HP/2013/260 Verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur van Hefpunt gehouden op donderdag 19 december 2013 om 09.30 uur bij Hefpunt in Groningen. Aanwezig: J. Bartelds (voorzitter), H.R. van der Wal, H. Ruben, H. Sinnema, R. de Jong, R.P. Meijer, dhr. P.A.E. van Erkelens en J. Bos. R. van Loon (plv. directeur/secretaris), M. Bos (controller) en R. Zandberg (secretariaat). Afwezig: mw. A. Rispens (met kennisgeving). 1. Opening Het Algemeen Bestuur heeft voorafgaand aan de vergadering van gedachten gewisseld over de uitkomst van het MACO onderzoek. De voorzitter opent om 10.30 uur de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Een woord van welkom aan de plv. directeur de heer Rikus van Loon. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt conform vastgesteld. 3. Verslag d.d. 28 juni 2013 Redactioneel: Geen op- en aanmerkingen. N.a.v. het verslag: Geen op- en aanmerkingen. Het verslag wordt vastgesteld. 4. Mededelingen Stand van zaken gemeenten: De heer Van Loon deelt mee dat er op dit moment nog drie onderzoeken lopen met betrekking tot samenwerking met gemeenten. Het onderzoek met de gemeente Leeuwarden gaat naar behoren. Het opleveren van de informatie met name vanuit de gemeente Leeuwarden heeft vertraging opgeleverd. Eind januari 2014 zal het onderzoek afgerond zijn. Het onderzoek in Oost-Groningen is afgerond. Dit betrof de gemeenten Stadskanaal, Slochteren, Menterwolde, Oldambt, Hoogezand Sappemeer en Pekela. De gemeenten gaan zich ieder voor zich beraden over de mogelijkheden tot samenwerking met Hefpunt. Wel al duidelijk is dat de komende gemeentelijke herindeling dit besluit beïnvloedt. Voor de gemeente Haren is een offerte neergelegd. Aangezien de aansluiting bij gemeente Groningen vermoedelijk nabij is, wordt het een lastige situatie. 1
De heer M. Bos merkt op dat een jaar geleden in het Algemeen Bestuur is gevraagd naar de kostenverdeling van de exploitatiekosten van Hefpunt. Daar is een voorstel voor gemaakt en dat is in het Dagelijks Bestuur aan de orde geweest. Er is afgesproken om een zienswijze te vragen bij de waterschappen en het daarna voor te leggen aan het Algemeen Bestuur van Hefpunt in de vergadering van 17 april 2014. 5. Investeringsplan 2014 Op basis van het eerder in 2013 opgestelde ICT beleidsplan, maar ook vanwege andere investeringen op facilitair gebied, is een investeringsprogramma opgesteld dat nu voorligt ter besluitvorming. Het investeringsprogramma is in delen opgezet. De eerste tranche heeft betrekking op de investeringen welke in het 1 e halfjaar van 2014 gepland zijn. Voor deze investeringen wordt nu een krediet aangevraagd. Van de resterende investeringen in 2014 en daarna is een globaal beeld geschetst. Nu is nog niet in alle gevallen is concreet aan te geven hoe de investering er uit gaat zien. De heer Van Erkelens vraagt of de kosten van het klimaat geen kosten zijn voor de verhuurder. De heer Van Loon antwoordt dat er in 2007 afspraken zijn gemaakt met de verhuurder over een aantal componenten. De luchtbevochtiger die op het dak staat betaalt de verhuurder. Hefpunt is zelf verantwoordelijk voor de interne inrichting. De heer Van Erkelens maakt een opmerking over de vervanging van het meubilair en geeft het signaal af dat het geen automatisme moet zijn wanneer meubilair is afgeschreven er dan nieuw meubilair wordt aangeschaft. Het Algemeen Bestuur besluit overeenkomstig het voorstel om het investeringsprogramma vast te stellen en besluit om het investeringskrediet voor de 1 e tranche van 420.000 beschikbaar te stellen. 6. Inkoop en aanbestedingsbeleid De heer Van Erkelens vraagt waarom Hefpunt iets vaststelt met terugwerkende kracht. De heer M. Bos antwoordt dat het vaststellen met terugwerkende kracht te maken heeft met de manier waarop Hefpunt handelt. Het heeft te maken met de datum van ingang van de wetgeving, vanaf dat moment wordt er naar gehandeld. Om qua rechtmatigheid niet in de problemen te komen moet Hefpunt dat met terugwerkende kracht vaststellen. De heer Van Erkelens vraagt of er zaken lopen waarmee Hefpunt in de problemen komt. De heer M. Bos antwoordt dat geen problemen worden verwacht, dit is met de accountant besproken en Hefpunt heeft de afgelopen periode gehandeld conform de nieuwe regelgeving. De voorzitter concludeert dat het achteraf aanhaken is bij de gewijzigde wetgeving zoals die vanaf een bepaalde datum geldt, vandaar de terugwerkende kracht. De heer De Jong deelt mee dat er contact is geweest over het Inkoop- en aanbestedingsbeleid met jurist de heer H. de Roode van Wetterskip Fryslân. Dit heeft tot een aantal kleine aanpassingen geleid. Het Algemeen Bestuur besluit overeenkomstig het voorstel om: 1. De beleidsregels inkoop- en aanbestedingen, zoals vastgesteld op 17 december 2009, in te trekken; 2. Het inkoop- een aanbestedingsbeleid Hefpunt 2013 vast te stellen. Dit beleid treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 april 2013; 3. De klachtenregeling bij aanbesteden Hefpunt vast te stellen; 4. De algemene inkoopvoorwaarden voor diensten, leveringen, arbeidskrachten en ICT 2012 formeel van toepassing te verklaren en vast te stellen; 5. Het gewijzigde Delegatiebesluit vast te stellen en kennis te nemen van het gewijzigd Mandaatbesluit inclusief het Financieel Mandaatvoorschrift. 2
