Handleiding ehealthbox - ehealth-brievenbus

Handleiding ehealthbox - ehealth-brievenbus VERSIE 2 APRIL 2012

Inhoud 2 1. Algemeen... 3 2. Toegang... 4 2.1 Hoe uw ehealthbox openen?... 4 2.2 Keuze van het profiel... 5 3. Algemene structuur van de ehealthbox... 8 3.1 Het navigatiemenu... 8 3.2 De tabbladen... 8 3.3 Paginering... 10 3.4 De opslagcapaciteit... 10 3.5 Volgorde van ontvangen berichten... 11 4. Uw inbox raadplegen... 11 4.1 Beschrijving van de velden... 11 4.2 Een bericht openen... 11 4.3 De details van een bericht weergeven en de bijlagen consulteren... 11 4.4. Antwoorden op een bericht... 13 5. Een bericht versturen... 14 5.1 Beschrijving van de velden... 14 5.2 Vrije informatie... 15 5.3 Controle van de grootte van het bericht... 16 5.4 Meldingen... 16 6. Een vercijferd bericht versturen... 17 6.1 Operationele vereisten... 17 6.2 Technische vereisten... 18 6.3 Een vercijferd bericht versturen... 18 6.4 Een vercijferd bericht raadplegen... 19 7. De verstuurde berichten raadplegen... 19 7.1 Beschrijving van de velden... 19 7.2 Een verzonden bericht raadplegen... 20 7.3 De pagina van de ontvangstbewijzen... 20 8. Prullenbak... 21 8.1 Beschrijving van de velden... 21 8.2 Een bericht wissen... 21 8.3 Vervallen van gewiste berichten... 22 8.4 Een verwijderd bericht herstellen... 22 9. Een bericht zoeken... 23 10. Al uw ehealthboxen raadplegen... 24 11. Melding per e-mail... 25 11.1 Melding voor een niet-professionele of professionele ehealthbox... 25 11.2 Melding voor de ehealthbox van een organisatie... 26 11.3 Hoe een e-mailadres aanmaken voor de organisatie?... 26 12. Help... 26

1. Algemeen Uw beveiligde elektronische brievenbus op het gebied van de volksgezondheid. De ehealthbox is een beveiligde elektronische brievenbus die door het ter beschikking gesteld wordt van de instellingen, de partners en de zorgverleners uit de gezondheidssector. Deze e-maildienst zorgt ervoor dat de gebruiker gegevens kan overbrengen naar een andere gebruiker in een beveiligde ruimte. Doordat de papieren formulieren en documenten vervangen zijn door een elektronische gegevensstroom verloopt de verwerking van de uitgewisselde gegevens nu sneller en vlotter. Op het portaal van het (www.ehealth.fgov.be) hebt u toegang tot een individuele zone die voor u is voorbehouden en die dienst doet als beveiligde elektronische brievenbus. Deze brievenbus zorgt ervoor dat wij u documenten kunnen verschaffen wat betreft de beschikbare applicaties op het en dat wij u de ontvangstbewijzen van uw aangiften en dergelijke kunnen sturen. Ook zullen u nieuwsberichten worden meegedeeld met behulp van de brievenbus: de partnerinstellingen van het zullen deze tool gebruiken om u hun informatie mee te delen. INSTELLINGEN VOLKSGEZONDHEID DOCUMENTEN NEWS Schema van de ehealthbox 3

2. Toegang 2.1 Hoe uw ehealthbox openen? Om toegang te krijgen tot uw ehealthbox, moet u zich eerst authenticeren. Ga daarvoor naar het ehealth-portaal www.ehealth.fgov.be. Klik op My ehealth. Het identificatiescherm biedt de mogelijkheid u, als gebruiker, om zich op het platform te identificeren op twee verschillende manieren: ofwel aan de hand van uw user-id, wachtwoord en burgertoken, ofwel aan de hand van uw elektronische identiteitskaart. Omwille van de veiligheid is voor de ehealthbox de identificatie aan de hand van de elektronische identiteitskaart verplicht. Eens de authenticatie gevalideerd is, start de ehealthbox-toepassing. 4

