arverslag nuari 2016 - december 2016 'De Kruidenhoeve' Boerderijnummer: 379 Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen Versie 4.1, maart 2011. Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van Federatie Landbouw en Zorg
Bedrijfsgegevens Naam de zorgboerderij: 'De Kruidenhoeve' Adres: Bankert 5 Postcode: 5763AA Woonplaats: Milheeze Provincie: Noord-Brabant Land: Nederland Website: E-mailadres: info@kruidenhoeve.com Gegevens 1e contactpersoon Naam: Annie Jöris Adres: Bankert 5 Postcode: 5763AA Woonplaats: Milheeze Land: Nederland Telefoonnummer: 0493529500 Mobiel nummer: 0615489313 E-mailadres: annie.joris@kruidenhoeve.com arverslag opgesteld door: Annie Jöris Datum laatste wijziging Overige betrokkenen: Ron Gielen 28-6-2017 14:17 2
Het algemene beeld van het afgelopen jaar 2016 is het jaar geweest van consolideren en automatiseren en verder aanscherpen van de kwaliteit van registratie. De Kruidenhoeve heeft na belangrijke organisatorische wijzigingen in 2015 haar primaire processen op orde gerkregen en de papierendossiervorming op orde gekregen. Automatisering Primaire proces De Kruidenhoeve had reeds de beschikking over een client registratie systeem echter gebruikte dit slechts voor het registreren en factureren van client gegevens en indicaties. Het hele proces van beheren van zorgleefplannen en rapportage van de voortgang gebeurde buiten dit registratie systeem om wat problemen opleverde op het gebied van archivering, actualisering van informatie en de beveiligde opslag en beschikbaarheid daarvan. Archivering In 2016 heeft de Kruidenhoeve haar archief op orde gebracht. Alle papiersen dossier van cliënten die voor 2015 zijn geïndiceerd zijn in een afgesloten archief geplaatst en blijven daar bewaard tot de wettelijke bepaalde bewaartijd is verlopen. Alle cliënten vanaf 2015 hebben een 'handmatig' papieren en electronisch archief wat eveneens bewaard wordt (middels dossiemappen en backups) tot de wettelijke bewaartermijn is verlopen. Alle active cliënten (actief op en na 1 januari 2016) hebben een actueel electronisch dossier wat betstaat uit ingescande documenten (daterend van voor oktober 2016) en zijn geregistreerd in het het actuele en on-line Cliënt registratie systeem. Beveiliging en toegang tot dit systeem zijn geborgd (voldoende aan de respectievelijke NEN normen) en eveneens is backup en calamatieten (externe hosting) geregeld. De belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen jaar Aantal deelnemers In de bijlagen staan de medewerkers van de Kruidenhoeve benoemd. De functies die ingevuld zijn: 3
Algemeen manager Zorg Contract manager Clientbegeleidster Senioren (3 medewerksters) Assistent Clientbegeleidster Senioren (1 medewerkster) Clientbegeleidster Junioren (7 medewerksters) Per januari 2017 heeft de Kruidenhoeve alsvast 1 medewerkster ingeschreven in het SKJ register. Deze medewerkster is verantwoordelijk voor het kwaliteitskader waaronder de Kruidenhoeve zorg verleent aan haar jeudigen cliënten. In de loop van 2017 zullen het aantal SKJ geregistreerde medewerkers worden uitgebreid. Onder supervisie van deze SKJ medewerkster is het proces van Zorgleefplan op maat, Persoonlijke doelen stellen, activiteiten plannen, rapporteren en evalueren opgesteld. Daarnaast zijn er de zogenaamde QT criteria opgesteld die namens de Kruidenhoeve een inschatting maken of een cliënt op de Kruidenhoeve de zorg kan krijgen voor hem is geïndiceerd. Iedere cliënt heeft een eigen Mentor toegewezen gekregen. Deze mentor is namens client de regievoerder van het clientdossier op de Kruidenhoeve, rapporteert de voortgang en evalueert periodiek met client/vertegenwoordiger. Daarnaast onderhoud deze mentor de contacten met het sociale team. Hierin zijn vertegenwoordigers opgenomen die betrokken zijn bij het zorgplan van