Inleiding 1 Met de regelmaat van de klok verschijnen er berichten in de krant waarin gemeld wordt hoe slecht het gesteld is met de taalvaardigheid van middelbare scholieren en studenten. Of het vroeger beter was, is nog maar de vraag. In 1986 (toen pc s nog microcomputers genoemd werden) moest de auteur van dit boek als beoordelend docent twee scripties lezen. De eerste serieuze zin in de eerste scriptie was: Microcomputers maken de laatste jaren een explosieve groei door. Wie daarover nadenkt, ziet het voor zich: de pc wordt steeds groter en groter net zolang tot hij een halve huiskamer in beslag neemt! Deze eerste zin was het begin van een eindeloze reeks spelfouten, kromme zinnen en alle andere dingen die er mis kunnen zijn in een rapport. Als iemand het niet op kan schrijven, deugt er van de inhoud meestal ook niet zoveel. Dat was ook hier het geval: aan het eind van de scriptie was nog steeds niet duidelijk welk probleem de student in dit rapport had proberen op te lossen. De tweede scriptie speelde zich af bij hetzelfde bedrijf, maar ging over een ander onderwerp. Uit de voortreffelijke inleiding van de tweede student werd en passant ook duidelijk met welk probleem de eerste student bezig was geweest. 1.1 Het doel van dit boek Wie als zesjarige lid wordt van een voetbalclub, wordt niet gegarandeerd een topvoetballer. Zo groeit ook niet iedereen die als zesjarige leert lezen en schrijven, uit tot iemand die een prachtige roman of een leerzaam studieboek kan schrijven. Wel kan iemand die dit boek serieus bestudeert, leren om een professioneel rapport te schrijven. Een professioneel rapport ziet er goed verzorgd uit, heeft een heldere structuur en er komen geen onnodige taalfouten
MS Word: trucs en tips 19 roostermaker stagecoördinator de roostermaker stelt het trainingsrooster samen (velden, tijden en teams) de stagecoördinator coördineert de aanwezigheid van stagiairs die in het kader van een opleiding een stage als trainer lopen bij Gvav-Rapiditas technisch manager jeugd de technisch manager jeugd is de voorzitter van de technische commissie jeugd wedstrijdsecretaris de wedstrijdsecretaris is het lid van de organisatorische commissie jeugd dat een bepaalde leeftijdscategorie voor Wie tabs gebruikt, loopt vroeger of later tegen het probleem aan dat een bepaald trefwoord langer is dan alle vorige en de aanvankelijk gebruikte tab-instelling een probleem oplevert. Hierboven gebeurt dat zodra de technisch manager jeugd in de woordenlijst wordt opgenomen. Verder moet ervoor gezorgd worden dat de tweede regel van een omschrijving gelijk loopt met de eerste regel. Hierboven is daartoe achter de eerste regel van de omschrijving een harde return gezet. Zodra de eerste regel aangepast moet worden omdat er een extra woord ingezet wordt, ontstaat er geknoei. Al deze ellende kan voorkomen worden door een tabel met twee kolommen te gebruiken en de randen daarvan onzichtbaar van te maken. Hieronder is mét zichtbare randen te zien, hoe het dan gedaan moet worden. roostermaker stagecoördinator technisch manager jeugd wedstrijdsecretaris de roostermaker stelt het trainingsrooster samen (velden, tijden en teams) de stagecoördinator coördineert de aanwezigheid van stagiairs die in het kader van een opleiding een stage als trainer lopen bij Gvav-Rapiditas de technische manager jeugd is de voorzitter van de technische commissie jeugd de wedstrijdsecretaris is het lid van de organisatorische commissie jeugd dat een bepaalde leeftijdscategorie voor Zodra een langer trefwoord voorbijkomt, kan de linkerkolom heel gemakkelijk even iets breder gemaakt worden. Door een tabel te gebruiken blijven de omschrijvingen langer dan één regel nu in de rechterkolom en het begin van elke regel loopt precies gelijk met het begin van de andere regels. Moet een vergeten woord worden ingevoegd, dan past MS Word het allemaal keurig aan. Het resultaat ziet er als volgt uit.
