Jaarverslag 2009 Rekenkamercommissie Utrechtse Heuvelrug Februari 2010
2
INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding 5 2 De drie w-vragen 7 2.1 Wat heeft de rekenkamercommissie willen bereiken? 7 2.2 Wat heeft de rekenkamercommissie daarvoor gedaan? 9 2.2.a. Het verzamelen van onderwerpen voor onderzoek 9 2.2.b. Het periodiek overleggen met de griffier 9 2.2.c. Het ontwikkelen van nieuwsbrieven 9 2.2.d. Het leggen van contacten en het vergaren van kennis 10 2.2.e. Het doen van onderzoek 10 2.3 Wat heeft het gekost? 13 BIJLAGEN 15 A: Uitgaven Rekenkamercommissie 2009 17 B: Realisatie begroting per onderzoek 19 C: Totaalkosten per onderzoek 21 D: Groslijst onderzoeksonderwerpen 23 3
4
1 INLEIDING Voor u ligt het jaarverslag van de rekenkamercommissie Utrechtse Heuvelrug over het jaar 2009. Het jaarverslag moet u een beeld geven in hoeverre de rekenkamercommissie aan haar doelstellingen heeft voldaan, van de werkzaamheden die de rekenkamercommissie in het afgelopen jaar heeft verricht en hoe zij het budget heeft besteed. Dit gebeurt aan de hand van het jaarplan 2009. Afgelopen jaar heeft de rekenkamercommissie een zelfevaluatie afgerond en aan de Gemeenteraad aangeboden. De actualiteit en bruikbaarheid van de documenten, op basis waarvan de rekenkamercommissie haar werkzaamheden uitvoert, zijn hierbij onder meer aan de orde geweest. Dit zijn de Verordening op de Rekenkamercommissie gemeente Utrechtse Heuvelrug 2006, het Reglement van Orde en het Onderzoekprotocol. De rekenkamercommissie bestaat uit: drs. H.M.H. Satijn (voorzitter en extern lid); dhr. C.J. van Kranenburg MA (extern lid tot 31 december 2009); drs. M.P.P. van Rosmalen (extern lid vanaf 1 januari 2010); dhr. A.M.M. van den Broek (intern lid tot 30 september 2009); dr. J.G.W. Scheltinga (intern lid vanaf 1 oktober 2009). Mevr. drs. B.L. Mooren heeft als ambtelijk secretaris de rekenkamercommissie het hele jaar ondersteund bij haar werkzaamheden. De rekenkamercommissie heeft gedurende het jaar afscheid moeten nemen van twee leden. De heer Van de Broek heeft zijn lidmaatschap van de gemeenteraad moeten opgeven als gevolg van zijn verhuizing naar een andere gemeente. Hierdoor heeft hij ook zijn werkzaamheden als intern lid van de rekenkamercommissie moeten beëindigen. De heer van Kranenburg heeft door toenemende drukte in zijn dagelijkse werkzaamheden er voor gekozen om zijn werkzaamheden voor de rekenkamercommissie te beëindigen. Tijdens haar vergadering van 24 september 2008 heeft de gemeenteraad bij het aflopen van de eerste termijn van twee jaar besloten de leden van de rekenkamercommissie te herbenoemen voor een nieuwe termijn: de externe voorzitter en het externe lid eindigend op 1 januari 2011 en het interne lid voor de rest van de zittingsperiode van de raad. 5
6
2 DE DRIE W-VRAGEN 2.1 Wat heeft de rekenkamercommissie willen bereiken? De rekenkamercommissie heeft in het jaarplan 2009 de volgende doelen geformuleerd. - De rekenkamercommissie ziet als haar doel (missie) het door middel van onderzoek positief bijdragen aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Utrechtse Heuvelrug, in het bijzonder het versterken van het bestuurlijke proces door de raad te faciliteren in haar kaderstellende en controlerende taak. - Het doel van het onderzoek is inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente als geheel en waar nodig aanbevelingen voor de toekomst te formuleren. De nadruk van het onderzoek zal liggen op structurele processen en het leereffect. De rekenkamercommissie heeft bovenstaande doelen in haar handelen centraal gesteld. In paragraaf 2.2 komt aan de orde hoe de rekenkamercommissie haar doelen heeft bereikt. De rekenkamercommissie constateert aan de hand van de in 2009 afgeronde onderzoeken dat