HANDBOEK POTATOEUROPE 2013 WOENSDAG 11 EN DONDERDAG 12 SEPTEMBER 2013 EMMELOORD THE NEXT LEVEL VOLG @POTATOEUROPE VIA 1
Inhoud INHOUD... 2 1. INTRODUCTIE... 3 2. CHECKLIST VOOR EXPOSANTEN... 4 2.1 DEADLINES INLEVEREN BESTELFORMULIEREN:... 5 3.1 DLG BENELUX... 5 3.2 LOCATIE POTATOEUROPE 2013... 6 3.3 OPENINGSTIJDEN POTATOEUROPE 2013 VOOR HET PUBLIEK:... 6 3.4 WIE IS WIE?... 6 4 ALGEMENE VOORWAARDEN... 7 5 VERVOERSINFORMATIE EN LOCATIE SPECIFICATIES... 8 5.1 VERVOERSINFORMATIE... 8 5.2 PARKEREN EXPOSANTEN / STANDBOUWERS... 8 5.3 SPECIFICATIES HOOFD PAVILJOEN... 9 5.4 BUITENEXPOSITIE EN PAGODATENTEN... 9 5.5 BEURSPLATTEGROND...10 6 STAND SPECIFICATIES...10 6.1 INFORMATIE...10 6.2 EIGEN STANDBOUW MAXIMALE BOUWHOOGTE...10 6.3 SPECIFICATIE STANDAARD STANDBOUW...11 6.4 MEUBELPAKKET EIGEN STANDBOUW / PAGODE TENTEN...11 6.5 PREMIUM HOUTBOUW STAND...11 7 TIJDSCHEMA OPBOUW/AFBOUW EN AANRIJ ROUTE...12 8 RELATIEKAARTEN, OP-EN AFBOUW- EN DEELNEMERSKAARTEN...14 8.1 RELATIEKAARTEN...14 8.2 OP- EN AFBOUWKAARTEN...14 8.3 PARKEERKAARTEN VOOR EXPOSANTEN EN BEZOEKERS...14 8.4 DEELNEMERSBADGES...14 9 CATERING...15 10 PROMOTIE...16 10.1 PROMOTIONELE ACTIVITEITEN VOOR, TIJDENS EN NA DE BEURS VOOR EXPOSANTEN...16 2
1. INTRODUCTIE Geachte exposant, PotatoEurope 2013, The Next Level vindt plaats op woensdag 11 en donderdag 12 september 2013 te Emmeloord. De unieke combinatie van een internationale vakbeurs en velddemonstraties maakt dat Emmeloord opnieuw het centrum van de gehele aardappelwereld is. Handboek Deze voorziet u van alle informatie die u nodig heeft ter voorbereiding op uw beursdeelname zoals op en afbouwtijden, bestelformulieren en communicatieve mogelijkheden. Of u nu meedoet aan de vakbeurs en/of aan de velddemonstraties, dit handboek is uw leidraad bij de voorbereiding van uw deelname. Thema Voor deze editie is gekozen voor het thema The Next Level. De vakbeurs geeft een doorkijk naar de aardappelwereld van 2050. Zo zullen bij het poten verschillende toekomstgerichte technieken te zien zijn. Op een perceel van 2 hectare wordt bijvoorbeeld aan de hand van digitale bodemkaarten geëxperimenteerd met variabele pootafstand op basis van de zwaarte van de grond. Ook wordt via dezelfde bodemkaart gericht bemest. De overige 28 hectare wordt met GPS-technieken gepoot. Ook u wordt uitgedaagd uw Next Level bijdrage aan de beurs te leveren. Dit door middel van uw product/dienst of uw manier van communicatie voor, op en na de beurs met bezoekers en niet bezoekers. Welkomst receptie Op woensdag 11 september bent u van 18:00-19:00 uur harte welkom op de welkomst receptie in het restaurant op de beurs. Deze receptie wordt mogelijk gemaakt door de Gemeente Noordoostpolder. Innovation award Ook dit jaar zal de Innovation Award worden uitgereikt aan de organisatie met het meest innovatieve en inventieve product of service met tevens een groot marktpotentieel. Deze award zal worden uitgereikt door Staatssecretaris Dijksma op 11 september tussen 11:00 en 12:00 uur. De jury wordt voorgezeten door Albert Jan Maat, LTO Nederland. Overige leden van de jury zijn René van Diepen, NAO; Jaap Delleman, Aardappelwereld; Anton Haverkort, Wageningen Universiteit. Website Voor de meest recente informatie verwijzen wij u ook graag naar onze website www.potatoeurope.com.wij doen ons uiterste best om PotatoEurope 2013 tot een groot succes te maken. Wij wensen u een zeer succesvolle beurs toe. Indien u nog vragen heeft, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. DLG Benelux Anne Mast (directeur) Paulien Hoftijzer (project manager) 3
