Portal User Guide
2017, Eddon Software B.V., s-hertogenbosch. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook en evenmin worden opgeslagen in een databank met als doel een terugzoek mogelijkheid te verschaffen aan derden zonder voorafgaande toestemming van Eddon Software B.V. Eddon Software B.V. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 32154395 Add-on Portal Artikel software BSE104 Behorende bij release vanaf 1 Datum 15-09-2017 Auteur Marga Landini Eddon Software BV Portal 15 september 2017 pagina 2 van 11
Inhoudsopgave 1 Ontvangen e-mails... 5 1.1 Registratie - Basis... 5 1.2 Registratie - Extra... 5 1.3 Extra e-mails... 5 2 Wachtwoord instellen... 6 2.1 Wachtwoord criteria... 6 2.2 Wachtwoord wijzigen in een Portal... 6 2.3 Wachtwoord vergeten... 7 2.4 Verkeerd wachtwoord invoeren... 8 3 Menu-items... 9 4 Contactpersoon toevoegen...10 4.1 Toegang verlenen...10 4.2 Toegang ontnemen...11 4.3 Toegang herstellen...11 Eddon Software BV Portal 15 september 2017 pagina 3 van 11
Inleiding De Portal is een add-on om een of meerdere relatieportalen te beheren waarmee u de mogelijkheid heeft om Solution Builder gegevens aan te maken of te wijzigen. Ook kunt u gekoppelde documenten en verzoeken inzichtelijk maken en kunt u MRS-rapportages opstarten. Het kan ook als dealerportaal ingezet worden. Hierbij heeft een dealer inzicht in alle gekoppelde relaties. Tevens kunnen de aangemaakte Solution Builder-gegevens ingezien worden en kan de dealer namens één van zijn gekoppelde relaties Solution Builder-gegevens aanmaken. Het is ook mogelijk om relaties te koppelen aan elkaar, bijvoorbeeld in een holding waaraan één of meerdere werkmaatschappijen is gekoppeld. Naast het beheren van portalen is het ook mogelijk om de Portal te gebruiken in combinatie met mobile apps. Toegang tot deze applicaties kan dan hier geregeld worden. Eddon Software BV Portal 15 september 2017 pagina 4 van 11
1 Ontvangen e-mails De applicatiebeheerder kan voor een portal instellen wat het type Registratie is, Basis of Extra. Afhankelijk hiervan kan een portalgebruiker bepaalde types e-mails ontvangen. 1.1 Registratie - Basis Als een portaal het registratie-type Basis heeft, kunt u in de volgende situaties een e-mail ontvangen: Als u toegang tot een portal krijgt, ontvangt u een mail met uw gebruikersnaam en wachtwoord; Toegang herstellen; Wachtwoord vergeten. 1.2 Registratie - Extra Als een portaal het registratie-type Extra heeft, kunt u in de volgende situaties een e-mail ontvangen: Als u toegang tot een portal krijgt, ontvangt u eerst een mail met uw gebruikersnaam. Een e- mail met uw wachtwoord wordt hierna apart verstuurd. Uw wachtwoord is bijna verlopen; Toegang herstellen; Wachtwoord vergeten. 1.3 Extra e-mails De applicatiebeheerder kan ook instellen dat u voor de volgende gevallen ook een e-mail ontvangt: Uw gebruikersnaam is aangepast; Uw e-mailadres is aangepast; Uw wachtwoord is gewijzigd; U heeft geen toegang tot de portal meer. Eddon Software BV Portal 15 september 2017 pagina 5 van 11
2 Wachtwoord instellen Nadat u toegang tot een portal heeft verkregen, ontvangt u een default wachtwoord. Als het portaal een Registratie-type Extra heeft, dan zal u bij de eerste keer inloggen uw wachtwoord moeten wijzigen. Figuur 1 - Wachtwoord wijzigen scherm 2.1 Wachtwoord criteria Het wachtwoord zal aan de volgende criteria moeten voldoen: Minimaal 8 karakters; Minimaal 1 hoofdletter; Minimaal 1 cijfer; Minimaal 1 speciaal karakter. Als u uw wachtwoord wijzigt en deze voldoet niet aan deze criteria, dan zal er een foutmelding getoond worden. Figuur 2 Foutmelding: wachtwoord voldoet niet aan de criteria 2.2 Wachtwoord wijzigen in een Portal Als gebruiker kunt u in het portaal onder het menu-item Relatie uw contactpersoonskaart inzien. Hier kunt u uw wachtwoord wijzigen. Eddon Software BV Portal 15 september 2017 pagina 6 van 11