zij qua opzet en qua inhoud tegemoet is gekomen aan deze doelstellingen. De conclusies en aanbevelingen uit deze onderzoeken zijn nadrukkelijk gericht op het creëren van inzicht in de prestaties van het gemeentebestuur met betrekking tot deelname aan verbonden partijen en het bijzonder de Regionaal Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug. De rekenkamercommissie heeft haar conclusies en aanbevelingen zo geschreven dat deze nagenoeg direct inpasbaar zijn in een raadsvoorstel, zodat de gemeenteraad hiermee meteen aan de slag heeft kunnen gaan. De rekenkamercommissie heeft met het laatstgenoemde onderzoek zeker bijgedragen aan de discussie in de gemeenteraad over voortzetting van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Sociale Dienst. De rekenkamercommissie heeft aan de hand van de resultaten van het onderzoek naar de programmabegroting 2007 en het vervolgonderzoek naar de programmabegroting 2008 geconstateerd dat de programmabegroting nog de volle aandacht van de raad behoeft. Zij heeft dit onderwerp deze raadsperiode verder laten rusten. Zij zal echter in de komende raadsperiode wederom aandacht besteden aan dit onderwerp. 7
8
2.2 Wat heeft de rekenkamercommissie daarvoor gedaan? De gemeenteraad heeft in september 2006 de rekenkamercommissie ingesteld. Hierna volgen de activiteiten die de rekenkamercommissie in 2009 heeft ontplooid. 2.2.a. Het verzamelen van onderwerpen voor onderzoek In het eerste kwartaal van het jaar heeft de rekenkamercommissie wederom gesprekken gevoerd met alle fracties van de gemeenteraad. Daarnaast heeft de voorzitter een aantal malen gesprekken gevoerd met de burgemeester en de gemeentesecretaris. De rekenkamercommissie heeft de bij deze gesprekken genoemde onderwerpen voor onderzoek in de toekomst getoetst aan de door haar opgestelde selectiecriteria en toegevoegd aan de groslijst van alle aangedragen onderwerpen. In bijlage D zijn deze onderwerpen terug te vinden. Zij volgt voorts de actualiteit binnen de gemeente door het volgen van het lokale nieuws en door gesprekken met raads- en commissieleden en met inwoners. Ook het regionale en landelijke rekenkamerwerk volgt zij op de voet, om na te gaan welke onderzoeken actueel zijn. Zij heeft inmiddels een aantal onderwerpen vanuit de actualiteit aan de groslijst toegevoegd. De rekenkamercommissie hoopt de inwoners van de gemeente meer te betrekken bij haar werk door hen actief te benaderen om onderzoeksonderwerpen aan te dragen. 2.2.b. Het periodiek overleggen met de griffier Formele en informele gesprekken over praktische zaken hebben ervoor gezorgd dat de rekenkamercommissie in staat is te functioneren zoals gewenst. Verder vervult de griffie een verbindende rol tussen de rekenkamercommissie en de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Met de griffie heeft zij periodiek overleg: zij ervaart dit overleg als zeer nuttig. De rekenkamercommissie is zeer tevreden over de ondersteuning vanuit de griffie. 2.2.c. Het ontwikkelen van nieuwsbrieven Om de gemeenteraad op de hoogte te houden van haar werkzaamheden geeft de rekenkamercommissie ongeveer tweemaal per jaar een nieuwsbrief uit. In 2009 heeft de rekenkamercommissie geen aanleiding gezien om een nieuwsbrief uit te geven. Dit komt doordat zij in het voorjaar bij alle fracties op bezoek is geweest en de leden mondeling op de hoogte heeft gebracht van de voortgang van de rekenkamercommissie. Wel heeft zij een Nieuwsflits uitgebracht en heeft zij de raad per brief op de hoogte gebracht van de actuele resultaten van het onderzoek naar de Afvalverwerking Utrecht; een gemeenschappelijke regeling waaraan ook de gemeente Utrechtse Heuvelrug deelneemt. 9
