Handleiding Contractmanagement Overeenkomst Papierverwerking t.b.v. de Staat der Nederlanden Ingangsdatum: 1 september 2014
Colofon Afzendgegevens Ministerie van Justitie Dienstencentrum / Inkoopuitvoeringscentrum VenJ - Europees Aanbesteden (EA) - Contractmanagement Justitie (CMJ) Turfmarkt 146 2511 DP Den Haag Postbus 20301 2500 EH Den Haag www.rijksoverheid.nl/venj Auteurs Wilco Bavelaar Rianda van Wijk Senior adviseurs Europees aanbesteden Documentversie 1.0 Pagina 2 van 44
Inhoud 1 De overeenkomst in één oogopslag 5 2 Inleiding 6 3 Deelnemers aan de overeenkomsten 8 3.1 Deelnemers (zoals opgenomen in deelnemerslijst) 8 3.2 Optie tot deelname (zoals opgenomen in deelnemerslijst) 11 3.3 Niet-Deelnemer (zoals opgenomen in deelnemerslijst) 11 3.4 Uitzonderingen en wijzigingen gedurende de looptijd van de overeenkomst 11 4 Contactgegevens actoren 13 4.1 Contracteigenaar 13 4.2 Categoriemanager 13 4.3 Contract- en leveranciermanager CMJ 13 4.4 Ondertekenaar 13 4.5 Dienstverlener 14 5 Overeenkomst 16 5.1 Looptijd 16 5.2 Contractnummer Leonardo 16 5.3 Zaaknummer Digijust 16 5.4 Algemene Rijksvoorwaarden 2014 (ARVODI-2014) 16 5.4.1 Afwijkingen van en aanvullingen op de ARVODI-2014 16 5.5 Scope 17 5.6 Buiten scope 18 5.7 Implementatieperiode 18 5.8 Implementatieplan 18 5.9 Bestelprocedure 18 5.10 Uitvoering bestelling 19 5.11 Facturatie & betaling 21 6 Tarieven 23 7 Werkwijze contractmanagement 25 7.1 Contractmanagement en beheer overeenkomst 25 7.2 Taakopvatting centraal contactmanagement 25 7.3 Strategisch en tactisch beheer 26 7.4 Operationeel beheer 26 7.5 Vaste contactpersonen 26 7.6 Periodiek overleg 26 7.7 Managementinformatie 27 7.8 Jaaroverzicht 28 7.9 Accountantsverklaring 29 7.10 Calamiteiten 29 7.11 Calamiteitenplan 29 7.12 Klachtenprocedure 29 7.13 Schadeafhandelingsprocedure 29 8 Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI s) 31 8.1 Tevredenheid over de dienstverlening 31 Pagina 3 van 44
8.2 Gegevensbeheer 32 8.3 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen 32 8.4 Evaluatiegesprekken 32 9 Belangrijke contractuele voorwaarden en afspraken 33 9.1 Boete 33 9.2 Sociale voorwaarden 34 9.3 Social return 34 9.4 Geheimhouding 34 9.5 Garantie 35 9.6 Extra rapportages en overleggen 35 10 Nadere informatie over de overeenkomst 36 11 Bijlagen 37 12 Bijlage A Tarieven Reisswolf Nederland B.V. 38 13 Bijlage B Beschrijvend document (inclusief aanpassingen in de Nota s van Inlichtingen) 39 14 Bijlage C Programma van Eisen (inclusief aanpassingen in de Nota s van Inlichtingen) 40 15 Bijlage D Nota s van Inlichtingen 41 16 Bijlage E Overeenkomst 42 17 Bijlage F Verschillen voorgaande/nieuwe overeenkomst (analyse Reisswolf) 43 18 Bijlage G Handboek Rijksoverheid (opgesteld door Reisswolf) 44 Pagina 4 van 44
1 De overeenkomst in één oogopslag Pagina 5 van 44
2 Inleiding Dit document heeft als doel om de gesloten overeenkomst naar aanleiding van de Europese aanbesteding Rijksbrede afvoer en/of verwerking van informatiedragers bestaande uit vertrouwelijk papier, karton en overige informatiedragers en het verkopen van (rest) grondstoffen (vertrouwelijk papier en karton) inzichtelijk en operationeel te maken voor de Deelnemers aan de overeenkomst. Zie Bijlage C Programma van Eisen (hierin zijn de aanpassingen in de Nota s van Inlichtingen verwerkt) voor een volledige beschrijving van de overeengekomen dienstverlening. Deze handleiding bevat enkel een samenvatting van de overeengekomen dienstverlening. Het is noodzakelijk om Bijlage C Programma van Eisen goed door te lezen! De Europese aanbesteding is vanuit het Categoriemanagement Papier, Drukwerk en Afvoer Vertrouwelijk Papier in 2014 rijksbreed uitgevoerd door het ministerie van Veiligheid en Justitie. Alle Deelnemers aan deze Europese aanbesteding hebben vooraf dan wel na publicatie de psg van het ministerie van Veiligheid en Justitie gemachtigd de aanbesteding mede namens hen uit te voeren. De te bereiken doelstelling is het stimuleren van het hergebruik van grondstoffen. Daartoe is beleid ontwikkeld met betrekking tot de levenscyclus van papier. De Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen doelstelling is om de recycle cyclus van het papier te verhogen van 1 naar 6 maal. Dit kan grotendeels bewerkstelligd worden door het in te zamelen papier zoveel mogelijk als vertrouwelijk papier in te zamelen en te verwerken. De dienstverlener dient gedurende de contractperiode, een oplopend percentage van het voor verkoop bestemde papier weer te (laten) recyclen tot kantoorpapier. Dit percentage zal gedurende de looptijd van de overeenkomst dienen te stijgen tot circa 70% van het totale volume ingezamelde vertrouwelijk papier van de Deelnemers. Gestreefd wordt om het percentage gelijke tred te laten houden met het beoogde afnamepercentage van (100%) gerecycled kantoorpapier door Opdrachtgever. De opdracht is niet onderverdeeld in percelen. Zie voor de redenen paragraaf 1.6 van het Beschrijvend document (Bijlage B bij deze Handleiding). De aanbesteding heeft geresulteerd in één dienstverlener die ten behoeve van de Deelnemers inzamelmiddelen beschikbaar stelt, de afvoer en verwerking van (vertrouwelijk) papier, karton en digitale informatiedragers verzorgt en het verwerkte vertrouwelijk papier en het karton verkoopt (aan fabrikanten) voor het vervaardigen van gerecycled kantoorpapier. Gecontracteerd is Reisswolf Nederland B.V.. De voorgaande overeenkomst voor papierverwerking zoals opgenomen in de aanbesteding expireerde op 1 juli 2014. Voor de periode 1 juli 2014 tot 1 september 2014 is de voorgaande raamovereenkomst verlengd in verband met het kort geding dat door één van de afgewezen inschrijvers was aangespannen tegen de gunningsbeslissing van 5 juni 2014. In de voorgaande overeenkomst was de mogelijkheid van een nawerking van drie maanden opgenomen. De werkzaamheden die in de maanden juli en augustus 2014 zijn verricht, vallen de jure onder de nawerkingsbepalingen van de voorgaande overeenkomst. De nieuwe overeenkomst is ingegaan op 1 september 2014 en is in de week daaraan voorafgaand ondertekend door de psg van VenJ en op 1 september 2014 door Reisswolf Nederland B.V.. Vanaf 1 september 2014 vindt de dienstverlening plaats conform de nieuwe overeenkomst. Pagina 6 van 44
