nota aan burgemeester en wethouders

Transcriptie

1 nota aan burgemeester en wethouders dienst/projectdirectie afdeling Concerncontrol steller Tijmen Zentveld/ Lia Steffen onderwerp Intern Controle Plan 2011 (IC 2011) telefoon div-nummer gouda 1. Inleiding Sinds 2005 is de accountant wettelijk verplicht een verklaring af te geven omtrent de rechtmatigheid 1 van de besteding van de middelen van de gemeente. De accountant doet hiervoor een onderzoek. Hierbij steunt de accountant op de interne controles die door onze eigen organisatie zijn uitgevoerd. Een adequate interne beheersing moet waarborgen dat processen doeltreffend, doelmatig en rechtmatig verlopen. Jaarlijks stelt het College het Intern Controle plan vast, waarin een overzicht staat welke processen voor het volgende kalenderjaar door onze eigen organisaties worden gecontroleerd. De processen die gecontroleerd worden zijn aangemerkt door de accountant en zijn financieel van materieel belang voor de gemeente. 2. Toelichting onderdeel Verbijzonderde Interne Controle (artikel 212) Vorig jaar is het concept interne controleplan van 2010 wel in concept besproken, maar niet vastgesteld door het college. Oorzaak zit in het feit dat de nieuwe accountant nog onvoldoende bekend was met de organisatie en de processen. Er was dan ook nog onduidelijkheid over de mate waarin en welke processen gecontroleerd moeten worden. Inmiddels zijn er afspraken gemaakt met de accountant over de controle van Het concept zoals dat vorig jaar is besproken is ongewijzigd gebleven voor de controle van het aantal processen. Wel is in de werkwijze een aantal veranderingen doorgevoerd. Zie daarvoor ook de afwijkingen zoals die bij 2011 (zie onder) zijn opgenomen. In bijlage 1 is het werkplan voor 2010 opgenomen 2.1. De te controleren processen worden in overleg vastgesteld In de auditcommissie van 30 september 2010 is het concept werkplan besproken en daarbij zijn de onderzoeken afgestemd met de accountant en de rekenkamer. 1 onder rechtmatigheid wordt begrepen dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder ook de gemeentelijke verordeningen