Veelgemaakte fouten 37 Fout een formulier, die ingevuld een parlementslid, die zich het informatiesysteem, die door van een bedrijf, die ervaring een extern bureau, die de situatie Correct een formulier, dat ingevuld een parlementslid, dat zich het informatiesysteem, dat door van een bedrijf, dat ervaring een extern bureau, dat de situatie De spelling- en grammaticacontrole van MS Word 2003 vindt deze vijf fouten allemaal. Merkwaardig is overigens wel dat een bedrijf, dat óók fout gerekend wordt. Als de zinnen simpel gestructureerd zijn, hoeven deze fouten dus niet in een rapport voor te komen. Zodra het onzijdige zelfstandig naamwoord en de foutieve verwijzing die elkaar niet direct opvolgen, krijgt MS Word het echter moeilijk en moet de schrijver zelf goed opletten. Bij de volgende variaties valt de fout weliswaar minder op, maar fout blijft fout. Dubbel fout Op deze pagina van de site wordt een formulier aan de potentiële klant getoond, die ingevuld moet worden. Deze wordt vervolgens automatisch verwerkt. Correct Op deze pagina van de site wordt een formulier aan de potentiële klant getoond, dat ingevuld moet worden. Dit wordt vervolgens automatisch verwerkt. Fout In het land is een parlementslid gevangen genomen die zich al jaren inzet voor betere leefomstandigheden in het gebied. Correct In het land is een parlementslid gevangen genomen dat zich al jaren inzet voor betere leefomstandigheden in het gebied. Fout Daarom wordt er een extern bureau ingehuurd die de situatie op h r m- gebied onder de loep zal nemen. Correct Daarom wordt er een extern bureau ingehuurd dat de situatie op h r m- gebied onder de loep zal nemen. Niet elk woord is vrouwelijk Het misplaatste gevoel dat een geschreven tekst heel netjes moet klinken, leidt soms tot merkwaardige fouten. Fout Correct, maar niet mooi Aan te bevelen Het bedrijf doet het goed en haar werknemers zijn tevreden. Het bedrijf doet het goed en zijn werknemers zijn tevreden. Het bedrijf doet het goed en de werknemers zijn tevreden.
Vormgeving en leesbaarheid 51 In figuur 4.2 staat de vormgeving van sjabloon PA10-C. De lopende tekst is in Palatino Linotype 10 punts. De paragraaftitel is in Palatino Linotype 13 punts. De subparagraaftitels beginnen in de marge en zijn 10 punts, maar dan vet en cursief. 5.4 Tips voor een rapportsjabloon Wie zelf een rapportsjabloon wil ontwerpen en gebruiken, vindt hieronder een aantal tips. Deze tips zijn gebaseerd op gouden regels die in de vormgeefwereld al tientallen jaren bekend zijn en toegepast worden. Schreefloos en niet-schreefloos Schreefloze letters zijn letters zonder haaltjes, zoals bij het lettertype Arial en niet-schreefloze letters hebben wel van die haaltjes, zoals bij Times New Roman. Onderzoek heeft uitgewezen dat schreefloze letters vermoeiender zijn om te lezen en zeker als het om tekst van 50 bladzijden gaat. Kijk maar naar (school)boeken en kranten: schreefloze letters zijn een uitzondering. De regel is dan ook: gebruik geen schreefloze letter voor de lopende tekst. In tabellen is het gebruik van een schreefloze letter vaak wel aangenaam. De grootte van het lettertype De leesbaarheid van de tekst in een rapport is het beste als de lettergrootte minimaal 10 punts en maximaal 11 punts is. Je kunt ook best 10,5 kiezen. Er is niet één zaligmakend getal omdat het ene font van zichzelf groter of breder is dan het andere. Daar kun je de grootte mede van af laten hangen. Kleiner dan 10 is echter zeer af te raden en groter dan 11 ook. Kijk maar eens naar de Times New Roman 12 punts die geleverd wordt door de Normal.dot van MS Word. Figuur 4.2 Sjabloon met lopende tekst in Palatino 10 punts De grootte van het lettertype De leesbaarheid van de tekst in een rapport is het beste als de lettergrootte minimaal 10 en maximaal 11 punts is. Een getal als 10,5 mag ook best gekozen worden. Er is niet één zaligmakend getal omdat het ene font (lettertype) van zichzelf hoger of breder is dan het andere. Kleiner dan 10 is echter zeer af te raden en groter dan 11 ook. Wie MS Word opstart, krijgt altijd automatisch Times New Roman 12 punts en dat is voor een rapport te groot. Het aantal symbolen op een tekstregel In kranten en tijdschriften worden smalle kolommen gebruikt om ervoor te zorgen dat de tekst zo gemakkelijk mogelijk leesbaar is. Hoe breder de tekstregel hoe vermoeiender het lezen wordt. In schoolboeken zijn tekstregels vaak 11 cm breed. In een rapport is een breedte van 14 cm nog acceptabel. Dit voorschrift kan ook als volgt worden geformuleerd: in een volle regel tekst staan niet meer dan ongeveer 70 symbolen exclusief spaties of 80 symbolen inclusief spaties.
