A V E L G E M MELDINGSFORMULIER EN AANVRAAGFORMULIER EVENEMENT IN AVELGEM IN GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR Waarvoor dient dit formulier? Met dit formulier kunt u: - een melding doen van de organisatie van een evenement in Avelgem - een aanvraag doen voor een gemeentelijke zaal - een aanvraag doen tot het verkrijgen van een uitzondering sluitingsuur - een aanvraag doen tot het verkrijgen van een goedkeuring schenken van sterke dranken. Door dit formulier in te vullen en te ondertekenen gaat u akkoord met de bepalingen in het verhuurreglement en de gebruikersgids. Deze documenten zijn te verkrijgen op de dienst Jeugd & Cultuur en via de gemeentelijke website. De bepalingen van deze overeenkomst treden in werking van zodra de aanvrager in het bezit is gesteld van een door de gemeente ondertekend exemplaar. Wie vult dit formulier in? Dit formulier moet door de organisator van het evenement ingevuld en ondertekend worden. Waar moet u dit ingevuld formulier afgeven? U bezorgt dit formulier tegen onderstaande data aan de dienst Grondgebiedzaken Secretariaat Evenementencel, Kortrijkstraat 8, 8580 Avelgem, Tel. 056 65 30 30, Fax. 056 65 30 39, milieu@avelgem.be I In te vullen door de gemeentelijke administratie dossiernummer Algemene informatie Dit formulier moet steeds tegen onderstaande data bezorgd worden aan het secretariaat van de evenementencel. Datum van het evenement Meldingsformulier indienen uiterlijk op Bijeenkomst Evenementencel in het gemeentehuis nuari februari 2011 1 januari 2011 Dinsdag 18 januari om 18u Maart april 2011 1 februari 2011 Dinsdag 01 maart om 18u Mei juni 2011 1 april 2011 Dinsdag 26 april om 18u Juli augustus 2010 1 juni 2011 Dinsdag 21 juni om 18u September oktober 2010 1 augustus 2011 Dinsdag 23 augustus om 18u November december 2010 1 oktober 2011 Dinsdag 25 oktober om 18u Het secretariaat zal jouw aanvraag behandelen, in overleg met de verschillende veiligheidsdisciplines (politie, brandweer, ). Indien nodig word jij als organisator van het evenement uitgenodigd naar de evenementencel. In te vullen door de organisator Naam activiteit: Datum en tijdstip van de activiteit: Startplaats bij wieler- of wandeltochten: Aankomstplaats bij wieler- of wandeltochten: Meldingsformulier evenement in Avelgem in gemeentelijke infrastructuur 1/12
DEEL 1. Organisator van het evenement Naam vereniging: Verantwoordelijke persoon (moet meerderjarig zijn) Naam en voornaam: Adres: Telefoonnummer / gsm: Emailadres: Geboortedatum: 2 de verantwoordelijke persoon Naam en voornaam: Adres: Telefoonnummer / gsm: Emailadres: Geboortedatum: DEEL 2. Omschrijving van het evenement Aard van het evenement:... Doelgroep (bijvoorbeeld: tieners, inwoners wijk, leden sportclub, ): Verwacht aantal bezoekers: Beginuur: Piekuur: Gewenst einduur: Vond het evenement al eens plaats? Nee Programma (opsomming van uur tot uur, ook opbouw en afbraak dit kan eventueel bijgevoegd worden als bijlage): Meldingsformulier evenement in Avelgem in gemeentelijke infrastructuur 2/12
DEEL 3. Locatie van het evenement Naam van de locatie: Locatie / adres van het evenement:... Aard van de locatie (tent / zaal / op straat/ ): Vrije capaciteit voor het publiek in m²: Naam, telefoonnummer van de eigenaar: Verkeersmaatregelen: Dient een deel van het openbaar domein ingenomen te worden (afzetten van straten of pleinen, parkeerverbod)? NEE JA (vul onderstaande tabel in en voeg het situeringsplan bij) Wat Straten Huisnummer van.. tot. Datum en uur van. tot. Parkeerverbod Afzetten van straten en pleinen Opmerking: Er dient een situeringplan aan dit meldingsformulier toegevoegd te worden als het openbaar domein wordt ingenomen. Indien