Tevens heeft vanaf 1 september 2014 tot december 2014 de implementatie van de nieuwe overeenkomst plaatsgevonden. Hiervoor is door de dienstverlener een implementatieplan opgesteld. Voor elke locatie is een inventarisatieformulier ingevuld waarin het inzamelplan is vastgelegd. Het inventarisatieformulier is onderdeel van het dienstverleningsplan dat in de vorm van een handboek per deelnemer beschikbaar is gesteld. De implementatieperiode had tot doel de nieuwe overeenkomst te implementeren in de organisatie van de Deelnemers. De contactpersonen van de Deelnemers konden in deze periode de benodigde gegevens uit de voor de Deelnemer betreffende overeenkomst implementeren en bekend maken. De implementatie van de nieuwe overeenkomst is ondersteund door de afdeling Contractmanagement Justitie van het Inkoopuitvoeringscentrum van Veiligheid en Justitie (hierna: CMJ) in samenwerking met de contactpersonen van de Deelnemers. Verder zijn er enkele Deelnemers die nog lopende overeenkomsten hebben. Dit betreft het ministerie van Defensie waarvan de overeenkomsten expireren op 31 oktober 2015 (vertrouwelijk papier) en 28 februari 2016 (bedrijfsafval inclusief papier), het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) waarvan de overeenkomst expireert op 14 oktober 2015 en de Raad voor de Kinderbescherming (optie tot deelname) waarvan de overeenkomst expireert medio 2016. Deze lopende overeenkomsten worden tot aan de aangegeven expiratiedata gerespecteerd. Pagina 7 van 44
3 Deelnemers aan de overeenkomsten Zie onderstaand overzicht voor een specificatie van de Deelnemers. Alle in paragraaf 3.1 genoemde Deelnemers maken deel uit van de overeenkomst. Deelnemers (kerndepartementen) die onderdeel zijn van een concerndienstverlener (hierna: CDV) kunnen beschikken over locaties die net buiten het verzorgingsgebied van een CDV vallen. Daarvoor geldt dat ook die locaties onderdeel zijn van de overeenkomst. Evenzo geldt dat voor kerndepartementen alle tot de kerndepartementen behorende organisaties onderdeel zijn van de overeenkomst en niet apart als Deelnemer zijn vermeld, tenzij een bepaald organisatieonderdeel uitdrukkelijk afziet van deelname. 3.1 Deelnemers (zoals opgenomen in deelnemerslijst) Ministerie van Algemene Zaken Buitenlandse Zaken Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Defensie (vanaf november 2015) Deelnemer Kerndepartement Dienst Publiek en Communicatie (DPC) Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) Kerndepartement Adviesraad Internationale vraagstukken Centrum tot Bevordering van de Import (CBI) Commissie van advies inzake volkenrechtelijke vraagstukken (CAVV) Staatscommissie voor het Internationaal privaatrecht Kerndepartement Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR), voorheen De Werkmaatschappij Doc Direkt FMHaaglanden, inclusief het gehele verzorgingsgebied Huurcommissie Logius P-Direkt Rijksvastgoedbedrijf i.o. (onder meer RGD en RVOB) SSC-ICT Haaglanden ICTU Kerndepartement Commando Zeestrijdkrachten Pagina 8 van 44
Commando Landstrijdkrachten Commando Luchtstrijdkrachten Koninklijke Marechaussee Commando Dienstencentra Defensie Materieel Organisatie Economische Zaken Financiën Infrastructuur en Milieu Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Kerndepartement Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, voorheen AgentschapNL en Dienst Regelingen Agentschap Telecom Autoriteit Consument en Markt Centraal Planbureau (CPB) Dienst ICT Uitvoeringsorganisatie (DICTU) Dienst Landelijk Gebied Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) Staatstoezicht op de mijnen Kerndepartement (alles wat buiten de PPS-contracten valt) Belastingdienst Domeinen Roerende Zaken Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering Rijksauditdienst (RAD) Kerndepartement Deltacommissaris Inspectie Leefomgeving en Transport Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI) Nederlandse Emissieautoriteit Planbureau voor Leefomgeving Rijksproject Academie Rijkswaterstaat Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid Kerndepartement Adviesraad voor het Wetenschaps- en Technologiebeleid College voor Examens Dienst Uitvoering Onderwijs Erfgoedinspectie Inspectie van het Onderwijs Pagina 9 van 44
Nationaal Archief Raad voor Cultuur Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed Sociale Zaken en Werkgelegenheid Veiligheid en Justitie Volksgezondheid, Welzijn en Sport Hoge Colleges van Staat Kerndepartement Agentschap SZW Kerndepartement Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) (vanaf 14 oktober 2015) College bescherming persoonsgegevens (CBP) College voor de Rechten van de Mens Dienst Justis Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) Hoge Raad der Nederlanden Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) JustID Nederlands Forensisch Instituut (NFI) Nederlands Register Gerechtelijk Deskundigen Openbaar Ministerie Rechtspraak Schadefonds Geweldsmisdrijven Kerndepartement Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg (CIBG) College ter Bescherming van Geneesmiddelen Gezondheidsraad Inspectie Jeugdzorg Inspectie voor de Gezondheidszorg Nederlandse Zorgautoriteit Raad voor Maatschappelijke Ontwikkeling Raad voor de Volksgezondheid en Zorg (RVZ) Raad voor Gezondheidsonderzoek Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) (wordt naar verwachting geprivatiseerd, beoogd in 2015) Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) Algemene Rekenkamer Pagina 10 van 44
