DRAAIBOEK Ploegwedstrijd Voor het organiserend gewest
Inhoudstabel 1 Algemene informatie... 3 1.1 Provinciale ploegwedstrijd... 3 1.2 Nationale ploegwedstrijd... 3 2 Terrein (grond)... 3 2.1 Provinciale ploegwedstrijd... 3 2.2 Nationale ploegwedstrijd... 3 2.3 Standaard afmetingen wedstrijdperceel... 4 2.4 Uitzetten perceel... 4 2.5 Veiligheid... 4 3 Programma... 5 3.1 Oefenploegen... 5 3.2 Wedstrijd... 5 3.3 Nevenactiviteiten... 6 3.4 Ploegboekjes... 6 4 Organisatie en budget... 7 4.1 Publiciteit... 7 4.1.1 Promotie... 7 4.1.2 Pers... 7 4.1.3 Toeschouwers... 7 4.1.4 Sponsors... 8 4.1.4 Subsidies... 8 4.2 Praktisch... 9 4.3 Ploegers... 9 4.3.1 Eten en drank... 9 4.3.2 Prijzen en aandenkens wedstrijd... 9 4.3.3 Prijs deelname... 9 4.4 Jury... 9 5 Taakverdeling... 10 5.1 Praktisch overzicht... 10 5.2 De dag van de wedstrijd... 10 5.3 Weekend nationale ploegwedstrijd... 11 5.4 Verblijfplaats ploegers (nationale ploegwedstrijd)... 11 6 Deelnemers... 12 6.1 De deelnemers contacteren... 12 6.2 Juryleden contacteren... 12 6.3 Verzekering... 12 7 BPC... 13 7.1 Jury... 13 7.2 Wedstrijdreglement... 13 7.3 Jurystaten... 13 7.4 Taken BPC... 13 Bijlagen... 14 Bijlage 1: de jury... 14 Bijlage 2: voorbeeld voorstelling organiserend gewest... 15 Bijlage 3: sponsoring... 16 Bijlage 4: SABAM... 17 Bijlage 5: billijke vergoeding... 20 Bijlage 6: checklist organiserend gewest... 23 2
1 Algemene informatie 1.1 Provinciale ploegwedstrijd Jaarlijks wordt er in verschillende provincies een ploegwedstrijd georganiseerd. De PK beslist in het begin van het werkjaar of ze al dan niet een wedstrijd zullen organiseren. Deze vindt plaats vóór de nationale ploegwedstrijd. Elke provincie heeft de mogelijkheid om gewestelijke ploegwedstrijden te organiseren voor de provinciale wedstrijd. Gewesten of provincies die beslissen om te ploegen, brengen de vrijgestelde hiervan op de hoogte op de PK in januari of februari. 1.2 Nationale ploegwedstrijd Na de provinciale ploegwedstrijden zal de nationale ploegwedstrijd plaatsvinden. Dit wordt elk jaar georganiseerd door het BPC, indien mogelijk volgens onderstaande beurtrol: 2017: Oost-Vlaanderen 2018: West-Vlaanderen 2019: Vlaams-Brabant 2020: Antwerpen 2021: Limburg Indien er een gewest kandidaat is om de nationale wedstrijd te organiseren, kan je contact opnemen met het BPC. 2 Terrein (grond) 2.1 Provinciale ploegwedstrijd Voor een provinciale ploegwedstrijd is er een terrein nodig van minimum 5 ha, in de grote ploegprovincies is zelfs 10 ha nodig. Voorzie voldoende plaats voor: Oefenterrein Wedstrijdterrein Tent Nevenactiviteiten Parking (mag ook iets verder gelegen zijn) Tip: Je voorziet best een kleine bedanking voor de terreineigenaar. 2.2 Nationale ploegwedstrijd Voor de Nationale ploegwedstrijd is er een terrein nodig van minimum 12 ha. Het nodige aantal ha is natuurlijk afhankelijk van de vorm die de blokken hebben. Het terrein dient egaal en vlak te zijn. Bij voorkeur is het een grasland (geen gefreesd grasland). Het terrein mag opgesplitst zijn naar de volgende noden: Oefenterrein zaterdagvoormiddag (dit mag iets verder gelegen zijn) Oefenterrein zaterdagnamiddag (graag ongeveer hetzelfde als het wedstrijdperceel) Wedstrijdterrein Tent Parking (mag ook iets verder gelegen zijn) 3
