Leids Universitair Medisch Centrum Manager Zorgadministratie informatie voor belangstellenden Terra Management Groep Manager Zorgadministratie LUMC augustus 2017 Pag 1/11
Voorwoord Deze notitie is bedoeld om belangstellenden voor de positie Manager Zorgadministratie bij het Leids Universitair Medisch Centrum (verder te noemen LUMC), inzicht te geven in de organisatie, de functie en het gewenste profiel. De laatste paragraaf geeft praktische informatie over de procedure. Uiteraard zijn wij ook graag bereid u telefonisch te woord te staan. Dit document is tot stand gekomen na diverse gesprekken met vertegenwoordigers van het LUMC. Daarnaast zijn interne en openbare documenten geraadpleegd. Aldus is een goed beeld ontstaan van de strategie en ontwikkelingen van het LUMC en daarvan afgeleid de doelstellingen en resultaatgebieden van de functie. Op basis daarvan is het profiel bepaald. Meer informatie over de organisatie vindt u op www.lumc.nl Bert Hokken, Consultant Dianne Kurvers, Search Consultant Terra Management Groep Manager Zorgadministratie LUMC augustus 2017 Pag 2/11
LUMC, de organisatie Het LUMC is een modern universitair medisch centrum voor onderzoek, onderwijs en patiëntenzorg met een kwaliteitsprofiel en een sterke wetenschappelijke oriëntatie. Met een unieke researchpraktijk van fundamenteel medisch onderzoek speelt het LUMC mee in de wereldtop. Het LUMC biedt patiëntenzorg en onderwijs aan naar de laatste internationale inzichten en standaarden en draagt bij aan de verbetering van de geneeskunst en gezondheidszorg in eigen huis en daarbuiten. Zo fungeert het LUMC ook als een kenniscentrum voor maatschappelijke vraagstukken rond volksgezondheid, in de regionale regiefunctie en als centrum voor na- en bijscholing voor medische professionals. De driehoek met de Universiteit Leiden en het Leiden Bio Sciencepark creëert unieke mogelijkheden voor medische innovatie in en rond Leiden. Bij het LUMC werken ruim 6.600 medewerkers en bijna 500 medische specialisten in loondienst. Kerntaken Patiëntenzorg, topklinische zorg en met name topreferente zorg Het LUMC wordt gekenmerkt doordat het in belangrijke mate en op velerlei gebied voorziet in de supraregionale en landelijke behoefte aan topreferente zorg, de zorg die elders niet geboden kan worden. Daarnaast verzorgt het LUMC een breed pakket aan topklinische zorg, waaronder orgaantransplantaties, cardiovasculaire interventies en alle typen beenmergtransplantaties alsmede een vast volume regionale basiszorg. Onderzoek, zowel fundamenteel als patiëntgebonden en op de zorg gericht Het LUMC kent enkele zeer fundamentele onderzoekslijnen die, gericht zijn op de kern van levensprocessen. Een aanzienlijk deel van het onderzoek van het LUMC is gericht op de vertaling van fundamenteel onderzoek naar toepassing in de patiëntenzorg (from bench to bedside en vice versa). Daarnaast vindt binnen de klinische disciplines breed patiëntgebonden onderzoek plaats. Tevens wordt aandacht besteed aan de beoordeling van doeltreffendheid en doelmatigheid van nieuwe en reeds bestaande medische technologieën aan epidemiologische en besliskundige aspecten van de zorg en aan veiligheid in de zorg. Onderwijs, ten behoeve van de opleidingen Geneeskunde en Biomedische Wetenschappen Het LUMC leidt basisartsen op met een gedegen kennis van zaken. De basisarts zowel als de biomedische wetenschapper is in staat om zelfstandig wetenschappelijk onderzoek op te kunnen zetten en te managen en in staat om de resultaten te ordenen, analyseren en in wetenschappelijke publicaties te verwoorden. Terra Management Groep Manager Zorgadministratie LUMC augustus 2017 Pag 3/11
