Bijeenkomst controle aanpak 2017 Verslag 18 juli 2017 Vergadering Informatie bijeenkomst Controleaanpak 2017 Datum en locatie en vermindering administratieve last Wmo en jeugdhulp 18 juli 2017 van 14.00 17.00 uur in het stadhuis van Almelo Aanwezigen Zie hiertoe de laatste pagina Welkom Maurice Hellemons (de dagvoorzitter) heet iedereen welkom in Almelo. In de afgelopen twee jaar is er veel gebeurd. De transitie, de ontwikkelingen van het Twentse protocol naar het landelijk protocol en de accountantscontroles met de controle-eisen hebben de gemoederen bij zorgaanbieders, gemeenten en accountants behoorlijk bezig gehouden. De leden van de werkgroep Controleprotocol vonden het een goed moment om samen met betrokkenen terug te kijken naar de afgelopen 2 jaar. Het doel van deze bijeenkomst is dan ook om te kijken hoe het de afgelopen 2 jaar is vergaan ten aanzien van het verantwoordingstraject over de productie van maatwerkvoorzieningen WMO en Jeugd: tegen welke knelpunten lopen zowel zorgaanbieders en gemeenten aan met betrekking tot het verantwoordingstraject en; op welke wijze kunnen partijen hier lering uit trekken en op welke wijze zouden deze kunnen worden opgelost. De aanwezigen zijn een mooie mix van vertegenwoordigers van de zorginstellingen en gemeenten. Maurice ligt de agenda toe en op welke wijze deze zal worden vorm gegeven. Agenda Openingswoord Presentatie i-sociaal Domein/ KING Best practices Terugblik 2015 en 2016 Plenaire bespreking Oplossingen en toekomstbeelden Afspraken maken over borging en terugkoppeling Afsluiting Item 1
Presentatie i-sociaal Domein / King Best practices Paul Huijgens geeft namens i-sociaal Domein een presentatie over In Control in het I-sociaal domein en de best practices die zij tegen gekomen zijn in het land. De sheets van de presentatie zijn als bijlage bij dit document toegevoegd. Goede voorbeelden? Op de website van i-sociaal Domein zijn een aantal praktijkvoorbeelden beschreven. Waaronder de gemeente Terneuzen, de gemeente Tilburg en het Rijk van Nijmegen. Uit de gesprekken die met deze gemeenten zijn gevoerd zijn een aantal aanbevelingen geformuleerd: 1. Stel een goed afgewogen eigen intern controleplan op Als belangrijke tip werd meegeven om zelf de lead te nemen in het opstellen van een intern controleplan in plaats van te wachten op wat de accountant van u vraagt. Het voordeel hiervan is dat bij de opstelling van een dergelijk plan je tegelijkertijd een totaal overzicht krijgt van de (administratieve) organisatie en de processen die hiermee samenhangen. Bovendien biedt het plan een goed document om met uw accountant in gesprek te gaan over uw risico-inschatting en de kwaliteit van de interne beheersing en waarom u de door zelf geformuleerde (interne) controlewerkzaamheden toereikend acht. 2. Goede communicatie met stakeholders: zorgaanbieders, accountant en de raad Uit de praktijkvoorbeelden is gebleken dat een goede communicatie intern met directie en raad, maar vooral extern met de accountant en de zorgaanbieders een belangrijke succesfactor is. De gemeente Terneuzen heeft gedurende het jaar periodiek overleg gehad met de zorgaanbieders om knelpunten (zorgtoewijzingen) snel te ondervangen en op te lossen. Het Rijk van Nijmegen heeft een dergelijke aanpak eveneens toegepast. Het resultaat was dat gedurende het jaar wordt gemonitord over de voortgang, wat heeft geresulteerd in een hoog percentage tijdige aanlevering van productieverantwoordingen aan het einde van het jaar. 3. Eigen activiteiten voor