SAP Customer Success Story Groothandel en textiel Leoxx Leoxx: onderneem efficiënt en CO 2 -neutraal met SAP Business One Partner Leoxx ontwikkelt hoogwaardige, moderne projectvloerbedekkingen voor kantoor-, winkel-, zorg- en horecaomgevingen. De onderneming heeft veel succes dankzij een eigen productvisie en een focus op klantbehoeften. Met SAP Business One en de branchespecifieke oplossing via Intelligent Essentials van SAP partner IIS heeft Leoxx processen gestroomlijnd en tot 50% tijdwinst bereikt.
2 SAP Customer Success Story Groothandel en textiel Leoxx Bedrijf of organisatie Leoxx Hoofdkantoor of locatie Houten, Nederland Branche Groothandel in textielgoederen Producten en diensten Projectvloerbedekkingen Medewerkers 25 (2012) Omzet of begroting niet openbaar Website www.leoxx.nl Implementatiepartner Intelligent Information Systems (IIS) BUSINESS TRANSFORMATION Belangrijkste doelstellingen: Bedrijfsprocessen stroomlijnen, van order tot levering Koppeling leggen tussen voorstel dat architect (bepalende partij) doet en opvolgende activiteiten (offertes, reserveringen, orders etc.) door de inkopende partijen (betalende partij, zoals stoffeerders) Kwaliteit en transparantie datastromen verhogen Projectinformatie vanuit één zoekscherm toegankelijk maken : SAP Business One Intelligent Essentials van IIS, op klantvragen gebaseerde additionele functionaliteiten op SAP Business One, die in branche- en locatiespecifieke behoeften voorziet Grootste voordelen: Eén zoekscherm voor alle bedrijfsprocessen Meer grip op (geïntegreerde) processen Minder handmatig werk Meer en betere stuurinformatie beschikbaar Meer boekhoudkundige controlemomenten Flexibel gebruik van diverse valuta s Voorheen moesten we bij ieder proces, van order tot verkoop, gegevens uitprinten en opnieuw invoeren in de volgende module van onze software. Met SAP Business One en Intelligent Essentials gaan gegevens met een druk op de knop naar de volgende stap. Jeremy Pot, hoofd binnendienst en SAP projectleider, Leoxx BEREIKTE VOORDELEN 70% 70 % reductie van papierstromen 3 Medewerkers inwerken in 3 dagen in plaats van 3 weken 50% 50% tijdsbesparing bij registratie van CO 2 voetafdruk
3 SAP Customer Success Story Groothandel en textiel Leoxx Minder CO 2 -uitstoot met gestroomlijnde processen Met een hoofdvestiging in Houten ontwikkelt Leoxx hoogwaardige, moderne projectvloerbedekkingen voor kantoor-, winkel-, zorg- en horecaomgevingen. Kenmerkend voor Leoxx is het gebruik van kleurboeken waarmee architecten en Leoxxvertegenwoordigers hun klanten snel en overzichtelijk de mogelijke kleuren en toegepaste materialen kunnen demonstreren. De onderneming boekt veel succes met een persoonlijke visie op product, klantgerichtheid, service en presentatie. Uitgangspunt is dat alle producten CO 2 -neutraal, gerecycled of 100% recyclebaar zijn. Hiermee reduceert Leoxx de ecologische voetafdruk en ondersteunt het maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Met de implementatie van SAP Business One en Intelligent Essentials van SAP partner IIS heeft Leoxx een extra stap vooruit gezet op MVOgebied. Het heeft bedrijfsprocessen gestroomlijnd waardoor het bij de registratie van activiteiten die CO 2 -uitstoot veroorzaken tot 50% tijdwinst bereikt, de papierstromen met 70% heeft teruggebracht en de algemene efficiency en productiviteit van medewerkers aanzienlijk heeft verhoogd. Omdat SAP Business One werkt met uniforme invoerschermen, kan iedere medewerker aan de slag zonder lang te wennen aan de software. Jeremy Pot, hoofd binnendienst en SAP projectleider, Leoxx
4 SAP Customer Success Story Groothandel en textiel Leoxx SAP integreert onze processen zonder omwegen Jeremy Pot, hoofd binnendienst bij Leoxx: We hebben vijf leveranciers gevraagd om een oplossing te leveren die al onze processen integreert, zodat we minder papierstromen hebben. Voorheen moesten we bij ieder proces, van inkoop, order tot verkoop en levering, gegevens uitprinten en opnieuw invoeren in de volgende module van onze software. Oracle leek niet geïnteresseerd in een MKB-bedrijf als het onze, want het reageerde pas na 6 weken en dan niet eens adequaat. Unit4 kon niet precies bieden wat wij eisten. Afas leek aantrekkelijk qua prijs, maar toen puntje bij paaltje kwam, bleek dat ze een omweg nodig hadden om te voldoen aan onze belangrijkste eis. Hetzelfde gold voor de combinatie van Archie CRM en Exact. Alleen SAP Business One en Intelligent Essentials bleken werkelijk geïntegreerd. Pot: Bovendien was SAP Partner IIS zeer betrokken. IIS kwam hier langs voor een demonstratie en liet in een praktijksituatie zien hoe onze processen eruit zouden zien na de implementatie. Zelfs tijdens zijn vakantie belde de IIS-vertegenwoordiger om ons te helpen. 1 1 Alle processtappen in 1 geïntegreerd systeem Voorheen hadden we tien losse schermen om alle bedrijfsprocessen aan te sturen. Als we orderinformatie wilden terugzoeken, moesten we dat per module doen. IIS heeft een zoekscherm voor ons ontwikkeld waarmee we in een keer alle projectinformatie kunnen doorzoeken. SAP Business One slaat bovendien alle relevante informatie over een project op als bijlage.
