EU-aanbesteding vervoer Basismobiliteit & gym- en zwemvervoer Gemeente Apeldoorn Nota van Inlichtingen 2
EU-aanbesteding vervoer Basismobiliteit & gym- en zwemvervoer Nota van Inlichtingen 2 in opdracht van gemeente Apeldoorn 28 januari 2016 Kenmerk: 1327-NvI2-E
Inhoudsopgave 1! INSCHRIJVINGSLEIDRAAD 1! 2! PROGRAMMA VAN EISEN 2! 3! NOTA VAN INLICHTINGEN 5!
1 Inschrijvingsleidraad nr. Verwijzing vraag antwoord 1 1.3.1 Vanaf 1 januari 2017 worden de benodigde rolstoelvoertuigen ingezet voor het vraagafhankelijke vervoer. Kunt u concrete gegevens van dit vervoer verstrekken (rittenbakken van bijvoorbeeld het laatste half jaar of jaar)? Ja, opdrachtgever publiceert een bestand rittenbakken met verreden ritten van het regiotaxivervoer. Het bestand bestaat uit een werkblad met de ritten van de gemeente Deventer en een blad met de Gelderse gemeenten. De rolstoelvoertuigen gaan hiervan slechts een klein deel uitvoeren. Het is op dit moment niet aan te geven hoeveel en welke vraagafhankelijke ritten door deze voertuigen verreden zullen worden. 2 2.5 De reservebankconstructie loopt net zolang als de overeenkomst zelf. Het zou dus kunnen dat er een paar weken voordat de overeenkomst om is er nog een partij van de reservebank moet komen om in te vallen. Dat zal nimmer rendabel kunnen zijn. Wij verzoeken u derhalve om de looptijd korter te maken (bijvoorbeeld maximaal 3 maanden). Gaat u hiermee akkoord? 3 Bijlage B3 De vervoerder dient per perceel de maximale voertuigcapaciteit op te geven. 1. Wat dient de vervoerder precies in te vullen, moet bijvoorbeeld 100% worden ingevuld of het aantal voertuigen wat opgegeven is in de bijlage routes? 2. Indien een vervoerder 1 voertuig opgeeft en het laagste beschikbaarheidsuur offreert, komt deze vervoerder voor gunning in aanmerking? 3. Voor perceel 2 vervallen hoogstwaarschijnlijk 6 routes, dient de vervoerder 6 voertuigen minder op te geven? 4. Indien de vervoerder teveel voertuigen opgeeft ten opzichte van de praktijk (omdat routes kunnen vervallen), is de vervoerder verplicht deze capaciteit beschikbaar te blijven stellen of wordt dit aangepast? Zie bijlage bij deze Nota van Inlichtingen. Ja, opdrachtgever gaat akkoord met uw voorstel de looptijd van de overeenkomst in te korten tot drie maanden. 1. De inschrijver dient tenminste het aantal gevraagde voertuigen op te geven. Zie ook de gepubliceerde bijlage met routeinformatie per perceel. 2. Nee, alleen aanbiedingen die voldoen aan de minimaal gevraagde hoeveelheid voertuigen worden in behandeling genomen. 3. Ja, Voor perceel 1 valt waarschijnlijk 1 voertuig af. Voor perceel 2 vallen waarschijnlijk 5 voertuigen af. 4. Ja, maar de opdrachtgever treedt hierover tijdig in overleg met de vervoerders als extra voertuigen nodig zijn. Het is geenszins de bedoelding dat een vervoerder één deze voertuigen en chauffeurs altijd stand-by heeft staan. Bij incidentele inzet van extra voertuigen kan de opdrachtgever de vervoerder wel vragen een extra voertuig te leveren, maar hiervoor geldt geen leveringsverplichting. De opdrachtgever staat het wel vrij in geval de vervoerder niet kan leveren het vervoer bij een andere vervoer te organiseren. Forseti pagina 1