2 De afwijkingen ten opzichte van 2010 zijn 1. Voor een deel van de processen wordt een nieuwe werkwijze ingevoerd; Met behulp van lean thinking 2 zijn deze processen in 2010 opnieuw ingericht met controles ingebouwd in het nieuwe proces. De afdeling concerncontrol zal in 2011 reviews uitvoeren op deze processen om de juiste werking van het nieuwe proces te waarborgen. Uiteindelijk zullen alle processen opnieuw worden ingericht en gecontroleerd. 2. Nieuwe werkwijze voor processen met een laag, midden en hoog risico; Voor de processen die door de accountant zijn aangemerkt als processen met een laag of midden risico worden in 2011 geen controles meer met uitgebreide steekproeven uitgevoerd. Voor deze processen wordt aan de hand van interviews vastgesteld of het proces nog in control is. Processen met een hoog risico worden wel uitgebreid gecontroleerd. In bijlage 2 is het risicoprofiel van de processen opgenomen. 3. De controle op het belastingproces wordt in 2011 door derden uitgevoerd; Vier processen hebben betrekking op het belastingproces. Deze processen worden in 2011 in een op afstand geplaatste belastingorganisatie uitgevoerd. Deze nieuwe organisatie zal zelf zijn processen op orde moeten hebben. De gemeente Gouda zal daarvan het uiteindelijk resultaat (een verklaring van de getrouwheid als van de rechtmatigheid van de accountant van de nieuwe organisatie) moeten ontvangen om zich daar een oordeel van te kunnen vormen. De afdeling concerncontrol zal deze processen niet hoeven controleren. 2.2 De controle aanpak is gebaseerd op een risicoanalyse Processen met controle door concerncontrol Voor alle processen worden procesprotocollen gemaakt door de IC-medewerkers en de procesverantwoordelijke (dienst-/afdelingshoofden) Per proces worden de risico s en de getroffen beheersmaatregelen benoemd. De accountant accordeert de procesprotocollen. Met de controle door de IC-ers wordt vervolgens vastgesteld of de beheersmaatregelen gewerkt hebben. Voor processen met een laag en midden risico gebeurt dit door middel van een interview. Processen met een hoog risico worden aanvullende gecontroleerd op het risico door middel van een steekproef. De accountant bekijkt de interne controle dossiers van alle processen en baseert een belangrijk deel van haar oordeel op deze dossiers. De accountant legt zijn bevindingen vast in een management letter. In 2011 wordt de controle uitgevoerd in 2 gedeelten. De controle over het eerste halfjaar zal in oktober worden afgerond. De controle over het tweedehalf jaar zal gedaan worden in de periode december februari Voordeel van deze werkwijze is dat eventueel geconstateerde onrechtmatigheden waar mogelijk tijdig hersteld kunnen worden voor afsluiting van het boekjaar. Processen in lijn In 2010 is gewerkt aan het in lijn krijgen van de interne controle in 7 processen. Dit betekent dat voor deze processen de interne controle in lijn (dus bij de verantwoordelijke afdeling) plaatsvindt. Door concerncontrol zal in 2011 een review van het proces worden uitgevoerd. Deze review bestaat uit een interview met de verantwoordelijk en eventueel een kleine steekproef in het proces om de mate van in control vast te stellen. In 2011 worden er samen met de afdelingen nog 15 processen doorgelicht met behulp van lean thinking. Samen met een aantal opgeleide medewerkers zal de afdeling concerncontrol deze processen doorlichten en daarbij controles in het proces inbouwen. Kanttekening Een adequate interne uitwerking van de risicoanalyse van de processen (procesprotocollen) is het vertrekpunt voor de accountant. Zodra de IC-werkzaamheden 2010 zijn afgerond wordt gestart met de interne controle van Lean wil zeggen dat de waarde voor de klant centraal staat. Voor elk afzonderlijk proces wordt de klant gedefinieerd. Er is niet sprake van één klant, maar verscheidene en is afhankelijk van het (soort) proces. Alle stappen in het proces worden op de toegevoegde waarde beoordeeld. Dit vergt een compleet andere manier van denken in de organisatie. Lean helpt om het proces als geheel klantgericht en efficiënt te maken waarbij geen verspilling optreedt. Daarnaast is de continue verbetering een onderdeel van het Lean thinking. Simpel gezegd betekent Lean thinking: meer doen met minder. pagina 2