2.2 Keuze van het profiel De functionaliteiten van het nietprofessioneel profiel zijn beperkt. Op deze pagina kan u uw profiel kiezen. U kan zich identificeren: als burger buiten een organisatie; als niet-professioneel; als professioneel (arts, verpleger, ). als lid van een organisatie. Als u verschillende brievenbussen hebt in de toepassing, dan zal u van de ene brievenbus naar de andere kunnen overgaan zonder dat u zich moet afmelden en u opnieuw moet authentificeren. Klik op Een ander profiel kiezen. U zal eveneens de mogelijkheid hebben om al uw brievenbussen tegelijk weer te geven (zie punt 10). 5

Na uw identificatie gekozen te hebben, verschijnt het hoofdmenu van de geselecteerde brievenbus. 2.2.1 ehealthbox niet-professioneel Eens geauthenticeerd op het kan u zich identificeren als burger buiten een organisatie en als niet-professioneel (zie punt 2.2). Het hoofdmenu van uw ehealthbox voor niet-professionelen verschijnt. De functionaliteiten van deze brievenbus zijn beperkt. U zal enkel uw inbox kunnen raadplegen en u kan geen berichten versturen, beantwoorden of doorsturen. 6

2.2.2 ehealthbox professioneel Eens geauthenticeerd op het kan u zich identificeren als burger buiten een organisatie of als professioneel (zie punt 2.2.). Een organisatie kan een ziekenhuis, een groepering van verpleegkundigen of een onderneming verbonden aan de sector van de volksgezondheid zijn. 2.2.3 ehealthbox van een organisatie Om de ehealthbox van een organisatie te openen, moet men eerst geregistreerd zijn in de toepassing Toegangsbeheer op het portaal van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be) op naam van deze organisatie en door de lokale beheerder ervan. Het openen van de ehealthbox van een organisatie vereist eveneens een authenticatie via het ehealth-portaal. U moet zich vervolgens identificeren als lid van een organisatie (zie punt 2.2). 7

3. Algemene structuur van de ehealthbox Het scherm van uw ehealthbox bevat de volgende elementen: 3.1 Het navigatiemenu Het navigatiemenu zorgt ervoor dat u kan kiezen wat u wil weergeven. Standaard ziet u de volledige inhoud van uw inbox. Om slechts één type berichten weer te geven, selecteert u dit type in het navigatiemenu. a. De documenten b. De nieuwsberichten De documenten en nieuwsberichten worden op exact dezelfde manier weergegeven. Het enige verschil is dat een nieuwsbericht bijgewerkt kan worden. Wanneer de afzender (ehealth-instellingen) beslist om een nieuwsbericht bij te werken, dan verschijnt dit nieuwe bericht opnieuw in uw ehealthbox als niet-gelezen en zal het in uw inbox geplaatst worden, zelfs als u het oude bericht naar de prullenbak verplaatst had. Alle oude berichten zullen eveneens geraadpleegd kunnen worden in de historiek van deze laatste nieuwsberichten. 3.2 De tabbladen 8 Met de tabbladen kunt u de gewenste status kiezen. 3.2.1 Ontvangen berichten De berichten die u ontvangen hebt in de ehealthbox waarmee u zich authenticeerde.

3.2.2 Nieuw bericht Het tabblad dat toelaat een nieuw bericht te versturen. 3.2.3 Verzonden berichten De berichten die u verzonden hebt vanuit uw ehealthbox. 9

3.2.4 Prullenmand De berichten die gewist zijn uit de ehealthbox. Deze worden onderverdeeld in twee delen: a. Ontvangen berichten : ontvangen berichten die gewist werden. b. Verzonden berichten : verzonden berichten die gewist werden. Deze berichten blijven in de prullenbak zolang hun vervaldatum niet bereikt is. 3.3 Paginering Alleen zichtbaar als er meerdere pagina s zijn. Met de enkele pijlen kunt u naar de vorige of de volgende pagina gaan. Met de dubbele pijlen kan u meteen naar de eerste of de laatste pagina gaan. 3.4 De opslagcapaciteit Deze waarde geeft aan voor hoeveel procent uw ehealthbox vol is. Als dit percentage 100 % of meer bedraagt, dan worden de nieuwe binnenkomende berichten in een wachtrij geplaatst. Deze berichten worden automatisch beschikbaar nadat eerder ontvangen berichten verwijderd zijn. De verzonden berichten en de berichten in de prullenmand worden niet bij dit percentage geteld. Als u kiest om al uw ehealthboxen weer te geven, wordt de opslagcapaciteit niet weergegeven maar wordt u ingelicht wanneer een van uw ehealthboxen vol is. 10