Overig Tweede Kamer Nationale ombudsman en Kinderombudsman Raad van State Kanselarij der Nederlandse Orden Reclassering Nederland Staatsbosbeheer Centraal Administratie Kantoor (CAK) Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) 3.2 Optie tot deelname (zoals opgenomen in deelnemerslijst) Ministerie van Veiligheid en Justitie Overig Deelnemer Raad voor de Kinderbescherming (vanaf medio 2016) Kansspelautoriteit 3.3 Niet-Deelnemer (zoals opgenomen in deelnemerslijst) Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Hoge Colleges van Staat Deelnemer Rijksdienst voor Caribisch Nederland (RCN) Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) Eerste Kamer 3.4 Uitzonderingen en wijzigingen gedurende de looptijd van de overeenkomst De Staat is organisatorisch aan veranderingen onderhevig. Verzelfstandiging van, opname in andere en/of rechtsopvolging van rijksonderdelen wijzigt de deelname aan de overeenkomst niet, tenzij de betreffende organisatie uitdrukkelijk afziet van deelname. In het laatste geval wordt de contract- en leveranciermanager van CMJ hierover schriftelijk geïnformeerd door de Deelnemer. De organisatorische veranderingen kunnen eveneens inhouden dat organisaties tijdens de looptijd van de overeenkomst onderdeel gaan uitmaken van het Rijk en daarmee automatisch Deelnemer aan de overeenkomst worden, tenzij de betreffende organisatie uitdrukkelijk afziet van deelname of lopende overeenkomsten eerst moeten worden uitgediend. In dat laatste geval stroomt de organisatie na expiratie van de lopende overeenkomst in als Deelnemer. Bepaalde (delen van) rijksonderdelen zijn gehuisvest of worden tijdens de looptijd van de overeenkomst gehuisvest in locaties die deel uitmaken van pps-constructies (publiek private samenwerking), waar de onderhavige dienst deel van uitmaakt. Voor die locatie(s) (die (delen) van rijksonderdelen) geldt dat deze gedurende die huisvesting niet deelnemen aan de overeenkomst. Bij de start van de overeenkomst betreft dit in totaal ongeveer 16 locaties. Pagina 11 van 44
Het aantal locaties van Deelnemers kan uitbreiden en/of afnemen en adressen kunnen wijzigen. De Deelnemer informeert leverancier en de contract- en leveranciermanager van CMJ hierover schriftelijk. Pagina 12 van 44
4 Contactgegevens actoren 4.1 Contracteigenaar Ministerie van Veiligheid en Justitie T.a.v. Dienstencentrum / Inkoopuitvoeringscentrum N-22 Turfmarkt 147 (Postbus 20301) 2511 DP (2500 EH) Den Haag 4.2 Categoriemanager De categoriemanager voor deze overeenkomst is: Ministerie van Veiligheid en Justitie De heer A.E. (Edward) Frencken MBA Dienstencentrum / Inkoopuitvoeringscentrum N-22 Turfmarkt 147 (Postbus 20301) 2511 DP (2500 EH) Den Haag Telefoon: 06 48 10 01 73 Email: a.e.frencken@minvenj.nl 4.3 Contract- en leveranciermanager CMJ De contract- en leveranciermanager van CMJ voor deze overeenkomst is: Ministerie van Veiligheid en Justitie De heer P. (Peter) van Boven Afd. Dienstencentrum / Inkoopuitvoeringscentrum / Contractmanagement Justitie Turfmarkt 147 (Postbus 20301) 2511 DP (2500 EH) Den Haag Telefoon: 06 46 87 10 84 Email: p.van.boven@minvenj.nl 4.4 Ondertekenaar De plaatsvervangend Secretaris-Generaal van het ministerie van Veiligheid en Justitie is gemandateerd om namens de Deelnemers de overeenkomst te tekenen. In afwijking van artikel 10.2 van de ARVODI-2014 geldt dat namens de Staat alleen de Categoriemanager Papier, Drukwerk en Afvoer Vertrouwelijk Papier en de plaatsvervangend Secretaris-Generaal van het ministerie van VenJ de overeenkomst volledig kunnen vertegenwoordigen en binden en kunnen wijzigen, voor zover deze wijzigingen de aan deze overeenkomst ten grondslag liggende Europese aanbesteding niet wezenlijk wijzigt. Kennisgevingen van partijen op grond van de overeenkomst worden schriftelijk gedaan. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben slechts rechtskracht indien deze schriftelijk zijn gedaan of bevestigd door een daartoe bevoegde persoon. Pagina 13 van 44
4.5 Dienstverlener Contactgegevens Statutaire naam Opdrachtnemer Reisswolf Nederland B.V. Hoedanigheid van de Inschrijving Zelfstandig Handelsnaam Reisswolf Nederland B.V. Postadres Postbus 23 Postcode 9679 ZG Plaats Scheemda Land Nederland Bezoekadres Haven Zuidzijde 21 Postcode 9679 TD Plaats Scheemda Land Nederland Telefoonnummer 0597 59 15 26 Faxnummer 0597 59 35 79 Adres Website www.reisswolf.nl Contactpersoon aanbesteding De heer F. (Freerk) Potze Telefoonnummer 06 53 36 17 56 Email adres f.potze@reisswolf.nl Bestellen Dit kan per post, fax, email of telefonisch. Besteladres Reisswolf Nederland B.V., Haven Zuidzijde 21 Telefoonnummer 0597 59 15 26 Faxnummer 0597 59 35 79 Email adres Webshop scheemda@reisswolf.nl N.v.t. Het wordt op dit moment niet noodzakelijk geacht om hierin te voorzien. Contactpersoon op strategisch niveau De heer R. (Rob) Kuijer Functie Commercieel Directeur Telefoonnummer 06 51 78 63 67 Email adres Vervangend contactpersoon op strategisch niveau Functie r.kuijer@reisswolf.nl De heer M. (Mark) Overmars Landelijk Account Manager Telefoonnummer 06 13 78 46 61 Email adres Rol m.overmars@reisswolf.nl Is landelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de overeenkomst voor het strategisch overleg. Pagina 14 van 44
Contactpersoon op tactisch en operationeel niveau Functie De heer M. (Mark) Overmars Landelijk Account Manager Telefoonnummer 06 13 78 46 61 Faxnummer 0597 59 35 79 Email adres Back-up m. overmars@reisswolf.nl De heer R. (Rob) Kuijer Telefoonnummer 06 51 78 63 67 Faxnummer 0597 59 35 79 Email adres Rol r.kuijer@reisswolf.nl - Primair aanspreekpunt voor Deelnemer/CDV. - Voert operationele gesprekken en is in staat om desgewenst operationeel bij te sturen. - Aanspreekpunt voor factuurbehandeling. - Aanspreekpunt voor contractuele zaken. - Aanspreekpunt voor schadeafhandeling. Pagina 15 van 44
5 Overeenkomst 5.1 Looptijd De datum van ingang van de overeenkomst is 1 september 2014. De overeenkomst heeft een initiële looptijd van 6 (zes) jaar, met een éénzijdig bij het ministerie van Veiligheid en Justitie (na goedkeuring door de Deelnemers) berustend optierecht om de overeenkomst met maximaal 24 maanden te verlengen in een nader te bepalen onderverdeling. Na ommekomst van deze termijn heeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst met drie (3) maanden te verlengen voor retransitie onder gelijkblijvende voorwaarden. De dienstverlener zal in deze periode de diensten afbouwen en in goed onderling overleg overdragen aan de nieuw gecontracteerde partij(en) en tevens alle informatie overdragen die nodig is voor de nieuwe partij(en) om efficiënt en effectief de transitie zo kort mogelijk te houden. 5.2 Contractnummer Leonardo Het contractnummer van de overeenkomst in Leonardo is 40100008561. 5.3 Zaaknummer Digijust De aanbestedingsdocumenten zijn in Digijust opgenomen onder zaaknummer 504146. 5.4 Algemene Rijksvoorwaarden 2014 (ARVODI-2014) Op de overeenkomst zijn de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten 2014 (ARVODI-2014) van toepassing. De algemene voorwaarden van de dienstverlener zijn niet van toepassing op deze overeenkomst. 