Terrein voor bijkomende activiteien Tips: Het is een voordeel wanneer de terreinen nabij een fietsroute gelegen zijn, dit trekt extra volk naar de wedstrijd. Je voorziet best een kleine bedanking voor de terreineigenaar. 2.3 Standaardafmetingen wedstrijdperceel Het organiserende gewest voorziet een (of meerdere) perceel voor zowel het oefenploegen als voor de ploegwedstrijd. De oefenpercelen liggen bij voorkeur aan het wedstrijdterrein, maar dit is niet noodzakelijk. Voor de oefenpercelen kunnen kleinere percelen worden voorzien. De officiële afmetingen voor de wedstrijdterreinen zijn: Rondgaand ploegen Perceel: 20m breed en 100m lang Geen geer Wentelploegen Perceel 2-schaar: 16m / 24m breed en 100m lang (8m geer) oppervlakte 20 are Perceel 3-schaar: 24m / 36m breed en 100m lang (12m geer) oppervlakte 30 are Perceel 4-, 5-, 6- en 7-schaar: dezelfde afmetingen als voor een 3-schaar, omdat er anders onvoldoende terrein zal zijn (12m geer) Geer: 4m per schaar (per 100m) Wanneer de percelen geen 100m lang zijn, moet de geer ook minder groot zijn en bijgevolg moet er minder oppervlakte worden voorzien. 2.4 Uitzetten perceel Vooraf uitmeten i.s.m. het BPC De percelen zijn aan beide kopeinden begrensd door een merkvoor Veldjes: bij voorkeur dwars op de oogstsporen Lichte afwijkingen van de standaardafmetingen zijn toegelaten (beschikbaarheid wedstrijdterrein) Opgelet: de geerhoek moet wel gerespecteerd worden (afhankelijk van de lengte van het vak) Formule: nieuwe lengte geer = Voorbeeld: nieuwe lengte perceel standaard lengte perceel standaard lengte geer Stel: je ploegt met een 2-schaar, de lengte van het veld is 80m. De geer zal 6.4m zijn. Formule: nieuwe lengte geer = 80m 8m = 6.4m 100m 2.5 Veiligheid Voorzie lint om de wedstrijdpercelen af te bakenen. Het moet duidelijk zijn waar de toeschouwers mogen lopen en waar niet. Het lint wordt gespannen op een afstand van 12m van het ploegperceel (de ploegers moeten op dit stuk nog kunnen keren zonder het risico te lopen dat een toeschouwer geraakt wordt). Vergeet niet om hekken of paaltjes te voorzien zodat je het lint kan spannen. 4
3 Programma 3.1 Oefenploegen Oefenploegen is verplicht en gebeurt de dag of de ochtend voor de wedstrijd. Dit gebeurt op een aangeduid perceel onder toezicht en begeleiding van de leden van het BPC. Het onvolledig afwerken van het oefenperceel kan uitsluiting voor verdere deelname betekenen. Er wordt in geen geval geoefend buiten het aangeduide perceel. 3.2 Wedstrijd Je moet voor, tijdens en na de wedstrijd tijd voorzien voor volgende onderdelen, enkele voorbeelden waarop je je kan baseren: Provinciale ploegwedstrijd 08.30 09.00 uur Aankomst ploegers 09.00 11.15 uur Oefenploegen (kan ook de dag voordien georganiseerd worden) 11.15 11.30 uur Technische uitleg omtrent wedstrijdploegen en loting percelen 11.30 12.00 uur Opstelling aan het perceel en plaatsing van de paaltjes 12.00 12.20 uur Openingsvoor altijd 20 minuten 12.20 13.30 uur Beoordeling openingsvoor + middagmaal 13.30 16.10 uur Wedstrijdploegen altijd 2 uur en 40 minuten 16.10 17.30 uur Beoordeling van de wedstrijd 17u30 uur Invoeren uitslag en bekendmaking winnaars Het begin- en eindsein worden ter plaatse aangekondigd (bv. een vlag). Nationale ploegwedstrijd zaterdag: 09.30 12.00 uur Oefenploegen 12.00 13.00 uur Lunch 13.00 17.30 uur Oefenploegen 18.00 19.00 uur Avondeten 19.00 - uur Avondactiviteit zondag: 10.00 10.45 uur Loting percelen en laatste instructies 10.45 11.15 uur Opstelling aan het perceel en plaatsing van de paaltjes 11.15 11.35 uur Openingsvoor altijd 20 minuten 11.35 13.00 uur Beoordeling openingsvoor + middagmaal 13.00 15.40 uur Wedstrijdploegen altijd 2 uur en 40 minuten 15.40 17.30 uur Beoordeling van de wedstrijd 17.30 - uur Bekendmaking uitslag 5
3.3 Nevenactiviteiten Hier vind je enkele voorbeelden van welke nevenactiviteiten je kan voorzien: Touwtrekken Gymkana Bieravond Groene Kringbal Pickdorserscross Zoekwedstrijd Veeprijskamp Sportfeest KLJ Hoevefeesten Opendeurdag van een bedrijf Maïslabyrint 3.4 Ploegboekjes Indien je als organiserend gewenst graag ploegboekjes hebt met een overzicht van de sponsors, kan je bv. onderstaande zaken erin opnemen. Maak duidelijke afspraken met het BPC over of je een ploegboekje wil, wat erin opgenomen zal worden en wie deze kosten zal dragen. Voorwoord Ploegreglement Voorstelling BPC Sponsors van het BPC De lokale sponsors van het gewest Overzicht deelnemers Je vindt een voorbeeld van een voorwoord (korte voorstelling gewest + bezoekers een fijne dag wensen) in bijlage 2. 6