3.5 Volgorde van ontvangen berichten Klik een keer op de titel van de kolom om een stijgende volgorde in te stellen; klik twee keer op de titel van de kolom om een dalende volgorde te verkrijgen. : opent de details van het bericht : bericht met één of meer bijlagen : niet-gelezen bericht : gelezen bericht : selectiehokje : belangrijk bericht Naargelang de gekozen kolom kunt u specifiek sorteren: Chronologisch sorteren volgens creatiedatum Dit criterium wordt standaard gebruikt voor uw ehealthbox. Chronologisch sorteren volgens vervaldatum Numeriek sorteren volgens grootte Sorteren gelezen /niet-gelezen 4. Uw inbox raadplegen 4.1 Beschrijving van de velden Afzender: naam en voornaam van de afzender van het bericht Beschrijving: titel van het nieuwsbericht of van het document Creatiedatum: ontvangstdatum in de ehealthbox Vervaldatum: geldigheidsdatum in de ehealthbox Grootte: grootte van het bestand in KB Als u met uw muis op beschrijving gaat staan, dan verschijnt de volledige beschrijving automatisch. 4.2 Een bericht openen Om de inhoud van een document snel weer te geven, klikt u op de beschrijving ervan of op het icoon. Eens het bericht op het scherm geopend, wordt het aangeduid als gelezen. 4.3 De details van een bericht weergeven en de bijlagen consulteren 11

Het detailvenster bestaat uit drie delen: - Beschrijving: publicatiedatum van het bericht, vervaldatum van het bericht, naam van de afzender, voornaam van de afzender, hoedanigheid van de afzender (ziekenhuis, geneesheer, ), naam van de toepassing die het bericht heeft verzonden als het ontvangen bericht betrekking heeft op een toepassing, INSZ van de patiënt als het bericht betrekking heeft op een patiënt, tekstzone waarin de afzender een korte boodschap kan vermelden. - Hoofdbericht Klik op de beschrijving van het document om de inhoud ervan weer te geven of het bericht te downloaden. - Bijlagen De bijlagen kunnen net als de berichten worden geopend en gedownload door op hun beschrijving te klikken. Als u op de hyperlink klikt, verschijnt er een bijkomend scherm waarmee u het document kunt openen of opslaan op uw harde schijf. 12

4.4. Antwoorden op een bericht Eenmaal het bericht geopend is, heeft u de mogelijkheid om : - te antwoorden aan de verzender door te klikken op - te antwoorden aan de verzender en aan alle bestemmelingen door te klikken op - het bericht door te sturen door te klikken op 13

5. Een bericht versturen 5.1 Beschrijving van de velden 830101222 - Geneesheer Het bericht zal niet afgeleverd worden als een van de bestemmelingen niet erkend wordt door het ehealthplatform als professional uit de geneeskundige verzorging. Een foutmelding zal verschijnen. Verstuurd in de hoedanigheid van: standaard wordt de hoedanigheid waarmee u zich identificeert hernomen (u heeft de mogelijkheid om een andere te selecteren). Bestemmeling(en) : voer het identificatienummer van de bestemmeling (persoon of organisatie) in gevolgd door een verbindingsstreep en de overeenkomstige hoedanigheid van de bestemmeling. Het identificatienummer van de bestemmeling kan zijn: het INSZ-nummer (11 cijfers die zich in de rechterbovenhoek van de SIS-kaart bevinden), het nihii-nummer (RIZIV-nummer van 8 cijfers), het KBO-nummer (ondernemingsnummer van 10 cijfers), het FAMPH-nummer (RIZIV-nummer van 8 cijfers voor apothekers). U kan meerdere bestemmelingen invoeren door ze te scheiden met een puntkomma. Onderwerp: Titel van het bericht INSZ van de patiënt: Dit veld is optioneel. U hebt de mogelijkheid om het INSZ-nummer van 11 cijfers in te voegen dat zich in de rechterbovenhoek van de SIS-kaart van de betrokken patiënt bevindt. Tekst/bestand: U hebt de mogelijkheid om een tekst als belangrijkste element te versturen: vink Tekst aan, stel de tekst op en klik op bericht verzenden. 14