3 2.3 Er wordt gewerkt volgens een vastgesteld sturing en verantwoordingsmodel De resultaten van het onderzoek van de verbijzonderde Interne Controle 2009 wordt door de ICmedewerkers vastgelegd in een verslag. Dit verslag is opgebouwd uit de bevindingen van het onderzoek en een conclusie. Dit verslag wordt besproken met de procesverantwoordelijke. De daaruit voorkomende verbeteracties worden vastgelegd en de afdeling moet de verbeteracties uitvoeren. In de interne controle het jaar daarop komen de verbeterpunten van de vorige controle terug. 2.4 Toelichting Single information en Singel audit (SiSa) Met ingang van het verantwoordingsjaar 2006 zijn de afzonderlijke verantwoordingen per specifieke uitkering komen te vervallen. De gemeenten zijn met ingang van het verantwoordingsjaar 2006 verplicht een SiSa bijlage op te nemen bij de jaarrekening. In de SiSa bijlage staat de informatie die het Rijk nodig heeft voor de specifieke gelden. 3. Programma en organisatiedoorlichtingen (artikel 213a) In de gemeentelijke verordening Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid is vastgelegd dat het college jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) organisatie-eenheden van de gemeente toetst. Tevens is vastgelegd dat jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal twee (delen van) programma s en paragrafen moeten worden gecontroleerd. Met de nieuwe werkwijze (IC processen in de lijn onderbrengen en direct het proces lean te maken) worden door concerncontrol vanaf 2012 jaarlijks een aantal processen (2 tot 3) doorgelicht. Deze doorlichtingen komen dan in de plaats van de doelmatigheid- en doeltreffendheidonderzoeken zoals die in de afgelopen jaren zijn uitgevoerd. In 2011 worden er samen met de afdeling nog 15 processen doorgelicht met behulp van lean thinking. Samen met een aantal opgeleide medewerkers zal de afdeling concerncontrol deze processen oppakken. 3.2 Selectie onderzoeken Zie bijlage 2 met de processen die in 2011 worden doorgelicht en waarbij de interne controle wordt ondergebracht in het proces. 4. Juridische gevolgen / fatale termijnen / handhaving Met het vaststellen van dit controleplan voldoet de organisatie aan artikel 6 uit de controle verordening van de gemeente Gouda (art. 212 gemeentewet). Tevens wordt met dit controleplan invulling gegeven aan artikel 213a Gemeentewet waarin de programma- en organisatiedoorlichtingen centraal staan. 5. Financiële / personele / organisatorische gevolgen Het uitvoeren van dit plan vergt met name capaciteit van de afdeling Concerncontrol. Deze capaciteit is beschikbaar. Daarnaast vraagt het uitvoeren van dit controleplan tijd van de gecontroleerde. Door het vooraf bekend maken via het Concenberaad en door publicatie op de pagina van het Concern op Tera (intranet) van de uit dit plan voortkomende detailplanning zal vooraf bekend zijn wanneer er van welke dienst/afdeling tijd gevraagd zal gaan worden. 6. Communicatie / interactiviteit Dit controleplan zal na vaststelling door BenW afgestemd worden met de accountant, rekenkamer en audit-commissie. Daarna volgt publicatie op Tera (intranet) en communicatie met betrokkenen. 7. Overleg gevoerd met Concerncontrol heeft inzake de verbijzonderde interne controle een onafhankelijke positie. 8. Vervolgtraject besluitvorming nvt 9. Advies Het college wordt gevraagd: 1. in te stemmen met de voor 2010 en 2011 voorgestelde werkzaamheden op het gebied van verbijzonderde interne controle pagina 3

4 Bijlage 1: werkplan 2010 Doel De administratieve organisatie zodanig in te richten en te verbeteren dat binnen de reguliere processen kan worden aangetoond dat de gemeente rechtmatig is, dus in overeenstemming met externe wetgeving en interne regelgeving heeft gehandeld. Werkzaamheden Follow up bevindingen rechtmatigheidcontrole Actualiseren controleprotocollen met betrekking tot de omvang van de begrotingsposten en wet-en regelgeving Vaststellen of het normenkader voldoet aan de eisen rechtmatigheidcontrole Actualiseren van roulatieschema zoals in dit plan is opgenomen Informeren betrokkenen en betrekken bij de planning Uitvoeren rechtmatigheidscontrole in twee delen (1ste deel vetgedrukt) Vastleggen controlebevindingen (en aanbevelingen) in rapportage Bespreken van bevindingen met betrokkenen en concerncontroller Eventueel uitvoeren van herstelwerkzaamheden n.a.v. bevindingen Voorbereiding selectie In overleg met de accountant worden de belangrijkste processen voor de IC geselecteerd. Daarnaast wordt via een roulatieschema de overige procedures gecontroleerd, zie onderstaand schema. Hoofdprocessen Subprocessen nr begrotingsbeheer * (begrotingswijziging) 1 X X X X Belastingen, heffingen en Belastingen 2 X X leges * - afvalstoffenheffing X X X X - Onroerende X X X X zaakbelasting - Reinigingsrechten X X X X - Rioolrechten X X X X Parkeerbelastingen 3 X - Parkeerautomaten X X X X Losse parkeermeters -Parkeervergunningen X Leges publiekszaken 4 X X X X Bouwleges 5 X X X X Grond exploitaties* 6 X X X X Kosten* aanbesteding 7 X X X X inkopen 8 X X X X Investeringen 9 X X X X Personeel* 10 X X X X Subsidies* Subsidieverstrekking 11 X X X X Subsidievaststelling 12 X X X X Wet maatschappelijke Voorzieningen 13 X X X X ondersteuning* Bulkfactuur 14 X X X X Eigen bijdrage HH in 15 X X X X natura Wet werk en Inkomensdeel 16 X X X X bijstand(wwb)* Werkdeel 17 X X X X pagina 4

