Handleiding HR Self Service in Youforce
Inhoud 1. Algemeen... 3 2. Instellingen... 3 3. Inloggen... 6 4. De module HR Self Service... 7 5. De taakbalk aan de linkerzijde... 8 6. Het afhandelen van openstaande taken... 10 7. Opties onder de knop Start... 12 a) Mutaties indienen... 12 b) Specifiek aandachtspunt bij vervangingsmutaties... 16 c) Specifiek aandachtspunt bij het muteren van aanstellingen... 18 d) Tabblad Medewerkerkaart... 18 2
1. Algemeen Self Service is een programma waarmee u zelf mutaties in de personeels- en salarisadministratie kunt doorgeven aan Dyade. Het programma werkt met diverse rollen en workflows. Dit betekent dat een mutatie, ingevoerd door een persoon binnen uw organisatie, door verschillende personen kan worden geaccordeerd voordat deze daadwerkelijk wordt gemeld aan Dyade. Met uw werkgever zijn afspraken gemaakt over de diverse rollen en workflows. 2. Instellingen Self Service draait alleen op versie 7, 8, 9, 10 en 11 van Internet Explorer (IE). Andere browsers worden vooralsnog niet ondersteund (Google Chrome werkt alleen met Self Service, overige Youforce modules, zoals Rapportages, Verzuim manager en Mijn dossier worden niet ondersteund). Daarnaast zijn de volgende instellingen in uw browser noodzakelijk: In het tabblad Extra in uw browser kiest u voor Internetopties. In het vervolgscherm kiest u voor het tabblad Beveiliging en voor Vertrouwde websites. Kies websites en kijk of *.youforce.biz is toegevoegd aan de lijst met vertrouwde websites. Wanneer deze niet is toegevoegd vul *youforce.biz in en klik op toevoegen. Daarna klikt u op sluiten. 3
Vervolgt selecteert u de optie Aangepast niveau : Onder Aangepast niveau dienen de volgende opties aan te staan: Actief uitvoeren van scripts (Active scripting) Java applets uitvoeren in scripts (Scripting of Java applets) Klik op OK om deze instellingen te bevestigen. 4
Bij uw instellingen moet u de pop-upblokkering uitschakelen voor de website youforce.biz In het tabblad Extra in uw browser kiest u voor pop-upblokkering. Kiest u voor instellingen van de Pop-upblokkeringen en voeg de site *.youforce.biz toe. Klik op sluiten om de instellingen op te slaan. 5
3. Inloggen Om gebruik te kunnen maken van de module HR Self Service dient u in te loggen op Youforce (www.youforce.biz). Inloggen kan ook via de website van Dyade (www.dyade.nl). U kiest voor Mijn Dyade en vervolgens klikt u op Youforce (Indien u beschikt over een certificaat, klik dan op Youforce (Certificaathouders)). U gebruikt hiervoor de inlognaam en het wachtwoord dat u van Dyade heeft gekregen. 6
Indien u uw wachtwoord bent vergeten, klik op wachtwoord vergeten: Neem de cijfercombinatie naast afbeelding over en vul deze in naast Tekst in afbeelding. Vul vervolgens uw emailadres in dat bij Dyade bekend is. Klik op verstuur. Er wordt een mail gestuurd naar dit emailadres en daarmee kunt u uw wachtwoord wijzigen. Wanneer u voor de eerste keer probeert in te loggen en u beschikt niet over de juiste inloggegevens, neem dan contact op met Dyade. 4. De module HR Self Service Nadat u bent ingelogd, ziet u de modules waarvoor u geautoriseerd bent. 7
Onder de balk Taken ziet u de taken die door u nog uitgevoerd moeten worden in het programma Self Service. Deze taken zijn direct te benaderen door te dubbelklikken op een taak of door het programma Self Service te openen door op de betreffende tegel te dubbelklikken. Voor het indienen van mutaties moet u dubbelklikken op de paarse tegel Self Service. 5. De taakbalk aan de linkerzijde Aan de linkerzijde ziet u 5 knoppen. De knop Start is het beginpunt voor het indienen van een mutatie. Een beschrijving van het indienen van mutaties vindt u in hoofdstuk 7. De knoppen Te doen, Gedaan en Archief betreffen informatie over ingediende mutaties. Onder de knop Te doen vindt u alle mutaties die u nog moet indienen, accepteren of accorderen (afhankelijk van de rol die u heeft). Onder de knop Gedaan vindt u alle mutaties waarin u een rol heeft bekleed en die door u zijn afgehandeld. Onder de knop Archief vindt u alle mutaties die zijn ingediend (door u of anderen), waarin u op grond van uw rol inzage mag hebben. U