2. CHECKLIST VOOR EXPOSANTEN Intern: Check de afmetingen en het type stand (eigen standbouw of standaard standbouw) en/of de oppervlakte van het terrein van de velddemonstraties op uw bevestiging. Stel een budget op. Informeer uw collega s dat de organisatie deelneemt aan PotatoEurope 2013. Denk na over een goede methode om uw standbezoekers te registreren. Er is geen elektronisch registratie systeem op de beurs aanwezig. Zorg voor voldoende bedrijfsbrochures, give-aways etc. Bestel standschoonmaak of zorg voor uw eigen schoonmaakspullen en personeel (de looppaden worden aan het eind van iedere vakbeursdag schoongemaakt. U bent echter zelf verantwoordelijk voor de schoonmaak van uw stand) Reserveer hotelkamers voor uw standbemanning, indien nodig. Maak een draaiboek voor de standbemanning en verzorg vooraf een instructie of training. Nodig uw (potentiële) relaties uit voor een beursbezoek. Stuur hen eventueel van tevoren promotiemateriaal toe. Benut uw beursinvestering maximaal door voor, tijdens en na de beurs te communiceren met bezoekers en niet bezoekers. Integreer uw deelname aan dit evenement in uw communicatie (bijv. door middel van het logo in uw advertenties e.d.). Geef de op- en afbouwkaarten en de parkeerkaarten aan de juiste personen binnen uw bedrijf. Definieer uw Next Level en implementeer deze in de beurs en de communicatie eromheen. Extern: Overweeg extra promotionele mogelijkheden zoals bannering op de website van de beurs, sponsoren van bijvoorbeeld parkeren, draadloos internet of andere zaken. Ontwerp eventueel een advertentie voor de beurscatalogus. Stuur de cateringformulieren naar Willem de Boer Food & Events. Denk aan lunches voor de standbemanning en drankjes en hapjes voor uw bezoekers. Denk aan het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekering (u bent verplicht om dat te doen). Standbouw: Geef alle wijzigingen door aan uw standbouwer of inrichter. Bestel extra meubilair en/of andere faciliteiten (bijv. elektriciteit en water). Decoratie van uw stand is belangrijk! Denk aan bloemen, planten, posters, AV-apparatuur e.d. Indien u eigen standbouw heeft denk dan ook nog aan de volgende punten: Bestel elektra en andere faciliteiten, zoals bijvoorbeeld water en draadloos internet. Stuur de benodigde formulieren naar de standbouwer (inclusief op- en afbouwkaarten en parkeerkaarten) en eventueel een kopie van dit handboek. Stuur een kopie van uw standtekening naar Beursdesk voor goedkeuring. LET OP! Het is niet toegestaan om water, elektra of catering te betrekken van een andere partij dan vermeld in dit handboek. Frituren op de stand is niet toegestaan in verband met brandgevaar. Tijdens de opbouwdagen is er geen water beschikbaar. Er mag op de beurs geen water verneveld worden. 4
2.1 Deadlines inleveren bestelformulieren: 1. Innovation award 24 juli 2013 2. Logo op website 24juli 2013 3. Elektra aansluiting 24 juli 2013 4. Water aansluiting en - afvoer 24 juli 2013 5. Relatiekaarten 24 juli 2013 6. Internet aansluiting 24 juli 2013 7. Parkeerkaarten VIP parkeerplaats 24 juli 2013 8. Standaard standbouw (Frieslijst) 24 juli 2013 9. Extra Standhouders badges 24 juli 2013 10. Extra op- en afbouwkaarten 24 juli 2013 11. AV apparatuur zoals tv schermen e.d. 24 juli 2013 12. Vlaggenmasten 24 juli 2013 13. Standschoonmaak 24 juli 2013 14. Catering (lunchboxen, kopen op rekening, dranken) 20 augustus 2013 15. Zendtijd op tv schermen 5 augustus 2013 16. Meubilair 5 augustus 2013 17. Bloemen en Planten 5 augustus 2013 18. Advertentie in beurscatalogus 10 augustus 2013 19. Premium houtbouw 10 augustus 2013 3 ALGEMENE INFORMATIE 3.1 DLG Benelux De organisatie van PotatoEurope 2013 is in handen van DLG Benelux. Adresgegevens: DLG Benelux Stationsplein Noord 4 3445 AD WOERDEN Telefoon: +31 (0)348 484003 Fax +31 (0)348 484009 Website: www.potatoeurope.com Directeur: De heer Anne Mast E-mail: anne.mast@dlg-benelux.com Telefoonnummer: +31 (0)6 227 900 50 Contactpersoon algemeen: Paulien Hoftijzer E-mail: paulien.hoftijzer@dlg-benelux.com Telefoonnummer: +31 (0)6 52011884 Contactpersoon standbouw / technische zaken zoals elektriciteit en water: Jerry Visser E-mail: j.visser@beursdesk.nl Telefoonnummer: +31 (0)6 21172758 5
