgende voorwaarden voldoen: -ingediend zijn door solidariteitsorganisaties die lid zijn van de AAS en voldoen aan de bepalingen van artikel 5, 2 tot en met 6 ; -door die organisaties zélf geconcipieerd en gerealiseerd zijn, al is ondersteuning door derden of samenwerking met andere organisaties toegestaan; -niet gesubsidieerd worden binnen de bepalingen van hoofdstuk IV.B.3.
5 2. Elke solidariteitsvereniging kan een projectsubsidie aanvragen voor maximum één dossier per jaar, ongeacht of het wordt aangeboden in het kader van hoofdstuk IV.B.2 (projecten algemeen) of IV.B.3 (educatieve projecten). Een project dat niet wordt bekroond in het kader van hoofdstuk IV.B.3, komt automatisch in aanmerking voor de bepalingen van hoofdstuk IV.B.2. 3. Ngo s komen enkel in aanmerking voor sensibiliseringsprojecten in Sint-Niklaas. Art. 19 1. Een solidariteitsproject waarvoor subsidiëring wordt gevraagd dient: - concrete doelstellingen te bevatten die kaderen in de thema s inzake internationale solidariteit zoals opgenomen in de beleidsnota van het stadsbestuur; - te streven naar een zo groot mogelijke samenwerking met plaatselijke partners, doelgroepen, instellingen, verenigingen enz.; - respect te betonen voor de culturele eigenheid van het land van bestemming en zijn wetten, en verzoenbaar te zijn met het streven naar duurzame ecologische en economische ontwikkeling; -direct ten goede te komen van een actie in een DAC-land of sensibilisering in Sint-Niklaas; -ontwikkelingsrelevant te zijn, dit wil zeggen dat de geplande activiteiten rechtstreeks of onrechtstreeks moeten bijdragen tot een duurzame positieverbetering van groepen en individuen in de betrokken regio. Duurzaamheid wordt verzekerd wanneer het positieve resultaat van de activiteiten ook na de beëindiging ervan geruime tijd blijft doorwerken. 2. Na afloop van een project in een DAC-land dient de opgedane ervaring te worden gedeeld met de inwoners van Sint-Niklaas. Deze tegenprestatie dient vooraf te worden afgebakend in het aanvraagdossier. IV.B.3 / Educatieve projecten in DAC-landen Art. 20 Binnen dit hoofdstuk kunnen projecten worden ondersteund, die cumulatief voldoen aan de voorwaarden van art. 18 en 19 voor zover ze betrekking hebben op projecten in een DAC-land. Art. 21 Een educatief project in een DAC-land draagt bij tot de actieve taalverwerving of vertrouwdheid met het geschreven woord van de doelgroep. Art. 22 Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning, op advies van een commissie ad hoc die de ingediende projecten beoordeelt. Art. 23 1. De commissie ad hoc bekroont maximum twee projecten, ongeacht het aantal ingediende projecten. 2. De commissie behoudt zich ook het recht voor geen enkel project te bekronen. Het voorziene budget wordt dan bij het budget voor het volgende kalenderjaar gevoegd. Art. 24 Ngo s komen niet in aanmerking voor de bepalingen van hoofdstuk IV.B.3. IV.C / Schooluitwisselingen Art. 25 Dit subsidiereglement is onverkort van toepassing op de scholen in Sint-Niklaas. Conform de bepalingen van hoofdstuk IV.A kunnen zij subsidies vragen voor jumelages. Art. 26 1. De in artikel 25 bedoelde scholen hebben bovendien recht op een forfaitaire aanmoedigingspremie voor andere internationale uitwisselingen in Sint-Niklaas, naar rata van een forfaitaire premie per bezoeker per dag, met een maximum van acht dagen. 2. Deze forfaitaire premie wordt overeenkomstig artikel 3 vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen en als bijlage aan dit reglement gehecht.