5.4.1 Afwijkingen van en aanvullingen op de ARVODI-2014 In afwijking van artikel 10.2 geldt dat namens de Staat alleen de Categoriemanager Papier, Drukwerk en Afvoer Vertrouwelijk Papier en de plaatsvervangend Secretaris- Generaal van het ministerie van VenJ de overeenkomst volledig kunnen vertegenwoordigen en binden en kunnen wijzigen, voor zover deze wijzigingen de aan deze overeenkomst ten grondslag liggende Europese aanbesteding niet wezenlijk wijzigt. Er is een klantenraad ingesteld als bedoeld in artikel 11. In aanvulling op artikel 13 geldt met betrekking tot publicatie het volgende: Uitsluitend de Staat is bevoegd om (delen van) een rapportage openbaar te maken. Indien de Staat daartoe besluit, vermeldt hij daarbij de dienstverlener als uitvoerend bureau. Indien de Staat gelijktijdig met de publicatie van het eindrapport een toelichting of commentaar daarop openbaar wil maken, pleegt hij daarover voorafgaand overleg met de dienstverlener. In afwijking van artikel 21.3 wordt onder opdrachten verstaan: Bestellingen. Voor het berekenen van de totale waarde per bestelling worden de kosten en opbrengsten bij elkaar opgeteld en niet met elkaar verrekend. Daarbij geldt voor zowel de kosten als de opbrengsten dat eventuele negatieve bedragen als positieve bedragen worden beschouwd (voorbeeld: kosten 100 + opbrengsten 100 = 200 totale waarde en niet 0). In aanvulling op artikel 24 geldt ten aanzien van - ten behoeve van bestellingen tot het verrichten van diensten - derden betrokken informatie, dat de intellectuele eigendomsrechten bij deze derden verblijven. De dienstverlener regelt voor de Staat een passend gebruiksrecht. Pagina 16 van 44
In aanvulling op lid a en lid b van artikel 26 lid 1 geldt: de verzekering tegen beroepsaansprakelijkheid en bedrijfsaansprakelijkheid heeft een dekking voor ten minste EURO 1.250.000 per aanspraak, met een minimale jaarlijkse uitkering van 200% van dit bedrag. De dienstverlener toont op eerste verzoek van de Staat bewijs van verzekering. In aanvulling op artikel 31 geldt dat het in de overeenkomst opgenomen artikel 8 geheimhouding eveneens tot de voortdurende bepalingen behoort. 5.5 Scope De scope van de Europese aanbesteding Rijksbrede afvoer en/of verwerking van informatiedragers bestaande uit vertrouwelijk papier, karton en overige informatiedragers en het verkopen van (rest) grondstoffen (vertrouwelijk papier en karton) ten behoeve van de Staat der Nederlanden is als volgt: Het ten behoeve van de Deelnemers ophalen en (laten) verwerken (versnipperen conform de gestelde DIN norm) van informatiedragers, die verzameld zijn in inzamelingsmiddelen die door de dienstverlener beschikbaar zijn gesteld en de verkoop van de vernietigde informatiedragers. In het dienstverleningsproces wordt onderscheid gemaakt tussen: - Huur van containers; - Vervoeren van informatiedragers (zoals papier) van de inzamelplaats naar de verwerkingslocatie; - Verwerken van de informatiedragers volgens de vastgestelde normen tot verhandelbare grondstoffen; - Verhandelen van de grondstoffen. De informatiedragers worden onderverdeeld in de volgende categorieën: - Stroom 1: Vertrouwelijk papier; - Stroom 2: (Rest) Papier en Karton; - Stroom 3: Digitale informatiedragers. Stroom 1: Vertrouwelijk papier Binnen de stroom vertrouwelijk papier maakt Opdrachtgever onderscheid tussen Gerubriceerd Vertrouwelijk Papier en (Overig) Vertrouwelijk Papier. Gerubriceerd Vertrouwelijk Papier moet conform VIRBI 2013 vernietigd worden volgens DIN-norm 66399 in de klasse P4, P5, P6, en/of P7. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de naleving van dit voorschrift en stelt om die reden aan haar medewerkers rolcontainers beschikbaar, voorzien van shredders die conform deze normen het gerubriceerde papier vernietigen. Onder (Overig) Vertrouwelijk Papier verstaat Opdrachtgever al het overige papier, dat niet gerubriceerd is, maar waarvan Opdrachtgever het ongewenst vindt dat het openbaar beschikbaar komt. (Overig) Vertrouwelijk Papier moet vernietigd worden volgens DIN-norm 66399 in klasse P3. Stroom 2: (Rest) Papier en Karton Deze stroom betreft de verwerking van karton en een (bescheiden) restant deel (rest) papier dat om diverse redenen niet via stroom 1 kan worden aangeleverd, bijvoorbeeld archiefopruimingen waarbij niet alleen het papier maar bijvoorbeeld ook ordners afgevoerd dienen te worden. De verhouding tussen karton en papier is circa Pagina 17 van 44
80% : 20%, waarbij het deel papier maximaal 20% zal zijn. Deze stroom behoeft niet vertrouwelijk ingezameld, verwerkt en gerecycled te worden. Opdrachtgever neemt maatregelen en verwacht initiatieven van de dienstverlener om het aandeel papier in deze stroom zo gering als mogelijk te laten zijn. Stroom 3: Digitale informatiedragers Deze stroom dient als vertrouwelijk materiaal ingezameld en vernietigd te worden. Het gaat daarbij om cd s, dvd s, usb-sticks, cassettes, diskettes, videobanden etcetera (dit betreft geen limitatieve opsomming). Incidenteel zullen losse harde schijven voor vernietiging worden aangeboden evenals SSD. In alle gevallen gaat het om een zeer bescheiden hoeveelheid. Verkoop van de vernietigde informatiedragers is niet van toepassing op digitale informatiedragers. In DIN 66399 wordt onderscheid gemaakt in drie beschermingscategorieën en 7 veiligheidsniveaus voor 6 onderscheiden categorieën datadragers. Voor vertrouwelijk papier geldt klasse P3; voor alle overige categorieën datadragers gelden de hoogste veiligheidsniveaus: O7; T7; E7; F7 en H7. 5.6 Buiten scope De volgende onderdelen vallen buiten de scope: Ophalen en (laten) verwerken van cartridges; Overig afval; Complete apparaten zoals desktop s en laptop s. Deze dienen ter vernietiging te worden aangeboden aan de Dienst Roerende Zaken. 5.7 Implementatieperiode Direct na voorlopige gunning van de overeenkomst is een implementatiemanager aangesteld door de dienstverlener. Vanaf 1 september 2014 is het implementatieplan uitgevoerd en heeft implementatie plaatsgevonden van de nieuwe overeenkomst. Bestellingen vinden vanaf 1 september 2014 plaats onder de nieuwe overeenkomst. 5.8 Implementatieplan De implementatiemanager heeft een implementatieplan opgesteld dat is goedgekeurd door Opdrachtgever. In het implementatieplan is aandacht besteed aan de verschillen tussen de voorgaande en de nieuwe overeenkomst, het opstarten van de dienstverlening bij de locaties van de CDV s en Deelnemers, aan de vastgestelde formats voor de managementinformatie en is beschreven welke inspanningen worden verwacht van Opdrachtgever, CDV en Deelnemers. Verder bevat het implementatieplan o.a. een inventarisatieformulier (inzamelplan) en een handboek (dienstverleningsplan). 