2.2.d. Het leggen van contacten en het vergaren van kennis Teneinde het werk als rekenkamercommissie naar behoren te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk de nodige contacten te leggen en te onderhouden, maar ook actueel te zijn in kennis over het rekenkamerwerk. Hiertoe hebben de leden van de commissie ondermeer deelgenomen aan bijeenkosten georganiseerd door de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) en De Lokale Rekenkamer. Ook onderhoudt de rekenkamercommissie goede contacten met andere rekenkamercommissies in de regio. 2.2.e. Het doen van onderzoek De kerntaak van de rekenkamercommissie is het doen van onderzoek. In deze onderzoeken focust de rekenkamercommissie op de onderstaande aspecten van beleid. Rechtmatigheid : voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? Doeltreffendheid : heeft men de beoogde effecten van het beleid ook behaald? Doelmatigheid : is de voorbereiding en uitvoering van beleid efficiënt verlopen? De uitkomsten van de onderzoeken moeten de raad faciliteren en bijstaan in de beoordeling (controle) van gevoerd beleid en in het opzetten (kaders stellen) van nieuw beleid. Derde onderzoek afgerond In april 2007 is de rekenkamercommissie gestart met een onderzoek de Regionale Sociale Dienst (RSD). Op initiatief van de rekenkamercommissie Utrechtse Heuvelrug is met succes een samenwerking tot stand gekomen om dit onderzoek gezamenlijk uit te voeren met de overige rekenkamercommissies van de gemeenten, betrokken bij de RSD. Met uitzondering van rekenkamercommissie Bunnik hebben de overige rekenkamercommissies (De Bilt, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Zeist) deelgenomen aan het onderzoek. Om inzicht te krijgen in het ontstaan van de RSD, hebben de rekenkamercommissies eerst een historisch perspectief samengesteld. Dit document vormt een belangrijke basis voor het vervolgonderzoek naar de kaders, die door de onderscheidenlijke gemeenteraden aan de RSD zijn meegegeven. Tenslotte hebben de rekenkamercommissies een aantal specifieke kengetallen ontwikkeld, die een inzicht kunnen geven in de doeltreffendheid en doelmatigheid van de RSD en die voor de leden van de gemeenteraden handvatten kunnen zijn voor toekomstige beschouwingen over de RSD. De rekenkamercommissie heeft de resultaten van dit onderzoek mei 2009 aan de raad aangeboden. 10
Evaluatie afgerond In het najaar van 2008 heeft de rekenkamercommissie een zelfevaluatie uitgevoerd. De doelstelling voor deze evaluatie is het verkrijgen van een helder, realistisch en gedeeld beeld door de rekenkamercommissie over de kwaliteit van haar werk en werkwijze, alsmede het formuleren van duidelijke en praktische aanbevelingen voor haar toekomstige werk. De rekenkamercommissie wil aan de hand van deze evaluatie op termijn met de raad van gedachten wisselen over de toekomstige invulling van de rekenkamerfunctie in de gemeente Utrechtse Heuvelrug en over een mogelijk uit deze evaluatie voortvloeiende aanpassing van de Verordening op de Rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie heeft de resultaten van deze evaluatie april 2009 aan de raad aangeboden. Vijfde onderzoek afgerond De resultaten van het onderzoek naar de Regionaal Sociale Dienst zijn voor de rekenkamer aanleiding geweest om nader onderzoek te verrichten naar gemeenschappelijke regelingen in het algemeen en andere deelnemingen van de gemeente. Daarom is zij in februari 2009 een onderzoek gestart naar Verbonden partijen. Het onderzoek zou verbetering van inzicht moeten bieden in de wijze waarop de gemeenteraad periodiek kan bepalen of deelname aan een verbonden partij leidt tot de beoogde resultaten. De rekenkamercommissie heeft bij dit onderzoek wederom leden van de raad en commissies betrokken en hen bevraagd over verschillende aspecten rond de informatievoorziening over verbonden partijen aan de raad