2 Programma van Eisen nr. verwijzing Vraag antwoord 4 4.5 2% niet dataritten is erg weinig. Heeft u inzicht hoe hoog het percentage op dit moment is bij het Wmovervoer van de gemeente Apeldoorn? Wij verzoeken u dit percentage bij te stellen naar 5%. Gaat u hiermee akkoord? Nee, opdrachtgever gaat hiermee niet akkoord. Datacommunicatie tussen de vervoercentrale en voertuigen is essentieel. Afwijking is alleen mogelijk indien blijkt dat de gestelde eis naar oordeel van de opdrachtgever niet reëel is. 5 4.5 Bij minimaal 95% van de ritten moet de vervoerspas gebruikt worden. Kunt u aangeven hoe een vervoerder dient te handelen als een pashouder de pas niet bij zich heeft? 6 5.1 a) Kunt u de postcodes van de basepoints aan ons doen toekomen? Indien u deze gegevens niet beschikbaar heeft kunt u dan aangeven welke postcodes u hanteert bij de invoer in Easy Travel om de inzettijd basepoint -> route -> basepoint te bepalen? b) U geeft aan dat de chauffeur zich bij aanvang van de dienst zich binnen een straal van 1 kilometer van het basepoint moet bevinden. Stel een chauffeur woont 400 meter van de eerste leerling in zijn route en deze chauffeur woont 3 kilometer van het basepoint vandaan. Is de chauffeur verplicht om van huis eerst 2 kilometer richting de basepoint te rijden, zich aan te melden bij de vervoerscentrale en vervolgens weer 2,4 kilometer terug te rijden richting de eerste leerling in zijn route? Indien u dit bevestigt kunt u dan nader toelichten hoe u hiertoe komt zeker in het licht van de beoogde efficiency die u voor ogen heeft? c) Kunt u bevestigen dat er voldoende parkeergelegenheid is voor alle voertuigen die u uitvraagt vanuit een basepoint op het betreffende basepoint? Indien dit niet het geval is hoe gaat u dan om met de werkelijke aan- en afrijtijd naar een basepoint vanaf de standplaats van een chauffeur? Dient de vervoerder dit in zijn tarief te verdisconteren? Het huidige percentage nietdataritten bedraagt 3%. Een nietdatarit is een rit waar geen of onvolledige geautomatiseerd gelogde gegevens van beschikbaar zijn, bv. van de in- en uitstaptijd en de GPSlocatie. Tevens geldt een rit als niet-data als de afwijking van de gps-locatie groter is dan 250 meter t.o.v. adres. Opdrachtgever maakt hierover nadere afspraken met de vervoerders. a. Zie hiervoor de gepubliceerde gewijzigde bijlage met routegegevens. b. De situatie die u schetst geldt alleen voor perceel 1. De opdrachtgever voegt hieraan toe dat deze situatie alleen geldt als de vervoercentrale aangeeft dat een voertuig voor of na een schoolroute vraagafhankelijk vervoer uitvoert. Indien dit niet het geval is, wordt voor het voertuig de tijd van het basepoint naar de eerste leerling via de voorgeplande inzettijd berekend en hoeft het voertuig niet fysiek van/naar het basepoint te rijden. c. Zie antwoord b. Forseti pagina 2
7 6.1.1 Worden er geen (rekenkundige) instapminuten (1 minuut voor een loper, 5 minuten voor een roller) gerekend in Easy Travel? 8 6.1.1 Voor perceel 1 geldt vanaf 1 januari dat de inzettijd wordt afgerond op 15 minuten naar beneden. Waarom kiest u hiervoor? Het is toch helemaal niet ingewikkeld om de inzettijd te vergoeden zonder af te ronden (dus op de minuut nauwkeurig. Wilt u dit herzien? 9 6.4 U geeft aan dat de bepaling bij het laatste aandachtspunt alleen voor perceel 1 geldt. Is de conclusie dat er voor de andere percelen geen data aangeleverd hoeven te worden correct? 10 Bijlage 2 Routes perceel 1-3 11 Bijlage 2 Routes perceel 1-3 Op basis van uw routegegevens kunnen wij geen kunnen wij geen gedegen calculatie maken. U geeft slechts de inzettijd op gebaseerd op Easy Travel conform de snelhedentabel zonder instapminuten. Feitelijk betekent dit dat de chauffeur volgens uw gegevens op het basepoint begint te rijden en niet meer stopt om in of uit te laden tot hij weer op het basepoint is. De vervoerder moet om deze reden veer risico opslag inrekenen waardoor u te veel gaat betalen. Zelfs wanneer u besluit om instapminuten te hanteren komt Easy Travel niet overeen met de werkelijk praktijk. Wij verzoeken u daarom zeer dringend om onderstaande gegevens per route aan ons doen toe te komen. Wilt u hierbij in het geval van perceel 2 alvast rekening houden met de 6 routes die komen te vervallen? Per route, per leerling; 1) Vertrekadres (minimaal postcode) 2) Bestemmingsadres (minimaal postcode) 3) Gewenste aankomsttijd (schooltijd ochtend) 4) Gewenste vertrektijd (schooltijd middag) 5) Aantal dagdelen per week dat de leerling reist. Indien dit geen 10 dagdelen zijn graag aangeven welke dagdelen de leerling niet reist. 