Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Spruyt-Hillen B.V. te IJsselstein, op 30 maart 2016 Utrecht, 2016
1. Geïnspecteerde locatie(s): Spruyt-Hillen B.V. Tinbergenlaan 1 3401 MT IJSSELSTEIN Documentnummer: V1008284 2016-1298246 Eindrapport 2. Activiteiten: Aanschaffen (inkoop, eigenaarschap) Opslag (eigen opslag, niet uitbesteed) Afleveren (fysiek afleveren/verkoop niet uitvoeren) Uitvoeren (fysiek afleveren/verkoop buiten de EER) Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: Logistics process voor magistrale bereidingen 3. Datum van inspectie: 30 maart 2016 4. Inspecteur(s): Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing 5. Nummer vergunning(en) G 4463 Farmatec aanvraagnummer nieuwe vergunning Farmatec aanvraagnummer wijziging bestaande vergunning API registratie Meldingnummer importeur/distributeur 6. Datum vorige inspectie: 5 maart 2009 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Spruyt-Hillen is een totaalleverancier van producten die in de apotheek gebruikt worden. Hieronder bevinden zich farmaceutische grondstoffen ten behoeve van apotheekbereidingen. Spruyt-Hillen levert aan apotheekhoudenden en groothandels. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: is aangesteld als Responsible Person. is vervallen als Responsible Person. F013/03 Bladzijde 2 van 10
8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GMP-API GDP-API Ontvangen documenten: *inhoudsopgave Kwaliteitshandboek Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit V 1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem V 8 Klachten 11.1 (kwaliteitbeheersing) 11.6 V 2 11.2 V 3 11.3 V 4 11.4 V 5 11.5 V 6 11.5 V 7 11.5 Personeel/Responsible Person (RP) V 9 11.6 Bedrijfsruimte en uitrusting X 10 11.6 Documentatie (o.a. in- en verkoop) Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Ontvangst, opslag en orderpicking Verzend klaar zetten, afleveren en vernietigen V 11 11.6 V 12 11.7 V 13 11.8 V 14 11.9 Retouren Vervalsingen Recalls Uitbestede activiteiten Zelfinspecties Vervoer De onderdelen die zijn voorzien van een V zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:, Responsible Person (RP), Purchase & Logistics manager, Financial Controller, Marketing- & Salesmanager, Quality Assurance Officer, Quality Assurance Officer, Quality Assurance Officer F013/03 Bladzijde 3 van 10
11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie In dit onderdeel zijn de kritische en/of belangrijke tekortkomingen in het rapport van het bezoek van 5 maart 2009 herhaald met in cursief een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 30 maart 2016. Aan het eind van elke tekortkoming volgt een conclusie welke vet is weergegeven. Er waren geen kritische en belangrijke tekortkomingen. 11.1 Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitbeheersing) [GDP Hoofdstuk 1] Als onderdeel van het kwaliteitsysteem is er een kwaliteithandboek met daarin procedures, werkinstructies en formulieren/labels/lijsten. Het handboek bevat een uitgebreide managementverklaring als inleiding op het kwaliteitsysteem. Er is een door daartoe bevoegden getekende beleidsverklaring GDP. Het kwaliteithandboek bevat een actueel en inzichtelijk organogram. Jaarlijks wordt een managementreview uitgevoerd. De rapportage van de review van 2014 is ingezien. Hierin is geen lijst opgenomen van verbeteracties die op basis van de review zijn geformuleerd. Kwaliteitsrisicobeheer wordt niet als aparte activiteit uitgevoerd. Er wordt wel aandacht aan gegeven bij interne audits, maar dit betreft slechts beperkte risico s op deelaspecten van GDP. 11.2 Personeel [GDP Hoofdstuk 2] Opleiding van nieuwe medewerkers gebeurt volgens een opleidingstabel. Medewerkers tekenen af voor het lezen en begrijpen van documenten. Van een magazijnmedewerker zijn deze gegevens ingezien en in orde bevonden. Opleiding voor GDP gebeurt met behulp van een CD-rom met GDP instructie van. Magazijnmedewerkers moeten deze CD-rom bekijken en een toets maken. Indien toets voldoende is wordt een