de aanvraag betrekking heeft op een fiets-, wandeltocht of wielerwedstrijd dan moet het voorziene parcours met haltes en/of stopplaatsen op het situeringsplan aangeduid worden. Het situeringsplan wordt via de evenementencel bezorgd aan de politie. De politie beslist of straten al dan niet afgezet mogen worden, u wordt op de hoogte gebracht van de beslissing. Een aanvraag van de nodige materialen moet nog gebeuren door de organisator bij de gemeentelijke uitleendienst Dienst Jeugd & Cultuur, Scheldelaan 6, 8580 Avelgem, tel. 056 65 30 90, fax. 056 65 30 99, Spikkerelle@avelgem.be. Meldingsformulier evenement in Avelgem in gemeentelijke infrastructuur 3/12
DEEL 4. Muziek Wordt er elektronisch versterkte muziek gespeeld? NEE JA Aard: Live DJ Muziekgenre: Volgende persoon is contactpersoon op het terrein en is per GSM bereikbaar: Naam: GSM-nummer: Geluidsnormen Indien er op jouw evenement gebruik gemaakt wordt van elektronisch versterkte muziek dienen de normen van het Koninklijk Besluit van 24-02-1977 houdende vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen nageleefd te worden. Het maximum toegelaten geluidsniveau in de zaal is 90 db(a). In de buurt mogen, afhankelijk van het achtergrondgeluidsniveau, bepaalde normen niet overschreden worden. Een afwijking op deze geluidsnorm kan bekomen worden door een aanvraag in te dienen bij het College van Burgemeester en Schepenen. Bij heel wat evenementen waar elektronische versterkte muziek niet de hoofdzaak is, zullen deze normen echter niet overschreden worden en is de aanvraag overbodig (vb. achtergrondmuziek). Een afwijking op de geluidsnorm betekent echter niet dat alles mag. Indien de overlast naar de buurt onaanvaardbaar hoog wordt, kan er steeds worden ingegrepen door de politie of toezichthoudende ambtenaren. Het Koninklijk Besluit is niet van toepassing in inrichtingen die beschikken over een milieuvergunning klasse 2 voor feestzalen. De milieuvergunning bepaalt, afhankelijk van de isolatiegraad van het gebouw, hoe luid er mag worden gegaan. De 90 db(a) grens mag overschreden worden zolang de normen buiten de zaal niet overschreden worden. Billijke Vergoeding en Sabam Sabam altijd aanvragen als er muziek gebruikt wordt tenzij: Er geen toegangsgeld gevraagd wordt en er geen uitkoopsom betaald wordt aan een artiest, dj, Het gaat om achtergrondmuziek bij evenementen in open lucht waarbij er geen toegangsgeld gevraagd wordt. www.sabam.be Billijke vergoeding altijd aanvragen als er opgenomen muziek gebruikt wordt tenzij: De activiteit doorgaat in een gemeentelijk ontmoetingscentrum of in het gemeenschapscentrum (en indien het gaat om een activiteit die volgens het reglement is toegestaan) www.bvergoed.be Meer informatie over Sabam en Billijke vergoeding bij de dienst Jeugd en Cultuur, Scheldelaan 6, 8580 Avelgem, cultuur@avelgem.be. Meldingsformulier evenement in Avelgem in gemeentelijke infrastructuur 4/12
DEEL 5. Drank en eten De organisator van een occasionele drankgelegenheid moet meerderjarig zijn. Worden er sterke dranken geschonken? NEE JA (toelating van College van Burgemeester en Schepenen nodig, dit verloopt via dit document) Er wordt gewerkt met: Glazen Plastic bekers Herbruikbare plastic bekers Is er eetgelegenheid voorzien? Binnen Buiten Hoeveel eetkramen? Voedingsbron per eetkraam (gas-elektriciteit): Welke blusmiddelen zijn voorzien (per kraam): Het bestelformulier voor drank in Spikkerelle steekt in bijlage en dient 2 weken op voorhand bij de administratie van Spikkerelle bezorgd te worden, dit via mail, telefonisch of aan de balie. DEEL 6. Veiligheid Als organisator van een evenement moet je zorgen voor toezicht. Dit kan gebeuren door vrijwilligers of een erkende bewakingsfirma. Toezicht op het openbaar domein valt steeds onder de bevoegdheid van de politie. Is er bewaking voorzien? Zo ja, met Vrijwilligers Erkende bewakingsfirma? Vrijwilligers: Aantal: Naam en adres van de vrijwilligers toevoegen bij het meldingsformulier. Erkende bewakingsfirma: Firma:. Aantal bewakers: Zitplaatsen voor de bezoekers: Tribunes Tafels en stoelen Andere: Meldingsformulier evenement in Avelgem in gemeentelijke infrastructuur 5/12