client zoals: Behandelaars, Ergotherapeuten, Orthopedagogen, Psychologen, Verzorgingsmedewerkers, Leerkrachten etc. Periodiek wordt er middels een multi disciplinair overleg de voortgang mbt client besproken. Scholing en ontwikkeling In het kader van deskundigheidsbevordering worden in 2016 de volgende leertrajecten en trainingen doorlopen: Zorg en evaluatieplannen schrijven; Begeleiding van stagiaires BHV; Omgaan met dreigend destructief gedrag; Implementatie SMART rapporteren/registreren Geautomatiseerd informatievoorziening Ten aanzien van de personele invulling in de (naaste) toekomst, waarbij Stichting de Kruidenhoeve Zorg ook voor zorgverlening in de vorm van zorg in natura opteert, zal 4
minimaal aangesloten worden op de aanvullende eisen die specifiek zijn opgesteld voor nieuwe zorgaanbieders. Dit betekent dat de zorg geleverd wordt door gekwalificeerd personeel en voldoet aan de eisen en voorwaarden zoals beschreven in de vigerende beleidsregels en productspecificaties. Het huidige personeelsbestand bestaat uit een team met leden die multi-inzetbaar zijn en in hun dagelijks optreden efficiency en effectiviteit hoog in het vaandel hebben. Het is meer en meer een mengeling van oudere ervaren krachten en nieuw bloed met diverse capaciteiten. Zijn de beoogde opleidingsdoelen bereikt? Het verheugt ons te mogen zeggen dat alle doelen zijn gerealiseerd. De Kruidenhoeve heeft haar Zorgleefplannen geheel herzien, waar deze voorheen bestonden uit enkele doelen waar slechts gering op gerapporteerd werd. Zijn er nu legio subdoelen die allemaal te herleiden zijn naar 7 levensdomeinen te weten : Zelfredzaamheid, Didactiek, Ontspanning, Sport, Spel, Creativiteit en Werk. Al deze doelen worden middels daartoe gedefiniëerde activiteiten gerealisereerd (afhankelijk van niveau en vermogen) en de voortgang wordt nagenoeg dagelijks en ook feitelijk gerapporteerd. Derhalve is SMART rapporteren en werken volgens de PDCA methode onze 2e natuur geworden. 5
Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden? Nee Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen? Nee Zijn er meldingen van klachten? Nee Zijn er bijeenkomsten met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest? Overzicht Vervolgactie Afgerond? Er zijn diverse bijeenkomsten geweest met cliënten/vertegenwoordigers echter deze hadden allemaal een adhoc karakter. Respons en aantal deelnemers is terug te vinden in de bijlagen. In 2017 wordt de cliëntenraad, periodiek cliënten overleg en participatie verder vorm gegeven. Hierbij wordt gedacht aan het organiseren van 2 cliënt informatie weken waarbij clienten en vertegenwoordigers aan het einde van de dag middels een vastgestelde agenda inspraak krijgen. Op deze manier hebben alle clienten die op de Kruidenhoeve komen, de mogelijkheid om feedback te geven op de dag dat ze aanwezig zijn. Tevens wordt in deze weken gevraagd om de client tevredenheidsonderzoeken in te vullen. Hierbij willen we inzoomen op 2 onderwerpen te weten: Welzijn (hoe ervaart client het verblijf op de Kruidenhoeve) en Zorg (wat is de kwaliteit van de geleverde zorg en hoe ervaart client deze). Onze huidige maatschappij dwingt ons tot het herzien van ons beleid over cliëntcontact/communicatie. Ipv bijeenkomsten/persoonlijke contacten wordt er veel meer gekeken naar vormen van digitaal contact/social media en/of electronische overleg vormen. M.b.t. klachten zijn er door de 'korte lijnen' weinig klachten geweest. Als er Daarnaast is er een internet enquete welke ingevuld kan worden door andere bij de Kruidenhoeve betrokken personen, indiens gewenst anoniem. In 2017 moet de Kruidenhoeve website/intranet/digitaal cliënten platform klaar en ingeregeld zijn. De Kruidenhoeve benoemd in 2017 een concrete en adequate externe en 6
