Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 1617-0546 09-03-2017 BIJLAGE Bijlage nr. 2 Opdrachtdocument voor diensten met als voorwerp onderwijs gerelateerde communicatieopdrachten en evenementen Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende het uitschrijven van een beperkte offerteaanvraag voor het afsluiten van een raamovereenkomst en de goedkeuring van de selectieleidraad en het opdrachtdocument voor onderwijs gerelateerde communicatieopdrachten en evenementen nr. 20162017-0546 van 30-03- 2017 De collegeleden, Bianca DEBAETS Pascal SMET Guy VANHENGEL 1
aankoop@vgc.be Pagina 1 van 30 Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Dienst Aankoop Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Opdrachtdocument voor diensten met als voorwerp onderwijs gerelateerde communicatieopdrachten en evenementen Raamovereenkomst bij beperkte offerteaanvraag De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. De opdracht wordt gegund overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als opdrachtdocument. Openingszitting: maandag 11 september 2017 om 14 uur Vlaamse Gemeenschapscommissie, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel.
aankoop@vgc.be Pagina 2 van 30 Inhoud DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN... 3 A. AANBESTEDENDE OVERHEID... 3 B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT... 3 C. GUNNINGSWIJZE... 4 D. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST... 4 E. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT... 4 F. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE... 5 G. LEIDENDE DIENST LEIDEND AMBTENAAR... 5 H. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 6 I. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES... 8 J. GUNNINGSCRITERIA... 8 K. PRIJSBEPALING... 11 L. PRIJSHERZIENING... 11 M. VARIANTEN EN OPTIES... 12 N. TAALGEBRUIK... 12 O. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID... 12 P. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER... 13 Q. VERBINTENISTERMIJN... 13 R. UITVOERING VAN DE OPDRACHT... 13 S. BORGTOCHT... 13 T. BETALINGSMODALITEITEN... 15 U. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN... 16 V. GESCHILLEN... 16 DEEL 2 FUNCTIONELE EN TECHNISCHE BEPALINGEN...17 A. SITUERING VAN DE OPDRACHT... 17 B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 18 C. AAN TE LEVEREN IN DE OFFERTE... 19 DEEL 3 OFFERTEFORMULIER...25 A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS... 25 B. FINANCIËLE GEGEVENS... 27 C. TECHNISCHE EN FUNCTIONELE GEGEVENS... 29
aankoop@vgc.be Pagina 3 van 30 DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN A. AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de heer Eric Verrept, leidend ambtenaar van de administratie. Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht zendt u een e-mail naar aankoop@vgc.be. De VGC is als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin. Ze is de basis en de draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en ze staat open voor iedereen die aansluiting zoekt bij die Vlaamse gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil de levenskwaliteit in de stad op verschillende vlakken verhogen. Daarom ontwikkelt en ondersteunt ze een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden. Zo wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie ook bepaalde doelgroepen nieuwe kansen bieden. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is assertief, open en zelfverzekerd. Ze is duidelijk aanwezig in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en bouwt de stad mee uit. Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op. B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten. Ze omvat 2 percelen. Een inschrijver mag een offerte indienen voor één of voor beide percelen. Voor elk perceel wordt een niet-exclusieve raamovereenkomst met één leverancier afgesloten. De opdracht betreft de ontwikkeling en de uitvoering van strategische en operationele communicatieopdrachten en evenementen voor het beleidsdomein Onderwijs, Vorming en Studentenzaken van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. - Perceel 1 - Ontwikkelen en uitvoeren van strategische en operationele communicatieopdrachten De opdracht heeft betrekking op het ontwikkelen van alle mogelijke communicatieopdrachten bij het beleidsdomein Onderwijs, Vorming en Studentenzaken: van strategiebepaling tot en met uitvoering, externe communicatie, met alle bijbehorende communicatieproducten. - Perceel 2 - Ontwikkelen en uitvoeren van evenementen De opdracht heeft betrekking op het ontwikkelen, organiseren, ondersteunen en coördineren van evenementen die door het beleidsdomein Onderwijs, Vorming en Studentenzaken worden georganiseerd.
aankoop@vgc.be Pagina 4 van 30 Een gedetailleerde omschrijving staat in deel 2 Functionele en technische bepalingen van dit opdrachtdocument. De aanbestedende overheid heeft het recht één of meerdere percelen niet te gunnen en eventueel opnieuw te gunnen op dezelfde of op een andere wijze. C. GUNNINGSWIJZE De gunning van de opdracht gebeurt via een beperkte offerteaanvraag. D. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST De raamovereenkomst begint op de datum vermeld in de gunningsbrief en wordt afgesloten voor een periode van vier jaar. Bestellingen kunnen nog na deze looptijd uitgevoerd worden, maar kunnen niet geplaatst worden door de aanbestedende overheid na deze looptijd van vier jaar. De opdracht is vanaf het tweede jaar door beide partijen jaarlijks opzegbaar per aangetekend schrijven, mits naleving van een opzegtermijn van 6 maanden. De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken. E. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Voor zover er in dit opdrachtdocument niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen en documenten van toepassing op de opdracht, met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver: 1. de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 2. het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; 3. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; 4. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 5. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; 6. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden diensten; 7. het onderhavig opdrachtdocument ; 8. de goedgekeurde offerte. Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht.