Medische steun (EHBO-post, Rode Kruis post) Middelen: Voorziene plaats: Hoe te contacteren: Omroepsysteem om info door te spelen naar het publiek? Opmaak veiligheidsdossier (2) voor grote evenementen (1) Opmerking: (1) Een groot evenement is een evenement dat een grote impact heeft of kan hebben op de openbare orde. Dit kan zijn een evenement waarbij: een groot bezoekersaantal verwacht wordt een deel van het openbaar domein ingenomen wordt Indien er twijfel is over het al of niet moeten opmaken van een veiligheidsdossier, neem contact op met het secretariaat van de evenementencel. (2) Een veiligheidsdossier omvat een plan en een omschrijvingen van alle maatregelen die genomen zullen worden om noodsituaties/incidenten te voorkomen en/of te beperken. Op het plan dient het volgende aangeduid te worden: de ingang, de uitgang, de nooduitgang(en), vluchtwegen bij noodsituatie, EHBO-post, aan- en afrijroutes hulpdiensten, aanwezige brandbestrijdingsmiddelen, aanwezige warmtebronnen, aanwezigheid lichtbrug/stelling, versiering en spandoeken, open vuur/verbrandingen en/of vuurkorven. DEEL 7. Toegankelijkheid en publiciteit Parkeerterrein Aantal plaatsen: Locatie: Aankondigingsborden Locatie: Bewegwijzering Type: Aantal: Meldingsformulier evenement in Avelgem in gemeentelijke infrastructuur 6/12
Op welke manier wordt er publiciteit gemaakt: Affiches Flyers Website Huis-aan-huisbedeling De buurt wordt verwittigd van eventuele overlast In Avelgem is het verboden om publiciteitsborden en/of bewegwijzering op het openbaar domein te plaatsen. Er kan gebruik gemaakt worden van de gemeentelijke infoborden aan de hand van de voorziene panelen. Meer info hierover bij de dienst Openbare Werken en Patrimonium op het gemeentehuis. Publiciteitsborden en/of bewegwijzering mag wel geplaatst worden op privé domein, mits toestemming van de eigenaar. DEEL 8. Verzekering Als organisator van een activiteit ben je verantwoordelijk en kan je naderhand aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen. Als je vereniging een activiteit organiseert, is het wenselijk om een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. Verder dient er bij de inzet van vrijwilligers een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor deze vrijwilligers afgesloten te worden. Documenten toe te voegen aan het formulier 1. Verzekeringen burgerlijke/contractuele/objectieve aansprakelijkheid 2. Kopie overeenkomst bewakingsfirma en/of lijst met de identiteiten van de vrijwilligers 3. Situeringsplan 4. Veiligheidsdossier Handtekening Datum / / Handtekening organisator... Meldingsformulier evenement in Avelgem in gemeentelijke infrastructuur 7/12
Contactgegevens Gemeente Avelgem Administratief centrum / Dienst Grondgebiedzaken / Secretariaat Evenementencel Kortrijkstraat 8, 8580 Avelgem, Tel. 056 65 30 30, Fax. 056 65 30 39, info@avelgem.be Dienst Jeugd & Cultuur / GC Spikkerelle / Uitleendienst en lokalenverhuur Scheldelaan 6, 8580 Avelgem, Tel. 056 65 30 90, Fax. 056 65 30 99, Spikkerelle@avelgem.be Politiezone Mira Schakelstraat 2, 8790 Waregem, Tel. 056 62 67 00, secretariaat@pzmira.be Brandweer Avelgem Oudenaardsesteenweg 50, 8580 Avelgem, Tel. 100 of 112 (in noodgevallen) en 056 22 44 44 (bij niet-dringende interventie), brandweer@avelgem.be Provinciale uitleendienst Kortrijk Emiel Clauslaan 3, 8500 Kortrijk, Tel. 056 22 56 22, Fax. 056 22 2889, pudk@west-vlaanderen.be Sabam Aarlenstraat 75-77, 1040 Brussel, Tel. +32 2 286 82 11, Fax. 032 2 230 05 89, frontoffice@sabam.be Billijke vergoeding Postbus 181, 9000 Gent, Tel. 070 66 00 16, www.bvergoed.be Nuttige links: www.fuifpunt.be www.cultuurweb.be Meldingsformulier evenement in Avelgem in gemeentelijke infrastructuur 8/12
