Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin wenst via horizontale mobiliteit volgende statutaire functie in te vullen: DOSSIERBEHANDELAAR TEAM LOOPBAANBEHEER (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Rang: Graad: Standplaats: MOD WVG Afdeling Personeel Welzijn, Volksgezondheid en Gezin B1 Deskundige Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel FUNCTIECONTEXT Binnen de Management Ondersteunende Diensten (MOD) coördineert de afdeling Personeel het personeelsbeleid en beheer van het Vlaams ministerie Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (WVG). Het Vlaams ministerie WVG bestaat uit: het Departement WVG, het agentschap Jongerenwelzijn, het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid en het agentschap Inspectie WVG. De afdeling Personeel staat in voor de werving van personeelsleden, het beheer van personeelsdossiers vanaf werving tot pensionering, het betalen van salarissen, vergoedingen en toelagen,. Daarnaast ondersteunt de afdeling ook initiatieven op het gebied van vorming en HRM. De afdeling Personeel is gestructureerd in 3 teams: het team Personeelsadministratie het team Loopbaanbeheer het team HRM. De functie situeert zich binnen het team Loopbaanbeheer. Het team bestaat uit 16 dossierbeheerders, een jurist, een aanspreekpunt rapportering en een teamverantwoordelijke. De dossierbeheerders behandelen elk voor een klantengroep de personeelsdossiers van A tot Z. De jurist zorgt voor de nodige ondersteuning bij de arbeidsrechtelijke vraagstelling en de toepassing van het Vlaams Personeelsstatuut. De klanten van het team zijn individuele personeelsleden en het lijnmanagement. DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van personeelsdossiers en -gegevens als eerstelijnsaanspreekpunt voor een bepaalde klantengroep, teneinde ervoor te zorgen interne processen efficiënt en klantvriendelijk verlopen waardoor alle aspecten van het loopbaanbeheer tijdig worden opgevolgd, en dit door procedures, wet- en regelgeving te respecteren. 1
TAKENPAKKET 1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van personeelsgegevens, bijhouden van klassementen teneinde personeelsdossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. - Informatie opzoeken (bv. in bestanden zoals personeelsgegevens in Vlimpers ) - Samenstellen personeelsdossier, bvb. bij indiensttreding - Klassementen bijhouden - Lijsten en bestanden m.b.t. het eigen klantenbestand en de planningsmodule actueel houden (bv. opvolgingsbestand voor de terugvorderingsdossiers, lijsten verloven, opvolgingslijst ploegentoelage) - Relevante documenten opvragen (bv. C62, tewerkstellingsattesten, attesten burgerlijke staat) 2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van personeelsdocumenten en gegevens, teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. - Nakijken of gegevens i.v.m. uitbetalingen voldoen aan de reglementering - Controleren en verklaren van verschillen in de loonberekeningen - Controleren of verlofaanvragen in lijn zijn met het Vlaams Personeelsstatuut - Controleren van de nodige documenten en formulieren op het intakegesprek - Fouten m.b.t. datahygiëne opvolgen en controleren 3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELEN VAN DOSSIERS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het (personeels)dossier en bewerken van gegevens, teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. - Actualiseren, opvolgen en invoeren van gegevens in Vlimpers - Opmaken van documenten (contracten, besluiten, attesten, ) - Behandelen van de aanvragen tot loopbaanonderbreking, verlof voor deeltijdse prestaties, onbetaald verlof en andere verlofstelsels - Opvolgen van afwezigheden wegens ziekte, arbeidsongeval en moederschapsrust - Opstellen van terugvorderingsdossiers 4. INFORMATIE-UITWISSELING EN KLANTBEHEER Fungeren als eerstelijnsaanspreekpunt (informatie uitwisselen en vragen beantwoorden) voor een bepaalde klantengroep inzake één of meerdere thema s/domeinen, teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Informatie-uitwisseling met het individuele personeelslid als klant - Contact opnemen met personeelsleden om de indiensttreding te regelen - Onthaal van nieuw personeelsleden - Informatie geven en inlichtingen verstrekken (bv. over verlofmodaliteiten, salarissimulaties, de planningsmodule ) - Telefonische vragen of vragen via e-mail beantwoorden - Briefwisseling verzorgen - Personeelsleden die langskomen ontvangen, te woord staan, verder helpen, 2