6) Indicatie van een leerling (met name rollers) 7) Routenummer waar de leerling in ingedeeld is. 8) Indien wij verplicht zijn de routevolgorde aan te houden zoals u deze opgeeft graag middels nummering de gewenste volgorde aangeven. 9) Het perceel waar de leerling / route in ingedeeld is. Indien u ervoor kiest om bovenstaande gegevens niet aan te leveren kunt u deze keuze dan toelichten? a) U geeft bij een aantal rolstoelbusroutes aan dat de bezetting 8 personen is. In de praktijk blijkt vaak dat een rolstoel gemiddeld 2 zitplaatsen in beslag neemt. Kunt u bevestigen dat de routes zoals u deze gemaakt heeft allemaal geschikt zijn voor een reguliere rolstoelbus? Indien u dit niet kunt bevestigen kunt u dan aangeven hoeveel van de rolstoelbussen die u uitvraagt verlengd dienen te zijn? Nee, zie ook de eerste Nota van Inlichtingen. De opdrachtgever gaat akkoord met uw voorstel tot vergoeding van daadwerkelijke inzettijd, afgerond op 1 minuut. Nee, voor alle percelen moet maandelijks de in het Programma van Eisen gevraagde data aangeleverd worden. De in paragraaf 6.4 beschreven incidentboete is uitsluitend van toepassing op perceel 1. a. Ja, de routes zijn geschikt voor een reguliere rolstoelbus. De opdrachtgever voorziet geen inzet van verlengde rolstoelbussen. b. Ja, de vervoerder mag een taxi inzetten indien pax <5. Er geldt hiervoor geen maximum. Indien pax >4 is de inzet van een taxi- Forseti pagina 3
per- 12 Bijlage 2 Routes ceel 1-3 b) Kunt u bevestigen dat alle routes van 3 passagiers of minder (behoudens rolstoelbusroutes) gereden worden met een taxi en dat hier ook taxi s voor ingezet worden? Indien er mutaties plaatsvinden in het vervoer (route van 3 naar 4 passagiers) kunt u bevestigen dat u rekening houdt met het voertuig dat ingezet was op de oorspronkelijk route zodat de vervoerder niet onverwacht van de één op de andere dag een 8 pax moet aanschaffen en laten rijden? Indien u dit niet kunt bevestigen kunt u dan aangeven wat het maximaal aantal in te zetten taxi s (max 3 pers) mag zijn? 1. Zijn de opgegeven uren op basis van Easy Travel 2015? Indien dit niet het geval is kunt u dan aangeven welke versie het wel betreft en hierbij ook leidend is in het offertetraject en in de facturatie. 2. Zijn er in de opgegeven uren op basis van Easy Travel ook instapminuten meegenomen? Indien dit wel het geval is kunt u dan aangeven hoeveel instapminuten per leerling? bus vereist. De vervoercentrale houdt hiermee geen rekening in de planning. 1. bijlage met routegegevens. Hierbij is de ritduur aangegeven volgens 2. In de bijlage is de totale geplande tijd en de geplande tijd inclusief instapminuten aangegeven. Forseti pagina 4