aankoop@vgc.be Pagina 5 van 30 De onder 1. tot 4. vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website http://publicprocurement.be van de Federale Overheidsdienst Kanselarij. F. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE Iedere inschrijver mag per perceel slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte per perceel leidt tot de nietigheid van de offerte. De offertes worden bezorgd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Aankoopdienst T.a.v. Ann Boulangier Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting op maandag 11 september 2017 om 14 uur op bovenstaand adres. De offertes worden vóór de openingszitting ingediend. Offertes worden op papier, in een dubbele gesloten omslag, ingediend. Dit kan per drager tegen ontvangstbewijs of met de post. Een digitale kopie wordt op elektronische drager (bij voorkeur USB-stick) in de binnenste omslag gestoken. Op de binnenste omslag wordt het nummer van het opdrachtdocument vermeld:. Op de buitenste omslag vermeldt de inschrijver: offerte: ; het adres van de afzender. Een inschrijver die voor perceel 1 een offerte indient die voldoet aan de vereisten zoals omschreven in het lastenboek, en die meer dan 45 punten heeft gescoord op het criterium kwaliteit van visie, strategie, creatie en team, ontvangt een vergoeding van 500 euro, incl. btw voor het indienen van zijn offerte. Een inschrijver die voor perceel 2 een offerte indient die voldoet aan de vereisten zoals omschreven in het lastenboek, en die meer dan 45 punten heeft gescoord op het criterium kwaliteit van visie, concept, plan van aanpak en team, ontvangt een vergoeding van 500 euro, incl. btw voor het indienen van zijn offerte. G. LEIDENDE DIENST LEIDEND AMBTENAAR De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.
aankoop@vgc.be Pagina 6 van 30 De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) wordt aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. H. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte bestaat uit een offerteformulier met prijsinventarissen en bij te voegen documenten (zie deel 3 van dit opdrachtdocument). Deze documenten worden opgesteld in het Nederlands. Per onderdeel van de offerte voorziet de inschrijver een afzonderlijk hoofdstuk. A. Administratieve gegevens B. Financiële gegevens (inventarissen) C. Technische en functionele gegevens De verschillende onderdelen van het offerteformulier worden gebruikt als voorblad bij de offerteonderdelen. Voor de digitale versie levert de inschrijver eveneens per onderdeel een afzonderlijk bestand aan. Indien de inschrijver slechts voor één van beide percelen een offerte indient, vult hij uitsluitend de gegevens in die van toepassing zijn op het perceel waarvoor hij inschrijft. De inschrijver is verplicht het bij dit opdrachtdocument gevoegde offerteformulier met prijsinventarissen te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Zowel in de offerte als in de prijsinventaris en de bij te voegen documenten moeten doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen door de inschrijver of zijn gemachtigde ONDERTEKEND worden. Dit geldt ook wanneer er correctievloeistof wordt gebruikt. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De bepalingen van dit opdrachtdocument zijn van toepassing voor de opdracht en zijn bindend. Onderdelen van de offerte: A. Administratieve gegevens 1. Contactpersoon - de naam, voornaam, het telefoonnummer en e-mailadres van de persoon die als enige contactpersoon optreedt voor de inschrijver.
aankoop@vgc.be Pagina 7 van 30 2. Overeenkomst - de naam, voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft; - de naam en handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; - de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; - het telefoonnummer en e-mailadres waarop deze persoon kan bereikt worden; - het btw-nummer; - het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen; - het registratienummer bij de RSZ. B. Financiële gegevens Voor elk perceel waarvoor de inschrijver een offerte indient, vult hij de bijgevoegde inventaris met gedetailleerde prijzen volledig en nauwgezet in. De opgegeven vermoedelijke hoeveelheden in de inventaris mogen niet gewijzigd worden. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. C. Technische en functionele gegevens Perceel 1 - Ontwikkelen en uitvoeren van strategische en operationele communicatieopdrachten Voor de beoordeling van dit perceel werkt de inschrijver een communicatiestrategie en campagne uit voor de VGC-speelpleinen. Het maximale voorziene budget voor de campagne bedraagt 60.000 euro, incl. btw en mediaplaatsing; Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte: - een visie en strategie voorstelt voor de campagne voor de VGC-speelpleinen; - op basis van die communicatiestrategie een voldoende creatief concept uitwerkt voor de campagne; - een communicatieplan uitwerkt waarin de inschrijver de gemaakte keuzes beargumenteert met het oog op een effectieve communicatie; - een gedetailleerd overzicht geeft van de communicatie-acties, -tools en -producten die aan de orde zullen komen; - minstens één schets of ontwerp voorlegt en bespreekt dat fungeert als beeld van de campagne en dat kan toegepast worden op alle onderdelen van de campagne;
aankoop@vgc.be Pagina 8 van 30 - de cv s opneemt van het managementteam en van de projectverantwoordelijken en teamleden (en hun vervangers) die daadwerkelijk aan de opdracht zullen werken (kwalificaties, vaardigheden en ervaring in gelijkaardige projecten); - meedeelt wie strategisch communicatieadvies zal verlenen indien gevraagd. We verwachten hier de inzet van een senior medewerker met minimaal acht jaar ervaring op dit terrein. Ook van deze persoon verwachten we het cv; - meedeelt welk gedeelte van de opdracht hij in onderaanneming gaat geven (met vermelding van de identificatiegegevens); - voor alle bovengenoemde opdrachten een fictieve prijsopgave voegt. De kosten voor deze opdrachten in het kader van de offerte mogen niet aangerekend worden, maar kunnen gebruikt worden bij de beoordeling van de offerte. Perceel 2 - Ontwikkelen en uitvoeren van evenementen Voor de beoordeling van dit perceel werkt de inschrijver een evenement uit voor een studiekeuzebeurs. Het maximale voorziene budget voor het evenement bedraagt 115.000 euro, inclusief btw. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte: - een evenement uitwerkt voor de studiekeuzebeurs; - zijn visie op de opdracht weergeeft; - op basis van die visie een concept en plan van aanpak voor het evenement uitwerkt, afgestemd op het doelpubliek; - de cv s opneemt van het managementteam en van de projectverantwoordelijken en teamleden (en hun vervangers) die daadwerkelijk aan de opdracht zullen werken (kwalificaties, vaardigheden en ervaring in gelijkaardige projecten). Meer info over de inhoud van de offerte staat beschreven in deel 2 Functionele en technische bepalingen van dit opdrachtdocument. I. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES De offertes van de inschrijvers worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria. J. GUNNINGSCRITERIA Perceel 1 - Ontwikkelen en uitvoeren van strategische en operationele communicatieopdrachten Voor het bepalen van de meest gunstige offerte op economisch vlak worden de regelmatige offertes getoetst aan een reeks gunningscriteria. De gunningscriteria worden gewogen om een eindklassement te bekomen.
