AW119 (Excel format) 1. Hoe zie ik dat het AW 119 bestand goed aangeboden is aan het zorgkantoor? - Dit is niet zichtbaar in AZR. Zodra de declaratie beoordeeld is (gebeurt s nachts), ontvangt u bericht. 2. Hoe zie ik wat het laatst aangeboden AW119 bestand is? - Dit is niet zichtbaar in AZR. U zult dit zelf moeten registeren/bijhouden in uw eigen administratie. 3. Wat is de status van het sanctiebeleid? - De zorgkantoren ontwikkelen het stimuleringsbeleid. Binnenkort volgt hierover meer informatie en vindt implementatie plaats. Dit is op basis van de prestaties over begin 2010. Het kan ook invloed hebben op de aanbesteding voor 2011. Bij de overeenkomst voor 2011 worden de prestatieindicatoren duidelijk geformuleerd. 4. Waarom krijg ik nadat ik fouten verbeterd heb, weer nieuwe fouten? Kan dat niet allemaal in 1 foutrapport? - Dit kan niet altijd. Afhankelijk van het soort fout kan er wel of niet verder gegaan worden met controleren. Als dat niet kan, komen andere fouten in diezelfde regels pas later op een foutrapport, nadat u eerdere fouten heeft gecorrigeerd en het bestand opnieuw heeft aangeleverd. 5. Onze software kan nog steeds geen AW119 produceren, moet ik dan nog meedoen tot 2011 (het AW319)? - Ja. U dient dan voor uw AGB(s) minimaal 25 cliënten, eventueel handmatig, te declareren. Op die wijze krijgt u affiniteit met het bericht en voldoet u ook aan de declaratie plicht (sinds 1-1-2010). Het is belangrijk dat uw organisatie is ingericht om de juiste informatie aan te leveren en dat u zeker weet dat u voor iedere cliënt in AZR een actuele toewijzing heeft (uitzonderingen zoals nietgeïndiceerde partner en BJZ cliënten daar gelaten). 6. Als wij december 2010 in januari 2011 al ingediend hebben m.b.v. het AW119 en we willen daarna nog corrigeren (in bijvoorbeeld februari of maart), moet dat dan in een AW319 of mag dat nog in een AW119? - Goede vraag. Dit punt nemen we mee naar het landelijke overleg zodat we hier met elkaar 1 landelijke lijn in trekken. 7. De voorvulling vanuit AZR lijkt nog steeds niet correct te zijn. Klopt dat? - Dat klopt. Er zitten nog onvolkomenheden in de voorvulling. O.a. indicatiebesluiten met de status verlopen staan op de lijst. Deze hadden de status stopgezet moeten hebben. Dit wordt in het najaar in AZR aangepast. Ook komt een klant 2 x voor op de voorvulling als in een eerder indicatiebesluit functie 71 geïndiceerd was en in de geldende indicatie functie 71 gewijzigd is in functie 72.
AW319 (EI standaard declareren per 1-1-2011) 1. Als ik een AW319 indien waarvan een deel afgekeurd wordt, krijg ik dan alleen een AW320 over de afgekeurde declaratieregels, of ook over de goedgekeurde declaratieregels? - Bij het ontwikkelen van de standaard voor AW319 en AW320 is bepaald dat u alleen over de foutregels een terugkoppeling ontvangt. De goedgekeurde regels worden in de terugkoppeling niet nader gespecificeerd. 2. Als wij zelf software gaan bouwen voor het AW319, kunnen we dan testen met het zorgkantoor? - Dat kan. In het najaar ontvangt u meer informatie over het testtraject en de afspraken die we hierover met elkaar maken. 3. Wij hebben zelf geen softwarepakket dat onze administratie ondersteunt. Is er ondersteuning voor ons zodat we toch op 1 januari 2011 aan onze verplichting om het AW 319-bericht aan te leveren, voldoen? - Er zijn bedrijven in Nederland bezig om hier software voor te ontwikkelen en deze aan te bieden via hun website. U kunt wat zij bouwen, vergelijken met het Excelformat. Het is een soort webmodule waar u handmatig uw declaratie invult. Vanuit Zorgverzekeraars Nederland heeft softwareleverancier Promeetec de opdracht gekregen om deze software te ontwikkelen, zodat er altijd een landelijke voorziening is voor aanbieders die geen software hebben of waarvan de software niet tijdig gereed is. Verder is softwareleverancier Lifeline/E-novation ook een product aan het ontwikkelen wat u op soortgelijke wijze kan voorzien van de AW319. 