Opdrachtdocument VGC2017/DFB/Aankoop/ML/13

Transcriptie

1 Pagina 1 van 24 Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Dienst Aankoop Emile Jacqmainlaan Brussel Opdrachtdocument Open aanbesteding voor het leveren van een frankeermachine voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als opdrachtdocument. Openingszitting op woensdag 19 april 2017 om 11 uur. Vlaamse Gemeenschapscommissie, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel.

2 Pagina 2 van 24 Inhoud DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN... 3 A. AANBESTEDENDE OVERHEID... 3 B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT... 3 C. GUNNINGSWIJZE... 3 D. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST... 4 E. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE... 4 F. LEIDENDE DIENST LEIDEND AMBTENAAR... 5 G. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT... 5 H. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 5 I. PRIJSBEPALING... 7 J. PRIJSHERZIENING... 8 K. STRAFFEN EN BOETES... 8 L. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER... 8 M. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA... 8 N. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES O. TAALGEBRUIK P. GUNNINGSCRITERIA Q. VARIANTEN EN OPTIES R. VERBINTENISTERMIJN S. UITVOERING VAN DE OPDRACHT T. BORGTOCHT U. BETALINGSMODALITEITEN V. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN W. GESCHILLEN DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN...16 A. SITUERING VAN DE OPDRACHT B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT DEEL 3 OFFERTEFORMULIER INGEVULD EN ONDERTEKEND TERUG TE STUREN...18 A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS B. FINANCIËLE GEGEVENS D. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN DEEL 4 BIJLAGEN...23 A. VERKLARING OP EER... 23

3 Pagina 3 van 24 DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN A. AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de heer Eric Verrept, leidend ambtenaar van de administratie. Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht kan u een zenden naar aankoop@vgc.be. De VGC is als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin. Ze is de basis en de draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en ze staat open voor iedereen die aansluiting zoekt bij die Vlaamse gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil de levenskwaliteit in de stad op verschillende vlakken verhogen. Daarom ontwikkelt en ondersteunt ze een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden. Zo wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie ook bepaalde doelgroepen nieuwe kansen bieden. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is assertief, open en zelfverzekerd. Ze is duidelijk aanwezig in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en bouwt de stad mee uit. Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op. B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van leveringen. De opdracht betreft het leveren & gebruiksklaar installeren, de huur en het onderhouden van een frankeermachine voor de verzendingsdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. In deze opdracht zit ook vervat: het leveren en gebruiksklaar installeren van de apparatuur en de bijhorende software; het verzorgen van de opleiding in het Nederlands aan de gebruikers van de frankeermachine; het onderhouden en 100% operationeel houden van de installatie. Dit onderhoud betreft zowel de hard- als software op basis van een full-omnium onderhoudscontract. De opdracht is nader omschreven in deel 2 Technische bepalingen van dit opdrachtdocument. De opdracht houdt geen verdeling van percelen in. C. GUNNINGSWIJZE De gunning van de opdracht gebeurt via een open aanbesteding.

4 Pagina 4 van 24 D. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST De opdracht begint op de dag na de gunning van de opdracht (datum vermeld in de gunningsbrief). De effectieve huur en onderhoud van het toestel gaat in vanaf 1 oktober 2017 en wordt afgesloten voor een periode van 60 maanden. Iedere partij kan nochtans een einde stellen aan de overeenkomst op het einde van het eerste, tweede, derde jaar of vierde jaar, op voorwaarde dat de betekening aan de andere partij per aangetekend schrijven wordt verzonden minstens 90 kalenderdagen vóór het einde van het eerste, tweede, derde jaar of vierder jaar van de overeenkomst. In dit geval kan de partij die het opzeggen van de overeenkomst moet ondergaan, in hoofde van deze opzegging geen schadevergoeding eisen. De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken. E. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt tot de nietigheid van de offerte. De offertes worden bezorgd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Aankoopdienst T.a.v. Mieke Luypaert Emile Jacqmainlaan Brussel De opening van de offertes zal gebeuren in openbare zitting op woensdag 19 april 2017 om 11 uur op bovenstaand adres. De offertes worden vóór de openingszitting ingediend. Offertes worden op papier, in een dubbele gesloten omslag, ingediend. Dit kan per drager tegen ontvangstbewijs of met de post. Een digitale kopie wordt op elektronische drager (bij voorkeur USB-stick) in de binnenste omslag gestoken. Op de binnenste omslag wordt het nummer van het opdrachtdocument vermeld:. Op de buitenste omslag vermeldt de inschrijver: offerte: ; het adres van de afzender.