6 IV.D / Procedure Art. 27 De bepalingen van hoofdstuk IV.D zijn van toepassing op de acties zoals bedoeld in hoofdstuk IV.A (jumelages), IV.B.2 en IV.B.3 (internationale solidariteitsprojecten) en IV.C (schooluitwisselingen). Art. 28 1. Wie in aanmerking wenst te komen voor subsidie, dient vóór 1 november van het jaar voorafgaand aan de actie, een aanvraagdossier in bij het college van burgemeester en schepenen. Dat dossier bevat de in 3 van dit artikel opgesomde gegevens. Het wordt voor advies voorgelegd aan de Werkgroep Internationale Contacten of aan de desbetreffende actie- en adviesgroep. 2. Laattijdig ingediende aanvragen kunnen maar worden gesubsidieerd in de mate dat er nog kredieten voorhanden zijn en mits gunstig advies van WIC, AAS of JES. 3. Het aanvraagdossier bevat minimaal de plaats en het tijdstip van de actie, de coördinaten van de partners, een precieze omschrijving van het thema en de doelstellingen, een omschrijving van de voorbereiding van het project, een omschrijving van de interculturele contacten, een gedetailleerde timing en programma, een gedetailleerd budget, en een omschrijving van de tegenprestatie in de contacten. Art. 29 Het college van burgemeester en schepenen deelt uiterlijk op 31 januari mee of een project al dan niet ontvankelijk is. Een negatieve beoordeling wordt gemotiveerd. Art. 30 1. Uiterlijk een maand na afloop van de activiteit, maar ten laatste op 1 november van het werkjaar, wordt bij het college van burgemeester en schepenen een eindrapport ingediend, bestaande uit een evaluatie, een gedetailleerd financieel verslag en - indien van toepassing - een namenlijst van de deelnemers. Indien deze stukken nog niet volledig beschikbaar zijn op 1 november, kan een gelijkwaardig tussentijds rapport worden aanvaard. 2. Wanneer de periode van een maand, zoals bedoeld in 1, verstrijkt zonder dat een eindrapport werd ingediend, wordt de aanvrager geacht af te zien van subsidie. Art. 31 De subsidie wordt, mits aanvaarding van het eindrapport door het college van burgemeester en schepenen, uitgekeerd binnen de 3 maanden na afloop van het indienen van het eindrapport. IV.E / Humanitaire acties of noodhulp Art. 32 1. Ofschoon de budgetten voor internationale solidariteit in principe worden besteed aan structurele hulp, reserveert het stadsbestuur ook een bedrag voor humanitaire acties of (nood)hulp. 2. Een actie komt maar in aanmerking voor subsidiëring indien ze de internationale solidariteit met en het begrip voor bepaalde regio s stimuleert. De aanvraag moet bij voorkeur worden ingediend door een organisatie die actief is op het grondgebied van Sint-Niklaas. De acties worden bij voorkeur uitgevoerd door organisaties die ervaring op dit domein kunnen aantonen, waardoor de garantie op een succesvol resultaat maximaal is. Dat laatste belet niet dat om het even welke initiatiefnemer zich kan aandienen en dat elk voorstel op zijn merites zal worden beoordeeld. 3. Per (nood)situatie kan er een bedrag worden toegewezen, tot bij de uitputting van de kredieten. De toewijzing gebeurt door het college van burgemeester en schepenen, na advies van de AAS. 4. Wanneer het deelbudget voor humanitaire acties of noodhulp op 1 november van het lopende werkjaar nog niet volledig is besteed, wordt alsnog een bestemming gezocht die kadert in de filosofie van dit artikel.