Opleiding tot medisch specialist Veelal en bij voorkeur in clusterverband met de algemene ziekenhuizen in de onderwijs en opleidingsregio wordt de opleiding tot medisch specialist vormgegeven in 27 specialismen. De in het LUMC opgeleide specialist heeft ruime ervaring in het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek en het publiceren ervan. Dit stelt hen in staat relevante ontwikkelingen binnen de geneeskunde te signaleren en hieraan een bijdrage te leveren. Bij- en Nascholing, zowel postacademisch als post HBO en MBO De snelle veranderingen en toenemende specialisering nopen tot voortdurende bij- en nascholing. Van oudsher richt de Boerhaave Commissie van het LUMC zich op het leveren van kwalitatief hoogwaardige nascholing in relatie tot de aandachtsgebieden en zwaartepunten van het Leids Universitair Medisch Centrum. Dit leven lang leren vindt meer en meer plaats via internet waardoor tegemoet wordt gekomen aan de actuele behoeften van de beroepsbeoefenaren. Missie, Visie en strategie het LUMC streeft naar een (inter)nationaal erkende en vooraanstaande rol in de verbetering van de kwaliteit van de gezondheidszorg, door onder meer hoogwaardig onderzoek en onderwijs, zo luidt de missie van het LUMC, vastgelegd in Merkbare Meerwaarde 2014-2018. Er wordt gewerkt aan deze missie vanuit de kernwaarden betrouwbaarheid, openheid en betrokkenheid. Het LUMC wil excellente zorg, onderzoek en onderwijs leveren. Het één kan niet zonder het ander. De kerntaken gaan hand in hand. De rol van de wetenschap als drijvende kracht achter duurzame en innovatieve zorg is belangrijker dan ooit. De sterke verwevenheid van wetenschap, patiëntenzorg en onderwijs stelt het LUMC in staat de hoogst mogelijke kwaliteit van zorg te leveren en de nieuwste inzichten in de zorg toe te passen. Het LUMC bewandelt de gehele weg van fundamentele verkenning, via translationeel onderzoek en patiëntgebonden onderzoek naar klinische toepassing. Daarmee is het LUMC een bron van zorgvernieuwing. In 2017 zijn voor het gehele LUMC twee thema s centraal gesteld: 1. Alles wat we doen, doen we omdat het waarde toevoegt voor de patiënt, nu direct dan wel in de toekomst. Dit geldt voor het (fundamentele) onderzoek, het opleiden van de zorgprofessional en onderzoeker van de toekomst en voor de patiëntenzorg (Value Based Health Care). Het LUMC streeft naar betere patiëntenzorg op alle fronten zoals preventie, behandeling, innovatie en ook bejegening, gezamenlijke besluitvorming, logistiek, wachttijden. 2. De basis op orde: ICT, logistiek, huisvesting, hospitality, biobanking, informed consent e.d. zijn op orde teneinde de kerntaken optimaal uit te kunnen voeren. Terra Management Groep Manager Zorgadministratie LUMC augustus 2017 Pag 4/11
Het LUMC signaleert in haar kadernota 2017 het volgende: de Nederlandse gezondheidszorg is sterk in beweging, met toenemende marktwerking en veranderende geldstromen. Mondiaal is een trend waarneembaar richting netwerkorganisaties en sterk empowerde teams. Dit stelt nieuwe eisen aan medewerkers, leidinggevenden en het organisatieontwerp. Hiërarchische leiderschap volstaat niet langer en dient te worden vervangen door coachend en faciliterend leiderschap. Hierbij wordt gestuurd op eigen verantwoordelijkheid van medewerkers door ze de ruimte te geven, te durven delegeren en loslaten. Om te kunnen excelleren is een open cultuur van groot belang: een cultuur waarin men elkaar regelmatig complimenten geeft en feedback op zaken die beter kunnen om ervan te leren. Het adagium is: samen werken om zo tot betere resultaten te komen voor de gehele organisatie. Hierbij is ook de