4 Organisatie en budget Kosten Opbrengsten Publiciteit Promotie Toeschouwers Sponsoring Praktisch Tent Nadars Podium Geluidsinfrastructuur Koelwagen Sanitair Water & elektriciteit Nevenactiviteiten Rode Kruis Politie (indien straat afgesloten moet worden) De nodige vergunningen Ploegers Eten & drinken Deelname (eventueel) Prijzen Jury Eten & drinken Bijdrage (eventueel) 4.1 Publiciteit 4.1.1 Promotie Mogelijkheden om promotie te voeren: Via communicatie Groene Kring nationaal (website, Stiel, nieuwsbrief, facebook): vraag dit op tijd aan je vrijgestelde, de deadline van Stiel is altijd een maand voor verschijning. Affiches en flyers (let op: correct gebruik van de huisstijl). De verantwoordelijke uitgever moet steeds vermeld worden (met het volledige adres). Net zoals Art. vrij van zegel, KB 1938, art 198, 7 e wetboek der taksen. Reclameborden Betalende reclame (kranten, reclamebladen, ) Voor de reclameborden moet je soms (afhankelijk van gemeente tot gemeente) bij je gemeente toestemming vragen. Langs gewestelijke wegen (met N-nummer) is deze aanvraag verplicht. Eventueel kan je zulke grote borden lenen bij een andere plaatselijke vereniging. 4.1.2 Pers Persuitnodigingen kunnen uitgestuurd worden via Groene Kring nationaal, je neemt hiervoor best contact op met je vrijgestelde. Groene Kring nationaal contacteert de pers (regionale pers, landbouwpers, ). 4.1.3 Toeschouwers Hieronder vind je een schatting van het aantal te verwachten toeschouwers: Provinciaal: ± 200 Nationaal: ± 300-600 Nationaal & grote nevenactiviteit: ± 1000 5000 7
4.1.4 Sponsors Het doel bij het zoeken naar sponsors is om al uit de kosten te geraken (zonder drank) voordat je aan het evenement begint. Wat kan sponsoring opbrengen? Naturaprijzen: prijzen voor de deelnemende ploegers Geld om bepaalde kosten te dekken Materiaal bv. tent, eten, drank, De sponsorbedragen stel je op in functie van het aantal toeschouwers, het totale budget, de nevenactiviteit, Je kan de sponsors verschillende pakketten aanbieden, bv. voor een ploegwedstrijd met grote nevenactiviteit: Bedrag Mogelijke tegenprestaties 200 euro Logo op affiche, op t-shirt, op inkomkaarten en op strooibriefjes 4 vlaggen of spandoeken ophangen 1 volledig blad in het programmaboekje Plaatsing van een tractor met reclame 100 euro 2 vlaggen of spandoeken ophangen ½ blad in het programmaboekje 50 euro 1 vlag of spandoek ophangen ¼ blad in het programmaboekje Deze bedragen kunnen uiteraard aangepast worden voor bijvoorbeeld kleinere organisaties. En er kan ook gewerkt worden met verdeelsleutels. Opgelet! Sommige sponsors vragen een schriftelijke bevestiging van hun sponsoring, dit kan voor bedragen vanaf 30 euro, deze kunnen dan fiscaal ingebracht worden door de bedrijven. In bijlage 3 vind je hiervan een voorbeeld. Als je een programmaboekje gaat maken en pagina s in het programmaboekje aanbiedt, vraag dan ook op tijd alle logo s op. Let op onderstaande aandachtspunten! Ploegenfirma s: Voor deze producten kan er een exclusiviteit zijn voor de sponsors van het BPC. De vorige jaren was dit niet het geval, maar dit hangt af van de afspraken tussen de twee partners. Neem dus best op voorhand contact op met het BPC, want de sponsoring verandert voor hen ook elk jaar. Banken of verzekeringsfirma s: KBC heeft sinds 2015 geen exclusiviteit meer. Dus banken en verzekeringsfirma s mogen ook gecontacteerd worden voor sponsoring. 4.1.4 Subsidies Subsidies voor het (oefen)ploegen werden afgekeurd, dus in de toekomst dienen deze niet meer aangevraagd te worden. Een uitzondering hierop is wel wanneer je een echte demodag voor het ploegen organiseert, waarbij er effectief lesgegeven wordt. 8