aankoop@vgc.be Pagina 9 van 30 De gunningscriteria zijn de volgende: Gunningscriterium 1: Prijs weging: 40 pnt Het criterium Prijs wordt beoordeeld op basis van de totaalprijs, ingevuld in de inventaris voor Perceel 1, excl. btw. De prijs wordt beoordeeld aan de hand van volgende formule: P= 40 x Pm/Po waarbij P = het aantal punten dat aan de inschrijver wordt toegekend voor het criterium Prijs. Pm = de laagste totaalprijs die door een inschrijver in een regelmatige offerte wordt voorgesteld; Po = de totaalprijs die wordt voorgesteld door de inschrijver van wie de offerte wordt geëvalueerd; 40 = het aantal toe te kennen punten. Gunningscriterium 2: Kwaliteit van visie, strategie, creatie en team weging: 60 pnt Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van de volgende subcriteria: - Subcriterium 1 - weging 15 pnt kwaliteit van de visie en strategie voor de campagne voor de VGC-speelpleinen Dit criterium zal onder meer beoordeeld worden op relevantie en effectiviteit. - Subcriterium 2 weging 15 pnt kwaliteit van de creatie Dit criterium zal onder meer beoordeeld worden op creativiteit, effectiviteit, originaliteit, aantrekkelijkheid, relevantie - Subcriterium 3 - weging 15 pnt kwaliteit van het team dat zal worden ingezet Dit criterium zal onder meer beoordeeld worden op basis van de ervaring in gelijkaardige relevante cases. - Subcriterium 4 - weging 15 pnt communicatieplan en voorgestelde communicatieacties, -tools en producten Dit criterium zal onder meer beoordeeld worden aan de hand van haalbaarheid, relevantie voor het doelpubliek en het zo effectief mogelijk inzetten van de financiële middelen voor het bereiken van de vooropgestelde doelstellingen (aan de hand van de fictieve prijsopgave). De quoteringen per gunningscriterium worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de
aankoop@vgc.be Pagina 10 van 30 verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid. Perceel 2 - Ontwikkelen en uitvoeren van evenementen Voor het bepalen van de meest gunstige offerte op economisch vlak zullen de regelmatige offertes worden getoetst aan een reeks gunningscriteria. De gunningscriteria zullen gewogen worden om een eindklassement te bekomen. De gunningscriteria zijn de volgende: Gunningscriterium 1: Prijs weging: 40 pnt Het criterium Prijs wordt beoordeeld op basis van de totaalprijs, ingevuld in de inventaris voor Perceel 2, excl. btw. De prijs wordt beoordeeld aan de hand van volgende formule: P= 40 x Pm/Po waarbij P = het aantal punten dat aan de inschrijver wordt toegekend voor het criterium Prijs ; Pm = de laagste totaalprijs die door een inschrijver in een regelmatige offerte wordt voorgesteld; Po = de totaalprijs die wordt voorgesteld door de inschrijver van wie de offerte wordt geëvalueerd; 40 = het aantal toe te kennen punten. Gunningscriterium 2: Kwaliteit van visie, concept, plan van aanpak en team weging: 60 pnt Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van de volgende subcriteria: - Subcriterium 1: kwaliteit van de visie, het concept en het plan van aanpak voor de organisatie van een studiekeuzebeurs weging 30 pnt Dit criterium zal onder meer beoordeeld worden op het wervende, creatieve en interactieve aspect. - Subcriterium 2: kwaliteit van het team dat zal worden ingezet weging 30 pnt Dit criterium zal onder meer beoordeeld worden op basis van de ervaring in gelijkaardige relevante cases. De quoteringen per gunningscriterium worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid.