Contact met en rapportering aan het (lijn)management - Overzichtslijsten aanmaken - Rapporteringen opmaken (bv. over terugvorderingsdossiers, afwezigheden) - Contact met lijnmanagement (bv. i.v.m. modaliteiten functioneringstoelagen, verloven) - Informeren van het management (bv. relevante wijzigingen in de regelgeving) 5. WERKRELATIES EN WERKORGANISATIE Werkrelaties (intern en extern) onderhouden en het werk dusdanig organiseren met betrekking tot personeelsdossiers en gegevens, teneinde door een goede samenwerking en met kennis terzake een efficiënt verloop van het proces en de werkzaamheden binnen de personeelsdienst te garanderen en te ondersteunen. - Feedback geven aan en informatie delen met collega s en leidinggevenden (bv. verspreiden van nieuwsflitsen Vlimpers) - Dossiers bespreken met collega s en/of teamverantwoordelijke - Contact met personeelsverantwoordelijken binnen de entiteiten - Vervangen van en inspringen voor afwezige collega s - Lijsten, rapporten en overzichten maken en bijhouden - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen (o.a. teamvergadering) - Telefoonpermanentie - Contacten met externe instanties (PDOS, GVDC, MEDEX, RVA, ) 6. REGLEMENTERING/STATUUT / INFORMATIE Opzoeken, opvolgen, raadplegen, interpreteren en toepassen van reglementering en informatie teneinde de dossierbehandeling correct en tijdig te kunnen doen. - Wetgeving opvolgen en opzoeken (dienstorders, omzendbrieven, ) - Reglementering kennen / toepassen (bijblijven) en kennis verdiepen - Toetsen aan reglementering - Actualiseren informatie in draaiboeken en/of op intranetsite - Advies (bv. juridisch) vragen, binnen de entiteit of daarbuiten 3
PROFIEL VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Inzicht in de structuur en kennis van de werking van de Vlaamse overheidsadministratie Professionele kennis van de administratieve procedures, relevante regelgeving Kennis van de structuur, de werking en de contactpersonen van de entiteiten waarvoor men werkt Kennis van de gebruikelijke informaticatoepassingen o.a. MS Office, internet, email en Vlimpers GEDRAGSCOMPETENTIES Competentie Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. 2 Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Competentie Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) 4
- Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) Competentie Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is 2 Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Competentie Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen 2 Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Competentie Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal zodat het publiek tot wie ze gericht is ze begrijpt 5
2 Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen - Richt zich tot zijn gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan Competentie Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen 2 Neemt initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden Competentie Flexibel gedrag De eigen gedragsstijl kunnen veranderen teneinde een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn/haar gedrag kunnen aanpassen 1 Past zijn/ haar aanpak of gedrag aan als de situatie dat vereist - Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften - Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken - Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was - Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen 6
Competentie Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. 3 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk Competentie Voortgangscontrole Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers 1 - Bewaakt de voortgang van het eigen werk - Controleert eigen werk - Bewaakt de voortgang van werkzaamheden en processen in de tijd - Rapporteert spontaan over de voortgang van zijn werk - Legt vervolgafspraken en -activiteiten vast - Gaat regelmatig na welke zaken tegen wanneer beschikbaar moeten zijn en geeft er het juiste gevolg aan Competentie Probleemanalyse Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie 1 Ziet de essentie van het probleem - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem 7
MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Katrien De Meyer, teamverantwoordelijke Loopbaanbeheer Tel. 02/553 42 68 e-mail : katrien.demeyer@wvg.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectieprocedure/arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Liesbeth De Beyter, HR-verantwoordelijke rekrutering en selectie Tel. 02/553 35 66 - e-mail: liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be http://www.werkenvoorvlaanderen.be/ 8