1 Het papier-efficiënte kantoor Veilige externe opslag van gearchiveerde documenten
DE WEG NAAR EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR OVERMATIG PAPIERGEBRUIK Fase Stage 1 1 Uw behoefte: > Beveiliging van uw informatie verbeteren > Kosten reduceren > Opslagruimte voor uw documenten optimaliseren > Toegang tot uw informatie verbeteren Uw behoefte: > Toegang tot uw informatie verbeteren > Eenvoudig documenten delen tussen verschillende vestigingen > Compliance en audit vereisten borgen Uw behoefte: > Binnenkomende documenten efficiënter verwerken > Toegang tot uw informatie verbeteren > Compliance en audit vereisten borgen Fase Stage 2 2 Fase Stage 3 3 Inzicht krijgen Veilige externe opslag van gearchiveerde documenten Papierreductie Efficiënte toegang tot actieve documenten Ballast afgooien Efficiëntere bedrijfsprocessen door goed beheer van uw binnenkomende informatie Oplossing > Archiefbeheer > Veilige vernietiging Oplossing > Archiefbeheer > Active File Management > Veilige vernietiging > Scan- en digitaliseeroplossingen Oplossing > Archiefbeheer > Veilige vernietiging > Scan- en digitaliseeroplossingen Fase Stage 4 4 Uw behoefte: > Optimaal waarde uit uw informatie halen Lichtjaren voor zijn De waarde van uw informatie volledig benutten MANAGE Oplossing > Veelomvattende oplossingen voor informatiebeheer PAPIER-EFFICIËNT 2
Op weg naar een papier-efficiënt kantoor Uw organisatie bevindt zich in fase 1 inzicht krijgen Overmatig papiergebruik aanpakken Komt een van de volgende situaties u bekend voor? Komt een van de volgende situaties u bekend voor? Uw werkplek is omgeven door papier. Overal liggen documenten: op bureaus, in lades en in archiefkasten. De printers en kopieerapparaten genereren elke dag stapels nieuwe documenten. Al dit papier neemt waardevolle kantoorruimte in beslag en stelt uw informatie bloot aan mogelijke schade of verlies. Waarschijnlijk wordt de meeste informatie die u niet meer nodig hebt ergens op kantoor bewaard. U weet niet meer precies wat er in al die archiefdozen in de kelder zit, laat staan wat er allemaal op de werkplek rondslingert. Als u documenten moet inzien, kan het dagen of zelfs weken duren voor u de juiste dossiers hebt gevonden. Als dit scenario op uw werkplek lijkt, loopt uw bedrijf het risico dat er gegevens verloren gaan, beschadigd raken of toegankelijk zijn voor onbevoegden. Dit kan leiden tot inefficiëntie, verlies van concurrentievoordelen of nadelige gevolgen voor uw bedrijfsreputatie. De schade kan aanzienlijk zijn en het kan jaren duren voordat uw bedrijf hiervan is hersteld. Het wordt tijd dat u alles onder controle krijgt en dat de hoeveelheid papier op uw werkplek wordt gereduceerd. Een professioneel documentbeheerprogramma zal niet alleen risico s reduceren, maar ook de toegang tot informatie verbeteren. 3
Het papier-efficiënte kantoor Het papier-efficiënte kantoor HET PAPIERLOZE KANTOOR IS NOG HEEL VER WEG Bij Iron Mountain weten we dat het papierloze kantoor nog heel ver weg is. Wij geloven meer in het papier-efficiënte kantoor. Het concept papierloos kantoor werd algemeen bekend in 1975 en was bedoeld om een toekomstvisie aan te geven waarbij bedrijven geen papier meer zouden gebruiken. Dit staat ver af van de realiteit van hedendaagse kantooromgevingen. Uit een recent onderzoek 1 blijkt dat bijna een derde (29%) van de leidinggevenden van de bedrijven in het middensegment niet gelooft dat papierloze kantoren in de nabije toekomst een realiteit worden. Bij een derde (32%) van de bedrijven neemt het papiergebruik toe. Veel bedrijven hebben een hybride manier van werken ontwikkeld, waarbij digitale en papieren documenten naast elkaar bestaan. Als we accepteren dat papier de eerstkomende tijd niet zal verdwijnen, hoe kunnen we papieren documenten dan beter toegankelijk en bruikbaar maken? Iron Mountain is een deskundige leverancier in oplossingen en services voor informatiebeheer die bedrijven helpen buiten de kaders te denken en efficiënter te werken. Wij maken een papier-efficiënte benadering mogelijk waarbij documenten buiten het bedrijf op een centrale plek worden opgeslagen en gedigitaliseerd. Hierdoor hebt u snel toegang tot documenten, bespaart u tijd en ruimte, en kunnen uw werknemers efficiënter werken en uw klanten beter helpen. Als u wordt bedolven onder uw papieren administratie of gewoon efficiënter wilt werken: Iron Mountain kan u helpen bij de realisatie van een papier-efficiënt kantoor. 