inbreng van de patiënt cruciaal. Financiën Het LUMC is financieel gezond, echter is alertheid vereist gezien de vele veranderingen die op de organisatie afkomen. Naar verwachting vlakt in de toekomst de groei van de baten af. Bij onveranderd beleid gaan de kosten sneller stijgen dan de baten. Daarom is het van belang te blijven streven naar efficiency zodat ook blijvend middelen vrijgespeeld kunnen worden ter financiering van nieuw beleid. Organisatie Het LUMC is een lijnorganisatie met decentraal integraal management. Dat betekent dat de besturen van de vier divisies en afdelingshoofden integraal verantwoordelijk zijn, binnen de kaders die de Raad van Bestuur (RvB) heeft gesteld. Daardoor kunnen zij snel en efficiënt operationele beslissingen nemen. De lijnorganisatie wordt ondersteund door een staforganisatie bestaande uit de directoraten bouwzaken, communicatie, facilitair bedrijf, financiën, HRM, ICT, juridische zaken, kwaliteit & patiëntenveiligheid, onderwijs en opleiding, en onderzoek. Op de volgende bladzijde treft u een organogram van het LUMC aan. Terra Management Groep Manager Zorgadministratie LUMC augustus 2017 Pag 5/11
Terra Management Groep Manager Zorgadministratie LUMC augustus 2017 Pag 6/11
Het Directoraat Financiën Bij de doelstelling de basis op orde speelt het directoraat financiën een belangrijke rol. De belangrijkste uitdaging voor het directoraat financiën is het faciliteren en adviseren van de RvB en de divisiebesturen bij het zetten van vervolgstappen bij het verbeteren van de interne sturing. Belangrijk daarbij is om de organisatie te verduidelijken wie waarvoor verantwoordelijk is én in de planning & control cyclus meer te streven naar integrale sturing. Het directoraat financiën, onder leiding van de directeur financiën, bestaat uit de afdelingen Planning Analyse en Control, Administratieve organisatie/interne controle, Zorgverkoop, Zorgadministratie en het Administratiekantoor. De Zorgadministratie De Zorgadministratie, onder leiding van de manager, bestaat uit de afdelingen Zorgdeclaraties (13fte) en Medische Documentatie (16fte). Deze twee afdelingen staan ieder onder leiding van een hoofd. Daarnaast zijn er 6 adviseurs zorgregistratie, 1 stafadviseur en 2 applicatiebeheerders werkzaam op De Zorgadministratie. De afdeling zorgdeclaraties draagt zorg voor het declaratie- en incassoproces van de patiëntenbaten. De afdeling Medische Documentatie is met name verantwoordelijk voor een gestructureerde vastlegging van de medische handelingen, het archief en een GBA-check. De bezetting van de afdeling is kwantitatief en kwalitatief op orde. De werkzaamheden worden naar tevredenheid uitgevoerd. Ruim een jaar geleden is de manager vertrokken naar een nieuwe functie buiten het LUMC. In het afgelopen jaar is deze taak waargenomen door een interim manager die de afdeling verder heeft vormgegeven.. De individuele medewerkers hebben meer ruimte en verantwoordelijkheden gekregen en er is een strakker sturings- en rapportagesysteem opgezet. De afdelingshoofden en adviseurs zijn gewend om in een grote mate van zelfstandigheid beslissingen te nemen. Deze wijze van werken blijkt van meerwaarde én wordt op prijs gesteld door de medewerkers. In de komende periode zal er binnen de Zorgadministratie extra aandacht nodig zijn voor navolgende externe ontwikkelingen: de invoering van Horizontaal Toezicht. In plaats van gegevensgerichte controle achteraf werken partijen samen om de rechtmatigheid van declaraties in de processen aan de voorkant te borgen. Voor de afdeling betekent dit tevens dat meer vanuit het oogpunt van risicomanagement naar de processen gekeken moet