5 Pagina 5 van 24 F. LEIDENDE DIENST LEIDEND AMBTENAAR De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. G. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Voor zover er in dit opdrachtdocument niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen van toepassing op de opdracht, met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver: 1. de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 2. het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; 3. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; 4. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 5. het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB) en de Codex; 6. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van offertes; 7. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden diensten; 8. het onderhavig opdrachtdocument ; 9. de goedgekeurde offerte. Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht. De onder 1. tot 4. vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website van de Federale Overheidsdienst Kanselarij. H. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte bestaat uit een offerteformulier met bij te voegen documenten. Deze documenten worden opgesteld in het Nederlands. Per onderdeel van de offerte voorziet de inschrijver een afzonderlijk hoofdstuk. A. Administratieve gegevens; B. Financiële gegevens; C. Technische/functionele gegevens; D. Bij te voegen documenten.

6 Pagina 6 van 24 De verschillende onderdelen van het offerteformulier worden gebruikt als voorblad bij de offerteonderdelen. Voor de digitale versie levert de inschrijver eveneens per onderdeel een afzonderlijk bestand aan. De inschrijver is verplicht de bij dit opdrachtdocument gevoegde offerteformulieren te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Zowel in de offerte als in de bij te voegen documenten moeten doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen door de inschrijver of zijn gemachtigde ONDERTEKEND worden. Dit geldt ook wanneer er correctievloeistof wordt gebruikt. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De bepalingen van dit opdrachtdocument zijn van toepassing voor de opdracht en zijn bindend. Onderdelen van de offerte: A. Administratieve gegevens Contactpersoon - de naam, voornaam, telefoonnummer en adres van de persoon die als enige contactpersoon optreedt voor de inschrijver. Overeenkomst - de naam, voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft; - de naam en handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; - de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; - het telefoonnummer en adres waarop deze persoon kan bereikt worden; - het btw-nummer; - het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen; - het registratienummer bij de RSZ. B. Financiële gegevens - de maandelijkse prijs voor de huur en onderhoud van een frankeermachine voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie, (exclusief btw) en het bedrag van de btw. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma.

7 Pagina 7 van 24 C. Technische/functionele gegevens - een duidelijke beschrijving van de installatie van de apparatuur & software en de opleiding van de gebruikers; - een uitgebreide Nederlandstalige documentatie van het aangeboden toestel. D. Bij te voegen documenten - voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een bewijs waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst, te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden: aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes, of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes, - het overzicht van de omzetcijfers van de laatste 3 jaren; - de jaarrekening van de laatste 3 boekjaren (dit is enkel van toepassing voor de inschrijvers waarvan de gevraagde jaarrekeningen niet beschikbaar zijn via de Kruispuntbank van Ondernemingen); - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met min. 3 referenties van opdrachten die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft gerealiseerd. De inschrijver dient uitdrukkelijk de contactpersoon en het telefoonnummer te vermelden; - het bewijs van het afgesloten partnership met B-post omtrent het leveren van een postverwerkingsmachine; - de verklaring op eer (zie Deel 4 Bijlagen). Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend door de inschrijver. I. PRIJSBEPALING Dit is een opdracht volgens globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. Alle prijzen dienen dusdanig te worden berekend dat hiervoor om welke reden ook, geen enkel prijssupplement kan bedongen worden. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro.

8 Pagina 8 van 24 Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn, met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld. J. PRIJSHERZIENING Een eventuele prijsherziening is mogelijk als er zich sterke schommelingen voordoen in de bijzonderste componenten van de kostprijs, zoals lonen, sociale lasten, De opdrachtnemer dient zijn aanvraag tot prijsherziening voldoende te motiveren. De prijsherziening kan maximum één maal per kalenderjaar toegepast worden. Voor de berekening van de prijsherziening hanteert de aanbestedende overheid de gezondheidsindex. De prijsherziening wordt toegepast indien de opdrachtnemer hierom verzoekt, op basis van volgende formule: Nieuwe prijs = inschrijvingsprijs X nieuw cijfer van de gezondheidsindex basiscijfer van de gezondheidsindex Als basiscijfer wordt de gezondheidsindex genomen van de maand voorafgaand aan de maand van de openingszitting. Het nieuwe cijfer van de gezondheidsindex is de waarde van de gezondheidsindex van de maand die 12 maanden ligt na de maand voorafgaand aan de maand van de openingszitting. K. STRAFFEN EN BOETES Boete wegens het niet naleven van termijnen van contact-name of interventie. Bij elke niet naleving van de contractueel overeengekomen termijn voor eerste contact-name van een gekwalificeerde technieker met de aanbestedende overheid en/of de termijn voor interventies ter plaatse wordt een boete van 50 euro aangerekend. De inning van de boetes wordt in mindering gebracht van de gefactureerde huur- en onderhoudsbedragen. L. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de uitgevoerde opdracht voorkomen. M. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn.