29 % van de leidinggevenden binnen middelgrote bedrijven gelooft niet dat papierloze kantoren in de nabije toekomst een realiteit worden 1 Information Risk Business Survey, Iron Mountain, 2012 4
De uitdagingen Veel bedrijven worden iedere dag geconfronteerd met een enorme berg papier die door hun processen wordt gegenereerd. Van deze bedrijven bewaart 58% hun papieren dossiers in huis. 2 Hoewel bedrijven meestal niet goed weten hoe ze externe opslag moeten aanpakken, kan dit veel problemen oplossen. Hieronder volgen de problemen en de uitdagingen. Beveiliging Maar al te vaak investeren bedrijven enorm in de beveiliging van hun digitale informatie en vergeten ze de papieren documenten. Het in huis bewaren van grote archieven met papieren dossiers zorgt voor veel problemen. De archiefruimtes raken overvol en worden chaotisch, en bedrijven lopen meer kans dat gegevens verloren gaan of beschadigd raken. Bovendien wordt de informatie niet optimaal benut. Wat als er wordt ingebroken bij uw bedrijf, of uw bedrijf wordt getroffen door brand of een overstroming? Informatie is een bedrijfsmiddel dat lucratief is in handen van de juiste persoon, maar schadelijk kan zijn als het in verkeerde handen valt. Het is daarom belangrijker dan ooit dat aan de voorschriften wordt voldaan. Wanneer u de Wet bescherming persoonsgegevens schendt, kan dit tot zeer hoge boetes leiden. Maar nog erger is dat het vertrouwen van klanten in uw diensten afneemt. Hierdoor wordt gegevensverlies door diefstal, brand, overstroming of iets anders een zeer kostbare zaak. van de bedrijven komt een grootschalig gegevensverlies nooit te boven. 43 % Bron: universiteit van Texas van de bedrijven is bang dat er waardevolle historische documenten verloren gaan. 49 % Bron: onderzoek van Iron Mountain Toegang tot Verouderde processen met papieren documenten leiden tot veel onnodig gebruik van resources. Het is moeilijk en misschien zelfs onmogelijk om waardevolle informatie optimaal te benutten als deze wordt bewaard in de vorm van papieren documenten die zijn verspreid over ongestructureerde archiefsystemen of zijn opgeborgen in een doos in de kelder. Bovendien beschikken de meeste bedrijven niet over een allesomvattend digitaliseringsprogramma waarmee snel digitale toegang kan worden verkregen tot documenten die eerder in papieren vorm beschikbaar waren. Toegang tot de juiste informatie op het juiste moment leidt tot een andere manier van werken en verbetert de efficiëntie. Onderzoek wijst uit dat het niveau van service en responstijd met bijna een derde (32%) kan worden verbeterd als medewerkers onmiddellijk kunnen beschikken over klant- en zaakgerelateerde informatie. Bron: AIIM onderzoek 40 % Bron: onderzoek van Iron Mountain van de bedrijven geeft aan dat hun opslag- en toegangssystemen voor informatie overbelast zijn. 2 Making sense of big data, Iron Mountain, 2012 5