In te vullen door de gemeentelijke administratie Prijzen per categorie per dag ( ) A B C Huur GC Spikkerelle theaterzaal (max. 306p): Podiumactiviteit (met publiek, met regiekamer, met 1 technicus van Spikkerelle) 100/400/800 Podiumactiviteit (met regiekamer, met technicus van organisator, goedgekeurd door de directeur van Spikkerelle) 50/200/400 Lezing/debat (basisopstelling klank en licht, zonder regiekamer) 50/200/400 Film 50/200/400 Blokkade podium/zaal 25/50/100 repetitie, opbouw, afbouw 25/50/100 Wenst u gebruik te maken van de kleedkamers in de theaterzaal? Huur GC Spikkerelle foyer (max. 306p): 37,5/150/300 Huur GC Spikkerelle polyvalente zaal (max. 780p staand voor 200p tafels en stoelen): Open activiteit (met wegwerpbekers) 100/400/800 Open activiteit (zonder wegwerpbekers) 75/300/600 Gesloten activiteit, tentoonstelling 50/200/400 Blokkade zaal, repetitie, opbouw, afbouw 25/50/100 Meldingsformulier evenement in Avelgem in gemeentelijke infrastructuur 9/12
Prijzen per categorie per dag ( ) A B C Huur ontmoetingscentra: BUURTHUIS BOSSUIT (max.50p) BARBARAZAAL(max. 200p) OC OUTRIJVE (max. 184p) TER BIEST (max. 50p) OC KERKHOVE (max. 130p) OC WAARMAARDE (max.50p) Activiteit DATA: Klaarzetten/ kuisen OC DATA: Reductie huren meerdere opeenvolgende dagen: 10/ 100/ 200 5/ 20/ 40 -Dag met hoogste tarief: 100% -volgende dagen aan 50% (geldt niet voor klaarzetten en opruimen, repetities, blokkade, opbouw en afbouw) Reductie voor een reeks activiteiten: (geldt niet voor klaarzetten en opruimen, repetities, blokkade, opbouw en afbouw) CAT. A: 50% HUURPRIJS, HUURPRIJS, WAARBORG ( 150 OF VASTE WAARBORG OF 500), TOTAAL TE BETALEN, op rekeningnummer 091-0002077-69 met vermelding huur OC + naam aanvrager uiterlijk 1 week voor gebruik OC/GC Meldingsformulier evenement in Avelgem in gemeentelijke infrastructuur 10/12
In te vullen door de verantwoordelijke van het gemeentebestuur goedkeuring uitzondering sluitingsuur tot u goedkeuring tot schenken van sterke dranken goedkeuring gebruik gevraagde gemeentelijke infrastructuur Datum / / Handtekening verantwoordelijke gemeentebestuur... Meldingsformulier evenement in Avelgem in gemeentelijke infrastructuur 11/12
BIJLAGE: Bestelformulier drank Spikkerelle BESTELFORMULIER DRANK SPIKKERELLE De drankbestelling moet minstens 2 weken op voorhand bij de administratie van Spikkerelle bezorgd worden. Dit kan telefonisch, via mail of aan de balie. Naam:... Adres:... Tel./GSM:... Vereniging:... Benaming activiteit :... Data/duur activiteit: / / Zaal:... Prijs Omschrijving Hoeveelheid (incl. BTW) Aantal Bakken Cola 12x1l 12,38 Bakken Cola Light 12x1l 12,38 Bakken Fanta 6x1l 5,18 Bakken Water Bruis (Chaudfontaine) 12x1l 4,91 Bakken Water Plat (Chaudfontaine) 12x1l 4,91 Bakken Fruitsap (Looza) 6x1l 9,61 Vaten Stella 50l 86,10 Bakken Stella 24x25cl 10,95 Bakken Kriek Max 24x25cl 15,46 Bakken Hoegaarden 24x25cl 12,69 Bakken Leffe Blond 24x33cl 20,15 Bakken Leffe Bruin 24x33cl 20,15 Dozen witte wijn Dozen rode wijn Bekers 25 cl (1250/doos) 1250 50,00 Dienst Jeugd en Cultuur Scheldelaan 6 B-8580 Avelgem T 056 65 30 90 F 056 65 30 99 www.avelgem.be/spikkerelle spikkerelle@avelgem.be 12/12