aankoop@vgc.be Pagina 11 van 30 K. PRIJSBEPALING De opdrachten voor beide percelen zijn gemengde opdrachten (gedeeltelijk volgens prijslijst, gedeeltelijk op grond van werkelijke uitgaven). Volgens prijslijst: De prijs voor elke deelopdracht wordt voor beide percelen berekend op basis van de prijsinventarissen, opgenomen in het offerteformulier (deel 3 van dit opdrachtdocument). De opgegeven vermoedelijke hoeveelheden in de inventaris mogen niet gewijzigd worden. De opgegeven hoeveelheden zijn indicatief. De inschrijver kan hierop geen recht uitoefenen. Er wordt geen rekening gehouden met bijkomende opgegeven prijzen in de offerte, noch met opmerkingen, aanvullingen en wijzigingen ten opzichte van de prijzen opgegeven in de inventaris. Dergelijke zaken worden als niet-geschreven beschouwd. Per gunning van een deelopdracht zal de opdrachtgever in overleg met de opdrachtnemer telkens de vereiste personen, hun vereist aantal werkuren en een planning voor de uitvoering bepalen. Dit voorafgaand overleg tussen opdrachtgevend bestuur en opdrachtnemer wordt niet gefactureerd. De eenheidsprijzen voor de uurlonen zijn forfaitair en omvatten alle kosten voor briefwisseling, telefoon, informatica en alle andere middelen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. Ook eventuele verplaatsings-, vergaderings- en communicatiekosten zijn inbegrepen. Op grond van werkelijke uitgaven: Indien de opdrachtnemer voor een deelopdracht logistieke kosten maakt, zoals catering, zaalreservaties, inschakelen van externe experts, decoratiemateriaal dan behoren deze kosten niet tot de opgegeven eenheidsprijzen. Ze worden afzonderlijk per deelopdracht bepaald in onderling overleg tussen opdrachtgevend bestuur en opdrachtnemer en terugbetaald bij de oplevering van de deelopdracht op basis van een factuur en bijhorende gedetailleerde verantwoordingsstukken. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn, met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld. L. PRIJSHERZIENING Een eventuele prijsherziening is mogelijk als er zich sterke schommelingen voordoen in de bijzonderste componenten van de kostprijs, zoals lonen, sociale lasten, De opdrachtnemer dient zijn aanvraag tot prijsherziening voldoende te motiveren. De prijsherziening kan maximum één maal per kalenderjaar toegepast worden. Voor de berekening van de prijsherziening hanteert de aanbestedende overheid de gezondheidsindex. De prijsherziening wordt toegepast indien de opdrachtnemer hierom verzoekt, op basis van volgende formule:
aankoop@vgc.be Pagina 12 van 30 Nieuwe prijs = inschrijvingsprijs X nieuw cijfer van de gezondheidsindex basiscijfer van de gezondheidsindex Als basiscijfer wordt de gezondheidsindex genomen van de maand voorafgaand aan de maand van de openingszitting. Het nieuwe cijfer van de gezondheidsindex is de waarde van de gezondheidsindex van de maand die 12 maanden ligt na de maand voorafgaand aan de maand van de openingszitting. M. VARIANTEN EN OPTIES Varianten en opties zijn niet toegestaan. N. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met de aanbestedende overheid. O. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID INTELLECTUELE RECHTEN De indiening van de offerte geldt als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van de hierna opgesomde auteursrechten op alle grafische, audiovisuele of andersoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht, met inbegrip van de slagzin en de signatuur. Dit geldt zowel ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik worden aangemaakt: het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht; het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling; het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht; het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek. Deze rechten gelden zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor overdracht van deze rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. De opdrachtnemer moet er dus voor zorgen dat alle eventuele onderaannemers onder duidelijke voorwaarden afstand doen van hun rechten, en dat de opdrachtgever daarvan op de hoogte is. Voor portretrechten wordt de schriftelijke toestemming gevraagd aan de mensen die in beeld komen. Alle producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht worden eigendom van de opdrachtgever.
aankoop@vgc.be Pagina 13 van 30 De opdrachtnemers zullen aan het einde van de opdracht en na overleg met de opdrachtgever, nog eens alle relevante aangemaakte producten leveren op een zo klein mogelijk aantal digitale dragers. De opdrachtnemer levert daarbij altijd de bronbestanden aan waarop de opdrachtgever zelf aanpassingen kan doen. Het leveren van alle relevante dragers is in de prijs inbegrepen. VERTROUWELIJKHEID De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdrachten ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen. P. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de uitgevoerde opdrachten voorkomen. Q. VERBINTENISTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes. R. UITVOERING VAN DE OPDRACHT Termijnen Deze overeenkomst heeft een looptijd van vier jaar, waarin bestellingen geplaatst kunnen worden, te rekenen vanaf de datum vermeld in de gunningsbrief. Na deze looptijd kunnen nog bestellingen uitgevoerd worden, maar niet meer geplaatst worden. Evaluatie Indien tijdens de uitvoering van een deelopdracht fouten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer gemeld worden. De opdrachtnemer is verplicht om niet conform uitgevoerde opdrachten te herbeginnen. Vanaf het tweede jaar na gunning van de opdrachten (perceel 1 en perceel 2), worden jaarlijks, acht maanden voor de jaarlijkse vervaldatum de uitgevoerde en lopende deelopdrachten geëvalueerd. Op basis daarvan wordt beslist of de opdracht het komende jaar nog wordt verdergezet. S. BORGTOCHT De borgtocht is van toepassing op deze opdracht en bedraagt voor elk perceel 5% van het totaal bedrag van de inventarislijst, excl. btw. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental.