al ontevredenheid was, dan is hierop direct actie ondernomen door contact/overleg. Houd nieuwsbrieven Kwaliteit en gevolgen voor actualiteit Kwaliteitssysteem beter bij en check systeem frequenter voor aanpassingen als gevolg van veranderingen in zorg, gebouwen, deelnemers, personeel etc. onafhankelijke klachten functionaris die volgens de klachtenprocedure klachten afhandelt. Daarnaast is de Kruidenhoeve lid van de landelijkde klachten geschillen commissie. Zoals in het jaarverslag beschreven is het gehele zorgproces geautomatiseerd, d.w.z. dat informatie (bijv. van de zorgdossiers, maar ook personeel en indicaties) vanaf oktober 2016 gestructureerd, gecontroleerd en geautoriseerd wordt opgeslagen. Daarnaast is er een eigen intranet voorziening opgesteld waarin planning/programma/activiteiten terug te vinden zijn. Personeel wordt op deze wijze herinnerd aan uit te voeren acties, zoals ZLP gesprekken, rapportages maken en evaluatie gesprekken voeren. Middels deze intranetsite worden er maandelijks nieuwsbrieven gecommuniceerd naar cliënten en hun vertegenwoordigers om hen geïnformeerd te houden over de ontwikkelingen op de Kruidenhoeve. Bovenstaande is in december als kwaliteit check gecontroleerd door SZZ en voldeed ruimschoots aan de voorschriften. Er gaat een grote verbouwing plaatsvinden op de rand van het terrein. Maak een plan van aanpak waarin aandacht is voor de veiligheid van clienten en continuiteit van de zorg. Overweeg managementondersteuning en benoem resultaat in jaarverslag 2016 Door bouwvergunning technische redenen besloten is om de bouw uit te stellen en dat de start ervan niet meer in 2017 wordt voorzien. Uiteraard wordt hiervoor een compleet plan opgesteld zodra dit concreet gaat spelen. Per juli 2016 een Contract manager in dienst getreden, om het management te ondersteunen, welke verantwoordelijk is voor o.a. kwaliteit, contracten. Het resultaat hiervan staat beschreven bij actiepunt 1. Daarnaast is er een onafhankelijke RvT benoemd welke toezicht houdt op deze processen en kwaliteit daarvan. Conclusies uit bovenstaand overzicht (De nieuwe acties in de actielijst zouden idealiter te herleiden moeten zijn tot deze 7
conclusies) We moeten scherp blijven en middels de RIE blijven kijken naar waar risico's liggen en hoe daarop te reageren. Wij gaan in ieder geval aanscherpen : Calamiteitenplan, BHV/EHBO en hygiëne (HACCP). Norm Een beschrijving van de: Evaluatiegesprekken o Er zijn/worden met alle ouders/partners/vertegenwoordigers een evaluatie gesprek gevoerd, voor uiterlijk 1 mei 2017 (80% is intussen gevoerd). o ALLE gesproken betrokkenen waren enthousiast over de wijzigingen o Nieuwe communicatiestructuur ingericht via www.khintranet.nl Inspraakmomenten o Waren allemaal persoonlijke gesprekken op de kruidenhoeve, dus diverse data. o Nieuwe manier van werken, zorgleefplannen, rapportage, evaluatie, doelen waren onderwerp. o Doorgaan op ingeslagen weg is de doelstelling Tevredenheidsmeting o Wij hebben een enquete op onze website geplaatst www.kruidenhoeve.com o Deze is uigezet voor iedereen. o Gemeten: communicatie, deelname cliënt tevredenheid, info verstrekking en algemene tevredenheid. o Opzetten cliëntenraad 8
Voortgang ten aanzien van de actielijst van vorig jaar Actie arlijks terugkerende acties (2016) Gerealiseerd Toelichten Actualisatie van de RI&E Loopt Oefening calamiteitenplan Gepland, onverwacht alarm, evaluatie Evaluatie gesprekken met deelnemers Gerealiseerd Tevredenheidonderzoek deelnemers Door digitalisering/veranderingen vertraagd Functioneringsgesprekken Gerealiseerd Actualisatie BHV Gepland Opstellen jaarverslag arverslag aangemaakt Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen? Informatie voorziening wat onder gewenste nivaeu. Dat wordt 1 van de speerpunten 2017. Doelstellingen: - Ouder/verzorger/vertegenwoordigers