vaststellen levering In feite is de opvraag van productieverantwoordingen met een accountantsverklaring een bijzonderheid als je dit vergelijkt met andere inkopen van diensten. Als gemeenten de leveringen van zorg binnen de eigen operationele processen inzichtelijk en aantoonbaar kunnen maken, dan zou (in de toekomst) de productieverantwoording van de zorgaanbieder niet meer nodig zijn. Als voorbeelden om dit aantoonbaar te kunnen maken werd onder meer genoemd de vastleggingen van de contactmomenten tussen cliënten en de wijkteams. De levering van zorg wordt in deze momenten vastgelegd door de wijkteams zelf. De gemeente Terneuzen maakt geen gebruik van productieverantwoordingen voorzien van een accountantsverklaring, maar voert zelf een steekproef uit onder de cliënten. Belangrijk hierbij is wel dat de vraagstelling, de omvang van de steekproef en de minimale benodigde ontvangst van reacties vooraf goed wordt afgestemd met de accountant. 2
Het Rijk van Nijmegen voert inhoudelijk controles uit bij zorgaanbieders op basis van een risicoinschatting. Op basis van de type zorg, het monitoren van de instellingen en op basis van signalen vanuit de wijkteams wordt een keuze gemaakt van de instellingen. Vanuit de zaal werd opgemerkt dat er nogal een verschil bestaat in inzichten bij accountantskantoren over het aantoonbaar maken van levering van zorg. De verschillen van inzicht zouden kunnen worden veroorzaakt doordat: De (administratieve) organisatie en de daarin getroffen interne beheersmaatregelen van elkaar verschillen De kwaliteit van de bedrijfsvoering van elkaar verschilt De omvang van de gemeente van elkaar verschillen Hierdoor zou niet een eenduidige controleaanpak voor alle gemeenten kunnen worden opgezet door de accountantskantoren. Mocht er toch de indruk blijven bestaan dat accountants verschillende inzichten erop nahouden, dan is i-sociaal Domein hierin geïnteresseerd. I-Sociaal Domein heeft namelijk goed contact met de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA). Via die weg zou i-sociaal Domein het aanhangig kunnen maken en bespreken. Controleprotocol 2017 Eind augustus zal het controleprotocol 2017 (met toelichting en stappenplan) beschikbaar worden gesteld. Het is niet wezenlijk anders dan het protocol van 2016. De belangrijkste wijziging die zal worden opgenomen betreft de uitfasering van de DBC-systematiek voor jeugd-ggz per 2018. Terugblik 2015 en 2016 Gemeenten, zorgaanbieder en accountant hebben in groepsverband teruggekeken naar de afgelopen twee jaar en hebben vanuit hun eigen werkgebied de aandachts- en knelpunten geformuleerd. Aandachtspunten gemeenten Vastleggen van levering > gemeenten zelf de informatie rondom levering laten vastleggen > Dit vraagt wel om een omslag bij gemeenten. Gemeenten hebben aangegeven dat in 2017 hieraan wordt gewerkt, maar dat dit voor het jaar 2017 nog niet volledig zal zijn gerealiseerd. Het tijdig aanleveren van productieverantwoordingen door zorgaanbieders. De aanlevering voor 1 april is absoluut wenselijk. Bij een latere aanlevering komen gemeenten in de problemen met de tijdige opstelling en publicatie van de jaarrekeningen. De afhankelijkheid van de aanleveringen zal blijven, maar wordt als té groot ervaren. Gemeenten hebben de wens om de afhankelijkheid in de toekomst te verminderen. Hoe om te gaan met de kleine aanbieders. Bij de materiële controle bij deze groep aanbieders loopt men tegen de regelgeving ten aanzien van privacy: 3