3.2 Locatie PotatoEurope 2013 PotatoEurope 2013 vindt plaats aan de Urkerweg te Emmeloord op dezelfde locatie als in 2009. Emmeloord is dé centrale plaats binnen de gemeente Noordoostpolder. Ruim de helft van de 43.000 inwoners die deze gemeente telt woont in Emmeloord. Voor de velddemonstraties heeft de organisatie de beschikking over 30 hectare land. Ga voor de actuele plattegrond naar de website www.potatoeurope.com. 3.3 Openingstijden PotatoEurope 2013 voor het publiek: woensdag 11 september 2013 09.00-18.00 uur donderdag 12 september 2013 09.00-18.00 uur 3.4 Wie is Wie? Hieronder vindt u de contactgegevens van alle partijen die voor u van belang kunnen zijn: van de organisatoren tot en met de bedrijven die u van dienst kunnen zijn bij het bouwen en inrichten van uw stand. Organisator PotatoEurope 2013 Organisatie DLG Benelux Stationsplein Noord 4, 3445 AD WOERDEN T: +31 (0)348 484004 F: +31 (0)348 484009 E: info@dlg-benelux.com W: www.potatoeurope.com Contactpersoon Paulien Hoftijzer Rooidemonstraties T: +31 (0)6 5318 1103 E: tvdveeken@hotmail.com Theo van der Veeken Communicatie en reclame Standbouw / technische ondersteuning beurs Meubels / Standinrichting AV apparatuur (laptops, schermen) KWOOT De Oude IJssel 1 8253 PV Dronten, The Netherlands T: 0321-32 88 98 E: info@kwoot.nu Beursdesk BV Meesterstraat 7, 3861 RE NIJKERK T: +31 (0)318 768007 F: +31 (0)318 768047 E: info@beursdesk.nl W: www.beursdesk.nl Adexpo Postbus 1534, 4700 BM Roosendaal T: +31 (0) 165-573939, F: +31 (0) 165-573940 E: info@adexpo.nl Vision AV Doornekker 14, 5531 DJ BLADEL T: +31 (0) 6 1880 2374 E: crul.m@visionav.nl 6 Alice Leijten Jerry Visser Emmy Lunenburg Martin Crul
Water aan/afvoer Catering Schoonmaak Beurscatalogus Elektra CEVA Showfreight MTD Nederland BV Clara Zetkinweg 4 5032 ML Tilburg T: +31 (0)88 77 55 000 F:+31 (0)88 77 55 099 E: eelco.mur@mtd.net W: www.mtd.net Willem de Boer Food & Events Postbus 1112 8300 BC Emmeloord Nederland T: +31 (0)527 684000 F: +31 (0)527 683577 E: potato@willemdeboer.nl W: www.willemdeboer.nl Asito B.V. Middendreef 269 8233 GT Lelystad T: +31 (0)320 250404 F: +31 (0)320 252520 W: www.asito.com Aardappelwereld Magazine Postbus 84102 2508 AC Den Haag Nederland T: +31 (0)70 3589331 F: +31 (0)70 3544290 E: redactie@aardappelwereld.nl W: www.aardappelwereld.nl PW-Elektra bv Hoogstraat 37 5258 BA Berlicum Nederland T: +31 (0)73 5032667 E: info@pw-elektra.nl W: www.pw-elektra.nl Voor internationaal transport, luchtvracht, douane inklaring contact CEVA Showfreight. Elektronweg 12 3542 AC Utrecht T: +31 (0) 62 054 7890 E: michiel.dekker@cevalogistics.com Eelco Mur Leonie van Andel Herman van der Vorst Wim van Helvoort Michiel Dekker Senior Project Co-coordinator 4 ALGEMENE VOORWAARDEN De algemene voorwaarden van DLG Benelux kunt u downloaden op www.potatoeurope.com 7
5 VERVOERSINFORMATIE EN LOCATIE SPECIFICATIES 5.1 Vervoersinformatie Hoe bereik ik Emmeloord? Auto vanuit Amsterdam / Luchthaven Schiphol Per auto volgt u vanaf luchthaven Schiphol de A4 richting Amsterdam. Daarna volgt u de ring Zuid (A10) richting Utrecht/Amersfoort. Bij knooppunt Watergraafsmeer neemt u de A1 richting Amersfoort. Vervolgens neemt u de afslag Almere/Lelystad (A6). Op de A6 neemt u afslag 14. Vanaf hier volgt u de aangegeven bebording. Auto vanuit Amersfoort Per auto volgt u de A28 richting Zwolle. Bij afslag Zeewolde verlaat u de snelweg en gaat u richting Zeewolde/Lelystad. U blijft de borden Lelystad volgen tot u bij de A6 de snelweg opgaat richting Emmeloord. Op de A6 neemt u afslag 14. Vanaf hier volgt u de aangegeven bebording. Vanaf de parkeerplaats is er een shuttledienst naar het beursterrein. 5.2 Parkeren standbouwers / exposanten Voor de op- en afbouwperiode ontvangt u kaarten die u toegang geven tot het terrein. Let op! Wegens beperkte ruimte is de opbouw gefaseerd. Meer informatie over de opbouw route in paragraaf 6.4. Tijdens de beursdagen kunnen standhouders parkeren op de algemene parkeerplaats aan de A6. U ontvangt hiervoor kaarten. Als u naast de tent wilt parkeren kunt u via bestelformulier 7 kaarten bestellen. Parkeren langs de Urkerweg, naast het ziekenhuis aan de Urkerweg of in de woonwijken is niet toegestaan. 8