U hebt de mogelijkheid om een bijlage als belangrijkste element te versturen: kies Bestand. Om het bestand toe te voegen, moet u op hier... klikken en het gewenste bestand zoeken. U hebt eveneens de mogelijkheid om het gewenste bestand in de aangeduide zone te plaatsen. Klik daarna op bericht verzenden. 5.2 Vrije informatie Een vrije informatie kan: van het type vrije tekst <FreeText> zijn of ; van het type tabel <Table>. U dient de vrije informatie in XML-formaat in te voeren. Voor het type vrije tekst, is de basis-xml-knoop <FreeInformations>. ex. <FreeInf ormations><freetext>sample Text</FreeText></FreeInformations>. Voor het type tabel, is de basis-xml-knoop <FreeInformations><Table Title= Sample Title ><Row><LeftCell>Sample Left Text</LeftCell><RightCell>Sample Right Text</RightCell></Row></Table></FreeInformations>. Er zijn slechts twee kolommen beschikbaar in deze tabel. U kan zoveel rijen <Row> invoeren als u wenst. De titel van de tabel is optioneel. 15

De informatie in het veld <FreeText> of in elke cel van de tabel worden geëncrypteerd als de cryptage voor het bericht is aangevinkt. 5.3 Controle van de grootte van het bericht Bij het versturen van een bericht zal het systeem de grootte van dit bericht controleren. Als het bericht groter is dan 10 MB (bijlagen inbegrepen), zal er een foutmelding verschijnen. Het bericht zal dan niet kunnen verstuurd worden. 5.4 Meldingen U heeft de mogelijkheid om een melding te krijgen wanneer uw bericht: gepubliceerd werd in het systeem, ontvangen en gezien werd door de bestemmeling(en) (een melding per bestemmeling), geopend en gelezen werd door de bestemmeling(en) (een melding per bestemmeling). De meldingen worden standaard niet geactiveerd. Om deze te activeren moet u klikken op de balk meldingen en de gewenste opties aanduiden. 16

6. Een vercijferd bericht versturen U heeft de mogelijkheid om uw berichten te vercijferen, dit wil zeggen ze omzetten in een vercijferde tekst zodat deze onleesbaar worden voor eender welke persoon die geen eigen ontcijfersleutel bezit. De vercijferoptie is standaard geactiveerd. Om deze te deactiveren, vinkt u vercijferen uit. Elke gebruiker is verantwoordelijk voor het gebruik van vertrouwelijke gegevens. 6.1 Operationele vereisten Om uw berichten te vercijferen, heeft u een authenticatiecertificaat nodig van ehealth. U kan uw berichten enkel vercijferen als u een bevestigingsmail ontving van de certificeringsautoriteit. Om een ehealth-certificaat te verkrijgen, volgt u deze stappen: 1. Start de Certificate Manager op: De verschillende formulieren invullen met uw persoonlijke gegevens en organisatie; Met uw eid-kaart tekenen en uw aanvraag versturen; Uw certificaat genereren. 2. ETEE requestor opstarten: Ontvangst van uw ehealth-certificaat per mail; Uw certificaat bewaren in het keystore-repertorium; Uw vercijfersleutel genereren door de formulieren in te vullen. De geldigheidsperiode van een ehealth-certificaat bedraagt 15 maanden vanaf zijn creatiedatum. De hernieuwing van een certificaat wordt 2 maanden voor de vervaldatum toegestaan. 17

Automatische herinneringen zullen een maand. Als u oude vercijferde berichten wenst te consulteren (verstuurd of ontvangen onder een oud ehealth-certificaat), dan moet u uw oude certificeringsbestanden bewaren alsook de wachtwoorden. 6.2 Technische vereisten De ehealthbox vereist Java-versie 1.6.22 of hoger. Meer informatie over het verkrijgen van een ehealth-authenticatiecertificaat vindt u op het : Link naar de gebruikershandleiding Link naar de toepassing Certificate Manager 6.3 Een vercijferd bericht versturen De vercijferoptie is standaard geactiveerd. Bijgevolg zullen alle velden met het icoon vercijferd worden. bij het versturen van het bericht Als u klikt op bericht verzenden dan moet u uw authenticatiecertificaat selecteren en het bijhorende wachtwoord invoeren. 18

