Rechtmatigheid Wat hebben we bereikt? Voortgangsrapportage Rechtmatigheid Stand van zaken per 1 juli Behoort bij brief met kenmerk - 50651 Voortgangsrapportage Rechtmatigheid, juli 1
FASE 1 WET EN REGELGEVING 1 Actualiseren Normen- Algemeen Doorlopend normen- /toetsingskader Directeur in /toetsingskader 2 Bepalen van de verantwoordelijk heden actualiseren normen- /toetsingskader Algemeen Directeur Maart Inventarisatie nieuwe deelverordeningen subsidies reeds plaatsgevonden. Toevoegen nieuwe wet- en regelgeving gedurende het jaar aan het normen-/toetsingskader. Dit betreft een continue activiteit. De verantwoordelijkheid voor het actualiseren van het normen- en toetsingskader ligt bij de Concernstaf. Om de volledigheid te waarborgen is het van belang dat de proceseigenaren en Juridische Het toetsingskader voor is geactualiseerd. Alle per 1 januari van kracht zijnde (deel-)verordeningen zijn in het toetsingskader opgenomen. Gedurende kunnen nog wijzigingen in het toetsingskader plaatsvinden, omdat nieuwe verordeningen door Provinciale Staten kunnen worden vastgesteld. Aan het einde van het jaar zal het normenkader opgesteld worden en ter vaststelling aan Provinciale Staten voorgelegd worden. Dit zal meteen ook de definitieve versie zijn. Overeenkomstig het voorstel bij het Plan van Aanpak is Concernstaf verantwoordelijk gesteld voor het actualiseren van het normen- en toetsingskader. Zij zal via de directiecontrollers de aanpassingen in het toetsingskader aan de organisatie communiceren. Het is de verantwoordelijkheid van de directiecontroller, dat de juiste communicatie binnen haar directie Voortgangsrapportage Rechtmatigheid, juli 2
FASE 2 BEHEERSINGSMAATREGELEN IN DE PROCESSEN 3 Identificeren van de beheersingsmaatregelen April 4 Actualiseren AO/IC Overzicht van risico s en beheersingsmaatregelen per proces. Geactualiseerde AO/ICbeschrijvingen die de rechtmatigheid waarborgen. April/mei Dienstverlening de Concernstaf tijdig informeren over nieuwe of aangepaste wet- en regelgeving. Voorbereiden in controllersoverleg. Op basis van het toetsingskader dienen de verschillende risico s en daaraan gekoppelde interne beheersingsmaatregelen binnen de processen, te worden geïdentificeerd. Beoordelen beschreven AO/IC s op de aanwezigheid van de geïdentificeerde interne beheersingsmaatregelen. plaatsvindt. Het plan van aanpak zal in het controlleroverleg maandelijks een structureel onderdeel uitmaken. Via het overleg worden de verdere acties uitgezet. Het Plan van Aanpak alsmede de uitwerking ervan zijn door de Directie vastgesteld en worden thans geïmplementeerd. De werkzaamheden dienen nog gestart te worden. Aanpassen beschrijvingen van de AO/IC aan de nieuwe situatie. 5 Opstellen Checklisten die Sector- April Op basis van de AO/IC Door de directie SHV zijn checklisten Voortgangsrapportage Rechtmatigheid, juli 3
checklisten de rechtmatigheid managers dient een checklist binnen de opgesteld te worden organisatie voor de processen. waarborgen. Deze checklist moet alle belangrijke stappen bevatten om tot het rechtmatig handelen per dossier te komen. De checklist moet waarborgen dat uit het dossiers blijkt dat de juiste handelingen verricht zijn, documentatie aanwezig is en de autorisatie door de juiste medewerkers heeft plaatsgevonden. opgesteld t.b.v. het rechtmatig handelen bij het aanvragen en afwikkelen van subsidies. Vanaf 1 juni worden deze checklisten dagelijks gebruikt bij de subsidieverlening danwel vaststelling. Ook checklisten t.b.v. de volledigheid van dossiers zijn opgesteld en in gebruik. In de komende periode moeten deze checklisten opgenomen gaan worden in SAP. Inkoop heeft het volledige proces beschreven in een AO. Hierin is aangegeven wie waarvoor verantwoordelijk is en wie het mandaat heeft. De AO bevat een lijst met documenten die per aanbestedingen (>45.000,- of meervoudigonderhands) moet worden opgeslagen. Zowel de AO als de lijst