5.3 Specificaties hoofd paviljoen Hoogte: Vloer: Maximum vloerbelasting: Tentzeil paviljoens: Nokhoogte: 7,50 meter Zijkanthoogte: 3,00 meter Voor de afmetingen, zie de tekening aan het einde van deze paragraaf. Planken vloer 500 kg/m 2. In paviljoen C is een specifiek gebied (gearceerd op de plattegrond) met vloerversteviging door middel van stelconplaten. Deze is gereserveerd voor exposanten met materialen zwaarder dan 500 kg/m 2. Paviljoen A heeft een niet lichtdoorlatend tentzeil. Paviljoen B en C hebben een daglicht doorlatend tentzeil. Paviljoen A : Alle standnummers van A100 tot en met A500 Paviljoen B: Alle standnummers van B100 tot en met B500 Paviljoen C: Alle standnummers van C100 tot en met C500 B A C Aansluitingsmogelijkheden: Elektra Een 3kw elektra aansluiting is inclusief bij standaard standbouw. Deelnemers met eigen standbouw kunnen elektra aanvragen via het opgave formulier 3. Water U kunt tevens een keukenblokje bij uw wateraansluiting bestellen. Kijk hiervoor op de bestelformulier 4. Internet Via bestelformulier 6 kunt u een wifi code aanvragen 5.4 Buitenexpositie en pagodatenten De afmeting van de pagodatenten is 5x5. De pagode tenten hebben allemaal een verhoogde vloer van houten stroken. De wanden zijn van wit zeil. Voorkant is open met deuren/flappen. Ook als u buiten exposeert is het mogelijk om water, elektriciteit en draadloos internet te bestellen. Zie hiervoor de bestelformulieren. Een meubelpakket kunt u bestellen met bestelformulier 16. De afmetingen van de pagodatenten vindt u hieronder terug. 9
5.5 Beursplattegrond De plattegrond is altijd onderhevig aan wijzigingen. Voor de meest actuele stand van zaken kunt u de website http://www.potatoeurope.com/potatoeurope20131.html raadplegen. Bij de indeling van de plattegrond wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met uw wensen. De uiteindelijke indeling wordt gemaakt door de organisatie. 6 STAND SPECIFICATIES 6.1 Informatie Bij registratie voor de vakbeurs van PotatoEurope 2013, zijn er twee verschillende opties voor de bouw van uw stand: 1. Eigen standbouw 2. Standaard standbouw Controleert u alstublieft of u de juiste bestelling heeft gedaan. U kunt het type constructie nog veranderen tot 1 augustus 2013. 6.2 Eigen standbouw maximale bouwhoogte DLG Benelux werkt samen met Beursdesk BV voor de standbouw op PotatoEurope 2013. Naast de standaard standbouw kan Beursdesk ook maatwerk stands ontwerpen en bouwen. Voor meer informatie contact: Jerry Visser M.+31(0)6 21172758 T. +31(0)318 768007 F. +31(0)318 768047 E. j.visser@beursdesk.nl W: www.beursdesk.nl Wanneer u eigen standbouw heeft aangegeven betekent dit dat u verantwoordelijk bent voor de stand, vloerbedekking, elektrische aansluitingen e.d. Alleen kale vloeroppervlakte is aanwezig. De standomtrek wordt uitgelijnd op de vloer. De stands zijn uitgelijnd op donderdag 5 september om 08.00 uur. De maximale standbouwhoogte is 2,50 m. Wilt u hoger bouwen dan dient u rekening te houden dat wanden/constructies minimaal 1 meter verwijderd moeten zijn van buurstands en van het dakzeil. Uitzonderingen kunnen gemaakt worden in overleg met buurstands en na goedkeuring van de organisator. Coördinator Jerry Visser. 10