4.2 Praktisch Zorg ervoor dat je niets belangrijks vergeet, hierboven vind je een overzicht in de tabel! Materiaal zoals nadars en vlaggenmasten moet je op tijd aanvragen bij de gemeente. Voor de vlaggenmasten raden we aan om er minimum 8 aan te vragen, liefst 15, bij meerdere gewestelijke sponsors nog meer. Daarnaast kan je bij de gemeente ook vragen voor aandenkens, de medewerking van de politie indien de straat afgesloten moet worden en de nodig vergunningen (milieu). Voorzie genoeg masten/nadars om sponsorvlaggen omhoog te hangen. 4.3 Ploegers 4.3.1 Eten en drank Het organiserend gewest voorziet pakketjes voor de ploegers die bestaan uit een eetbon en enkele drankbonnetjes. Deze liggen best klaar op de dag van de wedstrijd. 4.3.2 Prijzen en aandenkens wedstrijd Het organiserend gewest verzamelt prijzen voor de ploegers. Bijvoorbeeld: Een trofee voor de winnaar in elke reeks, zowel rondgaand - als wentelploegen. Naturaprijzen voor de deelnemende ploegers Een aandenken voor elke deelnemer 4.3.3 Prijs deelname Het organiserend gewest is vrij om een bijdrage te vragen aan de ploegers, dit zal altijd hetzelfde zijn voor leden van Groene Kring en voor vrienden van Groene Kring, indien de gewesten dit niet wensen te doen dan gelden onderstaande prijzen: Leden Groene Kring: gratis Vrienden van Groene Kring: gratis Niet-leden: 10 euro Prijsafspraken worden op voorhand gemaakt met de vrijgestelde. 4.4 Jury De juryleden kregen in het verleden eten en 2 drankbonnetjes per persoon, hiervoor kreeg het gewest een vergoeding van Groene Kring nationaal (10 euro per BPC-lid). Deze vergoeding valt weg, dus het gewest moet zelf beslissen of ze al dan niet een bijdrage zullen vragen aan de BPC-leden. Het aantal juryleden moet in verhouding zijn tot het aantal deelnemers. 9
5 Taakverdeling Vraag voldoende mensen om te komen helpen (opbouw, dag zelf, afbraak) en stel op voorhand een taakverdeling op. Zo heb je o.a. mensen nodig voor de tent op te zetten, het terrein op te stellen, wegwijzers te zetten, te tappen, drank rond te brengen, bonnetjes te verkopen 5.1 Praktisch overzicht Waar moet je zoal aan denken bij de organisatie? Contacteer de brouwer (tap, tafels, stoelen, koelwagen, ) Tent bestellen WC-wagen bestellen Standpijp voor water (of m.b.v. een tankwagen) Eventueel het plaatselijke Rode Kruis vragen Prijzen voor de deelnemers verzamelen Bedanking voor de terreineigenaar voorzien Paaltjes om lint te spannen voorzien / of hekken Voor een versterkingsinstallatie met microfoon zorgen. Dit kan eventueel bij een provinciale uitleendienst geleend worden. Dit kan handig zijn voor muziek of om de uitslag bekend te maken. SABAM aanvragen (enkel bij muziek). SABAM is de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers. De aanvraag dient te gebeuren op speciale formulieren die je kan aanvragen bij de provinciale SABAM-kantoren (een voorbeeld vind je in bijlage 4). Billijke vergoeding aanvragen. Dit is een vergoeding die betaald moet worden voor de artiesten en producenten. De aangifte van de tijdelijke activiteit moet minstens 5 werkdagen voor aanvang in het bezit zijn van de inningsmaatschappij en de betaling moet voor de activiteit gebeuren. De aangifteformulieren kunnen bij volgend adres opgevraagd worden: www.bvergoed.be, Outsourcing Partners n.v., Martelaarslaan 53-55, 9000 Gent. Dit formulier vind je ook in bijlage 5. Let op! Als je een tijdelijke activiteit organiseert, dan moet je zelf de aangifte doen en de vergoeding voor de aanvang van de activiteit betalen. Doe je dit niet, dan betaal je een boete van 15 % op het verschuldigde bedrag, met een minimum van 121,38 euro Zorg ook voor parkeergelegenheid De percelen uitmeten en uitpalen i.s.m. de BPC-leden die komen jureren op de wedstrijd. Dit zal het snelst verlopen als er minstens 3 personen van het gewest aanwezig zijn. Indien gewenst, programmaboekjes opmaken Indien gewenst dan kan je op voorhand al eens contact opnemen met het BPC. Zij kunnen je tips geven over de indeling van de terreinen op basis van het programma en verloop van de wedstrijddag. Dit is een ideale gelegenheid om elkaar te leren kennen en afspraken te maken. 