4. Er komt in AZR 3.0 de mogelijkheid een administratieve zorgtoewijzing op te voeren. Bijvoorbeeld als een klant in een verzorgingshuis woont en tijdelijk naar een verpleeghuis moet. Zo kunnen beide instellingen declareren. Wie regelt die administratieve zorgtoewijzing? - De administratieve toewijzing wordt vanaf AZR 3.0 door het zorgkantoor, afdeling zorgtoewijzing gedaan op verzoek van het verzorgingshuis. 5. Wat zijn de minimale controles in het AW319 waar in januari 2011 mee gestart wordt? - Deze zijn nog niet 100 % bekend. Op hoofdlijnen: Is de klant bekend in AZR? Is er een geldige zorgtoewijzing voor uw AGB code? Is het een dubbele declaratie? Heeft u eerst debet gedeclareerd voor een creditregel? 6. Wij gebruiken intern 2 verschillende systemen. Een voor intramurale klanten en een voor extramurale klanten. Mag ik dadelijk ook 2 maal voor 1 maand een AW319 insturen? Of moet ik de twee AW319 berichten samenvoegen? - Het is mogelijk om een AW319 bericht per agbcode aan te leveren. Het is dus mogelijk om intra- en extramurale declaraties apart aan te leveren. 7. Kan ik ergens zien welke AW319 en AW320 berichten ik verzonden en ontvangen heb? - Ja, VECOZO logt al deze berichten. U kunt deze raadplegen op hun website.
ALGEMENE VRAGEN 1. Bovenregionale vervolgindicaties met onjuiste aanbieder van voorkeur zijn niet meer zichtbaar. Daardoor kan ik niet meer declareren voor onze bewoner (woonde al bij ons en blijft ook bij ons wonen). - Als bovenstaande situatie bij u bekend is, kunt u contact opnemen met de Team AZR (tel: 040-2975290). Zij kunnen contact opnemen met het zorgkantoor waar de aanbieder bij hoort en zorgen voor een omzetting van de zorgtoewijzing naar uw instelling. 2. Wat mag er gedeclareerd worden bij tijdelijke afwezigheid van verzorgingshuis naar verpleeghuis? Alleen huur (verblijfscomponent), of een andere (lagere) ZZP? - Wij verwijzen u naar de fact sheet van de NZa m.b.t. tijdelijke afwezigheid. Wat gedeclareerd mag worden is o.a. afhankelijk van het soort aanbieder. De duur van het doordeclareren staat niet expliciet vernoemd in deze fact sheet. Richtlijn is dat u de ZZP mag declareren die tot het moment van tijdelijk afwezig zijn werd geleverd. (tot AZR 3.0 zal het declareren van tijdelijke afwezigheid nog problemen opleveren, aangezien pas in AZR 3.0 een administratieve toewijzing gedaan kan worden voor het verzorgingshuis) 3. Als wij dagbehandeling leveren op verzoek van een andere zorgaanbieder, wat mag dan gedeclareerd worden als onze kosten hoger zijn dan de productieafspraken van de opdrachtgevende zorgaanbieder met het zorgkantoor? - Als u werkt als onderaannemer van een collega aanbieder (hoofdaannemer), dan maakt u met deze hoofdaannemer afspraken over het bedrag dat u in rekening brengt. Deze afspraken gaan buiten het zorgkantoor om. 4. Als in geval van overbruggingszorg de dagbehandeling bij een andere zorgaanbieder geleverd wordt, moet de zorgtoewijzing dan ook naar die andere AGB code om te kunnen declareren? - Als u voor een cliënt de overbruggingszorg levert (bijvoorbeeld de dagbehandeling) dan is het belangrijk dat de zorgtoewijzing voor deze functie op uw AGB code staat. 5. Waar vind ik de meest actuele landelijke lijst met veelgestelde vragen? - De meest actuele lijst staat op www.declarerenawbzzorg.nl (algemene website van VWS, e-care en ZN) 6. Hoe zit het met de aanlevering van productie aan het CAK van extramurale zorg? Vervalt dat als extramuraal verplicht wordt in het kader van digitaal declareren. - We begrijpen uw vraag. Dit wordt nog landelijk tussen de ketenpartijen besproken. 7. Hoe zit het met CAK codes t.o.v. koepelcodes? - Landelijk is een werkgroep AGB codes ingesteld om uniformiteit te bereiken in alle codes die in omloop zijn. Het is de bedoeling dat de huidige CAK bevoorschottingscodes worden omgezet in een koepelcode op de Vektis AGB code lijst. Deze operatie is in gang gezet en wordt per 1 januari 2011 afgerond, in goede samenspraak met u als zorgaanbieder.