9 Pagina 9 van 24 1 Uitsluitingscriteria Door het indienen van een offerte verklaart de kandidaat of inschrijver op erewoord zich niet in één van de uitsluitingsgevallen te bevinden, zoals bedoeld in de artikels 61 en 62 van het KB van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is. Zij zal de betrokken inschrijver vragen binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te bezorgen die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. Een kandidaat of inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. Eerste uitsluitingscriterium De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: - aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en - op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan EUR moet vereffenen, of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de afbetalingen strikt in acht neemt. De inschrijver, gevestigd in een ander land, moet voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Tweede uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten tot de toegang ertoe, de leverancier die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld voor: - deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek; - omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; - fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;

10 Pagina 10 van 24 - witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Derde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: - in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver mag bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op gronden die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: - het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); - het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); - het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); - het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); - de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel van het KB van 15 juli 2011.

11 Pagina 11 van 24 Zesde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde btw. Zevende uitsluitingscriterium De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht. 2 Selectiecriteria m.b.t. de financiële en economische draagkracht van de inschrijver De inschrijver voegt bij zijn offerte: - de jaarrekening van de laatste 3 boekjaren (dit is enkel van toepassing voor de inschrijvers waarvan de gevraagde jaarrekeningen niet beschikbaar zijn via de Kruispuntbank van Ondernemingen); - de omzetcijfers van de laatste 3 jaren. Op basis daarvan wordt de financiële en economische draagkracht, liquiditeit, rentabiliteit en solvabiliteit beoordeeld. Indien de kandidaat of inschrijver om redenen die hij moet verantwoorden niet in staat is de gevraagde referenties voor te leggen, kan hij zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht. 3 Selectiecriteria m.b.t. de technische capaciteit van de inschrijver Zijn bekwaamheid toont de inschrijver aan door bij zijn offerte volgende documenten te voegen: - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met min. 3 referenties van opdrachten die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft gerealiseerd. De inschrijver dient uitdrukkelijk de contactpersoon en het telefoonnummer te vermelden; - het bewijs van het afgesloten partnership met B-post omtrent het leveren van een postverwerkingsmachine. N. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES De offertes van de inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen geweerd worden. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria.

12 Pagina 12 van 24 O. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met de aanbestedende overheid. P. GUNNINGSCRITERIA De opdracht wordt gegund op basis van één enkel criterium, namelijk de prijs. De prijs wordt beoordeeld op basis van de maandelijkse prijs voor de huur en het onderhoud van een frankeermachine, excl. btw, op basis van volgende formule: P=100 x Pm/Po, waarbij P= het aantal behaalde punten; 100= het aantal toe te kennen punten; Pm= de prijs van de laagst geprijsde offerte; Po= de prijs van de onderzochte offerte. De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver met de laagste regelmatige offerte, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid. Q. VARIANTEN EN OPTIES Varianten en opties zijn niet toegestaan. R. VERBINTENISTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes. S. UITVOERING VAN DE OPDRACHT Termijnen De effectieve huur en onderhoud van het toestel gaat in vanaf 1 oktober 2017 en wordt afgesloten voor een periode van 60 maanden. De datum voor levering en installatie van de frankeermachine en bijhorende software wordt in samenspraak met de leverancier vastgelegd.