60 Van verslag tot rapport Einde voorgaande tekst. Einde voorgaande tekst. 3.3 Uitgaven Inleidende tekst 3.3.1 Personele uitgaven 3.3.1.1 Salarissen 3.3.1.2 Vervangingskosten 3.3.2 Materiële uitgaven 3.3.2.1 Gebouwen 3.3.2.1.1 Kosten hypotheek 3.3.2.1.2 Exploitatiekosten 3.3.2.2 Inventaris 3.3 Personele uitgaven Inleidende tekst Salarissen Vervangingskosten 3.4 Materiële uitgaven Inleidende tekst Hypotheekkosten gebouwen Exploitatiekosten gebouwen Inventaris In de linkerkolom beschrijft iemand in de daar afgebeelde paragraaf 3.3 een gedeelte van het financiële model van een onderneming. De schrijver vindt het belangrijk onderscheid te maken tussen de personele en de materiële uitgaven. Daarnaast vindt hij bij het onderdeel Gebouwen het onderscheid tussen de hypotheekkosten en de exploitatiekosten ook belangrijk. De structuur is slecht omdat de schrijver probeert dit allemaal in één paragraaf aan de orde stellen, terwijl overduidelijk is dat dit onmogelijk is. Als de schrijver gehouden zou worden aan de regel om maximaal drie koppen te gebruiken, zou hij na wat nadenken op het idee gekomen zijn om de structuur te hanteren die in de rechterkolom te zien is. Er zijn nu twee paragrafen in plaats van één. Het onderscheid tussen de personele en materiële uitgaven is op een heel natuurlijke manier aangebracht. Wat misschien nog belangrijker is: de boodschap dat er onderscheid is, wordt in de goede structuur veel sterker overgebracht.
Opsommingen 77 Het leggen van nadruk Het aantal op te sommen elementen bij een horizontale opsomming hoeft niet beperkt te zijn tot twee. Hieronder staan twee zinnen die eerder in dit boek voorkwamen. Sommige afkortingen en namen worden door het veelvuldige gebruik gezien als woorden die niet meer met een of meer hoofdletters geschreven hoeven te worden. Voorbeelden zijn cao, havo, vwo, hbo, hiv, sms, pc, cd, dvd en internet. Een opsomming krijgt door de balletjes veel nadruk in een tekst. In het voorbeeld hierboven is echter sprake van voorbeeldwoorden. Door ze in een opsomming te zetten zou ten onrechte de indruk gewekt worden dat het vooral of alleen maar om déze woorden gaat. De tweede richtlijn is: gebruik geen verticale opsomming als daardoor ten onrechte nadruk op de inhoud van de opsomming wordt gelegd. Voorbeeld: een stel voorschriften Een opsomming is op zijn plaats als het gaat om regels die gehanteerd moeten worden. Voor opsommingen gelden de volgende regels: voor een opsomming staat géén witregel tussen de elementen van de opsomming staat ook geen witregel na de opsomming staat wel een witregel. Het opnoemen van deze regels kan niet in lopende tekst en het ligt ook niet voor de hand deze zaken in een tabel op te sommen. Dit voorbeeld is een illustratie van de volgende richtlijn: zet kort geformuleerde items in een opsomming als het overzicht van belang is, ze nadruk verdienen en ze eenvoudig terug te vinden moeten zijn. 6.2 De opsomming als structurerend middel Hieronder is de opsomming te zien die aan het eind van de inleidende tekst in paragraaf 4.1 staat.