documenten die opgeslagen moeten worden zijn via intranet beschikbaar gesteld aan alle medewerkers FASE 3 TOETSEN BEHEERSINGSMAATREGELEN 6 Opstellen controleplannen Start Controleplannen die ondersteunen in het vaststellen van de juiste werking van het proces bij afronding fase 2 stap 5. Op basis van het toetsingskader en de AO/IC dienen controleplannen beschreven te worden. In de controleplannen dienen de volgende elementen Een algemeen controleplan is opgesteld.. en door de directie behandeld en vastgesteld. Hierin zijn de richtlijnen voor het uitvoeren van de controlewerkzaamheden opgenomen. Na fase 2 zullen de controleplannen voor Voortgangsrapportage Rechtmatigheid, juli 4
opgenomen te worden: De te toetsen interne beheersingsmaatregelen; Aantal waarnemingen. de diverse processen verder uitgewerkt moeten gaan worden. In het controleplan per proces, zullen specifiek de te toetsten beheersingsmaatregelen en de wijze van testen benoemd gaan worden. De werkzaamheden hiervoor zijn gestart. 7 Uitvoering verbijzonderde interne controle Vaststellen bestaan en werking van de beheersingsmaatregelen binnen de processen Mei (Vervolgens per kwartaal) Voor zover mogelijk zal de rechtmatigheid een onderdeel gaan uitmaken van de totale risicobeheersing binnen de directies. Per kwartaal wordt een audit uitgevoerd op de processen. Het aantal waarnemingen wordt verdeeld over de vier kwartalen. Deze zullen in de tweede helft van uitgevoerd worden. 8 Rapportage aan de directeuren Rapport van bevindingen Eind mei (Ver- De bevindingen worden gedocumenteerd vastgelegd, waardoor deze ook door de accountant zijn te volgen. Door de directiecontroller worden de bevindingen Deze zullen in de tweede helft van starten. Voortgangsrapportage Rechtmatigheid, juli 5
volgens per kwartaal) gerapporteerd naar aanleiding van de verbijzonderde interne controle. Daarnaast worden in het rapport aanbevelingen ter verbetering opgenomen. 9 Uitzetten herstelen verbeteracties Begin Juni (Vervolgens per kwartaal) Follow-up bevindingen voorgaande periode. Door de verantwoordelijk sectormanager en de dienstcontrollers wordt geanalyseerd waarom de procedure niet wordt gevolgd. Indien afwijkingen worden geconstateerd, zullen de nodige acties in de tweede helft van worden uitgezet. Vervolgens worden op basis van de bevindingen herstel- en verbeteracties uitgezet binnen de afdeling. Indien de processen zijn veranderd, wordt de AO/IC hierop aangepast. Daarnaast Voortgangsrapportage Rechtmatigheid, juli 6
10 control - statement control - statement Januari 2008 wordt nagegaan of de AO/IC toereikend is. Door de directeuren wordt jaarlijks een control -statement afgegeven aan de Algemeen Directeur. Indien afwijkingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage gespecificeerd. Voor zal dit als pilot binnen de organisatie uitgezet worden. Deze zullen in de tweede helft van starten. FASE 4 DE VERBETERSLAG 11 Analyseren van Mogelijke bevindingen en aanpassing van doorvoeren van verordeningen, aanpassingen. AO/IC, procedures, etc. Algemeen Directeur/ Gedurende In de loop van zal gekomen moeten worden tot een standaard rapportageformat voor de control -statement. Intern dient beoordeeld te worden in hoeverre aanpassingen op geconstateerde afwijkingen gemaakt Deze zullen in de tweede helft van starten, Voortgangsrapportage Rechtmatigheid, juli 7
dienen te worden. Beoordeeld zal moeten worden of bepaalde artikelen in verordeningen, dan wel procedures wenselijk zijn. De verordening en/of procedures dienen aangepast te worden op de wensen van de organisatie, waardoor het rechtmatig handelen gewaarborgd kan worden. Aanpassingen in verordeningen worden verwerkt en aan Provinciale Staten voorgelegd ter goedkeuring. Titel:Nota Rekeningencommissie, agendapunt 6.1. (Voortgangsrapportage juli ) Datum:17-09- Nummer:6.1 Voortgangsrapportage Rechtmatigheid, juli 8
Voortgangsrapportage Rechtmatigheid, juli 9