6.3 Specificatie standaard standbouw DLG Benelux werkt samen met Beursdesk BV voor de standbouw op PotatoEurope 2013. Heeft u nog speciale wensen ten aanzien van uw standaard inrichting neem dan contact op met Jerry Visser, j.visser@beursdesk.nl Afmeting wanden 100 x 250 cm witte panelen Vloerbedekking, kleur naar keuze, formulier 8 Frieslijst belettering, max 20 karakters Afsluitbare berging van 1 m 2 1 spot per 4 m 2 Elektriciteitsaansluiting Wandcontactdoos, verbruik elektra 6.4 Meubelpakket eigen standbouw / pagode tenten Bij eigen standbouw en pagodatenten bieden wij het volgende meubelpakket aan: 4 stoelen, type zwart 1 ronde tafel, type wit 1 balie, type wit 1 koelkast De kosten voor dit meubelpakket bedragen: 350 Zie het bestelformulier voor meer informatie. 6.5 Premium houtbouw stand DLG Benelux werkt samen met Beursdesk BV voor de standbouw op PotatoEurope 2013. Via bestelformulier 19 kunt een houtbouw stand bestellen met een professionele uitstraling. De kosten bedragen 130,- per m2 exclusief de deelname kosten op het registratieformulier. Specificaties Premium Houtbouw - Houtbouw wanden geschilderd, - Full colour print 200x400 - Vloerbedekking - Afsluitbare berging - spot per 4 m² - Info balie; 200 x 60 x 110-3 x barkruk - 3 x forex print 100x100 Heeft u nog speciale wensen ten aanzien van de inrichting neem dan contact op met Jerry Visser, j.visser@beursdesk.nl 11
7 Tijdschema opbouw/afbouw en aanrij route Heeft u een heftruck nodig voor het laden/lossen van uw goederen, geef dit aan bij Jerry Visser. De vloer van de hallen bestaat uit een houten schroten vloer. Het is alleen toegestaan om met karren en pompwagens de beursvloer op te gaan. Beschadigingen worden in rekening gebracht. LET OP!! Vanwege de beperkte los plaatsten voor vrachtverkeer is de opbouw verdeeld naar standnummer. Heeft u zwaar transport overleg dan met Jerry Visser over de te nemen route. Paviljoen A : Alle standnummers van A100 tot en met A500 Paviljoen B: Alle standnummers van B100 tot en met B500 Paviljoen C: Alle standnummers van C100 tot en met C500 B A C Lostijden voor standbouw verkeer Eigen standbouw: Donderdag 5 september 2013 08.00-17.00 Paviljoen A / B Vrijdag 6 september 2013 08.00-17.00 Paviljoen A / B Zaterdag 7 september 2013 08.00-17.00 Paviljoen B / C Zondag 8 september 2013 08.00-17.00 Paviljoen B / C Maandag 9 september 2013 08.00-17.00 Paviljoen C Dinsdag 10 september 2013 08.00-17.00 Paviljoen C Bij aankomst moeten vrachtwagens direct gelost worden en doorrijden naar het parkeerterrein. Volg de aanwijzingen ter plaatse. Opbouwdagen eigen standbouw Donderdag 5 september tot en met dinsdag 10 september van 08.00-17.00. Alle materialen worden tentoongesteld op eigen risico van de deelnemer. DLG Benelux is niet verantwoordelijk voor beschadigingen en/of verlies. Als u tijdens de op- afbouw een heftruck nodig heeft voor het laden/lossen van uw goederen, geef dit dan aan bij Jerry Visser, +31(0) 621 172758. Inrichten standaard stand Dinsdag 10 september 2013 08.00-17.00 Het is niet toegestaan om uw stand op te bouwen of te decoreren na 17.00 uur op dinsdag 10 september 2013. Alle materialen worden tentoongesteld op eigen risico van de deelnemer. DLG Benelux is niet verantwoordelijk voor beschadigingen en/of verlies. Pagode tenten bij de velddemonstraties Dinsdag 10 september 2013 08.00-17.00 De tenten worden opgeleverd met houten vloer, zonder meubilair. Meubilair kan besteld worden bij Adexpo, meer informatie hierover vindt u op bestelformulier 16. 12
Rijroute opbouw Vanaf de A6 afrit nummer 14 wordt u met borden geïnformeerd over de aanrij route. PotatoEurope 2013 Afbouw Eigen standbouw: Donderdag 12 september 2013 19.00-22.00 Vrijdag 13 september 2013 08.00-17.00 Zaterdag 14 september 2013 08.00-17.00 Standaard standbouw: Donderdag 12 september 2013 19.00-22.00 Vrijdag 13 september 2013 08.00-17.00 Pagode tenten bij de velddemonstraties Afbouw: Donderdag 12 september 2013 19.00-22.00 Vrijdag 13 september 2013 08.00-17.00 Zaterdag 14 september 2013 08.00-17.00 13