Figuur 3 - Knop Wachtwoord wijzigen De applicatiebeheerder kan instellen dat een wachtwoord een aantal dagen vastgezet wordt. Dit houdt in dat u na het wijzigen van het wachtwoord pas na de ingestelde dagen deze weer kan aanpassen. Mocht u binnen de ingestelde tijd u wachtwoord willen wijzigen, dan krijgt u een foutmelding te zien. Figuur 4 - Foutmelding: wachtwoord vastgezet 2.3 Wachtwoord vergeten Op het inlogscherm is een link Wachtwoord vergeten. Hier kunt u uw wachtwoord herstellen. U vult uw gebruikersnaam in en dan wordt een email naar het gekoppelde e-mailadres gestuurd. Eddon Software BV Portal 15 september 2017 pagina 7 van 11
Figuur 5 - Wachtwoord vergeten scherm 2.4 Verkeerd wachtwoord invoeren Als u bij het inloggen voor een vierde keer achter elkaar uw wachtwoord verkeerd invoert, dan zal u account geblokkeerd worden. Na 30 minuten zal u automatisch gedeblokkeerd worden. Ook kan een beheerder u deblokkeren. Figuur 6 - Foutmelding dat uw account geblokkeerd is. Eddon Software BV Portal 15 september 2017 pagina 8 van 11
3 Menu-items Uw applicatiebeheerder stelt in welke menu-items getoond worden in een portaal. Afhankelijk van uw portalrol en/of beveiligingsniveau zijn deze zichtbaar voor u. Figuur 7 Horizontale en verticale menu-items Menu-items kunnen zowel horizontaal als verticaal weergegeven worden. De volgende types kunnen voor u beschikbaar zijn: URL Relatie Relatie zoeken Entiteit aanmaken Entiteiten zoeken Document Document zoeken Rapportage De applicatiebeheerder stelt overigens ook in welke van deze menu-items standaard geopend wordt nadat u heeft ingelogd. Eddon Software BV Portal 15 september 2017 pagina 9 van 11
4 Contactpersoon toevoegen Als het menu-item van het type Relatie beschikbaar is en u de rol supervisor heeft, dan is het mogelijk om een contactpersoon toe te voegen. Figuur 8 - Toevoegen knop contactpersoon De volgende velden dienen voor een contactpersoon minimaal ingevuld te worden: Titel; Functieomschrijving; E-mail; als de contactpersoon toegang tot de portal moet krijgen. De nieuwe contactpersoon wordt vervolgens aan de relatie gekoppeld en is zichtbaar in het overzicht van contactpersonen. 4.1 Toegang verlenen Figuur 9 - Toegang verlenen knop Als supervisor kunt u op een contactpersoonskaart diegene toegang aan de portal verlenen. Dit is alleen mogelijk als een e-mailadres ingevuld is. Druk op de knop Toegang verlenen. U krijgt een melding ter bevestiging om contactpersonen portaaltoegang te verlenen. Hierna selecteert u de rol voor de contactpersonen en zal er een e-mail op basis van de Registratie-instellingen verstuurd worden. Eddon Software BV Portal 15 september 2017 pagina 10 van 11
4.2 Toegang ontnemen Als supervisor kunt u op een contactpersoonskaart diegene toegang aan de portal ontnemen door middel van de knop Toegang ontnemen. Een contactpersoon zal alleen een e-mail hierover ontvangen als dit door de applicatiebeheerder ingesteld is. Figuur 10 - Toegang ontnemen knop 4.3 Toegang herstellen Als supervisor kunt u op een contactpersoonskaart diegene toegang aan de portal herstellen. Dit is alleen mogelijk als een e-mailadres is ingevuld. Druk op de knop Toegang herstellen en op basis van de Registratie-instellingen zal er een e-mail met het nieuwe wachtwoord verzonden worden. Figuur 11 -Toegang herstellen knop Eddon Software BV Portal 15 september 2017 pagina 11 van 11