kunt in dit onderdeel kiezen voor actief: ja of nee. Actief betekent dat het proces van de mutatie nog niet is afgerond. Een van de personen die een rol heeft in het mutatieproces, heeft zijn of haar taak nog niet afgerond. Niet actief betekent dat de mutatie volledig is afgerond. De status zal dan altijd vooraf gegaan worden door een *. Ook als een mutatie is verwijderd, is het proces van de betreffende mutatie afgerond en staat er een * voor Verwijderd. Door te kiezen voor Te doen, Gedaan en/of Archief opent zich een lijst met mutaties, waarvan de status afhankelijk is van bovengenoemde onderverdeling. Door middel van de bovenste regel in het scherm kunt u op specifieke (groepen van) mutaties zoeken. Als u een personeelslid wilt selecteren, geeft u voor en achter een gedeelte dat in de naam voorkomt % in. Typt u bijvoorbeeld %vrie% in het selectieveld Medewerker, dan zult u de mutaties van 8
iedere medewerker zien waarbij vrie in de naam voorkomt. Het werken met het %-teken werkt op alle velden. Wilt u bijvoorbeeld de door u ingediende ziekmeldingen zien, geef dan in het veld Formulier %ziek% op. Nadat u voor de enter toets hebt gekozen verschijnt een lijst met alle formulieren waarin de letters ziek achter elkaar zijn opgenomen. De afdelingscode is over het algemeen een combinatie van: - het Brinnummer (de eerste 4 posities) - eventueel een aanvullende code, indien sprake is van een specifieke locatie - en het werkgeversnummer (de laatste 3 posities) Het werkgevernummer is een intern Youforce nummer en is niet gelijk aan het bestuursnummer, zoals bij het ministerie van Onderwijs bekend is. Indien u bij een mutatie klikt op het -symbool, dan vindt u informatie over de status van de mutatie (wie hebben een rol gespeeld in het afhandelen van de workflow en, indien de workflow nog niet afgehandeld is, bij welke persoon ligt de mutatie om verder af te werken in de workflow?). Binnen een workflow onderscheiden we de volgende statussen: Indienen Accepteren Accorderen Fiatteren De mutatie is opgeslagen in de applicatie, maar nog niet verzonden naar de volgende persoon die een activiteit heeft bij het verwerken van de mutatie. De mutatie is ingediend en verzonden naar de volgende persoon die een activiteit heeft bij het verwerken van de mutatie. Deze persoon kan de mutatie accepteren. De persoon die normaliter een mutatie accepteert, kan ook zelf een mutatie indienen. Ook in de situatie dat deze persoon de mutatie heeft opgestart en opgeslagen (dus nog niet heeft verzonden), zal de status op Accepteren staan. Nadat de mutatie geaccepteerd is door de vorige persoon, kan de volgende persoon die betrokken is bij het mutatieproces de mutatie accorderen. De persoon die normaliter een mutatie accordeert, kan ook zelf een mutatie indienen. Ook in de situatie dat deze persoon de mutatie heeft opgestart en opgeslagen (dus nog niet heeft verzonden), zal de status op Accorderen staan. Op het moment dat een mutatie de status Fiatteren 9
heeft, is deze mutatie aangeboden aan Dyade om te verwerken in de personeelsadministratie. Goedgekeurd Verwijderd Dyade heeft de mutatie verwerkt in de personeelsadministratie. De mutatie is, nadat deze is ingediend of opgeslagen, verwijderd. Dubbelklikt u op de regel van een mutatie, dan ziet u de inhoud van het mutatieformulier. Aan de linkeronderzijde ziet u 2 knoppen. De knop Manager en de knop Medewerker. De knop Manager is bedoeld voor iedere functionaris die mutaties voor het organisatieonderdeel waarvoor hij/zij is geautoriseerd, kan indienen. Let op! De omschrijving van deze knop zegt niets over de functie die betrokkene bekleedt. Indien voor uw organisatie de mogelijkheid is opengesteld medewerkers zelf toegang te verlenen tot Self Service, dan kunnen uw medewerkers informatie opvragen over de voor hun geregistreerde gegevens en eventueel zelf een aantal persoonlijke mutaties in Self Service invoeren (adresmutaties, indienen declaraties, wijziging burgerlijke staat en dergelijke). Nadat u heeft gekozen voor de knop Manager en u kiest daarna voor Start, dan kunt u mutaties indienen. 6. Het afhandelen van openstaande taken Indien er openstaande taken zijn die door u afgehandeld moeten worden, zal het systeem geopend worden in het onderdeel Te doen. In dat geval opent het onderstaande scherm: Hier worden de taken getoond, waarvoor u geautoriseerd bent. 10