8 RELATIEKAARTEN, OP-EN AFBOUW- en DEELNEMERSKAARTEN 8.1 Relatiekaarten Relatiekaarten bieden u de mogelijkheid om uw klanten en relaties op meer persoonlijke wijze uit te nodigen via een mailing of door de kaart persoonlijk te overhandigen. Op elke relatiekaart is een gedeelte uitgespaard waar u ter promotie van uw bedrijf de bedrijfsnaam kunt stempelen. U kunt zoveel kaarten bestellen als u wenst (zie bestelformulier 5). Deze kaarten zijn genummerd en worden verstuurd in pakje van 50 stuks. U dient ervoor te zorgen dat de kaarten voorzien worden van uw bedrijfsnaam en dat ze bij de juiste persoon terechtkomen. U betaalt achteraf 10 (exclusief BTW) per ingeleverde relatiekaart. Op deze manier betaalt u alleen voor de kaarten die u gebruikt heeft en ingenomen zijn door de organisatie. Na de vakbeurs ontvangt u hiervoor een factuur van de organisatie. Alle prijzen zijn inclusief beurscatalogus. De beurscatalogus wordt uitgereikt op de beurs. Kaarten bij de ingang (dagkaart) 17,50 (Incl. 21% BTW) Relatiekaarten voor deelnemers (dagkaart) 10 (Excl. 21% BTW) 8.2 Op- en afbouwkaarten Twee weken voor de aanvang van de opbouw van het evenement ontvangt u 5 op- en afbouwkaarten. Deze kaarten zijn bedoeld voor de personen die uw stand opbouwen. U dient deze opbouwkaarten zelf aan uw standbouwer te overhandigen. Tijdens het opbouwen en afbouwen van de vakbeurs is het uw standbouwer toegestaan op vertoon van de op- en afbouwkaart met een (vracht)auto het vakbeursterrein op te rijden. Tijdens de op- en afbouwperiode wordt om veiligheidsredenen bij de ingang van het terrein naar deze kaart gevraagd. Het is verplicht deze kaart op aanvraag te tonen. Ook deelnemers die zelf hun stand opbouwen en/of inrichten en met hun auto het terrein op willen rijden, moeten deze kaart kunnen tonen. Desgewenst kunt u middels het bestelformulier 10, extra op- en afbouwkaarten à 25 excl. 21% BTW per stuk aanvragen. 8.3 Parkeerkaarten voor exposanten en bezoekers Iedere exposant ontvangt naar rato (aantallen gelijk aan deelnemersbadges, zie paragraaf 8.4) gratis parkeerkaarten voor het parkeren op de algemene parkeerplaats aan de A6. Parkeerkaarten voor het parkeren naast het tentenpaviljoen zijn verkrijgbaar à 100 excl. 21% BTW, voor zover voorradig. Volg ter plaatse de aanwijzingen. 8.4 Deelnemersbadges Exposanten hebben gratis toegang tot de vakbeurs en de velddemonstraties op vertoon van een badge. Op de deelnemersbadges staat alleen de bedrijfsnaam. Iedere exposant ontvangt automatisch een aantal badges naar rato van de standgrootte. Extra badges kunnen voor een bedrag van 10 excl. 21% BTW per badge bijbesteld worden. De badges worden twee weken voor aanvang van de vakbeurs verstuurd. Standgrootte < 20 m² 4 badges/parkeerkaarten 20-50 m² 8 badges/parkeerkaarten 50-100 m² 12 badges/parkeerkaarten 100-200 m² 16 badges/parkeerkaarten > 200 m² 20 badges/parkeerkaarten 14
9 CATERING EXCLUSIEVE CATERING PARTNER POTATOEUROPE 2013 De catering voor bezoekers en exposanten op PotatoEurope 2013 wordt exclusief verzorgd in samenwerking met Willem de Boer Food & Events uit Emmeloord. Van maandag 9 september tot en met vrijdag 13 september is er catering aanwezig. Dus ook tijdens de op- en afbouwdagen die in deze periode vallen. Tijdens de op- en afbouw kunt u naast koffie, thee en drankjes ook kiezen uit onder andere diverse vers belegde broodjes en warme snacks. Gedurende de beurs wordt een aantrekkelijk assortiment gepresenteerd met een snelle persoonlijke bediening bij de uitgiftecounters. In het gastvrije vakbeursrestaurant en op het gezellige buitenterras zijn ruim voldoende zitplaatsen. Daarnaast zal Willem de Boer Food & Events in overleg met u als exposant zorgdragen voor