certificaat uitgereikt. Dit wordt niet door een leidinggevende afgetekend. Van een magazijnmedewerker is gezien dat deze het certificaat behaald heeft in 2009 en dat sindsdien geen hertraining (volgens het nieuwe GDP richtsnoer) heeft plaatsgevonden. De RP is voldoende opgeleid voor GDP en heeft recent nog een GDP training voor RP s gevolgd (certificaat ingezien). Enkele functiebeschrijvingen zijn ingezien. In het functieprofiel voor de QA-manager/Responsible Person zijn de verantwoordelijkheden met betrekking tot GDP niet opgenomen, maar wordt verwezen naar het GDP richtsnoer. In het functieprofiel en de opleidingseisen van een medewerker logistiek en distributie A en B wordt niet verwezen naar GDP. 11.3 Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hoofdstuk 3] Beveiliging en toegang Toegang voor personeel is uitsluitend bij de personeelsingang en vindt plaats met een Toegang via de voordeur kan alleen na aanbellen. In het pand heeft iedereen toegang tot alle ruimten. Vanuit het kantoor is echter geen vrije toegang tot het magazijn. Deze neemt vervolgens contact op met een aangewezen medewerker. Schoonmaak Het magazijn is schoon en ordelijk. Schoonmaak van het magazijn vindt plaats aan de hand van een schoonmaakschema. In de map met schoonmaakformulieren is op een aantal tijdstippen en voor een aantal plaatsen niet ingevuld dat er schoongemaakt is. Ook ontbreken op veel plaatsen parafen van medewerkers die schoongemaakt hebben. Het toezicht door de RP op schoonmaakwerkzaamheden is niet gedocumenteerd. Ongediertebestrijding Ongediertebestrijding is uitbesteed. De procedure Ongediertebestrijding is ingezien en in orde bevonden. Acht keer per jaar wordt een controle uitgevoerd. Opvolging van de adviezen die naar aanleiding van een F013/03 Bladzijde 4 van 10
controle worden uitgebracht is niet gedocumenteerd, waardoor niet duidelijk is of de voorgestelde acties zijn uitgevoerd. Temperatuurbeheersing Gegevens van een temperatuurmapping waren tijdens het inspectiebezoek niet beschikbaar. Uit nagezonden informatie heeft de Inspectie begrepen dat door de partij die de mapping heeft uitgevoerd wel een risico-inventarisatie is uitgevoerd op basis waarvan een aanbeveling is gedaan met betrekking tot de plaatsing van de temperatuurloggers, maar dat daarvan geen rapport beschikbaar is. In het magazijn worden goederen opgeslagen bij een temperatuur tussen 15 en 25 C. Er is een systeem voor klimaatbeheersing dat kan koelen en verwarmen. Het onderhoudscontract voor dit systeem en de documentatie van uitgevoerd onderhoud is ingezien en geven geen aanleiding tot opmerkingen. Verspreid in het magazijn zijn acht temperatuurloggers geplaatst. In de koelcel is één logger geplaatst. De procedure Temperatuurregistratie is ingezien. De temperatuurloggers worden continue geautomatiseerd uitgelezen. Bij overschrijding van de ingestelde grenswaarden wordt een SMS en/of email bericht naar de daartoe aangewezen medewerkers verzonden. Hetzelfde vindt plaats bij een storing in het netwerk of in de stroomvoorziening van de temperatuurloggers. Wekelijks ontvangt de afdeling kwaliteitszorg een rapportage met daarin per temperatuurlogger de minimum, maximum en gemiddelde temperatuur per dag in de afgelopen week. De kalibratiegegevens van de temperatuurloggers zijn ingezien. De voor een meetafwijking gehanteerde tolerantie van 1 C is erg groot en vormt een potentieel risico voor temperatuuroverschrijding. 11.4 Documentatie [GDP Hoofdstuk 4] Autorisatie, datering, versiebeheer e.d. van documenten is in procedure Beheren van documenten adequaat beschreven en wordt als zodanig uitgevoerd. Gebruik van de digitale versie van het kwaliteithandboek en archivering van verlopen documenten is goed geregeld. Echter, in de procedure is niet beschreven dat documenten minstens een keer per drie jaar gereviseerd worden. 