5.2 De dag van de wedstrijd Waar moet het gewest de dag zelf nog aan denken? Hieronder vind je een aantal zaken waarvoor je helpers moet voorzien: Lunchpakketten of bonnetjes voor eten (bv. friet + vlees) voorzien. Er werd de afspraak gemaakt dat de ploegers en de BPC-leden die komen jureren, eten krijgen en 2 drankbonnetjes. Het gewest beslist zelf of ze al dan niet een bijdrage vragen van de ploegers en de BPC-leden. Tap (4 personen) Tussentoog (?) Bonnetjes en geldbeheer (2 personen) Garçons (?) Mobiele drankverkoop (2 per eenheid) Bediening microwagen (1 persoon) Parking (2 personen) 10
Uitdelen van de programmaboekjes (?) eventueel samen met de bonnenverkoop Het BPC verloot de percelen en geeft de laatste instructies mee. Ze beoordelen de wedstrijd, ze doen de verwerking en de mededeling van de resultaten. 5.3 Weekend nationale ploegwedstrijd Normaal gezien zal BPC de volledige praktische organisatie van de nationale ploegwedstrijd op zich nemen. Indien de nationale ploegwedstrijd in samenwerking met een Groene Kringgewest georganiseerd wordt, maak dan duidelijke afspraken over onderstaande taken. Vrijdag: Het is niet noodzakelijk dat de ploegers reeds vrijdag komen, maar ze moeten er wel zaterdagochtend om 8.00 uur zijn. Ploegers die van ver moeten komen, zullen graag vrijdagavond al toekomen. Voorzie avondactiviteiten Op vrijdag de percelen uitmeten Zorg ervoor dat alles voor de overnachtingen in orde is en voorzie ontspanning en versnaperingen (je kan bv. ploegers naar een fuif in de buurt sturen of zelf iets organiseren). Zaterdag: Zorg voor ontbijt voor de ploegers die bleven overnachten (tenzij ze verblijven in een hotel). Vergeet ook niet om iets te voorzien voor de lunch en het avondeten. Het BPC regelt de ontvangst van de deelnemers, het demonstratieploegen met uitleg, de begeleiding van het oefenploegen. Zorg ervoor dat alles voor de overnachting in orde is. Voorzie eventueel ook een avondactiviteit. Zondag: Zie titel: de dag van de wedstrijd. 5.4 Verblijfplaats ploegers (nationale ploegwedstrijd) Het BPC zoekt, al dan niet i.s.m. het organiserend gewest een verblijfplaats voor het grootste deel van de ploegers en voor de juryleden. In totaal ongeveer 25 personen. De verblijfkosten blijven best beperkt tot ongeveer 95 euro voor 2 nachten (inclusief eten en drinken). Voor 1 nacht beperkt je het bedrag best tot 70 euro (inclusief eten op zaterdag en zondag). Dit bedrag wordt door de deelnemers zelf betaald. Ook moet je een plaats voorzien waar je het materiaal (tractoren en ploegen) kan opslaan, bv. een lege loods, een parking voor vrachtwagens of ). Probeer iets afsluitbaar te vinden om diefstallen te voorkomen. 11
6 Deelnemers 6.1 De deelnemers contacteren Gewestelijke wedstrijd: het gewest is verantwoordelijk voor de inschrijvingen en uitnodigingen van de ploegers. Provinciale wedstrijd: de vrijgestelde is verantwoordelijk voor de inschrijvingen en uitnodigingen van de ploegers. Opgelet: het is pas een provinciale wedstrijd als dit op de provinciale kern beslist werd door alle gewesten. Een gewest dat individueel beslist om een wedstrijd te organiseren (al dan niet onder de naam provinciale wedstrijd) wordt beschouwd als een gewestelijke wedstrijd. Nationale wedstrijd: BPC verzamelt de deelnemers en stuurt hen een uitnodiging om in te schrijven. De uitnodiging moet duidelijk vermelden wat de accommodaties van de verblijfplaats zijn, wat het hen zal kosten en wat de deelnemers zelf moeten meebrengen. 