de catering- en bezorgservice op uw stand. Standaard bestelformulieren voor lunchboxen, kopen op rekening en dranken & bittergarnituur vindt u terug onder bestelformulier 14, Catering. U kunt natuurlijk altijd contact opnemen met Willem de Boer Foods & Events voor een offerte op maat voor stand catering. Cateringactiviteiten vanuit uw stand voor bezoekers Willem de Boer Food & Events is vergunninghouder voor het (doen) verstrekken van etenswaren en het schenken van dranken op het terrein van Potato Europe 2013. Het is de exposant niet toegestaan in de standruimte aan derden cateringfaciliteiten te verlenen of cateringproducten te laten verstrekken (sampling) of te laten afleveren, tenzij met schriftelijke toestemming van, en onder de voorwaarden vastgesteld door Willem de Boer Food & Events. Het frituren op stands (binnen en buiten) is niet toegestaan vanwege de brandveiligheid. Voor aanvullende informatie en vragen kunt u contact opnemen met Leonie van Andel. Wij wensen u alle succes bij de voorbereidingen voor uw deelname. Contactgegevens Willem de Boer Food & Events Postbus 1112 8300 BC EMMELOORD Leonie van Andel, Projectmanager PotatoEurope 2013 Telefoon: +31 (0) 527 68 40 00 Email: potato@willemdeboer.nl 15
10 PROMOTIE PotatoEurope 2013 wordt ondersteund door een pers- en publiciteitscampagne. Deze is begonnen met de pootdemonstratie (24 april) die door de pers goed is opgepakt. Het evenement, de deelnemers en hun producten en diensten worden op verschillende manieren onder de aandacht van de doelgroep gebracht: Internet: www.potatoeurope.com De inzet van sociale media als Facebook, Twitter, LinkedIn en Youtube. Aardappelwereld Magazine: de officiële media partner van PotatoEurope 2013 Emailingen Advertenties in nationale en internationale vakbladen Persberichten naar nationale en internationale vakbladen en de algemene pers Specials in vakbladen Beurscatalogus (gratis verspreid onder alle bezoekers) Persbijeenkomsten zoals de pootdemonstratie Verspreiden van relatiekaarten 10.1 Promotionele activiteiten voor, tijdens en na de beurs voor exposanten Om uw deelname aan PotatoEurope 2013 tot een succes te maken biedt DLG Benelux uw bedrijf diverse mogelijkheden om uw producten/diensten te promoten. Voor een succesvolle vakbeurs is het belangrijk om uw relatienetwerk te informeren over uw deelname. Naast het verspreiden van relatiekaarten onder uw relaties en het adverteren in de beurscatalogus zijn er nog meer mogelijkheden om uw product, service of bedrijfsnaam onder de aandacht van de bezoekers te brengen. Hieronder vindt u interessante mogelijkheden terug om het rendement uit uw beursdeelname te vergroten. Alle genoemde prijzen zijn exclusief 21%BTW. Alle sponsoren worden benoemd op de sociale media accounts van PotatoEurope. Sociale media Graag nodigen wij u uit gebruik te maken van de mogelijkheden van het delen van uw Next Level innovaties via de sociale media van PotatoEurope. Door bijvoorbeeld een foto of filmpje te plaatsen op de Facebook pagina van PotatoEurope www.facebook.com/potatoeurope (voortaal Engels/Nederlands) of www.facebook.com/salonpotatoeurope. (voertaal Frans/Engels. Twitter: Berichten aan @PotatoEurope worden zo goed mogelijk geantwoord en geretweed. Logo op PotatoEurope.com bezoekers pagina U kunt uw logo met hyperlink laten plaatsen op de website van PotatoEurope, bezoekers pagina. Zie hieronder een voorbeeld. Afmeting van logo moet zijn (hxb) 70x150. Kant en klaar aan te leveren. Aanmeldingen/plaatsing bovenaf op binnenkomst van reservering. Kosten voor plaatsing van 20 augustus 2013 15 september 2013-350 Te bestellen via bestelformulier 2 16
