Whitepaper Zes tips om u te helpen uw kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen
Een afnemende vraag. Ontslagen of werkbeëindigingen. Sluitingen van vestigingen. Allemaal grote economische uitdagingen die alle sectoren dwingen om manieren te vinden om de kosten te verlagen, de productiviteit te verhogen en om betere beslissingen te nemen om het gebruik van personeel en hulpbronnen te optimaliseren. Kansen Een goede mogelijkheid om de operationele kosten aanzienlijk te verlagen en de productiviteit te verhogen is door te focussen op personeelskosten, vaak de hoogste kostenpost in de organisatie. Het goede nieuws? Dat u deze uitgaven gemakkelijk kunt beheersen. Door middel van het implementeren van een workforce management oplossing - automatisering van werkgerelateerde zaken zoals tijdregistratie- of planningsfuncties kunnen bedrijven snel hun bottom line verbeteren. De zes volgende tips helpen u om zelfs in een lastig economisch klimaat uw personeel effectief en eenvoudig te beheren. Tip 1: Systematische controles om uw personeel exact en correct uit te betalen. Is uw huidige tijdregistratiesysteem duur? Neemt het correct en precies de complexe regels in acht die gelieerd zijn aan het uitbetalen? WAAR LIGGEN UW KANSEN? Liggen uw daadwerkelijke personeelskosten vaak boven de ingeplande kosten? Liggen de prijzen van uw concurrenten lager? Ligt uw netto inkomen per medewerker boven het gemiddelde in uw sector? Zijn er andere verschillen die u niet kunt verklaren? Als de bovenstaande zaken u bekend voorkomen, lees dan vooral verder. Want de nieuwste functies van onze workforce management oplossingen bieden u een serieuze kans om de arbeidskosten te verlagen en de productiviteit en omzet te verhogen. Het probleem: Zonder goede controles kunnen er fouten sluipen in de uitbetaling van uw medewerkers. Wat zijn de risico s? Er zijn gecompliceerde wetten en regels van toepassing op de salarissen, zoals op: Overuren Bonussen en premies Arbeidsrecht Cao s Andere collectieve afspraken Indien u uw medewerkers te veel betaalt heeft dat een negatieve impact op uw bedrijf. Betaalt u te weinig, dan loopt u het risico op wettelijke sancties, boze vakbonden en ontevreden medewerkers. Een voorbeeld: een medewerker werkt vier uur fulltime op het dagrooster en vervolgens twee uur extra op het nachtrooster. Zonder een geautomatiseerd systeem moeten managers hier de verschillende regels die van toepassing zijn zelf nauwlettend in de gaten houden: Betreft het vier gewone uren en 2 uren met nachttoeslag? Werkt de medewerker de dag erna fulltime? 2
De oplossing: Stop het giswerk. Automatiseer de regels rondom uw loonadministratie via een geavanceerd systeem voor tijdregistratie en planning. De Kronos oplossingen worden geconfigureerd om uw eigen organisatorische regels, Cao s en de lokale arbeidswetgeving zo goed mogelijk te integreren. Zo kunnen deze regels continu op de zelfde manier worden toegepast, en berekent het systeem automatisch de gecompliceerde loonlijst. Nauwkeurig, eerlijk en consequent. Het resultaat? Praktisch geen te veel betaalde bedragen of onderbetaling die risico s voor het bedrijf opleveren. Een reeks functies die het uw bedrijf mogelijk maakt om geld te besparen, de salarisadministratie makkelijker maakt en uw medewerkers motiveert. Tip 2: Verlaag de salarismassa door het voorkomen van collegiaal inklokken. Hoeveel geld en productieve tijd verliest u door collegiaal inklokken (collega s die voor elkaar inklokken)? Het probleem : Een recente studie wijst uit dat het collegiaal inklokken in totaal 2,2% van de totale salarismassa bedraagt. Dit is een enorm bedrag: een bedrijf met 1000 medewerkers met een gemiddeld salaris van 26 000 betaalt op die manier 570 000 per jaar extra. Collegiaal inklokken is dus een ernstig probleem dat niet onderschat kan worden. We hebben vier of vijf interim-medewerkers van wie het lastig te zien is wie wanneer aankomt. Biometrisch inklokken is echt de ideale oplossing voor ons. De oplossing: Gelukkig kan dit fenomeen worden teruggedrongen door het gebruik van een geautomatiseerde oplossing voor tijdregistratie en afwezigheidsbeheer. De beschikbare oplossingen zijn hieronder weergegeven, de meest effectieve oplossing eerst: Da Eastridge Group 1. Biometrische verificatie: De terminals voor het verzamelen van gegevens vergelijken automatisch de vingerafdruk van de persoon die inklokt met de afdruk in het systeem. 