en de wijze waarop de raad met die informatie omgaat. De rekenkamercommissie heeft de resultaten van dit onderzoek oktober 2009 aan de raad aangeboden. Zesde onderzoek gestart Bij het overleg dat de rekenkamercommissie in het voorjaar heeft gehad met alle fracties van de raad hebben meerdere fracties aangegeven meer inzicht te willen krijgen in de wijze waarop de gemeente uitvoering geeft aan grote, met name infrastructurele projecten. Aanleiding daarvoor zijn overschrijdingen bij een aantal kleinere projecten en de start van het project Gemeentekantoor. Dit is voor de rekenkamercommissie aanleiding geweest om in het najaar een onderzoek te starten naar de wijze waarop de gemeente uitvoering geeft aan grote projecten. De rekenkamercommissie inzicht krijgen in de wijze waarop de gemeente uitvoering geeft aan grote projecten. Hoe stuurt de gemeente op grote projecten op de aspecten tijd, geld en kwaliteit, welke waarborgen heeft zij hiervoor opgezet, hoe communiceert zij hierover 11
met de raad en welke mogelijkheden heeft de raad om te sturen en bij te sturen op grote projecten? De rekenkamercommissie hoopt een checklist op te kunnen stellen voor cruciale informatie ten behoeve van de raad voor de drie fases van een project: planvorming, uitvoering en evaluatie. Hiermee kan de raad haar kaderstellende en controlerende taak beter vorm geven en een beter inzicht krijgen in de wijze waarop zij kan (bij)sturen waar het betreft grote projecten. De rekenkamercommissie hoopt de resultaten van dit onderzoek in het voorjaar aan de raad aan te bieden. 12
2.3 Wat heeft het gekost? De rekenkamercommissie heeft jaarlijks een budget van 50.000 euro. Dit is om en nabij 1 euro per inwoner. Daarvan is een deel presentiekosten, een deel gaat naar inhuur derden en een deel gaat naar de uitbesteding van onderzoek. Blijft over nog de kosten voor lidmaatschappen en studiekosten. Omdat de inhuur van derden zwaar op de begroting drukt, heeft de rekenkamercommissie, in het kader van de evaluatie, doeltreffendheid en doelmatigheid onderzocht van alternatieven voor de huidige invulling van haar ambtelijke ondersteuning. Ook hierover wil zij van gedachten wisselen met de raad. Realisatie begroting 2009 Begroting Realisatie Personeel van derden* 10.000,00 9.400,00 Personeel van derden* 18.000,00 14.989,75 Lidmaatschap / contributies 350,00 320,00 Communicatie 400,00 1.066,00 Uitbestede werkzaamheden 12.000,00 15.672,20 Studie- en congreskosten 400,00 195,00 Presentiegelden 8.000,00 7.063,45 Reis- en verblijfkosten 650,00 660,60 Diverse lasten 200,00 674,12 Totaal 50.000,00 50.041,12 *De post Personeel van derden bestaat uit twee componenten: secretariële werkzaamheden en onderzoekswerkzaamheden door de ambtelijk secretaris. Deze voert kleine onderzoeken zelf uit en ondersteunt de externe onderzoekers in delen van het overige onderzoek. De rekenkamercommissie heeft na aftrek van deze kosten een budget van 12.000 euro beschikbaar voor het inhuren van externe onderzoekscapaciteit (Uitbestede werkzaamheden). Zij heeft het niet-gerealiseerde deel van de werkzaamheden van de ambtelijk secretaris gebruikt voor inhuur van extra capaciteit voor het onderzoek Grote projecten. Een vergelijking van de uitgaven van de rekenkamercommissie met voorgaande jaren is te vinden in bijlage A. De rekenkamercommissie heeft dit jaar haar budget besteed aan vier onderzoeken en een evaluatie. De hiervoor in 2009 gemaakte kosten en de toerekening van de overige kosten naar deze onderzoeken staan vermeld in bijlage B. Voorts heeft de rekenkamercommissie een overzicht toegevoegd van de totale kosten van de afgelopen onderzoeken. Het betreft de stand per ultimo 2009. Dit overzicht is te vinden in bijlage C. 13
14
BIJLAGEN 15