Praktische tips 91 7.2 De doelgroep Bij het schrijven moet ook vanaf het begin duidelijk zijn wie de lezers zullen zijn. Een afstudeerrapport wordt geschreven voor een opdrachtgever en voor beoordelende docenten. Bij de tweede categorie mag ervan uitgegaan worden dat die met de gebruikte vaktermen en methodieken bekend zijn. Dat hoeft echter niet te gelden voor de opdrachtgever en zijn collega s. Om te voorkomen dat in het afstudeerrapport te veel ruimte opgaat aan uitleg van begrippen, is de vuistregel dat een tweedejaarsstudent van de eigen opleiding het rapport moet kunnen lezen en begrijpen. Dat betekent dat gangbare begrippen en methodieken uit de opleiding bekend verondersteld mogen worden, maar dat meer geavanceerde zaken wel in het rapport uitgelegd moeten worden. De consequentie van deze regel is dat een opdrachtgever die zelf niet die opleiding gedaan heeft, in de meeste gevallen niet precies zal weten wat die bekend veronderstelde begrippen of methodieken inhouden. Bepaalde begrippen kunnen daarom in een verklarende woordenlijst worden opgenomen, maar het gaat niet om de competentie definities zoeken op internet. Het is de kunst te bedenken wanneer onbekendheid met een begrip het rapport onbegrijpelijk maakt. Als een voorbeeld of een concrete toepassing van het begrip in het rapport staat, is dat meestal voldoende en heeft een definitie in een verklarende woordenlijst geen toegevoegde waarde. Zo worden door informaticastudenten soms projecten uitgevoerd voor opdrachtgevers die zelf geen informatica gestudeerd hebben. Zo n opdrachtgever weet best wat een database is en als hij een uitgewerkt databaseontwerp in een rapport ziet staan, weet hij ook wat de bedoeling daarvan is. Hij hoeft echter niets te weten van de databaseontwerpmethode en geen enkele van deze drie termen hoeft in het rapport uitgelegd te worden. De lezer van dit boek moet op een vergelijkbare manier omgaan met begrippen uit zijn eigen opleiding. Afhankelijk van de aard van de opleiding en de aard van de scriptie is het soms ook mogelijk bewuste keuzes te maken bij de verdeling van zaken over het hoofdverhaal en de bijlagen. De opdrachtgever moet het hoofdverhaal kunnen lezen, maar in de bijlagen mogen zaken staan die alleen door de beoordelende docenten te volgen zijn. De ontwerpstappen die bij het genoemde databaseontwerp gezet zijn, moeten uiteraard gedocumenteerd worden, maar dat kan best in een bijlage.
De onderdelen van een rapport 101 In hoofdstuk 2 worden voor rapportschrijvers onmisbare handigheden beschreven in het gebruik van MS Word. In hoofdstuk 3 wordt aandacht besteed aan veelgemaakte fouten die eenvoudig te vermijden zijn. Hoe een goede vormgeving de leesbaarheid van het rapport kan bevorderen is te lezen in hoofdstuk 4. De kern van dit boek wordt gevormd door de hoofdstukken 5 en 6, waarin uitgebreid aandacht besteed wordt aan het goed structureren van de tekst van een rapport. In hoofdstuk 7 staan praktische tips die niet met veelgemaakte fouten, vormgeving of structuur te maken hebben. Ten slotte komt in hoofdstuk 8 aan de orde uit welke onderdelen een rapport bestaat. In dit voorbeeld is te zien dat geprobeerd is te zorgen voor variatie in de formuleringen van de zinnen: wordt beschreven, wordt aandacht besteed aan, is te lezen, staan, komt aan de orde. Als bij een rapport het zwaartepunt in een of meer hoofdstukken ligt, is het aardig om dat te vermelden met een formulering zoals hier gebruikt is voor hoofdstuk 5 en 6 van het boek. Overige startdocumentatie Bij een afstudeerproject worden in de beginfase vaak nog meer stukken tekst opgeleverd, maar die komen niet in het hoofdverhaal terecht maar in een bijlage. Welke stukken tekst dat zijn, komt verderop ter sprake. Vertel het je vrienden Soms kan de schrijver van een rapport moeilijk op gang komen en vindt hij het heel moeilijk om op een heldere wijze te vertellen wat zijn afstudeerproject inhoudt. Staat de schrijver echter in het café met zijn vrienden, dan blijkt hij dat opeens wel te kunnen. Een serieuze tip is dan ook om dat verhaal eens letterlijk op te schrijven. 8.4 De kernhoofdstukken Bij afstudeerprojecten waarbij een concreet probleem in een organisatie aangepakt moet worden is, ongeacht de branche of de opleiding, het eerstvolgende hoofdstuk vrijwel altijd een hoofdstuk waarin de probleemstelling nader uitgewerkt wordt door de huidige situatie te analyseren. Een logisch vervolg op de analyse van de huidige situatie is het nader uitwerken van de doelstelling in een gewenste situatie. De doelstelling wordt dan uitgewerkt in een aantal concrete subdoelstellingen. Het is aan te bevelen deze subdoelstellingen zo veel mogelijk smart te formuleren. Hierna komt aan de orde wat er gebeuren moet om deze subdoelstellingen te bereiken. Daarbij wordt onder andere een afweging gemaakt van de conse-