2. Badge, pincode en persoonlijke gegevens: De werknemer swipet zijn badge en gebruikt een persoonlijke pincode. (Om te voorkomen dat medewerkers deze pincode delen hebben sommige van onze klanten ervoor gekozen om het salaris weer te geven bij het invoeren van de code). 3. Badge en pincode: Een effectieve methode maar zoals vermeld kunnen sommige medewerkers ervoor kiezen hun pincode te delen met collega s. 4. Badge: Nog altijd effectiever dan een handmatig systeem, maar medewerkers kunnen gemakkelijk hun badges delen. Bedrijven waar nog steeds handmatige klokmethoden worden toegepast zijn bij lange na het meest kwetsbaar voor misbruik. 3
Een terminal geïntegreerd met workforce management software kan sterk bijdragen aan het verminderen van payroll inflatie als gevolg van collegiaal inklokken. De Kronos terminals bieden een biometrische technologie om te controleren of de werknemer die inklokt overeenkomt met de persoon die dit hoort te zijn. Tip 3: Vermindering van de administratieve lasten laat uw medewerkers zichzelf helpen. Hoeveel uur per week brengt HR/P&O door met het antwoorden op administratieve vragen van medewerkers? Het probleem: De HR/P&O afdeling moet regelmatig antwoord geven op diverse vragen over het salaris, vrije dagen en andere gerelateerde vragen. Hierdoor kunnen zij niet echt productief zijn. De beste oplossing zou zijn dat uw medewerkers zelf hun eigen vragen beantwoorden, maar hoe krijgt u dit voor elkaar? De oplossing: Wat als u uw medewerkers toegang zou geven tot de informatie die ze nodig hebben, zonder dat dit de productiviteit beïnvloedt? Een Studie van Nucleus Research heeft aangetoond dat u met behulp van een software systeem met zelf-service (dat medewerkers vrij toegang hebben tot hun arbeidsgegevens) tot 149 kunt besparen per jaar per werknemer. Dit betekent een vermindering van de uitgaven met 149.000 euro per jaar voor een bedrijf van 1.000 werknemers. Met de Kronos technologie hebben werknemers toegang tot hun persoonlijke informatie, de planning, de cumulatie van hun verlof tegoeden en overige informatie door middel van zelf-service op de terminals, op pc s en op andere interfaces. Daarnaast biedt Kronos u de mogelijkheid om de toegang tot zelf-service functies te beperken tot tijden die u aangeeft. Veel klanten hebben een terminal geplaatst in hun kantine. Rheem heeft een verhoging van de productiviteit, een vermindering van de werkonderbreking en een netto vermindering van verzuim geconstateerd. Dit draagt bij aan de moraal en aan de motivatie van onze werknemers. Tip 4: Controleer de kosten van absenteïsme. Hoeveel kost absenteïsme in uw bedrijf? U zult versteld staan. Het probleem: Wist u dat de kosten van ongeplande afwezigheid gemiddeld gelijk staan aan 6% van het basissalaris? Dit bedrag, volgens een studie van Mercer in de Verenigde Staten, behelst de totale kosten van ongeplande afwezigheden, inclusief indirecte kosten van vervangend personeel. Volgens dezelfde studie resulteren deze vormen van afwezigheid in 21% verlies van de netto productiviteit per dag. Rheem Manufacturing 4
De oplossing: Gebruik een systeem voor afwezigheidsbeheer om u te helpen inzicht te krijgen in trends in ziekteverzuim en om upstream problemen te identificeren op het werk. Met geavanceerd afwezigheidsbeheer kunt u stappen ondernemen om de kosten van het ziekteverzuim te beperken en de productiviteit te verhogen. De Kronos-oplossing stelt u in staat regelgeving met betrekking tot verlof te automatiseren. De oplossing stelt u in staat om te anticiperen op veranderingen en vervanging. Zodoende vermindert het de kosten gerelateerd aan ziekteverzuim. Tip 5: Goed gebruik van overuren. Maakt uw bedrijf optimaal gebruik van overuren? Hoe kunt u dit weten? Het probleem: Overwerk is soms een manier om aan de eisen rondom productiviteit te voldoen. Soms maskeert het gebruik van overuren echter problemen die, indien niet geïdentificeerd en ongecontroleerd, uw productiviteit en concurrentievermogen ondermijnen. Overwerk wordt soms gebruikt om te compenseren voor vertragingen in de productie - door verouderde apparatuur of door gebrekkige of inadequate processen die knelpunten in het systeem vormen. Wanneer managers onvoldoende zicht of controle hebben, kunnen sommige