De uitdagingen Ruimte en kosten Als uw kantoor overspoeld raakt door documenten, verspilt u mogelijk duizenden euro s die u beter elders had kunnen besteden. Veel bedrijven zien de verborgen kosten over het hoofd die komen kijken bij het opslaan van papieren dossiers in eigen beheer. Denk bijvoorbeeld aan de hoeveelheid waardevolle kantoorruimte die verloren gaat en de personeelskosten voor het wegbergen, beschikbaar stellen en beheren van de informatie-inventaris. 39% van de Europese bedrijven in het middensegment geeft aan dat de reductie van opslagkosten een belangrijke prioriteit is waar het gaat om informatiebeheer en dit komt direct na de hoogste prioriteit, namelijk het verbeteren van de beveiliging en gegevensbescherming (49%) Bron: Information Risk Business Survey, Iron Mountain, 2012 Een gemiddeld verzekeringsbedrijf dat claims verwerkt en ongeveer 250 werknemers heeft, maakt ruim 215.000 aan vastgoedkosten om actieve dossiers in huis op te slaan Bron: Opinion Matters research voor Iron Mountain, Juni - Augustus 2012 De oplossing archiefbeheer Krijg controle over uw informatie en werkomgeving door uw inactieve documenten extern op te slaan met de archiefbeheerdiensten van Iron Mountain. De eerste stap in de richting van een papier-efficiënt kantoor is vaststellen welke papieren documenten u niet vaak gebruikt, zodat deze veilig op een externe locatie kunnen worden bewaard. Een archiefbeheerprogramma zorgt ervoor dat uw informatie gemakkelijker toegankelijk en beter beveiligd is. Met de archiefbeheerdiensten van Iron Mountain hebt u toegang tot uw informatie op papier of in digitale vorm, wanneer u deze nodig hebt. Van het indexeren van uw informatie tot het veilig en toegankelijk opslaan en scannen, wij helpen u een programma te ontwikkelen dat is afgestemd op uw dagelijkse werkzaamheden, zodat u meerwaarde haalt uit uw informatie. Onderstaand schema beschrijft het informatiemanagementproces om een papier-efficiënte organisatie te realiseren. 6
EEN PAPIER-EFFICIËNT KANTOOR REALISEREN MIDDELS OPLOSSINGEN VOOR ARCHIEBEHEER OP LOCATIE OVERMATIG PAPIERGEBRUIK IDENTIFICEREN Bepaal welke documenten extern worden opgeslagen > Inactieve papieren documenten > Actieve papieren documenten Documenten die mogen worden vernietigd EXTERN ARCHIEFBEHEER Opslaan Stel vast hoe vaak u papieren documenten nodig hebt. Dit helpt u te bepalen of opslag op doosof op dossierniveau de juiste keuze is BEHEREN Toegang tot uw informatie wanneer dat nodig is: > Papieren documenten opvragen > Gescande documenten opvragen DIGITALISEREN Maak informatie bruikbaarder door digitalisering ter ondersteuning van uw bedrijfsprocessen VERNIETIGEN Reduceer uw archief door documenten met een verstreken bewaartermijn veilig te vernietigen PAPIER-EFFICIËNT 7
De oplossing Orde op zaken stellen Als eerste stap richting een archiefbeheeroplossing helpen wij u een gegevensopslagprogramma te ontwikkelen dat is afgestemd op uw situatie. Middels een evaluatie van de typen documenten die u hebt en hoe u deze wilt gebruiken, helpen we u een schema op te stellen voor documentvernietiging en een kostenbesparende oplossing te ontwikkelen voor het beheer van documenten volgens de geldende voorschriften. De kosten van het zoeken naar een verkeerd gearchiveerd document bedragen gemiddeld 90 Opslag op maat Bron: AIIM onderzoek U kunt bij ons kiezen uit diverse opslagopties om aan al uw specifieke behoeften te voldoen. Opslag in gesloten dozen voor documenten die u wilt bewaren maar die u niet vaak gebruikt. Open-shelf-opslag voor documenten waartoe u snel toegang wilt hebben, zoals personeelsdossiers of medische gegevens. U kunt ook voor batchscanning kiezen ideaal voor goedkope en regelmatige toegang tot specifieke documenten of wanneer meerdere gebruikers toegang tot dezelfde documenten moeten hebben. In 2012 waren er 12 miljoen slachtoffers van identiteitsfraude Bron: Javelin Strategy and Research-rapport Snelle toegang Als een document al gescand is, kunt dit opvragen via onze gebruiksvriendelijke online portal. U kunt ook een aanvraag indienen voor het scannen van een fysiek document. De scan is dezelfde of de volgende dag beschikbaar. Bovendien bieden wij een online hostingoplossing waarmee u op elke willekeurige locatie en elk tijdstip toegang tot uw gescande documenten hebt. Digitale