5 Bijzondere bijstand 18 X X X X Algemene uitkering* 19 X Debiteuren* 20 X Leerlingenvervoer* 21 X Reserves en voorzieningen* 22 X Reductieregeling* 23 X Treasury* 24 X X Verhuur vastgoed* 25 X X Specifieke uitkeringen (SiSa)* Alle onder SiSa vallende specifieke uitkeringen 26 X X X X * door accountant aangewezen proces van materieel belang Lean Thinking processen voor 2010 zijn Subsidies, Bouwleges, Personeel, WMO, Bijzondere bijstand, Begrotingsbeheer/Algemene uitkering, Parkeervergunningen en grondexploitaties. pagina 5

6 Bijlage 2: risicoprofiel processen Hoofdprocessen Subprocessen nr risco Begrotingsbeheer (begrotingswijziging) 1 Midden Belastingen, heffingen en Belastingen 3 2 leges - afvalstoffenheffing - Onroerende zaakbelasting - Reinigingsrechten - Rioolrechten Parkeerbelastingen 3 - Parkeerautomaten Losse parkeermeters -Parkeervergunningen Leges publiekszaken 4 Bouwleges 5 Midden Grondexploitaties 6 Kosten aanbesteding 7 inkopen 8 Investeringen 9 Personeel 10 Midden Subsidies Subsidieverstrekking 11 Subsidievaststelling 12 Wet maatschappelijke Voorzieningen 13 ondersteuning Bulkfactuur 14 Eigen bijdrage HH in natura 15 Wet werk en bijstand(wwb) Inkomensdeel 16 Midden Werkdeel 17 Midden Bijzondere bijstand 18 Midden Algemene uitkering 19 Debiteuren 20 Midden Leerlingenvervoer 21 Reserves en voorzieningen 22 Midden Reductieregeling 23 Treasury 24 Verhuur vastgoed 25 Specifieke uitkeringen (SiSa) Alle onder SiSa vallende specifieke uitkeringen 26 Variabel 3 Vanaf 2011 zijn deze processen uitbesteed aan een verzelfstandigd belastingorgaan. Door de gemeente Gouda zullen dan geen controles naar de rechtmatigheid worden uitgevoerd. De nieuwe belastingsorganisatie is daarvoor zelf verantwoordelijk en zal daarvoor een goedkeurende accountantsverklaring moeten voorleggen. pagina 6

7 Bijlage 3: doorlichting processen in 2011 met lean thinking Hoofdprocessen Subprocessen risco Belastingen, heffingen en Belastingen leges Parkeerbelastingen - Parkeerautomaten Losse parkeermeters Leges publiekszaken Kosten aanbesteding inkopen Investeringen Wet werk en bijstand(wwb) Inkomensdeel Midden Werkdeel Midden Debiteuren Midden Leerlingenvervoer Reserves en voorzieningen Midden Reductieregeling Treasury Verhuur vastgoed Specifieke uitkeringen (SiSa) Alle onder SiSa vallende Variabel specifieke uitkeringen pagina 7