7 IV.F Onbenutte kredieten Art. 33 De onbenutte kredieten voor internationale samenwerking worden op het einde van elk boekhoudkundig jaar overgedragen naar het volgend jaar. Deze kredieten moeten worden gebruikt voor acties en projecten zoals bedoeld in de beleidsnota van het stadsbestuur, op advies van de WIC en mits voorlegging van een gedetailleerd budget. Hoofdstuk V / Niet-financiële steun Art. 34 Behoudens de financiële steun waarvan sprake in hoofdstuk IV, kan het stadsbestuur ook niet-financiële steun verlenen aan alle acties die aan de criteria van dit reglement voldoen en die zich afspelen in Sint-Niklaas. Art. 35 Deze ondersteuning kan onder meer de volgende vormen aannemen: - bemiddeling bij het zoeken van een partner; - officiële ontvangst met drink; - gratis gebruik van lokalen; - gratis logement in het stedelijk jeugdverblijfcentrum Heywijck; - gratis terbeschikkingstelling van gidsen voor bezoeken aan de stad; - gratis toegang tot de stedelijke musea en het stedelijk zwembad; - gratis toegang tot recreatiepark De Ster. Hoofdstuk VI / Controle Art. 36 1. Het college van burgemeester en schepenen of een afgevaardigde kan te allen tijde controleren of de activiteiten effectief plaatsvinden en of ze aan de criteria voldoen. Eventuele wijzigingen aan het programma moeten tijdig worden meegedeeld. 2. Het college moet worden uitgenodigd op alle activiteiten waarvoor subsidiëring wordt gevraagd. 3. Controle mag niet worden verhinderd. Alle documenten dienen, vanaf de indiening van het eindrapport, minstens twee jaar te worden bewaard bij de initiatiefnemer. Art. 37 Een initiatiefnemer die van het college van burgemeester en schepenen de toezegging heeft ontvangen dat hij in aanmerking komt voor subsidiëring, dient op alle promotiemateriaal de medewerking van het stadsbestuur te vermelden. Ook wie steun krijgt van een andere overheid of partner, dient dit te vermelden. Hoofdstuk VII / Overgangsbepalingen Art. 38 1. Het reglement betreffende de subsidiëring van bezoeken van groepen aan zustersteden, zoals vastgesteld in gemeenteraadzitting van 26 augustus 1994 en gewijzigd in gemeenteraadzitting van 24 mei 1996, werd in gemeenteraadzitting van 28 september 2001 met ingang van 1 januari 2002 opgeheven. 2. Het reglement betreffende de subsidiëring van ontvangsten van groepen uit de zustersteden, zoals vastgesteld in gemeenteraadzitting van 24 mei 1996, werd in gemeenteraadzitting van 28 september 2001 met ingang van 1 januari 2002 opgeheven. 3. Het subsidiereglement voor internationale contacten, zoals vastgesteld in gemeenteraadzitting van 28 september 2001 en gewijzigd in gemeenteraadzitting van 31 januari 2003, werd in gemeenteraadzitting van 27 mei 2005 met ingang van 1 januari 2006 opgeheven.
8 4. Het subsidiereglement, zoals vastgesteld in gemeenteraadzitting van 27 mei 2005 en gewijzigd in gemeenteraadzitting van 23 maart 2007, wordt in gemeenteraadzitting van 19 december 2008 met ingang van 1 januari 2009 opgeheven. Art. 39 Dit subsidiereglement wordt vastgesteld in zitting van 19 december 2008; het treedt in werking op 1 januari 2009. Art. 40 1. In afwijking van art. 28 1 dienen de aanvraagdossiers voor 2009 te worden ingediend bij het college van burgemeester en schepenen vóór 1 februari 2009. 2. In afwijking van art. 29 deelt het college van burgemeester en schepenen uiterlijk op 28 februari 2009 mee of een project voor 2009 al dan niet ontvankelijk is. Hoofdstuk VIII / Slotbepalingen Art. 41 1. Wijzigingen aan dit reglement zijn in principe voorbehouden aan de gemeenteraad, na advies van de WIC. 2. Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om de bepalingen van dit reglement zo nodig te expliciteren in bijlage.