8. Is het AW119/AW319 niet dubbelop? We sturen al productiegegevens naar het zorgkantoor en naar het CAK. Ook staat alles in AZR. - Nee. Dit is juridisch gezien een aparte stroming. AZR is uw machtiging om zorg te leveren, de gegevens voor het CAK zijn bestemd voor het opleggen van de eigen bijdrage. Het digitaal declareren bevat informatie van de zorg die u daadwerkelijk geleverd heeft op klantniveau. 9. Moet ik streven naar een foutloze declaratie? - Dit is nog niet mogelijk omdat er nog landelijke issues zijn. U vindt deze op de website www.declarerenawbzzorg.nl. Laat alle zaken die niet goed gaan doordat de beleidsregels nog niet uitgediept zijn (zaken als BJZ, niet-geïndiceerde partners, mutatiedagen) wel op de declaratie staan. Er blijft een foutrapport komen, maar het is bekend waarom, zowel bij u als bij het zorgkantoor. Op deze wijze sluit de declaratie zoveel mogelijk aan bij de productiemonitor. Kortom: Ga door met het corrigeren totdat u een technisch en inhoudelijk foutloze declaratie heeft met uitzondering van de landelijke issues (denk aan niet-geïndiceerde partner). 10. Hoe declareer ik logeren? - Dit valt onder code 71. U declareert bij deze functie de verblijfscomponent. Op de 055 codelijst van Vektis vindt u 4 codes voor het verblijfscomponent (Z991-Z992-Z993-Z994). De bijbehorende activiteitencodes beginnen met 71. U kijkt daar welke code het beste past bij de geleverde zorg. De NZa beleidsregel hiervoor is op landelijk niveau voor 2011 nog niet gereed. Dit is daarom een voorlopige oplossing, tot er meer duidelijk is over het declareren van extramurale componenten. 11. Wat mag ik declareren tussen de sleuteldatum en de start van de zorgtoewijzing, als een cliënt van een ander verzorgingshuis naar ons verzorgingshuis komt? Dit zijn namelijk volgens de beleidsregel geen mutatiedagen. - In de betreffende beleidsregel staat bij punt 3.2.1 wanneer er o.a. recht is op mutatiedagen. In het geval van verhuizing van het ene verzorgingshuis (koepel A) naar het andere verzorgingshuis (koepel B) bestaat er recht op mutatiedagen. De koepels maken dan onderling afspraken over het declareren van de mutatiedagen (zie toelichting NZa). Dan kunnen er 2 x 13 mutatiedagen gedeclareerd worden, te verdelen over de genoemde kamers. Hoe te handelen in geval van aanbieders die binnen dezelfde koepelorganisatie vallen is nog niet duidelijk. Hierover doet de NZa nog een uitspraak.