3 Nota van Inlichtingen nr. verwijzing vraag Antwoord 13 Vraag 10 U geeft aan dat er een éénzijdige verlengingsoptie is vanuit de opdrachtgever. Kunt u bevestigen dat de opdrachtnemer hier wel akkoord mee moet gaan? 14 Vraag 22 U geeft aan dat Mappoint 2013 nagenoeg overeen komt met Kunt u de snelheden op autosnelweg, hoofdverbindingsweg 1 en 2, verbindingsweg, doorgaande weg en lokaleweg, alsmede planningsmethode (snelste of kortste route) van Easy Travel 2015 aan ons doen toekomen waarmee Easy Travel 2015 precies overeen komt met Mappoint 2013? Indien u deze gegevens niet wenst op te geven kunt u dan aangeven welke instellingen wij dienen te hanteren in Easy Travel 2015 om zo gelijke uitgangspunten te creëren voor iedere inschrijver. 15 Vragen 22 en 25 De weergegeven tijd is berekend met een ander programma dan in het Programma van Eisen is weergegeven. Ook zijn er instapminuten opgenomen die in de contractperiode niet van toepassing zijn. Tevens weigert u om de huidige routes beschikbaar te stellen. Wij verzoeken u dringend om vooral dit laatste te heroverwegen. Op basis van de nu aangeleverde gegevens is geen verantwoorde calculatie te maken. Dit omdat niet berekend kan worden hoeveel tijd er in rekening gebracht kan worden (dus opbrengst is niet in te schatten) en er kan niet berekend worden hoe lang de routes zijn (dus de kosten zijn niet in te schatten). Hierdoor zal degene die het meeste risico durft te nemen deze aanbesteding, die 100% op prijs gegund wordt, gaan winnen. Wij durven hierbij te voorspellen dat dit problemen gaat opleveren. In de praktijk zal het voor die vervoerder tegen blijken te vallen, waardoor er over de ruggen van onder andere chauffeurs en leerlingen allerlei trucs uitgehaald gaan worden (denk bijvoorbeeld aan introductie van stalplaatsen), om de kosten te beperken. Nee, voorafgaand aan het lichten van de verlengingsoptie vindt overleg plaats tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. Dit overleg wordt ook meegenomen in de keuze van de opdrachtgever om al dan niet de overeenkomst te verlengen. Er blijft derhalve sprake van een éénzijdige beslissing. Forseti pagina 5
Wanneer u niet meer informatie afgeeft als u, dan kunt u het aan u zelf wijten wanneer het leerlingenvervoer van de gemeente Apeldoorn over een jaar in het nieuws is. 16 Vragen 25 en 26 sub a Concreet verzoeken wij u om de gegevens per route zoals gevraagd bij vraag 25 alsnog aan te leveren. In de NvI 1 heeft u geen inhoudelijk antwoord gegeven op vraag 25 en vraag 26 sub a. U geeft aan dat de routes niet beschikbaar worden gesteld omdat deze aan verandering onderhevig zijn. Wij zijn echter van mening dat deze (huidige) gegevens weldegelijk beschikbaar moeten worden gesteld om een level playing field te creëren. Des te meer nu er door de aanbestedende dienst is gekozen voor een beoordeling op basis van de laagste prijs is het voor de inschrijver(s) van belang een nauwkeurige calculatie te kunnen maken en een realistisch tarief aan te kunnen bieden (zie Inschrijvingsleidraad, 5.1). Dat daarbij eventueel gebruik wordt gemaakt van oude gegevens komt uiteraard voor risico van de inschrijver(s). In het kader van een de Europese aanbestedingsregels dienen alle partijen bovendien over dezelfde gegevens te beschikken. Daar de gegevens die u weigert beschikbaar te stellen logischerwijs wél beschikbaar zijn voor de huidige vervoerders, creëert u een situatie waarin de huidige vervoerders buiten proportioneel worden bevoordeeld. Wij verzoeken u nogmaals de gevraagde gegevens voor alle partijen beschikbaar te stellen. Indien u dit weigert zijn wij voornemens een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts. 17 Vraag 26 Kunt u de postcode van de basepoints alsnog aanleveren? 18 Vraag 41 Er is nog slechts één OPOV-lijst beschikbaar, naar wij aannemen heeft deze betrekking op perceel 3. Kunt u de huidige contractant(en) van perceel 1 en 2 verzoeken om de lijsten alsnog, zo spoedig mogelijk, aan te leveren, dan wel kunt u SFT verzoeken om deze lijsten te publiceren. Alle beschikbaar gestelde gegevens zijn via de website van het SFT gepubliceerd. Het betreft inderdaad één lijst. Forseti pagina 6