Project opmaak functieprofielen Opgesteld door Rita Steyaert, consultant HRM Functieprofiel Regioteamverantwoordelijke Goedgekeurd door: Directiecomité Goedgekeurd op: 25 oktober 2005 Van toepassing: van 25 oktober 2005 tot... FUNCTIEPROFIEL REGIOTEAMVERANTWOORDELIJKE (m/v) Functieprofiel RTV Pagina 1 van 8 1/09/201631/07/2006
Beste medewerker, Hierbij vind je het functieprofiel dat past bij jouw functie. Dit functieprofiel bevat de beschrijving van jouw functie alsook de vereisten (competenties) om deze functie succesvol te kunnen uitvoeren. Het is een belangrijk instrument voor jou en voor jouw leidinggevende, omdat het ondermeer gebruikt wordt voor de jaarlijkse plannings- en evaluatiegesprekken, voor vorming, training en opleiding en voor loopbaanontwikkeling. Jouw inzet draagt bij tot de realisatie van de missie van Kind en Gezin met name voor elk kind waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren samen met de partners van Kind en Gezin. Wat jouw bijdrage concreet betekent, vind je terug in de functiebeschrijving. Voor Kind en Gezin staan bij de uitvoering van deze dienstverlening 2 waarden centraal respect voor de rechten van het kind en respect voor diversiteit. We verwachten dan ook van jou dat jij bewust rekening houdt met de diversiteit van onze klanten en jouw collega s, ongeacht hun geslacht, leeftijd, afkomst, geaardheid, levensvisie, levensstandaard, gezondheidsstoestand, scholingsniveau omdat Kind en Gezin gelooft in de kwaliteiten van elkeen. In het bijzonder verwachten we dat jij kinderen beschouwt als volwaardige personen, hoe klein of onmondig ook. De concretisering van deze houding vind je terug in het competentieprofiel bij de 4 waardegebonden competenties: voortdurend verbeteren, klantgerichtheid, samenwerken en betrouwbaarheid. Om een functie succesvol te kunnen uitvoeren bij Kind en Gezin vragen wij tevens van al onze medewerkers en dus ook van jou, een zekere kennis over de werking van Kind en Gezin en een aantal basisvaardigheden inzake informaticatoepassingen. Deze kennis en vaardigheden vormen samen met de waardegebonden competenties, de generieke competenties voor de medewerkers van Kind en Gezin. We noemen ze generiek omdat ze gelden voor alle medewerkers van de instelling. De kennis met betrekking tot de werking van Kind en Gezin omvat: - kennis van onze missie: Kind en Gezin wil samen met haar partners voor elk kind, waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren. - kennis van onze centrale waarden : respect voor kinderrechten en respect voor diversiteit - kennis van de kernactiviteiten van Kind en Gezin: - regie van de kinderopvang - organisatie van de preventieve gezinsondersteuning - kennis van de organisatiestructuur van Kind en Gezin en van de eigen afdeling - kennis van de dienstverlening van de eigen afdeling - kennis van de plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse Overheid De vaardigheden op het vlak van informatica zijn: - Personal Computer (PC), Windows, mailprogramma en Internet Explorer kunnen gebruiken Bijkomend gelden er voor jouw functie nog een aantal specifieke competenties die eveneens in het competentieprofiel werden opgenomen. Door het ter beschikking stellen van functieprofielen aan onze medewerkers willen we de transparantie vergroten inzake functiebeschrijvingen en competentieprofielen binnen onze organisatie. Hierdoor willen we nog beter zorgen voor jouw professionele ontwikkeling en persoonlijk welzijn binnen Kind en Gezin. Tevens kunnen we op die manier onze competenties bundelen om samen de missie, waarden en kernactiviteiten te realiseren en de klantgerichtheid en de kwaliteit van onze dienstverlening te versterken. Met vriendelijke groeten, Lieven Vandenberghe administrateur-generaal Functieprofiel RTV Pagina 2 van 8 1/09/201631/07/2006
1. FUNCTIEBESCHRIJVING 1.1 Functiefamilie 1.2 Doel van de functie Leiden van het regioteam en de regioteamleden om een kwaliteits- en klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen op het vlak van de preventieve gezinsondersteuning in de regio en dit binnen het PGO - beleidskader. 1.3 Plaats in de organisatie Ressorteert onder: Provinciaal Afdelingshoofd Geeft leiding aan: Regioteamleden 1.4 Context van de functie Plaats van tewerkstelling binnen Kind en Gezin: provinciale afdeling Specifieke werkomstandigheden: glijdende werkuren, mogelijkheid tot alternatief werken, frequente verplaatsingen in de regio Er is voorzien in een opleidingstraject Functieprofiel RTV Pagina 3 van 8 1/09/201631/07/2006