5.9 Bestelprocedure Bestellingen vinden plaats vanaf 1 september 2014. Gedurende de looptijd van de overeenkomst zijn de deelnemers verplicht om bij behoefte aan de onderhavige diensten bestellingen bij de dienstverlener te plaatsen. Bestellen vindt overwegend plaats door de individuele Deelnemers zelf of door de CDV s. Op basis van het inzamelplan adviseert de dienstverlener de Deelnemer over het aantal en de soort in te zetten containers, de ledigingsfrequentie van de containers op basis van de periodiek aangeboden hoeveelheden en de lokale omstandigheden. Indien de Deelnemer met dit advies instemt, legt de Deelnemer dit vast in een bestelling. Deze bestelling betreft vervolgens de standaard dienstverlening. Afwijkingen van de standaard dienstverlening kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de inzameldag(en), extra containers, opruiming/schoning, mutaties in het Pagina 18 van 44
gewenste aantal containers en/of overige inzamelmiddelen enzovoort. Afspraken hierover worden in de bestelling vastgelegd. De dienstverlener accepteert alleen extra bestellingen die: - Op schrift zijn gezet of via email zijn verstuurd; - Passen binnen de afspraken uit de overeenkomst; - Afkomstig zijn van een bevoegde medewerker van de Deelnemer/CDV. De dienstverlener accepteert geen bestellingen die niet in de overeenkomst zijn afgesproken. Dergelijke bestellingen kunnen alleen door de medewerker van de CDV en/of de Deelnemer worden geplaatst na goedkeuring door de contract- en leveranciermanager van Opdrachtgever en dan alleen wanneer zij niet in strijd zijn met de voor deze overeenkomst gehouden aanbesteding en de Aanbestedingswet 2012. De bestelling vindt schriftelijk plaats. Onder schriftelijk wordt ook een elektronische wijze van bestellen verstaan. Over elektronisch bestellen zullen partijen nader afspraken maken. Vooralsnog zijn deze afspraken per deelnemer verschillend. Vanuit Categoriemanagement wordt gestreefd om DigiInkoop samen met Logius op centraal in te regelen, zodat elke Deelnemer hierop kan aansluiten. In spoedeisende gevallen kan de bestelling mondeling worden geplaatst. De mondelinge bestelling zal schriftelijk worden bevestigd door de Deelnemer of CDV. In de bestelling wordt vastgelegd: o Naam en adres van de Deelnemer / CDV; o Welke specifieke diensten de bestelling betreft (afvoer vertrouwelijk papier, karton, overige informatiedragers); o Aantal, soort en volume van de te leveren containers, hulpmiddelen etc.; o Wat de ledigingsfrequentie is; o Wat het afhaaladres is (deze locatie bevindt zich niet op de openbare weg en staat onder toezicht van de Deelnemer); o Voor welke periode de bestelling wordt verstrekt; o Het adres waar de managementinformatie/facturering aan wordt gezonden; o Naam, woonplaats en rekeningnummer, waarop creditering dient plaats te vinden. Op verzoek van de Deelnemer of CDV kunnen maatwerkafspraken in de bestelling worden vastgelegd. Opdrachtgever, Deelnemers en CDV s nemen deel aan het rijksbrede inkoopproject DigiInkoop dat als doel heeft het papieren bestel- en factureringsproces te vervangen door een elektronisch proces. DigiInkoop is op dit moment nog niet bij alle Deelnemers in gebruik. Naar verwachting gebeurt dit tijdens de looptijd van de overeenkomst. Van de dienstverlener wordt verwacht dat, zodra de aansluiting van Opdrachtgever en/of Deelnemer en/of CDV is gerealiseerd, de communicatie in het bestel- en facturatieproces vanaf een nader af te stemmen moment via deze aansluiting zal gaan verlopen. Daartoe zal de dienstverlener op eerste verzoek van Opdrachtgever om niet aansluiten op DigiInkoop onder de daarvoor geldende aansluitvoorwaarden van Logius. 5.10 Uitvoering bestelling De dienstverlener is verplicht om binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst van een reguliere bestelling en twee (2) werkdagen voor een spoedbestelling uitvoering te geven aan de betreffende bestelling. De dienstverlener vervangt binnen 1 werkdag defecte / beschadigde containers waarvan de vertrouwelijkheid van de inhoud niet langer gegarandeerd is/kan worden. De dienstverlener voert mutaties van het aantal gewenste containers en/of overige inzamelmiddelen binnen twee weken na melding door. Het kan in dit geval zowel levering, verplaatsing of verwijdering van containers betreffen. De dienstverlener stelt de volgende containers beschikbaar: o Vertrouwelijk papier: Pagina 19 van 44
Afsluitbare aluminium containers van circa 150 liter en circa 240 liter (2 wiels) en circa 500 liter (4 wiels) voorzien van een beveiligd deksel dat uitsluitend door de dienstverlener is te openen en/of Aluminium containers van 240 liter (2 wiels) voorzien van een shredder op het deksel. o (Rest) Papier en karton: Aluminium containers van circa 70 liter, 240 liter (2 wiels) en 500 liter (4 wiels) en plastic containers van 660 liter (4 wiels) voorzien van een (beveiligd) deksel. Voor zover containers voorzien zijn van een beveiligd deksel is dit deksel uitsluitend te openen door de dienstverlener of een daartoe door de Deelnemer aangewezen medewerker van de Deelnemer (die daarvoor op eerste verzoek een sleutel ontvangt van de dienstverlener) en/of Perscontainers van 24 m3 al dan niet voorzien van een beladingssysteem/hefkantelinstallatie. Voor karton hoeft geen afgesloten container te worden gebruikt. (Rest) papier en karton mag met kunststof containers worden ingezameld. o Digitale informatiedragers: Aluminium containers van circa 70 liter, 240 liter (2 wiels) en 500 liter (4 wiels) en plastic containers van 660 liter (4 wiels) voorzien van een (beveiligd) deksel. Voor zover containers voorzien zijn van een beveiligd deksel is dit deksel uitsluitend te openen door de dienstverlener of een daartoe door de Deelnemer aangewezen medewerker van de Deelnemer (die daarvoor op eerste verzoek een sleutel ontvangt van de dienstverlener) In overleg tussen de Deelnemer en de dienstverlener kan gekozen worden voor een ander formaat aluminium container of perscontainer. De dienstverlener ledigt de containers op werkdagen