5 SAP Customer Success Story Groothandel en textiel Leoxx Herkenbare schermen, korte leertijd De nieuwe werkwijze is veel effectiever. Niks meer overtypen. Data gaat met een muisklik naar de volgende stap. Het levert veel tijdwinst op. Dankzij SAP hebben we inkoop en verkoop samengevoegd en kunnen we het proces van begin tot eind volgen. Dat maakt onze organisatie een stuk flexibeler, doordat collega s taken van elkaar kunnen overnemen bij uitval en ziekte. Nieuwe medewerkers zijn nu binnen drie dagen ingewerkt in plaats van drie weken. We kunnen een koppeling leggen tussen voorstellen die architecten (bepalende klant) doen en opvolgende activiteiten (offertes, reserveringen, orders) door de inkopende partijen (betalende klanten, zoals stoffeerders). Deze koppeling is essentieel om lopende projecten te bewaken en te kunnen anticiperen. Via één zoekscherm hebben we een compleet projectoverzicht. GROOTSTE VOORDELEN 3 Volledig ingewerkt binnen 3 dagen 1 1 zoekscherm met projectoverzicht 1 Met 1 muisklik data doorsturen
6 SAP Customer Success Story Groothandel en textiel Leoxx Papierstromen reduceren met 70%, tijdwinst 50% SAP Business One maakt de processen transparanter voor alle betrokkenen, zodat medewerkers ze beter kunnen aansturen. CRM voor relatiemanagement, logistieke software voor inkoop en voorraadbeheer, financiële software om winstgevendheid te bepalen en voor real-time inzicht in bedrijfsprocessen. Bovendien beschikt Leoxx nu over een mobiele oplossing voor de tien vertegenwoordigers die vanuit het hele land toegang hebben tot informatie die ze nodig hebben om hun werk goed te doen. Pot: Ze hoeven dus minder te bellen voor actuele info als ze bij klanten zijn. Papierstromen zijn gereduceerd met 70%, zodat we tijd overhouden, bijvoorbeeld om custom made projecten op te leveren en beter in te spelen op klantbehoeften. Medewerkers hoeven data nog maar één keer in te voeren en de informatie is dan overal direct beschikbaar, in vrijwel iedere gewenste rapportagevorm. Vertegenwoordigers, directie en financiën hebben daardoor meer overzicht. We kunnen een project van begin tot eind aansturen. Prijs- en orderinformatie zijn direct zichtbaar, zodat we meer speelruimte hebben bij onderhandelingen. We koppelen activiteiten aan klanten en registreren klantbezoeken centraal. We registreren en compenseren de CO 2 -uitstoot van onze activiteiten nauwkeurig. Dit alles kost ons circa 50% van de tijd die we vroeger nodig hadden. SAP biedt dus de middelen om onze bedrijfsstrategie daadwerkelijk uit te voeren. We zijn echt een gestroomlijnder organisatie geworden.
7 Nog meer kansen grijpen Jeremy Pot stelt vast dat Leoxx nu én in de toekomst steeds vaker (commerciële) kansen kan grijpen dankzij SAP Business One: Hoe meer data we toevoegen, hoe beter we kunnen analyseren waarom bepaalde projecten meer opleveren, of welke offertes het meeste succes opleveren. SAP Business One bevat een module voor opportunities om die analyses te maken. Dat was allemaal niet mogelijk met de papieren dossiers die we gebruikten. SAP is voorbereid op toekomstige ontwikkelingen, terwijl historische vergelijkingsdata beschikbaar blijven. Bovendien kunnen we ook altijd nog papieren documenten van klanten, zoals faxen, als digitale bijlage bij projecten opslaan. We hebben nu eenmaal klanten die voorkeur houden voor bestaande methoden. SAP ondersteunt uiteraard digitaal factureren en heeft bijvoorbeeld ook al een app op de markt gebracht voor de ipad. IIS kent SAP bovendien zo goed dat het flexibel opties kan toevoegen die we nog missen. We zijn ontzettend blij met alle nieuwe mogelijkheden.
www.sap.nl/contactsap 4231241 (12/11) 2012 SAP AG. All rights reserved. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA en andere producten en diensten van SAP die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van SAP AG in Duitsland en andere landen. Business Objects en het logo van Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius en andere producten en diensten van Business Objects die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Business Objects Software Ltd. Business Objects is een onderneming van SAP. Sybase en Adaptive Server, ianywhere, Sybase 365, SQL Anywhere en andere producten en diensten van Sybase die in dit document worden genoemd, alsook de respectieve logo s, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Sybase, Inc. Sybase is een onderneming van SAP. Alle andere genoemde namen van producten en diensten zijn handelsmerken van de desbetreffende ondernemingen. De informatie in dit document is uitsluitend bedoeld ter informatie. Productspecificaties kunnen per land verschillen. Dit materiaal kan zonder kennisgeving worden gewijzigd. Het wordt uitsluitend ter informatie geleverd door SAP AG en de aan haar gelieerde ondernemingen ( SAP Group ), zonder dat hier enige rechten aan kunnen worden ontleend en zonder garantie van enige aard, en SAP Group is niet aansprakelijk voor fouten of omissies met betrekking tot het materiaal. De enige garanties voor producten en diensten van SAP Group zijn de garanties in de uitdrukkelijke garantieverklaringen die bij dergelijke producten en diensten worden geleverd, indien van toepassing. Niets in deze publicatie mag worden opgevat als een aanvullende garantie.