6.2 Juryleden contacteren Gewestelijke wedstrijd: het gewest contacteert de juryleden met vermelding van de locatie, het uur én van de plaatselijke verantwoordelijke. Provinciale ploegwedstrijd: de vrijgestelde stuurt een uitnodiging naar de juryleden met vermelding van locatie, het uur én van de plaatselijke verantwoordelijke. Nationale ploegwedstrijd: het BPC duidt de juryleden aan en neemt contact op met het organiserend gewest (indien er een samenwerking is). 6.3 Verzekering Als je de wedstrijd organiseert als Groene Kringactiviteit en enkel leden nemen deel dan ben je voor de meeste zaken verzekerd. Stel je het open voor een breed publiek dan moeten er extra verzekeringen afgesloten worden. Wat is verzekerd via Groene Kring nationaal? De verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid van KLJ GK nationaal zorgt ervoor dat de schade die veroorzaakt wordt door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van de organisatoren en helpers (ook de niet-leden!) gedekt is. Let op! Indien jullie een grotere activiteit willen doen als nevenactiviteit (bv. bungee-jumping, ), vraag dan na bij je vrijgestelde of dit opgenomen is in de polis! De ploegwedstrijd zelf en een eventuele fuif zijn zeker gedekt. Groene Kringleden zijn verzekerd voor lichamelijke ongevallen. Opgelet! Stel je de ploegwedstrijd open voor een breed publiek, dan moet er een extra verzekering afgesloten worden om de niet-leden te dekken. Hou hier rekening mee als je de beslissing maakt. In geval van een ongeval volg je best de volgende stappen: Eerst zorgen voor de gewonden (indien nodig Rode Kruis of ambulance contacteren) Contact opnemen met je vrijgestelde: o Limburg - Leen Beliën - 0497 94 55 13 o Antwerpen - Dorien Dickens - 0494 07 92 26 o Oost-Vlaanderen - Sarah Samyn - 0477 70 95 79 o Vlaams-Brabant - Lene Cillen - 0472 87 79 16 o West-Vlaanderen - Remie Dewitte - 0477 44 45 78 Verzekeringspapieren van Groene Kring invullen. Je kan deze krijgen via je vrijgestelde. Attesten (dokter, specialist, ) bijhouden en overhandigen aan Groene Kring nationaal. 12
Waar moet je zelf nog voor zorgen? Verzekering voor lichamelijke ongevallen van niet-leden, enkel indien je de wedstrijd openstelt voor een breed publiek. Machines (tractor en ploeg) zijn niet verzekerd, hiervoor kan je een verzekering Machines op werkplaatsen afsluiten. Je contacteert best een lokale verzekeringsagent om dit in orde te brengen. Al het materiaal / dieren / dat je huurt of wat je van jezelf gebruikt of dat uitgeleend wordt aan het gewest is niet verzekerd via Groene Kring nationaal. Hiervoor spreek je best een lokale verzekeringsagent aan om een all-risk polis af te sluiten. De gemeente (burgemeester) moet in principe goedkeuring geven voor een openbaar evenement (ook al gaat dit door op een privéterrein). Wanneer ze zeggen dat het in orde is, dan zit in principe de objectieve aansprakelijkheid bij de burgemeester en moet je je daar niets van aantrekken. Als dit niet het geval is dan kan je best nog een aparte verzekering objectieve aansprakelijkheid aangaan (brand/ontploffing). 7 BPC 7.1 Jury De juryleden zijn de mensen van het BPC (het Belgisch Ploegcomité). De ploegverantwoordelijke van Groene Kring nationaal geeft de data van de ploegwedstrijden door aan het BPC. Het BPC duidt juryleden aan en meldt dit aan het gewest en de ploegverantwoordelijke. Een voorstelling van het BPC en een overzicht van de juryleden vind je in bijlage 1. 7.2 Wedstrijdreglement Groene Kring stelt het wedstrijdreglement op in samenspraak met het BPC. Dit wedstrijdreglement staat op de website van Groene Kring www.groenekring.be/ploegwedstrijden. 7.3 Jurystaten De jurystaten worden opgesteld door Groene Kring in samenspraak met het BPC. De provinciale ploegwedstrijden worden beoordeeld op 100 punten, voor de nationale ploegwedstrijd zijn er 260 punten te verdienen. De vrijgestelde (provinciaal) of het BPC (nationaal) neemt een PC mee naar de ploegwedstrijd om de uitslagen rechtstreeks in te voeren in de jurystaten. 