documenten kunt u sneller bekijken en eenvoudiger delen, en ze verkleinen uw ecologische voetafdruk. En we kunnen u ook de originele papieren documenten bezorgen met onze eigen, extra beveiligde voertuigen. U beschikt hoe dan ook op het gewenste tijdstip over de juiste documenten. Probleemloze service Onze deskundigen werken nauw met u samen. We kunnen u helpen bij het definiëren van een nieuw beleid voor informatiebeheer en ondersteunen u bij de implementatie van dit beleid. Op die manier worden knelpunten gemakkelijk geïdentificeerd en verholpen. U zult nauwelijks merken dat we werkzaamheden voor u uitvoeren. Maar achteraf zult u het verschil zeker merken. Veilige procedures De uitstekend beveiligde faciliteiten en processen van Iron Mountain bieden u en uw klanten de hoogst mogelijke betrouwbaarheid. Door de optimale bescherming tegen overstromingen, brand en diefstal minimaliseert u het risico op hoge boetes voor slechte gegevensbescherming, terwijl u nog steeds gemakkelijk toegang tot uw documenten hebt. 8
Casestudy BAE SYSTEMS Uitdaging Als toonaangevende defensiegroep is de beveiliging en integriteit van documenten van cruciaal belang voor BAE Systems. Deze grote organisatie zag zich voor allerlei potentiële problemen gesteld doordat inactieve maar belangrijke documenten op meerdere locaties waren opgeslagen. Door de vertrouwelijke aard van veel dossiers was het bedrijf blootgesteld aan hoge risico s ten aanzien van de beveiliging en naleving van voorschriften. Door vertragingen bij de toegang tot documenten was de klantenservice niet snel genoeg. Oplossing Iron Mountain leverde een structurele documentbeheeroplossing, inclusief de inzet van deskundigen op locatie om de documenten te beheren en bijna 5700 kubieke meter uitstekend beveiligde externe opslagruimte. Uiterst geheime documenten worden in een speciale kluis beheerd door medewerkers van Iron Mountain die door het Ministerie van Defensie zijn gescreend. BAE kan via de beveiligde IM Connect online portal documenten bekijken en opvragen. Waarde BAE Systems heeft het risico op verlies van vertrouwelijke klantgegevens en gevoelige informatie aanzienlijk verkleind. Daarnaast zijn de beheerprocessen in hoge mate gestroomlijnd en is er een algehele kostenreductie gerealiseerd. We hebben Iron Mountain gekozen omdat dit het enige bedrijf is dat een complete service kon bieden. Hun dekking in het Verenigd Koninkrijk is zodanig dat er altijd wel een locatie van Iron Mountain dichtbij is. Iron Mountain kon aantonen dat de processen en faciliteiten exact voldoen aan de normen die we stellen. Chris Sumner, Information and Media Manager, BAE Systems 9
casestudy DLA PIPER Uitdaging Een van de grootste juridische dienstverleners ter wereld kwam naar Iron Mountain met een inconsistent en gefragmenteerd beleid voor documentopslag en -beheer. Oplossing Iron Mountain implementeerde een landelijk opslag- en archiefsysteem en bereidde DLA voor op het gebruik van IM Connect. DLA heeft veel kantoorruimte teruggekregen, kan informatie gemakkelijk terugvinden en kan akten volledig veilig bewaren in de kluizen met klimaatbeheersing van Iron Mountain. Waarde Dit heeft tot meetbare kostenbesparingen geleid, de efficiëntie van het bedrijf verbeterd en de operationele risico s aanzienlijk verkleind. Het is van groot belang dat we onze bestanden veilig kunnen bewaren en gebruiken, en Iron Mountain heeft nooit een document verloren in al die tijd dat ik hier werk. Gill Middleton, projectmanager UK Records Management, DLA Piper, Verenigd Koninkrijk 10
Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren Best practices op uw weg naar een papier-efficiënt kantoor Het realiseren van een papier-efficiënt kantoor lijkt een behoorlijke klus, maar de voordelen zijn veel groter dan de uitdagingen die u onderweg tegen zult komen. Hieronder volgt een overzicht van zaken waarmee u rekening moet houden voordat u gaat digitaliseren. Zoals u zult zien, is de weg naar een papier-efficiënt kantoor geen rechte lijn. Uw organisatie springt wellicht tussen de verschillende stappen, begint aan het einde, slaat stukken over of herhaalt stappen. Dat maakt niet uit. Het belangrijkste is dat u vorderingen blijft maken. Deze praktische tips helpen u op weg. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Weet wat uw einddoel is > Bepaal uw prioriteiten voor externe archiefopslag: compliance, kosten besparen, etc. > Begrijp in welke bedrijfsbehoeften u wilt voorzien door het digitaliseren van documenten Weet wat u bewaart en waar > Categoriseer uw informatie op documenttype > Geef waardevolle informatie zoals intellectuele eigendom en klanteninformatie prioriteit Begrijp uw bedrijfsprocessen en hoe digitalisering ze kan verbeteren > Weet wie er toegang tot de gegevens moet hebben, wanneer en hoe vaak > Zorg dat u het effect van het digitaliseren kunt meten Zorg dat uw mensen achter u staan > Betrek uw personeel bij elke fase van het proces > Zorg ervoor dat geïmplementeerde processen niet kunnen worden omzeild Houd rekening met compliance en wettelijke vereisten > Houd vanaf het begin rekening met de geldende wettelijke vereisten > Zorg dat u de fysieke locatie van al uw digitale gegevens kent Denk na over kosten > Achterhaal de verborgen kosten die intern informatiebeheer met zich meebrengt > Scan alleen de documenten die u regelmatig nodig hebt Het belang van voorbereiding > Definieer de metagegevens zoals tags, labels en indexen > Schoon, groepeer en controleer documenten op leesbaarheid en accuraatheid In huis of extern? > Zorg voor inzicht in de risico s en nadelen van opslag op eigen locatie > Weeg de kosten af tegen andere factoren, zoals expertise en toegankelijkheid Binnenkomende documenten niet vergeten > Identificeer de bedrijfsprocessen die afhankelijk zijn van binnenkomende papieren documenten > Gebruik scanoplossingen om uw klantenservice te verbeteren Denk na over de mogelijkheden van Big Data > Orden en prioriteer de informatie binnen uw bedrijf > Zorg zo snel mogelijk voor een werkend proces 11
Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren 1 WETEN WAT UW EINDDOEL IS Weten wat uw einddoel is, betekent dat u helder voor ogen hebt wat uw bedrijfsdoelen zijn. Dit is belangrijk omdat u zo beter uw digitaliseringsstrategie kunt bepalen en u ervan verzekerd bent dat u uw informatie optimaal gebruikt. Bedrijfsdoelen die door programma s voor een papier-efficiënte omgeving worden beïnvloed, zijn: Snellere processen en betere toegankelijkheid van informatie Gereduceerde kosten en hogere winstgevendheid van kantoorruimte Ondersteuning van veilig flexibel werken Benutting van de volledige waarde van informatie Gereduceerde risico s en verbeterde beveiliging 2 WETEN WAT U BEWAART EN WAAR Er zijn verschillende soorten informatie en voor elk soort gelden andere opslag- en toegangsvereisten. Om te beslissen wat u bewaart en waar, moet u voor elk type document bepalen hoe vertrouwelijk het is en hoe lang het volgens de wet moet worden bewaard. U moet beslissen wie toegang tot het document moet hebben en hoe vaak, en u moet bepaalde stappen uitvoeren om de meest waardevolle documenten te beschermen. Zeer waardevolle documenten zijn onder andere researchdocumenten, intellectuele eigendom en bestanden met klantgegevens. Zorg ervoor dat alles geïndexeerd is, zodat u informatie gemakkelijk en snel kunt vinden. 3 UW BEDRIJFSPROCESSEN BEGRIJPEN EN INZIEN WAT MET DIGITALISERING KAN WORDEN VERBETERD Digitalisering helpt de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren. Zo kan een verzekeringsmaatschappij bijvoorbeeld nagaan hoe claims van klanten beter kunnen worden afgehandeld zonder papieren documenten. Ook hier moet weer worden bepaald wie er toegang tot de gegevens moet hebben, wanneer en hoe vaak. Moet het bedrijf toegang tot de gegevens hebben terwijl ze extern worden gescand? Andere factoren waarnaar moet worden gekeken, zijn beveiliging, de manier waarop medewerkers naar gegevens zoeken, flexibiliteit wat betreft de verschillende bestandsindelingen, de toegevoegde waarde voor compliance/bewijsvoering, en de kosten van het scannen, opslaan en beschikbaar maken. Met dit in gedachten is het belangrijk over cijfers te beschikken, zodat u de invloed van digitalisering op uw bedrijfsprocessen kunt meten. 12
Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren 4 UW MENSEN MEEKRIJGEN Als uw werknemers de veranderingen niet begrijpen of accepteren, bedenken ze mogelijk alternatieve methoden waardoor uw informatie nog minder goed beveiligd is. Het is belangrijk dat u uw personeel bij het proces betrekt. U kunt bijvoorbeeld een werkgroep oprichten van zowel belanghebbenden als eindgebruikers en ervoor zorgen dat de processen uiteindelijk worden geïmplementeerd en dat het onmogelijk is ze te omzeilen. 5 AANDACHT SCHENKEN AAN COMPLIANCE EN WETTELIJKE VEREISTEN Neem de tijd om goed voor ogen te krijgen aan welke voorschriften u moet voldoen. Zorg ervoor dat vanaf het begin rekening wordt gehouden met geldende wettelijke vereisten. Digitale gegevens worden vaak in de cloud of op een server in een datacenter opgeslagen en het is belangrijk precies de geografische locatie te weten, aangezien wetten ten aanzien van gegevensbeveiliging per regio kunnen verschillen. Ook moeten sommige soorten informatie in het land van herkomst worden bewaard. Digitale documenten, waaronder gescande papieren documenten, kunnen inmiddels ook als bewijs dienen in juridische procedures. Maar digitale informatie wordt uitsluitend toegelaten als de gegevens gedurende iedere stap en handeling (van creatie tot vernietiging) aantoonbaar veilig zijn beheerd. In het kader van de bewijskracht van een record, alsmede de eisen van de Nederlandse wet voor de omzetting van papieren naar elektronische records, wordt de NEN-ISO 15489 norm als leidend gezien. Deze internationale standaard voor informatie- en archiefbeheer geeft richtlijnen van wat u allemaal moet doen om tot een adequate en op de uitvoering van taken afgestemde inrichting van de informatiehuishouding te komen, ongeacht de vorm of medium. Vrijwel elk document kan mogelijk als bewijs worden verlangd. Dus als u overweegt om uw papieren archief te vervangen door gedigitaliseerde documenten, moet u ervoor zorgen dat voor de complete levenscyclus van de documenten, van creatie, conversie, opslag en vernietiging, de procedures worden gevolgd die garanderen dat de documentatie als rechtsgeldig bewijs kan dienen. Ook dit is een terrein waarop een goede leverancier van informatiebeheer u kan helpen. 6 KOSTEN BEPALEN De volledige kosten van informatiebeheer zijn vaak niet direct zichtbaar en kunnen aanzienlijk zijn. Deskundigen kunnen inefficiënties identificeren, zoals kosten die gepaard gaan met het onnodig lang bewaren van archiefstukken of het ontwikkelen van eigen dure beheersystemen die derden wellicht goedkoper, beter en veiliger kunnen aanbieden. Kosten kunnen snel oplopen als u alles zelf en in één keer probeert te doen. Het is bijvoorbeeld niet nodig alle documenten te scannen. Het is belangrijk dat u scant wat u nodig hebt en wat van veel waarde is. De rest kunt u fysiek archiveren. Bovendien doet u er goed aan voor ogen te houden dat het bij sommige processen handiger is papier te blijven gebruiken. 7 HET BELANG VAN VOORBEREIDING Om er zeker van te zijn dat er niets van de zojuist gedigitaliseerde informatie verloren gaat, zijn een goede planning en voorbereiding belangrijk. Dit omvat het definiëren van metagegevens (tags, labels en een index), zodat u snel het gewenste digitale document kunt zoeken. Zorg ervoor dat bestanden opgeschoond en gegroepeerd zijn voordat ze worden gescand en bepaal of u ze inderdaad wilt digitaliseren en of ze leesbaar en actueel zijn. 13