aankoop@vgc.be Pagina 14 van 30 Overeenkomstig de wet- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op één van de volgende wijzen heeft gesteld: 1. wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr. BE 58 6792 0040 9979) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij één van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3. wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. het debet-bericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3. hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het opdrachtdocument, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval.
aankoop@vgc.be Pagina 15 van 30 De termijn van 30 kalenderdagen hiervoor vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgstelling dient te worden gezonden aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Aankoopdienst T.a.v. Ann Boulangier Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De borgtocht wordt op voorwaarde dat de uitgevoerde opdrachten zijn opgeleverd en op uitdrukkelijke vraag van de opdrachtnemer - in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit opdrachtdocument; - of indien gewenst wordt ¼ van het bedrag vrijgegeven op het einde van elk jaar van de overeenkomst. Zolang het bewijs van borgstelling niet is overgemaakt, kan geen enkele factuur betaald worden. T. BETALINGSMODALITEITEN De betaling gebeurt na de voorlopige oplevering van elke deelopdracht. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van beëindiging van elke deelopdracht, om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en aan de opdrachtnemer kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn. De betaling zal geschieden op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, te onderwerpen aan de btw, opgemaakt op naam van: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Financiële dienst Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde opdrachten mogen gefactureerd worden. De factuur moet opgesteld worden in euro.
aankoop@vgc.be Pagina 16 van 30 U. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap aangekondigde en gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen evenals de berichten en rechtzettingen over deze aanneming maken integraal deel uit van het opdrachtdocument. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te houden. V. GESCHILLEN Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.
aankoop@vgc.be Pagina 17 van 30 DEEL 2 FUNCTIONELE EN TECHNISCHE BEPALINGEN A. SITUERING VAN DE OPDRACHT Over de VGC De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de basis en de draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels hoofdstedelijk gewest en voor diegenen die bij haar aansluiting zoeken. VGC ondersteunt onderwijs en vorming in Brussel De VGC ondersteunt alle Nederlandstalige scholen in het Brussels hoofdstedelijk gewest, van kleuteronderwijs tot en met hoger onderwijs. Op het gebied van vorming bevordert de VGC Nederlandstalige opleidings- en tewerkstellingskansen voor kansengroepen. De VGC voert een actief onderwijs- en vormingsbeleid. Een beleid dat netoverschrijdend is en toegespitst op de specifieke Brusselse, meertalige en grootstedelijke context van de hoofdstad. Waar nodig neemt de VGC een regierol op voor het Brussels Nederlandstalig onderwijsbeleid. Zo wil zij optimale leerkansen bieden aan iedereen die aansluiting zoekt bij de Vlaamse gemeenschap in het Brussels hoofdstedelijk gewest. VGC als inrichtende macht Sinds 1995 is de VGC inrichtende macht van enkele onderwijsinstellingen, die vroeger behoorden tot de voormalige provincie Brabant. De scholen voor buitengewoon onderwijs Kasterlinden (Sint-Agatha- Berchem) en Zaveldal (Brussel) zijn VGC-scholen, de VGC is ook de drijvende kracht achter het CLB N- Brussel (Sint-Agatha-Berchem). VGC en studentenzaken Met 86.000 studenten, bijna een vierde van de gehele studentenpopulatie in België, is het Brussels Hoofdstedelijk Gewest de grootste studentenstad van België. Ca. 25.000 studenten daarvan volgen les aan door de Vlaamse Gemeenschap gesubsidieerde Brusselse instellingen. Via doelgerichte en wervende acties en evenementen, wil de VGC Brussel als leer-, leef-, werk- en woonstad promoten. VGC organiseert speelpleinen De VGC organiseert speelpleinen in samenwerking met Nederlandstalige scholen in Brussel. Animatoren, hoofdanimatoren, leerkrachten en scholen bundelen hun expertise om kinderen van 3 tot 15 jaar een onvergetelijke vakantie te bezorgen Communicatie Communicatie maakt een essentieel onderdeel uit van de talrijke opdrachten van de algemene directie Onderwijs en Vorming (ADOV). De algemene directie Onderwijs en Vorming van de Vlaamse Gemeenschapscommissie voert jaarlijks een aantal communicatie- en informatiecampagnes en organiseert evenementen voor diverse doelgroepen. Jaarlijks worden ook diverse communicatiematerialen aangemaakt gaande van uitnodigingen, affiches en flyers, tot online platforms, brochures en promotiematerialen.