7.4 Taken BPC BPC zal de percelen uitmeten en uitpalen i.s.m. enkele leden van het plaatselijke gewest. Het BPC brengt de perceelnummers en de paaltjes mee. BPC brengt hun sponsorvlaggen mee en hangen deze omhoog op de voorziene plaats Begeleiding van de ploegers tijdens het oefenploegen Loting van de percelen Jureren van de wedstrijd Verwerking en mededeling resultaten Achteraf bezorgt het BPC de uitslag ook aan Groene Kring nationaal zodat deze verstuurd kan worden naar de ploegers. Veel succes! 13
Bijlagen Bijlage 1: de jury Voorstelling van het BPC Het Belgisch Ploegcomité bestaat momenteel uit 11 leden. Zij spannen zich in om jaarlijks de gewestelijke ploegwedstrijden in Antwerpen te jureren, de provinciale ploegwedstrijden op te volgen en op nationaal -, Europees - en wereldniveau, de ploegers te begeleiden. Het uniform toepassen van het reglement voor ploegwedstrijden en het beslissen over wat mag en niet mag, ligt binnen hun bevoegdheid. Als vrijwilligers proberen de leden van het BPC ook wat sponsoring in te zamelen zodat Groene Kringers onze Belgische kleuren kunnen vertegenwoordigen op wereldniveau. Meestal proberen ze zelf in te staan voor de coaching en de training. Als gewest kan je op het Belgisch Ploegcomité steeds beroep doen om Groene Kringers te leren hoe ze een ploeg moeten afstellen, statisch en op het veld. Ook diareeksen en video s kunnen door de leden van het BPC worden toegelicht. Wil je nog verder gaan en een wedstrijd organiseren, ook dan kan je best met hen contact opnemen. Samenstelling BPC Hugo Verhoeven, Zondereigen 19, 2387 Baarle Hertog Lid Antwerpen 0497 61 21 34 Voorzitter BPC Anne-Marie Claeys, Groenendijkstraat 73, 9960 Assenede Secretaris BPC 0472 40 64 90 Luc Dewaele, Westsluisstraat 14, 8691 Stavele Lid West-Vlaanderen 0474 86 08 43 Daniël Hertleer, Vroenhoek 14, 9971 Lembeke Lid Oost-Vlaanderen 0474 69 06 99 Johan Merckx, Wingeveld 77, 3390 Tielt Winge Lid Vlaams-Brabant 0486 52 06 45 Boardmember WPO Sus Echelpoels, Uilenberg 6a, 2270 Herenthout Lid Antwerpen 0475 57 96 52 Coach WPO Geert Vandevelde, Hoge Weg 5, 8490 Varsenare Lid West -Vlaanderen 0486 55 39 24 Roel Cuyvers, Kerklaan 10, 3990 Kleine Brogel Lid Limburg 0475 26 96 55 Wouter Spoelders, Veldstraat 176, 1880 Nieuwenrode Lid Vlaams-Brabant 0472 93 69 20 Jacky Theuwissen, Winnerstraat 58, 3940 Eksel Lid Limburg 0478 24 36 32 Jos Creve, Groenstraat 98, 9185 Wachtebeke Lid Oost-Vlaanderen 0476 91 89 90 Juryleden Louis Van Ammel, Steenweg op Weelde 20, 2330 Merksplas 014 63 37 58 Marnix Stockman, Groenendijkstraat 73, 9960 Assende 09 344 93 90 Luc Vergote, Kerkgote 86, 9700 Mater 055 45 56 21 Bernard Vuylsteke, Bonestraat 30, 8760 Meulebeke 051 48 94 96 Leo Beyens, Bosstraat 7, 2380 Ravels 014 65 56 98 Johan Sierens, Kallestraat 1, 9991 Adegem 050 71 29 24 Harry Nuyts, Drijboom 20, 2360 Oud-Turnhout 014 45 23 88 Dirk Adriaensen, Koekhoven 3, 2330 Merksplas 0495 27 33 71 Karel Van Dijck, Bloempot 6, 9139 Verrebroek 03 773 48 81 Bart Verhoeven, Zondereigen 19, 2387 Baarle-Hertog / Roger Van Overbeke, Steenweg op Strombeek 222,1800 Koningslo-Vilvoorde 0477 71 52 08 Kris t Seyen, Pannenhuisstraat 4,2222 Itegem 0473 91 89 99 Marc Van Buynder, Turfbankenstraat 22, 9170 Meerdonk 0478 30 79 36 Pierre Veys, Kortestraat 16, 8760 Meulebeke 051 48 85 54 14