Wat mag je vragen zonder in aanraking te komen met de privacy wetgeving?. Verzoek aan i-sociaal Domein: Vanuit de groep is het verzoek geuit of in het nieuwe landelijke protocol een helder kader hierover zou kunnen worden opgenomen; Kortom spelregels hoe kunnen wij de controle zorgvuldig bij de kleine aanbieders doen?. Onduidelijke terminologie in het landelijk protocol; onder handen werk, omzet. Meer duidelijkheid over sancties bij het niet nakomen van de verplichting inzake de tijdige aanlevering van de productieverantwoordingen. In een aantal contracten is hiervoor al iets voorzien. De beschikbare informatie vanuit soft controles op regionaal niveau beter delen en een betere interne afstemming. Aandachtspunten zorgaanbieders: Bij een gemeente worden extra subsidievoorwaarden gesteld aan Bescherm wonen, waardoor niet kan worden aangesloten op het landelijk protocol. Dit wordt als een extra administratieve last ervaren. Zorgtoewijzingen en beschikkingen worden te laat door de gemeenten naar de zorgaanbieder gezonden. Hierdoor kunnen zorgaanbieders niet tijdig declareren (financiering) en ontstaan problemen bij de jaarafsluiting en de accountantscontrole. Halverwege het jaar heeft op initiatief van gemeenten een wijziging in de software plaatsgevonden. Dit werd als zeer belastend beschouwd, mede te meer omdat dit halverwege het jaar plaatsvond. Als gevolg hiervan zijn vertragingen ontstaan. Bevoorschotting is niet dan wel moeilijk te krijgen. Bovendien wordt rente in rekening gebracht. Reactie vanuit I-sociaal domein: landelijk is het advies om te stoppen met bevoorschotting. Dit geeft absoluut een administratieve lastenverlichting. Los de problemen op. Zorg dat het berichtenverkeer goed op orde is en ga in gesprek over de toewijzingen. Samen14/ OZJT hanteert eigen productcodes die afwijken van de landelijke codes. Zorgaanbieders hebben zelf vanuit eigen inzichten een vertaaltabel moeten opzetten. 4
Plenaire bespreking terugblik De in de groepen besproken aandachtspunten zijn door vertegenwoordigers van beide groepen plenair gepresenteerd en nader toegelicht. Vervolgens is middels het programma mentimeter (menti.com) gepolst welke zaken vooral goed gingen in 2016 ten opzichte van het jaar daarvoor. Hieronder zijn de resultaten van de pols opgenomen. De besproken aandachtspunten zijn via het programma mentimeter (menti.com) plenair gewogen op importantie. Hieronder is de uitkomst van deze meting weergegeven: Wat zijn de grootste knelpunten gebleken in het controle- en verantwoordingsproces tijdens de afgelopen periode? 33% Zorgtoewijzingen/beschikkingen komen te laat. Het verkrijgen van voorfinanciering is in zo n geval moeilijk / niet mogelijk. 19% Termijnen/deadlines worden niet gehaald 9% Vastleggingen in het proces / herindicatie 6% Beschikbare informatie vanuit soft control wordt onvoldoende benut 7% Eigen controles bij kleine aanbieders met omzet: controledrempel vs pricacy 7% Het hanteren van Twentse productcodes 6% Extra eisen aan verantwoording kosten bescherm wonen 6% Niet nakomen termijnen leidt niet tot sancties 4% Onduidelijke terminologie in het format verantwoording 2% Halverwege het jaar wijzigen van software 5
Oplossingen en toekomstbeelden Nadat de belangrijkste aandachtspunten in kaart zijn gebracht, is in multidisciplinaire groepen gesproken over mogelijke oplossingen. Uit de analyse, die plenair was behandeld, kwam met name naar voren dat het proces rondom toewijzingen en beschikkingen essentieel is. Om dit proces beter te beheersen zijn in de groepen de volgende oplossingen bedacht: Niet wachten met verstrekking van toewijzingen, maar directe actie en contact met elkaar Niet starten met de zorgverlening zonder dat een toewijzing is ontvangen, mits de gemeente zich ook verbind om binnen een afgesproken termijn (5 werkdagen) de zorgtoewijzing af te geven Organiseer een goede en effectieve communicatie tussen zorgaanbieder en gemeente gesprek met juiste mensen met het juiste mandaat, zodat eventuele problemen tijdig kunnen worden opgelost en niet lang blijven liggen. Gedurende het jaar een continue focus hebben op het berichtenverkeer en de afwikkeling van openstaande zaken. Meerdere keren per jaar met elkaar kijken wat de stand van zaken is met betrekking tot de afwikkeling van zorgtoewijzingen. Een zorgaanbieder gaf aan dat hij vanuit een onderzoek van Berenschot de aanpak van de gemeente Utrecht interessant vond. De gemeente Utrecht heeft gedurende het jaar contact met de zorgaanbieders. Het contact vindt plaats met multidisciplinaire teams (zorg, inkoop, financieel etc.). Het voordeel van deze aanpak is dat eventuele problemen direct vanuit de verschillende disciplines kan worden beoordeeld en daardoor snel en doelgericht kan worden opgepakt. Als naslagwerk werd verwezen naar een gepubliceerd boekje van Berenschot. In gesprek blijven over wie de regie heeft bij verlenging van zorg (bijvoorbeeld bij pleegzorg) Tijdens contactmomenten tussen de cliënt en de gemeente navraag doen en vastleggen of zorg is geleverd Het controleproces direct mee nemen bij het inkooptraject (bijvoorbeeld eventuele afspraken met betrekking tot Horizontaal toezicht ). Afspraken borg en terugkoppeling Van de bijeenkomst zal een verslag worden gemaakt en naar de genodigden worden toegezonden. Paul Huijgens zal de sheets van zijn presentatie beschikbaar stellen. De besproken attentie- en actiepunten zullen worden meegenomen in het eerst volgende overleg van Samen14/OZJT. Om van daaruit gerichte acties in gang te zetten. Maurice Hellemons heeft aan de aanwezige zorgaanbieders gevraagd of zij betrokken willen blijven met betrekking tot procesverbetering. De aanwezige zorgaanbieders gaven aan hier open voor staan. Met dank voor de aanwezigheid wordt de bijeenkomst om 17.15 afgesloten. 6
Aanwezigen: Naam Organisatie Type Anthonie Nijman Gemeente Borne Gemeente Ard Baan Gemeente Rijssen-Holten Gemeente Arjan Geerlings Gemeente Almelo Gemeente Gemeente Hof van Bas Damen Twente Gemeente Bert Wolves Gemeente Wierden Gemeente Carmen van de Meer Gemeente Enschede Gemeente John Bekke JP van Bent Stichting Zorgaanbieder Marc Bekker Baker Tilly Berk Accountant P.J. van Wetering Karakter Zorgaanbieder Hans Visser Karakter Zorgaanbieder Rick van der Weerd Gemeente Hengelo Gemeente Roland Koers JP van Bent Stichting Zorgaanbieder Simone te Riet Gemeente Haaksbergen Gemeente Stefan Yarburg GGZ-Connect Zorgaanbieder Thijs Mekenkamp Aveleijn Zorgaanbieder Marieke Grootenhuis BTK Zorg Zorgaanbieder Marlies Smeding Gemeente Hellendoorn Gemeente Layla Baard RIBW Groep Overijssel Zorgaanbieder Maurice Hellemons Noaberkracht Gemeente Gerald Vreeswijk Noaberkracht Gemeente Maureen Schonewille isociaal Domein Advies Paul Huijgens KING Advies Ardi van der Avoird Gemeente Twenterand Gemeente Ruben Schuttevaer Gemeente Twenterand Gemeente Nicole Hogeling Gemeente Oldenzaal Gemeente Henry van Riele Jarabee Zorgaanbieder Myrthe Agterbos Jarabee Zorgaanbieder Karin Jentzsch OZJT/Samen14 Namens 14 Twentse gemeenten Deanne Klein Robbenhaar OZJT/Samen14 Namens 14 Twentse gemeenten 7