aankoop@vgc.be Pagina 18 van 30 De algemene directie Onderwijs en Vorming van de Vlaamse Gemeenschapscommissie streeft naar meer uniformiteit in de communicatieproducten. De look en feel van de communicatieproducten dienen op elkaar afgestemd te worden. Tegelijkertijd wenst de VGC een doelgroepafhankelijke communicatie te behouden en de communicatieproducten af te stemmen op de doelgroep en doelstellingen van specifieke campagnes en evenementen. B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT De Vlaamse Gemeenschapscommissie, met name de algemene directie Onderwijs en Vorming (ADOV), zoekt met deze beperkte offerteaanvraag een externe partner die de ADOV in het kader van een gunningsopdracht kan bijstaan bij de ontwikkeling en de uitvoering van strategische en operationele communicatieopdrachten en evenementen. De opdracht loopt over maximaal vier jaar. De opdracht is opgedeeld in twee percelen: 1. Ontwikkelen en uitvoeren van strategische en operationele communicatieopdrachten aansluitend bij de opdrachten van de ADOV 2. Ontwikkelen en uitvoeren van evenementen die door de ADOV (mede-)georganiseerd worden Er kunnen per perceel meerdere opdrachten tegelijk lopen. De opdrachtnemer moet er daarom vanzelfsprekend voor zorgen dat er voldoende bekwaam personeel ter beschikking is. Hij moet er ook voor zorgen dat in alle gevallen binnen de afgesproken tijdslimieten bekwaam vervangend personeel beschikbaar is, zodat de kwaliteit van de afgesproken begeleiding continu wordt gewaarborgd, ook bij voorziene en onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld vakantieperiodes, ongevallen of ziektes). PERCEEL 1: Strategische en operationele communicatieopdrachten voor het beleidsdomein Onderwijs, Vorming en Studentenzaken KORTE BESCHRIJVING De opdracht heeft betrekking op het ontwikkelen van alle mogelijke communicatieopdrachten bij het beleidsdomein Onderwijs, Vorming en Studentenzaken: van strategiebepaling tot en met uitvoering, externe zowel als interne communicatie, met alle bijbehorende communicatieproducten. Tot de mogelijke opdrachten behoren: interne- en externe communicatiestrategie opstellen communicatieconcepten voor beleidsthema s Onderwijs en Vorming creatie van digitale producten zoals banners, infographics, filmpjes, creatie en productie van advertenties, tv- en radiospots, affiches, promotiemateriaal... copywriting en vormgeving ondersteuning bij digitale (mobiele) communicatie (websites, sociale media...) communicatieve ondersteuning bij participatieve processen: hoe stakeholders warm maken om aan proces deel te nemen
aankoop@vgc.be Pagina 19 van 30 media-aanbevelingen voor (niet-)betaalde publiciteit, advies ivm coproductie, PR-acties en social media-acties. Media-advies is in de opdracht inbegrepen. De media-aankoop kan door de opdrachtnemer of rechtstreeks door de overheid worden besteld. De opdracht in dit bestek bevat zeker de drukwerkbegeleiding. De drukopdracht zelf kan door de opdrachtnemer of rechtstreeks door de overheid bij een drukkerij worden besteld. De look and feel van de verschillende campagnes, communicatie- en promotiematerialen van ADOV dienen op elkaar te worden afgestemd, rekening houdend met de huisstijl van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de vermelding van de website www.onderwijsinbrussel.be. De huisstijl van de VGC staat beschreven in de huisstijlgids die kan worden geraadpleegd op http://www.vgc.be/over-de-vgc/communicatie/huisstijlgids. Alle communicatieproducten die in het kader van de raamovereenkomst worden aangemaakt, behoren tot categorie 1 van het stijlhandboek. Budget: het gemiddelde budget voor strategische & operationele communicatieopdrachten voor het beleidsdomein Onderwijs, Vorming en Studentenzaken bedraagt 220.000 euro per jaar, excl. btw. Looptijd: 48 maanden (4 jaar) vanaf de gunning van de opdracht met een jaarlijkse evaluatie. PERCEEL 2: Ontwikkelen en uitvoeren van evenementen voor het beleidsdomein Onderwijs, Vorming en Studentenzaken KORTE BESCHRIJVING De opdracht heeft betrekking op het ontwikkelen, organiseren, ondersteunen en coördineren van evenementen die door de algemene directie Onderwijs en Vorming georganiseerd worden. Daartoe kunnen behoren: organisatie van een (info)beurs, seminar, workshop, congres, participatief overlegmoment, tentoonstelling, sensibiliseringsactie... Budget: het gemiddelde budget voor het ontwikkelen en uitvoeren van evenementen voor het beleidsdomein Onderwijs, Vorming en Studentenzaken bedraagt 250.000 euro per jaar, excl. btw. Looptijd: 48 maanden (4 jaar) vanaf de gunning van de opdracht met een jaarlijkse evaluatie. C. AAN TE LEVEREN IN DE OFFERTE PERCEEL 1: Ontwikkelen en uitvoeren van strategische en operationele communicatieopdrachten Voor perceel 1 vragen we om in de offerte een communicatiestrategie en -campagne uit te werken voor de VGC-speelpleinen, De campagne bestaat uit twee luiken: communicatie naar ouders/leerlingen en communicatie naar de animatoren.