1.5 Resultaatsgebieden Vertalen van de beleidsdoelstellingen op het vlak van de preventieve gezinsondersteuning naar concrete doelstellingen voor het regioteam om een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van het team. Dit houdt o.a. in: toelichten en duiden van de centrale visie en de beleidsdoelstellingen m.b.t. de preventieve gezinsondersteuning aan de regioteamleden begeleiden en opvolgen van de omgevingsanalyse van de regio in functie van de te bereiken inhoudelijke doelstellingen analyseren en bespreken van de verzamelde gegevens van de regio met het team (kenmerken van de regio, sterktes/zwaktes,.) zorgen voor een planmatige implementatie van nieuwe methodieken, instrumenten en richtlijnen mee inschatten met het team of implementatieconsulenten moeten worden ingeschakeld bv opvoedingsconsulenten, doelgroepconsulenten,. opstellen van de inhoudelijke planning van de regio samen met het team vastleggen met het team hoe de inhoudelijke doelstellingen kunnen worden bereikt Begeleiden van het zelfsturend team bij de kwaliteits- en prestatie-opvolging en hierover rapporteren om de inhoudelijke doelstellingen van het regioteam te kunnen realiseren. Dit houdt o.a in: bespreken van de te leggen accenten in functie van het bereiken van doelstellingen controle op de registratie van, het hanteren van, het toelichten en opvolgen van prestatie- en outputgerichte indicatoren opvangen van knelpunten in de uitvoering van de doelstellingen en samen met het team nagaan hoe deze kunnen worden opgelost inschatten of interne of externe inhoudelijke actoren moeten ingeschakeld worden om te helpen bij knelpunten in de dienstverlening of om verbeteracties te begeleiden ondersteunen en bewaken van een klantvriendelijke en kwalitatieve dienstverlening binnen de vastgelegde termijnen faciliteren en begeleiden van reflectie op professioneel handelen zowel in team als individueel rapporteren naar afdelingshoofden en regioteam over de bereikte resultaten voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties samen met het team Faciliteren, opvolgen en bijsturen van de interne werkorganisatie van het regioteam en hierover rapporteren om een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Dit houdt o.a. in: faciliteren van werkoverleg doorgeven, stroomlijnen en opvolgen van informatie en richtlijnen faciliteren en creëren van optimale omstandigheden samen met het team opdat de regioteamleden hun dienstverlening kunnen realiseren bekijken en opvolgen van de werkplanning, organisatie en -afspraken van de regioteamleden ontwikkelen van structurele werkverdeling en meebepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten leiden en begeleiden van het regioteamoverleg doorhakken van knopen als het team er niet uit geraakt zorgen dat controlesystemen m.b.t. de interne werkorganisatie worden toegepast (bv. werktijdregeling, intern controle systeem reis- en maaltijdvergoedingen,.) inschatten van tekorten aan personeelsmiddelen in functie van de operationele doelstellingen van het regioteam beargumenteren van nieuwe behoeften aan middelen Functieprofiel RTV Pagina 4 van 8 1/09/201631/07/2006
Leidinggeven aan de regioteamleden om hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid, zelfsturing en verdere ontwikkeling. Dit houdt o.a. in: optreden als eerste lijnsverantwoordelijke voor de regioteamleden: individueel coachen en begeleiden opmaken van individuele jaarplanningen opvolgen van functioneren van medewerkers evalueren en waarderen stimuleren en opvolgen van de ontwikkeling van de regioteamleden fungeren als eerste aanspreekpunt voor de regioteamleden voor werkgerelateerde problemen inschakelen en begeleiden van nieuwe teamleden Stimuleren, faciliteren, actief uitbouwen en onderhouden van netwerken op regionaal niveau om een integrale dienstverlening op het vlak van PGO te bieden aan de klanten. Dit houdt o.a. in: stimuleren, opvolgen en evalueren van professionele samenwerkingsverbanden op regionaal niveau instaan voor een optimale vertegenwoordiging van het team in verschillende fora op verschillende niveaus actief uitbouwen en onderhouden van contacten met de partners die op hetzelfde domein werkzaam zijn inschakelen van medewerkers van Kind en Gezin o.a. regioteamleden, provinciale stafmedewerkers PGO bij het uitbouwen van netwerken. bekendmaken van de werking van Kind en Gezin samen met het team Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen samen met het team input leveren voor het beleid en de strategie van de organisatie om bij te dragen tot een efficiënt beleid dat afgestemd is op de noden van de klant. Dit houdt o.a. in: bijdragen aan de provinciale werking opvolgen en doorgeven van algemene tendensen in het werkveld en relevante terreinkennis via de provinciale staf, voorstellen van nieuwe ideeën, concepten en verbeteringen leveren van een inhoudelijke bijdrage aan projecten Functieprofiel RTV Pagina 5 van 8 1/09/201631/07/2006
2. COMPETENTIEPROFIEL 2.1 Vaktechnische competentie Kennis hebben van: - de plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse Overheid - personeelsbeleid binnen Kind en Gezin - het beleidsdomein kinderopvang Inzicht hebben in: - de missie, waarden, kernactiviteiten en strategische doelstellingen van Kind en Gezin - de overleg- en organisatiestructuur van Kind en Gezin - de dienstverlening van de eigen provinciale afdeling en de beleidsafdeling preventieve gezinsondersteuning - het beleidskader van de preventieve gezinsondersteuning op het vlak van: gezonde voeding, verzorging, ontwikkeling en opvoeding, vaccineren, veiligheid, zwangerschap - de trends van andere actoren die op hetzelfde domein van Kind en Gezin werkzaam zijn - de sociale kaart en het welzijnslandschap in de regio - de binnen K&G gebruikte kwaliteitsnormen en indicatoren Kunnen toepassen van: - PC, Windows, Lotus Notes, Internet Explorer, Word, Power-Point, Excel, mirage - methodieken om groepsprocessen te begeleiden - veranderingsmanagement - vergadermanagement - procedures (klachtenprocedures, procedure traumatische ervaringen, procedure crisisinterventie, vaccinatieprocedure, procedure