13 Pagina 13 van 24 Plaats & levering De frankeermachine dient geleverd en geïnstalleerd te worden op volgend adres: Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel. Bij de levering dient een duidelijke Nederlandstalige gebruikershandleiding afgeleverd te worden. Contact Bij contact opname voor de aanvraag voor service, dient dit steeds te gebeuren tijdens de kantooruren (van maandag tot en met vrijdag, telkens van 8u-12u en van 13u-17u). Evaluatie Indien tijdens de uitvoering van de opdracht fouten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer gemeld worden. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Als de opdracht uitgevoerd is, zal een evaluatie gemaakt worden van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde opdracht. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde opdrachten zullen moeten herbegonnen worden. T. BORGTOCHT De borgtocht is van toepassing op deze opdracht, indien de totale waarde van de oorspronkelijke aannemingssom voor de gehele duur van de opdracht EUR of meer bedraagt. De borgtocht bedraagt 5% van het totaal bedrag, excl. btw, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental. Overeenkomstig de wet- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op één van de volgende wijzen heeft gesteld: 1. wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr. BE ) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

14 Pagina 14 van wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij één van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3. wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. het debet-bericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3. hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het opdrachtdocument, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval. De termijn van 30 kalenderdagen hiervoor vermeldt wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgstelling dient te worden gezonden aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Aankoopdienst T.a.v. Mieke Luypaert Emile Jacqmainlaan Brussel De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit opdrachtdocument, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd. Zolang het bewijs van borgstelling niet is overgemaakt, kan geen enkele factuur betaald worden.

15 Pagina 15 van 24 U. BETALINGSMODALITEITEN De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen. De betaling zal geschieden op basis van regelmatige en juist opgestelde maandelijkse facturen, te onderwerpen aan de btw, opgemaakt op naam van: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Financiële dienst Emile Jacqmainlaan Brussel De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde opdrachten mogen gefactureerd worden. De factuur moet opgesteld worden in euro. V. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN De in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde en gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen evenals de berichten en rechtzettingen over deze aanneming maken integraal deel uit van het opdrachtdocument. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te houden. W. GESCHILLEN Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.

16 Pagina 16 van 24 DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN A. SITUERING VAN DE OPDRACHT Jaarlijks frankeert de Vlaamse Gemeenschapscommissie ongeveer zendingen voor haar administratiehuizen, onderwijsinstellingen, Hiervan wordt een gedeelte via het UV-systeem (uitgestelde vergoeding) verzonden. De gevraagde frankeermachine moet het mogelijk maken om deze zendingen correct te frankeren. B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT De opdracht omvat zowel de huur als het onderhoud van het aangeboden toestel en bijhorende software. Volgende items dienen minimum inbegrepen te zijn in de prijsbepaling: de levering, plaatsing en inwerkingstellen van het toestel en bijhorende software; terugname van de verpakking van het installatie; vorming/opleiding in het Nederlands aan de gebruikers van het toestel; begeleiding bij de opstart van de installatie; documentatie en Nederlandstalige gebruikershandleiding van het toestel en bijhorende software; installatie van de software op de ter beschikking gestelde PC; andere kosten die verbonden kunnen zijn aan de levering; vergoedingen voor de rechten op en het onderhoud van de software. 1. Huur van een frankeermachine Het aangeboden toestel moet minimum voldoen aan: Frankeermachine voor het verwerken van minimum brieven/zendingen per maand; Frankeermachine met een automatische toevoer voor verschillende formaten van omslagen (Amerikaans formaat tot en met formaat 254mm x 330mm); Dynamische weegschaal tot 1 kg; Doorvoerdikte van minstens 20mm; Uitgerust en de mogelijkheid bieden tot bijkomend printen van: - UV-stempels; - Servicestempels; - Tekstboodschappen; - Transportband voor de opvang van de gefrankeerde omslagen; Weegplatform tot 30 kg; Zendingen/poststukken die niet automatisch kunnen verwerkt en gefrankeerd worden, kunnen voorzien worden van een etiket met correcte frankering.

17 Pagina 17 van Software & registratiemogelijkheden De leverancier voorziet bij de frankeermachine registratiesoftware. De software bevat minimaal volgende functionaliteiten: Beveiligde https-verbinding; Registratie volgens gewicht/bedrag per kostenplaats; Registratie voor minstens 50 verschillende kostenplaatsen; Mogelijkheid tot online consulteren en opvolgen van de frankeerkosten; Mogelijkheid tot online downloaden van actuele tarieven B-post; Export van data via Excel, pdf., Zowel de frankeermachine als de bijhorende software dienen volledig conform te zijn met alle richtlijnen van B-post. 3. Onderhoudscontract Full-omnium onderhoudscontract voor een periode van 60 maanden (= volledige looptijd van het contract); Het onderhoudscontract bevat zowel het preventief als het curatief onderhoud; Service kan op eenvoudige manier aangevraagd worden (telefoon, , web-portaal, ); Tijdens de sluitingsdagen voor jaarlijkse vakantie van de leverancier moeten dezelfde onderhoudsvoorwaarden gerespecteerd worden; Er mogen maximaal 4 uren verlopen tussen de aanvraag voor service en de eerste contactopname door een gekwalificeerde technieker met de aanbestedende overheid; Er mogen maximaal 8 uren verlopen tussen de aanvraag voor service en de interventie van een gekwalificeerde technieker ter plaatse; Het preventief onderhoud wordt vooraf ingepland in samenspraak met de opdrachtgever; In het full-omnium onderhoudscontract dienen de verplaatsingskosten, de werkuren en alle wisselstukken inbegrepen te zijn; Indien het incident niet is opgelost binnen de 2 werkdagen, dient er een vervangtoestel geplaatst te worden.