worden, c.q. dat deze nieuwe wijze van processen beoordelen moet worden overgebracht aan de registrerende afdelingen en professionals. Om de integriteit van zorgkosten te kunnen waarborgen is in de zorgovereenkomsten een eenduidige declaratietermijn opgenomen van maximaal 6 maanden na sluiting van het DBC-zorgproduct. Na deze termijn worden declaraties niet meer vergoed. Het tijdig declareren is dus van cruciaal belang. Bij de afdeling Medische Documentatie zal de oncologieregistratie voortaan verlopen via de systemen van IKNL. De nieuwe werkwijzen zullen geëvalueerd en geborgd worden in de komende periode. De Zorgadministratie werkt steeds meer op basis van de LEAN-principes. Twee medewerkers zijn Green Belt en twee medewerkers zijn Yellow Belt gecertificeerd Terra Management Groep Manager Zorgadministratie LUMC augustus 2017 Pag 7/11
Manager zorgadministratie, doelstelling en resultaatgebieden De manager zorgadministratie geeft leiding aan de afdelingen Zorgdeclaratie en Medische Documentatie, alsmede direct aan de aan de adviseurs en functioneel beheerders binnen de afdeling zorgadministratie. De zorgadministratie bestaat uit ca. 40 medewerkers. De manager zorgadministratie zorgt ervoor dat de processen rondom zorgregistratie, declaratie/facturatie, classificeren van medische diagnosen en tumoren, centraal beheer van patiëntendossiers en het functioneel beheer van de financiële modules van het ZIS EPD binnen het LUMC optimaal verlopen. De manager Zorgadministratie geeft in de LUMC-organisatie sturing aan het verbeteren en optimaliseren van de registratieprocessen die ten grondslag liggen aan tijdige, juiste en volledige facturering van de patiëntenbaten. Belangrijke verantwoordelijkheden zijn: De dagelijkse leiding en bedrijfsvoering van de Zorgadministratie. Verantwoordelijk voor het coachen, ontwikkelen en aansturen van de afdelingshoofden, adviseurs en de functioneel beheerders binnen de afdeling. Het dusdanig faciliteren en richten van de periodiek overleggen met de afdelingen (ketenoverleggen) dat divisies en afdelingen hun verantwoordelijkheid kunnen en zullen nemen bij het juist, tijdig en volledig registreren van diagnoses, verrichtingen, e.d. Het adviseren over het juist toepassen van de wet- en regelgeving rondom declareren van patiëntenbaten. Het via een risicobenadering op systemen komen tot aanpassing van de administratieve systemen en processen zodat het LUMC in aanmerking gaat/blijft komen voor de status van Horizontaal Toezicht. Het geven van sturing aan visieontwikkeling en het beleid rondom de taken voor Medische Documentatie. Het periodiek leveren van operationele stuurinformatie op het gebied van zorgregistratie en facturatie zodat de divisies beter kunnen sturen op hun productie en diensten en de financiële risico s voor het LUMC beter zichtbaar worden. Het opstellen en implementeren van beleidsvoorstellen, richtlijnen, instructies en oplossingen voor vraagstukken op het gebied van de zorgregistratie gebaseerd op de geldende wet- en regelgeving. Het als lid van het overleg van de zorgadministraties binnen de UMC s (OZA) mede adviseren in NFU-verband over het te voeren beleid. Terra Management Groep Manager Zorgadministratie LUMC augustus 2017 Pag 8/11
De manager zorgadministratie rapporteert aan de directeur Financiën en werkt nauw samen met de managers bedrijfsvoering en de afdelingshoofden van de divisies. In de contacten met de divisies is het belangrijk om pragmatisch werkbare oplossingen te adviseren die enerzijds de kwaliteit en efficiency van de afdeling Zorgadministratie garanderen en anderzijds de medische professionals en divisies ontzorgen. De manager Zorgadministratie moet het gevoel hebben welke vraagstukken worden voorgelegd aan de afdelingsmanagers en welke aan de managers bedrijfsvoering. Dit om te voorkomen dat de managers bedrijfsvoering door de stafafdelingen, overladen worden met gespreksverzoeken. Terra Management Groep Manager Zorgadministratie LUMC augustus 2017 Pag 9/11