kindermishandeling, personeelsprocedures, ) 2.2 Gedragscompetenties Voortdurend verbeteren: voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niv.3: leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - benut informatie afkomstig uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - onderkent de impact van nieuwe processen, technieken, methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit Klantgerichtheid: met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Niv. 3: onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren - verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een laagdrempelige houding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, zieken) - formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren Functieprofiel RTV Pagina 6 van 8 1/09/201631/07/2006
Samenwerken: met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Niv. 3: stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen - behandelt anderen met respect ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - komt met ideeën om het gezamenlijk resultaat te verbeteren - moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen - geeft opbouwende kritiek en feedback Betrouwbaarheid: handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Niv. 3: schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk kan gebracht worden. - zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit - zorgt dat iedereen in de organisatie/entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake) - spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. Organisatiebetrokkenheid: zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen Niv.2 :houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie - zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij/zij zelf andere doelen voorrang kunnen geven - respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur, ) - schat bij de eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in 360 inlevingsvermogen: het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaat daarop te reageren ten aanzien van medewerkers, collega s, klanten, hiërarchie, Niv. 2: reageert (via houding en handelen) adequaat op door anderen geuite gedachten, gevoelens, behoeften, verwachtingen - communiceert begrip voor de gevoelens, de behoeften en belangen van anderen - toont begrip voor de reacties van anderen in een bepaalde situatie - gaat adequaat in op persoonlijke of emotionele boodschappen Oordeelsvorming (synthetisch denken): meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niv. 3: vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel. - bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken - heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk - benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als de negatieve kanten Plannen: structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Niv. 2:plant eigen werk en dat van anderen effectief - houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines - brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen) - geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn Functieprofiel RTV Pagina 7 van 8 1/09/201631/07/2006
Voortgangscontrole: bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen en/of die van collega s of medewerkers Niv2:volgt de voorgang van het eigen werk en dat van anderen op. - controleert op regelmatige basis de voortgang en de resultaten van een werkproces - bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als naar anderen) - anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang Richting geven: aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstelling en die van de entiteit op een concrete manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Niv2: geeft richting op het niveau van processen en structuren. - schept duidelijkheid omtrent de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden - bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in staat zijn om de gezamenlijke en hun individuele doelen te behalen) - voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan - heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit,. - voorziet de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers Ontwikkelen van medewerkers (resultaatsgericht coachen): medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van een vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. Niv. 2: coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden ; fungeert als coach/mentor - onderneemt acties om het inzicht van de medewerker in hun eigen functioneren te versterken - heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de anderen(n) en stimuleert dat ook - is in staat om zijn/haar advies in coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn/haar medewerkers - heeft oog voor de voortgang van groei in het gedrag Netwerken: ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen niv. 2: legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn - brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor - neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden - zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang - legt contacten met andere afdelingen om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun) Functieprofiel RTV Pagina 8 van 8 1/09/201631/07/2006