Alle bestemmelingen moeten over een ontcijfersleutel beschikken om het vercijferde bericht te kunnen lezen. Zoniet, zal het bericht niet verzonden worden. 6.4 Een vercijferd bericht raadplegen Om een vercijferd bericht te raadplegen, moet u een ontcijfersleutel hebben. Klik op Beschrijving, selecteer het certificaat en voer het wachtwoord in. 7. De verstuurde berichten raadplegen De verstuurde berichten worden niet bij de algemene opslagcapaciteit van uw ehealthbox geteld. 7.1 Beschrijving van de velden Bestemmeling: de naam en voornaam van de verzender van het bericht. Beschrijving: titel van het nieuws of bericht. Creatiedatum: verzenddatum van het bericht. Grootte: grootte van het bestand in KB. 19

7.2 Een verzonden bericht raadplegen Klik op de beschrijving of op het icoon bekijken. van het bericht om de inhoud ervan te 7.3 De pagina van de ontvangstbewijzen De pagina van de ontvangstbewijzen toont u snel de status van uw verzonden bericht. Selecteer het gewenste bericht onder Verzonden berichten en klik op. In de rubriek Bestemmelingen klikt u op de Pagina van de ontvangstbewijzen. 20

De volgende tabel toont u per bestemmeling de datum en het uur waarop uw bericht: gepubliceerd werd in het systeem; ontvangen en gezien werd; geopend en gelezen werd. 8. Prullenbak 8.1 Beschrijving van de velden U kunt ook verschillende berichten tegelijk verwijderen. Hiervoor vinkt u de hokjes aan voor de verschillende berichten die u wilt verwijderen. Naargelang de selectie kan u het volgende weergeven: De inbox: ontvangen berichten die gewist werden. De verzonden berichten: verzonden berichten die gewist werden. 8.2 Een bericht wissen Wanneer u een bericht verwijdert, wordt dit naar de prullenbak verplaatst. Vink het vakje voor het document aan. Klik op. Een nieuw scherm wordt geopend. Hierin wordt gevraagd de verwijdering te bevestigen. Klik op (Ja) om het bericht/de berichten te verwijderen. Klik op (Nee) om het bericht/de berichten te bewaren. 21

Het gebruik van de navigatie pijlen (B & &F) is afgeraden. Het bericht blijft in de prullenbak zolang de vervaldatum niet bereikt is. Als het vakje voor de beschrijving van het bericht in het grijs wordt weergegeven, dan hebt u niet het recht om dit bericht te verwijderen. 8.3 Vervallen van gewiste berichten Wanneer u een bericht verwijdert, wordt dit naar de prullenbak verplaatst. Ter herinnering: de berichten in de prullenbak tellen niet voor de algemene opslagcapaciteit van uw ehealthbox. Het bericht blijft in de prullenbak zolang de vervaldatum niet bereikt is. Eens de datum overschreden is, wordt het bericht automatisch en definitief verwijderd uit de brievenbus. U kan, als gebruiker, de berichten in de prullenbak niet zelf wissen. De verwijderde berichten zijn toegankelijk via het tabblad Prullenbak. Klik op het tabblad Prullenbak : het volgende scherm verschijnt. De standaardfuncties blijven beschikbaar: Klik op het gewenste bericht om de beschrijving weer te geven. Het aantal berichten beperken door een type bericht te kiezen (document of nieuwsbericht) in het navigatiemenu. De berichten nummeren. De berichten anders sorteren. De zoektool gebruiken. Het is echter niet mogelijk om een bericht te openen dat zich in de prullenbak bevindt. Ook de bijlagen kunnen niet meer gedownload worden. 8.4 Een verwijderd bericht herstellen Als het bericht per vergissing werd verwijderd of als u het gewoon nodig hebt, kunt u het opnieuw beschikbaar maken. Vink het vakje/de vakjes voor het bericht aan. 22