11.5 Activiteiten [GDP Hoofdstuk 5] Kwalificatie leveranciers en afnemers Vrijwel alle middelen worden door één leverancier geleverd. Conform de procedure Leveranciersbeoordeling worden jaarlijks de relevante certificaten opgevraagd. Op de lijst van te controleren vergunningen staat de groothandelsvergunning echter niet genoemd. De kwalificatie van afnemers is afdoende geregeld. Ontvangst en opslag Bij ontvangst van goederen belt de chauffeur aan. Tijdens laden en lossen wordt de chauffeur begeleidt door een medewerker van Spruyt-Hillen. Bij ontvangst wordt de zending gecontroleerd en de pakbon afgetekend. Vervolgens wordt de zending ingevoerd in het administratiesysteem. Tijdens de inspectie is van één product in het magazijn de voorraad geteld en vergeleken met de administratieve voorraad. Daarbij zijn geen verschillen geconstateerd. Vernietiging Maandelijks wordt een lijst met vervallen en te vernietigen producten gemaakt. Niet-opiumwetmiddelen worden met verpakking en al vernietigd. Tijdens de inspectie bleken de afvaltonnen niet afgesloten/verzegeld te zijn en niet achter slot en grendel bewaard te worden. 11.6. Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van geneesmiddelen. [GDP Hoofdstuk 6] Klachten In de procedure Klachten behandeling is beschreven hoe omgegaan wordt met klachten. Elke drie maanden wordt een overzicht van de klachten besproken met het management. Zonodig wordt een CAPA opgesteld en uitgevoerd. Logistieke klachten worden intern opgelost, bij kwaliteitsklachten wordt contact opgenomen met de leverancier. F013/03 Bladzijde 5 van 10
Retouren Bij retouren wordt de beslissing van de RP wat er moet gebeuren met de retourgoederen niet vastgelegd. Ook wordt niet gedocumenteerd dat een beoordeling volgens de GDP criteria heeft plaatsgevonden. Recalls De procedure voor het uitvoeren van een recall is ingezien en in orde bevonden. 11.7 Uitbestede activiteiten [GDP Hoofdstuk 7] Zie opmerkingen over ongediertebestrijding en vervoer elders in dit hoofdstuk. 11.8 Zelfinspecties [GDP Hoofdstuk 8] Alle GDP aspecten worden in een cyclus van drie jaar geïnspecteerd. Jaarlijks wordt een planning gemaakt voor zelfinspecties. De planning voor 2015 in ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen. De rapportages van interne audits worden besproken in het kader van de managementreview. De opvolging van de uit zelfinspecties voortgekomen acties wordt niet voldoende gedocumenteerd. 11.9 Vervoer Het vervoer naar afnemers is uitbesteed. Er is naar verluid een overeenkomst met de vervoerder op het niveau van de groep bedrijven waartoe Spruyt-Hillen behoort. Een kopie van deze overeenkomst was tijdens het inspectiebezoek echter niet beschikbaar. Het vervoer is onvoldoende geborgd. De verschillende vervoersroutes zijn niet in kaart gebracht en er is geen risico-evaluatie van het vervoer uitgevoerd. De vervoermiddelen zijn niet gekwalificeerd en de chauffeurs zijn niet aantoonbaar voldoende opgeleid voor GDP. Koeltransport is wel geregeld, maar is niet aantoonbaar gevalideerd. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken Op de huidige groothandelsvergunning met nummer 4463 G is in bijlage 1 onder groothandelsactiviteiten niet aangegeven optie 2.1 Aanschaffen. Indien dit nog niet gebeurd is dient bij Farmatec een aanvraag tot wijziging van de vergunning ingediend te worden. 12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) Niet van toepassing. 12.3 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning Niet van toepassing. 12.4 Monstername door inspecteur Niet van toepassing. 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: www.igz.nl CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen IGZ intern Bedrijf (geïnspecteerde) European Medicines Agency Anders: F013/03 Bladzijde 6 van 10