7. Ter info: a. 2 e kwartaalrapportage exploitatie Hefpunt De heer Van der Wal heeft een vraag over de prognose betreffende de wegenparagraaf. De heer M. Bos merkt op dat de wegen een nieuwe heffing is. De grondslag voor die heffing is Hefpunt aangeleverd door waterschap Hunze & Aa s. De aangeleverde gegevens sloten niet aan bij de begroting, het aantal hectares bleef achter bij de begroting. Daar is in de prognose van het tweede kwartaal rekening mee gehouden. Daarna is er overleg geweest met het waterschap en uiteindelijk bleek dat er nog een aantal extra hectares konden worden aangeleverd. Deze hectares zijn nu meegenomen en als gevolg daarvan is bij de nieuwe prognose het op te leggen bedrag weer omhoog gegaan. b. 2 e kwartaalrapportage belastingopbrengsten (Hunze en Aa s, Fryslân en Noorderzijlvest) V.k.a. c. 3 e kwartaalrapportage exploitatie Hefpunt V.k.a. d. 3 e kwartaalrapportage belastingopbrengsten (Hunze en Aa s, Fryslân en Noorderzijlvest) De heer De Jong heeft namens mw. Rispens een vraag m.b.t. het Watersysteembeheer. Er wordt verwezen naar een verschuiving tussen bemalen en onbemalen op Terschelling. Er is een gemaal gebouwd maar dat is al een aantal jaren geleden. De vraag is of dat daar nog betrekking op heeft en wanneer dit kennelijk definitief wordt doorgevoerd. De heer M. Bos zoekt het uit en koppelt dat terug via de mail. De heer Van der Wal merkt op dat de WOZ kosten zijn verhoogd van 2% naar 3 %. De heer M. Bos antwoordt dat de nota van het ministerie die Hefpunt geleverd krijgt voor de WOZ gegevens landelijk wordt vastgesteld. Als waterschap en Hefpunt hebben wij daar geen invloed op. Het voorstel van de voorzitter is om daar met de Unie over te spreken. De heer Meijer heeft een vraag over het zuiveringsbeheer. Gerealiseerd is 700.000 en de prognose is ruim een miljoen. De heer M. Bos deel mee dat de oorspronkelijke raming 835.000 is. Van die 835.000 heeft Hefpunt op dit moment 701.000 opgelegd maar de verwachting is dat er tot een miljoen wordt opgelegd. De voorzitter merkt op dat het ook gedeeltelijk komt omdat er in het laatste kwartaal wordt opgelegd. e. Planning en control kalender 2014 Met de planning en control kalender wordt ingestemd. f. Vergaderschema DB en AB 2014 In het kader van de besluitvorming die plaats moet vinden wordt op vrijdag 31 januari 2014 om 13.30 uur in Veendam een extra AB vergadering gepland. Er wordt een uitnodiging door het secretariaat naar de AB-leden verzonden en de DB kamer wordt bij waterschap Hunze en Aa s gereserveerd. 3
g. Voortgangsrapportage december 2013 Hefboom Wordt voor kennisgeving aangenomen. 8. W.v.t.t.k. Extern onderzoek MACO De voorzitter gaat kort in op het onderzoek wat heeft plaatsgevonden en de situatie zoals die nu is. Ongeveer 2 1/2 maand geleden heeft het Dagelijks Bestuur besloten om na 7 jaar functioneren van Hefpunt een externe deskundige te laten kijken naar het functioneren van Hefpunt. Dit onderzoek heeft plaatsgevonden door bureau MACO (een Belgisch bureau). De heer Janssens van het bureau MACO heeft zich door middel van interviews met DB, secretaris directeuren, het MT+, OR delegatie en een aantal medewerkers binnen Hefpunt een beeld gevormd en een rapport opgesteld. Het DB heeft twee weken geleden kennis genomen van het onderzoeksrapport en een toelichting gekregen van de heer R. Janssens van het onderzoeksbureau MACO. De conclusies uit het rapport zullen worden geïmplementeerd. Het algemeen bestuur heeft kennis genomen van het feit dat het dagelijks bestuur van mening is dat de constateerde rem op de ontwikkeling van Hefpunt in meer of mindere mate terug te voeren is op de verantwoordelijkheid die een directeur heeft. Het onderzoek geeft op de zwakke punten, die dus met name te maken hebben met toekomstbestendigheid van Hefpunt meerdere verbeteringsmaatregelen aan. Het dagelijks bestuur is van mening dat de directeur van Hefpunt niet de aangewezen persoon is om leiding te geven aan dit traject en heeft besloten om de directeur uit zijn functie te schorsen. De heer van Loon zal optreden als plaatsvervangend directeur tot aan het moment dat er een en interim directeur is aangetrokken. Voor vragen die er mogelijk komen vanaf de buitenwereld wordt naar de voorzitter van het DB en de communicatie adviseur mw. Riezenbos verwezen.. De heer Meijer stelt vast dat het AB voldoende is geïnformeerd. 9. Rondvraag Van Loon: deelt mee dat het kerstpakket dit jaar uit drie delen bestaat. 4
10. Datum volgende vergadering en sluiting. Datum volgende vergadering: De volgende vergadering van het Algemeen bestuur is op donderdag 17 april 2014 om 9.30 uur bij Hefpunt. De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit om 11.15 uur de vergadering. ir. J. Bartelds, voorzitter H. van Loon, plv. directeur/secretaris 5