medewerkers overuren als een voordeel gaan zien. De oplossing: Wist u dat de geautomatiseerde oplossingen voor tijdregistratie van Kronos real-time rapporten bieden die uw managers kunnen gebruiken op elk gewenst moment om te zien en te begrijpen waar en hoe overuren wordt gebruikt? Ze geven zo een perfect zicht op het gebruik van arbeid en middelen. U kunt de key performance indicatoren controleren en u heeft een persoonlijke kijk op de beschikbare gegevens om de redenen voor het gebruik van overwerk te bepalen. Zo kunt u direct maatregelen nemen om uw bedrijfsvoering te verbeteren. Tip 6 : Pas de methode Lean Six Sigma* toe op uw personeel. Personeel is een cruciaal element in onze industrie, die vandaag de dag wordt beheerst door de vraag. Slimme managers begrijpen dat hun personeel de motor is die de supply chain en productie leidt in de zoektocht naar het bereiken van een steeds hoger niveau van prestatie. Kronos is de leider in innovatie op dit gebied. Hebt u programma s opgezet die leiden tot de continue verbetering van uw bedrijf, zoals het programma Lean Six Sigma? Dit helpt u bij het optimaliseren van uw werkprocessen. Maar waarom zou u het daarbij laten? David Caruso & Associates Inc. Het probleem: Veel organisaties hebben met succes technieken ingesteld zoals Lean Six Sigma om hun targets en doelen te behalen. Zo behalen ze belangrijke targets zoals het verbeteren van de kwaliteit van de productie. Maar dezelfde bedrijven zien vaak mogelijkheden over het hoofd om deze technieken toe te passen in het personeelsbeheer. Er zijn daardoor nog veel inefficiënte praktijken waar procesanalyse en procesverbetering grote verschillen zouden kunnen maken. *Lean Six Sigma is een gestructureerde aanpak die het mogelijk maakt om de tools van Lean (procesoptimalisatie en kortere flows) en die van Six Sigma (vermindering van de variatie en procesbeheersing) te combineren. Door het combineren van de concepten van het werk zonder fouten en sneller werk, is Lean Six Sigma opmerkelijk efficiënt. Net zoals Six Sigma, is Lean Six Sigma opgezet rondom DMAIC: Definieer - Meet - Analyseer - Innoveer - Check. 5
De oplossing: Pas de methode Lean en Six Sigma toe op uw personeelsbeheer. Probeer u te richten op de oorzaken van een daling van de productiviteit, zoals een gebrek aan opleiding of problemen met betrekking tot de supply chain. Daarnaast kunt u analytische instrumenten te gebruiken om de gevolgen van overuren en het ziekteverzuim op de productiviteit te kwantificeren. Samen bieden deze functies u de mogelijkheid de productieve tijd significant te verhogen. U kunt de prestaties van uw team afstemmen op uw strategische doelstellingen. U kunt zo de arbeidsproductiviteit meten op basis van de door u gestelde doelen. Over Kronos Kronos helpt kleine en middelgrote bedrijven in alle sectoren om hun meest strategische activa, namelijk hun personeel, optimaal te beheren. Hoe? Door hen te voorzien van real-time informatie over hun personeel die ze nodig hebben om de loonkosten te beheersen. Beperk het risico van non-compliance. En verbeter de productiviteit. Allemaal dankzij een unieke en voordelige oplossing beheerd in de cloud. Één platform, één gebruikerservaring en één dossier per werknemer. Onze oplossingen voor tijdregistratie, planning, afwezigheidsbeheer, HR-management, toegangscontrole, recruitment management en analyse bieden klanten, samen met strategische diensten, de middelen die ze nodig hebben om kunnen concurreren op de wereldmarkt. Met duizenden klanten van elke omvang bewijzen we dat workforce management niet ingewikkeld hoeft te zijn. Surf voor extra informatie over de oplossingen van Kronos voor tijdsregistratie, planningen en afwezigheidsbeheer, naar onze site: www.kronosglobal.nl / www.kronosglobal.be. Meer informatie: www.kronosglobal.nl www.kronosglobal.be Kronos Systems BVBA Research Park Z.1 70 1731 Asse (Zellik), Belgique +32 2 481 6 400 www.kronosglobal.be Kronos Nederland Newtonlaan 115 3584 BH Utrecht +31 (0)85 273 64 53 www.kronosglobal.nl 2014, Kronos Inc. Kronos en het Kronos logo zijn gedeponeerde merken van Kronos Inc. Alle namen van het bedrijf, evenals het gebruik van de logos, zijn alleen toegestaan indien zij een identificatiedoeleinde hebben en gedeponeerde merken zijn van hun respectieve eigenaren. Alle rechten voorbehouden. MF0196-BE-DUv1