Praktische stappen om een papier-efficiënte omgeving te realiseren 8 IN HUIS OF EXTERN De beslissing om digitale bestanden in huis of extern te beheren en op te slaan varieert per bedrijf. De behoefte aan bedrijfscontinuïteit is een belangrijke overweging. Als u van plan bent kantoren te sluiten of personeel te ontslaan, is er een kans dat er papieren documenten achterblijven. Dit kan een groot risico voor de beveiliging en gegevensbescherming vormen. Ga ook na over welke interne deskundigheid u beschikt en vergelijk dit met de mogelijkheden die u door een externe provider worden geboden, en kijk altijd naar de kosten en kwaliteit. 9 BINNENKOMENDE DOCUMENTEN NIET VERGETEN Wat moet er gebeuren met al het nieuwe papier dat elke dag uw organisatie binnenkomt? Bijvoorbeeld facturen, aanvraagformulieren, declaraties of klachtbrieven. Een goed beheer van binnenkomende informatie helpt de efficiëntie van uw bedrijfsprocessen te verbeteren en beperkt bottlenecks in de werkstroom. Veel bedrijven hebben moeite dit efficiënt te beheren, omdat informatie vele vormen kan hebben en door verschillende teams wordt verwerkt. Met een scanoplossing bijvoorbeeld kunnen eerstelijns medewerkers van de klantenservice onmiddellijk inspelen op communicatie met klanten die op grond van prioriteit in de wachtrij zijn geplaatst. De processen verlopen zo sneller en de klantenservice wordt veel beter. Deze aanpak helpt ook de werklast te reduceren en dus de kosten te verlagen. U moet weten hoe en wanneer uw teams in de verschillende stadia van uw bedrijfsprocessen toegang tot informatie moeten hebben. Bij de juiste informatiebeheerstrategie voor uw bedrijf wordt rekening gehouden met uw bestaande bedrijfsprocessen en hebt u meer controle over de informatie. Toonaangevende organisaties houden vanaf het begin rekening met de bedrijfsprocessen die afhankelijk zijn van binnenkomende papieren documenten, evenals gearchiveerde papieren dossiers. 10 MOGELIJKHEDEN VAN BIG DATA OVERWEGEN De hoeveelheid, diversiteit en snelheid van informatie neemt toe en slechts weinig organisaties zullen dit niet merken. Uw documentbeheerprocessen moeten geschikt zijn voor steeds grotere hoeveelheden. Maak informatie beheersbaar door deze in segmenten onder te verdelen en prioriteiten toe te kennen. Een begin maken is het belangrijkste dus kies voor voortgang in plaats van perfectie. Wat uw strategie ook is, zorg ervoor dat u kiest voor een betrouwbare opslagoplossing voor de lange termijn en dat u alle gegevens kunt terugvinden en ermee aan de slag kunt gaan. 14
OVER Iron Mountain Iron Mountain is wereldleider op het gebied van informatiebeheer. Meer dan 85% van de bedrijven uit de FTSE 100 en meer dan 140.000 bedrijven in 39 landen vertrouwen het beheer van hun informatie aan ons toe. Onze services helpen bedrijven hun informatie te optimaliseren en te beschermen, ongeacht het soort gegevens, de locatie of fase in de levenscyclus, en verzekeren dataherstel en naleving van wet- en regelgeving. Dankzij toonaangevende beveiligingsniveaus bent u beschermd tegen het risico van gegevensinbreuk en de daaraan gekoppelde reputatieschade. Iron Mountain doet meer dan het efficiënt en toegankelijk opslaan van archieven. Wij kunnen u helpen bij het vereenvoudigen van uw informatiebeheer, het besparen van kosten en het vergroten van de efficiëntie. ANALYSEREN EN ADVISEREN OPSLAAN EN BEVEILIGEN SCANNEN EN DIGITALISEREN FLEXIBELE TOEGANG VEILIGE VERNIETIGING Meer weten? Iron Mountain levert een volledig pakket aan informatiebeheerdiensten op lokaal niveau. Wij leveren service van de hoogst mogelijke kwaliteit dankzij onze strenge veiligheidsnormen en een eenvoudige online interface waarmee uw documenten altijd toegankelijk zijn. Bezoek dan www.ironmountain.nl of bel ons op 0800 2724433 20