aankoop@vgc.be Pagina 20 van 30 Maximale voorziene budget voor deze opdracht: 60.000 euro, inclusief btw en mediaplaatsingen. Doelstellingen: De VGC organiseert speelpleinen in samenwerking met de Nederlandstalige scholen in Brussel. De speelpleinwerking ontwikkelt tijdens de paas- en zomervakantie een rijk en gevarieerd Nederlandstalig spel- en speelaanbod voor kinderen en jongeren. De speelpleinwerking is gericht op kleuters, lagere schoolkinderen en jongeren t.e.m. 15 jaar uit het Nederlandstalig onderwijs in Brussel en op kinderen en jongeren woonachtig in het Brussels hoofdstedelijk gewest die buiten Brussel naar het Nederlandstalig onderwijs gaan. Voor de bekendmaking en promotie van de speelpleinen willen we een communicatiestrategie- en campagne uitwerken. De campagnemiddelen moeten een jeugdige, speelse en levendige uitstraling hebben. Doelgroepen: Ouders van kleuters, lagere schoolkinderen en/of jongeren t.e.m. 15 jaar uit het Nederlandstalig onderwijs in Brussel en ouders van kinderen en jongeren woonachtig in het Brussels hoofdstedelijk gewest die buiten Brussel naar het Nederlandstalig onderwijs gaan; Tieners van 11 t.e.m. 15 jaar uit het Nederlandstalig onderwijs in Brussel of woonachtig in het Brussels hoofdstedelijk gewest die buiten Brussel naar het Nederlandstalig onderwijs gaan; Animatoren (jongeren vanaf 16 jaar). Beoordeling van de offerte Om de inschrijvers te beoordelen, vraagt de opdrachtgever de inschrijvers in hun offerte onderstaande elementen op te nemen: - Ontwikkelen van een strategie en visie op de opdracht Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte een communicatievisie en -strategie voorstelt voor de campagne VGCspeelpleinen Volgende elementen moeten hierbij aan bod komen: o een beknopte inleiding, analyse of probleemstelling. We verwachten een inleiding of analyse waarin duidelijk aan bod komt dat de inschrijver zicht heeft op de werking van de VGC-speelpleinen en een voorstel van een coherente strategie, met inbegrip van de noodzakelijke deelstrategieën voor specifieke doelgroepen. o voorstel communicatiestrategie: visie, strategie en aanpak met uitleg waarom de voorgestelde strategie volgens de inschrijver tot de gewenste resultaten zal leiden, gegeven de doelstelling en de doelgroep(en).
aankoop@vgc.be Pagina 21 van 30 dat hij op basis van die communicatiestrategie een voldoende creatief concept uitwerkt voor de communicatiecampagne. (Het maximale voorziene productiebudget voor deze campagne is 50.000 inclusief btw.) De campagneonderdelen moeten elkaar vanuit de voorgestelde strategie versterken. Er moeten typische vormelijke elementen worden ontwikkeld die op alle communicatiedragers kunnen worden toegepast en die rekening houden met de huisstijl van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Het bureau zal diverse afgeleide creaties of producties moeten leveren die geschikt zijn voor diverse mediakanalen en specifieke doelgroepen. Indien media-aankoop wordt voorzien, dan moet de mediaselectie uitgaan van de normale brutotarieven. Media-aankoop mag maximaal 10.000 inclusief btw, kosten. - Ontwikkelen van creatie en productie Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte voor deze campagne: een gedetailleerd overzicht geeft van de communicatie- acties, -tools en -producten die volgens hem typisch aan de orde zullen komen. minstens één schets of ontwerp voorlegt en bespreekt, dat fungeert als beeld van de campagne en dat relevant is voor alle onderdelen van de campagne. - Samenstelling van het team De opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat er te allen tijde voldoende bekwaam personeel aan de opdrachten werkt. Hij moet er ook voor zorgen dat in alle gevallen tijdig vervangend personeel beschikbaar is, zodat de kwaliteit van de afgesproken begeleiding continu wordt gewaarborgd, ook bij voorziene en onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld ongevallen of ziektes). Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte meedeelt: de cv s van het managementteam de cv s van de projectverantwoordelijke en teamleden en hun vervangers die daadwerkelijk aan het project zullen werken, met o.m. hun vaardigheden en specifieke ervaring in gelijkaardige projecten wie strategisch (media-)communicatieadvies zal verlenen indien gevraagd. We verwachten hier de inzet van een senior medewerker met minimaal acht jaar ervaring op dit terrein. Ook van deze persoon vragen we het cv. welk gedeelte van de opdracht hij in onderaanneming gaat geven. Hij vermeldt hier ook de identiteitsgegevens van de onderaannemer(s) - Communicatieplan en voorgestelde communicatieacties, -tools en producten De opdrachtnemer werkt een communicatieplan uit waarin hij de gemaakte keuzes beargumenteert met het oog op een effectieve communicatie. Als opdrachtgever willen wij onze doelgroepen met het beschikbare budget zo efficiënt mogelijk benaderen. Wij laten de manier waarop de doelgroepen worden benaderd volledig open, zolang er