tussen 07.00 uur en 17.00 uur, tenzij in de bestelling anders is overeengekomen met de Deelnemer. De Deelnemers en daarmee de aflever/ophaaladressen zijn geografisch verspreid door heel Nederland. De dienstverlener haalt het vertrouwelijk papier af vanaf de deur van de afhaallocatie van de Deelnemer (uitzonderingen daargelaten als bijvoorbeeld bij justitiële inrichtingen waar sprake is van meerdere deuren. De ophaallocatie kan achter een afgesloten deur/poort liggen), mits deze bereikbaar is voor het voertuig van de dienstverlener en tenzij de Deelnemer en de dienstverlener daar andere afspraken over maken. De verantwoordelijkheid voor het vertrouwelijk papier gaat op dat moment over van de Deelnemer naar de dienstverlener. De dienstverlener weegt iedere partij die in ontvangst wordt genomen ter plekke, op de locatie van de Deelnemer, met behulp van een op het transportmiddel aanwezige geijkte weeginstallatie. De dienstverlener overlegt iedere keer nadat een partij in ontvangst is genomen aan de aangewezen medewerker van Deelnemer in tweevoud een ontvangstbon/weegbon. Acceptatie van de diensten vindt plaats door het tekenen van de ontvangstbon/ weegbon door de medewerker van de Deelnemer. De chauffeur/bijrijder biedt de ontvangstbon/weegbon aan. De medewerker van de Deelnemer die toegang geeft tot de locatie waar de containers staan, is bevoegd te tekenen. De wachttijd voor de chauffeur/bijrijder dient in redelijkheid en afhankelijk van de lokale omstandigheden zo kort mogelijk te zijn. De dienstverlener draagt zorg voor de eigen administratie van de ontvangstbonnen/weegbonnen. Op de ontvangstbon/weegbon dient tenminste te staan: o Een volgnummer; o Een Deelnemer nummer, gegenereerd door de dienstverlener; o Het adres van de afhaallocatie; Pagina 20 van 44
o De datum van afhalen; o Het aantal afgehaalde containers, per type container; o Totaal afgehaalde netto gewicht; o De grondstofsoort; o Het kenteken van het voertuig van dienstverlener; o De naam van de medewerker van de dienstverlener die de partij heeft opgehaald; o De naam van de medewerker die de partij heeft afgegeven; o De handtekening van de medewerker die de partij heeft afgegeven. De Deelnemer heeft het recht aanvullende informatie op het ontvangstbewijs te wensen. De dienstverlener levert de ontvangstbonnen/weegbonnen digitaal als bijlage bij de factuur. 5.11 Facturatie & betaling Omwille van een efficiënte verwerking factureert de dienstverlener slechts vanuit 1 vast adres aan de Deelnemers en/of de CDV s. Alle facturen aan de Deelnemers en/of de CDV s dienen te refereren aan het debiteurennummer dat de Deelnemer/CDV voor de dienstverlener hanteert. Alle kosten van facturatie en inrichting van facturatie komen voor rekening van de dienstverlener. In het laatste jaar van de overeenkomst worden geen structurele wijzigingen in de facturatie meer doorgevoerd, anders dan na overleg met en instemming van de dienstverlener. De dienstverlener verstuurt aan de financiële administratie van de CDV en/of de Deelnemer één of meerdere debetfacturen en een creditfactuur per maand, in de maand volgend op de factuurmaand. De (verzamel) debetfactuur heeft betrekking op de kosten voor de diensten, zoals de huur van de containers en/of de variabele kosten voor de dienstverlening (o.a. kosten per stop, kosten ledigingkosten verwerking etc.). Dienstverlener crediteert maandelijks de opbrengsten van vertrouwelijk papier en karton aan de Deelnemer of de CDV. De (verzamel)factuur bevat ten minste de volgende elementen: o Contractnummer en verplichtingennummer van de bestelling; o Naam, afhaaladres en vestigingsplaats (locatie) van de Deelnemers(s)/CDV; o Data waarop vertrouwelijk papier is opgehaald; o Aantal geleegde containers (per type) per afgehaalde partij; o Netto gewicht van de afgehaalde partij; o Kosten per afgehaalde partij (kosten per stop, kosten per lediging per (type) container, kosten voor versnippering volgens overeengekomen norm); o Opbrengst van de afgehaalde partij, inclusief de vermelding van de voor die periode gehanteerde prijsindex voor papier conform de afgesproken marktprijzen oud papier; o Kostensoorten, kostenplaatsen voor zover afgesproken in de bestelling; o Als digitale bijlage toegevoegd de betreffende ontvangstbonnen/weegbonnen. Voor specificatie van de kosten dienen de tarieven en omschrijvingen te worden gehanteerd conform Bijlage A Tarieven. De facturen moeten elektronisch en/of schriftelijk (hard kopie) worden aangeboden. De factuur/facturen/creditfacturen worden via het centrale aanleverpunt voor facturen Digipoort aan de betreffende Deelnemer gezonden. Indien de betreffende Deelnemer (nog) niet is aangesloten op DigiInkoop (Digipoort) vindt facturatie plaats in pdf aan het emailadres per factuuradres. Op verzoek van Deelnemer/CDV kan de factuur ook schriftelijk (hard kopie) worden aangeboden. Dienstverlener werkt mee bij de realisatie van de koppeling met Leonardo voor die Deelnemers die deze applicatie gebruiken ten aanzien van processen zoals facturatie Pagina 21 van 44
voor zover deze betrekking hebben op bestellingen die voortvloeien uit de overeenkomst. Betaling binnen 30 dagen na ontvangst en acceptatie van de overeenkomstig een bestelling verrichte diensten. Pagina 22 van 44
6 Tarieven De tarieven staan vermeld in Bijlage A. Alle tarieven zijn in Euro s, zijn exclusief BTW en inclusief alle eventueel bijkomende kosten zoals de diensten als vermeld in Bijlage C Programma van Eisen. De dienstverlener mag bij kostenverhogende wettelijke maatregelen van overheidswege te allen tijde een voorstel tot prijsaanpassing indienen voor de tarieven die zijn vermeld in Bijlage A Tarieven. De tariefaanpassingen gaan in na schriftelijke instemming van Opdrachtgever. Opdrachtgever onthoudt niet op onredelijke gronden zijn instemming. De overeengekomen tarieven (met uitzondering van de opbrengstprijs) zijn vast en onveranderlijk gedurende de duur van de overeenkomst en de onder deze overeenkomst verstrekte bestellingen. Voor maatwerkafspraken geldt dat de tarieven voor in te zetten middelen en dienstverlening zich in een logisch verband dienen te verhouden ten opzichte van de overeengekomen huurprijzen/prijzen voor de dienstverlening. De huurprijzen voor afwijkende maten aluminium containers ten opzichte van de standaardcontainers (zie paragraaf 5.10) zijn gelijk aan de huurprijs voor het dichtbij gelegen formaat 2-wiels of 4-wiels container. De opbrengstprijzen worden als volgt geïndexeerd: De geoffreerde opbrengstenprijzen in de inschrijving zijn gebaseerd op de MOP (marktberichten oud papier) prijzen voor Nederland en Belgie van maart 2014 gepubliceerd door MRB-uitgeverij. De geoffreerde opbrengstenprijzen worden per kwaliteitsklasse voor de maanden april tot het moment van de start van de dienstverlening geïndexeerd overeenkomstig de indexatieprocedure als hieronder vermeld. Hierna worden de opbrengstprijzen maandelijks geïndexeerd per kwaliteitsklasse aan de hand van de hoogste prijs per kwaliteitsklasse van de MOP (marktberichten oud papier). De indexatie vindt telkens plaats op de voorafgaande maand, waarbij maart 2014 wordt gesteld op 100%. De indexatie vindt plaats op de kwaliteitsklassen: o Voor vertrouwelijk papier 100% op de kwaliteitsklasse Ontinktingdruk (1.11) conform de EN643; o Voor karton 80% op de kwaliteitsklasse Karton (1.04/1.05) en 20% op de kwaliteitsklasse Ontinktingdruk (1.11) conform de EN643. Deze kwaliteitsklassen en percentages staan vast tot 1 januari 2015. Na voornoemde periode zal de dienstverlener voor een periode van telkens 6 maanden schriftelijke goedkeuring aan Opdrachtgever vragen voor de te hanteren kwaliteitsklassen en percentages. De dienstverlener dient zijn verzoek uiterlijk twee maanden voor einddatum van elke periode schriftelijk in. De dienstverlener hanteert de kwaliteitsklassen en percentages voor de opvolgende periode van 6 maanden, na schriftelijke goedkeuring van Opdrachtgever. Indien Opdrachtgever zijn goedkeuring onthoudt, hanteert de dienstverlener de kwaliteitsklassen en percentages van de voorgaande periode totdat Opdrachtgever zijn goedkeuring heeft gegeven. Opdrachtgever onthoudt niet op onredelijke gronden zijn instemming. Voor indexering hanteert de dienstverlener navolgende formules: Pagina 23 van 44
Voor vertrouwelijk papier: Opbrengstprijs maand x + (Mopprijs kwaliteitsklasse maand x +1 Mopprijs kwaliteitsklasse maand x ) = Opbrengstprijs maand x+1 Voor karton: 0,8 X Opbrengstprijs maand x + (Mopprijs kwaliteitsklasse maand x +1 Mopprijs kwaliteitsklasse maand x ) + 0,2 X Opbrengstprijs maand x + (Mopprijs kwaliteitsklasse maand x +1 Mopprijs kwaliteitsklasse maand x ) = Opbrengstprijs maand x+1 De dienstverlener crediteert het opgehaalde volume per Deelnemer of CDV in de maand volgend op de maand waarin het volume is opgehaald en verrekent het volume met de voor de ophaalmaand van toepassing zijnde opbrengstprijs. De dienstverlener overlegt één maal per jaar in de managementrapportage voor het strategisch overleg de indexaties per maand over de rapportageperiode en toont de juistheid van de indexaties aan met de gepubliceerde MOP gegevens conform bovenstaande formules. De dienstverlener specificeert naast de indexaties eveneens het opgehaalde volume per maand en de opbrengsten per maand en de totaalopbrengst en zal op eerste verzoek van Opdrachtgever de door de Deelnemer of CDV geaccordeerde weegbrieven tonen. Opdrachtgever geeft tijdens het tactisch managementoverleg zijn akkoord op de indexaties. Indien Opdrachtgever geen akkoord geeft zal Opdrachtgever de dienstverlener schriftelijk en gemotiveerd informeren, waarop de dienstverlener de indexaties zal aanpassen en/of de juistheid van de indexaties zal aantonen, zulks ter beoordeling van Opdrachtgever. Indien de dienstverlener de juistheid van de indexaties onvoldoende aantoont naar het oordeel van Opdrachtgever en/of indien afgeweken wordt van de voorgeschreven methode, dan heeft Opdrachtgever het recht op dat moment de indexatie van de maand voorafgaand aan de actuele maand vast te stellen op basis van de hierboven opgenomen procedure, die de dienstverlener bij voorbaat heeft geaccepteerd en die dan vast staan voor een periode van zes (6) maanden, tenzij Opdrachtgever op dat moment een kortere periode bepaalt. Aangezien verkoop niet van toepassing is voor vernietigde informatiedragers, geldt hiervoor geen indexeringsprocedure. Pagina 24 van 44
7 Werkwijze contractmanagement 7.1 Contractmanagement en beheer overeenkomst Het contractmanagement en beheer richt zich op het in ruime zin uitvoering geven aan de afgesloten overeenkomst en het zorgen voor een optimale benutting van deze overeenkomst. Opdrachtgever hecht grote waarde aan een goed beheer van de overeenkomst om langs deze lijn ook de beoogde verbeteringen te kunnen doorvoeren. Monitoring van de kwaliteit van dienstverlening c.q. leveringen is een essentieel onderdeel van dit beheer evenals de eenduidige aansturing van partijen vanuit het centraal contractmanagement voor wat betreft de overeenkomst. Beheertaken zijn het bewaken van de contractueel afgesproken rechten en plichten, het bewaken van de einddatum en eventuele verlenging, invulling geven aan leveranciersmanagement en het monitoren van de prestaties van de dienstverlener en het monitoren van de afname. Het beheer van de overeenkomst voortkomende uit deze aanbesteding is de verantwoordelijkheid van de categoriemanager en wordt uitgevoerd door de centrale contractmanagementorganisatie van het ministerie van Veiligheid en Justitie: de afdeling Contractmanagement Justitie (hierna: CMJ). Zij is verantwoordelijk voor het uitvoeren van contractmanagement van een groot aantal Justitiebrede maar ook een aantal Rijksbrede (raam)contracten. Op dit moment voert CMJ deze contractmanagementrol uit op drie (vak-)gebieden, te weten: ICT Facilitair Inhuur derden 7.2 Taakopvatting centraal contactmanagement De taakopvatting van CMJ is als volgt: CMJ voert het strategisch/tactisch contractmanagement van de overeenkomst op Rijksbreed niveau. CMJ rapporteert aan verschillende gremia over de uitvoering en uitnutting van de overeenkomst en voert op reguliere basis leveranciersgesprekken met de dienstverlener. Tevens fungeert CMJ als escalatiepunt voor zowel alle Deelnemers alsmede de dienstverlener, indien afspraken niet worden nagekomen. De contract- en leveranciermanager van CMJ voert de volgende taken uit: Monitoren van en rapporteren over de uitnutting van de overeenkomst in geld, gewicht, aantallen en volumes; Beheren van het aanbod en de scope van de te leveren diensten; Het voeren van tactisch/strategisch leveranciersmanagement, waar nodig in overleg dan wel in escalatie; Het bewaken van de rechten en plichten van de Deelnemers ten opzichte van de overeenkomst; Het coördineren van de ervaringen over de prestaties van de dienstverlener en het rapporteren over de formele meting van deze prestaties; Het adviseren over verlenging, beëindiging of aanpassing van de overeenkomst; Het verzamelen van aanvullende wensen van Deelnemers; Het geven van voorlichting, presentatie of uitleg aan de gebruikers van de overeenkomst; Pagina 25 van 44