Toilet faciliteiten Ondersteunen van toilet gelegenheden. Gereserveerd Entree banner Boven de entree van de beurs word teen grote banner geplaatst om de standhouders en bezoekers aan de beurs welkom te heten. U logo wordt op deze banner geprint - 1000,- Parkeren Het ondersteunen van de infrastructuur van de parkeerplaats en de parkeerwachters. Bordjes met uw bedrijfsnaam worden geplaatst op het parkeerterrein. U mag kleding aanleveren voor de parkeer- en verkeerswachters (kleding is onderhevig aan veiligheidsregels) - 2.500,- Uw naam 17
Bus vervoer parkeerplaats <-> beurs Als sponsor ondersteunt u het busvervoer van de parkeerplaats naar het beursterrein en visa versa. Een unieke gelegenheid om de standhouders en bezoekers in totaal 30 minuten exclusief te confronteren met uw communicatie boodschap. - 2.500,- Internet U bent ondersteuner van het draadloze internet. Hierdoor komt u communicatie boodschap op elke start pagina van elke mobiele telefoon, laptop of tablet. - 5.000,- Vlaggen U mag uw vlag plaatsen aan de ingang van de beurs - 125,- (alleen recht op plaatsing, logistiek en uitvoering voor eigen kosten, maximaal 10 vlaggen). Bestelformulier 12. Brandstof U ondersteunt alle brandstof benodigdheden voor de beurs. U mag dit kenbaar maken door het plaatsen van een bord. - 1.000,- Plattegrond De plattegrond dient als bewegwijzering voor de standhouders en bezoekers aan de beurs. U kunt uw stand uitvergroten op deze plattegronden - 750,- (mogelijk voor maximum 10 sponsors) VIP paviljoen - Gereserveerd Supporter van het VIP paviljoen PotatoEurope lezingen/seminar ruimte Mogelijkheid voor het huren van de Finley Mobile experience. Een exclusief VIP paviljoen midden op de beurs. Fotomateriaal op http://finley.nl/nl/locaties/mobile-experience/ 18
Uw bijeenkomst op de beurs in het VIP paviljoen. U mag een uur gebruik maken van dit paviljoen voor lezingen, bijeenkomsten en dergelijke. U kunt dit zelf naar wens kunt invullen met catering door Willem de Boer. De kosten zijn - 1.000,- per uur (inclusief aankondiging van uw bijeenkomst op alle schermen op de beurs, stoelen, beamer, projectiescherm, verlichting, geluidsversterking; exclusief catering). Voor meer informatie graag contact opnemen met Paulien Hoftijzer. Documentatie van evenement U ondersteunt de live documentatie van het evenement. Beelden worden ter plekke gemaakt en uitgezonden op meerdere schermen. Beelden worden ook via de sociale media van de beurs verspreid. De tekst mede mogelijk gemaakt door volgt uw logo op alle uitingen. - 5.000,- Reclame via schermen op evenement (bestelformulier 15) Over de gehele beurs worden schermen opgesteld. Gedurende de 2 beursdagen, kunt u uw boodschap op deze schermen in de vorm van een logo of film uitzenden. Op deze schermen wordt verder (semi) live beelden uitgezonden van de beurs. Daarnaast ook aankondigingen van de demonstraties, aankondigingen van de seminars, twitter feeds en nog veel meer. Commercials van maximaal 30 seconden worden minimaal 10 keer, verdeeld over de 2 dagen, weergegeven, 1.000,- per commercial (beschikbaar voor maximaal 10 commercials). U logo op het scherm voor 20 seconden, minimaal 10 keer gedurende 2 dagen - 500,- per logo (beschikbaar voor maximaal 30 logos). Beurscatalogus De officiële beurscatalogus wordt gemaakt en uitgegeven door Aardappelwereld Magazine. Alle deelnemende bedrijven aan de vakbeurs en velddemonstraties worden gratis vermeld in de catalogus met volledige adresgegevens, telefoon- en faxnummer, website, e-mailadres en standnummer. De catalogus wordt gratis verspreid onder de bezoekers van PotatoEurope en de media. Als u uw bedrijf onder de aandacht wilt brengen in de catalogus door middel van een advertentie, kunt u dat doen door bestelformulier 18 In te vullen. Voor het reserveren van een item of voor meer informatie kunt u contact opnemen met Paulien Hoftijzer T: +31 (0)6 52011884 E: paulien.hoftijzer@dlg-benelux.com Deel je Next Level innovaties en volg PotatoEurope via sociale media: 19