aankoop@vgc.be Pagina 22 van 30 maar resultaten worden geboekt. Media-aankoop is één van de manieren om de doelgroep te bereiken. - Fictieve prijsopgave Voor alle bovengenoemde opdrachten in het kader van de campagne voor de VGC-speelpleinen voegt de inschrijver een fictieve prijsopgave toe. De kosten voor deze opdrachten in het kader van de offerte mogen niet aangerekend worden, maar kunnen gebruikt worden bij de beoordeling van de offerte. Het ingediende voorstel voor de campagne, zal niet noodzakelijk overgenomen worden indien deze campagne effectief wordt gerealiseerd. Voor elke opdracht die voortvloeit uit deze raamovereenkomst, wordt onderhandeld met de opdrachtgevende overheid. Dat geldt ook voor de opdrachten die reeds als fictief voorbeeld werden uitgewerkt in de offerte voor de raamovereenkomst. PERCEEL 2: Ontwikkelen en uitvoeren van evenementen Aan de inschrijver vragen we om in de offerte als evenement een studiekeuzebeurs uit te werken. Maximale voorziene budget voor deze opdracht: 115.000 euro, inclusief btw. Doelstellingen: leerlingen, leerkrachten en ouders informeren over het studieaanbod van de Nederlandstalig secundaire scholen in Brussel leerlingen, leerkrachten en ouders aanmoedigen om in het Nederlandstalig onderwijs te kiezen voor een studierichting die bij de persoonlijkheid van de leerling past, ongeacht de onderwijsvorm of de sociaal-economische achtergrond van het gezin waarin de leerling opgroeit versterken van het positieve imago van het Nederlandstalig onderwijs in Brussel Belangrijke elementen voor de organisatie van de studiekeuzebeurs: gratis toegang voor de leerlingen uit het vijfde en zesde leerjaar van het Nederlandstalig lager onderwijs in Brussel en de eerste graad van het Nederlandstalig secundair onderwijs in Brussel en de Brusselse randgemeenten (bijna 10.000 leerlingen worden uitgenodigd, geschatte opkomst min. 3.000 leerlingen), samen het hun leerkrachten; gratis toegang voor de ouders van de leerlingen; bezoekers op een originele en interactieve manier laten kennis maken met het studieaanbod van de Nederlandstalige secundaire scholen in Brussel; alle afstudeerrichtingen van het Nederlandstalig secundair onderwijs en de onderwijsvormen evenwaardig aan bod laten komen. Er zijn een 65-tal studierichtingen die eventueel gegroepeerd kunnen worden tot een 25-tal standen.
aankoop@vgc.be Pagina 23 van 30 samenwerking met de secundaire scholen voor de uitwerking van de activiteiten en standen op de beurs (een 15-tal scholen nemen actief deel aan de beurs als standhouder, tijdens de beurs zijn per halve dag ongeveer 150 medewerkers aanwezig); lunch, drank en onkostenbudget voor standhouders voorzien (transportkosten, aankoop gebruiksmaterialen, aankleding standen ); hoofdthema in de verf zetten: studiekeuze en beroepenvoorlichting; voorzien van een locatie die voldoende plaats en mogelijkheden biedt om diverse doeactiviteiten voor een ruim publiek te laten plaatsvinden (bv. metselen, lassen, keuken, schilderen ); aan alle randvoorwaarden voor een optimaal verloop van een beurs voldoen (huur locatie, catering, opvolging inschrijvingen, personeelsinzet, security, verzekeringen, afvalbeheer, schoonmaak, huur meubilair en aankoop materialen, Sabam ). Maximale voorziene budget voor deze opdracht: 115.000 euro, inclusief btw. Beoordeling van de offerte Om de inschrijvers te beoordelen, vraagt de opdrachtgever de inschrijvers in hun offerte onderstaande elementen op te nemen: - Ontwikkelen van een visie op de opdracht, een concept en een plan van aanpak Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte na een beperkte inleiding duidelijk maar beknopt zijn visie op de opdracht weergeeft. Van de inschrijver wordt vervolgens verwacht dat hij op basis van die visie een concept en plan van aanpak voor het event uitwerkt, afgestemd op het doelpubliek. (Als dat event moet opgebouwd worden met een aantal voorafgaande acties, dan mag dat ook vermeld worden.) De inschrijver legt uit waarom het ingediende concept beantwoordt aan de opdracht van een wervend, interactief en creatief evenement. - Samenstelling van het team De opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat er te allen tijde voldoende bekwaam personeel aan de opdrachten werkt. Hij moet er ook voor zorgen dat in alle gevallen tijdig vervangend personeel beschikbaar is, zodat de kwaliteit van de afgesproken begeleiding continu wordt gewaarborgd, ook bij voorziene en onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld ongevallen of ziektes). Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte meedeelt: de cv s van het managementteam de cv s van de projectverantwoordelijke en teamleden en hun vervangers - die daadwerkelijk aan het project zullen werken: hun kwalificaties, vaardigheden en vooral hun specifieke ervaring in gelijkaardige projecten welk gedeelte van de opdracht hij in onderaanneming gaat geven. Hij vermeldt hier ook de identiteitsgegevens van de onderaannemer(s)
aankoop@vgc.be Pagina 24 van 30 Het ingediende voorstel voor het evenement, zal niet noodzakelijk overgenomen worden indien dit evenement effectief wordt gerealiseerd. Voor elke opdracht die voortvloeit uit deze raamovereenkomst, wordt onderhandeld met de opdrachtgevende overheid. Dat geldt ook voor de opdrachten die reeds als fictief voorbeeld werden uitgewerkt in de offerte voor de raamovereenkomst.
aankoop@vgc.be Pagina 25 van 30 DEEL 3 OFFERTEFORMULIER VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Aankoop Betreft: Raamovereenkomst bij beperkte offerteaanvraag voor onderwijs gerelateerde communicatieopdrachten en evenementen A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS contactpersoon Naam:... Telefoon: Gsm: E-mail:.. Overeenkomst De ondergetekende :. (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep:. Nationaliteit:.. Woonplaats: (volledig adres) ofwel 1 De vennootschap:.. (firmanaam of benaming) Juridische vorm:. 1 Doorhalen wat niet van toepassing is