Dubbelklikt u op één van geselecteerde regels, dan opent het volgende scherm: Mocht hiervoor aanleiding zijn, dan kunt u zaken aanpassen in de mutatie. Door op de knop Verder te klikken, opent het volgende scherm: U heeft nu de mogelijkheid te kiezen voor: Opslaan U slaat de mutatie op, maar zorgt nog niet dat de 11
volgende stap wordt ondernomen. Hierdoor blijft de mutatie in uw openstaande taken staan. Verzenden Retour Verwijderen U slaat de mutatie op en zorgt dat deze wordt toegekend aan de persoon die de volgende activiteit in de workflow moet uitvoeren. U stuurt de mutatie terug naar de persoon die de vorige activiteit heeft gehad in de workflow. Het toevoegen van een memotekst is in dat geval verplicht. U verwijdert de mutatie (let op dat u pop-ups heeft toegestaan voor deze website; zie hiervoor hoofdstuk 2 met instellingen). De workflow is hiermee beëindigd. 7. Opties onder de knop Start a) Mutaties indienen Indien u op de Start-knop heeft geklikt, zult u aan de rechterzijde verschillende tabbladen zien staan. Het aantal tabbladen is afhankelijk van de mutaties die u in de aan u toegekende rol kunt indienen. Onder elk tabblad zitten één of meerdere mutatieformulieren. Om een mutatie in te dienen, kiest u het tabblad waaronder het betreffende mutatieformulier zit. In het algemeen is de onderverdeling van tabbladen en formulieren als volgt: Tabblad Persoon Tabblad Dienstverband Tabblad Aanstellingen Tabblad Vervanging Tabblad Ziekte Adresgegevens en contactgegevens Burgerlijke staat en partner Nieuwe medewerker indienen Ontslagmelding Nieuwe aanstelling/uitbreiding Beëindigen aanstelling Wijzigen tijdelijk naar vast Wijzigen bekostiging Wijzigen omvang Verantwoording vervangingspool (alleen van toepassing bij een door het Vervangingsfonds bekostigde vervangingspool) Vervangingen Ziekmelding Herstelmelding Wijzigen percentage ziek 12
Corrigeren percentage ziek Verwijderen ziekmelding Tabblad Verlof Tabblad Overig Melding Bapo Verlof aanvragen Zwangerschap Intrekken verlofaanvraag Overige mutaties Toezenden loonbelastingverklaring Toezenden werkgeversverklaring Voorbeeld In dit voorbeeld kiezen we voor het mutatieformulier Nieuwe aanstelling/uitbreiding dat te vinden is onder het tabblad Aanstellingen. Klikt u op het betreffende formulier, dan krijgt u een selectielijst met de personeelsleden waarvoor u geautoriseerd bent mutaties in te dienen. Indien de groep erg groot is, kunt u in de bovenste regel selectiecriteria invullen waaraan de te selecteren regel moet voldoen. Door onder In dienst te kiezen voor Ja, krijgt u alleen de medewerkers waarvan het dienstverband nog niet is beëindigd. De afdelingscode is over het algemeen een combinatie van: - het Brinnummer (de eerste 4 posities) - eventueel een aanvullende code, indien sprake is van een specifieke locatie - en het werkgeversnummer (de laatste 3 posities) Het werkgevers is een intern Youforce nummer en is niet gelijk aan het bestuursnummer, zoals bij het ministerie van Onderwijs bekend is. Indien u een selectie heeft gemaakt in de lijst en u wilt de selectie opheffen, dan kiest u voor: 13
Door te klikken op de regel van de persoon waarvoor u de mutatie wilt indienen, keert u terug in het mutatieformulier met de gegevens van het betreffende personeelslid. Indien voor het betreffende mutatieformulier een toelichting beschikbaar is, staat rechts bovenin de groene balk een vraagteken: Indien u kiest voor dit vraagteken, opent een nieuw scherm met informatie over het betreffende mutatieformulier. 14