12. Hoe declareer ik zorg op basis van een sectorvreemde indicatie? - Dit is afhankelijk van de productieafspraken die uw organisatie heeft met het zorgkantoor. Als u hierover afspraken met ons heeft en u levert de zorg conform de sectorvreemde indicatie, dan kunt u die zorg declareren. Levert u in goed overleg met de cliënt een best passend sectoreigen ZZP, dan neemt u contact op met het zorgkantoor afdeling zorgtoewijzing, conform het protocol bijzondere zorgsituaties. Zij toetsen uw aanvraag en na goedkeuring zorgen zij voor een nieuwe toewijzing voor de sectoreigen ZZP. Aan de hand daarvan kunt u rechtmatig declareren. 13. AZR 3.0 wordt gebouwd in ZZP termen. Wordt functie 71 (verblijf tijdelijk) ook in ZZP termen gesteld? - Hierover is nog geen uitsluitsel. De NZa beraadt zich nog over hoe de financiering voor logeren/verblijf tijdelijk er voor 2011 uit moet zien. 14. Klanten verdwijnen te snel uit AZR na ontdubbelen. Kunnen deze toch inzichtelijk blijven voor ons? Of misschien langer dan dat ze nu inzichtelijk zijn? - Cliënten krijgen na het ontdubbelen voor het oude cliëntnummer een verwijderd status die niet meer inzichtelijk is voor de zorgaanbieder. Dat is natuurlijk niet handig, zeker als u niet beschikt over eigen software. Het zorgkantoor gaat dit probleem verder onderzoeken om te komen tot een passende oplossing. De vraag is hoe snel dit punt kan worden opgepakt in relatie tot de prioriteit die nu gegeven wordt aan de bouw van AZR 3.0. 15. Waarom geeft in het Excelformat (AW119) het ontbreken van voorloopnullen in het cliëntnummer een fout als het BSN in AZR leeg is en het in de declaratie gevuld is? - Het cliëntnummer in AZR is een sleutelveld. Dat wil zeggen dat dit in uw declaratie exact overeen moet komen met de inhoud van AZR. Als u de voorloopnullen weg laat, proberen wij via het BSN de klant te herkennen. Maar doordat het BSN in AZR leeg is, is een 100 % match ook niet mogelijk. Daardoor ontstaat de foutmelding. 16. Welke fouten/issues hoeven we niet te verbeteren in de huidige declaratie, omdat deze op landelijk niveau nog besloten moeten worden? - Deze treft u aan in de landelijke issuelijst op www.declarerenawbzzorg.nl. 17. Moet Volledig Pakket Thuis (VPT) wel of niet mee in de huidige AW119? - Jawel, dit valt onder intramurale zorg. Op de 055 codelijst van Vektis vindt u de speciale codes die betrekking hebben op VPT. 18. Een klant heeft gerevalideerd o.b.v ZZP9, maar kan niet meer naar huis. De klant krijgt dan een veel lagere ZZP geïndiceerd en verblijft nog in het verpleeghuis/revalidatiekliniek. Mag deze laatste dan alleen nog maar de veel lagere ZZP declareren? - Klopt. Het geïndiceerde (en toegewezen) ZZP is de basis voor de declaratie. Het is dus belangrijk om deze cliënt zo snel mogelijk over te plaatsen naar een verzorgingshuis.
19. Wat is het verschil tussen afwezigheidsdagen en mutatiedagen? - Afwezigheidsdagen gelden als een cliënt tijdelijk naar bijvoorbeeld het ziekenhuis gaat. Mutatiedagen hebben te maken met het overlijden of definitief vertrekken van een cliënt en hoe lang er dan nog doorgedeclareerd mag worden tegen het mutatiedagen tarief. U kunt deze zaken ook terugvinden op de fact sheet van de NZa. Al is daarin de definitie van tijdelijk nog niet uitgediept. Het belangrijkste verschil is dat bij afwezigheidsdagen er van uit gegaan wordt dat de klant nog terug komt naar de aanbieder. Bij mutatiedagen niet meer. 20. Als een klant met een indicatie voor kortdurend verblijf naar het ziekenhuis gaat, moet er dan wel een MAZ/MEZ/MUT komen in AZR? - In AZR hoeft vanaf de 2.2 versie van de standaard geen tijdelijke afwezigheid meer gemeld te worden. Wel is het zo dat als een cliënt niet meer terug komt, hier een MEZ met de juiste reden voor gedaan dient te worden. 21. Blijft bij AZR 3.0 de webapplicatie toegankelijk? - Ja, vooralsnog blijft de webfunctionaliteit bestaan. 22. Wij hebben 2 AGB codes, 1 voor intramurale zorg en 1 voor extramurale zorg. Wij hebben het verblijf tijdelijk geschaard onder extramurale zorg. Is dat een probleem? - Nee. Tijdelijk verblijf is officieel een extramurale functie in de oorspronkelijk opzet van het besluit Zorgaanspraken. Tegelijkertijd kun je stellen dat het gaat om verblijf en daarom mee moet lopen in het Excelformat. Voor dit laatste is ook landelijk gekozen. Vooralsnog is ons advies om de situatie zo te laten in afwachting van wat er landelijk besloten wordt rondom tijdelijk verblijf en de financiering hiervan (wel of niet in de vorm van een ZZP).