Het actief volgen van de marktontwikkelingen en initiatieven nemen om deze te vertalen naar de deelnemende sectoren; Prijsindexeringen. 7.3 Strategisch en tactisch beheer CMJ is verantwoordelijk voor het strategisch en tactisch contractmanagement. De contract- en leveranciermanager van CMJ is het primaire in- en externe aanspreekpunt als het gaat om de toepassing, het gebruik en de uitleg van de overeenkomst. Na het afsluiten van de overeenkomst worden werkafspraken gemaakt met de gecontracteerde dienstverlener. Bij de Deelnemers zijn gebruikers aangewezen als vertegenwoordiger richting CMJ voor het geven van medewerking, vertegenwoordiging in de overlegstructuur en het aanleveren van informatie. CMJ heeft een ondersteunende functie naar de Deelnemers, waarbij de focus ligt op de gemeenschappelijke vraagstukken. 7.4 Operationeel beheer De Deelnemers zijn verantwoordelijk voor het operationeel contractmanagement en plaatsen zelf bestellingen. De Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering en het bewaken van de prestaties op de eigen bestellingen. 7.5 Vaste contactpersonen De dienstverlener stelt per werkgebied van Opdrachtgever, CDV en Deelnemers een vast contactpersoon aan die als aanspreekpunt fungeert en de operationele gesprekken voert. Tevens wijst dienstverlener voor de duur van de overeenkomst één vast contactpersoon en een vervangend contactpersoon aan die landelijk verantwoordelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst voor het strategisch overleg. Zie paragraaf 4.5 voor de contactgegevens van deze vaste contactpersonen. 7.6 Periodiek overleg Ten behoeve van de communicatie tussen de dienstverlener en Opdrachtgever bestaan de volgende overlegstructuren: Strategisch overleg met de categoriemanager en de contract- en leveranciermanager van CMJ en optioneel de categoriemanager Grondstoffenmanagement over onder andere: o Ontwikkelingen van en bij Opdrachtgever, CDV s, Deelnemers en de dienstverlener; o Marktontwikkelingen, innovatie, gezamenlijke product/dienstontwikkeling; o Besparingsmogelijkheden; o Optimalisatie van de samenwerking en de dienstverlening; o Knelpunten/escalaties vanuit tactisch niveau mede op basis van geregistreerde klachten; o Wijzigingen van prijzen en tarieven voor zover deze afwijken van de contractueel vastgestelde methodiek. Het strategisch overleg vindt minimaal eenmaal per jaar plaats op initiatief van Opdrachtgever, of zo veel vaker als Opdrachtgever wenst. Het strategisch overleg richt zich op de ontwikkeling van de dienstverlening aan Opdrachtgever op de lange termijn en escalaties vanuit het tactisch overleg. Van het overleg wordt een verslag gemaakt door Opdrachtgever en dit wordt na vaststelling beschikbaar gesteld aan de Deelnemers. Tactisch overleg met de contract- en leveranciermanager van CMJ over onder andere: o Terugblik (ontwikkeling van de samenwerkingsrelatie); o Acties en afspraken vorig overleg; Pagina 26 van 44
o o o o Prestaties (algemeen, per resultaatgebied, per KPI); Analyses, trends en corrigerende maatregelen; Indexeringen van prijzen en tarieven volgens de contractueel vastgestelde methodiek; Knelpunten/escalaties vanuit operationeel niveau. Het tactisch overleg wordt minimaal tweemaal per jaar gevoerd op initiatief van de contract- en leveranciermanager, of zo veel vaker als Opdrachtgever wenst. Het tactisch overleg richt zich op de prestaties van de dienstverlener op de resultaatgebieden gemeten aan de hand van KPI s, verbetervoorstellen en escalaties vanuit het operationeel overleg voor de gehele overeenkomst. Van het overleg wordt een verslag gemaakt door Opdrachtgever en dit wordt na vaststelling beschikbaar gesteld aan de dienstverlener en de Deelnemers. Operationeel overleg met de contract- en leveranciermanager van CMJ en de aangewezen vertegenwoordiger van de CDV over onder andere: o Terugblik (ontwikkeling van de samenwerkingsrelatie werkgebied); o Acties en afspraken vorig overleg; o Communicatie; o Resultaten resultaatgebieden per CDV en per locatie van de CDV; o Financiële aspecten; o Personeel. Het operationeel overleg kan elk kwartaal per CDV worden gehouden. Het operationeel overleg richt zich op de prestaties van de dienstverlener op locaties van de Deelnemers en CDV s. De voortgang wordt aan de hand van een voortgangsrapportage ingevuld. Van het overleg wordt een verslag gemaakt door de dienstverlener en dit wordt na vaststelling door de vertegenwoordiger van de CDV beschikbaar gesteld aan de dienstverlener en de (onderdelen van) Deelnemers binnen zijn verzorgingsgebied. 7.7 Managementinformatie De dienstverlener levert per kwartaal uiterlijk op 15 mei, 15 augustus, 15 november en 15 februari van het jaar een managementrapportage aan Opdrachtgever, CDV en/of Deelnemer. Alle kosten van managementrapportages komen voor rekening van de dienstverlener. De managementrapportage voor Opdrachtgever bestaat uit vier delen: A: alle managementinformatie op het niveau van de totale overeenkomst; B: alle managementinformatie op het niveau van de CDV s; C: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemers; D: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemer per locatie van de Deelnemer. De managementrapportage voor de CDV bestaat uit drie delen: B: alle managementinformatie op het niveau van de CDV; C: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemers die onder het werkingsgebied van de CDV vallen; D: alle managementinformatie op het niveau van de locaties van de Deelnemers die onder het werkingsgebied van de CDV vallen. De managementinformatie voor de Deelnemer bestaat uit twee delen: C: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemer als geheel; D: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemer per locatie van de Deelnemer. Pagina 27 van 44