18 Pagina 18 van 24 DEEL 3 OFFERTEFORMULIER INGEVULD EN ONDERTEKEND TERUG TE STUREN VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Aankoop Betreft: Open aanbesteding voor het leveren van een frankeermachine voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS contactpersoon Enige contactpersoon firma:.. Telefoon: Gsm: .. Overeenkomst De ondergetekende :. (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep:. Nationaliteit:.. Woonplaats: (volledig adres) ofwel 1 De vennootschap:.. (firmanaam of benaming) 1 Doorhalen wat niet van toepassing is

19 Pagina 19 van 24 Juridische vorm:. Nationaliteit:... Maatschappelijke zetel:.. (volledig adres) Rekeningnummer: Op naam van:.... Vertegenwoordigd door:. Ondergetekende(n) Hoedanigheid:.. Telefoonnummer: adres:. Ondernemingsnummer:.... Registratienummer bij de RSZ:. verbindt of verbinden zich tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd opdrachtdocument, van de in dit opdrachtdocument beschreven opdracht met betrekking tot het leveren van een frankeermachine voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Na(a)men: Datum: Handtekening(en):

20 Pagina 20 van 24 Betreft: Open aanbesteding voor het leveren van een frankeermachine voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie B. FINANCIËLE GEGEVENS De maandelijkse prijs voor de huur en onderhoud van een frankeermachine voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie, (exclusief btw), in cijfers:. in letters: het bedrag van de btw:.. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. Na(a)men: Datum: Handtekening(en):

21 Pagina 21 van 24 Betreft: Open aanbesteding voor het leveren van een frankeermachine voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie C. TECHNISCHE/FUNCTIONELE GEGEVENS - Een duidelijke beschrijving van de installatie van de apparatuur en software en de opleiding van de gebruikers; - Een uitgebreide Nederlandstalige documentatie van het aangeboden toestel. Na(a)men: Datum: Handtekening(en):

22 Pagina 22 van 24 Betreft: Open aanbesteding voor het leveren van een frankeermachine voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie D. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN - voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een bewijs waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst, te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden: aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes, of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes, - het overzicht van de omzetcijfers van de laatste 3 jaren; - de jaarrekening van de laatste 3 boekjaren (dit is enkel van toepassing voor de inschrijvers waarvan de gevraagde jaarrekeningen niet beschikbaar zijn via de Kruispuntbank van Ondernemingen); - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met min. 3 referenties van opdrachten die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft gerealiseerd. De inschrijver dient uitdrukkelijk de contactpersoon en het telefoonnummer te vermelden; - het bewijs van het afgesloten partnership met B-post omtrent het leveren van een postverwerkingsmachine; - de verklaring op eer (zie Deel 4 Bijlagen). Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend door de inschrijver. Na(a)men: Datum: Handtekeningen:

23 Pagina 23 van 24 DEEL 4 BIJLAGEN A. VERKLARING OP EER De inschrijver verklaart: - Aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften te hebben toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes; - Dat hij op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan EUR moet vereffenen, of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de afbetalingen strikt in acht neemt. De inschrijver gevestigd in een ander land dan België, moet voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; - Niet te zijn veroordeeld voor: deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek; omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; het witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. - Zich niet te bevinden in één van de volgende gevallen: in staat van faillissement of van vereffening, zijn werkzaamheden heeft gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen reglementeringen; aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementering. - Niet bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld te zijn geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; - Dat hij bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fouten heeft begaan, vastgesteld op gronden die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken;

24 Pagina 24 van 24 Bovendien verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). - In orde te zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde btw; - Zich niet in ernstige mate schuldig te hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht. Na(a)men: Datum: Handtekeningen: