Plan van Aanpak fase II: De besluitvormingsfase Gemeentelijke herindeling Aalburg, Werkendam, Woudrichem
Inhoud 1. Inleiding... 2 2. Doel en resultaten... 3 3. Werkgroepen... 7 4. Beoogd gemeentesecretaris en griffier... 14 5. Besluitvorming... 15 6. Tot slot... 16 Bijlage I: Bevoegdheden BOR-BGO... 17 1
1. Inleiding In de gemeenteraadsvergaderingen van september/oktober 2015 hebben de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem de uitspraak gedaan, dat zij gezamenlijk het proces willen oppakken om op 1 januari 2019 tot bestuurlijke fusie te komen. Het realiseren van deze fusie bestaat uit een drietal fasen: de voorbereidingsfase, de besluitvormingsfase en de implementatiefase. De voorbereidingsfase loopt nu op zijn eind; het herindelingsontwerp is in concept gereed. In oktober 2016 zal het herindelingsontwerp definitief door de raden worden vastgesteld. Nu deze fase ten einde komt wordt het tijd om vooruit te kijken naar de besluitvormingsfase. Dit document biedt een plan van aanpak voor deze fase, die plaatsvindt in 2017. Daarna volgt nog een laatste fase, de implementatiefase (2018). Het nu voorliggend plan van aanpak is gebaseerd op een nadere uitwerking van het plan van aanpak dat in januari 2016 door de drie raden is vastgesteld. Leeswijzer In het nu voorliggende plan wordt achtereenvolgens ingegaan op: - Het doel van de herindeling (uit het plan van aanpak van januari 2016) - De gerealiseerde resultaten tot nu toe - De beoogde resultaten in de besluitvormingsfase - Projectorganisatie - Overzicht besluitvorming - Overzicht bevoegdheden BOR/BGO (bijlage 1) 2
2 Doel en resultaten Waar doen we het voor? Per 1 januari 2019 een krachtige, innovatieve en toekomstbestendige gemeente vormen In concrete zin wensen de gemeenten door middel van de gemeentelijke herindeling de volgende doelstellingen te realiseren: - Adequate respons op een toenemend aantal taken; - Optimale match lokaal-bestuurlijke verantwoordelijkheid en maatschappelijke samenhang; - Vergroting bestuurskracht in regionale context en vermindering bestuurlijke drukte; - Betere benutting van sociale, culturele, ruimtelijke en economische kansen, met als belangrijk aandachtspunt het voorzieningenniveau in de kernen; - Terugdringen van de kwetsbaarheid van de organisatie door het vormen van een deskundige, kostenefficiënte, op haar taken berekende ambtelijke organisatie. hebben we al gedaan? Als gevolg van het besluit van de drie gemeenten om te fuseren is rondom de jaarwisseling van 2015 naar 2016 gestart met de voorbereidende fase. Er is een projectorganisatie ingericht en de verschillende werkgroepen zijn druk aan de slag om alles zodanig voor te bereiden dat de drie raden in oktober 2016 een besluit kunnen nemen over het herindelingsontwerp. Tot nu toe zijn de volgende taken succesvol uitgevoerd in de voorbereidingsfase: - Projectorganisatie ingericht (fusieraad, raadswerkgroep, driehoeksoverleg, stuurgroep, projectgroep, werkgroepen, BOR en BGO); - Vergaderplanning opgesteld; - Herindelingsscan opgesteld; - Visietraject in gang gezet; - Concept-toekomstvisie opgesteld - Naamgevingstraject gestart; - Herindelingsontwerp opgesteld; - Communicatieplan opgesteld en -activiteiten in gang gezet; 3
gaan we doen? Het nu voorliggende plan is erop gericht de herindeling zodanig voor te bereiden, dat de boven beschreven doelstellingen worden gerealiseerd en de nieuwe gemeente een goede start kan maken. Dit betekent dat in de besluitvormingsfase de volgende resultaten behaald moeten worden: - Herindelingsadvies, inclusief toekomstvisie en nieuwe naam - Dienstverleningsconcept - Besturingsfilosofie - Organisatiefilosofie - Hoofdstructuur - Fijnstructuur (en formatieplan) - Keuze functiebeschrijvingssystematiek - Sociaal statuut - Inventarisatie arbeidsvoorwaarden - Voorbereiding harmonisatie van belastingen, tarieven, P&C en begroting - Inventarisatie applicaties en systemen (voorbereiding harmonisatie ICT) - Informatiebeleidsplan/blauwdruk (voorbereiding harmonisatie ICT) - In- en externe communicatie conform communicatieplan - Inventarisatie en prioritering beleid, regelgeving en processen - Principebesluit huisvesting - Werving en selectie beoogd gemeentesecretaris en beoogd griffier Hoe gaan we het doen? Om de gewenste resultaten te bereiken blijft de reeds ingestelde projectorganisatie van kracht. Deze wordt uitgebreid met enkele werkgroepen. Zie figuur 1 voor een overzicht van de projectorganisatie. Raden Fusieraad Colleges Raads - werkgroep Stuurgroep BGO MT s Projectgroep BOR Werkgroepen Werkgroep Werkgroep Figuur 1: de projectorganisatie 4
Afhankelijk van de te behalen resultaten per fase wordt bepaald welke werkgroepen nodig zijn. Het is een dynamisch proces en er kunnen lopende het proces wijzigingen worden aangebracht in het aantal werkgroepen en hun opdracht. Taken projectorganisatie, uit plan van aanpak, januari 2016 1 Fusieraad: de fusieraad heeft een opiniërende en voorbereidende rol bij de conceptraadsvoorstellen m.b.t. de herindeling. De onderwerpen waarover de fusieraad vergadert zijn dezelfde als de onderwerpen die eerder genoemd zijn. Indien zich tijdens het proces andere zaken aandienen aangaande de herindeling, waarover een besluit door de drie individuele raden nodig is, zullen ook deze zaken worden voorgelegd aan de fusieraad. Uitgangspunt is dat de informatieve en opiniërende behandeling van herindelingsonderwerpen plaatsvindt in de fusieraad en dat besluitvorming erover in de lokale raden plaatsvindt. Het is echter niet de bedoeling om lokale opiniërende behandeling uit te sluiten. Raadswerkgroep: De raadswerkgroep vervult een belangrijke rol in het voorbereiden van gezamenlijke raadsvoorstellen voor de drie gemeenteraden en adviseert de stuurgroep. Ook het volgen van het herindelingsproces en zo nodig advies geven over bijstelling is een taak voor de raadswerkgroep. De raadswerkgroep wordt vanuit de richtinggevende rol specifiek betrokken bij de volgende drie onderdelen: het opstellen van een toekomstvisie voor de nieuwe gemeente; de naamgeving van de nieuwe gemeente; de harmonisatie en ontwikkeling van beleid voor de nieuwe gemeente. Stuurgroep: De drie colleges dragen aan de stuurgroep op om sturing te geven aan het proces om te komen tot gemeentelijke herindeling. Daarmee is de stuurgroep bestuurlijk verantwoordelijk voor alle aspecten van het fusieproces, zoals beschreven in dit plan van aanpak. De stuurgroep gaat over WAT het project moet opleveren. De projectgroep gaat over HOE het project wordt uitgevoerd. Taken van de stuurgroep zijn: - Voorbereiden van te agenderen onderwerpen in de raadswerkgroep. - Opdrachten geven aan de Projectgroep en verantwoordelijk zijn voor alle aspecten van het fusieproces zoals beschreven in dit plan van aanpak en de daarop te baseren deelplannen. - Nemen van besluiten binnen de kaders van dit plan van aanpak (binnen de door de raden vastgestelde budgettaire kaders) en de daarop gebaseerde uitwerkingen, zoals over de personele bezetting van de projectgroep en eventuele inschakeling van externe adviseurs. - Nemen van voorlopige besluiten over zaken zoals organisatiestructuur, functieboek, sociaal statuut, harmonisatieadviezen, beleid en regelgeving toekomstige organisatie. - Beschikbaar stellen van financiën, binnen de door de gemeenteraden verstrekte kredieten, aan de Projectgroep en sturen op deze middelen via voortgangsrapportages. - Communiceren en afstemmen met de BOR en het BGO. - Sturing geven aan de communicatie rondom het herindelingsproces. - Verzorgen van terugkoppeling van de ontwikkelingen in de colleges van B&W. Projectgroep: De projectgroep gaat over HOE dit project wordt uitgevoerd en heeft daarmee zeggenschap over de inzet van de beschikbaar gestelde middelen en mensen. De projectgroep heeft de volgende taken: - De voorbereiding van de besluitvorming in de stuurgroep en gemeenteraden over de verschillende fusieproducten en alle zaken die de fusie betreffen; - De aansturing van de werkzaamheden in het geheel van de ambtelijke projectorganisatie met het oog op het bereiken van resultaten van voldoende kwaliteit in de gestelde tijd; - De besluitvorming over de samenstelling en het voorzitterschap van de ambtelijke werkgroepen zoals benoemd binnen dit plan van aanpak; - Het geven van opdrachten aan de werkgroepen met oog voor de juiste prioritering en onderlinge afhankelijkheid; - Het uitvoeren van het opdrachtgeverschap richting de in de projectorganisatie actieve externe deskundigen; 1 De raden zullen de huidige wijze van werken met de fusieraad en RWG evalueren, wat mogelijk kan leiden tot aanpassingen. 5
- Het (mede namens de stuurgroep) organiseren en onderhouden van de communicatie binnen de projectorganisatie en tussen de projectorganisatie en de lijnorganisaties in de drie gemeenten; - Het signaleren en zo veel mogelijk oplossen van knelpunten in de uitvoering van het plan van aanpak op zowel inhoudelijk als procesmatig terrein (beschikbaarheid expertise, menskracht, onderlinge verhoudingen); - Het onderhouden van het contact met de BOR en het voorbereiden van het overleg in het BGO namens de stuurgroep; - Het rapporteren over voortgang, middelen en eventuele knelpunten hierbij aan de stuurgroep; - Het uitvoeren van financieel-administratieve werkzaamheden in het kader van het beheer van het budget dat beschikbaar wordt gesteld voor de herindeling. 6
3 Werkgroepen Om de beoogde resultaten van de besluitvormingsfase te kunnen behalen worden in ieder geval de volgende werkgroepen ingericht (dan wel blijven deze werkgroepen in stand): Onder de raden Toekomstvisie Raad en griffie Onder de SG/PG Herindelingsadvies Communicatie Financiën Dienstverlening Besturingsfilosofie Organisatiefilosofie & Hoofdstructuur Personeel & Organisatie Informatiemanagement Harmonisatie Huisvesting Sociaal Domein Omgevingswet In dit hoofdstuk worden per werkgroep op hoofdlijnen de op te leveren resultaten beschreven met een globale planning. In de planning wordt in principe uitgegaan van het moment waarop de werkgroep haar product oplevert aan de projectgroep. De besluitvormingsperiode volgt daarop, tenzij anders aangegeven in de planning. Iedere werkgroep werkt een plan van aanpak, inclusief planning en kostenraming nader uit. Werkgroepen kunnen zich extern laten ondersteunen, dit dienen zij aan te geven in hun plan van aanpak waarna de PG dit zal beoordelen. Werkgroep Toekomstvisie De (door)ontwikkeling van de toekomstvisie is een politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid, wat ook blijkt uit het gegeven dat de werkgroep toekomstvisie rechtstreeks onder de raadswerkgroep is gepositioneerd. De werkgroep zal in de komende maanden zorgdragen voor de afronding van de toekomstvisie: de planning is erop gericht de toekomstvisie vast te stellen in de raden van februari. Vanuit het visietraject worden de zogenaamde icoonprojecten benoemd en deze projecten zullen in de komende 2 jaar nader uitwerking en/of invulling krijgen. Hiertoe is een externe procesbegeleider aangetrokken en in iedere gemeente is een aanspreekpunt benoemd. De verwachting is dat een aantal projecten via selfsupporting zonder hulp van de overheid verder kan en voor een aantal zal wel een beroep op de overheid zal worden gedaan. Het concretiseren van de hulpvraag waardoor de ambitie een reële slaagkans krijgt is dan essentieel. De drie gemeenteraden zullen uiteindelijk deze projecten in februari 2017 voorgelegd krijgen. Na besluitvorming kunnen de dan resterende projecten voor 2017 en 2018 uitgerold worden. Eind 2018 wordt het totaal geëvalueerd en de resultaten worden gepresenteerd aan de nieuwe gemeenteraad die per 1-12019 aantreedt. Werkgroep Raad en griffie De werkgroep heeft een voorbereidende en coördineerde taak. Zij zorgt dat alle benodigde voorstellen er zijn om te komen tot de harmonisatie van producten, diensten en beleid, zodat de nieuwe gemeenteraad/griffie op 1 januari 2019 een goede start kan maken. 7
Werkgroep Herindelingsadvies Tabel 1 toont de resultaten van de werkgroep herindelingsontwerp en advies. Deze werkgroep heeft dezelfde samenstelling als in de voorbereidingsfase. Op het moment dat de zienswijzen zijn ingediend, wordt bekeken of de hier omschreven planning moet worden bijgesteld. Tabel 1: werkgroep herindelingsadvies Inspraakprocedure nov - dec 2016 Opstellen reactienota zienswijzen en opstellen herindelingsadvies (met inachtneming zienswijzen) jan 2017 Besluitvorming HA feb 2017 Voorzien van zienswijze en doorsturen aan kabinet door provincie maart - juni 2017 Behandeling kabinet, Raad van State, TK en EK juli 2017 - juni 2018 Werkgroep Communicatie Tabel 2 bevat de resultaten voor de werkgroep communicatie. Deze werkgroep heeft dezelfde samenstelling als in de voorbereidingsfase. Tabel 2: werkgroep communicatie Actualiseren operationeel communicatieplan Uitvoeren communicatieactiviteiten Afronden naamgevingstraject (verkiezingen in november, besluitvorming door drie raden op 12 december) Coördineren activiteiten t.b.v. het maatschappelijk draagvlak jan-17 continu dec-16 nov-16 Werkgroep Financiën Deze werkgroep heeft dezelfde samenstelling als in de voorbereidingsfase. Tabel 3 toont de te behalen resultaten van de werkgroep financiën, deze zijn gebaseerd op het plan van aanpak van deze werkgroep. Tabel 3: werkgroep financiën Afgestemd investeringsprogramma 1 e kwartaal 2017 Notitie harmonisatie uitgangspunten grondexploitatie 1 e kwartaal 2017 8
Identieke methode van risico-inventarisatie, risicokwantificering en risicobeheersing / harmonisatie keuze-elementen weerstandscapaciteit Afstemmen methodiek van opnemen van investeringen in de begroting Geharmoniseerde uitgangspunten voor indexering algemene uitkering en kosten 1 e kwartaal 2017 2 e kwartaal 2017 2 e kwartaal 2017 In het traject totstandkoming toekomstvisie is afgesproken dat de toekomstvisie ook de uitgangspunten bevat voor de besturingsfilosofie en het dienstverleningsconcept voor de nieuwe gemeente. Beide zijn belangrijke bouwstenen voor het verdere ontwerp en de inrichting van de nieuwe organisatie. Figuur 2: relatie bouwstenen herindeling Dienstverleningsconcept Een samenhangend geheel van uitgangspunten en keuzes voor de wijze waarop de nieuwe gemeente omgaat met haar klanten en de dienstverlening aan haar inwoners, bezoekers en bedrijven vormgeeft. Het dienstverleningsconcept is ondersteunend aan de maatschappelijke opgaven van de nieuwe gemeente. Besturingsfilosofie De besturingsfilosofie geeft richting aan de wijze waarop de gemeenteraad, het college en ambtelijke organisatie hun werk doen en zich tot elkaar verhouden. Het is een samenhangend geheel van uitgangspunten en keuzes voor de wijze waarop de organisatie bestuurd en gemanaged wordt. De besturingsfilosofie is ondersteunend aan het dienstverleningsconcept van de nieuwe gemeente. Organisatiefilosofie Een samenhangend geheel van uitgangspunten en keuzes voor de wijze waarop de organisatie in lijn met het dienstverleningsconcept en de besturingsfilosofie ondersteunend is aan bestuur en management en bijdraagt aan de realisatie van de (organisatie)doelen. De organisatiefilosofie geeft richting aan de wijze waarop de organisatie haar werk doet en samenwerkt. Werkgroep Dienstverleningsconcept De werkgroep dienstverleningsconcept bestaat uit een vertegenwoordiging van de (ambtelijke) organisaties van de drie gemeenten. Deze werkgroep zal, voordat zij komt tot uitwerking van het dienstverleningsconcept, een procesvoorstel maken, rekening houdend met de uitkomsten van het visietraject. Bestuur/politiek worden in een vroegtijdig stadium betrokken. In tabel 4 is de planning op hoofdlijnen weergegeven 9
Tabel 4: werkgroep dienstverleningsconcept Procesvoorstel uitwerking dienstverleningsconcept nov dec 2016 Opstellen dienstverleningsconcept jan-feb 2017 Werkgroep Besturingsfilosofie De werkgroep besturingsfilosofie zal bestaan uit de gemeentesecretarissen en griffiers van de drie gemeenten. Ook deze werkgroep zal voorafgaand aan het uitwerken van de besturingsfilosofie een procesvoorstel maken, gebaseerd op de toekomstvisie. Bestuur/politiek worden in een vroegtijdig stadium betrokken. Tabel 5: werkgroep besturingsfilosofie Procesvoorstel uitwerking besturingsfilosofie nov - dec 2016 Opstellen besturingsfilosofie jan-feb-maart 2017 De besturingsfilosofie geeft ook richting aan de wijze waarop de raad invulling geeft aan haar rol en wenst te interacteren met de samenleving. Het dienstverleningsconcept gaat in op de wijze waarop de dienstverlening aan de inwoners vorm krijgt. Dit zijn aspecten die de bevoegdheden van de nieuwe raad nauw raken. Om die reden is het dan ook gewenst om de huidige raden actief te betrekken bij de totstandkoming van (delen van) de besturingsfilosofie en het dienstverleningsconcept. Het maakt dan ook onderdeel uit van de opdracht aan de werkgroepen om hier bij de uitwerking van het procesvoorstel concreet invulling aan te geven. Hierbij kan gedacht worden aan het vanuit de fusieraad - vormen van raadsgroepen die een rol hebben bij de uitwerking van deze documenten. De raadsgroepen maken gebruik van de opbrengst van de visiegroepen. Werkgroep Organisatiefilosofie en Hoofdstructuur De werkgroep bestaat uit een vertegenwoordiging van de (ambtelijke) organisaties van de drie gemeenten. Tabel 6: werkgroep O&H Opstellen uitgangspunten organisatiefilosofie maart-april 2017 Werkgroep Personeel en Organisatie Tabel 7 toont de resultaten van de werkgroep personeel en organisatie. Deze werkgroep bestaat uit P&O adviseurs en -medewerkers van de drie gemeenten. NB: Formeel is het ontwerp (structuur en formatie) en de invulling van de griffie de bevoegdheid van de drie raden. Echter, omdat de griffiemedewerkers (met uitzondering van de griffier) dezelfde 10
rechtspositie hebben als de overige medewerkers, kan ervoor gekozen worden om de inrichting en invulling van de griffie in hetzelfde proces als de overige medewerkers te laten meelopen. Uiteraard worden in dat geval bij de voorbereiding van dit proces de raden en/of griffies en/of de werkgroep griffie betrokken en zal de besluitvorming door de raden plaatsvinden. Tabel 7: werkgroep personeel en organisatie Mobiliteitsbeleid tot 1 januari 2019 nov dec 2016 Sociaal statuut, inclusief overleg BGO dec 2016 - juni 2017 Arbeidsvoorwaarden - Inventarisatie en uitgangspunten - Concept voorstel feb - juni 2017 juli - sept Keuze voor functie- beschrijvingssystematiek okt 2016 jan 2017 Fijnstructuur en formatieplan sept - nov 2017 Inhoudelijke ondersteuning BOR-BGO continu Werkgroep Informatiemanagement De werkgroep IM bestaat uit de adviseurs IM en ICT uit de drie gemeenten. In tabel 8 staan de te behalen resultaten van de werkgroep informatiemanagement. Ook deze planning dient verder te worden uitgewerkt op basis van het plan van aanpak van deze werkgroep. Tabel 8: werkgroep informatiemanagement Inventarisatie applicaties en systemen nu - dec 2016 Informatiebeleidsplan (blauwdruk) nieuwe gemeente jan - april 2017 Inventarisatie DIV/archieven dec - apr 2017 Vooruitblik vervolgproces juni 2017 Werkgroep Harmonisatie De werkgroep harmonisatie bestaat uit een zogenaamde hoofdwerkgroep en diverse subwerkgroepen, dien zijn samengesteld uit medewerkers van de drie organisaties. De subwerkgroepen zijn belast met de daadwerkelijke voorbereiding van de harmonisatie, de hoofdwerkgroep heeft een coördinerende rol. De hoofdwerkgroep zal een voorstel doen over de in te stellen subwerkgroepen zodat er een logische en samenhangende verdeling van werkzaamheden over de subwerkgroepen ontstaat. Tabel 9 toont de te behalen resultaten voor de werkgroep harmonisatie. Bij het uitvoeren van deze taken kan de werkgroep zich laten ondersteunen. Deze ondersteuning omvat bijvoorbeeld het maken en bewaken van overzichten en de voorbereiding van stukken zodanig dat de besluitvorming gefaciliteerd wordt. De omvang van deze ondersteuning is mede afhankelijk van het (politiek en bestuurlijk) ambitieniveau op het gebied van de harmonisatie. Van belang voor de opdracht van de werkgroepen(en) harmonisatie is het gewenste ambitieniveau: de stuurgroep bepaalt wat dit ambitieniveau is. Dit uitgangspunt laat overigens onverlet dat het voor 1/1/19 enkel de voorbereidingen betreft; formele besluitvorming vindt plaats door het nieuwe college dan wel de nieuwe raad. Ander belangrijk uitgangspunt voor de 11
werkgroepen harmonisatie is de betrokkenheid van bestuur en politiek. Bij de verschillende stappen in het harmonisatieproces is het wenselijk en noodzakelijk om bestuurders (inclusief raadsleden) tijdig te betrekken. De bestuurders kunnen worden betrokken door vroegtijdig overleg en afstemming tussen subwerkgroepen en portefeuillehouders te organiseren. Politieke betrokkenheid kan worden georganiseerd door gebruik te maken van raadsgroepen bestaande uit raadsleden. Tabel 9: werkgroep(en) harmonisatie Voorstel voor instelling subwerkgroepen nov - dec 2016 Voorbereiding harmonisatie, incl. uitgangspunten en ambitieniveau nov - dec 2016 Inventarisatie te harmoniseren beleid, regelgeving en processen dec 2016 - april 2017 Prioritering en planning april - juni 2017 Vergelijking juli - okt 2017 Voorstellen voor harmonisatie nov dec 2017 Werkgroep Huisvesting Tabel 10 bevat het tijdpad voor de werkgroep huisvesting. De hier weergegeven planning maakt het mogelijk dat het dienstverleningsconcept als basis kan dienen voor het principebesluit over de huisvesting. Omdat het opstellen en realiseren van een nieuw huisvestingsplan lang kan duren is het van belang om hier tijdig een (principe)besluit over te nemen. Bovendien zijn de gemaakte keuzes met betrekking tot de huisvesting van invloed op onder andere de formatie en de reorganisatie van de ICT-infrastructuur. Vooruitlopend op de opstart van de werkgroep huisvesting zijn de MT s aan de slag met het maken van een concept-business case voor de mogelijkheden op het gebied van huisvesting. Tabel 10: werkgroep huisvesting Inventarisatie huisvestingsbehoefte en mogelijkheden dec 2016 - jan 2017 Voorstel voor randvoorwaarden en principebesluit huisvesting maart - april 2017 Voorstel voor vervolgproces mei - juni 2017 Werkgroep Sociaal Domein De werkgroep Sociaal Domein bestaat uit medewerkers/adviseurs sociaal domein van de drie gemeenten. De opdracht van deze werkgroep is primair het op basis van de toekomstvisie bepalen van de visie op (de organisatie van) het sociaal domein in de nieuwe gemeente. Het te behalen resultaat van deze werkgroep vormt input voor enerzijds de harmonisatie en anderzijds de inrichting van de organisatie (fijnstructuur/formatie/functieboek). 12
Tabel 11: werkgroep sociaal domein Uitwerken plan van aanpak/procesvoorstel nov - dec 2016 Uitwerken visie sociaal domein PM Werkgroep Omgevingswet De werkgroep Omgevingswet bestaat uit medewerkers/adviseurs RO van de drie gemeenten. De opdracht van deze werkgroep is primair het op basis van de toekomstvisie én landelijke wetgeving bepalen van de visie op (de implementatie en organisatie van) de omgevingswet in de nieuwe gemeente. Het resultaat van deze werkgroep vormt input voor enerzijds de harmonisatie en anderzijds de inrichting van de organisatie (fijnstructuur/formatie/functieboek). Tabel 12: werkgroep omgevingswet Uitwerken plan van aanpak/procesvoorstel nov - dec 2016 Uitwerken visie omgevingswet PM 13
4 Beoogd gemeentesecretaris en griffier De stuurgroep is verantwoordelijk voor de procedure om te komen tot een beoogd gemeentesecretaris. Zij kan zich hierbij (extern) laten ondersteunen. Formeel dient de beoogd gemeentesecretaris te worden benoemd door/in dienst te treden bij één van de drie herindelende gemeenten. De werving en selectie van de beoogd griffier is een bevoegdheid van de gemeenteraden, dit geldt ook voor de timing van deze werving en selectie. Er kan voor worden gekozen om dit gelijk op te laten lopen met de beoogd gemeentesecretaris; ook kan er bijvoorbeeld voor worden gekozen om dit in de loop van 2018 te laten plaatsvinden. In de komende maanden zal in overleg met/onder verantwoordelijkheid van de WG griffie/rwg/fusieraad tot een nadere planning worden gekomen. Het plan van aanpak gaat uit van het opstellen van het profiel in mei/juni, zodat kan worden voortgebouwd op het besturings- en organisatiefilosofie. Vervolgens wordt de beoogd gemeentesecretaris voor 2018 geworven, zodat wanneer hij/zij rond januari 2018 start, hij/zij zelf betrokken is bij de werving en selectie van het management. Tabel 13: beoogd gemeentesecretaris Vaststellen procedure mei - juni 2017 Opstellen profiel mei - juni 2017 Werving- en selectieprocedure sept - okt 2017 Benoeming per jan 2018 Op grond van de wet Algemene Regels Herindeling worden de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier van rechtswege ontslagen. Om deze reden dient bij de voorbereidingen van de herindeling een procedure te worden vastgesteld door de stuurgroep en de raden van de gemeenten om tot de benoeming van een beoogd gemeentesecretaris en griffier voor de nieuwe gemeente te komen. Deze benoeming vindt respectievelijk plaats door het college en de raad van de nieuwe gemeente. Overigens kunnen de zittende secretarissen en griffiers bij de Commissaris van de Koning (CdK) een verzoek indienen om na de herindeling in een andere functie in de nieuwe gemeente over te gaan. Voor de burgemeester geldt een afzonderlijke procedure: in overleg met de nieuwgekozen raadsleden (in 2018) zal de CdK een waarnemer werven en benoemen, waarna de nieuwe raad in 2019 een procedure zal volgen die leidt tot een kroonbenoemde burgemeester. 14
5 Besluitvorming In tabel 14 staat omschreven welk gremium welke rol heeft in het besluitvormingsproces. Tabel 14: besluitvorming Onderwerp PG SG BOR BGO RWG FR B&W s raden Dienstverleningsconcept A A/B I I A A/B I I Besturingsfilosofie A A/B I I A A/B I I Organisatiefilosofie A B A I I I I I Hoofdstructuur A B A I I I I I Mobiliteitsbeleid B I A I I I - - Sociaal statuut A B I O I I I I Harmonisatie arbeidsvoorwaarden A B (A/INS) O - - - - Functiebeschrijvingssystematiek A B I O I I - - Fijnstructuur A B A I I I - - Procedure en profiel beoogd gemeentesecr. -- B A/INS I I I B - Financiën / voorbereiding harmonisatie I I I I I I I I Informatiebeleidsplan A A/B I/A I I/A I/A I I Harmonisatie / inventarisatie en prioritering A B I I I I A A Randvoorwaarden/principebesluit huisvesting A A/B A I A A B B Krediet i.v.m. voorbereiding herindeling A A/B - I A A B B A = advies, B = besluitvorming, I = informatie, INS = instemming, O = overeenstemming 15
6 Tot slot Het plan van aanpak wordt vastgesteld door de stuurgroep en ter kennis gebracht van de raadswerkgroep, fusieraad, BOR en BGO. Nadere uitwerking vindt plaats door de verschillende werkgroepen. Voorts wordt een dynamische detailplanning wordt periodiek voorgelegd aan de projectgroep en stuurgroep. Het is duidelijk dat de voorbereidingen voor de herindeling een grote mate van inzet vragen van de drie organisaties. Werkdruk is dan ook een continu punt van aandacht. 16
Bijlage I: Bevoegdheden BOR-BGO Onderwerp BOR/BGO planning Dienstverleningsconcept Informatie BOR/BGO Feb/mrt 2017 Besturingsfilosofie Advies BOR Mrt/apr 2017 Organisatiefilosofie Advies BOR April/mei 2017 Hoofdstructuur Advies BOR Juni/juli 2017 Mobiliteitsbeleid Advies BOR Dec/jan 2016/2017 Sociaal statuut Informatie BOR Overeenstemming BGO Maart-juni 2017 Arbeidsvoorwaarden Functiebeschrijvingssystematiek Overeenstemming BGO (uitvoeringsregelingen Advies/instemming BOR) Instemming BOR 2017 Dec 2017 Fijnstructuur Advies BOR Nov/dec 2017 Procedure en profiel beoogd gemeentesecretaris Advies BOR Juni/juli 2017 Financiën Informatie BOR/BGO Periodiek Informatiebeleidsplan Informatie/advies BOR April/mei 2017 Harmonisatie Informatie BOR Periodiek Randvoorwaarden en principebesluit huisvesting Advies BOR April/mei 2017 17