BIJLAGE A, bij Jaarverslag 2009 Uitgaven Rekenkamercommissie 2009 Realisatie Realisatie Begroting Realisatie Kostennr. Kostensoort 2007 2008 2009 2009 Bijzonderheden 430 0000 Personeel van derden 12.825,00 9.330,00 10.000,00 9.400,00 Ambtelijk secretaris 430 0000 Personeel van derden 14.820,00 17.800,00 18.000,00 14.989,75 Onderzoeker 434 3030 Lidmaatschap / contributies 305,00 310,00 350,00 320,00 Lidmaatschap NVRR 434 3120 Communicatie - - 400,00 1.066,00 Communicatie 434 3400 Uitbestede werkzaamheden 9.800,00 9.800,00 12.000,00 15.672,20 Onderzoek: derden 434 3700 Studie- en congreskosten 379,28 290,36 400,00 195,00 Studiekosten 434 3720 Presentiegelden 8.328,46 5.676,14 8.000,00 7.063,45 Vergoeding leden 434 3770 Reis- en verblijfkosten 666,17 596,30 650,00 660,60 434 3999 Diverse lasten 19,90 262,50 200,00 674,12 Resultaat 47.143,81 44.065,30 50.000,00 50.041,12 17
18
BIJLAGE B, bij Jaarverslag 2009 Rekenkamercommissie Realisatie begroting per onderzoek 2009 Regionaal Digitale Evaluatie Verbonden Grote Sociale Dienst Dienstverlening Partijen Projecten Totaal Personeel van derden - Ambtelijk secretaris 2.350,00 313,33 470,00 3.916,67 2.350,00 9.400,00 Personeel van derden - Onderzoeker -8.906,88 2.868,50 0,00 17.442,50 3.585,63 14.989,75 Lidmaatschap / contributies 80,00 10,67 16,00 160,00 53,33 320,00 Communicatie 775,00 0,00 0,00 291,00 0,00 1.066,00 Uitbestede werkzaamheden 4.752,20 0,00 0,00 4.200,00 6.720,00 15.672,20 Studie- en congreskosten 48,75 6,50 9,75 97,50 32,50 195,00 Presentiegelden 2.365,86 208,78 313,17 3.131,73 1.043,91 7.063,45 Reis- en verblijfkosten 241,81 30,01 24,86 281,06 82,86 660,60 Diverse lasten 387,96 12,72 19,08 190,78 63,59 674,12 Totaal 2.094,71 3.450,51 852,86 29.711,23 13.931,82 50.041,12 19
BIJLAGE C, bij Jaarverslag 2009 Rekenkamercommissie Totaalkosten per onderzoek Totaal Onderzoek 2006 / 2007 2008 2009 onderzoek Opzetten rekenkamercommissie 17.345,00 17.345,00 Programmabegroting 2007 18.276,35 18.276,35 Programmabegroting 2008 7.143,24 4.502,21 11.645,45 Regionaal Sociale Dienst 8.334,95 21.778,05 2.094,71 32.207,71 Digitale Dienstverlening 10.101,82 13.282,84 3.450,51 26.835,17 Evaluatie rekenkamercommissie 1.551,11 2.635,36 852,86 5.039,33 Verbonden Partijen 1.866,84 29.711,23 31.578,07 Grote Projecten 13.931,82 13.931,82 Totaal per jaar 62.752,47 44.065,30 50.041,12 156.858,89 21
22
BIJLAGE D, bij Jaarverslag 2009 Groslijst onderzoeksonderwerpen Onderwerp Status Beheer buitengebied / effectiviteit uitbesteding beheer openbare ruimte 1 Kwaliteit raadsvoorstellen 1 Sportbeleid 1 Verstrekking incidentele kredieten 1 Aanbestedingenbeleid 2 Accommodatie- en voorzieningenbeleid 2 Afhandeling en reactietermijnen brieven 2 Dienstverlening gemeente algemeen 2 Doorwerking rapporten rekenkamercommissie 2 Europese subsidies (eventueel uitbreiden met rijk en provincie) 2 Gemeentelijke communicatie 2 Gemeentelijke reserves 2 Inhuur externen 2 Legesverordening 2 Nakomen toezeggingen college 2 Ondertunneling spoor station Driebergen 2 Onderzoeken ex art. 213a 2 Programmabegroting vervolgonderzoek 2 Recreatiebeleid 2 Sportaccommodaties / Subsidie zwembad De Zwoer 2 Subsidiebeleid algemeen 2 Vergunningenbeleid 2 Verkeersmaatregelen 2 Vrijstelling beeldkwaliteitplannen 2 WMO; beleid en uitvoering 2 WOZ; beleid en uitvoering 2 Beheersing en sturing grote projecten 4 Dienstverlening gemeente digitaal 5 Programmabegroting 5 Programmabegroting vervolgonderzoek 2008 5 Regionaal Sociale Dienst 5 Verbonden partijen 5 Formatieplan personeel gemeente 6 Gebruik budgetten fractieondersteuning 6 Toelichting Status 1 : Onderzoek op korte termijn 2 : Onderzoek op lange termijn 3 : Onderzoek niet binnen competentie rekenkamercommissie 4 : Onderzoek in uitvoering 5 : Onderzoek uitgevoerd 6 : Onderwerp afgevoerd 23
24