Klik op Bericht terugzetten : er verschijnt een bevestigingsscherm. Klik op Yes om de actie te bevestigen. Het bericht wordt onmiddellijk beschikbaar in de map van de ontvangen of verstuurde berichten (naargelang de selectie in uw prullenbak). Klik op No om de actie te annuleren. 9. Een bericht zoeken Klik op Zoeken in alle berichten om de zoektool te bekomen. Deze functionaliteit wordt voorgesteld in de tabbladen Ontvangen berichten, Verzonden berichten en Prullenmand. 23

U heeft de mogelijkheid om op verschillende zoekcriteria te filteren. Om de zoekopdracht te verfijnen, kunt u op voorhand een type bericht selecteren in het navigatiemenu en vervolgens enkel zoeken naar de berichten in deze rubriek. U kan een bericht zoeken op basis van de naam van de afzender of de beschrijving van het bericht. Het is mogelijk om een bericht te zoeken op basis van de ontvangstdatum. (klik op de kalender of gebruik het formaat dd/mm/jjjj). Het is eveneens mogelijk om aan te duiden of een bericht gelezen is of niet, of het belangrijk is of bijlagen bevat. Dit doet u door het bijhorende vak aan te vinken. 10. Al uw ehealthboxen raadplegen Eens de gebruiker geïdentificeerd is op het platform kan hij tegelijk al zijn brievenbussen openen (persoonlijke of professionele ehealthbox of van een organisatie). Klik op Toon al mijn ehealthboxes in het hoofdmenu van uw ehealthbox. De berichten van uw brievenbussen worden in chronologische volgorde getoond in de volgende tabbladen: Ontvangen berichten, Verzonden berichten, Prullenmand. 24

Een kolom Box wordt toegevoegd om aan te duiden uit welke brievenbus het bericht komt. Om terug te keren naar de brievenbus waarmee u zich geïdentificeerd hebt, klikt u op Ga terug naar mijn hoofdbox. 11. Melding per e-mail 11.1 Melding voor een niet-professionele of professionele ehealthbox De melding per e-mail geeft u de mogelijkheid om verwittigd te worden van de laatste ontvangen berichten in uw ehealthbox gedurende de laatste 24u. Deze melding toont: het aantal berichten dat de dag voordien gepubliceerd werd; het aantal documenten dat binnen minder dan 7 dagen vervalt; eventueel de overschrijding van de capaciteit van uw ehealthbox. Deze meldingsfunctie is echter niet standaard geactiveerd. U moet eerst uw e-mailadres configureren in de toepassing ehealthupdateinfo die toegankelijk is op het portaal via de link boven uw ehealthbox. 25

11.2 Melding voor de ehealthbox van een organisatie In het geval van een organisatie gedraagt de melding zich zoals voor de persoonlijke en professionele ehealthbox maar alleen de lokale beheerder wordt verwittigd van de boodschappen die bestemd zijn voor zijn organisatie. Deze meldingsfunctie zal echter alleen werken als de lokale beheerder een e-mailadres voor de organisatie heeft meegedeeld. 11.3 Hoe een e-mailadres aanmaken voor de organisatie? 12. Help Via dit e-mailadres verwittigen wij u wanneer een nieuw bericht binnenkomt in de ehealthbox van de organisatie. Dit is dus essentieel voor de goede werking van de gegevensuitwisseling. Om ons dit e-mailadres mee te delen, logt u in op de portaalsite van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be) met het gewenste profiel en kiest u Mijn persoonlijke gegevens wijzigen. Vervolgens voert u het e-mailadres van uw organisatie in en klikt u op Opslaan. 26 Contactcenter ehealth: Tel: 02 / 788 51 55 (beschikbaar van 7u00 tot 20u00) E-Mail: Franse versie : contactcenter@eranova.fgov.be Nederlandse versie : contactcenter@eranova.fgov.be Webformulier : Franse versie : https://www.ehealth.fgov.be/fr/contactez-institution-publique-plate-formeehealth Nederlandse versie : https://www.ehealth.fgov.be/nl/neem-contact-op-met-de-openbareinstelling-