14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd. 15.2 Belangrijke 15.2.1 Kwaliteitsrisicobeheer wordt niet als aparte activiteit uitgevoerd. [GDP 1.5] 15.2.2 Temperatuurbeheersing in het magazijn in onvoldoende aantoonbaar geborgd, hetgeen blijkt uit: - Gegevens van de uitgevoerde temperatuurmapping waren niet beschikbaar - Wekelijks worden de temperatuurloggers uitgelezen en gecontroleerd, maar het uitvoeren van de controle wordt niet vastgelegd. - De voor een meetafwijking van de temperatuurloggers gehanteerde tolerantie van 1 C is erg groot en vormt een potentieel risico voor temperatuuroverschrijding. [GDP 3.2.1] 15.2.3 Vervoer door een externe vervoerder is niet voldoende aantoonbaar geborgd, hetgeen blijkt uit: - Een kopie van de overeenkomst met de vervoerder was tijdens het inspectiebezoek niet beschikbaar - De verschillende vervoersroutes zijn niet in kaart gebracht en er is geen risicoevaluatie van het vervoer uitgevoerd - De vervoermiddelen zijn niet gekwalificeerd en de chauffeurs zijn niet aantoonbaar voldoende opgeleid voor GDP - Koeltransport is wel geregeld, maar is niet aantoonbaar gevalideerd. [GDP 9] 15.3 Overige 15.3.1 In de rapportage van de managementreview is geen lijst opgenomen van verbeteracties die op basis van de review zijn geformuleerd. [GDP 1.4] 15.3.2 In het functieprofiel en de opleidingseisen van een medewerker logistiek en distributie A en B wordt niet verwezen naar GDP. [GDP 2.3] 15.3.3 Magazijnmedewerkers hebben niet allemaal een GDP (her)training ontvangen volgens het nieuwe GDP richtsnoer. [GDP 2.4] 15.3.5 In de map met schoonmaakformulieren is op een aantal tijdstippen en voor een aantal plaatsen niet ingevuld dat er schoongemaakt is. Ook ontbreken op veel plaatsen parafen van medewerkers die schoongemaakt hebben. Het toezicht door de RP op schoonmaakwerkzaamheden is niet gedocumenteerd. [GDP 3.2] 15.3.6 Opvolging van de adviezen die naar aanleiding van een controle door de ongediertebestrijder worden uitgebracht is niet gedocumenteerd, waardoor niet duidelijk is of de voorgestelde acties zijn uitgevoerd. [GDP 3.2] 15.3.7 In de procedure Beheren van documenten is niet beschreven dat documenten minstens een keer per drie jaar gereviseerd worden. [GDP 4.2] 15.3.8 Op de lijst van te controleren vergunningen van leveranciers staat de groothandelsvergunning echter niet genoemd. [GDP 5.2] 15.3.9 Afvaltonnen waren niet afgesloten/verzegeld en werden niet achter slot en grendel F013/03 Bladzijde 7 van 10
bewaard. [GDP 5.6] 15.3.10 Bij retouren wordt de beslissing van de RP wat er moet gebeuren met de retourgoederen niet vastgelegd. Ook wordt niet gedocumenteerd dat een beoordeling volgens de GDP criteria heeft plaatsgevonden. [GDP 6.3] 15.3.11 De opvolging van de uit zelfinspecties voortgekomen acties wordt niet voldoende gedocumenteerd. [GDP 8.2] Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd. 15.5 Aanbevelingen Niet van toepassing. 16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het plan van aanpak m.b.t. de bovenstaande tekortkomingen is op 2 juni 2016 ontvangen. Het plan van aanpak bevat voldoende corrigerende maatregelen om de tekortkomingen te verhelpen. De aanvullende vragen van de Inspectie die naar aanleiding van het plan van aanpak zijn gesteld zijn tot genoegen van de Inspectie beantwoord. De implementatie van de in het plan van aanpak voorgestelde maatregelen en het GDP niveau zullen bij een volgend inspectiebezoek beoordeeld worden. Commentaar van de inspecteur(s) op de vragen van bedrijf: Het commentaar volgt na ontvangst plan van aanpak. Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties: Volgt indien het plan van aanpak hiertoe aanleiding geeft. 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande is geconcludeerd dat Spruyt-Hillen B.V., locatie Tinbergenlaan 1 te IJsselstein wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GDP (bijgesloten is het GDP certificaat). voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Volgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of uw plannen daadwerkelijk geïmplementeerd zijn en of het kwaliteitssysteem wordt nageleefd. F013/03 Bladzijde 8 van 10
Afsluiten inspectie Met deze brief sluit ik het inspectiebezoek van 30 maart 2016 af. Handtekening: Datum: Naam: Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F013/03 Bladzijde 9 van 10
Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F013/03 Bladzijde 10 van 10