participatie - Intranet (met alle informatie gecentraliseerd) - Enquete/cliënttevredenheids onderzoek (electronisch en geautomatiseerd) - Bezetting/electronisch cliént dossier toegang en rapportage - Middels instructie/activiteiten kaarten laten zien wat we doen en daarop SMART rapporteren. - Houden van calamiteiten plan oefening en daarop PDCA toepassen. Aanvulling: April 2017 - Alle jaargesprekken zijn gevoerd, verslaglegging opgenomen in het personeelsdossier - Calamiteiten plan opgesteld - Enquete gehouden Doelstellingen voor het komende jaar Organisatiestructuur duidelijk neerzetten. Inrichten overkoepelende Stichting Kruidenhoeve Zorg. Contractuele afspraken regelen met overheid en zorgverzekering. Perfect cliënt registratie systeem. Vriendelijk en servicegericht cliënt vertegenwoordigers contact platform. Gemoedelijk continuering van servicegerichte zorgverlening. Professionalisering Personeel. 9
Prettige werfsfeer. Mogelijke uitbreiding naar permanent wonen Actiepunten overgenomen van 2016: Nieuwsbrieven en Kwaliteit Zoals in het jaarverslag beschreven is het gehele zorgproces geautomatiseerd, d.w.z. dat informatie (bijv. van de zorgdossiers, maar ook personeel en indicaties) vanaf oktober 2016 gestructureerd, gecontroleerd en geautoriseerd wordt opgeslagen. Daarnaast is er een eigen intranet voorziening opgesteld waarin planning/programma/activiteiten terug te vinden zijn. Personeel wordt op deze wijze herinnerd aan uit te voeren acties, zoals ZLP gesprekken, rapportages maken en evaluatie gesprekken voeren. Middels deze intranetsite worden er maandelijks nieuwsbrieven gecommuniceerd naar cliënten en hun vertegenwoordigers om hen geïnformeerd te houden over de ontwikkelingen op de Kruidenhoeve. Bovenstaande is in december als kwaliteit check gecontroleerd door SZZ en voldeed ruimschoots aan de voorschriften. Daarnaast worden de nieuwsbrieven van federatie Landbouw en Zorg en het kwaliteitsbureau, alsmede de wettelijke regelgeving gevolgd (komen per mail en schriftelijk binnen) en daar waar wijzigingen voor de Kruidenhoeve van toepassing zijn ook meteen geagendeerd. Nieuwbouw Door bouwvergunning technische redenen besloten is om de bouw uit te stellen en dat de start ervan niet meer in 2017 wordt voorzien. Uiteraard wordt hiervoor een compleet plan opgesteld zodra dit concreet gaat spelen. Uitbreiding Management Zoals in het jaarverslag is vermeld is er per juli 2016 een Contract manager in dienst getreden, om het management te ondersteunen, welke verantwoordelijk is voor o.a. kwaliteit, contracten. Het resultaat hiervan staat beschreven bij actiepunt 1. Daarnaast is er een onafhankelijke RvT benoemd welke toezicht houdt op deze processen en kwaliteit daarvan. 10
Actielijst Actielijst naam zorgboerderij: 'De Kruidenhoeve' Datum: juni 2017 Boerderijnummer: 379 ar: van 01-01-2017 tot 31-12-2017 Acties Planning Realisatie Onderwerp actiepunt Wie is verantwoordelijke Begin datum Eind datum Begin datum Eind datum arlijks terugkerende acties (2017) Actualisatie van de RI&E Annie Jöris 22-02-2017 31-12-2017 23-04-2017 31-12-2017 Oefening calamiteitenplan Ron Gielen 01-03-2017 31-12-2017 01-04-2017 31-12-2107 Evaluatie gesprekken met deelnemers Ron Gielen 01-01-2017 31-12-2017 01-01-2017 31-12-2017 Tevredenheidonderzoek deelnemers Ron Gielen 01-05-2017 31-12-2017 01-04-2017 01-04-2018 Functioneringsgesprekken Ron Gielen 21-02-2017 31-12-2017 01-03-2017 01-03-2018 Actualisatie BHV Annie Jöris 01-03-2017 31-12-2017 12-03-2017 31-12-2017 Opstellen jaarverslag Ron Gielen 22-02-2017 28-02-2018 22-02-2017 22-02-2018 11
Opmerkingen bijlage(n) Ik wil niet de schijn wekken, volledig te zijn geweest. Om een indruk te geven van wat er al is gebeurd wil ik u verwijzen naar onze (intranet) website die in opbouw is: www.kruidenhoeve.com en khintranet.nl 12