Manager Zorgadministratie, het profiel Geschikte kandidaten herkennen zich in het volgende profiel: Heeft een academisch werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding bij voorkeur in een bedrijfskundige studierichting; Heeft kennis van en ervaring met zorgadministratie en DBC s bij voorkeur opgedaan in een ziekenhuis; Overziet het gehele proces van registratie tot facturatie en is in staat om anderen hierin mee te nemen; Is veranderingsgezind, proces- en toekomstgericht. Streeft continue naar verbetering; Ervaring met LEAN-veranderingsprocessen is een pré; Is een stevige en verbindende persoonlijkheid. In staat om processen en procedures geaccepteerd te krijgen binnen de organisatie en haar samenwerkingsverbanden; Is als leidinggevende goed in staat om anderen te ontwikkelen en te motiveren; Is resultaatgericht en weet zaken te realiseren; Is proactief en neemt initiatief; Is besluitvaardig en weet anderen te overtuigen Is in staat om zowel intern als extern een relatienetwerk op te bouwen en te onderhouden; Terra Management Groep Manager Zorgadministratie LUMC augustus 2017 Pag 10/11
Praktische informatie Het betreft een functie voor 36 uur per week, te starten met een jaarcontract dat bij gebleken geschiktheid omgezet kan worden in een vast dienstverband. De functie is ingeschaald in schaal 13 van de CAO UMC. Terra Management Groep kan u desgewenst nader informeren over de arbeidsvoorwaarden. Standplaats is Leiden. Terra Management Groep zal na een voorselectie een voorstel van geschikte en gemotiveerde kandidaten aan het LUMC voorleggen in de vorm van een presentatie van curricula vitae. De selectie- en benoemingsprocedure die daarop volgt bij het LUMC zal de consultant van Terra begeleiden. Een assessment kan deel uitmaken van de procedure. Referenties worden alleen ingewonnen na toestemming van de kandidaat. Wanneer u geïnteresseerd bent in de vacature, ontvangt Terra Management Groep graag voor 11 september a.s. een motivatie en curriculum vitae met daarin per functie een korte beschrijving van de resultaten van uw bijdrage aan de doelstellingen van eerdere werkkringen. Wilt u ons bij sollicitatie laten weten waar u deze vacature voor het eerst zag? N.B. Via een sollicitatiebutton bij de vacaturetekst op onze site kunt u uw gegevens uploaden. Wanneer uw profiel voldoende aanknopingspunten biedt, nodigen wij u uit voor een kennismakingsgesprek met de consultant. Deze gesprekken vinden plaats in de weken 36, 37 en 38. Vervolgens zal Terra Management Groep op 26 september a.s. haar voorstel aan het LUMC doen. De eerste gespreksronde met de selectiecommissie van het LUMC vindt plaats op 4 oktober a.s. en de tweede ronde met de adviescommissie vindt plaats op 11 oktober in de middag. Hierna worden referenties ingewonnen en vindt er eventueel zo spoedig mogelijk een assessment plaats. Het is de bedoeling de procedure vóór 1 november aanstaande af te ronden. Wilt u ons laten weten wanneer u afwezig bent tijdens de hierboven genoemde periode en hoe u tijdens uw afwezigheid eventueel bereikbaar bent? Voor resterende vragen kunt u ons bellen of e-mailen. Dianne Kurvers, Search Consultant Terra Management Groep terra@terragroep.nl 035 62 500 50 Terra Management Groep Manager Zorgadministratie LUMC augustus 2017 Pag 11/11