Bijlage 2: voorbeeld voorstelling organiserend gewest Beste bezoeker, Naar jaarlijkse gewoonte organiseert Groene Kring in samenwerking met het Belgisch Ploegcomité de provinciale ploegwedstrijd. Dit jaar zorgt Groene Kring Geel voor de organisatie van deze wedstrijd. Groene kring is de beweging die de belangen behartigt van jonge land- en tuinbouwers tussen 16 en 35 jaar. Via syndicale acties, overleg met overheden, trachten we onze standpunten naar buiten te brengen. Daarnaast bieden we ook vorming aan en een heleboel ontspannende activiteiten. Groene Kring Geel is één van de 10 gewesten in Antwerpen en telt vandaag bijna 130 jonge, actieve leden met een hart voor de land- en tuinbouw. De leden van het gewest Geel komen meermaals samen op een vijftal studievergaderingen over diverse land- en tuinbouw gerelateerde thema s, maar evengoed ook om deel te nemen aan een heleboel ontspannende activiteiten zoals: de Haarner Oktoberfesten, SAS 7, een jaarlijks teerfeest en zomerbbq, en allerhande daguitstappen Het bestuur telt 11 gemotiveerde mensen. Zij trachten geregeld een activiteit te organiseren voor hun leden en zorgen ervoor dat alles in goede banen geleid wordt, zoals ook het geval is voor deze provinciale ploegwedstrijd. Bij de voorzitter Jonas Peeters (0497/11 51 77) en secretaris Peter Op t Roodt (0475/65 13 47) kan je steeds terecht voor meer informatie of om lid te worden van het gewest! Vandaag zullen in Geel de ploegers het tegen elkaar opnemen in een wedstrijd waarbij beheersing en stuurvaardigheid belangrijke elementen zijn. Deze wedstrijd is tot stand gekomen dankzij de medewerking van heel wat personen en bedrijven, waarvoor onze dank. Wij wensen u een prettige namiddag toe met een spannende wedstrijd. Het bestuur van Groene Kring Geel [Eventueel + foto] 15
Bijlage 3: sponsoring Schriftelijke bevestiging sponsoring././20 Hiermee bevestigen wij, Dat (naam van de firma) (adres) (woonplaats) De som van euro ter beschikking stelde voor publiciteit voor de provinciale ploegwedstrijd op zondag 20 Te. Onze vereniging KLJ-Groene Kring is gemengd BTW-plichtig. BTW-nummer: BE 0408.659.020 Namens het bestuur.. (naam).. (handtekening) 16
Bijlage 4: SABAM Op deze website kan je een overzicht vinden van de tarieven: http://www.sabam.be/nl/sabam/evenementen-0 Ook vind je hier de link naar het aangifteformulier dat je moet invullen, je kiest onder een evenement organiseren voor de aangifte. Het zou kunnen dat je je eerst nog moet registreren. Een andere mogelijkheid is dat je het formulier op de volgende pagina s invult en opstuurt via mail naar contact@sabam.be of via de post naar Sabam CVBA/SCRL, Aarlenstraat 75-77, 1040 Brussel. 17
18
19
Bijlage 5: billijke vergoeding Voor de billijke vergoeding vul je onderstaand formulier in en stuur je dit op naar Outsourcing Partners n.v. Martelaarslaan 53-55 9000 Gent Je kan dit formulier (type B) ook zelf downloaden op de website www.bvergoed.be/frame-nl.htm Of je kan dit ook online versturen via de website: www.ikgebruikmuziek.be 20
21
22
Bijlage 6: checklist organiserend gewest OVERZICHT WIE? IN ORDE Stap 1 (voorjaar) Neem het draaiboek door Perceel zoeken Stap 2 (meestal mei-juli) Uitwerken programma (provinciaal i.s.m. de vrijgestelde) Zoeken naar lokale sponsors Prijzen verzamelen Publiciteit: reclamepanelen, strooibriefjes, affiches, T-shirts, Stap 3 (meestal juli-augustus) Programmaboekje opmaken (sponsors) Prominente streekfiguren uitnodigen Medewerking politie (indien nodig) Materiaal aanvragen gemeente Taakverdeling helpers opstellen Naturaprijzen verzamelen Brouwer contacteren Tent bestellen Wc-wagen bestellen Standpijp voor water (of m.b.v. een tankwagen Rode Kruis? Paaltjes om lint te spannen voorzien / of hekken (veiligheid) Microfoon en versterkingsinstallatie SABAM / Billijke vergoeding Verzekeringen in orde brengen Randactiviteiten Ontbijt, middagmaal, avondeten en eventuele randactiviteiten voor de ploegers Stap 4 (de week voordien) Tent en terrein opstellen Parkeergelegenheid zorgen Percelen uitzetten (i.s.m. het BPC) Wegwijzers zetten Stap 5 (de dag zelf) Drank en eten Taakverdeling uitvoeren Stap 6 (achteraf) Terrein opruimen Bedanking aan terreineigenaar bezorgen 23