Hierna kunt u de velden invoeren die benodigd zijn om de mutatie te verwerken. De velden waar achter de omschrijving een * staat, zijn verplicht in te vullen. Achter een aantal velden staat een symbool: Dit symbool geeft aan dat u een datumveld moet vullen. U kunt de mutatiedatum invullen of selecteren uit een kalender door op het symbool te klikken. Dit symbool geeft aan dat achter het veld een keuzelijst zit. U kunt de keuzelijst benaderen door op het symbool te klikken. Nadat u alle velden heeft ingevuld, klikt u onderaan het scherm op de knop Verder. Indien u in een van de velden een waarde heeft ingevuld die niet mogelijk is, verschijnt in het rood een tekst welk veld foutief is ingevuld en aan welke voorwaarden de veldwaarde moet voldoen. Pas nadat u de betreffende fout heeft gecorrigeerd, kunt u daadwerkelijk verdergaan. 15
Nadat u heeft gekozen voor Verder, verschijnt het volgende scherm: U heeft nu de mogelijkheid te kiezen voor: Opslaan Verzenden Retour Verwijderen U slaat de mutatie op, maar zorgt nog niet dat de volgende stap wordt ondernomen. Hierdoor blijft de mutatie in uw openstaande taken staan. U slaat de mutatie op en zorgt dat deze wordt toegekend aan de persoon die de volgende activiteit in de workflow moet uitvoeren. U stuurt de mutatie terug naar de persoon die de vorige activiteit heeft gehad in de workflow. Het toevoegen van een memotekst is in dat geval verplicht. Let op! Indien u zelf de mutatie heeft opgestart, is het ongewenst de knop Retour te gebruiken. Retour betekent dat de mutatie terug gaat naar de persoon die de vorige activiteit in de workflow kan hebben uitgevoerd. U stuurt in dat geval de mutatie terug naar uzelf. U verwijdert de mutatie. De workflow is hiermee beëindigd. b) Specifiek aandachtspunt bij vervangingsmutaties Als u vervangingsmutaties wilt opgeven, is het van belang dat u eerst een afwezigheid heeft vastgelegd via het formulier Ziekmelding of Verlof aanvragen. Dit kan op een eerder moment al zijn gebeurd. Nadat u de afwezigheid heeft geboekt, kunt u kiezen voor het mutatieformulier Vervangingen. Het uitgangspunt bij deze mutatie is niet de afwezige, maar de vervanger. Selecteer de persoon die de vervanging gaat verrichten. Nadat u de vervanger heeft geselecteerd in de lijst met personeelsleden wordt het Formulier vervangingen geopend. Selecteer de afwezige medewerker via de knop selecteer afwezige medewerker. 16
Selecteer de aanstelling van de afwezige die vervangen wordt door met de muis op de betreffende regel te klikken. (zie onderstaande afbeelding) Selecteer vervolgens de ziekte of het verlof dat vervangen wordt door met de muis op de betreffende regel te klikken (zie onderstaande afbeelding) (LET OP, ER GEBEURT NIETS WANNEER U ALLEEN DE AANSTELLING OF ALLEEN ZIEKTE/VERLOF AANKLIKT) Klik met de muis op de betreffende regels en u krijgt een scherm te zien waarin u de gegevens van de vervanging verder in kunt vullen. Nadat u alle gegevens heeft ingevoerd met betrekking tot de vervanging kiest u voor verder en vervolgens klikt u op verzenden van het formulier. 17
c) Specifiek aandachtspunt bij het muteren van aanstellingen Hoewel dit aangegeven wordt op de formulieren Beëindigen aanstelling, Wijzigen tijdelijk naar vast, Wijzigen bekostiging en Wijzigen omvang moet u, nadat u het betreffende formulier heeft opgestart voor de medewerker waarvoor u de mutatie wilt indienen, kiezen welke aanstelling u wilt wijzigen. Ook als een personeelslid één aanstelling heeft, moet u deze selecteren. Doordat u selecteert welke aanstelling gewijzigd moet worden, zullen de geregistreerde gegevens van de aanstelling op het formulier zichtbaar worden. Afhankelijk van welk formulier u gebruikmaakt, kunt u het betreffende item aanpassen (in het formulier Wijzigen omvang kunt u bijvoorbeeld de betrekkingsomvang aanpassen). LET OP, DOET U DIT NIET DAT VERSCHIJNT DE MELDING AANSTELLING NIET BEKEND IN HRIS Indien u een combinatie van bovengenoemde zaken wilt muteren, bijvoorbeeld een wijziging betrekkingsomvang en een wijziging van de bekostiging, raden wij u aan, via het formulier Beëindigen aanstelling de betreffende aanstelling(en) eerst te beëindigen. Vervolgens kiest u het formulier nieuwe aanstelling/uitbreiding om de nieuwe situatie te melden aan Dyade. d) Tabblad Medewerkerkaart Onder het tabblad Medewerkerkaart vindt u de gegevens van alle personeelsleden waarvoor u geautoriseerd bent. De gegevens die u hier kunt raadplegen zijn onder andere de adresgegevens en de gegevens met betrekking tot het dienstverband van de betreffende medewerkers. 18